Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Acadmico Coordinacin de Pre-grado Coordinacin de Administracin y Contadura Asignatura: Organizacin y Mtodo Taller

Prof. Nancy Figueroa REALIZADO POR: Wells Marisela Dalexys Nuez

Ciudad Guayana, Junio del 2011.

NDICE

Pg.

INTRODUCCIN. 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTO. 4 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1. Cartula4 2. ndice... 4 3. Introduccin o Prlogo... 4 4. Objetivo del Manual..... 4 5. Alcance del Manual.. 5 6. Estructura Organizativa.. 5 7. Boletines de Procedimientos 5- 6 8. Conclusiones. 6 CONCLUSIN. 7

INTRODUCCIN Un manual de procedimientos es el documento que contiene la

descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO Son aquellos instrumentos de informacin en la se consignan, en forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad administrativa. En ellos se describen, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en el procedimiento y se precisa su responsabilidad y participacin en la organizacin. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1. Cartula Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin de la unidad a describir. Lugar y fecha de elaboracin. Revisin. Personas o unidad responsable de su elaboracin y revisin.

2. ndice Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. 3. Introduccin o Prlogo Pequea sntesis, anticipacin o resumen sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede llevar un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual. 4. Objetivo del Manual Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas y errores; facilitar las labores de auditoria, evaluacin de control interno y su vigilancia; formar el conocimiento en los empleados y jefes sobre el adecuado cumplimiento de trabajo correspondiente; reducir los costos y duplicidad de trabajo.

5. Alcance del Manual Describir las acciones que pueden cubrir los objetivos de los procedimientos ya sea en organizaciones macro-administrativos, meso-administrativo. 6. Estructura Organizativa
Junta Directiva

Presidencia

Asesora

Gerencia

Divisin

Divisin

Departamento

Departamento

Departamento

Departamento

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

7. Boletines de Procedimientos Dentro del manual de procedimientos de la empresa debe cumplir con esto parmetros. Objetivo: Propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Alcance: La delimitacin del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos y desarrollo del procedimiento.

Unidades Responsables: Los puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Formularios a Utilizar: Los formularios ms utilizados en: Procedimiento de compra e inventario: Requisicin de compra, nota de entrega, facturas, cotizacin, tarjeta de inventario y arqueo de facturas. Procedimiento de personal: Solicitud de empleo, ficha del trabajador, contrato de trabajo, tarjeta de tiempo, etc.

Normas Generales: Regulan las acciones en cuanto a requisitos globales que debern cubrirse para la ejecucin de un proceso. En ella, se define el marco general de actuacin de personal, en cuanto a aspectos administrativos del documento.

Normas Especficas: Son estndares que debern seguirse para la realizacin de una etapa o actividad especfica dentro del proceso: disposiciones tcnicas y administrativas del procedimiento e indicacin del sujeto u objeto de regulacin.

Glosario de Trminos: Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el con tenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para sus uso o consulta.

Pasos a Seguir: Conjunto de acciones a seguir que se llevan a cabo cronolgicamente para lograr los objetivos. Diagrama de Flujo: Representacin grafica en la se emplean smbolos para describir y llevar secuencia de los distintos paso o etapas que realiza una o varias unidades interrelacionadas.

Formularios: Hoja de papel impresa, de uso peridico, con espacios apropiados para anotar y transmitir informacin relacionada con la aplicacin de un procedimiento.

8. Conclusiones Es una proposicin final, a la que se llega despus de la consideracin de la evidencia, de las discusiones o de las premisas de un documento, en este caso del manual de procedimiento de una organizacin.

CONCLUSIN Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos. El dominio de las herramientas de diagnstico, como son los flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la que mas usada para dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos. Esto desarrolla conciencia para la alta gerencia, para que implante programas de entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente en recursos humanos) de capacitacin en la elaboracin de los manuales de procedimientos, para as poder tener una gua en caso fallos o errores en el proceso productivo, ya que ese es el propsito fundamental de su elaboracin de un manual de procedimiento.