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PROFESOR: MAG. LUIS YUCRA RODRIGUEZ ALUMNO : GENARO DANIEL NIMA SALAZAR COD. 2003207181 UDED - LIMA

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1.- Elabore un examen de Auditoria Administrativa en donde se pueda apreciar la importancia del Control Interno para un rea determinada de una organizacin.

EMPRESA AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA REALTEX S.A. OPORTUNIDADES PARA MEJORAR EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA REALTEX LIMA-PER INDICE SNTESIS GERENCIAL I. Introduccin 1.1.- Origen de la auditoria 1.2.-Naturaleza y objetivo de la auditoria 1.3.-Alcance del Examen 1.4.-Antecedentes y base legal 1.5.-Comunicacin de hallazgos 1.6.-Memorando de control II. Observacin III. Conclusiones IV. Recomendaciones Interno

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SNTESIS GERENCIAL OBSERVACIONES 1. Compra de aceites (barriles) a precios sobre valorados con un monto de s/. 45,000.00 nuevos soles, debido al incumplimiento del reglamento de compras de la empresa. El Sr. Antonio Vsquez, quien vena desempendose como jefe del rea de Compras empresa adquiri mediante la orden de compra N 050 de fecha 25-08-08, 300 barriles de aceites para engranaje a los precios sobrevalorados 2. Incumplimiento de registro al sistema de 03 comprobantes de compra de la cajera a causa de ineficiente organizacin Se encontr que la cajera no registra los datos de los comprobantes de pago a su debido tiempo, esperando el necesario para extraviarlos y reunir suspicacias sobre su trabajo. 3. Incumplimiento de 2 rdenes de pedido por reclamos usuarios que poseen comprobante de venta a causa de una ineficiente supervisin. Se concluye en que el Sr. Pablo Molina , jefe de ventas, no lleva una adecuada administracin del rea de ventas de la empresa asume parte de la responsabilidad de no elevar el informe oportunamente a secretara para ver medios accesibles de solucin de problemas. RECOMENDACIONES Establecer responsabilidad econmica y administrativa a la Sr. Antonio Vsquez Jefe de Compras de la empresa por haber adquirido a precios sobrevalorados las unidades de aceites. Por un importe de S/. 45,000 nuevos soles y por el incumplimiento de las normas relacionadas a la compra de los bienes.
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Del anlisis de la accin de control realizada se hace necesario que la Gerencia General de la empresa REALTEX S.A. disponga que en tanto se termine la investigacin contable se le reubique a otra rea a la Srta. Angela vila. por posibles complicaciones adrede de la informacin. Tambin aplicar una sancin correctiva a los empleados Sr. Pablo Molina por incumplimiento de funciones al no elevar oportunamente el informe correspondientes a la orden de pedido N 034 olvidndose y perjudicando a la empresa. Tambin Sancionar de igual forma a la Srta. Secretaria Mercedes Snchez , por no elaborar un documento formal que debera de dirigirse al supervisor de ventas, en vez de colocarlas en retazos de papel exponiendo el buen cumplimiento del servicio.

I.INTRODUCCION 1.1 ORIGEN DE LA AUDITORIA: La auditoria administrativa al rea de compras de la empresa REALTEX S.A., correspondiente a su desempeo econmico del ao 2011, se realiza en cumplimiento a la programacin del plan Anual de Control-2011 aprobado por la Alta direccin de la Empresa. 1.2 NATURALEZA Y OBJETIVO DE LA AUDITORA: 2.1.- NATURALEZA: La presente accin de control practicada corresponde al tipo de Auditoria Administrativa correspondiente al ao 2011, realizada entre los meses desde Octubre y Noviembre. 2.2.- OBJETIVO: El objetivo de la presente Auditoria es: Determinar si el rea de compras adquiri y ejecut los procesos de adquisicin de bienes y/o servicios de manera eficiente y econmica con Base en las Polticas y Normas establecidas por la empresa. 1.3 ALCANCE DEL EXAMEN
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Abarca el periodo comprendido entre el 01 de Octubre y el 30 de Noviembre del ao 211. El desarrollo de la auditoria administrativa se enmarca dentro de de la Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS), comprendiendo la revisin selectiva de los documentos que sustentas los procesos de contrataciones y adquisiciones del rea de compras de la empresa REALTEX S.A. La auditoria se practico en el rea de Compras de la Empresa REALTEX S.A. 1.4 ANTECEDENTES Y BASE LEGAL: ANTECEDENTES: LA Empresa REALTEX S.A. tiene su domicilio en la ciudad de LIMA, Urbanizacin Bruces D lote 39, Provincia de Lima, Departamento de Lima En los archivos de la empresa se encuentra que fue inaugurada el 25 de agosto de 1998. La empresa desarrolla actividades de comercializacin de baldes y cilindros de aceites.

Segn autorizacin N 00126 - 1998 y la orden municipal N 004 1998 y con la ley 28015 de promocin y formalizacin en la micro y pequea, La Empresa REALTEX tiene la siguiente Estructura Orgnica: a) Alta direccin b) Control interno c) rganos de asesoramiento d) rganos de lnea BASE LEGAL: Las normas que sern utilizadas para determinar si el rea de compras satisface las expectativas en trminos de efectividad, eficiencia, efectividad y economa de las operaciones y de los controles gerenciales es la siguiente:
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Polticas de contrataciones y adquisiciones de la empresa Ley de la empresa sociedad annima (S.A.) Ley N 26887.

C. Ley de promocin y formalizacin en la micro y pequea empresa ley N 28015 1.5 COMUNICACIN DE HALLAZGOS: Se comunic los hallazgos a los directivos y empleados involucrados, a fin de que presenten sus descargos y/o aclaraciones debidamente documentados, los mismos que fueron evaluados y considerados en el presente informe 1.6 MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO Se emiti durante el desarrollo de la Auditoria Administrativa el Memorando N 045-2008-NVCH/P.V.B. que se adjunta, mediante este documento se inform ante la gerencia de la Empresa REALTEX S.A. sobre la situacin actual de los controles internos y el cumplimiento de las normas establecidas en el rea de compras de la empresa. OTROS ASPECTOS IMPORTANTES: Durante el proceso de la realizacin de la auditoria realizado a la empresa RELATEX S.A. se ha verificado los siguientes aspectos que consideramos de importancia; tal como: A. Se presentaron limitaciones para comunicar los hallazgos al personal involucrado para que hagan sus respectivos descargos por motivos de enfermedad, viaje y permisos. B. Poca colaboracin por parte del personal comprendido de la empresa con respecto a la entrega de la documentacin solicitada por el auditor a cargo. C. Falta de disponibilidad de tiempo de los funcionarios de las reas auditadas de la empresa, dificultando el desarrollo de las actividades de auditora.

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D. Falta de apoyo de parte de la gerencia al no asignar un da especial para las investigaciones y de esa manera determinar la facilidad del trabajo sobre todo de confrontacin. E. No se recibi ninguna credencial o identificacin para poder hacer el trabajo de campo en el proceso de auditora II.- OBSERVACIONES 1. compra de aceites (barriles) a precios sobre valorados con un monto de s/.45,000.00 nuevos soles, debido al incumplimiento del reglamento de compras de la empresa De la revisin de los documentos de la Orden de compra N 050 en la fecha 25/08/11, con comprobante de pago N 00-16 de fecha 27/08/11, se han adquirido de la Empresa I.F.M. Aceites y Lubricantes S. A. a solicitud del Sr. Pablo Molina, Jefe de Ventas, los bienes que se mencionan en el cuadro siguiente; denominado Adquisicin de aceite (en barriles) para el rea de Ventas de la Empresa REALTEX S.A. sta adquisicin se vio afectada en los gastos. En la adquisicin de 300 aceites para engranajes (en barriles) a la Empresa I.F.M. Aceites y Lubricantes, los precios han sido sobrevalorados en cada Barril con S/. 150.00 nuevos soles; que resulta un monto total de S/. 45,000.00 nuevos soles pagados en perjuicio de los intereses de la Empresa. El acta de conformidad de la Compra N 050 es firmada por Sr. Pablo Molina jefe del rea de Ventas, quin solicit dichos bienes, tambin est firmado por el Jefe del rea de Compras Sr. Antonio Vsquez; por otro lado a estos documentos carecen de firma y sello del Jefe de Almacn Sr. Vctor Medina. El proceso de las compras de la empresa est normado por las Polticas de contrataciones y adquisiciones de la empresa, la Ley de la empresa sociedad annima (S.A.) Ley N 26887. Y la Ley de promocin y formalizacin en la micro y pequea empresa ley N 28015. Asimismo la directiva interna N 3454-34-CD-33 que asigna la responsabilidad administrativa correspondiente para los directivos de la empresa que cometan irregularidades en la compra de productos para la empresa.
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Los resultados de los hechos relatados se observan en la prdida econmica de la empresa de S/. 45,000.00 nuevos soles, riesgo de no cumplir con la metas de ventas, la poca rotacin de la mercadera (aceites), con precios elevados debido a la compra. Los motivos por las que ha ocurrido este hecho perjudicial antes mencionado son debidos a que existe un ineficiente control de registros de compras por parte del Jefe de rea, adems no cumplen con aplicar las Normas de Control Interno N 659-23-PT, intencin de fraude por parte el personal involucrado, y por no programar la adquisicin de dichos bienes para que sean adquiridos mediante el proceso de seleccin que corresponda de acuerdo a las normas de la Empresa 2.- INCUMPLIMIENTO DE REGISTRO AL SISTEMA DE 03 COMPROBANTES DE COMPRA DE LA CAJERA A CAUSA DE INEFICIENTE ORGANIZACIN De la revisin y anlisis documental del padrn de boletas de venta y comprobantes se encontr 03 comprobantes que no tenan registro en el sistema computarizado de la empresa. Los comprobantes N 502 ; 514; 724 con cantidades 10 ; 160 y 60 nuevos soles respectivamente no cuentan con un registro contable en el sistema de la empresa, encontrndose la copia de los mismos. La Srta. ngela vila , encargada de registrar estos datos en el sistema atribuye esta situacin al extravo de dichos documentos; por lo cual no se pudo registrar en su momento. Por otro lado se confirmo que dichos comprobantes cuentan con el sustento de pago respectivo pero no existe un sustento en el sistema de la empresa. Asimismo se encontr dentro de las polticas de la empresa segn la directiva N 23-34-5 que toda persona tiene derecho al reclamo respectivo mediante una carta dirigida a mesa de partes de la empresa para que siga el camino correspondiente. Las causas que se asignan a este hecho es: - La falta de cuidado que tienen las secretarias a la hora de organizar todos los documentos que se dispone a la mano..

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- La falta de profesionalismo de la secretaria ya que es una amiga conocida del dueo. - El registro y control del mismo de todos los comprobantes que son emitidos por efecto de compra de artculos. Las consecuencias de la presente situacin identificada afecta directamente a los ingresos econmicos de la empresa generndole una prdida en los activos Por otro lado la imagen institucional queda daada al comprobarse y divulgarse situaciones as de incumplimiento de registrar datos econmicos de la empresa. 3.- INCUMPLIMIENTO DE 2 RDENES DE PEDIDO POR RECLAMOS USUARIOS QUE POSSEN COMPROBANTE DE VENTA A CAUSA DE UNA INEFICIENTE SUPERVICIN. De la revisin y anlisis documental del padrn de usuarios emitido y actualizado por el rea de cmputo de la empresa en donde se detalla la relacin real en cuanto al nmero de clientes de la empresa por orden de zonas y direcciones, se encontr que en la zona de Laderas del Norte, en la manzana H LT. 6 la familia Castillo Zavala demuestra que tiene el comprobante que adquiri , el comprobante N 0579 de fecha 12/06/11, por la compra de 3 baldes de aceites por la suma 85 nuevos soles que esper le trajeran a su casa y que nunca llegaron. Asimismo el Sr. Pablo Melndez afirma que le pas la misma situacin habiendo extraviado este su comprobante, esper que le trajesen su pedido pero nunca lleg, alegando que todo esto es una estafa y el mal accionar de la empresa e incompetencia de la misma por no dar una solucin apropiada al problema de ambos. Pudimos encontrar que dentro de las polticas de venta de la Empresa REALTEX S.A. ; no se considera abonado aquella persona que no figure como tal en el sistema de computo de la empresa, y eso implica que el personal que se encarga de entregar el pedido regrese con el comprobante firmado por el usuario la conformidad de entrega del producto, para poder insertar esos datos al sistema.

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Asimismo se encontr dentro de las polticas de la empresa segn la directiva N 23-34-5 que toda persona tiene derecho al reclamo respectivo mediante una carta dirigida a mesa de partes de la empresa para que siga el camino correspondiente. Las causas que se asignan a este hecho es: - La falta de cuidado que tiene el jefe de ventas, el Sr. Pablo Molina. - Falta de supervisin del trabajo de campo que realiza el personal de entrega de los productos (delivery). - La informalidad que existe al comunicar los datos correctos y exactos de cada solicitud de pedido. Las consecuencias de la presente situacin identificada afecta directamente a los ingresos econmicos de la empresa generndole una perdida en los ingresos porque los clientes que atraviesan esta situacin normalmente exigen la devolucin de su dinero teniendo que desembolsar fuertes cantidades de dinero en momentos apremiantes. Por otro lado la imagen institucional queda daada al comprobarse y divulgarse situaciones as de incumplimiento del servicio de reparto de productos, previamente pagados. III.-CONCLUSIONES Como resultado de la Auditoria Administrativa del ao 2011, realizada al rea de compras y de acuerdo a los hechos expuestos en el rubro de observaciones, se presenta las siguientes conclusiones: 1. El Sr. Antonio Vsquez, quien vena desempendose como jefe del rea de Compras empresa adquiri mediante la orden de compra N 050 de fecha 25-08-11, 300 barriles de aceites para engranaje a los precios sobrevalorados segn lo indica el cuadro comparativo N 01 ascendiendo a un monto de S/45,000.00 nuevos soles. 2. Se encontr que la cajera no registra los datos de los comprobantes de pago a su debido tiempo, esperando el necesario para extraviarlos y reunir suspicacias sobre su trabajo.
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3. Que no existen polticas de control interno especializados para cada rea o control de sistemas, registros cortables, etc. 4. Se concluye en que el Sr. Pablo Molina , jefe de ventas, no lleva una adecuada administracin del rea de ventas de la empresa asume parte de la responsabilidad de no elevar el informe oportunamente a secretara para ver medios accesibles de solucin de problemas. 5. Por otro lado se concluye en que la secretaria de la empresa no establece en ningn documento los pedidos realizados, sino que los anota en retazos de papel para luego envirselos a los encargados de la reparticin, omitiendo muchas veces las direcciones correctas. IV.-RECOMENDACIONES De conformidad a las observaciones y conclusiones de la presente auditoria administrativa al rea de caja de la empresa REALTEX S.A. correspondientes al ao 2011 se han formulado las siguientes recomendaciones: Establecer responsabilidad econmica y administrativa a la Sr. Antonio Vsquez Jefe de Compras de la empresa por haber adquirido a precios sobrevalorados las unidades de aceites. Por un importe de S/. 45,000.00 nuevos soles y por el incumplimiento de las normas relacionadas a la compra de los bienes. Del anlisis de la accin de control realizada se hace necesario que la Gerencia General de la empresa REALTEX S.A. disponga que en tanto se termine la investigacin contable se le reubique a otra rea a la Srta. Angela vila. por posibles complicaciones adrede de la informacin. Exigir a la cajera un informe mensual de los registros de boletas y comprobantes de pago que circulan por su oficina y la debida inclusin en el sistema de la empresa. Tambin aplicar una sancin correctiva a los empleados Sr. Pablo Molina por incumplimiento de funciones al no elevar oportunamente el informe correspondientes a la orden de pedido N 034 olvidndose y perjudicando a la empresa. Tambin Sancionar de igual forma a la Srta. Secretaria Mercedes Snchez , por no elaborar un documento
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formal que debera de dirigirse al supervisor de ventas, en vez de colocarlas en retazos de papel exponiendo el buen cumplimiento del servicio. Se recomienda realizar un anlisis al rea de ventas de la empresa para determinar en qu estado se encuentra la gestin del supervisor, as como el funcionamiento de las motocicletas y de los vehculos.

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