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CAPITULO V PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO PARA LOGRAR LA EFECTIVIDAD DE LAS LIBRERIAS DE LA CIUDAD DE SAN MIGUEEL CASO
PRCTICO LIBRERA MEDALLA MILAGROSA
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1. INTRODUCCION
En la actualidad, dentro del rea de manejo de una organizacin es de primordial importancia conocer profundamente el Recurso Humano de una empresa, ya que este es el recurso competitivo ms grande y su desempeo determinar el xito o fracaso de la organizacin. Para lograr el xito en una organizacin deben de intervenir factores que influyan en ella. Entre estos se encuentran: las polticas de personal, un clima laboral satisfactorio, la motivacin, buenas relaciones interpersonales y practicas de valores, as mismo es necesario evaluar y medir el funcionamiento del personal de manera objetiva permitiendo el mayor aprovechamiento de los recursos humanos, adems de conocer el rendimiento que este proporciona a la organizacin, identificar las necesidades de capacitacin y as aumentar los niveles de habilidad de la fuerza de trabajo ya existente. Con este fin se propone un Programa de Evaluacin del Desempeo acorde a las caractersticas y necesidades existentes dentro de la empresa donde se plantea una estrategia clara para mejorar el desempeo de su capital humano y as lograr los objetivos de la organizacin con eficiencia y eficacia y que este pueda convertirse en una herramienta administrativa para la Gerencia de Medalla Milagrosa. El documento comprende: Los objetivos que se pretende alcanzar con esta propuesta, importancia, estrategias y actividades para llevar a cabo la evaluacin del desempeo, plan de accin, programacin, la descripcin del mtodo que se aplicar en la evaluacin, indicadores de evaluacin, descripcin y puntaje de los indicadores que se evaluarn mediante el instrumento, clasificacin, acciones a seguir de acuerdo a los resultados de la evaluacin, la estructura organizativa que se le propone a la empresa y sus respectivos manuales de descripcin de puestos, adems el manual de recursos humanos y el instrumento de evaluacin que se propone para que la empresa pueda evaluar a su capital humano. la Librera
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2. OBJETIVO GENERAL: Proponer un programa de evaluacin del desempeo humano que determine el nivel de eficiencia de cada individuo y permita tomar decisiones, as como desarrollar polticas de personal, con el fin de lograr la efectividad laboral de la Librera Medalla Milagrosa de la Ciudad de San Miguel.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Disear el instrumento de evaluacin en base a las necesidades de la librera Medalla Milagrosa segn el mtodo de escala grfica.
Evaluar el desempeo del capital humano en base a los manuales de funciones y descripcin de puestos momento de su contratacin. las cuales sern entregadas al
Dotar a la administracin de la Librera Medalla Milagrosa con herramientas de control que le permita medir el desempeo del personal.
Proporcionar a la Administracin de La Librera un instrumento de seguimiento de acuerdo a los resultados de la evaluacin.
Definir un plan de capacitacin que fortalezca las deficiencias encontradas en la evaluacin.
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3.IMPORTANCIA
La propuesta que se presenta tiene gran importancia, debido a que por medio de esta se beneficiar a la Librera Medalla Milagrosa en la medida que sea aplicada de manera ptima y segn los lineamientos establecidos en el programa de evaluacin que se le presente. La propuesta se ha elaborado en base a los resultados obtenidos en la investigacin, a travs de la cual se determinaron las principales deficiencias y problemas que existen en las diferentes reas de trabajo. Cabe mencionar que con la correcta aplicacin del programa de Evaluacin del Desempeo y con el buen seguimiento de este, la librera podr conocer de forma mas precisa cuales son las fortalezas y debilidades que tiene su personal y lo mas importante podr tomar acciones correctivas y mejorar su nivel de desempeo, a fin de contribuir en la bsqueda de soluciones que satisfagan las necesidades de la empresa. Mediante la aplicacin de la evaluacin y de acuerdo a los resultados obtenidos se pueden implementar planes de capacitaciones para el personal con el objetivo de mejorar su rendimiento dentro de la organizacin, planes de incentivos y reconocimientos los cuales vendrn a motivar al capital humano para que se siga esforzando en el cumplimiento de sus funciones, fomentar el trabajo en equipo, aumento de salarios, ascender de puesto, etc. Lo ms importante es que la empresa debe aplicar el programa de evaluacin para encontrar soluciones factibles que le permitan obtener la efectividad laboral del personal convirtindose en una ventaja competitiva ante los constantes cambios del mercado.
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4. RESPONSABLE DE LA APLICACIN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO.
Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos
garantizar la correcta
aplicacin del presente instrumento de evaluacin del desempeo, as como de la objetividad del mismo. El proceso de evaluacin del desempeo estar a cargo, principalmente del Comit Evaluador l cual estar conformado por el Jefe inmediato de cada departamento de la empresa, el superior del Jefe inmediato solo participar cuando el evaluado manifieste inconformidad en relacin con lo actuado por el Jefe inmediato.
5. ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES:
Estrategia. Disear un instrumento de evaluacin para medir el desempeo de cada empleado en base a las necesidades de la empresa.
Actividades. -Identificar las necesidades de la empresa. -Seleccionar el mtodo de evaluacin que sea ms acorde a las necesidades de la empresa. -Seleccionar los criterios de desempeo a evaluar.
Estrategia.
Evaluar el desempeo del capital humano en base a los manuales de funciones y descripcin de puestos para mejorar la efectividad laboral. Actividades.
-Mantener actualizados los manuales de funciones y descripcin de puestos. -Identificar las funciones que son sensibles a la evaluacin del desempeo.
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Estrategia.
Entregar a la administracin de la librera Medalla Milagrosa herramientas de control que le permita medir el desempeo del personal y lograr la efectividad laboral.
Actividades
-Establecer las fechas de evaluacin. -Identificar y seleccionar a las personas que realizarn la evaluacin. -Realizar la programacin.
Estrategia
Elaborar un plan de seguimiento de acuerdo a los resultados obtenidos de la evaluacin del desempeo. Actividades
-Verificar si los propietarios y el capital humano de la empresa, aplican y practican los conocimientos proporcionados en las capacitaciones
Estrategia
Disear un plan de capacitacin que contribuya a mejorar las deficiencias encontradas en la evaluacin del desempeo.
Actividades
-Identificar aquellos factores donde el capital humano resulto deficiente -Aplicar la Tabla de necesidades de capacitacin -Programar las fechas de desarrollo de las capacitaciones
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6. PLAN DE ACCION: El Gerente General en coordinacin con el Departamento de Recursos Humanos sern los encargados de mantener actualizada la estructura organizativa y los manuales de funciones y descripcin de puestos. Realizar anlisis de puesto para poder actualizar los manuales de funciones y descripcin de puestos y que estos estn acordes a las funciones reales que realiza el personal de la Librera. Comprobar mediante estudios las necesidades que tiene la Librera con relacin a la evaluacin del desempeo. Elaborar la programacin de evaluacin del desempeo, la cual debe contener las fechas y los pasos a seguir para realizar la evaluacin del desempeo de manera ptima y as obtener los mejores resultados que le permitan tomar las decisiones ms acertadas. Dar seguimiento y verificar las capacitaciones se estn desarrollando en las fechas acordadas. 7. ESTABLECIMIENTO DEL METODO: Basndose en las necesidades de la Librera Medalla Milagrosa, el mtodo ms idneo para medir el desempeo de su Capital humano es: El mtodo de Escalas Grficas. Este es el mtodo ms utilizado y divulgado, en este mtodo se evala el desempeo de las personas mediante factores de evaluacin previamente definidos y graduados. Utiliza un formulario de doble entrada en donde las filas (horizontales) representan los factores de evaluacin del desempeo, en tanto que las columnas (verticales) representan los grados de variacin de cada factor seleccionado previamente para definir en cada empleado las cualidades que cuanto mayor sea este resumen, mayor ser la precisin del factor.
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8. ESTABLECIMIENTO DEL PLAN DE ACCIN. FASES PARA LA APLICACIN DEL MODELO DE EVALUACION DEL DESEMPEO
FASE I FASE DE ORGANIZACION FASE II ADMINISTRACION DEL INSTRUMENTO FASE III PRESENTACION DE RESULTADOS
8.1 FASE I. FASE DE ORGANIZACIN 8.1.1 DEFINICION DE OBJETIVOS:
8.1.1.1 OBJETIVO GENERAL Lograr la efectividad laboral de la Librera Medalla Milagrosa mediante la aplicacin de este modelo de evaluacin del desempeo.
8.1.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS: Proporcionar una herramienta oficial a la Gerencia para evaluar el desempeo laboral del capital humano dentro de la empresa. Establecer la metodologa que deber seguirse para la aplicacin del modelo de evaluacin del desempeo. Brindar una gua detallada de los pasos a seguir para aplicar el proceso de la evaluacin del desempeo. 8.1.2 INDUCCION O CAPACITACION DE EVALUADORES: El gerente del departamento de Recursos Humanos ser el encargado de realizar la induccin a los Jefes de cada departamento para evaluar al personal, dndoles a conocer la metodologa de la evaluacin del mtodo de escala grfica.
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8.1.3 El GERENTE DEBE LLEVAR A CABO LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES: Verificar que las actividades sigan de acuerdo a los objetivos previstos. Verificar que la evaluacin se realiza de la forma ms objetiva posible, evitando al mximo en la medida de los posibles errores durante el proceso de evaluacin. La capacitacin a los encargados de evaluar el desempeo se llevar a cabo en la oficina del Departamento de Recursos Humanos. Verificar que la capacitacin al Jefe de Recursos Humanos se realice en la ltima semana del mes de Octubre. 8.1.4 POLITICAS GENERALES: Los empleados que durante el periodo evaluado gozaron de licencia por cualquier motivo, se evaluarn con base a los das efectivamente laborados. Cuando el empleado no est presente en las fechas que se efectan las entrevistas evaluadoras, sea por vacaciones, licencias u otros motivos, su evaluacin ser remitida sin firma a la Gerencia, a travs de un documento explicando el motivo por el cual no est firmada la evaluacin. Al reincorporarse el empleado a sus labores, le compete al jefe evaluador darle a conocer que fue evaluado y que se haga presente a la Gerencia para revisin y firma. Es responsabilidad del jefe evaluador darle seguimiento a esta accin para que el empleado conozca su evaluacin. En los casos de empleados que durante el periodo evaluado se desempearon en diferentes puestos, le corresponder efectuar al jefe evaluador la evaluacin del puesto donde el empleado ha laborado mayor tiempo. Cada jefe recibir los formularios, conforme al nmero de empleados bajo su mando.
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8.1.5 RECURSOS QUE SE UTILIZARAN PARA REALIZAR LA EVALUACION DEL DESEMPEO: Sala de Recursos Humanos Papel Lapicero Folder Sello. La fase de organizacin conlleva el objetivo de implementar inicialmente las bases para establecer el desarrollo de un programa de evaluacin, por lo que nicamente se realizar para implementar el proceso de evaluacin. Esta fase comenzar en la segunda semana de abril y finalizando la segunda semana de Mayo del 2010.
8.2 FASE II. ADMINISTRACION DEL INSTRUMENTO: Tomando en cuenta que las evaluaciones se realizaran en forma semestral, estas se realizarn en las primeras semanas de Junio y Diciembre de cada ao.
8.2.1 COMUNICACIN DE FECHA PARA LA EVALUACION: La comunicacin de fechas para la primera evaluacin se llevar a cabo en la tercera semana de Mayo del 2010.
8.2.2 DISTRIBUCION DE FORMULARIOS: Se debern entregar los instrumentos de evaluacin en la ultima semana de los meses de: Mayo y Noviembre de cada ao al Jefe de Recursos Humanos para que este a su vez en coordinacin con el Comit evaluador, los entregue de manera oportuna al Jefe inmediato de cada departamento, con el fin de poder iniciar el proceso de evaluacin.
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8.2.3 DESARROLLO DE LAS EVALUACIONES: Las evaluaciones se realizarn durante las primeras tres semanas del mes de junio y en las primeras tres semanas del mes de diciembre de cada ao.
8.2.4 TABULACION DE RESULTADOS: Las tabulaciones de las evaluaciones se desarrollarn en la cuarta semana del mes de junio y la cuarta semana del mes de diciembre de cada ao.
8.2.5 ANALISIS Y RESULTADOS POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS: El desarrollo del anlisis y resultados se llevarn a cabo la primera semana del mes de julio y enero de cada ao.
8.2.6 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION: Despus de tabular los resultados de la evaluacin se procede a la etapa del Diagnstico de las Necesidades de Capacitacin se realizar en la segunda semana de julio y la segunda semana de enero de cada ao.
8.2.7 PRESENTACIN DE RESULTADOS: Al finalizar el proceso de evaluacin, la Gerencia no debe proceder al archivo de los formularios de evaluacin, ya que el proceso evaluador no termina ah. Antes bien, es necesario que la Gerencia examine, estudie y evale los formularios, las actividades, los comentarios y sugerencias relativos a todo el plan de evaluacin para obtener un informe final por empleado. Los resultados finales por empleado obtenidos servirn para tomar decisiones importantes con relacin a: Recomendaciones para promociones, despidos o transferencias Acciones a tomar sobre los casos difciles de personal.
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Detalle de los empleados que pueden ser objetos de aumentos salariales por los buenos resultados obtenidos en la evaluacin
Cambios o ajustes requeridos en otras fases de la administracin de personal
(Seleccin, colocacin y entrenamiento). Mejoras sugeridas durante el proceso evaluador para el buen funcionamiento de los departamentos u otros aspectos de la empresa.
El informe final de resultados deber ser presentado en la tercera semana la tercera semana de julio y la tercera semana de enero de cada ao.
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FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE EVALUACION DEL DESEMPEO FASE I
DEFINICION DE OBJETIVOS TABULACION DE LOS RESULTADOS
SELECCIN DEL RESPONSABLE PARA
ANALISIS DE RESULTADOS POR PARTE DE RECURSOS HUMANOS
CAPACITACION A LOS EVALUADORES
FASE II
DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION
COMUNICACIN DE FORMULARIOS FASE III
DISTRIBUCION DE FORMULARIOS INFORME FINAL DE RESULTADOS DESARROLLO DE EVALUACION FIN
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8.2.8 Cronograma de Actividades para el proceso de Evaluacin del Desempeo Ao 2010 Tiempo Actividades Fase I
Fase de Organizacin Definicin de Objetivos Seleccin del responsable de realizar la evaluacin Capacitacin de Evaluadores
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Sep
Octubre
Nov
Dic
Ene 2011.
Fase II
Administracin del Instrumento Comunicacin de Fechas para evaluacin Distribucin de Formularios Desarrollo de Evaluaciones Tabulacin de Resultados Anlisis de resultados por parte del Depto. de RR.HH DNC(Diagnostico de necesidades de capacitacin)
Fase III
Presentacin de Resultados Informe Final de Resultados
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8.3 DEFINICIN DE LOS INDICADORES DE EVALUACIN Para evaluar el desempeo del personal de Jefatura, Administrativo y Operativo de la empresa se detallan los indicadores, extrados de los resultados de la encuesta realizada, los cuales se detallan a continuacin: Los indicadores de evaluacin para el personal de Jefaturas son los siguientes: Planificacin y Organizacin. Logro de Metas y Objetivos. Capacidad de Direccin. Toma de Decisiones. Administracin de Recursos Responsabilidad. Enfoque al Cliente Enfoque de Mejora Continua Iniciativa y Creatividad. Relaciones Interpersonales y Laborales Capacidad de Liderazgo Resolucin de Problemas Confiabilidad
Los indicadores de evaluacin para el personal Administrativo son los siguientes:
Calidad del trabajo. Responsabilidad. Administracin de Recursos Cumplimiento de Metas. Enfoque al Cliente Enfoque de Mejora Continua Cumplimiento de Normas e Instrucciones Confiabilidad Iniciativa y creatividad Relaciones Interpersonales y laborales
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Los indicadores de evaluacin para el personal siguientes: Conocimiento del trabajo Enfoque al Cliente Administracin de Recursos Cumplimiento de Metas Calidad del trabajo Iniciativa y creatividad Trabajo en equipo Confiabilidad Responsabilidad y Cumplimiento de Normas Relaciones Interpersonales y Laborales.
operativo son los
8.4 DESCRIPCION DE INDICADORES: Para el Personal de Jefatura se han determinado 13 indicadores los cuales se describen a continuacin. Planificacin y Organizacin. Evala la capacidad de planificacin y organizacin, para coordinar y distribuir el trabajo de personal bajo su cargo y obtener mayores resultados. Logro de Metas y Objetivos. Es la capacidad que tiene el jefe para formular y desarrollar metas y objetivos y la habilidad que tiene para involucrar a su personal en la consecucin de los mismos. Capacidad de Direccin. Es la habilidad que tiene el jefe para conducir al personal bajo su cargo en forma sistemtica e integrada al logro de los resultados esperados. Capacidad de Liderazgo Capacidad de liderazgo natural, carisma, capacidad conflictos internos y los conflictos con los clientes. de mediar en los
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Toma de Decisiones. Es la capacidad de proponer las posibles alternativas de solucin y seleccionar de entre ellas la mejor; a fin de alcanzar los resultados esperados con precisin y oportunidad. Administracin de Recursos. Es la capacidad del jefe para manejar y controlar de manera efectiva el uso de los recursos necesarios para el funcionamiento operativo y administrativo de la empresa. Resolucin de Problemas Es la capacidad de analizar una situacin, identificar soluciones e implementarlas y alinearlas con los objetivos de la organizacin. Responsabilidad. Es la capacidad que tiene el jefe para cumplir con los deberes y obligaciones inherentes a su cargo y el grado de compromiso que involucra en la concesin de los resultados esperados. Enfoque al Cliente. Es la capacidad que posee el Jefe para elaborar y proporcionar herramientas administrativas a su personal que sirvan de base para identificar y satisfacer las necesidades y exigencias de los clientes. Enfoque de Mejora Continua. Es la capacidad que posee el Jefe para proponer y ejecutar nuevas metodologas de trabajo para mejorar los procesos ya existentes, incorporando la calidad e innovacin en los productos y servicios que ofrece la empresa.
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Iniciativa y Creatividad. Capacidad para proponer y ejecutar nuevas metodologas de trabajo que mejoren las ya existentes, optimicen recursos y tiempo o resuelvan problemas que se presente en el desarrollo del trabajo. Relaciones Interpersonales y Laborales Es la actitud que tiene el jefe en las relaciones con otros jefes, subalternos y clientes; el grado de respeto a consideracin para con ellos; asimismo, el uso que hace de los canales de comunicacin, fomentando as un clima organizacional propicio y el fomento de trabajo en equipo. Confiabilidad Es el grado de reserva y confidencialidad con que maneja la informacin de su trabajo y de la empresa en general.
Para el Personal Administrativo Conocimiento del Trabajo. Se refiere a la forma en que aplican los procedimientos de trabajo, el grado de eficiencia con que los realiza, el seguimiento que se le da a los mismos; la atencin completa que se les brinda a todos clientes. Responsabilidad. Es el grado de compromiso, dedicacin, inters y preocupacin que tiene el empleado en la ejecucin de sus funciones y ante la institucin misma. Administracin de Recursos. Se refiere a la habilidad con que organiza y coordina los recursos de que dispone a fin de obtener resultados giles y oportunos.
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Cumplimiento de Metas. Es la forma metdica y sistemtica de realizar el trabajo a fin de alcanzar los resultados esperados en forma oportuna. Enfoque al Cliente. Es el grado de compromiso, dedicacin e inters que posee el personal administrativo en la prestacin de servicio al cliente. Enfoque de Mejora Continua. Es la capacidad del personal administrativo para disear y reforzar las metodologas de trabajo propuestas por los Jefes con el fin de alcanzar la mejora continua. Cumplimiento de Normas e Instrucciones. Es la capacidad para cumplir con los deberes y obligaciones inherentes con la empresa y el grado de compromiso que involucra en la concesin de los resultados esperados. Confiabilidad. Es el grado de reserva y confidencialidad con que maneja la informacin de su trabajo y de la empresa en general. Iniciativa y Creatividad Es la capacidad propositiva de nuevas ideas que contribuyan al mejoramiento de las actividades del puesto de trabajo. Relaciones Interpersonales y Laborales Es la actitud que tiene en las relaciones con jefes, compaeros, subalternos, y clientes; El grado de respeto a consideracin para con ellos; Asimismo, el uso que hace de los canales de comunicacin, fomentando as un clima organizacional propicio y el fomento de trabajo en equipo.
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Para el Personal Operativo Conocimiento del Trabajo. Es el grado del conocimiento del proceso y procedimientos necesarios para realizar las tareas asignadas al puesto de trabajo. Enfoque al Cliente Es el grado de compromiso, dedicacin e inters que posee el empleado en la prestacin de servicio al cliente. Administracin de Recursos Es la capacidad que tiene el empleado para aprovechar al mximo los recursos que le son proporcionados por la empresa. Cumplimiento de Metas. Es la forma metdica y sistemtica de realizar el trabajo a fin de darle cumplimiento a los objetivos y metas. Calidad del trabajo Conocimiento del equipo de trabajo y prontitud en el servicio. Trabajo en equipo Capacidad que posee el empleado de desarrollar sus funciones interactuando con sus compaeros de trabajo, jefes y clientes. Confiabilidad Es el grado de reserva y confidencialidad con que maneja la informacin de su trabajo y de la empresa en general. Responsabilidad y Cumplimiento de Normas. Es la capacidad que tiene el empleado para cumplir con las funciones y obligaciones inherentes a su cargo.
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Relaciones Interpersonales y Laborales. Capacidad para mantener la armona entre compaeros de trabajo, Jefes y clientes.
8.5 PUNTAJE DE LOS INDICADORES Es la descripcin de las categoras Insatisfecho, Bueno, Muy Bueno, Excelente en la evaluacin a la cual se le asigna un puntaje as:
PUNTAJE DE CALIFICACION PARA JEFATURAS Excelente Muy Bueno Bueno Insatisfactorio De 252 a 273 puntos De 182 a 251 puntos De 91 a 181 puntos Menos de 90 puntos
PUNTAJE DE CALIFICACION PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO
Excelente Muy Bueno Bueno Insatisfactorio
De 146 a 165 puntos De 110 a 145 puntos De 55 a 109 puntos Menos de 54 puntos
8.6 CLASIFICACION
Excelente:
Siempre est sobrepasando las exigencias normales de sus funciones. El desempeo es realmente excepcional.
Muy Bueno: Bueno:
El desempeo sobresale del promedio. El desempeo est acorde con las exigencias de sus funciones dentro de la empresa.
Insatisfecho:
No cumple con las expectativas del trabajo.
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8.7 INSTRUMENTOS A UTILIZAR: FORMULARIOS Clasificados en 3 categoras, siendo estas las siguientes: Formulario F- J: Diseado para evaluar el desempeo de las Jefaturas de los Departamentos de La Empresa Formulario F- A: Diseado para evaluar el desempeo del personal que desempean funciones administrativas en la empresa. Formulario F- O: Diseado para evaluar el desempeo del personal operativo.
8.8 INDICACIONES GENERALES 1. La jefatura del departamento que va a hacer la evaluacin, debe informar a la persona que ser evaluada sobre la naturaleza del proceso y la tcnica a utilizar.
2. El evaluador debe tener siempre presente que al evaluar una actitud objetiva e imparcial, no debe dejarse influenciar por la simpata o empata que pueda sentir hacia la persona evaluada.
3. Tome en cuenta el perodo a evaluar; es decir el desempeo durante ese perodo.
4. Al evaluar a la persona disponga de los argumentos necesarios para hacerle sentir sus fortalezas y debilidades. Para que puedan mejorar su desempeo.
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8.9
INDICACIONES
PARA
COMPLETAR
LOS
FORMULARIOS
DE
EVALUACION DEL PERSONAL DE JEFATURA, ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO. a) DATOS GENERALES Complete los datos generales del empleado, indicando nombre completo, cdigo del empleado, cargo, fecha de ingreso, sueldo, rea, nombre del Jefe inmediato y el periodo comprendido.
b) EVALUACION GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO El evaluador debe marcar con una X una de las cuatro alternativas de calificacin que mejor describa el desempeo del evaluado. Para obtener el puntaje de cada indicador se sumar el nmero calificado de acuerdo a la tabla de valoracin en el mismo orden de fila y columna que corresponda a la seleccin de una de las cuatro alternativas que se proponen. En seguida se trasladar el dato de valoracin obtenida, el cual se comparar con el cuadro de calificacin por puntos y por rangos, esto permitir identificar si la gestin del departamento es Excelente, Muy Buena, Buena o Insatisfecha
c) COMUNICACIN DE LA CALIFICACION AL EVALUADO Anote sus comentarios generales acerca del evaluado y permita que ste anote sus propios comentarios. Colocando posteriormente la fecha de dicha evaluacin, la firma del evaluador y jefe inmediato superior Especifique las acciones acordadas con el departamento o la persona evaluada para mejorar su desempeo en el prximo perodo a evaluar, donde firmar la persona que ha sido evaluada.
d) FIRMA Y FECHA DEL EVALUADO El empleado al ser notificado debe firmar la evaluacin y anotar la fecha de enterado.
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8.10 ACCIONES INDICADAS DE ACUERDO A LOS RESULTADOS. CATEGORIA ACCIONES
Si la persona obtiene una calificacin excelente deber continuar con el ritmo Excelente de trabajo, porque est su
desempeando labor. Despus de
eficientemente
tres se
evaluaciones recomienda persona con
consecutivas incentivar a
la
bonificaciones notas de felicitacin.
Si obtiene una calificacin muy buena se recomienda que siga esforzndose cada vez ms para mantener el nivel Muy Bueno de desempeo requerido. La persona deber someterse a un proceso de capacitacin en el que reciba una retroalimentacin para
mejorar su nivel de desempeo. Si obtiene una calificacin buena necesita tratar de esforzase cada vez Bueno ms para mejorar el desempeo en la ejecucin de las funciones y revisar aquellos puntos en los que est fallando y mantener una supervisin constante en la ejecucin de sus funciones y someterse a un proceso de capacitacin.
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Si
el
empleado
obtiene
una se
calificacin
insatisfactoria
recomienda que trate de reorganizar su Insatisfactorio labor y una revisin del
desempeo en particular, pudindose aplicar tales medidas correctivas
como lo son: anexar copias de amonestacin a su expediente. En caso de obtener dos evaluaciones deficientes deber entenderse como necesidad de capacitacin, por lo que el Jefe inmediato deber considerar en sus propuestas de capacitacin, aquellos aspectos propios de cada factor del desempeo, que a su juicio, pueden corregirse o mejorarse. En caso de obtener tres evaluaciones deficientes se recomienda a la
Jefatura estudiar su despido porque ste no cumple con las exigencias que la organizacin requiere.
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8.11 Plan de Seguimiento
El seguimiento ser realizado despus de haber concluido la temtica del plan de capacitacin y este consistir en verificar si los propietarios y el capital humano de la empresa, estn poniendo en prctica los conocimientos proporcionados. Para ello se propone el siguiente instrumento
Procedimiento para evaluar los resultados de la capacitacin Indicacin: Marque con una X segn considere conveniente, en las siguientes alternativas
Alternativas
1- Se ha apegado la temtica a las necesidades de los participantes y al cumplimiento de los objetivos del plan de capacitacin 2- El plan de capacitacin, responde a las necesidades actuales de los participantes 3- La capacitacin impartida esta apegada a la capacidad y conocimiento del capital humano. 4- Existe una poltica de capacitacin que propicie la efectividad laboral del capital humano 5- Se planifica y administra la logstica adecuada para la ejecucin de la capacitacin 6- De acuerdo a los resultados obtenidos La capacitacin esta considerada como una media de aumentar la competitividad y productividad de la empresa? 7- Despus de haber recibido la capacitacin el capital humano logro superar las deficiencias segn los resultados de la evaluacin.
SI
NO
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8.12 BENEFICIOS QUE SE OBTENDRN
La aplicacin del programa de evaluacin del desempeo trae consigo beneficios los cuales se detallan de la siguiente manera:
1. LA EMPRESA: Tiene oportunidad de evaluar su potencial humano a corto, mediano y largo plazo y definir la contribucin de cada individuo. Puede identificar a los individuos que requieran perfeccionamiento en determinadas reas de actividad, seleccionar a los que tienen condiciones de promocin o transferencias. Rotar personal para lograr un mejor aprovechamiento de sus capacidades. Decidir la permanencia del personal de la empresa.
2. PERSONAL OPERATIVO: Percibe los aspectos de comportamiento y desempeo que la empresa mas valoriza de sus funciones. Sabe cules son las expectativas de sus jefes respecto a su desempeo y asimismo, segn l sus fortalezas y debilidades. Tiene oportunidad para hacer auto evaluacin y autocritica para su auto desarrollo y auto-control. Desarrollar las acciones pertinentes para motivarse y conseguir la identificacin con los objetivos de la empresa.
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3. JEFATURAS: Evaluar
mejor
el
desempeo
el
comportamiento
de
los
subordinados, teniendo como base, variables y factores de evaluacin y principalmente, contando con un sistema de medida capaz de neutralizar la subjetividad. Tomar medidas con el fin de mejorar el comportamiento de los individuos. Alcanzar una mejor comunicacin con los individuos para hacerles comprender la mecnica de evaluacin del desempeo como un sistema objetivo y la forma como se esta desarrollando este. Planificar y organizar el trabajo, de tal forma que podr organizar su unidad de manera que funcione como un engranaje.
4. DEPTO DE PERSONAL: Puede dinamizar su poltica de Recursos Humanos, ofreciendo oportunidades a los individuos, estimular la productividad y mejorar las relaciones humanas en el trabajo. Implementar programas de entrenamiento, seminarios y de
capacitacin como medida para mejorar el desempeo de su Capital Humano. Tener una retroalimentacin para el diseo de programas de capacitacin.
5. CLIENTES: Ser atendido con mayor rapidez Recibir una atencin especializada en la prestacin de servicios
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8.13 PARA QUE VA A SERVIR
Ayudar al colaborador en su avance y desarrollo de su trabajo Proporcionar informacin a la gerencia, para la toma de decisiones y la aplicacin de polticas y programas de la administracin de recursos humanos.
Realizar las promociones y/o ascensos Permite realizar las diversas acciones en materia de personal, como los traslados, reubicaciones, etc. Establecer planes de capacitacin y entrenamiento de acuerdo a necesidades. Establecer mejores relaciones de coordinacin y elevar la moral de los colaboradores.
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8.14 Incentivos
En base a los resultados obtenidos en la Evaluacin del desempeo se recomienda a la empresa incentivar a su Capital Humano y para ello se presenta la siguiente informacin para que pueda ser analizada y aplicada en la Librera Medalla Milagrosa
Definicin de Incentivos: Es aquello que se propone estimular o inducir a los trabajadores a observar una conducta determinada que, generalmente, va encaminada directa o indirectamente a conseguir los objetivos de: ms calidad, ms cantidad, menos coste y mayor satisfaccin; de este modo, se pueden ofrecer incentivos al incremento de la produccin, siempre que no descienda la calidad, a la asiduidad y puntualidad (premindola), al ahorro en materias primas. Estmulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economa con el fin de elevar la produccin y mejorar los rendimientos.
TIPOS DE INCENTIVOS
Incentivos econmicos: al trabajador se tienen los aumentos de sueldo, los bonos y, entre los no econmicos los asistenciales, de apoyo social recreativos, entre otros. A continuacin se explican los mismos.
Sueldos: Es un beneficio de tipo econmico, punto bsico de la remuneracin y viene representado por el dinero que recibe el trabajador por los servicios prestados a la Institucin.
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Bonos: Son otro tipo de beneficios econmicos, representados por primas anuales, pensiones, complementos de sueldos, bonificaciones, planes de prstamos, reembolso de servicios mdicos y medicinas. ALGUNAS RECOMPENSAS NO MONETARIAS Tiempo libre: un receso en la maana y uno en la tarde de 15 minutos cada uno. Almuerzos: Brindar una Hora para tomar los alimentos. Excursiones: Realizar convivios, salidas para compartir entre compaeros Placas de reconocimiento. Felicitar a los cumpleaeros del mes. Frases de estimulo. Asistencias a seminarios o conferencias, etc. Una de las recompensas ms frecuentes en la mayora de las organizaciones es la del EMPLEADO DEL MES. Este tipo de reconocimiento puede basarse en diversos criterios, formales e informales, y pueden otorgarse tanto por realizaciones excepcionales como por muchas actividades dignas de elogio. El premio cobra ms importancia si en la seleccin de candidatos intervienen los compaeros de trabajo y no solamente los directivos. Adquiera para el empleado un bono de regalo. Pague los gastos de guardera del nio del empleado. Pague el servicio de limpieza de la casa del empleado. Pague un mes de la hipoteca del empleado.
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MANUALES DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES
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ORGANIGRAMA DE LIBRERIA MEDALLA MILAGROSA
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LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO Nombre del puesto: rea a que pertenece: Gerencia: RELACIN DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Personal bajo su mando:
Gerente General Gerencia General No aplica Gerente Comercial, Asistente de sistemas, Departamento administrativo y Departamento de Finanzas.
II.
Objetivo del puesto: Planificar, coordinar, y supervisar la ejecucin del desempeo de todas aquellas tareas que se lleven acabo dentro de la empresa denominada Librera Medalla Milagrosa, as como velar por el cumplimiento de la misin, visin y valores de misma.
III FUNCIONES DEL PUESTO 1. Realizar los diferentes planes estratgicos referentes a la empresa. 2. Coordinar con las diferentes gerencias las actividades dentro de la empresa. 3. Revisar y aprobar los diferentes planes de inversin y sus respectivos presupuestos. 4. Preparar, revisar y conducir reuniones con los gerentes de nivel medio de la empresa. 5. Realizar visitas y contactos a nivel nacional e Internacional con los proveedores para realizar negociaciones. 6. Establecer las metas y objetivos de la empresa. 7. Convocar a reuniones de trabajo a todo el personal de la empresa. 8. Revisar diagnsticos empresariales. 9. Firmar los contratos empresariales con los diferentes proveedores y acreedores.
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IV PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Licenciado en Administracin de Empresas. Edad: Experiencia: 28 a 35 aos 5 aos en el puesto de Gerente General o similar.
Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad:
Masculino o Femenino Indiferente Liderazgo. Poder de persuasin. Iniciativa. Responsabilidad. tica profesional. Carcter, firmeza y voluntad. Preocupacin personal por
incrementar da con da sus conocimientos. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar Visionario. Creativo e innovador. Habilidad: Dominio en preparacin de puestos y proyecciones empresariales. Habilidad y alta capacidad de negociacin.
112
LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES
I.
II.
IDENTIFICACIN DEL PUESTO Nombre del puesto: rea a que pertenece: Gerencia: RELACIN DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Personal bajo su mando:
Coordinador de la red administrativa Gerencia General Gerente General No aplica
Objetivo del puesto: Coordinar y Desarrollar sistemas que satisfagan oportunamente las necesidades de informacin de la Empresa y que sean de apoyo efectivo tanto para el desarrollo de las labores que realizan las diferentes unidades, como para la toma de decisiones.
III.
FUNCIONES DEL PUESTO 1. Mantenimiento de la red de datos del sistema de facturacin de la empresa 2. Manejo de servidores 3. Realizar Backup de seguridad del sistema de facturacin 4. Ir actualizando y adaptando el sistema de facturacin de acuerdo a las necesidades de la empresa 5. Dar capacitacin sobre el manejo del sistema de facturacin al personal nuevo y explicar cada cambio realizado sobre el mismo a todo el personal para evitar errores. 6. Dar asesora y capacitacin a los clientes que han comprado el sistema de facturacin 7. Realizar visitas a los clientes cuando tienen problemas para poder utilizar el sistema de facturacin 8. Configuracin e instalacin de plantas telefnicas 9. Soporte telefnico a clientes del sistema de facturacin y plantas telefnicas.
113
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Ttulo preferentemente en las reas de Licenciatura o Ingeniera en Ciencias de la Computacin o sistemas Edad: Experiencia: Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad: 25-35 aos 3 aos en puestos similares Masculino o Femenino Indiferente Liderazgo. Responsabilidad. Metdico, sistemtico y ordenado Efectividad del uso de tiempo. Capacidad de anlisis y sntesis Excelente relaciones interpersonales Poseer iniciativa, creatividad e innovacin. Habilidad: Experiencia en Instalacin, Mantenimiento y Respaldos de Sistemas. Dominio de Sistemas operativos. Facilidad de Comunicacin verbal y escritaacadmico
114
I.
II.
Jefe del Departamento Administrativo Administrativa Administrativa Gerente General Depto. Financiero y Depto. de Recursos Humanos.
Objetivo del puesto: Brindar apoyo al Gerente General en las funciones administrativas, controlando y administrando diversos sistemas y proporcionando soporte a las diferentes unidades de la Empresa.
III.
FUNCIONES DEL PUESTO 1. Preparacin del plan de trabajo anual donde se detallen las actividades a realizar para el mejoramiento de las funciones en la unidad. 2. Informar al Gerente General de los logros y dificultades en las funciones administrativas y del plan de trabajo. 3. Diseo de manuales administrativos que permitan realizar las
operaciones de la Empresa de manera eficiente. 4. Implementar las estrategias necesarias para mejorar las actividades administrativas al interior de la Empresa. 5. Apoyar al Gerente General en las actividades que este estime conveniente. 6. Realizar cualquier actividad que segn su capacidad y experiencia sea requerida por el Gerente General.
115
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin Superior Universitaria en Lic. en Administracin de
Empresas o Carreras Afines. Edad: Experiencia: 28 a 35 aos. 3 aos en puestos similares.
Sexo: Estado Civil:
Masculino o Femenino. Indiferente
Caractersticas de personalidad:
Liderazgo. Dinmico. Alta capacidad de anlisis y sntesis. Iniciativa. Agudeza visual Responsabilidad. tica profesional. Fluidez verbal Efectiva administracin de su tiempo
Habilidad: Buenas Interpersonales Habilidad y alta capacidad de negociacin Conocimientos slidos en computacin .
116
Relaciones
I.
II.
Gerente Comercial Comercial Comercial Gerente General Departamentos de Compras, Ventas, Mercadeo, Tcnico.
Objetivo del puesto: Ser el representante del cliente dentro de la empresa. Su funcin se centra en la maximizacin de valor para el consumidor, la satisfaccin plena de ste con el fin de elevar la rentabilidad de la propia empresa por el incremento de su participacin en el mercado.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Establecer el contacto efectivo, generalmente personal, con el cliente con el fin de realizar la venta. 2. Establecer la relacin de confianza cliente-empresa. 3. Profundizar en el contacto con el cliente, culminndolo en una compraventa repetida. personalizndolo y
4. Establecer estrategias de ventas con el mayor valor agregado para los clientes, al igual que la Posventa. 5. Trabajar en la organizacin y establecimiento de la poltica de precios de la empresa. 6. Planificar, coordinar y supervisar la ejecucin del desempeo del Departamento.
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin Superior Universitaria de Licenciatura en Mercadeo
o Carreras Afines.
117
Edad: Experiencia:
24 a 35 aos. 2 aos en el puesto de Gerente Comercial o similares.
Masculino o Femenino. Indiferente. Liderazgo. Dinmico Poder de persuasin. Iniciativa. Respetuoso. Responsabilidad. tica profesional. Carcter firmeza y voluntad. Honesto. Honrado. Buena Presentacin. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar.
Habilidad:
Dominio puestos compras.
en y
preparacin proyecciones
de de
Habilidad y alta capacidad de negociacin. Conocimientos computacin slidos en
118
I.
IDENTIFICACIN DEL PUESTO Nombre del puesto: rea a que pertenece: Gerencia: Gerente Financiero Administrativa Financiera
II.
RELACIN DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Personal bajo su mando: Jefe del Departamento Administrativo Departamento de contabilidad, Cajeros y crditos y cobros.
Objetivo del puesto: Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos, proyectos, programas y acciones financieras encaminadas a la obtencin de resultados positivos para la empresa.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Efectuar anlisis y la planeacin financiera 2. Tomar decisiones de inversin y de financiamiento. 3. Transformar la informacin financiera a una forma til para supervisar la condicin financiera de la empresa. 4. Administrar la cartera de inversin.
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin Superior Universitaria en Lic. en Administracin de Empresas o Carreras Afines. 28 a 35 aos
Edad:
119
Experiencia:
3 aos en el puesto de Gerente financiero o similares.
Masculino o femenino Indiferente. Liderazgo. Dinmico. Alta capacidad de anlisis y sntesis. Iniciativa. Agudeza visual Responsabilidad. tica profesional. Fluidez verbal Efectiva administracin de su tiempo.
Habilidad:
Dominio puestos Ventas. Buenas
en y
de de
Relaciones
Interpersonales Habilidad y alta capacidad de negociacin
Conocimientos slidos en computacin.
120
Gerente de Recursos Humanos Administrativa Comercial Jefe del Depto. Administrativo Comit Evaluador, Supervisor de funciones y Ordenanza.
II.
Objetivo del puesto: Administrar la gestin del elemento humano y mantener el registro e informacin sobre el personal, administrar el pago de las remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para el personal de la empresa, adems de establecer la representacin del personal en lo referente a las relaciones contractuales del personal, de acuerdo con las polticas, planes y programas definidos por la Gerencia, en el marco del Derecho del Trabajo y otras disposiciones legales pertinentes. Adems, efectuar todas aquellas acciones que le competan en la gestin del Servicio de Bienestar para los empleados.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Proponer las polticas generales de administracin de los recursos humanos, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y los principios de administracin de personal. 2. Mantener actualizados la documentacin y los registros con todos los antecedentes y la informacin referida al personal. 3. Asesorar oportunamente al personal. 4. Ejecutar y tramitar la incorporacin, promocin, retiro o destinacin del personal, como tambin lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal. 5. Asegurar la operatividad de los trmites administrativos relacionados con licencias mdicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos y vacaciones y otros trmites y/o certificaciones que requiera el personal.
121
6. Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, sin perjuicio del control obligatorio que debe realizar cada Direccin. 7. Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal. 8. Colaborar con el Departamento de Gestin y Desarrollo Organizacional en la aplicacin de Programas de Induccin, Capacitacin y Desarrollo Personal. 9. Programar y ejecutar programas de bienestar y recreacin para los trabajadores de la empresa y su grupo familiar.
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin superior Universitaria en el rea de Administracin de empresas, psicologa o Carreras afines. Edad: Experiencia: 25 a 35 aos 3 aos en el puesto de gerente de Recursos Humanos o similares.
Sexo: Estado Civil:
Masculino o Femenino Indiferente
Dinmico Respetuoso Amable Poder de persuasin. Iniciativa.

122
Responsable. Carcter, firmeza y voluntad. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar. Habilidad: Buenas Interpersonales. Relaciones
Habilidad para Trabajar Bajo Presin. Habilidad para el manejo de equipo de oficina, equipo de cmputo.
123
I.
II.
Jefe del Comit evaluador Administrativa Comercial Gerente de Recursos Humanos No aplica
Objetivo del puesto: Evaluar las actividades de la empresa mediante la aplicacin del modelo de evaluacin del desempeo.
III.
FUNCIONES DEL PUESTO 1. Definir los objetivos de las evaluaciones 2. Seleccionar el tipo de mtodo que se implementara para realizar las evaluaciones 3. Definir los criterios y Factores de evaluacin 4. Leer y analizar los formularios de evaluacin 5. Realizar la evaluacin a cada empleado de forma objetiva cada una de las evaluaciones 6. Realizar el diagnostico de necesidades de capacitacin 7. Presentar los resultados de las evaluaciones al Gerente General y al de Recursos Humanos 8. Tabular los resultados 9. Presentar informes por cada Departamento 10. Realizar la evaluaciones cada seis meses
PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Licenciatura en Administracin de Empresas o carreras afines.
124
Edad: Experiencia: Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad:
25 a 35 aos 3 aos en puestos similares Masculino o Femenino Indiferente. Responsabilidad. Honrado. Objetivo. Dinmico. Iniciativa. Creatividad. Poder de persuasin.
Habilidad:
Buenas relaciones .interpersonales. Conocimientos de Computacin. Capacidad de Anlisis y sntesis
125
I.
II.
Supervisor de Funciones Administrativa Comercial Gerente de Recursos Humanos Ordenanza
Objetivo del puesto: Supervisar, orientar, capacitar y resolver problemas del personal y lograr que desempeen mejor sus funciones.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Establecer objetivos de desempeo individuales en forma
participativa para que cada uno sepa lo que se espera de l. 2. Verificar el cumplimiento de las funciones de cada empleado. 3. Resolver cualquier conflicto o problema de desempeo que se presente y motivar a los empleados para que hagan mejor su trabajo. 4. Mantener un contacto regular con el personal mediante sesiones de supervisin para motivar y dar retroalimentacin. 5. Soluciones problemas y proporcionar orientacin, asistencia y apoyo 6. Reafirmar la misin de la organizacin recordando al personal los valores, principios y objetivos de la misma y fortalecer el compromiso del personal hacia ellos. 7. Tratar temas relacionados con el trabajo individual en forma personal. 8. Motivar al personal que haga sugerencias para la agenda de las reuniones regulares de personal.
126
IV . PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin superior universitaria en el rea de Administracin de empresa o Psicologa. Edad: Experiencia: 20-25 aos 3 aos en puestos similares
Masculino o femenino Indiferente Liderazgo Responsabilidad Carcter, firmeza y voluntad Efectividad del uso de tiempo
Habilidad:
Habilidad
para
presentar
informes orales y escritos Dispuesto presin. Buenas interpersonales. Capacidad trabajo. Habilidad numrica. para organizar el relaciones a trabajar bajo
127
I.
II.
Ordenanza Administrativa Comercial Supervisor de Funciones No aplica
Objetivo del puesto: Realizar la limpieza en las instalaciones de la empresa, mantener stop de los insumos de limpieza en bodega, controlar las entradas y salidas de insumos.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Realizar la limpieza en la empresa 2. Mantener existencia de suministros de limpieza 3. Ordenar instrumentos de limpieza 4. Cumplir con los informes diarios de trabajo y presentarlos al jefe inmediato 5. Informar al Jefe inmediato de cualquier situacin o anomala que se presente fuera del alcance de la decisin que tiene como ordenanza.
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Diploma de educacin bsica como mnimo.
Edad:
18 a 20 aos
128
Experiencia:
3 aos en el puesto de ordenanza como mnimo
. Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad: Masculino o femenino Indiferente Hbitos de limpieza Iniciativa Responsabilidad Obediencia Carcter firmeza y voluntad Preocupacin personal por hacer bien las cosas Efectiva administracin de su tiempo Deseos de progresar Respetuoso Dinmico. Habilidad: Habilidad y alta capacidad para ordenar y mantener la limpieza en las instalaciones de la empresa.
129
Jefe del Departamento de Compras Comercial Comercial Gerente Comercial Jefe de Bodega
II.
Objetivo del puesto: Planificar, coordinar, y supervisar la ejecucin del desempeo de todas aquellas tareas que se lleven acabo dentro del departamento de compras de la Librera Medalla Milagrosa, as como tambin efectuar contactos con proveedores a nivel nacional e internacional.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Realizar los diferentes planes referentes al departamento de compras en coordinacin con el Gerente Comercial. 2. Coordinar las actividades dentro del rea de compras. 3. Revisar y aprobar los diferentes contratos de compras. 4. Preparar y revisar reuniones con los diferentes proveedores de la empresa. 5. Realizar visitas y contactos a nivel nacional e 6. Internacional con los proveedores para 7. realizar negociaciones. 8. Coordinar visitas entre el Gerente Comercial y proveedores. 9. Establecer las metas del departamento de compras y verificar que estos se cumplan. 10. Convocar a reuniones de trabajo a todo el personal del rea de compras semanalmente. 11. Contratar los servicios de agentes de seguros y aduanales. 12. Realizar diagnsticos empresariales. 13. Trabajar en Coordinacin con el Gerente Comercial y el Jefe de Bodega con relacin a los niveles de inventario.
130
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Licenciado en Administracin de Empresas o carreras afines. Edad: Experiencia: 24 a 35 aos. 1 ao en el puesto de Jefe de compras o similares. Masculino o Femenino. Indiferente. Liderazgo. Poder de persuasin. Iniciativa. Responsabilidad. tica profesional. Carcter, firmeza y voluntad. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar. Dinmica Honestidad Honradez Habilidad: Dominio puestos compras. Habilidad y alta capacidad de negociacin Conocimientos slidos en computacin
131
en y
de de
I.
II.
Jefe de Bodega Comercial Comercial Jefe del Departamento de Compras Auxiliar de bodega
Objetivo del puesto: Controlar las entradas y salidas de mercadera y supervisar los niveles de Inventarios.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Ingresar las facturas de compras al sistema de control de Inventarios. 2. Elaborar los vales de las salidas de productos que van para la sala de ventas 3. Armar muebles 4. Recibir pedidos de los Proveedores 5. Revisar las existencias mnimas de los productos. 6. Hacer requerimientos de productos al Departamento de compras. 7. Revisar pedidos que prepara el auxiliar de Bodega antes de ser entregadas a sala de ventas. 8. Llevar control de Inventarios.
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Bachillerato con estudios universitarios
Edad:
18 a 25 aos.
132
Experiencia:
No indispensable
Honesto Honrado Iniciativa. Responsabilidad. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar Respetuoso Dinmico Puntualidad
Sexo:
Masculino o Femenino.
Estado Civil:
Indiferente
Habilidad:
Disponibilidad hacia el servicio a Los dems. Excelente relaciones personales Amabilidad.
133
I.
II.
Gerente de Ventas Comercial Comercial Gerente Comercial Supervisor de ventas
Objetivo del puesto: El departamento de ventas es planear, ejecutar y dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas y existencias de Productos
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Establecer metas y objetivos. 2. Calcular la demanda. 3. Pronosticar las ventas. 4. Planear, organizar y dirigir las funciones del departamento. 5. Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. 6. Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores. 7. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas 8. Definir los estndares de desempeo. 9. Compensa, motiva y gua las fuerzas de venta.
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Licenciatura en Carreras Afines Mercadeo o
134
Edad: Experiencia:
24 a 35 aos 2 aos en el puesto de Gerente Ventas o similares.
Masculino o femenino Indiferente Liderazgo. Dinmico Poder de persuasin. Iniciativa. Respetuoso Responsabilidad. tica profesional. Honesto Buena Presentacin Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de Superacin. Habilidad: Dominio puestos Ventas. Buenas Interpersonales Habilidad y alta capacidad de negociacin Conocimientos computacin slidos en Relaciones en y preparacin proyecciones de de
135
I.
II.
Supervisor de Ventas Comercial Comercial Gerente de Ventas Vendedores y Jefe de Despacho.
Objetivo del puesto: Revisar que la mercadera cumpla con los requisitos de calidad y cantidad para que puedan ser despachados en las diferentes rutas y entregados al cliente en el lugar y tiempo que lo requiera.
. III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Atender a clientes de mayoreo que van a recoger pedidos. 2. Revisar pedidos antes de ser despachados. 3. Despachar pedidos. 4. Tomar pedidos por telfono. 5. Entregar facturas en oficina. 6. Anotar facturas en el despacho. 7. Realizar pedidos a bodega. 8. Sustituir a jefa de despacho cuando esta ausente. 9. Asignar a los motoristas la ruta que les corresponde realizar.
136
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Edad: Educacin media. 18-25 aos
Experiencia:
2 aos en puestos similares
Sexo: Estado Civil:
Masculino o femenino Indiferente
Responsabilidad Ordenado Carcter discreto Honesto. Dinmico. Respetuoso. Participativo
Habilidad:
Conocimientos computacin.
bsicos
de
137
I.
II.
Vendedor Comercial Comercial Supervisor de Ventas No aplica
Objetivo del puesto: Dar al cliente la mejor atencin y hacerlo que se sienta a gusto para que este pueda depositar su confianza en la empresa.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Ordenar sala de ventas. 2. Atender clientes. 3. Facturar ventas para que el cliente pague en caja. 4. Facturar pedidos. 5. Pedir productos a bodega. 6. Ordenar productos en sala de ventas 7. Llamar por telfono a las escuelas. 8. Elaborar hojas de despacho. 9. Etiquetar la mercadera con precio. 10. Registrar producto nuevo. 11. Solicitar transporte. 12. Llevar productos a revisin.
138
Experiencia:
Sexo: Estado Civil:
Responsable. Facilidad de expresin. Iniciativa. Efectividad del uso del tiempo Deseo de progresar. Voluntario. Respetuoso. Honesto.
Habilidad: Habilidad y alta negociacin. Conocimientos computacin. bsicos de capacidad de
139
I.
II.
Jefe de Despacho Comercial Comercial Supervisor de Ventas Auxiliar de despacho y Motoristas
Objetivo del puesto: Preparar revisar y despachar de manera optima Miguel y dems lugares de la zona Oriental.
productos de las rutas de San
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Preparar ruta de San Miguel (maana y tarde). 2. Revisar Ruta de San Miguel (maana y tarde). 3. Despachar ruta de San Miguel (maana y tarde). 4. Preparar pedidos de rutas de afuera de San Miguel. 5. Revisar pedido de rutas de afuera de San Miguel. 6. Despachar pedidos de ruta de afuera de San Miguel. 7. Facturar productos que se despachan en las rutas. 8. Anotar facturas de todos los despachos. 9. Ordenar los mueble de el rea de papelera 10. Hacer pedido a bodega para rellenar los muebles de papelera. 11. Atender clientes en sala de ventas. 12. Revisar pedidos de centros escolares. 13. Verificar que los motoristas lleven los carros a taller.
140
Experiencia:
Sexo: Estado Civil:
Responsable. Facilidad de expresin. Iniciativa. Efectividad del uso del tiempo Deseo de progresar. Voluntario.
Habilidad:
Habilidad y alta negociacin Conocimientos computacin
capacidad de
bsicos
de
141
I.
II.
Auxiliar de Despacho Comercial Comercial Supervisor de Ventas Auxiliar de despacho y Motoristas
Objetivo del puesto: Preparar revisar y despachar de manera optima Miguel y dems lugares de la zona Oriental.
productos de las rutas de San
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Ordenar productos en estantes 2. Ordenar facturas 3. Atender a clientes de mayoreo que llegan a recoger pedidos 4. Revisar pedidos antes de ser despachador 5. Despachar pedidos 6. Tomar pedidos por telfono 7. Facturar los pedidos de mercadera 8. Entregar facturas en oficina 9. Anotar facturas en el despacho 10. Realizar pedidos a bodega 11. Sustituir al jefe de despacho cuando este ausente 12. Asignar a los motoristas la ruta que les corresponde realizar.
142
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Edad: Educacin Media 18-25 aos
Experiencia:
No Indispensable
Sexo: Estado Civil:
Responsabilidad Ordenado Carcter discreto Honesto. Dinmico. Respetuoso. Participativo.
Habilidad:
Conocimientos bsicos de computacin.
143
I.
II.
Motorista Comercial Comercial Jefe de Despacho No aplica
Objetivo del puesto: Preparar y entregar mercadera de manera oportuna a clientes de toda la zona oriental haciendo buen uso de los recursos que le brinda la empresa.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Hacer limpieza del vehculo. 2. Descargar pedidos de mercadera. 3. Cargar mercadera. 4. Ayudar a ordenar mercadera. 5. Preparar pedidos. 6. Entregar pedidos. 7. Revisar vehculos. 8. Ir a traer mercadera donde los proveedores. 9. Realizar cobros a clientes de la Librera. 10. Transportar personal. 11. Llevar los vehculos al taller.
144
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Edad: Educacin Bsica 18-25 aos
Experiencia:
Indispensable con Licencia de conducir vigente
Sexo: Estado Civil:
Masculino Indiferente
Responsabilidad Ordenado Carcter discreto Honesto.
Habilidad:
Saber conducir de manera responsable.
145
I.
II.
Gerente de Mercadeo Comercial Comercial Gerente Comercial Ejecutivo de ventas por telfono y Ventas externas.
Objetivo del puesto: Aumentar el nmero de clientes mediante la elaboracin e implementacin de planes de mercadeo y ventas, as como de publicidad para la empresa.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Presentacin de un plan anual donde se detallen las actividades a realizar en la unidad y ejecutarlo. 2. Elaborar, presentar e implementar un plan de mercadeo y ventas. 3. Informar al Gerente General de los logros y dificultades en las funciones de la unidad y en la ejecucin del plan de trabajo. 4. Diseo e implementacin de polticas y estrategias para las funciones de la unidad y velar por su cumplimiento. 5. Definir planes de imagen empresarial, criterios, logo y lema. 6. Disear e implementar planes para monitorear la calidad y satisfaccin de los clientes en los servicios prestados. 7. Evaluar constantemente los resultados de los diversos planes. 8. Administrar y controlar el personal de la unidad, los recursos financieros, mobiliario y equipo con que cuenta la unidad. 9. Mantener estrecha comunicacin con los clientes velando por su plena satisfaccin. 10. Disear e implementar sistemas para mejoramiento de la calidad de los servicios y la satisfaccin de los clientes. 11. Desarrollar nuevos mercados y oportunidades de trabajo.
146
12. Realizar cualquier otra actividad que segn su capacidad y experiencia sea requerida por el Gerente General.
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Edad: Experiencia: Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad: Licenciatura en Mercadotecnia. 25 a 32 aos. 2 aos en puestos similares. Masculino o Femenino. Indiferente. Liderazgo Honradez Iniciativa. Responsabilidad. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar. Respetuoso. tica profesional. Creativo e innovador. Dinmico. Puntualidad. Habilidad: Habilidad para liderar Habilidad y alta capacidad de negociacin. Disponibilidad de Servicio hacia a los dems.
147
I.
II.
Ejecutivo de Ventas por telfono Comercial Comercial Gerente de Mercadeo Ventas externas
Objetivo del puesto: El objetivo principal es usar el telfono para vender una parte o la totalidad de sus productos o servicios para lograr incrementar su territorio de ventas.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Atender al cliente en sala de ventas y por telfono. 2. Tomar pedidos de los clientes y a veces prepararlos 3. Facturar 4. Elaborar cotizaciones y enviarlo por fax 5. Elaborar Reporte de Ventas Diarias 6. Estar pendiente de los clientes que se les a enviado cotizaciones 7. Llamar a los clientes a diario 8. Verificar las existencias de los productos que se van a cotizar 9. Elaborar Garanta de los Productos 10. Estar Pendiente de las Ofertas del mes para envirselas a todos los clientes por fax o por correo electrnico. 11. Mantener actualizada la base del CRM. 12. Estar al da con la programacin de las llamadas de los clientes. 13. Buscar Clientes Nuevos. 14. Realizar Visitas a los Clientes cuando fuese necesario. 15. Mandar facturas de cobros. 16. Elaborar las proyecciones de Cobros. 17. Recuperar Crditos Morosos.
148
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Bachiller en Comercio y Administracin / Educacin Superior Universitaria en Lic en Mercadeo o Carreras Afines Edad: Experiencia: Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad: 22 a 35 aos. 1 aos en puestos similares. Masculino o Femenino. Indiferente Liderazgo. Dinmico Poder de persuasin. Iniciativa. Respetuoso Responsabilidad. tica profesional. Carcter firmeza y voluntad. Honesto Honrado Buena Presentacin Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar. Habilidad: Habilidad y alta capacidad de negociacin Conocimientos slidos en computacin
149
LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO Vendedor Externo Nombre del puesto: Comercial rea a que pertenece: Comercial Gerencia: RELACIN DE AUTORIDAD Ejecutivo de ventas por telfono. Jefe inmediato: No aplica Personal bajo su mando: Objetivo del puesto: Ampliar la cartera de clientes de la empresa, realizando visitas a domicilio en toda la zona oriental.
II.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Realizar Visitas a Domicilio a los clientes 2. Programar y Concertar citas con los clientes 3. Hacer un cronograma de actividades 4. Presentar reportes diarios de las visitas realizadas durante el da a los clientes 5. Presentar propuestas de regalas para los clientes 6. Atender en sala de ventas 7. Llevar cotizaciones de productos a los clientes 8. Hacer nuevos clientes y mantener los que ya tiene. 9. Estar pendiente de las fechas que entregan los bonos de las escuelas. 10. Mantener actualizada la base de datos de los clientes 11. Darle seguimiento a las cotizaciones que se le realizan a los clientes 12. Mantener limpia su rea de trabajo y colaborar con los dems IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin Superior Universitaria en Lic. en Mercadeo o Carreras Afines.
150
Edad: Experiencia:
24 a 40 aos. 2 aos en el puesto de Gerente Ventas o similares.
Sexo: Estado Civil:
Masculino o Femenino. Indiferente
Liderazgo. Dinmico Poder de persuasin. Iniciativa. Respetuoso Responsabilidad. tica profesional. Carcter, firmeza y voluntad. Honesto Buena Presentacin Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de Superacin.
Habilidad:
Buenas Interpersonales.
Relaciones
Habilidad y alta capacidad de negociacin. Conocimientos Bsicos en Computacin .
151
I.
II.
Jefe del Departamento Tcnico. Gerencia Comercial Gerente Comercial No aplica
Objetivo del puesto: Coordinar y desarrollar sistemas que satisfagan oportunamente las necesidades de informacin de la Empresa y que sean de apoyo efectivo tanto para el desarrollo de las labores que realizan las diferentes unidades, como para la toma de decisiones.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Supervisin del Departamento Tcnico 2. Organizacin de los planes de trabajo 3. Monitoreo de procedimientos con clientes 4. Diseo y Mantenimiento del sitio web de la empresa 5. Mantenimiento de la red de datos y telefnica de la empresa 6. Mantenimiento de servidores de base de datos de la empresa 7. Organizacin y preparacin de capacitacin de nuevas tecnologas 8. Capacitacin al personal tcnico del departamento 9. Backup de sistema de seguridad.
152
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Titulo acadmico preferentemente en las reas de Licenciatura o Ingeniera en Ciencias de la computacin o sistemas. Edad: Experiencia: Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad: 25-35 aos 3 aos en puestos similares Masculino o Femenino. Indiferente Liderazgo Responsabilidad. Metdico, sistemtico y ordenado. Efectividad del uso de tiempo. Capacidad Anlisis y sntesis. Excelente relaciones interpersonales. Iniciativa, creatividad e innovacin.
Habilidad:
Experiencia en instalacin, Mantenimiento y respaldo de Sistemas. Dominio de Sistemas Operativos Facilidad de comunicacin verbal y escrita.
153
I.
II.
Tcnicos Comercial Comercial Gerente del Departamento Tcnico. No aplica
Objetivo del puesto: Supervisar todas las funciones Informticas y Tecnolgicas de la empresa, con el propsito de brindar un mejor servicio a los clientes de la Empresa. .
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Tcnicas a clientes de plantas telefnicas 2. Ensamblar y Reparar Maquinas. 3. Instalar Sistemas Operativos y otros programas 4. Recibir y entregar equipos cuando los traen a reparacin. 5. Realizar diagnsticos de equipos 6. Entregar los equipos a clientes. 7. Configurar cables de red. 8. Hacer redes y configurarlas 9. Dar asistencia tcnica por telfono a los clientes 10. Dar mantenimiento preventivo y correctivo a las maquinas de los clientes y a las de la empresa. 11. Configuracin e instalacin de las plantas telefnicas 12. Establecimiento de precios en los procedimientos de clientes. 13. Soporte telefnico a clientes de plantas telefnicas. 14. Visitas tcnicas a clientes de plantas telefnicas
154
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Tcnico en computacin.
Edad:
20-25 aos
Experiencia: Sexo: Estado Civil:
1 ao en puestos similares Masculino o Femenino. Indiferente
Honestidad Honradez Responsabilidad. Carcter, firmeza y voluntad. Efectividad del uso de tiempo. Capacidad Analtica.
Habilidad:
Dominio de Sistemas Operativos Habilidad para presentar
informes orales y escritos. Excelente interpersonales. relaciones
155
I.
II.
Contador General Financiera Financiera Gerente Financiero No aplica
Objetivo del puesto: Supervisar todas las funciones contables de la empresa, con el propsito de controlar y salvaguardar los bienes de la empresa.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Llevar contabilidad en base a las Nic/es adoptadas en El Salvador. 2. Hacer planillas de pago referente a sueldo y AFP. 3. Atender a los proveedores 4. Elaboracin de quedan. 5. Ingresar los quedan y cancelarlos en el sistema 6. Elaborar cheques y Boucher. 7. Cancelar las facturas de compras al crdito y contado en el sistema. 8. Ordenar facturas de compras y registrarlas en el libro de compras en sistema. 9. Imprimir los libros de IVA. 10. Sacar copias de la documentacin con que se hace la preventiva para los auditores 11. Hacer los correspondientes comprobantes de retencin de IVA y Renta. 12. Elaborar las declaraciones de IVA, Pago a cuenta y los informes 910 y 930. 13. Archivar las planillas de sueldos, ISSS y AFP. 14. Archivar todos los documentos que respalde las operaciones de la empresa.
156
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Licenciatura en Contadura Pblica Edad: Experiencia: Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad: 20-25 aos 3 aos en puestos similares. Masculino o Femenino. Indiferente Planificador, Metdico, ordenado. Responsabilidad. Carcter, firmeza y voluntad. Efectividad del uso de tiempo. Capacidad numrica Control interno. Habilidad: Dominio contable. Habilidad para presentar informes orales y escritos. Facilidad de redaccin. Uso de Calculadoras, de software
contmetro Actualizado en Leyes y Normas Contables. Conocimientos computacionales.

157
sobre
Conocimientos del Cdigo de trabajo.
I.
II.
Cajero Financiera Financiera Gerente Financiero No aplica
Objetivo del puesto: Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos, proyectos, programas y acciones financieras encaminadas a la obtencin de resultados positivos para la empresa. .
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Cobrar la mercadera a los clientes 2. Rectificar cuentas de orden de pedidos 3. Realizar pagos mnimos de caja chica 4. Ordenar cartera de clientes 5. Recibir llamadas 6. Realizar cambio de divisas 7. Mantener el mnimo de existencia en caja 8. Realizar los informes de caja 9. Cumplir con el arqueo de caja 10. Cumplir con los informes diarios inmediato. 11. Informar al gerente general cualquier situacin o anomala que se de trabajo y presentarlos al jefe
presente fuera del alcance de la decisin que tiene como cajero.
158
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin media opcin asistencia contable
Edad: Experiencia: . Sexo: Estado Civil:
20 a 24 aos. 2 aos en el puesto de cajero, contador o similares. Masculino o Femenino. Indiferente
Honesta Honrada Poder de persuasin. Iniciativa. Responsabilidad. tica profesional. Carcter firmeza y voluntad. Deseos de seguir superndose. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar Respetuoso.
Dinmico Habilidad: Habilidad y alta capacidad para contar efectivo de diferentes
tipos y denominaciones. Uso de contmetro, calculadoras y caja registradora.

159
I.
II.
Jefe de Crditos y Cobros Financiera Financiera Gerente Financiero. No aplica
Objetivo del puesto: Realizar anlisis crediticio de la cartera de clientes.
III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Evaluar Constante el Record crediticio de los clientes Actuales y Potenciales. 2. Realizar las Proyecciones de Cobros 3. Cancelar Facturas en Sistema de Mayoreo 4. Revisar los Cortes de Caja a Diario 5. Cancelar en el Sistema los Crditos de las Escuelas 6. Procesar Remesas en el Sistema 7. Dar Facturas de Cobros a los Vendedores cada 15 Das. 8. Llevar un Registro de todos los clientes que tienen Crdito 9. Cancelar Saldos Por Consumo y Salidas por cambio de cliente 10. Revisar cada 8 das las cuentas recuperadas de los crditos que fueron otorgados a los clientes en meses anteriores 11. Mantener Limpia la cartera de clientes 12. Recuperar cuentas Morosas 13. Aprobar o rechazar los crditos que solicitan los clientes 14. Bloquear las cuentas de los clientes cuando este a cado en mora
160
IV. PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Lic. En Contadura Pblica o
Carreras Afines Edad: Experiencia: 25 a 35 aos. 2 aos en el puesto de
Encargado de Crditos y Cobros o similares. Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad: Masculino o Femenino. Indiferente Liderazgo. Dinmico Poder de persuasin y
Negociacin Iniciativa. Responsabilidad. tica profesional. Carcter, firmeza y voluntad. Honrado Buena Presentacin Efectiva administracin de su tiempo. Habilidad: Dominio en preparacin y
anlisis proyecciones de Cobros. Buenas Interpersonales Habilidad y alta capacidad de negociacin.

161
Relaciones
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
I. PRESENTACION.
162
Para el buen desempeo y eficiencia de toda empresa es necesario poseer un documento que sistematice las actividades que el personal realiza dentro de ella.
Los procedimientos del departamento de Recursos Humanos no slo comprenden la mera bsqueda, seleccin, contratacin y beneficios para el personal sino que abarca otros aspectos que afectan la motivacin, la productividad, la lealtad y la seguridad de los empleados, en este ltimo caso en especfico, dentro y fuera de Librera Medalla Milagrosa.
Por esta razn, el Manual de Recursos Humanos se convierte en una herramienta administrativa esencial en las actividades diarias, ante la problemtica relacionada con los procedimientos de personal, polticas de ascenso, problemas de rotacin y trmite de reclamos.
163
III.
IV.
Gerente de Recursos Humanos Administrativa Comercial Jefe del Depto. Administrativo Comit Evaluador, Supervisor de funciones y Ordenanza.
Objetivo del puesto: Administrar la gestin del elemento humano y mantener el registro e informacin sobre el personal, administrar el pago de las remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para el personal de la empresa, adems de establecer la representacin del personal en lo referente a las relaciones contractuales del personal, de acuerdo con las polticas, planes y programas definidos por la Gerencia, en el marco del Derecho del Trabajo y otras disposiciones legales pertinentes. Adems, efectuar todas aquellas acciones que le competan en la gestin del Servicio de Bienestar para los empleados. FUNCIONES DEL PUESTO 10. Proponer las polticas generales de administracin de los recursos humanos, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y los principios de administracin de personal. 11. Mantener actualizados la documentacin y los registros con todos los antecedentes y la informacin referida al personal. 12. Asesorar oportunamente al personal. 13. Ejecutar y tramitar la incorporacin, promocin, retiro o destinacin del personal, como tambin lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal.
164
14. Asegurar la operatividad de los trmites administrativos relacionados con licencias mdicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos y vacaciones y otros trmites y/o certificaciones que requiera el personal. 15. Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, sin perjuicio del control obligatorio que debe realizar cada Direccin. 16. Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal. 17. Colaborar con el Departamento de Gestin y Desarrollo Organizacional en la aplicacin de Programas de Induccin, Capacitacin y Desarrollo Personal. 18. Programar y ejecutar programas de bienestar y recreacin para los trabajadores de la empresa y su grupo familiar.
PERFIL DEL PUESTO Educacin formal: Educacin superior Universitaria en el rea de Administracin de empresas, psicologa o Carreras afines. Edad: 25 a 35 aos.
Experiencia:
3 aos en el puesto de gerente de Recursos Humanos o similares.
Sexo:
Masculino o Femenino.
Estado Civil:
165
Indiferente.
Dinmico. Respetuoso. Amable. Poder de persuasin. Iniciativa. Responsable. Carcter, firmeza y voluntad. Efectiva administracin de su tiempo. Deseo de progresar.
Habilidad:
Buenas Interpersonales.
Relaciones
Habilidad para Trabajar Bajo Presin.
Habilidad para el manejo de equipo de oficina, equipo de cmputo.
166
II. EL CICLO DE PERSONAL. El personal que se contrate, deber vivir un ciclo dentro de la librera: definido el puesto, es seleccionado, contratado, inducido, capacitado e incentivado, luego se evala a partir de estas funciones para capacitarlo en su cargo y/o promoverlo. Este ciclo de personal se puede describir de la siguiente manera: RECLUTAMIENTO SELECCIN. CONTRATACION INDUCCION. ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION. EVALUACION DEL DESEMPEO. PRESTACIONES.
1.
EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL. Es la forma de cmo hacer llegar personas a la librera, que tengan
habilidades y caractersticas deseables para convertirlas en aspirantes a las plazas vacantes. A continuacin consideraremos las etapas que forman parte del proceso de reclutamiento y la seleccin.
a. b. c. d. e.
La librera define la vacante. Se analiza y aprueba o rechaza la solicitud. La librera busca los aspirantes. Somete a concurso interno la plaza vacante. Gerencia General, Recursos Humanos y Jefaturas analizan los candidatos internos.
f. g. h.
Entrevistas con candidatos internos Preparan terna con expediente y documentos anexos. Si se selecciona candidato interno contina con el paso P
167
i.
Si los candidatos internos no llenan los requisitos, se archivan los expedientes y se procede a reclutamiento externo.
j.
Se accede a los medios de reclutamiento o banco de datos de los aspirantes.
k. l.
Se analiza la solicitud de empleo y anexos. Entrevista inicial por Recursos Humanos y jefes del rea o
Departamento donde est la vacante; si es en el rea de administracin (Secretarias, recepcionistas diurnas y nocturnas, cajeras, auxiliares de contabilidad, ordenanzas, motoristas, etc.), las entrevistas
complementarias las realizar el Auditor Interno y Contador General para poder unificar criterios con la Gerencia General y Recursos Humanos. m. n. o. p. Investigacin de antecedentes y referencias. Anlisis de los expedientes de los candidatos. Seleccin del candidato. Se procede a los trmites de legalizacin de la contratacin.
2.
CONTRATACION E INDUCCION. Despus de haber seleccionado al candidato idneo, y el puesto que
desempear, se proceder a completar los datos para integrarlos al expediente de trabajo. Adems, deber firmar el Contrato de Trabajo de acuerdo a la frmula legal establecida, as estar listo para recibir la orientacin o gua dentro de la librera.
Recursos Humanos se encargar de que el nuevo empleado lea detenidamente el Reglamento Interno de la librera, el cual al terminar de leer lo discutirn y solucionar las dudas que pudieren surgir de la lectura. Luego leer el Manual de Bienvenida.
168
Recursos Humanos se har valer de todos aquellos instrumentos que den a conocer la empresa en su totalidad, tales como manuales varios, revistas, videos, etc. Luego, se leer el contrato y aceptado, el nuevo empleado lo firmar al igual que el representante patronal. Despus de este acto, el nuevo integrante de la gran familia recibir la bienvenida de parte de la Gerencia General quien entregar la carta que lo confirma como un nuevo empleado. Acto seguido se le mostrarn las instalaciones y se le presentar al personal en las diferentes reas de la librera, terminado el recorrido se entregar al jefe inmediato.
El Jefe de rea o departamento deber preparar al empleado recin contratado, para que conozca y se adapte en el menor tiempo posible a la institucin, conociendo a sus compaeros de trabajo, jefes, funciones a realizar, equipo a su cargo y las condiciones bajo las que se contratar; es el
jefe inmediato el que se encargar de preparar una gua la cual estar orientada de la siguiente manera: a. b. c. d. e. INDUCCION: Adaptacin rpida a la empresa. ANALISIS DEL NUEVO EMPLEADO: Fortalezas y debilidades ENTREGA DE FUNCIONES A DESARROLLAR. PRESENTAR A JEFES Y COMPAEROS. ENTRENAMIENTO CON EL USO DE EQUIPO QUE MANEJAR.
3.
ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION. La librera por medio de las jefaturas y Recursos Humanos deber
preparar a su personal, de manera que aprendan como hacer mejor su trabajo y que conozcan tcnicas de relaciones humanas, este entrenamiento lo har el jefe de cada departamento.
169
La Capacitacin y el Entrenamiento son actividades relevantes, adems de motivar a los empleados, puede evitar o reducir los errores humanos y de mantenimiento.
A medida que cambian las exigencias del puesto, se tienen que modificar y actualizar las habilidades del empleado. Estas pueden ser tcnicas interpersonales y de solucin de problemas. La mayor parte de la capacitacin se dirige a la actualizacin y mejora de las habilidades tcnicas del empleado. Actualmente la mayor parte de los puestos se ha vuelto ms compleja y se exige que los empleados tengan habilidades para llevar controles estadsticos de procesos y en algunos casos la computacin. El desempeo en el puesto depende de la habilidad del empleado para interactuar con eficiencia junto a sus compaeros y jefes. Algunos empleados tienen excelentes habilidades interpersonales; otros requieren capacitacin para mejorar las suyas. Esto incluye aprender a escuchar y no slo or, cmo comunicar las ideas propias con mayor claridad, y cmo reducir conflictos. Muchos empleados tienen que resolver problemas en sus puestos, particularmente en aquellos que son de variedad no rutinaria y cuando la habilidad para la solucin de problemas de los empleados es deficiente, la administracin quiz deber mejorar estas habilidades por medio de la capacitacin. La responsabilidad de la capacitacin es compartida tanto del jefe inmediato, como del mismo empleado. La Gerencia General en coordinacin con Recursos Humanos y cada Jefe, sern responsables de la capacitacin del personal, y desde luego de decidir cundo y qu forma de capacitacin necesiten los empleados.
Cada fin de ao Recursos Humanos elaborar el plan de capacitacin para el ao siguiente, este debe estar orientado a las necesidades de los empleados.
170
Para detectar necesidades de capacitacin, Recursos Humanos se auxiliar de:
a. Las expresadas por cada jefe. b. Las evaluaciones del desempeo. c. Las que son emergentes. d. Las que exija el entorno.
4.
EVALUACION DEL DESEMPEO. La evaluacin del desempeo es un proceso mediante el cual nos
damos cuenta de cuan efectivos hemos sido al contratar y motivar a nuestros subordinados y poder llegar a decisiones objetivas de personal. Las evaluaciones del desempeo se usan para tomar diferentes decisiones respecto al recurso humano: incremento de sueldo por sus mritos, necesidades de capacitacin y desarrollo, revelan adems cules habilidades y competencias de los empleados son inadecuadas en el presente, para desarrollarlas con programas correctivos. Existen diferentes mtodos y tcnicas para evaluar el desempeo del empleado, y los objetivos son los siguientes: Obtener informacin para tomar decisiones de: Promocin,
remuneracin y capacitacin. Para revisar el comportamiento del trabajo, entre jefe y subalterno. Responder al deseo de todos de saber: Cmo hago mi trabajo? Mejorar las relaciones interpersonales. Desarrollar un plan para corregir deficiencias. Para planear la carrera en la institucin.
171
5.
RETRIBUCIONES Y PRESTACIONES.
AREA DE SALUD Afiliacin al ISSS: Dado que toda empresa est en la obligacin de afiliar a sus colaboradores, stos deben llevar al departamento de Recursos Humanos su original y fotocopia de su Documento nico de Identidad (DUI) y una fotografa, para que tramite su carnet de afiliacin respectivo (si aun no lo tiene).
El empleado que desee hacer uso del Instituto Salvadoreo del Seguro Social (ISSS), debe solicitar su certificado al departamento de Recursos Humanos.
La proteccin y beneficios de esta institucin son las siguientes: Accidentes de trabajo, enfermedades generales y profesionales,
maternidad, etc
Botiqun y Servicios de Emergencia: De Librera Medalla Milagrosa, cuenta con un botiqun en el rea de Caja, que tiene o proporciona sin costo alguno, medicinas comunes para uso de sus colaboradores.
Vacaciones: Todo colaborador de Librera Medalla Milagrosa, tiene derecho a vacaciones pagadas anualmente, las cuales pueden disfrutarse despus de cada ao continuo de servicios.
Aguinaldos: Todo empleado que tenga un ao ininterrumpido de labores, recibe dentro de la primera quincena del mes de diciembre de cada ao, un aguinaldo el cual es calculado segn lo estipula el Cdigo de Trabajo.
172
Aquellos que no hayan cumplido un ao de labores reciben, por concepto de aguinaldo, una cantidad proporcional al tiempo laborado. INFORMACIN GENERAL Horario de Trabajo: De Lunes a Viernes de 8:00 a.m. Hasta las 5:30 p.m. Sbados de : 8:00 a.m. hasta las 12:00 m.d. Teniendo cada empleado 1 Hora para su Almuerzo y 10 Minutos para un refrigerio durante el da. Solicitud de vacaciones, permisos, ausencias: Toda solicitud de permiso, perodo de vacaciones u otro tipo de ausencias laborales, deber hacerse a travs del formulario respectivo, el cual podr obtener en el departamento de Recursos Humanos y deber entregar con firma de autorizacin de jefe inmediato.
Perodo de Prueba: El perodo de prueba de la institucin para confirmar al empleado en su puesto, es de un mes, perodo durante el cual deber demostrar su capacidad para desempear el puesto para el que fue contratado.
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS. 1. POLTICAS DE RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y CONTRATACIN DE PERSONAL 2. OBJETIVOS : 1. Conseguir a las personas ms aptas para los cargos. 2. Fundamentar el crecimiento de personal en la planeacin de los recursos 3. No sobrecargar de puestos a la librera, ni de funciones los cargos.
173
POLTICAS 1. Se entender por reclutamiento, seleccin y contratacin todas las actividades realizadas por el departamento de Recursos Humanos de la librera, para atraer, escoger y formalizar la prestacin de servicios de personal externo, a fin de llenar las vacantes. 2. Los Jefes o Gerentes que requieran nuevas plazas, las solicitarn al Encargado de Recursos Humanos, por medio de requisicin de personal, en la que se exprese la razn de la solicitud, las tareas y requisitos del puesto. 3. El reclutamiento y contratacin se efectuar con base en la planeacin de los recursos humanos, segn el plan y presupuesto anual de trabajo y ser responsabilidad de cada Gerente o Jefatura.
4. El proceso de seleccin y contratacin de personal externo se llevar a cabo siempre y cuando se agoten los recursos para conseguir candidato en la fuente interna o cuando las jefaturas soliciten personal de la fuente externa para ocupar nuevos puestos. 5. Para todo personal contratado, en los distintos puestos de la librera ser considerado un perodo inicial de un mes de prueba (nuevo ingreso). Dentro de ese perodo tanto la librera como el empleado podrn dar por terminado el contrato sin ninguna responsabilidad para ninguna de las partes. 6. Para la seleccin de personal se considerar siempre los requisitos del cargo y las caractersticas profesionales, experiencia y condiciones personales requeridas del aspirante, descritas en el Manual de Puestos. 7. El proceso de seleccin se basar en pruebas tcnicas aplicadas a los solicitantes de acuerdo con el puesto o cargo a desempear y segn el Reglamento Interno de Trabajo. 8. Toda contratacin se har con apego al Cdigo de Trabajo vigente y cumpliendo con los requisitos legales en cuanto a seguridad social, y a lo dispuesto en el Reglamento Interno Vigente.
174
9. La asignacin de los salarios estar en funcin de los requerimientos del nivel jerrquico del puesto as como de la oferta y demanda del mercado laboral. 10. Todo trabajo ejecutado en horas extraordinarias ser remunerado de conformidad con las disposiciones que al respecto establezca el Cdigo Laboral vigente. 11. No se autorizarn ni se pagarn horas extras, sin la autorizacin del Jefe del rea respectiva y la aprobacin del Gerente de General. 12. La informacin del proceso de reclutamiento y seleccin efectuada para contratar un candidato se guardar en los archivos de personal y el expediente se manejar en forma estrictamente confidencial. 13. De la terna de candidatos, los que no sean seleccionados, pasarn a formar parte del banco de datos de la librera. 14. De acuerdo a los niveles de inflacin del pas y la situacin financiera de la empresa los salarios se revisarn cuando fuere necesario, siendo responsabilidad de cada jefe, analizarlos y proponerlos a la Gerencia General y a la Junta Directiva, para su aprobacin. 15. Los empleados de la librera debern tener un expediente que respalde su historial. 16. Todo movimiento de personal que se realice deber ser registrado en el formulario de accin de personal.
175
3. POLTICAS DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL OBJETIVO: Contar con la informacin suficiente y necesaria para conocer de la calidad de empleado con que cuenta la empresa. POLTICAS 1. El Encargado de Recursos Humanos, crear y mantendr expedientes Actualizados por cada uno de los empleados permanentes de la librera, el cual dispondr principalmente de la siguiente informacin: CURRICULUM VITAE REQUISICIN DE PERSONAL SOLICITUD DE EMPLEO QUE INCLUYA SU HISTORIA SALARIAL DESCRIPCIN DE PUESTO " GUIA DE ENTREVISTA RESULTADOS DE EVALUACIONES TCNICAS CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO REGISTRO INDIVIDUAL DEL EMPLEADO EVALUACIONES DEL DESEMPEO COMPROBANTES DE NIVEL ACADMICO ACCIONES DE PERSONAL
2 Cuando un empleado se retire, se archivar el expediente en un archivo de empleados cesantes. 3 El archivo de personal deber ser clasificado en orden alfabtico y la documentacin respectiva de cada empleado en orden cronolgico.
176
4 Los expedientes del personal Directivo, sern archivados por el GERENTE GENERAL considerados informacin confidencial.
3. POLTICAS DE PRESTACIONES AL PERSONAL.
OBJETIVO: A. Atraer personal externo idneo que mejore el nivel profesional de la librera. B. Lograr que el personal interno se identifique con la librera.
POLTICAS 1. Los empleados de la librera, gozarn de las prestaciones mnimas que establece el Cdigo de trabajo y Reglamento Interno vigentes. y otras que, a criterio de la gerencia se establezcan, es decir:
a) Vacacin anual remunerada, cuya duracin ser de 15 das remunerados con una prestacin equivalente al salario ordinario quincenal ms el 30% del mismo. b) Das de Asueto: Se considerarn das de trabajo todos los das del ao a excepcin de los sbados por la tarde y domingos y aquellos das festivos, que correspondan a las fechas siguientes: Enero 1 Jueves, viernes y sbado Mayo 1 Agosto 6 Septiembre 15 Noviembre 2 Ao nuevo Semana Santa Da del trabajo Fiestas patronales de San Salvador Da de la Independencia Da de los Difuntos.
177
Noviembre 21 Diciembre 25
Fiestas patronales de San Miguel. Navidad
c) Aguinaldo: La librera conceder lo estipulado en las Leyes respectivas, salvo casos especiales los cuales se pactarn individualmente en el contrato correspondiente y casos que considere la Gerencia General. d) Cuando el empleado necesite realizar funciones laborales fuera de la libreria, tendr derecho al pago de viticos de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo vigente.
4. POLTICAS DE EVALUACIN DEL DESEMPEO OBJETIVOS : A. Mantener y mejorar la calidad de trabajo de los empleados de la librera. B. Servir de base tcnica para promover, ascender, mejorar, capacitar, felicitar o sancionar al personal. POLTICAS :
1. Se entender por evaluacin del desempeo, las actividades o acciones que se llevan a cabo con el personal, que estn orientadas a medir el rendimiento de un empleado, a travs de la comparacin del resultado de esas acciones, de las habilidades y otros aspectos establecidos previamente, en el perfil del puesto. Los resultados llevarn como propsitos, entre otros disminuir aspectos deficientes y mejorar la calidad del trabajo.
178
2. Toda evaluacin del desempeo deber incluir: a. Descripcin del puesto a evaluar b. Definicin de metas u objetivos de la libreria relacionadas particularmente con el rea de funcionamiento y del puesto a evaluar. c. Comunicacin de los resultados de la evaluacin al personal. d. Definicin y aplicacin de la accin correctiva por e! desempeo inadecuado y de la accin de reconocimientos por el desempeo favorable. 3. El Encargado de Personal, quince das hbiles antes de la siguiente evaluacin del desempeo proporcionar a los evaluadores (Gerentes y Jefes) los formularios de "Evaluacin del desempeo", adems de aquella otra informacin que considere conveniente y que contribuya a la evaluacin del desempeo, como lo es: a. Lista de personal a evaluar. b. Antecedentes de asistencia y llegadas tardas. c. Acciones de amonestaciones y felicitaciones por escrito si las hubiere. d. Estudios realizados y adiestramiento que haya recibido. e. Cualquier antecedente adicional que pueda servir para el proceso de evaluacin. 4. Para la realizacin de evaluacin del desempeo se utilizar el formulario "Evaluacin del desempeo de personal" el cual, llenar el jefe inmediato de acuerdo con los factores requeridos. 5. En toda evaluacin se tendr en cuenta lo siguiente a. Se evaluar el desempeo del empleado en el puesto de trabajo b. Los factores externos sobre los cuales el empleado no ha tenido control, sern considerados para la evaluacin. c. Cada factor ser medido separada y cuidadosamente evitando calificar a todos los factores subjetivos o influencias personales.
179
6. Todo empleado en perodo de prueba ser evaluado por su jefe inmediato despus de finalizados los 30 das. Una evaluacin de desempeo favorable es requisito indispensable para que sea aceptado como empleado permanente. 7. Todo empleado de la librera, se someter al proceso de evaluacin, inmediatamente despus del perodo de prueba y por lo menos dos veces al Ao. Se discutir con el empleado por lo menos cada seis meses, aspectos sobre el desarrollo de sus labores, esto se documentar en una hoja de comentarios. La discusin ser abierta, objetiva y centrada en el desempeo, en busca de la solucin de los problemas del perodo y no de las faltas. Si el empleado lo estima conveniente anotar sus comentarios en el formulario respectivo. 8. Las evaluaciones sern en junio y en diciembre de cada ao. 9. El sistema de evaluacin del desempeo considerar diferentes factores para evaluar el desempeo de los empleados, dependiendo del nivel al que pertenezcan, los factores a considerar son entre otros, los siguientes:
a. Para personal ejecutivo y mandos medios: Capacidad de direccin y organizacin, capacidad para la toma de decisiones, definicin de metas y objetivos, calidad y puntualidad en la
obtencin de resultados, entrega del trabajo,
supervisin requerida, conocimiento del trabajo,
criterio, comunicacin, identificacin con la libreria, realizacin de evaluaciones del desempeo, Confiabilidad, relaciones interpersonales, iniciativa, imagen profesional, cumplimiento de polticas y procedimientos internos, desarrollo del personal, innovacin o creatividad y cautela.
180
b. Para personal administrativo: Capacidad administrativa, calidad y puntualidad en la entrega del trabajo, supervisin requerida, criterio, obtencin de resultados de calidad, dominio del trabajo, comunicacin, responsabilidad,
cooperacin, confiabilidad, relaciones interpersonales, disciplina, iniciativa, actitud hacia el Hospital, integridad profesional,
puntualidad y honradez.
c. Personal de servicio y tcnico Calidad de resultados, puntualidad en la entrega del trabajo, supervisin requerida, responsabilidad, cooperacin, Confiabilidad, iniciativa, disciplina, lealtad, puntualidad y honradez.
10. La evaluacin de los Gerentes se har en base a resultados obtenidos, segn parmetros establecidos en el Numeral 9 y el responsable ser el Gerente General, y la evaluacin del personal administrativo y de servicio y tcnico se har en base a la Evaluacin del desempeo y tomando en cuenta los factores del literal b y c del numeral 9, bajo la responsabilidad de los respectivos Gerentes y/o Jefes de rea.
11. Las evaluaciones del desempeo sern efectuadas con objetividad y tendrn como propsito mantener y mejorar la calidad del trabajo del empleado; as como contribuir en cierto grado a la promocin, aumentos salariales, capacitacin y desarrollo del personal, y para acciones administrativas tales como transferencia, suspensiones y despidos.
181
12. Si hubiere inconformidad por parte de un empleado en relacin a la evaluacin realizada por su encargado inmediato, podr documentarlo en la evaluacin, y si fuera necesario, lo discutirn con el superior de ambos, a fin de resolver las diferencias existentes.
13. La elaboracin, custodia y manejo de los documentos de evaluacin del desempeo del personal de la librera, estar bajo la responsabilidad del Encargado de Personal, quien ser el responsable de capacitar a los evaluadores para que lleven a cabo una eficiente evaluacin del desempeo del personal a su cargo.
14. Los resultados de las evaluaciones del desempeo conforme a las polticas de la librera, sobre administracin de sueldos y salarios, sern una de las bases necesarias para toda accin de personal que se lleve a cabo, tales como: Incrementos de sueldo, ascenso, traslados y otros.
15. El encargado de Recursos Humanos revisar las evaluaciones del desempeo e incluirn sus comentarios, s lo estima conveniente.
4. POLTICAS DE TERMINACIONES, SEPARACIONES Y RENUNCIAS. OBJETIVOS: A. Respaldar legalmente la Cesanta B. Mantener la estabilidad laboral de los empleados.
182
POLTICAS
1. Los servicios que un empleado proporcione a la libreria, pueden darse por terminados a consecuencia de cambios y /o reducciones en la demanda de los servicios. En estos casos la librera, a travs del encargado de Recursos Humanos, notificar al empleado la finalizacin del contrato, con quince das de anticipacin, y lo indemnizar conforme a lo estipulado en el cdigo de trabajo vigente.
2. Un empleado podr ser separado de su cargo por razones tales como: incompetencia, ineficiencia, deshonestidad, negligencia, fallas en el seguimiento de ordenes especficas, irresponsabilidad, por asistir al desarrollo de sus labores bajo el efecto de drogas o bebidas embriagantes, maltrato al pblico y a sus compaeros de trabajo, malversacin de fondos, culpabilidad de conflictos de intereses, por ocuparse de actividades polticas en el trabajo, divulgacin de informacin confidencial, cometer faltas disciplinarias graves, o por violacin a las polticas administrativas de la librera. 3. Para cada uno de los casos mencionados en el numeral anterior, el pago de indemnizacin quedar a criterio de la Administracin de la libreria, de acuerdo a lo establecido en el Cdigo y Reglamento Interno de Trabajo vigentes. 4. Toda renuncia al cargo ser presentada por el empleado, por lo menos con quince das de anticipacin, a fin de llenar la vacante. 5. Cuando un empleado desee jubilarse y cumpla con todos los requisitos establecidos en el Cdigo de Trabajo vigente, puede hacerlo, solicitando personalmente los trmites a las instituciones correspondientes. 6. Ningn despido de personal podr llevarse a cabo sin la autorizacin del Gerente General de la librera. El original de la accin de personal deber enviarse al Encargado de Personal para tomar las acciones pertinentes.
183
7. Cuando sea necesario cubrir la vacante inmediatamente, el jefe inmediato del empleado a despedir deber anexar a la accin de personal una requisicin, para iniciar inmediatamente el proceso de reclutamiento, seleccin y contratacin del nuevo empleado. 8. El Gerente respectivo y el jefe inmediato tendrn la responsabilidad de comunicarle la decisin tomada sobre su separacin de la Institucin, a la vez que le explicar las razones que lo condujeron a la misma. 9. En caso de renuncia, el Gerente de rea y/o Encargado de personal, sostendr tambin una entrevista de salida con el empleado que solicita retirarse a efecto de conocer los motivos de su retiro, con el objeto de mejorar el clima organizacional.
10. El encargado de Recursos Humanos ser responsable de preparar toda la documentacin relativa al despido o renuncia del empleado y de tramitar el cheque de liquidacin, previa consulta con el Ministerio de Trabajo a fin de evitar reclamo posterior.
5. POLTICAS DE CAPACITACIONES.
OBJETIVOS: A. Actualizar permanentemente al personal con capacitaciones
Tcnicas y Motivacionales. B. Favorecer los cambios actitudinales de todos los empleados de la librera. C. Propiciar un mejoramiento permanente en el Clima Organizacional D. Mejorar el desempeo de los empleados.
184
POLTICAS: 1. La seleccin y contratacin de Facilitadores de la Capacitacin, ser responsabilidad del Encargado de Recursos Humanos y la Gerencia del rea en donde se impartir la Capacitacin. 2. Se considera la formacin y capacitacin del recurso humano en todos los niveles como un propsito prioritario de la librera. 4- Las actividades de capacitacin debern responder a las necesidades reales de la librera, y participarn en elaborar la temtica, todas las jefaturas. 5- Es obligacin del personal de la librera, participar en los eventos de formacin a los que han sido invitados. 6- La participacin en eventos de capacitacin tendr crditos que apoyarn la evaluacin del desempeo. 7. La presentacin personal, las actitudes y el vocabulario de los instructores y coordinadores de los eventos debern estar acordes con la labor que se realiza y el respeto que los capacitandos se merecen. 9. Los trmites de legalizacin de contrato y los pagos de las capacitaciones sern autorizados por el Gerente General. 10. La inauguracin y/o clausura de los eventos que se desarrollen en la librera las realizar el Gerente General y/o su designado. 11. Las jefaturas de cada rea seleccionarn a los empleados que participarn en los Eventos de Capacitacin, de acuerdo a las necesidades previamente determinadas. 14. Ser responsabilidad de los jefes de cada unidad, el diseo y/o la revisin del contenido programtico y del material de apoyo a utilizarse en los eventos.
185
I.
FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEO F-J DATOS GENERALES
Nombre Del Empleado: ________________________________________________ Cdigo: ______________ Cargo: ___________________________________________________________________________________ Fecha de ingreso: _______________________________________________ Sueldo: $_____________________ rea: ________________________________________________________________________________________ Nombre del Jefe Inmediato:_________________________________________________________________________ Periodo comprendido de _____________________ a ________________________________de ________________
EVALUACION GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN Evala la capacidad de planificacin y organizacin, para coordinar y distribuir el trabajo de personal bajo su cargo y obtener mayores resultados.
A No cuenta con un plan de trabajo definido, y no sabe distribuir ni coordinar el trabajo a sus subalternos. B Si cuenta con un plan concreto de trabajo, pero se le dificulta coordinar y distribuir el trabajo del personal bajo su cargo. C Cuenta con planes bien definidos de trabajo, sabe coordinar y distribuir el trabajo del personal bajo su cargo. Pero algunos veces presenta dificultades que se rectifican fcilmente D Cuenta con planes perfectamente definidos, coordina con precisin y exactitud el trabajo que realiza el personal bajo su cargo.
II.
LOGRO DE METAS Y OBJETIVOS Es la capacidad que tiene el jefe para formular y desarrollar metas y objetivos y la habilidad que tiene para involucrar a su personal en la consecucin de los mismos.
A Logra los resultados esperados en un 40%, no formula correctamente los objetivos y las metas a alcanzar y no logra que su personal se involucre en la consecucin de los mismos frecuentemente necesita la reformulacin de metas y objetivos. B Logra en un 60% los resultados esperados. A pesar de que formula correctamente los objetivos y metas, no logra que todo su personal se involucre en la consecucin de las mismas, necesita integrar a todo su personal. C Formula correctamente los objetivos y metas de trabajo y consigue que su personal se involucre, pero existen dificultades, superables, en la ejecucin de los mismos. Logra resultados mayores al 80% de lo planeado. D Formula los objetivos y metas perfectamente y su personal esta totalmente integrado logrando resultados esperados en un 100% con exactitud y en el menor tiempo posible.
CAPACIDAD DE DIRECCION Es la habilidad que tiene el jefe para conducir al personal bajo su cargo en forma sistemtica e integrada al logro de los resultados esperados.
A El personal se siente desorientado, no logra integrarles a fin de conseguir B Se logra con dificultad los resultados esperados, no involucra a todo el personal en la consecucin de los mismos. Generalmente somete a trabajar bajo presin al personal bajo su cargo C El Personal esta bien orientado, sabe hacia donde va y estn integrados. Ocasionalmente somete a presin a su equipo de trabajo, en pro de los resultados oportunos. D El personal sabe perfectamente hacia donde va y como lograr los resultados esperados con agilidad y oportunidad involucrando el mnimo de esfuerzo.
186
CAPACIDAD DE LIDERAZGO Capacidad de liderazgo natural, carisma, capacidad de mediar en los conflictos internos y los conflictos con los clientes.
A No posee suficiente capacidad para liderar, ni para lidiar conflictos que se presenten dentro de la empresa.
B
Muestra capacidad de liderazgo, sin embargo se le dificulta resolver conflictos
C
Posee capacidad para liderar, casi siempre puede resolver conflictos que se presentan en la empresa o con los clientes.
D
Es altamente capaz de liderar y siempre puede manejar y resolver conflictos de manera efectiva.
TOMA DE DECISIONES Es la capacidad de proponer las posibles alternativas de solucin y seleccionar de entre ellas la mejor; a fin de alcanzar los resultados esperados con precisin y oportunidad.
A Inseguridad al momento de tomar decisiones generadas por situaciones no previstas, lo que conlleva al entorpecimiento de los resultados esperados. B En algunas ocasiones delega la toma de decisiones, aunque alcanza los objetivos, no es oportuno. No le gusta mucha responsabilidad C Siempre se responsabiliza de la toma de decisiones y propone alternativas que facilitan el logro de los resultados. Algunas veces comete errores que puede rectificar. D No se equivoca en la toma de decisiones siempre propone la mejor alternativa de solucin y se logran los resultados esperados con exactitud, precisin y oportunidad.
ADMINISTRACION DE RECURSOS Es la capacidad del Jefe para manejar y controlar de manera efectiva el uso de los recursos necesarios para el funcionamiento operativo y administrativo de la empresa.
A Tiene dificultad para aprovechar y distribuir los recursos con los que cuenta la empresa. B Sabe aprovechar el uso de los recursos con los que cuenta la empresa, sin embargo no los distribuye de manera efectiva y oportuna al personal. C Aprovecha bien los recursos con los que cuenta la empresa y los distribuye de manera efectiva y oportuna al personal. D Aprovecha al mximo el uso de los recursos disponibles de la empresa en el menor tiempo posible, distribuyndolos de manera efectiva y oportuna al personal.
RESOLUCION DE PROBLEMAS Es la capacidad de analizar una situacin, identificar soluciones e implementarlas y alinearlas con los objetivos de la organizacin. A D C B
No sabe identificar e implementar soluciones factibles ante determinadas situaciones. En algunas ocasiones puede identificar soluciones, sin embargo no sabe como implementarlas de acuerdo a los objetivos de la Empresa. Sabe identificar soluciones e implementarlas de acuerdo a los objetivos de la Empresa. Altamente capaz de identificar soluciones factibles adems de implementar y alinearlas con los objetivos de la Empresa.
187
RESPONSABILIDAD Es la capacidad que tiene el jefe para cumplir con los deberes y obligaciones inherentes a su cargo y el grado de compromiso que involucra en la concesin de los resultados esperados.
A No cumple con las obligaciones relacionadas con su cargo. Muestra apata y desinters por todo lo que hace. B Generalmente cumple las obligaciones relacionadas con su cargo, sin embargo a veces presenta problemas. C Cumple nicamente con las responsabilidades y exigencias de su cargo, en forma oportuna, D Altamente responsable con las actividades relacionadas con su puesto y otras que le son encomendadas, las cuales desarrolla con suma eficiencia y oportunidad.
ENFOQUE AL CLIENTE Es la capacidad que posee el Jefe para elaborar y proporcionar herramientas administrativas a su personal que sirvan de base para identificar y satisfacer las necesidades y exigencias de los clientes.
A No sabe identificar las necesidades de los clientes, por lo que no puede elaborar, ni proporcionar herramientas administrativas al personal sobre atencin al cliente. B Sabe identificar las necesidades de los clientes sin embargo tiene dificultad para dotar al personal de las herramientas necesarias para satisfacer al cliente C Sabe anticiparse a las necesidades de los clientes, pero no dota eficientemente con las herramientas necesarias al personal para lograr satisfacer las necesidades del cliente. D Sabe anticiparse a las necesidades de los clientes y provee al personal las herramientas administrativas para la satisfaccin del cliente.
ENFOQUE DE MEJORA CONTINUA Es la capacidad que posee el Jefe para proponer y ejecutar nuevas metodologas de trabajo para mejorar los procesos ya existentes, incorporando la calidad e innovacin en los productos y servicios que ofrece la empresa.
A No aporta nuevas ideas de trabajo para mejorar los procesos. B Propone ideas de trabajo para mejorar los procesos, pero no logra ejecutarlas. C Propone ideas innovadoras y las desarrolla de forma eficaz. D Propone ideas innovadoras y las ejecuta de manera efectiva.
INICIATIVA Y CREATIVIDAD Capacidad para proponer y ejecutar nuevas metodologas de trabajo que mejoren las ya existentes, optimicen recursos y tiempo o resuelvan problemas que se presente en el desarrollo del trabajo.
A No aporta nuevas ideas ni demuestra inters por mejorar el trabajo; se gua por la rutina. Necesita proponer nuevos mtodos de trabajo e incentivar el cambio. B Algunas veces aporta ideas que contribuyen a mejorar el trabajo y optimizar los recursos, necesita incorporar mejoras a los mtodos existentes. C Generalmente aporta ideas y sugerencias que contribuyen a solucionar problemas e introducir nuevos mtodos de trabajo. D Permanentemente aporta ideas y sugerencias prcticas que permiten solucin de problemas e innovaciones al trabajo. Es visionario y prev los cambios.
RELACIONES INTERPERSONALES Y LABORALES Es la actitud que tiene el jefe en las relaciones con otros jefes, colaboradores subalternos y clientes; el grado de respeto a consideracin para con ellos; asimismo, el uso que hace de los canales de comunicacin, fomentando as un clima organizacional propicio y el fomento de trabajo en equipo.
A Tiene actitudes negativas en sus relaciones con los dems personas, no utiliza adecuadamente los canales de comunicacin y obstaculiza el B Mantiene buenas relaciones con las dems personas, no siempre utiliza adecuadamente los C Casi siempre mantiene una actitud positiva con los dems Generalmente utiliza en forma adecuada los Siempre positiva, canales por lo D mantiene actitud sabe utilizar los de comunicacin que propicia un
188
manejo del trabajo en equipo.
canales de comunicacin lo canales de comunicacin, que obstaculiza en alguna propicia un buen clima medida el trabajo en organizacional y de trabajo en equipo. equipo. CONFIABILIDAD
excelente clima organizacional y de trabajo en equipo.
Es el grado de reserva y confidencialidad con que maneja la informacin de su trabajo y de la empresa en general.
A No es reservado en el manejo de la informacin relacionada con su trabajo y con informacin institucional que llega a su puesto
B Mantiene la reserva necesaria en relacin a la informacin de su trabajo y de la institucin, eventualmente comete alguna indiscrecin
C Es prudente en el manejo de la informacin de su trabajo y de la Institucin para la cual labora. No Comete ninguna indiscrecin
D Totalmente reservado en el manejo de informacin de su trabajo y de la Institucin, lo que fortalece su tica profesional. Siempre digno de confianza.
TABLA DE VALORACIN RANGOS FACTOR
CALIFICACION A B C D Excelente
POR
PUNTOS
De 252 a 273 puntos
1- Planificacin y organizacin 2- Logro de metas y objetivos 3- Capacidad de direccin 4- Capacidad de Liderazgo 5- Toma de decisiones 6- Administracin de Recursos 7- Resolucin de Problemas 8- Responsabilidad 9- Relaciones Interpersonales 10- Enfoque al cliente 11- Iniciativa y creatividad 12- Relaciones Interpersonales y Laborales 13 Confiabilidad
0 0 0
13 12 11 10
26 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4
39 36 33 30 27 24 21 18 15 12 9 6
Muy Bueno Bueno Insatisfactorio
De 182 a 251 puntos De 91 a 181 puntos Menos de 54 puntos
0 0
9 8 7
0 0 0 0 0
6 5 4 3 2
189
TABLA DE NECESIDADES DE CAPACITACIN INSTRUCCIONES: EL NIVEL DE CAPACITACIN ESTA ENTRE 1 Y 4, SIENDO 4 EL NIVEL MAS ALTO Y 1 NO SE HACE NECESARIA LA CAPACITACIN.
NIVEL DE CAPACITACIN QUE NECESITA ALTO INTERME MINIMO NO DIO NECESITA 4 3 2 1
TIPO DE CAPACITACIN
10
Administracin del personal Trabajo en equipo Liderazgo y toma de decisiones Manejo de tiempo y herramientas de control Organizacin y control Liderazgo y toma de decisin Trabajo en equipo Administracin de personal Manejo efectivo del cambio Liderazgo efectivo de equipos de trabajo Manejo y solucin de conflicto Liderazgo efectivo de equipos de trabajo Toma de decisin Manejo efectivo del tiempo Manejo eficiente Manejo de herramientas de control Motivacin Comunicacin efectiva tica y valores Servicio al cliente Conocimiento de productos Retroalimentacin de los procesos y puestos de trabajo. Actualizacin de conocimientos Comunicacin y trabajo en equipo Proactividad Actualizacin de conocimientos Proactividad Manejo eficiente del cambio Iniciativa y creatividad Trabajo en equipo Servicio al cliente Relaciones interpersonales Acertividad tica y valores
190
RESULTADO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO Tiempo de Supervisar al Evaluado Con base en la evaluacin realizada el empleado merece una calificacin de: Excelente Comentarios: Muy Bueno Bueno Insatisfactorio
SELLO Firma del Evaluador Fecha
SELLO Firma Jefe Inmediato Superior Fecha
III.
COMUNICACIN DE LA CALIFICACION AL EVALUADO. Hago constar que he ledo la presente evaluacin y calificacin del desempeo y me doy por enterado del contenido de la misma.
Comentarios:
Firma del Evaluado
________ Fecha
ACCIONES ACORDADAS CON EL EMPLEADO PARA MEJORAR SU DESEMPEO EN EL PROXIMO PERIODO A EVALUAR U OTRAS OBSERVACIONES.
_______
Firma del Evaluado
Fecha
191
FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEO F-A I. DATOS GENERALES
Nombre Del Empleado:____________________________________________ Cdigo:______________ Cargo___________________________________________________________________________________ Fecha de ingreso: ___________________________________________ Sueldo: $_____________________ rea:____________________________________________________________________________________ Nombre del Jefe Inmediato: _____________________________________________________________ Periodo comprendido de _______________________ a ________________________de ________________ EVALUACION GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO CALIDAD DEL TRABAJO Se refiere a la forma en que aplica los procedimientos de trabajo, el grado de eficiencia con que los realiza, el seguimiento que se le da a los mismos; la atencin completa que se le brinda a todos clientes.
A Es negligente en su trabajo. No se interesa en orientar al cliente sobre la atencin que presta sobre los diferentes servicios que se ofrecen. B Casi siempre aplica correctamente los procedimientos de trabajo y les da seguimiento. Se interesa en orientar al cliente sobre la atencin que prestan sobre los diferentes servicios que se ofrecen. C Siempre aplica correctamente los procedimientos de trabajo, dndole seguimiento completo a los mismos. Pone mucho inters en orientar al cliente sobre la atencin que prestan sobre los diferentes servicios que se ofrecen. D Aplica con precisin y exactitud los procedimientos de trabajo, aprovechando al mximo el uso de los recursos con que cuenta, siempre esta actualizado en las nuevas tcnicas de su trabajo. Pone inters especial en la atencin que brinda al cliente, tanto en el rea de su competencia como en otras reas.
II.
RESPONSABILIDAD Es el grado de compromiso, dedicacin, inters y preocupacin que tiene el empleado en la ejecucin de sus funciones y ante la institucin misma.
A Siempre evade las obligaciones de su puesto de trabajo, muestra apata y desinters por el mismo. B Casi siempre cumple con las obligaciones de su puesto de trabajo, algunas veces no muestra inters por lo tanto, no logra concluirlas oportunamente. C Cumple con las obligaciones de su puesto de trabajo con verdadero inters. Logra concluirlas oportunamente. D Siempre cumple con todas las obligaciones de su puesto de trabajo y con otras que le sean encomendadas, adems demuestra inters por iniciativa propia.
ADMINISTRACION DE RECURSOS Se refiere a la habilidad con que organiza y coordina los recursos de que dispone a fin de obtener resultados agiles y oportunos.
A Pierde mucho tiempo por la falta de orden en su trabajo, lo cual dificulta el manejo oportuno y efectivo de los recursos disponibles de la empresa. B Distribuye los recursos disponibles en forma adecuada pero no siempre lo hace en el tiempo oportuno. C Es organizado habitualmente es oportuno en su trabajo, por lo que se le facilita distribuir y organizar los recursos disponibles. D Organiza perfectamente su trabajo, aprovecha muy bien su tiempo y sabe disponer efectivamente de los recursos con los que cuenta la empresa.
192
CUMPLIMIENTO DE METAS Es la forma metdica y sistemtica de realizar el trabajo a fin de alcanzar los resultados esperados en forma oportuna.
A Con frecuencia no alcanza a cumplir con las metas que le son asignadas, ni en el tiempo estipulado. B Generalmente cumple con las metas que le son asignadas. Presentan dificultades para lograrlo en el tiempo encomendado. C Cumple con las metas que le son encomendadas en el tiempo establecido. No presenta dificultades para lograrlo. D Cumple con exactitud las metas que le son asignadas en menos tiempo de lo estipulado; lo que le permite apoyar el trabajo de otras reas.
ENFOQUE AL CLIENTE Es el grado de compromiso, dedicacin e inters que posee el personal administrativo en la prestacin de servicio al cliente.
A No muestra inters, ni dedicacin en la atencin al cliente. B En ocasiones muestra inters y dedicacin por satisfacer las necesidades del cliente. C Muestra compromiso, dedicacin e inters en la prestacin de servicio al cliente. D Esta permanentemente comprometido en la satisfaccin de las necesidades del cliente.
ENFOQUE DE MEJORA CONTINUA Es la capacidad del personal administrativo para disear y reforzar las metodologas de trabajo propuestas por los Jefes con el fin de alcanzar la mejora continua. D A B C
Se resiste a implementar nuevas metodologas para lograr la mejora continua. Algunas veces implementa las metodologas propuestas por los Jefes. Refuerza las metodologas propuestas por los jefes, con el fin de lograr la mejora continua. Refuerza constantemente las metodologas propuestas por los Jefes.
CUMPLIMIENTO DE NORMAS E INSTRUCCIONES Es la capacidad para cumplir con los deberes y obligaciones inherentes con la empresa y el grado de compromiso que involucra en la concesin de los resultados esperados.
A Incurre constantemente en faltas relacionadas con el cumplimiento de leyes, normas e instrucciones de niveles superiores. Incumple los horarios de trabajo establecidos. B Generalmente cumple con las leyes, normas, instrucciones y otras disposiciones reglamentarias. Eventualmente incumple los horarios de trabajo establecidos. C Cumple con las leyes, normas, instrucciones y otras disposiciones reglamentarias sin ninguna dificultad. No presenta problemas de disciplina ni de puntualidad. D Su acatamiento de las leyes normas e instrucciones de niveles superiores es ejemplar, as como la disciplina (Asistencia, permanencia, puntualidad y conducta) observada durante su desempeo.
CONFIABILIDAD Es el grado de reserva y confidencialidad con que maneja la informacin de su trabajo y de la empresa en general.
A No es reservado en el manejo de la informacin relacionada con su trabajo y con informacin institucional que llega a su puesto. B Mantiene la reserva necesaria en relacin a la informacin de su trabajo y de la institucin, eventualmente comete alguna indiscrecin. C Es prudente en el manejo de la informacin de su trabajo y de la Institucin para la cual labora. No Comete ninguna indiscrecin. D Totalmente reservado en el manejo de informacin de su trabajo y de la Institucin, lo que fortalece su tica profesional. Siempre digno de confianza.
193
INICIATIVA Y CREATIVIDAD Es la capacidad propositiva de nuevas ideas que contribuyan al mejoramiento de las actividades del puesto de trabajo.
A No propone nuevas ideas, ni mtodos para mejorar el trabajo.
B Posee capacidad y habilidad para solucionar problemas.
C Propone nuevas ideas y mtodos para mejorar el trabajo, posee habilidad para solucionar problemas.
D Ejecuta las ideas propuestas, es propositivo y posee habilidad para tomar decisiones y solucionar problemas.
RELACIONES INTERPERSONALES Y LABORALES
Es la actitud que tiene en las relaciones con jefes, compaeros, colaboradores subalternos, y clientes; El grado de respeto a consideracin para con ellos; Asimismo, el uso que hace de los canales de comunicacin, fomentando as un clima organizacional propicio y el fomento de trabajo en equipo.
A Tiene dificultad con sus jefes y compaeros. Casi siempre existen quejas por parte de los clientes por la mala atencin de los servicios. B Las relaciones que mantiene con sus jefes y compaeros son aceptables. La atencin que brinda a los clientes es adecuada, pero en algunas ocasiones presenta actitudes negativas. Algunas veces existen quejas. C Mantiene buenas relaciones con jefes y compaeros. Casi siempre brinda la atencin adecuada a los clientes. Rara vez existe inconformidad por parte de los clientes, lo cual puede solventarse con facilidad. D Desarrolla magnificas relaciones con sus jefes y compaeros. Brinda una esmerada atencin a todos los clientes, inspira confianza. El cliente queda totalmente satisfecho.
TABLA DE VALORACIN A B C D
CALIFICACION POR PUNTOS Y RANGOS De 146 a 165 puntos Excelente
FACTOR
1- Calidad de Trabajo 2- Responsabilidad 3- Administracin de recursos 4- Cumplimiento de metas 5- Enfoque al cliente 6- Enfoque de mejora continua 7- Cumplimiento de normas e Instrucciones. 8- Confiabilidad 9- Iniciativa y Creatividad 10- Relaciones interpersonales y Laborales. 0 0 0 3 2 1 6 4 2 9 6 3 0 0 0 0 0 0 0 10 9 8 7 6 5 4 20 18 16 14 12 10 8 30 27 24 21 18 15 12 Muy Bueno Bueno Insatisfactorio De 110 a 145 puntos De 55 a 109 puntos Menos de 54 puntos
194
TABLA DE NECESIDADES DE CAPACITACIN. INSTRUCCIONES: EL NIVEL DE CAPACITACIN ESTA ENTRE 1 Y 4, SIENDO 4 EL NIVEL MAS ALTO Y 1 NO SE HACE NECESARIA LA CAPACITACIN. NIVEL DE CAPACITACIN QUE NECESITA ALTO INTERM MINIMO NO EDIO NECESI TA 4 3 2 1
TIPO DE CAPACITACIN
7 8
10
Mejora Continua. Actualizacin del conocimiento. tica laboral. Motivacin. Comunicacin y efectividad. tica y valores. Elaboracin de informes gerenciales. Manejo efectivo del tiempo. Manejo de herramientas de control. Manejo efectivo del tiempo. Manejo eficiente del cambio. Manejo de herramientas de control. Mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de trabajo. Servicio al cliente. Conocimiento de productos. Retroalimentacin de los procesos y puestos de trabajo. Actualizacin de conocimientos. Comunicacin y trabajo en equipo. Proactividad. Retroalimentacin de normas administrativas. Normas y procedimientos. Comunicacin efectiva. Motivacin. tica y valores. Trabajo en equipo. Actualizacin del conocimiento Retroalimentacin de los procesos y puestos de trabajo. Manejo de herramientas de control Trabajo en equipo. Servicio al cliente. Relaciones interpersonales. Acertividad. tica y valores.
195
SELLO Firma Jefe Inmediato Superior Fecha
I.
COMUNICACIN DE LA CALIFICACION AL EVALUADO. Hago constar que he ledo la presente evaluacin y calificacin del desempeo y me doy por enterado del contenido de la misma.
Comentarios:
Firma del Evaluado
Fecha
Firma del Evaluado
Fecha
196
FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEO F-O II. DATOS GENERALES
Nombre Del Empleado:__________________________________________Cdigo:______________ Cargo________________________________________________________________________________ Fecha de ingreso: _________________________________________Sueldo: $_____________________ rea:________________________________________________________________________________ Nombre del Jefe Inmediato: _____________________________________________________________ Periodo comprendido de ____________________a _________________________de ________________ III. EVALUACION GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO CONOCIMIENTO DEL TRABAJO Es el grado del conocimiento del proceso y procedimientos necesarios para realizar las tareas asignadas al puesto de trabajo.
A Conoce sus obligaciones pero sin llegar a dominarlos. B Conoce sus obligaciones satisfactoriamente. C Conoce bien sus obligaciones y cada da se supera en el mejor desempeo de sus labores. D Conoce perfectamente sus obligaciones y demuestra condiciones excepcionales para el cargo.
ENFOQUE AL CLIENTE Es el grado de compromiso, dedicacin e inters que posee el empleado en la prestacin de servicio al cliente.
A Muestra poco inters, por lo que no logra satisfacer todas las necesidades del cliente. B Muestra un grado de inters en la atencin al cliente, pero no logra cumplir las necesidades del cliente. C Muestra un grado de compromiso y dedicacin para satisfacer las necesidades del cliente. D Mantiene siempre un alto grado de compromiso e inters por lo que logra satisfacer todas las necesidades del cliente
ADMINISTRACION DE RECURSOS Es la capacidad que tiene el empleado para aprovechar al mximo los recursos que le son proporcionados por la empresa.
A No hace buen uso de los recursos proporcionados por la empresa, para el desempeo de sus funciones. B Aprovecha de forma moderada los recursos que le han sido proporcionados, para desarrollar sus funciones. C Optimiza de manera eficaz el uso de los recursos que le son proporcionados por la empresa para desempear sus funciones. D Optimiza de manera efectiva los recursos proporcionados por la empresa para desempear sus funciones.
197
CUMPLIMIENTO DE METAS Es la forma metdica y sistemtica de realizar el trabajo a fin de darle cumplimiento a los objetivos y metas.
A No alcanza a cumplir las metas que le son asignados para el puesto de trabajo. B Se le dificulta cumplir con las metas que le han sido asignadas para el puesto de trabajo C Casi siempre logra cumplir con las metas y objetivos asignados para el puesto de trabajo. D Siempre logra alcanzar las metas establecidas para el puesto de trabajo.
CALIDAD DEL TRABAJO Conocimiento del equipo de trabajo y prontitud en el servicio.

A Posee poco dominio en el manejo del equipo de trabajo, por lo que se demora mucho en la prestacion del servicio. B Posee dominio en el manejo del equipo de trabajo, pero comete varios errores al momento de birndar el servicio. C Domina de manera eficaz el equipo de trabajo, rara vez comete errores al momento de brindar el servicio. D Domina de manera eficiente el equipo de trabajo,siempre verifica las operaciones para no cometer errores y brindar con prontitud el servicio.
INICIATIVA Y CREATIVIDAD Capacidad propositiva de nuevas ideas que contribuyen al mejoramiento de los procesos y procedimientos del puesto de trabajo.
A Carece de capacidad propositiva y mejora de los procesos. B Posee capacidad propositiva en mejora de los procesos y procedimientos, pero no ejecuta las ideas propuestas. C Es propositivo, ejecuta bien las ideas propuestas contribuye en la mejora de los procesos y procedimientos del puesto. D Posee habilidad para la solucin de problemas, es propositivo, ejecuta las ideas propuestas, ayuda a mejorar los procesos y procedimientos del puesto.
TRABAJO EN EQUIPO Capacidad que posee el empleado de desarrollar sus funciones interactuando con sus compaeros de trabajo, jefes y clientes.
A Se le dificulta relacionarse con sus compaeros de trabajo. B Logra relacionarse con sus compaeros de trabajo, pero no posee habilidad para trabajar en equipo. C Mantiene buenas relaciones con sus compaeros de trabajo, fomentando el trabajo en equipo. D Posee empata y capacidad para trabajar en equipos multidisciplinarios.
CONFIABILIDAD Es el grado de reserva y confidencialidad con que maneja la informacin de su trabajo y de la empresa en general.
A No es reservado en el manejo de la informacin relacionada con su trabajo y con informacin institucional que llega a su puesto. B Mantiene la reserva necesaria en relacin a la informacin de su trabajo y de la institucin, eventualmente comete alguna indiscrecin. C Es prudente en el manejo de la informacin de su trabajo y de la Institucin para la cual labora. No Comete ninguna indiscrecin. D Totalmente reservado en el manejo de informacin de su trabajo y de la Institucin, lo que fortalece su tica profesional. Siempre digno de confianza.
198
RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DE NORMAS Es la capacidad que tiene el empleado para cumplir con las funciones y obligaciones inherentes a su cargo.
A Necesita frecuentemente supervisin para que pueda cumplir con sus funciones. B Requiere eventual supervisin para que pueda cumplir las funciones asignadas. C Requiere supervisin ocasionalmente en el cumplimiento de las funciones asignadas para su cargo. D No requiere supervisin para el desempeo de sus funciones y el cumplimiento de normas.
RELACIONES INTERPERSONALES Y LABORALES Capacidad para mantener la armona entre compaeros de trabajo, Jefes y clientes
A Tiene dificultad con sus jefes y compaeros. B Las relaciones que mantiene con sus jefes y compaeros son aceptables. C Mantiene buenas relaciones con jefes y compaeros. D Desarrolla magnificas relaciones con sus jefes y compaeros.
TABLA DE VALORACIN A B C D
CALIFICACION POR PUNTOS Y RANGOS De 146 a 165 puntos
FACTOR
1- Conocimiento del trabajo 2- Enfoque al cliente 3- Administracin de recursos 4- Cumplimiento de metas 5- Calidad del trabajo 6- Iniciativa y Creatividad 7- Trabajo en equipo 8- Confiabilidad 9- Responsabilidad y Cumplimiento de normas. 10- Relaciones Interpersonales y Laborales. 0 1 2 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 9 8 7 6 5 4 3 2 20 18 16 14 12 10 8 6 4 30 27 24 21 18 15 12 9 6
Excelente
Muy Bueno Bueno Insatisfactorio De 110 a 145 puntos De 55 a 109 puntos Menos de 54 puntos
199
TABLA DE NECESIDADES DE CAPACITACIN. INSTRUCCIONES: EL NIVEL DE CAPACITACIN ESTA ENTRE 1 Y 4, SIENDO 4 EL NIVEL MAS ALTO Y 1 NO SE HACE NECESARIA LA CAPACITACIN. NIVEL DE CAPACITACIN QUE NECESITA ALTO INTERM MINIMO NO EDIO NECESI TA 4 3 2 1
TIPO DE CAPACITACIN
10
Uso de equipo. Retroalimentacin de procesos y procedimientos del puesto. Mantenimiento preventivo del equipo de trabajo. Mantenimiento correctivo del equipo de trabajo. Servicio al cliente. Conocimiento del producto. Retroalimentacin de procesos y procedimientos del puesto. tica y valores. Uso de equipo. Manejo efectivo del tiempo. Manejo de herramientas de control. Manejo eficiente del cambio. Manejo efectivo del tiempo. Retroalimentacin de normas y procedimientos. Comunicacin efectiva. Motivacin. Mejora Continua. Actualizacin del conocimiento. tica laboral. Actualizacin del conocimiento Retroalimentacin de los procesos y puestos de trabajo. Manejo de herramientas de control Comunicacin efectiva. Motivacin. Iniciativa. Ejecucin de nuevas ideas. tica y valores. Trabajo en equipo. Creatividad en procesos. Iniciativa. Ejecucin de nuevas ideas. Trabajo en equipo. Servicio al cliente. Relaciones interpersonales. Acertividad.
200
tica y valores.
201
SELLO Firma Jefe Inmediato Superior IV. COMUNICACIN DE LA CALIFICACION AL EVALUADO. Hago constar que he ledo la presente evaluacin y calificacin del desempeo y me doy por enterado del contenido de la misma. Fecha
Comentarios:
Firma del Evaluado
Fecha
Firma del Evaluado
Fecha
202

Cap5

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CAPITULO V PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO PARA LOGRAR LA EFECTIVIDAD DE LAS LIBRERIAS DE LA CIUDAD DE SAN MIGUEEL CASO

PRCTICO LIBRERA MEDALLA MILAGROSA

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Proporcionar a la Administracin de La Librera un instrumento de seguimiento de acuerdo a los resultados de la evaluacin.

Definir un plan de capacitacin que fortalezca las deficiencias encontradas en la evaluacin.

4. RESPONSABLE DE LA APLICACIN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO.

Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos

8.1 FASE I. FASE DE ORGANIZACIN 8.1.1 DEFINICION DE OBJETIVOS:

Cambios o ajustes requeridos en otras fases de la administracin de personal

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE EVALUACION DEL DESEMPEO FASE I

DEFINICION DE OBJETIVOS TABULACION DE LOS RESULTADOS

SELECCIN DEL RESPONSABLE PARA

ANALISIS DE RESULTADOS POR PARTE DE RECURSOS HUMANOS

CAPACITACION A LOS EVALUADORES

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION

COMUNICACIN DE FORMULARIOS FASE III

DISTRIBUCION DE FORMULARIOS INFORME FINAL DE RESULTADOS DESARROLLO DE EVALUACION FIN

operativo son los

PUNTAJE DE CALIFICACION PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO

Excelente Muy Bueno Bueno Insatisfactorio

Muy Bueno: Bueno:

No cumple con las expectativas del trabajo.

3. Tome en cuenta el perodo a evaluar; es decir el desempeo durante ese perodo.

8.10 ACCIONES INDICADAS DE ACUERDO A LOS RESULTADOS. CATEGORIA ACCIONES

desempeando labor. Despus de

evaluaciones recomienda persona con

bonificaciones notas de felicitacin.

recomienda que trate de reorganizar su Insatisfactorio labor y una revisin del

desempeo en particular, pudindose aplicar tales medidas correctivas

8.11 Plan de Seguimiento

8.12 BENEFICIOS QUE SE OBTENDRN

8.13 PARA QUE VA A SERVIR

MANUALES DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

ORGANIGRAMA DE LIBRERIA MEDALLA MILAGROSA

Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad:

LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

Coordinador de la red administrativa Gerencia General Gerente General No aplica

LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

Empresas o Carreras Afines. Edad: Experiencia: 28 a 35 aos. 3 aos en puestos similares.

Sexo: Estado Civil:

Masculino o Femenino. Indiferente

LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

24 a 35 aos. 2 aos en el puesto de Gerente Comercial o similares.

Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad:

Dominio puestos compras.

Habilidad y alta capacidad de negociacin. Conocimientos computacin slidos en

LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

3 aos en el puesto de Gerente financiero o similares.

Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad:

Dominio puestos Ventas. Buenas

Interpersonales Habilidad y alta capacidad de negociacin

Conocimientos slidos en computacin.

Sexo: Estado Civil:

Masculino o Femenino Indiferente

Dinmico Respetuoso Amable Poder de persuasin. Iniciativa.

LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

Edad: Experiencia: Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad:

Buenas relaciones .interpersonales. Conocimientos de Computacin. Capacidad de Anlisis y sntesis

LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

Supervisor de Funciones Administrativa Comercial Gerente de Recursos Humanos Ordenanza

III. FUNCIONES DEL PUESTO 1. Establecer objetivos de desempeo individuales en forma

Sexo: Estado Civil: Caractersticas de personalidad:

LIBRERA MEDALLA MILAGROSA MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES