Conceptos sobre el teclado y el ratn

Las acciones bsicas que podemos efectuar con el ratn son: . Mover el puntero por la pantalla: No tiene ms que mover el ratn en su mesa de trabajo para conseguir que el puntero se mueva al punto de la pantalla que le interese en cada momento, situndolo, por ejemplo, sobre un botn para hacer clic sobre l, un men para desplegado, una palabra para seleccionada, etc. . Hacer clic: Se denomina hacer clic al hecho de situar el puntero sobre un cierto elemento, visible en la pantalla, y pulsar y liberar el botn principal del ratn. Con esta accin puede ejecutar una cierta funcin, haciendo clic sobre un botn; cambiar la ventana activa, haciendo clic sobre aquella que quiere activar; fijar la posicin del cursor de edicin en un documento, haciendo clic en el punto que desee, etc. . Hacer clic con el botn secundario: Cuando se hace clic con el botn secundario del ratn, en vez de con el principal, lo que se obtiene siempre es un men al que se denomina emergente o con textual. Se utiliza el trmino emergente para calificado porque el men, visualmente, no tiene una posicin fija sino que aparece en el punto en el que se encuentra el puntero. Tambin se le califica como contextual por el hecho de que siempre ofrece opciones relativas al contexto actual. Cuando se diga que tiene que abrir el men contextual, o bien men emergente, recuerde que tan slo tiene que hacer clic con el botn secundario del ratn. . Hacer doble clic: Un doble clic es una secuencia de dos clics en un intervalo muy pequeo de tiempo, o sea, un clic-clic. Necesitar hacer doble clic para seleccionar una palabra en un documento, abrir un archivo desde el Explorador de Windows, iniciar una aplicacin desde un acceso directo en el escritorio, etc. . Arrastrar y soltar: Ciertamente es una expresin que suena hasta fea en un principio, especialmente si no se ha usado antes un ordenador con un entorno grfico. No debe sentir remordimientos, no obstante, por arrastrar un objeto por la pantalla de su ordenador, tcnica que consiste en situar el puntero del ratn sobre dicho objeto, pulsar uno de los botones del ratn y, mantenindolo pulsado, mover el ratn hasta situar el puntero en el destino, liberndolo en ese momento. Si se utiliz el botn principal, y siempre dependiendo de la aplicacin en que estemos trabajando, el objeto puede moverse de sitio, copiarse, imprimirse, etc. En caso de utilizarse el botn secundario, al finalizar la operacin, soltando el objeto, normalmente aparecer un men contextual ofreciendo varias opciones. Si adems de botones su ratn cuenta con una rueda, puede usada para desplazar no el puntero, como hara al mover el ratn, sino el texto del documento en que est trabajando. Es una manera cmoda de ir adelante y atrs en un documento. El rea alfanumrica ser la que empleemos para escribir y editar texto, en ocasiones de manera conjunta con algunas teclas especiales como Mays, Control, Intro o las teclas del rea de edicin para desplazarnos y seleccionar. Muchas operaciones que se efectan habitualmente con el ratn pueden llevarse a cabo tambin, y generalmente de forma ms rpida, utilizando el teclado. Puede, por ejemplo, usar la combinacin de teclas Control-G para guardar el documento actual, sin necesidad de desplazar el puntero hasta la dicha opcin y hacer clic sobre ella.

Elementos de la interfaz de Word

Por ahora echmosle un vistazo rpido a aquellos elementos que son ms sencillos: . Nombre del documento: El nombre del documento con el que estamos trabajando aparece en la barra de ttulo de la ventana de Word, dicha rea tpicamente de color azul que est en la parte superior y semi transparente en Windows Vista. Inicialmente se asigna a los documentos el nombre Documento seguido de un nmero, pero al guardarlo podr establecer el que ms le interese. . Botn de Office: Es similar al botn Iniciar de Windows, dando paso a un men en el que encontraremos las opciones comunes a todas las aplicaciones de Office: guardar y abrir documentos, imprimir, publicar, etc. En la parte inferior de este men se encuentra el botn Opciones de Word, el cual da paso a una ventana de personalizacin que ya conocer ms adelante. . Cinta de opciones: Este es el elemento central de trabajo en Word, y muchas otras aplicaciones de Office 2007, ofreciendo las opciones que se utilizan con mayor frecuencia y que estn relacionadas con el contexto actual. Como se aprecia en la figura, la Cinta de opciones se compone de varias pginas o fichas, a las que se accede mediante pestaas, y dentro de cada ficha existen grupos. Cada grupo contiene botones, mens de opciones, listas de elementos y otras herramientas. . Barras de herramientas de acceso rpido: A la derecha del Botn de Office, en la misma barra de ttulo, se encuentra esta barra de herramientas en la que, inicialmente, encontraremos tres botones que nos permiten guardar el documento actual, deshacer la ltima accin y rehacer la accin deshecha en ltimo lugar. Esta barra de herramientas puede personalizarse mediante el men desplegable que aparece al hacer clic sobre el botn que hay en su extremo derecho. Es el lugar ideal para colocar las opciones que utilicemos con mayor frecuencia, pudiendo ejecutarlas con un simple dic. . Botones de cierre: No, no se trata de que Word tenga ms botones de cierre que pestillos la puerta de nuestra casa, sino que, como se aprecia en la figura 1.6, cada uno de ellos afecta a un cierto objeto: el panel de tareas Administracin de documentos o el propio Word.

Guardar nuestro documento

Podemos seguir cualquiera de los caminos siguientes: . Hacer clic en el botn Guardar que, en principio, se encuentra el primero, contando de izquierda a derecha, en la Barra de herramientas de acceso rpido. . Abrir el men asociado al Botn de Office y elegir la opcin Guardar. Pulsar la combinacin de teclas Control-G. En cualquiera de los tres casos se abrir el cuadro de dilogo Guardar como, en el que podremos tanto seleccionar la carpeta de destino como introducir el nombre que deseamos dar al documento, nombre que, a partir de ese momento, aparecer en la barra de ttulo de Word. En realidad este cuadro de dilogo aparecer siempre que el documento sea nuevo y no se le haya dado an un nombre, en caso contrario se proceder a guardarlo directamente y tan slo percibir la accin por la presencia de un

mensaje en la lnea de estado. Nota: Para guardar un documento, que ya tiene un nombre asignado, con otro nombre distinto, en lugar de la opcin Guardar hay que utilizar la opcin Guardar como del Bot6n de Office. Al cerrar Word siempre se comprueba que el documento en el que estaba trabajndose haya sido guardado, mostrando un mensaje de confirmacin de no ser as. En respuesta podemos elegir entre guardar el documento, no guardarlo o cancelar la operacin de cierre.

Salvaguarda automtica
Salvo cuando vayamos a cerrar Word, o el documento que estamos edi ando, no es t necesario usar las opciones que acaban de citarse en el punto previo para guardar nuestros documentos continuamente. Word se encarga de efectuar una salvaguarda automticamente y de forma peridica, por defecto cada 10 minutos, de todos aquellos documentos que se encuentren abiertos. Esto nos asegura una satisfactoria recuperacin del trabajo en caso de un posible fallo de Word o incluso una cada del sistema. El hecho de que se efecte esta operacin, y su periodicidad, es, como muchos otros aspectos de Word, completamente configurable. Seleccione la opcin Opciones de Word del Botn de Office y, en la ventana que aparece, haga clic sobre la pestaa Guardar. Busque la opcin Guardar informacin de Autorrecuperacin cada y observe que est marcada. Si la des marca desactivar la salvaguarda automtica. Tambin puede alterar la periodicidad con que se ejecuta. La periodicidad establecida por defecto es bastante apropiada, a no ser que su volumen de pulsaciones por minuto sea tan alto como para escribir varias pginas en ese tiempo y, por tanto, pudiera perder mucho trabajo. No obstante, no sea obsesivo en este aspecto y no reduzca el tiempo por debajo de los 5 minutos, ya que su disco duro experimentar una actividad demasiado continuada y eso no es bueno. Lo que almacena Word automticamente cada cierto tiempo no es el documento en el archivo original, ni con su formato definitivo, sino que aloja en un archivo temporal la informacin que necesitara para poder recuperado. Suponga que su adorable hijo tropieza con el cable de alimentacin de su ordenador (la culpa es suya por no haber asegurado quitndolo del paso) y lo desconecta, justo cuando llevaba dos horas escribiendo sin parar y sin haber guardado el documento ni una sola vez. No se soliviante. Respire. Vuelva a conectar el ordenador e inicie Word. En ese momento se sentir agradecido a San Bill Gates. Cuando se inicia Word tras un fallo, se comprueba si existan documentos sin guardar y, en caso afirmativo, se enumeran en un panel llamado Recuperacin de documentos. En este caso solamente hay un documento, pero la lista contendra tantos como hubiese abiertos en el momento del fallo. Elija el que le interese y bralo o gurdelo directamente. Por esta vez el infante se ha salvado de su fraternal ira, dgale que se lo agradezca a Word y quite de una vez ese cable de en medio.

Moverse por el documento

La cantidad de texto que podemos ver simultneamente en la ventana de Word depende de varios factores, entre ellos la resolucin de nuestra pantalla, el tamao de la propia ventana y el factor de magnificacin del texto. En la barra de estado, nombre que recibe el rea inferior de la ventana y en la que aparece el nmero de pginas del documento o el idioma actual, existe un control deslizante que nos permite precisamente controlar dicho factor de zoom. Inicialmente la opcin activa sue ser le 100%. Podemos, usar los botones - y +, a izquierda y derecha del deslizador, para disminuir o aumentar, respectivamente, el nivel de zoom. Tambin es posible mover directamente el deslizador, con la tcnica de arrastrar y soltar. Lgicamente, cuanto ms pequeo sea el tamao del texto ms cantidad podremos ver en la misma ventana, pero llegar un momento en que no podremos leerlo. Por ello lo mejor es optar por un tamao que podamos ver cmodamente, usando las barras de desplazamiento que hay en los laterales inferior y derecho para movernos. Los botones en forma de flecha, situados en los extremos, mueven el documento en la direccin indicada lnea a lnea o columna a columna. Tambin puede arrastrar y soltar el cursor que hay en el interior de la barra para ir rpidamente hasta una cierta pgina o columna. Observe que en la parte inferior de la barra de desplazamiento vertical existen tres botones. Con ellos podr recorrer el documento saltando de seccin en seccin, pgina en pgina, tabla en tabla, etc. La configuracin inicial establece que los botones superior e inferior saltan a la pgina anterior y posterior, respectivamente, configuracin que podemos cambiar con un simple clic en el botn central, llamado botn de seleccin de objeto de bsqueda. Al situar el puntero del ratn sobre cualquiera de ellas aparece una pequea descripcin en la parte inferior. Nuestro documento no contiene actualmente tablas, imgenes, notas ni otros elementos, por lo que lo ms lgico es examinado pgina a pgina o bien seccin a seccin. Teclas para navegar por el documento.

Tecla
Flecha izda. Control-Flecha izda. Flecha dcha. Control-Flecha dcha. Inicio Control-Inicio Fin Control-Fin Flecha arriba Control-Flecha arriba Flecha abajo Control-Flecha abajo Re Pg Control-Re Pg Av Pg Control-Av Pg

Movimiento efectuado
Carcter anterior. Palabra anterior. Carcter siguiente. Palabra siguiente. Primer carcter de la lnea actual. Principio del documento. ltimo carcter de la lnea actual. Fin del documento. Lnea anterior. Prrafo anterior. Lnea siguiente. Prrafo siguiente. Pgina anterior. Inicio de la pgina anterior. Pgina siguiente. Inicio de la pgina siguiente.

Seleccin de reas de texto

La mayora de las operaciones de edicin de texto, ms all de la insercin o el borrado de caracteres individuales, suelen requerir la seleccin del rea sobre el que van a ejecutarse. Esa rea puede ser una letra, varias letras, una palabra, un conjunto de palabras, un prrafo, varias pginas o incluso todo el documento. Una vez hecha la seleccin, que es lo que nos interesa en este momento, el texto puede eliminarse, desplazarse a otro punto, cambiarse de estilo o atributos, etc. Para seleccionar un fragmento de un documento, o bien el documento completo, puede emplearse tanto el ratn como el teclado, lo que le resulte ms cmodo en cada caso. En principio, el uso del ratn puede parecer ms cmodo. Usando este dispositivo veamos algunos casos comunes de seleccin: . Seleccionar una palabra: Haga doble clic sobre ella. . Seleccionar una lnea: Haga clic en el margen izquierdo de esa lnea. . Seleccionar un prrafo: Haga doble clic en el margen izquierdo de cualquiera de sus lneas o bien triple clic en cualquier palabra que forme parte de l. . Seleccionar todo el texto: Haga triple clic en el margen izquierdo de cualquier lnea. Si el rea de texto a seleccionar no est delimitada por espacios, saltos de lnea o fines de prrafo, como en los supuestos anteriores, tendr que utilizar la tcnica de arrastrar y soltar. Site el puntero del ratn sobre el primer carcter a incluir en el rea y, desde ese punto, arrastre con el botn principal hasta el final, si es preciso desplazando el documento. Al liberar el botn tendr marcada un rea que puede ir, como se dijo antes, desde un simple carcter hasta mltiples pginas. Truco: Si al arrastrar no quiere que se vayan seleccionando lneas completas, sino desde la primera columna hasta la ltima delimitada con el puntero del ratn, mantenga pulsada la tecla Alt mientras marca el rea. Cada vez que se marca una nueva rea de texto la seleccin anterior se pierde, a menos, claro est, que mantengamos pulsada la tecla Control entre seleccin y seleccin. Otras opciones que nos permiten seleccionar rpidamente partes del documento las encontraremos en la Cinta de opciones, concretamente en el men Inicio>Edicin>Seleccionar. En l hay opciones que seleccionan automticamente todo el documento, objetos insertados en l o bien todo el texto del documento con formato similar al actual.

El portapapeles
Ya tenemos el texto seleccionado. Qu hacemos ahora con l? Siempre que le surja esta pregunta limtese a mover un dedo: haga clic con el botn secundario del ratn sobre el texto marcado. Las tres primeras opciones le permiten efectuar las operaciones habituales con el portapapeles: cortar, copiar y pegar. stas actan, no obstante, con el portapape les mejorado de Office, no el clsico de Windows. Se denomina portapapeles a un rea de intercambio de datos comn a todas las aplicaciones que se ejecutan en Windows y, de manera particular, a los programas de

Office. En esa rea comn pueden almacenarse datos de diferentes tipos: textos, imgenes, celdillas, etc. Las tres operaciones bsicas de actuacin sobre el portapapeles son: Cortar: Almacena en el portapapeles el elemento seleccionado en la aplicacin, por ejemplo un texto de Word, y lo elimina del documento original. Copiar: Almacena en el portapapeles el elemento seleccionado en la aplicacin, como la anterior, pero sin eliminarlo del documento original. Pegar: Toma una copia del ltimo elemento introducido en el portapapeles y lo inserta en la posicin actual del documento. Haga doble clic sobre una palabra del documento, para seleccionarla, y a continuacin cpiela al portapapeles. Puede hacerlo abriendo el men y seleccionando la opcin Copiar, mediante un clic en el botn Copiar que aparece en Inicio>Portapapeles o con la combinacin de teclas Control-e. A continuacin desplace el cursor a otro punto del documento y despus pegue all la palabra, recuperndola del portapapeles. Medios para hacerla: opcin Pegar del men contextual, botn Pegar de Inicio>Portapapeles y combinacin de teclas Control-V. Truco: emorice las combinaciones de tecla Control-C, Control-X y Control-V, que equivalen a las opciones Copiar, Cortar y Pegar del portapapeles, ya que tender a utilizarlas de manera intensiva para llevar datos no slo de una aplicacin a otra sino tambin de un punto a otro de la misma aplicacin. El uso del teclado le ahorrar tiempo respecto a las otras alternativas

Arrastrar y soltar texto

Cuando se selecciona un rea de texto en ocasiones es para llevada a otro punto del mismo documento, por ejemplo cambiar una palabra en una frase o un prrafo de una pgina a otra. En principio podramos pensar en servimos del portapapeles, cortando la seleccin del punto de origen y pegndola en el destino. Es una opcin totalmente vlida, pero no es la nica. Word nos permite usar la tcnica de arrastrar y soltar para desplazar texto de un lugar a otro. La operacin se inicia, como es habitual, situando el puntero del ratn sobre algn punto de la seleccin y arrastrndola hasta el destino. Esto afectar a todo el texto marcado, incluso si son varias reas independientes. Aunque es una operacin menos habitual, tambin puede arras trar y soltar texto desde un documento de Word a otro, desplazando el puntero del ratn desde la ventana de origen a la de destino.

Deshacer y rehacer
Como muchas otras aplicaciones en Windows, Word cuenta con las opciones Deshacer y Rehacer. Corresponden a dos de los botones de la Barra de herramientas de acceso rpido, junto al botn Guardar. El primer botn deshace el ltimo cambio efectuado. Si se usa varias veces va deshaciendo una accin cada vez. Como es fcil imaginar, el botn Rehacer tiene el objetivo contrario, rehaciendo la ltima accin que se haya deshecho.

Fuentes y tamaos
Word cuenta con una extensa lista de fuentes de letra, pudiendo seleccionar cualquiera de ellas con un par de clics de ratn. En la pgina Inicio de la Cinta de opciones existe un grupo llamado precisamente Fuente. La primera lista desplegable de dicho grupo, contando de arriba a abajo y de izquierda a derecha, es la que contiene las fuentes de letra disponibles. Las opciones de Inicio>Fuente resultan especialmente adecuadas para seleccionar los formatos a medida que se escribe el texto. Podemos, por ejemplo, seleccionar una fuente y un tamao de letra encontrndonos al final del documento actual, de manera que el nuevo texto que introduzcamos tendr esos atributos. A la derecha de la lista desplegable que contiene las fuentes de letra existe otra que indica el tamao, en puntos, que se utilizar. Puede tanto abrir la lista, para elegir un tamao de los habituales, como escribir un nmero de puntos directamente en el cuadro de texto. Al igual que ocurre con la fuente, el tamao seleccionado se aplicar a la seleccin actual o, si se ha recurrido a Inicio>Fuente, se utilizar a partir del punto donde est el cursar para el nuevo texto. Truco: Si usa la lista desplegable de fuentes de la Cinta de opciones, en lugar de la que hay en la paleta emergente de formato, podr ir viendo cmo quedara el ttulo en cada tipo de letra sin ms que situar el puntero del ratn sobre cada fuente. La seleccin definitiva no se har hasta que no haga clic sobre la fuente que quiera elegir. Este mismo comportamiento lo observar tambin al elegir un tamao, los colores y otros atributos. Word ofrece en el mismo documento una vista previa de cmo quedara si se aplicasen los formatos actuales.

Variaciones en una misma fuente

Sin cambiar la fuente de letra, que como se ha dicho determina la forma en que se dibuja o el estilo del trazo de cada letra, es posible variar determinados atributos. Una letra puede estar remarcada, lo que se conoce normalmente como negrita; inclinada, atributo que se denomina cursiva o itlica, subrayada, tachada, etc. La forma ms inmediata de aplicar los atributos de negrita, cursiva y subrayada consiste en usar los botones que aparecen en Inicio>Fuente o la paleta de herramientas de formato. Su significado es bastante claro, dado que el icono de cada botn denota el atributo que activa o desactiva.

Centrar el ttulo
Hasta ahora hemos dejado que el texto fluya desde el margen izquierdo hasta el derecho, si bien el ttulo no llega a ser tan largo, quedando ajustado al primero. Como mucho hemos insertado un tabulador o sangrado en la primera lnea de cada prrafo, una situacin que no tiene sentido en el caso del ttulo. Quedara mucho mejor si lo centrsemos horizontalmente en la cabecera de la pgina. Aunque podramos intentar situar el ttulo ms o menos en el centro de forma manual, sirvindonos de la regla que hay en la parte superior e insertando espacios, existe un mtodo mucho ms rpido, cmodo y exacto: usar las opciones de ajuste de Word. Una vez ms recurriremos a la Cinta de opciones, concretamente nos serviremos de los botones que haya la derecha de los que controlan la fuente, en el grupo Prrafo. El botn Centrar establecerla alineacin del texto del prrafo en el que se encuentre el

cursor en ese momento, o bien del texto que vaya a introducirse a continuacin en dicho punto. Los botones que haya la izquierda y derecha del que hemos usado, como es fcil imaginar por su icono, ajustan el texto al margen izquierdo y al derecho. El ltimo justifica el texto entre ambos mrgenes, lo que significa que introducir micro espacios entre las palabras para conseguir que la ltima letra de cada lnea termine justo en el lmite del margen derecho.

Manipulacin de mltiples atributos de manera simultnea

Los botones y listas desplegables que hay en Inicio>Fuente, as como en la paleta emergente de formato que aparece al seleccionar un texto, aportan inmediatez de acceso a elementos como la fuente de letra, el tamao y los atributos bsicos como son la negrita, cursiva y subrayada. Cuando necesitamos manipular varios de estos atributos simultneamente, como ha sido el caso de la configuracin de nuestro ttulo, o bien acceder a atributos adicionales, como son el tachado, letras en relieve, subndices y superndices, etc., tendremos que abrir el cuadro de dilogo Fuente. Este cuadro de dilogo, que puede abrir haciendo clic en-el botn de la esquina inferior derecha de Inicio>Fuente o bien la opcin Fuente del men contextual asociado a un texto, dispone de varias pginas. En la primera, que es la que se abre por defecto, podemos establecer la fuente de letra, el tamao, color, atributos bsicos y otros que se denominan efectos. Parte de ellos pueden aplicarse de manera simultnea, si bien el resultado que vemos en la pantalla de nuestro ordenador puede diferir, en ocasiones bastante, del aspecto impreso del documento. No abuse de los efectos visuales en el texto, especialmente combinando varios de ellos en un mismo documento o, incluso, un mismo prrafo, ya que ms que destacar 10 que nos interesa tender a distraer la atencin del lector. Por regla general, como puede apreciarse en este mismo libro, es suficiente con utilizar atributos bsicos, como son la negrita, cursiva y algn tipo de letra adicional, para resaltar 10 importante.

mbito de los formatos

Cuando cambiamos la fuente, el tamao o los atributos de un texto, con opciones que acabamos de conocer, lo que estamos haciendo es aplicar un formato a ese texto. Existen muchos ms elementos de formato que los que hemos conocido hasta ahora, como es fcil suponer, y una parte de ellos se introducirn en este y posteriores captulos. Antes, sin embargo, debemos tener claro el mbito al que afecta cada opcin de formato. Denominamos mbito al entorno de elementos al que se aplica un forma y que, bsicamente, puede ser uno de los tres siguientes: Formato de carcter: Se aplica a uno o varios caracteres de manera individual, sin afectar a otros que estn alrededor ya sea en el mismo o en otros prrafos. Pertenecen a esta categora de formato atributos como la fuente de letra, su tamao, los estilos y efectos que ha conocido en parte en un punto previo. Formato de prrafo: Son atributos que afectan, como mnimo, a un prrafo completo de texto, desde el primer carcter hasta la marca de fin de prrafo. En esta categora hemos conocido el atributo que determina la alineacin horizontal del texto,

existiendo otros como el interlineado, la numeracin o el sangrado. Formato de seccin: Una seccin se compone de uno o ms prrafos y puede ocupar parte de una pgina, una pgina completa o mltiples pginas. Existen atributos, como los mrgenes izquierdo y derecho entre los cuales se introduce el texto, que no pueden establecerse al nivel de carcter o prrafo, afectando a secciones completas.

Atributos de prrafo
Adems del ajuste horizontal del texto, citado brevemente con anterioridad, existen otros atributos que afectan a los prrafos de texto. Dos de ellos, aunque no los nicos, son el interlineado y el sangrado, que podemos configurar fcilmente mediante opciones del grupo Inicio>Prrafo, en la Cinta de opciones. Se denomina interlineado a la separacin vertical entre dos lneas consecutivas de un mismo prrafo de texto. Por defecto esa separacin es de una lnea, pero puede incrementarse a una lnea y media, doble lnea, dos lneas y media, etc. El botn Interlineado, facilita la seleccin de los interlineados ms comunes. La ltima opcin, con el ttulo Opciones de interlineado, abrir el cuadro de dilogo de formato de prrafo que examinaremos en un momento. Recuerde que puede tanto modificar el interlineado de un prrafo existente, situando previamente el cursor en cualquiera de sus lneas, como establecer el interlineado que quiere utilizar para el texto que va a escribir a continuacin. Lgicamente, tambin puede seleccionar varios prrafos para configurarlos de manera simultnea. Los sangrados son espacios en blanco que se aaden entre el margen iz quierdo y el inicio de los prrafos, el fin de los prrafos y el margen derecho o entre la primera lnea del prrafo respecto al resto. Una sangra se aplica a un prrafo y no modifica los mrgenes de la seccin, sino que introduce espacio en blanco a la izquierda o derecha del prrafo o prrafos que nos interesen. En el grupo Inicio>Prrafo .de la Cinta de opciones existen dos botones que actan exclusivamente sobre la sangra izquierda, reducindola o aumentndola a cada clic. Puede poner el cursor en cualquiera de los prrafos del documento y utilizar estos botones para ver el efecto. Una alternativa a los dos botones citados, para configurar las sangras consiste en arrastrar y soltar los distintos marcadores que existen en la regla. El primero, contando de izquierda a derecha, establece la posicin de la sangra izquierda, el segundo la sangra de la primera lnea del prrafo y el tercero la sangra derecha. Tal y como ocurre con el formato de carcter, existe un cuadro de dilogo que facilita la manipulacin simultnea de todos los elementos relativos al formato de prrafo. Podemos abrirlo con la opcin Opciones de interlineado de la lista desplegable del botn Interlineado, mediante la opcin Prrafo del men contextual de cualquier prrafo o como el cuadro de dilogo Fuente, mediante un clic sobre el botn que hay en la esquina inferior derecha del grupo Inicio>Prrafo. Este cuadro de dilogo cuenta con dos pginas: Sangra y espacio y Lneas y saltos de pgina. En la primera tenemos las opciones precisas para estab lecer la alineacin del texto en el prrafo, las distintas sangras y el interlineado. En la parte inferior existe un apartado, llamado Vista previa, en el que puede ver cmo quedara el prrafo con la configuracin actual. En la pgina Lneas y saltos de pgina encontrar una serie de opciones individuales de las cuales slo hay marcada una: Control de lneas viudas y hurfanas. Este control evita que la primera lnea de un prrafo quede aislada al final de una pgina o que la

ltima lnea de un prrafo aparezca por s sola en la pgina siguiente. Mejora, por tanto, la apariencia final del documento, especialmente al imprimido. Esto no significa, sin embargo, que el prrafo no vaya a dividirse. Word puede decidir, si ya no hay ms espacio en la pgina actual, pasar a la pgina siguiente no slo la ltima lnea sino tambin la antepenltima. En el caso de que desee evitar que un prrafo se divida, prefiriendo que quede entero en una pgina o pase completo a la siguiente, puede conseguido marcando la opcin Conservar lneas juntas.

Copiar formatos
En el captulo anterior aprendimos a servirnos del portapapeles para co piar y pegar texto, una posibilidad que nos permite incluso aprovechar el contenido de un documento para comenzar a confeccionar otro. Sera til poder tambin copiar el formato de una cierta porcin de texto o un prrafo, pero cmo puede copiarse aquello que no se ve? La respuesta la encontramos en el botn Copiar formato que, estn el mismo grupo Inicio>Portapapeles de la Cinta de opciones. La mejor manera de aprender a utilizar esta herramienta es vindolo en la prctica. Ponga el cursor en cualquier punto del ttulo, cuyo formato de carcter y prrafo hemos definido en los puntos previos. Haga clic en Copiar formato. En ese momento ver que el puntero del ratn cambia, mostrando un icono distinto. Seleccione el rea de texto a la que desea dar el formato que ha obtenido del ttulo, usando para ello cualquiera de los mtodos de seleccin que aprendi en el captulo anterior. Puede, por ejemplo, emplear la tcnica de arrastrar y soltar para marcar uno o varios p rrafos. Tambin vale un simple die en una palabra para dar el formato de carcter a esa palabra y el de prrafo a todo el prrafo al que pertenece. Truco: En lugar de hacer clic en el botn Copiar formato, puede hacer doble clic para dejarlo activo y poder aplicar el mismo formato a varias selecciones de texto.

Revisin ortogrfica y gramatical

Word cuenta con una serie de diccionarios y reglas que le permiten iden tificar un amplio abanico de errores. Los ms fciles de localizar son los ortogrficos. Si una cierta palabra no aparece en los diccionarios lo ms probable es que est mal escrita. Los errores gramaticales son ms difciles de reconocer, si bien existen casos claros como la incoherencia de gnero o nmero entre un sustantivo y el artculo o los complementos. La revisin de la ortografa y la gramtica, de manera conjunta o por separado, puede estar llevndose a cabo durante la edicin del texto. Con esta caracterstica activada, estado en el que se encuentra por defecto, Word aprovecha el tiempo libre que le queda mientras nosotros escribimos para, en segundo trmino, ir verificando la correccin del texto. La actividad de esta revisin en segundo plano se comunica mediante uno de los iconos que aparecen en la barra de estado de Word, en la parte central, y que puede mostrar las dos apariencias. Si tenemos activada la revisin en segundo plano, a medida que vayamos escribiendo aparecern, suponiendo que haya errores, marcas en forma de subrayados de distintos colores. Los fallos ortogrficos aparecen como subrayados rojos debajo de la palabra incorrecta, mientras que los gramaticales y de estilo son subrayados verdes que pueden abarcar desde una palabra hasta un prrafo completo.

Opciones de revisin
Como otros aspectos de Word, el funcionamiento de la revisin ortogrfica y gramatical es totalmente configurable. Puede abrir el cuadro de dilogo Opciones de Word mediante el botn del mismo nombre que hay en el men asociado al Botn de Office, seleccionando a continuacin la pgina Revisin de dicha ventana Las dos opciones que hay en la parte inferior, en el apartado Excepciones para, y que inicialmente estn desmarcadas, establecen si, a pesar de revisarse mientras se escribe, los errores se ocultan y, por tanto, no aparecen las marcas antes citadas en forma de subrayado Las opciones Omitir palabras en MAYSCULAS, Omitir palabras que contienen nmeros y Omitir archivos y direcciones de Internet indican a Word que no incluya en la revisin ortogrfica todas aquellas palabras que estn escritas completamente en maysculas, como son las siglas; las que contienen nmeros y las que pueden identificarse como nombres de archivo y direcciones de Internet. Son tres opciones marcadas por defecto ya que es factible pensar que en esos casos se sealaran como errores palabras que son correctas. Para efectuar la correccin ortogrfica Word utiliza un diccionario base, que es el del idioma elegido en cada caso, y uno o ms diccionarios adicionales que podemos configurar mediante el botn Diccionarios personalizados. Mientras Word lleva a cabo la revisin ortogrfica interactiva (no la revisin en segundo plano), usa los diccionarios para ofrecer sugerencias de correccin. Si la opcin Slo del diccionario principal no est mareada Word se servir de todos los diccionarios configurados, mientras que en caso contrario slo obtendra sugerencias del diccionario principal. En el apartado Para corregir ortografa y gramtica en Word encontramos, adems de las opciones citadas antes, los elementos siguientes: . Revisar gramtica con ortografa: Esta opcin indica a Word si durante una revisin ortogrfica debe tambin comprobar la gramtica. . Estilo de escritura: Es una lista desplegable que nos servir para indicar si deseamos que la revisin gramatical compruebe tan slo la gramtica o tambin el estilo. El botn Configuracin que hay debajo a la derecha hace posible una configuracin ms exacta de las opciones de revisin gramatical, permitiendo indicar qu fallos tienen que comprobarse y cules no.

Una sesin de revisin

Las acciones posibles, representadas por los botones que haya la derecha, son las siguientes: Omitir una vez: Se excluye la correccin de la palabra slo en este caso. Omitir todas: Se excluye la correccin de todas las apariciones de esta palabra. Agregar al diccionario: La palabra se aade a nuestro diccionario personal y se da por buena. Cambiar: Se cambia la palabra por la sugerencia que haya elegida en la lista de la izquierda. Cambiar todas: Se cambian todas las apariciones de la palabra, no slo la seleccionada en este momento, por la sugerencia marcada en la lista. Autocorreccin: Corrige la palabra y crea una regla de autocorreccin, de tal forma que a partir de este momento se corrija automticamente cada vez que nos equivoquemos al escribirla.

Diccionarios y referencias.
Adems del diccionario base, que hemos usado para efectuar correcciones ortogrficas, Word incluye otros, como el de sinnimos, y es capaz de aprovechados para ofrecer funciones adicionales como son la bsqueda de sinnimos, divisin automtica de palabras con guiones o traducir textos. Estas posibilidades se complementan con el panel de tareas Referencias y su capacidad para recuperar informacin de Office Online si contamos con una conexin a Internet. Para abrir dicho panel no tiene ms que hacer clic en el botn Referencia del grupo Revisar>Revisin de la Cinta de opciones. Podr elegir cualquiera para el que disponga de un diccionario instalado. Activada esta opcin, bastar con situar el puntero del ratn sobre una palabra, para obtener toda la informacin disponible en una ventana emergente.

Opciones de autocorreccin
Ya sabemos que Word es muy eficiente, capaz de corregir nuestros fallos habituales a medida que escribimos mediante una tcnica denominada autocorreccin. Tambin somos conscientes de que no conoce todos los errores que cometemos y, por ello, corrige solamente parte de ellos. Durante una sesin de correccin ortogrfica, segn se vio en uno de los puntos previos, tenemos la posibilidad de aadir reglas de autocorreccin. Es una tarea que tambin podemos efectuar mediante el cuadro de dilogo Autocorreccin. Para abrir el cuadro de dilogo tendr que abrir el men del Botn de Office y elegir Opciones de Word. A continuacin seleccione la pgina Revisin, que ya utiliz anteriormente, y haga clic en el botn Opciones de auto correccin que hayal principio. El cuadro de dilogo que aparece cuenta con mltiples pginas. La que nos interesa en este momento es Autocorreccin que, est repleta de opciones. La mayor parte de ellas son muy explcitas y no necesitan mayor comentario, como son la correccin de dos maysculas seguidas o poner en mayscula la primera letra de cada frase. La opcin Reemplazar texto mientras escribe es una de las ms relevan tes, conjuntamente con Usar automticamente las sugerencias del corrector ortogrfico que aparece ms abajo. Estn vinculadas, de tal manera qu si desactivamos la primera esto implica la desactivacin de la segunda. Debajo de la primera opcin hay una lista compuesta de dos columnas conteniendo la de la izquierda el texto a sustituir mientras se escribe y de la derecha el texto a poner en su lugar. Lo interesante es que dicha lista es ampliable, no tiene ms que introducir un trmino a reemplazar, el texto con el que 10 sustituir y pulsar Intro para aadidos y conseguir que Word 10 trate como una nueva autocorreccin. La forma ms cmoda de configurar las autocorrecciones, no obstante, consiste en ir crendolas durante las revisiones ortogrficas.