Manual do Sistema

Manual do Sistema

Outubro de 2003

1. Introduo
Esse manual foi escrito tendo como principal objetivo se constituir numa ferramenta capaz de suportar e facilitar a correta implantao do Sistema ESCOLAR PLUS. Ele dever ser usado como um instrumento de consulta para a utilizao correta e adequada das telas e tambm para execuo das principais tarefas, transaes, rotinas e procedimentos do sistema. A leitura e o uso corretos das instrues contidas neste manual permitiro que o sistema seja implantado da maneira mais otimizada e precisa, evitando desperdcio de tempo para sanar problemas decorrentes do uso indevido dos recursos do sistema.

2. O Sistema ESCOLAR PLUS

O Sistema Administrativo Escolar - ESCOLAR PLUS tem como finalidade a administrao completa das reas de secretaria e tesouraria de uma escola, possibilitando um maior controle e gerenciamento em relao s rotinas operacionais e proporcionando ganhos significativos nos aspectos de produtividade, padronizao e reduo de custos, bem como a diminuio da dependncia de informaes. O ESCOLAR PLUS um dos mais modernos e completos sistemas para administrao escolar do mercado, alm de ser desenvolvido a partir das mais atualizadas tcnicas de desenvolvimento. Foi desenvolvido tendo como premissa ser um sistema altamente flexvel e de fcil utilizao pelo usurio.

3. Arquivos Utilizados pelo Sistema Escolar Plus

Alguns arquivos so utilizados e manipulados pelo sistema ESCOLAR PLUS, sendo necessria e obrigatria a sua presena no diretrio (C:\Escolar_plus) onde reside o programa executvel (ESCOLAR.EXE). So eles: Nome do arquivo ESCOLAR.EXE ESCOLAR.RES RETORNO.EXE REMESSA.EXE TESOURA.INI SECRETARIA.DEF TESOURARIA.DEF ACESSO.DEF INTERNET.DEF CEP.DEF PRINCIPAL.DEF ESCOLAR.INI Descrio Arquivo executvel do Sistema ESCOLAR PLUS Arquivo de recursos Arquivo retorno para baixa automtica (pasta boletos) Arquivo remessa para envio pra o banco (pasta boletos) Arquivo de localizao do BD da tesouraria para boletos. Arquivos de definies para a criao da estrutura do banco de dados manipulado pelo Sistema ESCOLAR PLUS

Esse o arquivo de parmetros da aplicao, onde sero mantidas as informaes de configurao, tais como: diretrio de trabalho e posio das janelas (forms). Este arquivo ser criado pela aplicao no diretrio de instalao, ou seja, no diretrio onde se encontrar o arquivo ESCOLAR.EXE.

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4. Instalando o Sistema Escolar Plus

Para instalar o Sistema ESCOLAR PLUS, utilize o CD de instalao e solicite apoio de nosso suporte.

5. Ativando o Sistema Escolar Plus

Para ativar esta aplicao, localize o cone do ESCOLAR PLUS no ambiente de trabalho do Windows e aplique um duplo clique sobre o mesmo.

5.1 Informando os Diretrios de Trabalho

Ao ser ativado pela primeira vez ou, caso no encontre o arquivo ESCOLAR.INI, o ESCOLAR PLUS apresentar uma tela solicitando o diretrio onde ir residir o arquivo que armazenar os dados digitados. Se o arquivo de dados j estiver existindo no diretrio informado, o ESCOLAR PLUS ir utiliz-lo normalmente. Em caso contrrio, o arquivo de dados ser criado, vazio, para receber os dados a serem digitados.

5.2 Informando a Senha e Acessando o Sistema

Aps a ativao do sistema ESCOLAR PLUS, a tela a seguir ser apresentada para solicitar a digitao da identificao do usurio, bem como da senha de acesso ao sistema. Na primeira vez que o sistema executado, um usurio chamado SUPERVISOR com senha igual a ESCOLAR criado automaticamente, sem quaisquer restries de operao dentro do sistema. Para eliminar este usurio, voc ter de criar um outro usurio dentro do grupo ADMINISTRAO, conforme veremos adiante, neste manual. interessante observar que as duas informaes (nome do usurio e senha) so verificadas em conjunto, significando que, se alguma das duas informaes estiver incorreta, a aplicao no permitir o acesso operao.

6. Definindo o Plano de Senhas

Na primeira vez que este sistema executado, interessante que se faa o credenciamento dos usurios que iro acess-lo. Isto feito atravs da definio do plano de senhas que existe nesta aplicao, que pode ser acessado selecionando-se a opo Manuteno de senhas do menu Apoio.

6.1 Mudana de senha

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Qualquer usurio cadastrado no sistema pode alterar a sua prpria senha, bastando proceder da seguinte forma: clicar na aba Muda Senha, caso a mesma no esteja ativa; clicar no campo Senha atual e digitar a sua senha, pressionando em seguida a tecla ENTER ou a tecla TAB; digitar a Nova Senha, no campo apropriado, pressionando em seguida a tecla ENTER ou a tecla TAB; e redigitar a Nova Senha, para confirmar a digitao anterior. Para confirmar as informaes, clique sobre o boto e para cancelar, sobre o boto .

6.2 Manipulando Grupos

O sistema de senhas da aplicao contm um nvel para agrupar usurios, que chamamos Grupo, assim, cada usurio dever estar ligado a um grupo. As permisses de operao em cada tabela da aplicao so definidas para cada um dos Grupos. Para operar com grupos, clique na orelha Grupos e a seguinte tela aparecer:

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6.2.1 Incluindo um novo grupo Para incluir um novo grupo no sistema, basta proceder da seguinte forma: clicar sobre o boto ;

digitar o nome do novo grupo no campo Novo grupo; clicar sobre o boto e

executar a operao abaixo, para modificar as permisses de operaes aos usurios que sero cadastrados no novo grupo criado. 6.2.2 Modificando permisses de operaes nas tabelas Para modificar as permisses de operaes nas tabelas para um determinado grupo, basta proceder da seguinte forma: clicar sobre a orelha Grupos; clicar sobre o grupo que se deseja modificar as permisses, para selecion-lo. Na moldura intitulada Tabelas e permisses aparecero uma janela com os nomes das tabelas existentes e, logo abaixo, as opes para marcar ou desmarcar as operaes que podem ser permitidas ou cerceadas (Visualizar registros, Incluir registros, Alterar registros e Excluir Registros); clicar sobre o nome da tabela para selecion-la e marcar as opes de que operaes sero permitidas aos usurios deste grupo e deixar desmarcadas as opes a serem cerceadas a todos os usurios que forem cadastrados sob este grupo. 6.2.3 Excluindo um grupo Para excluir um grupo existente no sistema, basta proceder da seguinte forma: clicar sobre o grupo que se deseja excluir, para selecion-lo; clicar sobre o boto ;

quando for solicitada uma confirmao para a excluso do grupo, clicar sobre o boto Sim. importante lembrar que: a excluso de um grupo acarretar na excluso de todos os usurios cadastrados no mesmo; o grupo Administrao no pode ser excludo, visto que somente usurios deste grupo podem cadastrar novos grupos ou modificar as permisses de acesso de um grupo existente.

6.3 Manipulando Usurios

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Para que um usurio possa acessar o sistema, necessrio um credenciamento prvio deste usurio em um grupo existente no plano de senhas. Para operar com usurios dentro do plano de senhas, clicar sobre a orelha Usurios para acessar a seguinte interface:

6.3.1 Incluindo um novo usurio Para incluir um novo usurio no sistema, basta proceder da seguinte forma: clicar sobre o boto ;

escolha o grupo sob o qual o novo usurio dever ficar vinculado (ficar atento s permisses do grupo); digitar o nome do novo usurio no campo Novo usurio, seguido da tecla ENTER; digitar a senha do novo usurio, seguido da tecla ENTER; redigitar a senha, para confirmar, seguido da tecla ENTER; se desejar, digitar uma observao sobre o usurio; clicar sobre o boto para gravar as informaes.

6.3.2 Descredenciando um usurio Para excluir um usurio cadastrado em um grupo no sistema, basta proceder da seguinte forma: clicar sobre o usurio que se deseja remover, para selecion-lo; clicar sobre o boto ;

ser solicitada uma confirmao para a remoo do usurio, o que deve ser aceito clicandose o boto Sim.

7. Operando o Sistema ESCOLAR PLUS

Manual do Sistema 6 Outubro de 2003

Toda a operao do sistema ESCOLAR PLUS feita atravs das opes de menus e janelas e de botes existentes em algumas janelas.

7.1 Incluindo Registros

Para incluir um novo registro de dados no sistema, deve-se, primeiramente, selecionar a janela desejada atravs da sua opo de menu correspondente, para que a tela seja apresentada na rea de cliente do sistema ESCOLAR PLUS. O incio da operao de incluso de registros deve ser acionado a partir da seleo da opo de menu correspondente. A forma mais rpida de ativar a digitao em uma janela de dados clicar sobre o boto Sempre clicar com o mouse neste boto, para inserir novos dados em qualquer formulrio. Para inserir informaes nos campos dentro do grid, basta clicar na linha do grid que esteja marcada com asterisco (*). A cada nova linha (registro) inserida no grid, necessrio clicar na prxima linha do grid, para que as informaes sejam criticadas e salvas. .

7.2 Alterando Registros

Para alterar um registro em uma tabela qualquer, primeiramente necessrio que seja aberto o formulrio especfico da tabela, selecionando-o atravs do menu. A janela de dados correspondente ser apresentada. Para alterar qualquer campo do formulrio, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre o campo e clic-lo. Neste momento o campo fica disponvel para qualquer alterao. A partir do campo que est sendo digitado, pode-se utilizar as teclas ENTER ou TAB para deslocar o foco para os campos seguintes do formulrio. Aps efetuadas as alteraes, deve-se pressionar o boto do registro. para gravar e efetivar a alterao

Quando da alterao de qualquer dado, provavelmente haver a necessidade de procurar um determinado registro ou at mesmo um grupo de registros para que se possa promover as alteraes desejadas. Neste caso, consultar os tpicos Filtrando os dados e Procurando um registro respectivamente.

7.3 Excluindo Registros

Para excluir um registro de uma tela, utilizar o recurso de procurar um registro (ver tpico Procurando um registro) para posicionar na janela o registro que deseja excluir e proceder da seguinte maneira: clicar sobre o boto Para excluir um registro (linha) dentro do grid, basta clicar na margem da esquerda do grid para selecionar o registro e pressionar a tecla DEL.

7.4 Resumo dos principais botes existentes nas janelas

Manual do Sistema 7 Outubro de 2003

A seguir, veremos os principais recursos do sistema ESCOLAR PLUS, disponibilizados, atravs de botes, nas telas do sistema. importante notar que alguns botes, em determinada situao, esto habilitados e outros no. Isto se d porque algumas operaes somente podem ser feitas em um determinado momento, dependendo de aes feitas anteriormente. Abaixo podemos ver a descrio da funo de cada boto: boto grava - clique sobre este boto para forar a gravao do registro presente na janela ativa. boto cancela - este boto, quando clicado, fora o cancelamento do registro presente na tela. boto incluso - clique sobre este boto para incluir um novo registro na tabela

ativa

ativa.

boto excluso - clique sobre este boto para apagar o registro presente na janela

boto procura - clique sobre este boto para procurar um determinado registro na tabela ativa. Para maiores detalhes consultar no tpico Procurando um registro. boto filtragem - clique sobre este boto para visualizar somente um grupo de registros da tabela corrente. Para maiores detalhes ver no tpico Filtrando os dados. boto imprimir - clique sobre este boto para imprimir a tela do registro corrente no formato tela, ou a Matriz corrente ou ainda um grfico que esteja sendo visualizado no momento. boto consulta - clique sobre este boto para atualizar e visualizar uma consulta. boto finaliza - clique sobre este boto para sair da janela ativa. boto primeiro registro - quando clicado, apresenta o primeiro registro da tabela mostrada na janela ativa. boto registro anterior - move para o registro anterior ao que esteja sendo apresentado na janela ativa. boto registro seguinte - move para o registro seguinte ao que esteja sendo apresentado na janela ativa.
Manual do Sistema 8 Outubro de 2003

boto ltimo registro - quando clicado, apresenta o ltimo registro da tabela mostrada na janela ativa.

7.5 Procurando um registro

Para localizar um registro qualquer dentro da tabela, basta: clicar no cone (procura)

A seguinte caixa de dilogo ser apresentada:

Deve-se selecionar o ndice dentre aqueles listados na janela acima. No exemplo, foi selecionado o campo Cdigo. Em seguida, clicar sobre um dos operadores (>, <, =, >= ou <=) e finalmente informar no campo Contedo a pesquisar o valor a ser localizado no campo. Clicar ento sobre o boto de confirmao (na cor verde) para iniciar a pesquisa. O boto com o smbolo de uma vassoura serve para limpar o contedo da pesquisa. O boto com o smbolo de uma seta serve para sair da pesquisa. Caso algum registro possa ser encontrado na tabela, este ser imediatamente posicionado na janela de digitao de dados e os campos devidamente preenchidos.

7.6 Filtrando dados

O recurso de filtragem bastante til quando se deseja visualizar somente um grupo de determinados registros de uma determinada tabela. Para ter acesso a janela que permite o filtro deve-se clicar no cone O seguinte dilogo ser apresentado: .

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Para selecionar os registros que se deseja visualizar, devem ser seguidos os seguintes passos: selecionar o nome do campo que ser filtrado na lista disponvel em "Nome do Campo". selecionar o operador de comparao que ser utilizado, sendo eles:

Operador especial que usa caracteres coringa (*) informar no campo valor a seqncia que ser comparada com o campo informado. No caso de o operador utilizado ser o LIKE, informar o campo valor com caracteres coringa, caso seja necessrio. A tabela a seguir mostra argumentos possveis para LIKE: Caractere * ? # [] ! Exempl o pes* *dico p?lha 1#3 p[ai]lha p[!ai]lha p[ac]lha Comentrio localiza pessoa, pescador, peste localiza mdico, ortopdico, pudico localiza palha, pilha, pulha localiza 103, 113, 123 localiza palha e pilha, mas no pulha localiza pulha, mas no palha nem pilha localiza palha, pblha, pclha

= <> > >= < <= LIKE

Operador

Significado Igual a... Diferente de... Maior que... Maior ou igual a Menor que... Menor ou igual a...

se for necessrio, pode-se usar o boto Concatena e clicar na seleo E.. OU... para fazer comparaes, apenas para exemplificar, do tipo: 1. Funcionrios do Departamento de Compras "E" que sejam do sexo masculino.
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2.

Funcionarios solteiros "OU" que possuam menos de 21 anos.

Aps serem informados os parmetros do filtro, basta clicar no boto de confirmao. O retngulo com o nome "Expresso que define o critrio de seleo" simplesmente demonstrativo e mostra como est sendo montada a expresso SQL que ir possibilitar a seleo dos registros.

7.7 Seleo de Registros Especficos

O recurso de seleo de registros especficos bastante til quando se deseja solicitar a execuo de relatrio para um aluno especfico ou para um grupo de alunos selecionados. Para ter acesso a janela que permite a seleo de registros deve-se clicar no cone contendo uma mo segurando uma folha de papel e ser ento apresentada a tela mostrada abaixo:

Para selecionar os registros que se deseja visualizar, devem ser seguidos os seguintes passos: clicar na seta para baixo apresentada direita do campo; marcar o aluno que ser utilizado da relao de alunos apresentada e clicar com o boto esquerdo do mouse; repetir o passo anterior para todos os alunos que desejar; se desejar excluir um aluno da relao, posicionar o curso na linha correspondente e pressionar a tecla <Delete>; aps o trmino da seleo de alunos, pressione a tecla <ESC> ou feche a janela apresentada, voltando ento para a tela da qual o relatrio foi solicitado, quando ento dever ser seguido o processo normal de execuo de um relatrio.

8. Implantando o sistema ESCOLAR PLUS

8.1 Recomendaes para Implantao do Sistema
Para uma implantao correta do Sistema ESCOLAR PLUS, a escola dever seguir uma srie de recomendaes e procedimentos, os quais devem ser executados com bastante ateno, pois
Manual do Sistema 11 Outubro de 2003

todos o demais processos e relatrios do sistema dependem das informaes fornecidas durante a execuo dos mesmos. importante lembrar, tambm, que em todas as telas existem explicaes de como proceder para uma utilizao correta das mesmas. As recomendaes e procedimentos recomendados so os seguintes: Seguir um padro de digitao. Por exemplo, todos os campos devem ser informados com letra maiscula ou com a primeira letra maiscula e as outras minsculas. Definir as abreviaes. Por exemplo: R (para Rua), Av ou AV (para avenida) etc. Lembramos que esse cadastro representa o patrimnio de alunos da escola. Levantar com o pessoal da coordenao o cadastro de disciplinas, criando cdigos de fcil identificao. Definir os cdigo dos cursos e suas caractersticas. No cadastrar, por exemplo, um curso para o perodo da manh e outro para o perodo da tarde. A definio do turno feita na definio da turma. Cadastrar as turmas, se possvel mantendo a nomenclatura existente e verificando se vai ficar adequado. Conferir os valores Default (os que sero assumidos por ausncia) nos parmetros do sistema, para facilitar a digitao. Com as disciplinas, turmas e cursos j cadastrados, possvel cadastrar os alunos e aloc-los em cursos e turmas. Ao cadastrar o aluno, informar o responsvel financeiro abaixo da foto. S digitar o responsvel financeiro, se for uma outra pessoa. A numerao da matrcula seqencial. O campo pode ser alterado, pois temos que cadastrar os cdigos j existentes. Ao final do cadastro dos alunos, deve ser executado o processo de reparao do BD (menu Apoio), para o sistema gravar o ltimo nmero de matrcula. Nas incluses de novos alunos, o sistema passar a seqenciar a partir deste valor. Os valores da mensalidade podem ser tambm definidos antes do cadastramento. Neste caso ao incluir o aluno, podemos tambm gerar as mensalidades na aba Matrcula. Este processo tambm pode ser feito depois (Menu Processos Incio do ano letivo Gerar mensalidades). Para alter-los, utilizar o formulrio de informaes financeiras. Aps o trmino do cadastro de cursos e disciplinas, podemos montar a Matriz Curricular. Esta etapa muito importante e, dessa forma, a montagem da matriz deve ser feita com todo o cuidado. No esquecer de incluir nenhuma disciplina. Ao terminar, conferir a matriz, imprimindo o relatrio referente mesma. Um detalhe importante: deve-se seqenciar corretamente a ordem das disciplinas no boletim, no deixando buracos entre as numeraes nas disciplinas que tem nota. Cadastrar as operaes, bancos, bolsas de estudo e etc. nas telas do menu Tesouraria. Conferir mais uma vez o cadastro de cursos, principalmente os critrios de aprovao. Cadastrar os professores e fazer a associao dos professores com as disciplinas/cursos (opcional).
Manual do Sistema 12 Outubro de 2003

Observaes: - No caso de existir alguma dvida, ligar para a equipe de suporte da Escolar Plus ou enviar um e-mail, descrevendo todas as dvidas. A resposta ser enviada, no mximo, no dia seguinte. - O ESCOLAR PLUS um sistema bastante detalhado e completo e, portanto, o seu aprendizado requer tempo. Na dvida de como proceder, no deixe de ligar ou enviar um email. Isso poder evitar problemas e poupar seu tempo na reparao dos mesmos. - Em caso de instalao em rede, ligar para nossa equipe e solicitar uma orientao. - importante a escola ter um responsvel com conhecimento de Windows e rede.

8.2 Executando as Principais Transaes do Sistema

Para a correta implantao do Sistema ESCOLAR PLUS, necessrio que sejam seguidas s recomendaes citadas no item 8.1. Alm disso, tambm recomendvel que seja seguida uma determinada seqncia de execuo de tarefas ou transaes a fim de que a implantao do sistema seja feita de forma otimizada. A seqncia recomendada garante que, ao se executar uma determinada tarefa, o usurio do sistema j ter feito todas as tarefas prvias que permitam e garantam a correta execuo da mesma. A seqncia recomendada a seguinte: Cadastro de Parmetros do Sistema eCadastro de Informaes sobre a Escola; Cadastro de Disciplinas; Cadastro de Cursos e Turmas; Montagem da Matriz Curricular; Cadastro de Informaes de Tesouraria (Planos de Pagamento, Bolsas de Estudo, Operaes Financeiras e Caixas e Bancos); 6. Cadastro de Alunos; 7. Registro de Matrcula e Re-matrcula; 8.2.1 Cadastro de Disciplinas 1. 2. 3. 4. 5.

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A tela acima deve ser usada para cadastrar todas as disciplinas lecionadas na escola. Toda disciplina cadastrada ser identificada no sistema atravs de seu cdigo, composto de 5 dgitos alfanumricos, como, por exemplo: LPORT para Lngua Portuguesa, LITER para Literatura e MATEM para Matemtica. O nome reduzido ser sempre usado na apresentao da disciplina nos boletins e nos histricos escolares.

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8.2.2 Cadastro de Cursos

Neste formulrio, devem ser cadastrados os cursos e as sries oferecidos pela escola, no ano corrente. Cada curso identificado por um conjunto de trs dgitos numricos (cdigo): a Srie e a Modalidade. Por exemplo, o cdigo 101 pode ser 1 Srie do Ensino Fundamental, o cdigo 102 pode ser 2 Srie do Ensino Fundamental, o cdigo 202 pode ser a 2 Serie do Ensino Mdio. Ateno: - importante informar o cdigo do banco para o qual sero emitidos os boletos de pagamento. Caso a escola receba as mensalidades no caixa, cadastrar no menu Tesouraria um banco com cdigo 1 com a denominao de Caixa e informar este cdigo no campo Banco no plano de pagamento padro de cada curso. - Cadastrar obrigatoriamente o cdigo de curso 999 com a descrio Todos, para facilitar em alguns processos. O rendimento mnimo, informado em % da nota mxima (nmero de pontos), corresponde ao valor da nota que o aluno tem que alcanar para no ficar em prova final ou recuperao.

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Na Aba Recuperao, mostrada abaixo, informar o modelo de recuperao intermediria (paralela) em cada etapa.

necessrio tambm informar os pesos das etapas (Bimestres/Trimestres) para o clculo da nota final na Aba Pontos mostrada abaixo. Caso no tenha peso, informar 1.

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Informar na Aba Aprovao, mostrada abaixo, os critrios para aprovao: se existe Prova final, depois se existe Recuperao final e ainda se existe Recuperao especial. Informar tambm as notas mnimas para o aluno obter a aprovao ao final do ano. No esquecer de cadastrar o cdigo do prximo curso que o aluno ingressar no ano seguinte, caso ele seja aprovado.

Por exemplo: aps a edio da nota do 4 Bimestre e, caso o aluno no tenha obtido os pontos para a aprovao direta, quais etapas podero ser executadas pelo aluno: Prova Final Recuperao Final Recuperao Especial. Alm disso, devem ser informado o nmero mximo de disciplinas nas quais o aluno pode fazer Recuperao Final e Especial e, tambm, o nmero mximo de dependncias (caso exista dependncia na escola) o aluno pode fazer. Ateno: - Os campos assinalados em negrito na tela no podem ser modificados aps o processo de enturmao de alunos.

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8.2.3 Cadastro de Documentos O ESCOLAR PLUS permite que sejam cadastrados todos os tipos de documentos que so exigidos pela escola, no momento da matrcula. Para isso, use a tela abaixo.

Esta tela de uso opcional e permite que sejam cadastrados todos os documentos solicitados para cada curso da escola. Como exemplos desses documentos, podemos citar: certido de nascimento; atestado mdico; contrato; histrico escolar (se o aluno est vindo de outra escola); formulrio de matrcula; foto; CPF do responsvel financeiro. O campo Renovao indica se o documento dever ser atualizado no incio de cada ano letivo. Como exemplo de documentos deste tipo, podemos citar: o formulrio de matrcula, o contrato, etc.

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O sistema permite tambm que se informe dos tipos de documentos cadastrados quais so necessrios no momento da matrcula para cada curso/srie. Para isso, deve ser usada a tela abaixo. Vale ressaltar que este procedimento fundamental para a emisso dos relatrios de documentos pendentes por aluno e por turma.

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8.2.4 Disciplinas da Matriz Curricular

Neste formulrio as disciplinas cadastradas devero ser associadas aos cursos e/ou sries correspondentes (Matriz Curricular). No campo Ordem no boletim, deve ser informada a ordem em que a escola deseja que as disciplinas apaream no boletim e na ficha individual (por exemplo: Portugus como 1 disciplina a ser impressa no boletim, Matemtica a 2 disciplina, e assim por diante). Nos campos Boletim e Histrico, deve ser informado se a escola deseja ou no que esta disciplina seja impressa nos relatrios do mesmo nome. Quando a opo escolhida para o campo Tipo de avaliao for Outros, independentemente de serem informadas notas para a disciplina, nenhum aluno ser reprovado na mesma. Em caso de existirem sub-matrias para compor a nota de uma determinada disciplina, devem ser informados os pesos e o nomes das mesmas nos campos Nota 1, Nota 2 e Prova, pois o sistema permite a digitao de at trs notas por disciplina para o clculo da nota final do bimestre. Por exemplo: podemos ter uma nota de peso 1 e nome Testes, outra com peso 1 e nome Trabalho e a nota do bimestre com peso 2. Neste exemplo, se o aluno obtiver nota 5 nos Testes, 8 nos Trabalhos e 8,5 na Prova Bimestral, a nota final ser igual a 7,5. Ateno: - Os campos assinalados em negrito na tela no podem ser modificados aps o processo de enturmao de alunos. Caso seja necessria a incluso de uma nova disciplina aps a enturmao e a preparao das turmas, utilizar a opo Incluso de disciplinas na Matriz do menu Processos.
Manual do Sistema 20 Outubro de 2003

- muito importante que, aps o trmino do cadastramento da matriz, o relatrio da Matriz Curricular seja impresso conferido cuidadosamente. Para se copiar a matriz curricular de um curso j existente basta clicar no cone Copiar que ser aberta a tela mostrada abaixo. Informe, ento, o curso do qual voc quer copiar a matriz curricular e o curso para qual voc a copiar.

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8.2.5 Cadastro de Turmas

A tela acima deve ser usada para cadastrar as turmas da escola. Toda turma identificada por um cdigo de 5 dgitos alfanumricos, de preferncia um cdigo inteligente e significativo que facilemnte permita a identificao da turma. Os campos Alunos existentes e o Ultimo n de chamada so calculados e informados pelo sistema e no so editveis. Ateno: - Os campos assinalados em negrito na tela no podem ser modificados aps processo de enturmao de alunos.

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8.2.6 Quadro de Professores O ESCOLAR PLUS tem um cadastro simplificado de professores. A maioria dos campos deste cadastro de natureza informativa. Os nicos campos com um objetivo especial para o sistema so: o apelido, que utilizado em relatrios, sempre que o espao para colocar o nome do professor restrito, e o campo funo que necessrio para a impresso de declaraes. As telas mostradas abaixo servem para que sejam digitadas as informaes do professor, sendo que as duas ltimas, relativas s Abas Formao e Experincia profissional, se destinam a informar dados sobre o currculo do mesmo.

O sistema pode vincular os professores com as disciplinas e as turmas. Com esta associao, em alguns relatrios e consultas, especialmente nos Dirios de Classe, ser mostrado o nome do professor. Para fazer essa associao necessrio utilizar a tela mostrada no prximo item.
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8.2.7 Associao do Professor a Turma e Disciplina

Alm da associao s disciplinas e turmas para as quais o professor lecionar, necessrio informar o nmero de aulas previstas. Esta associao permitir que o sistema, caso a escola funcione com a opo de que as notas sejam digitadas no sistema pelos professores, restrinja a informao das notas apenas para as disciplina/turmas que estejam associadas aos mesmos.

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8.2.8 Cadastramento dos Alunos Nas informaes cadastrais registram-se a maioria dos dados relativos ao cadastro de um aluno. Este cadastro, porm, no implica que o aluno esteja matriculado na escola, pois ainda necessrio se fazer a sua matrcula. Desta forma, pode-se, j na fase de reserva de vagas, preencher os dados dos alunos, adiantando o processo de digitao, e matricul-los posteriormente. Este cadastro um dos poucos que no vinculado ao ano corrente, pois ele est relacionado com a existncia do aluno na escola, em qualquer ano. Depois, ao matricul-lo, o aluno, alm de existir na escola passar a existir no ano corrente e, ento, poder ser utilizado pelo sistema. O cadastro completo, porm de simples preenchimento, sendo que quase todos os campos so auto-explicativos. Os dados esto separados em diferentes abas: Dados Pessoais, Documentao, Dados do pai, Dados da me, Dados do Resp Financeiro, Outros dados e Matrcula, as quais so informadas separadamente. Os campos da aba Dados Pessoais, mostrada abaixo, so quase todos obrigatrios, especialmente o campo Responsvel financeiro, se a escola utiliza o Mdulo de Tesouraria.

No caso do Responsvel financeiro ser o pai ou a me, as informaes da aba correspondente sero copiadas para os campos da aba Resp financeiro. Os campos das demais abas, exceto da aba Matrcula so quase todos opcionais. Ateno: - incorreto acionar o boto Gravar aps informar os campos de cada aba.
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- Este boto s deve ser acionado quando forem informados todos s dados. Devemos utilizar a aba denominada Matrcula, mostrada abaixo, para efetivar a matrcula do aluno apenas no momento da incluso do aluno no cadastro.

Neste caso mais rpido informar, no momento da digitao do cadastro, em que turma o aluno est matriculado e os valores financeiros para o mesmo, gerando a ficha financeira do mesmo clicando-se no cone Gerar ficha, sendo necessrio, para isso, que, antes do cadastramento dos alunos, sejam informados os planos de pagamento. Desta forma, faz-se a vinculao de um aluno j cadastrado com a escola no ano corrente, ou seja, efetiva-se a matrcula do aluno. Enquanto o mesmo no for matriculado, ele s existir no cadastro bsico de alunos, no sendo visto pelas demais sees do sistema. A matrcula feita em um curso ou srie a matrcula usual, onde o aluno passa a pertencer a uma determinada srie, e assim j ficam determinadas as matrias que ele cursar. Para casos de dependncia, necessrio fazer a matrcula em disciplinas individuais (Formulrio Dependncia no menu Processos). Neste caso, a escola pode optar em matricular o aluno na disciplina em dependncia, em uma turma j existente ou criar uma turma (existente ou fictcia) no curso em que o aluno far dependncia. Em qualquer caso, ser necessrio informar as notas e, opcionalmente, emitir o boletim.

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8.2.9 Dados da Matrcula e Re-matrcula A tela Dados da matrcula do aluno mostrada abaixo a opo para se fazer a matrcula do aluno, caso a mesma no tenha sido feita no momento do cadastramento do aluno, conforme citado no item anterior.

Nos Dados da matrcula, deve-se primeiramente informar o curso do aluno. Em seguida, pode-se aloc-lo diretamente numa turma, fixando-a para no ser mudada pelo sistema ou deixar que o sistema faa a enturmao automtica (menu Processos Incio do perodo letivo), no preenchendo o campo da turma. O preenchimento do campo Turno obrigatrio. O No.de Chamada, caso seja deixado em branco, ser gerado automaticamente pelo sistema na execuo do processo de enturmao dos alunos. Na implantao com o ano letivo j iniciado, deve ser informado o nmero de chamada do aluno, conforme j definido no dirio. Ao fazer o processo de enturmao solicitar gerao do nmero de chamada Manual. Isto far com que o sistema respeite o n de chamada existente. Caso contrrio, informar gerao Automtica. As abas Documentos 1 a 6 e Documentos 7 a 12 mostram uma lista dos documentos que devem ser entregues por um aluno a ser matriculados no curso/srie indicado, conforme determinado no cadastro de documentos necessrios, para que sejam informados quais documentos dessa lista j foram apresentados pelo aluno.

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Na aba Anotaes podero ser registradas observaes para serem guardadas na ficha de matrcula do aluno. Para o sistema, o aluno s estar matriculado se o campo matrcula confirmada estiver preenchido com Sim. Para alunos matriculados aps o incio do ano letivo (com a enturmao e os nmeros de chamada j processados), informar aluno novo no campo tipo de matrcula. Para inclu-lo na turma, ser necessrio executar o processo de enturmao de alunos novos (menu Processos). Caso o aluno saia da escola durante o ano letivo, utilizar o formulrio Movimentao do aluno do menu Processos. Se, por algum motivo, este aluno retornar para a escola com o ano letivo ainda em andamento, informar Retorno no campo tipo de aluno e executar o processo de enturmao de alunos novos. A tela de Re-matrcula, mostrada abaixo idntica tela Dados da matrcula, sendo que ela deve ser usada prximo ao final do ano letivo, quando iniciarmos o processo de re-matrcula de alunos da escola, com o ano letivo ainda em andamento. O incio do perodo de rematrcula informado em Perodo de matrcula no menu Cadastro Outros Parmetros do Sistema.

Ao encerrarmos o ano letivo, esse processo no dever ser mais usado. Utilizaremos o cadastramento de alunos novos em Dados da matrcula, mesmo que o aluno tenha estudado no ano anterior. Caso o aluno seja re-matriculado e desista antes do encerramento do ano letivo, ele deve ser excludo da re-matrcula.
Manual do Sistema 28 Outubro de 2003

8.2.10 Histrico de Sade Neste formulrio, que de uso opcional, possvel preencher as informaes sobre a sade dos alunos, esportes que ele pratica e outras informaes relevantes sobre os mesmos.

Ateno: - Apesar deste formulrio ser opcional, recomendamos especial ateno para o preenchimento das informaes sobre a sade dos alunos. importante que elas sejam preenchidas com muito cuidado, porque podero ser grande valia no caso de acontecer algum acidente com o aluno, dentro da escola. Uma simples informao omitida poder ser fatal para a tomada de providncias corretas, que caso no sejam tomadas podero acarretar em srios danos para a sade de um aluno.
Manual do Sistema 29 Outubro de 2003

8.2.11 Ocorrncias O ESCOLAR PLUS permite que sejam registrados trs tipos de ocorrncias para um aluno: ocorrncias de coordenao, ocorrncias de secretaria e ocorrncias de tesouraria. Para se registrar ocorrncias de coordenao ou disciplinares deve ser usada a tela mostrada abaixo, sendo que esse tipo de ocorrncia poder ser impresso e utilizado no caso de uma reunio com o(s) responsvel(is) pelo aluno.

Tambm podero ser registradas ocorrncias coletivas para todos os alunos de uma ou mais turmas, usando-se para isso a tela mostrada abaixo.

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Nas telas de ocorrncia de secretaria e de tesouraria, cujo formato est mostrado abaixo, existe um campo denominado Anotao que, se estiver assinalado com Sim, permitir que, ao se fazer uma consulta a um aluno a partir da tela Informaes cadastrais ou se receber uma mensalidade pelo caixa, uma observao aparea na tela, indicando que existem alguma ocorrncia registrada para o mesmo.

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8.2.12 Histrico Escolar

Nesta tela, podem ser digitadas as informaes necessrias para a montagem e emisso do histrico escolar do aluno. Na aba Informaes dos cursos podem ser informados os estabelecimentos de ensino nos quais o aluno cursou as sries anteriores serie cursada atualmente pelo mesmo. Nas abas Histrico do CA 4 Srie e Histrico da 5a 8a Srie podero ser informadas as notas em cada disciplina cursada em cada srie cursada pelo anteriormente implantao do Sistema ESCOLAR PLUS na escola. As notas calculadas e/ou informadas aps a implantao do sistema ESCOLAR PLUS sero includas automaticamente no histrico do aluno. 8.2.13 Histrico de Notas O Histrico de Notas permite que se consulte as notas obtidas pelo aluno durante o perodo em que o mesmo estudou na escola.

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8.2.14 Dados da Escola

Esse formulrio permite que sejam informados os dados cadastrais da escola. obrigatrio o preenchimento correto de todos os campos desse formulrio. Os campos relativos ao nome, CNPJ, endereo da escola e o logotipo da escola sero usados nos cabealhos da maioria dos documentos e relatrios impressos pelo sistema, especialmente naqueles usados externamente, tais como declaraes, boletim escolar, histrico escolar, certificados de concluso, etc. Os campos Nome do Secretrio e Nome do Diretor sero usados para montar o espao reservado para a assinatura dos mesmos nos documentos em que forem necessrios.

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8.2.15 Parmetros do Sistema Os parmetros do sistema servem para agilizar a digitao dos dados cadastrais do aluno e implantao dos planos de pagamento. Eles so usados como campos Default, ou seja, so os valores previamente assumidos, sem necessidade de serem digitados. Na aba Valores iniciais, que est mostrada abaixo, as datas de vencimento e os nomes das competncias devero ser informados de acordo com os padres da escola. Lembramos que estes campos so Default e servem apenas para facilitar a digitao em algumas telas.

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Na Aba Secretaria, cuja tela est mostrada na pgina seguinte, a etapa atual da F. Geral (Formao Geral) e Cursos (Cursos livres, Supletivo) devem ser 0 (Zero) no momento da implantao do sistema.

A escola pode usar esta aba para escolher a opo de arredondamento da nota final do aluno. Em escolas em que a nota mxima 10, o arredondamento normalmente feito em uma casa decimal. Por exemplo: a nota 6,27 passa a ser 6,3. Em escolas em que a nota mxima 100, o arredondamento feito para o inteiro mais prximo. Por exemplo: a nota 85,67 ser alterada para 86. Na Aba Perodo de Matrcula, informar a data de incio do perodo de matrcula. Na implantao do sistema, o ano deve ser o mesmo do que o ano letivo cadastrado na tela Dados da escola. Ao iniciar o perodo de re-matrcula para o ano seguinte, alterar o ano para o ano seguinte e clicar no boto Iniciar matrculas.

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Na Aba Tesouraria, mostrada na tela abaixo, podem ser informadas vrios campos que sero utilizados na gerao e impresso dos boletos/carns e de recibos, e na montagem dos planos de pagamento e informaes financeiras dos alunos.

Esses campos so as seguintes: - Utiliza tesouraria opo que indica se o Mdulo de Tesouraria est em uso na escola e ser usado processamento de alguns relatrios para eliminar exigncias de informaes financeiras; - Dados no boleto opo que indica se o boleto sair com as informaes do responsvel financeiro ou do aluno, e ainda se o endereo de um ou de outro ser impresso; - Desconto em opo usada no processamento da ficha financeira do aluno e nos planos de pagamentos para indicar o default de como sero considerados os descontos, se em valor ou se em percentual; - Considerar desconto - no caso de um pagamento ser feito aps o vencimento, indica se o valor dos acrscimos ser calculado considerando o valor do pagamento com desconto ou o valor sem o desconto; - Instrues de Pagamento - opo usada na impresso do boleto para indicar se e como sero considerados os descontos progressivos informados no plano de pagamento. A opo Com descontos progressivos considerar os descontos com intervalos de 5 em 5%, a opo Progressivo no Plano de pagamento considerar os descontos conforme informados no plano de pagamento e a opo Sem desconto progressivo no considerar nenhum desconto;
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- Calcular o desconto - opo usada para indicar se os descontos sero considerados de forma cumulativa, ou seja, primeiro o desconto informado no plano de pagamento e depois o informado na ficha financeira do aluno; - Desconto no boleto opo usada para indicar se o desconto ser impresso no boleto em valor ou em percentual; Modelo para impresso do boleto bancrio - indica que modelo de boleto ser usado pela escola. As opes vlidas so: 0 - sero impressos o Recibo do Sacado e a Ficha de Compensao, sem o comprovante de entrega; 1 - sero impressos o Comprovante de Entrega, o Recibo do Sacado e a Ficha de Compensao, sem o comprovante de entrega; 2 - sero impressos a Folha de Mensagens, contendo um texto a ser criado pela escola no momento da impresso do boleto, o Recibo do Sacado e a Ficha de Compensao; 3 - sero impressos o Recibo do Sacado e a Ficha de Compensao, em formato de carn de pagamento (2 alunos por folha). - Cabealho do recibo de caixa campo onde devero ser informadas as linhas de cabealho a serem impressas nos recibos de 40 colunas emitidos pelo sistema ao registrar um pagamento no Caixa da escola; - Utiliza no do carn - opo que indica ser ou no gerado um nmero nico de identificao do carn de pagamento de um aluno; - Considera taxa bancria no retorno opo que indica se o valor apresentado no arquivo retorno fornecido por alguns bancos (por exemplo: Bradesco e Ita) reflete o valor pago efetivamente no banco, incluindo o valor da taxa bancria. 8.2.16 Escolas de Origem

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Esse formulrio permite o cadastramento de escolas de origem dos alunos oriundos de outras escolas. Essa informao ser necessria para a montagem do histrico escolar desses alunos. Ateno: - O campo Nome da escola dever ser preenchido com o nome fantasia da escola de origem, com o mesmo tipo de letra informado e gravado na tabela Dados da escola, a fim de que seja mantida uma padronizao na impresso dos histricos. 8.2.17 Disciplinas para o Histrico

Esse formulrio permite o cadastramento de disciplinas que no fazem parte do cadastro de disciplinas da escola. Essa informao ser necessria para a digitao de notas dessas disciplinas para montagem do histrico escolar dos alunos oriundos de outras escolas.

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8.2.18 Arquivo Morto

Esse formulrio pode ser usado como uma ferramenta auxiliar na organizao do arquivo morto da escola, permitindo, de alguma forma, a definio de um critrio para ordenar as pastas com documentos dos alunos e ex-alunos. 8.2.19 Transaes de Balco A opo Balco do menu foi desenvolvida para permitir que as transaes freqentemente mais utilizadas pelo pessoal da rea de atendimento da Secretaria possam ser solicitadas a partir de um menu nico. A partir deste menu podero ser solicitadas as telas para cadastramento de alunos, efetivao de matrcula e re-matrcula de alunos antigos, preenchimento da ficha financeira do aluno e podero ser realizadas algumas consultas tais como pesquisa do aluno por ordem alfabtica e valores das mensalidades dos alunos.

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8.3 Executando os Principais Processos

Os prximos itens deste documento descrevero os principais processos cuja execuo necessria e fundamental para uma correta utilizao do Sistema ESCOLAR PLUS. 8.3.1 Enturmao de Alunos Aps serem executados os processos de cadastramento de todos os alunos, de verificao da Matriz Curricular, etc, ser possvel se executar o processo de enturmao dos alunos e a preparao das turmas. Para isso, dever ser usada a tela abaixo:

As opes 1, 2, 3 devero ser executadas antes da opo 4, para garantir a perfeita execuo do processo de enturmao, caso tenha havido alguma alterao nos nomes dos alunos, a excluso de algum aluno ou qualquer tipo de problema no banco de dados, para o qual seja necessria a reparao. A opo 4 abrir a tela abaixo, permitindo a execuo do processo de enturmao. O processo de enturmao poder ser executado para todas as sries/cursos ou para uma srie/curso especfico, dependendo da opo escolhida. O processo de enturmao poder ser executado para todas as sries/cursos ou para uma srie/curso especfico, dependendo da opo escolhida.

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Na execuo deste processo o sistema criar as turmas com os alunos, o n de chamada (automaticamente ou no), as tabelas para a digitao das notas e das faltas e o dirio de classe. No caso da gerao do nmero de chamada do aluno dentro da turma, ele poder ser feito de 2 formas, dependendo da opo escolhida na tela: - M: o nmero de chamada do aluno no ser gerado automaticamente, sendo respeitado o nmero de chamado informado quando da efetivao da matrcula do aluno; - A: o nmero de chamada do aluno ser gerado automaticamente pelo sistema, a partir da classificao dos alunos por ordem alfabtica de nome. Aps se executar o processo de enturmao, deve se emitir o relatrio de alunos no enturmados para verificar se existem erros de cadastramento, tais como: curso no cadastrado, turma no cadastrada, aluno sem matrcula paga, etc. Caso seja necessria fazer uma nova enturmao, dever ser usado o processo de Desenturmao, a partir da tela mostrada abaixo, seguido de um novo processo de enturmao.

Lembramos que este processo ir reinicializar o arquivo que contm as notas dos alunos. Portanto, nunca se deve executar a desenturmao aps a digitao das notas.
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8.3.2 Enturmao de Alunos Novos

Este processo dever ser executado sempre que for feita uma nova matrcula ou sempre que acontecer o retorno de um aluno aps o incio do perodo letivo, com as turmas j criadas. Esse aluno ser includo no final do dirio da turma correspondente, recebendo um nmero de chamada subseqente ao ltimo nmero de chamada registrado para a turma.

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8.3.3 Transferncias de Turma e de Curso Esses processos so usados para transferir o aluno de turma (dentro do mesmo curso) e de curso. Para execut-los, devem ser utilizadas as telas mostradas abaixo.

Na transferncia de turma, as notas j editadas sero mantidas e na transferncia de curso, as notas sero apagadas, devendo ser relanadas de acordo com a matriz curricular do novo curso, pois a esta pode ser diferente da anterior. Em ambos os casos o aluno ser, automaticamente, includo, no final do dirio da nova turma.
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8.3.4 Dependncia

Esse processo usado para incluir os alunos que cursam uma srie, mas fazem dependncia em uma ou mais disciplinas da srie anterior. Devero ser informados: o curso, a turma, as disciplinas em dependncia e dever ser confirmado o nmero de chamada na turma. 8.3.5 Incluir Disciplina na Matriz Curricular Este processo deve ser usado aps o incio do ano letivo com a enturmao j processada quando for necessria a incluso de uma disciplina. Primeiramente, devemos incluir esta disciplina na Matriz curricular e depois executar este processo. Automaticamente ser permitida a edio de notas nesta disciplina, no curso correspondente.

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8.3.6 Movimentao de Aluno

Este processo dever ser usado para registrar alteraes na situao de um aluno matriculado. Dentre estas alteraes, podemos citar: transferncia; desistncia; trancamento de matrcula; evaso; concluso. importante no esquecer de informar a partir de que ms os lanamentos financeiros (mensalidades ou outros) referentes ao aluno que, por algum motivo, est deixando a escola, devero ser excludos do sistema. Caso isso no seja feito, esses alunos podero aparecer na lista de devedores por causa de dbitos que, na realidade, eles no tm e, alm disso, as projees de receita podero incluir, erradamente, valores que jamais sero recebidos. Por exemplo, se um aluno estar deixando a escola no final ms de setembro, os lanamentos financeiros devero ser excludos a partir do ms de outubro.

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8.3.7 Fim do Perodo Letivo Este processo permitir que sejam executados os procedimentos necessrios ao encerramento do ano corrente e para a inicializao dos arquivos necessrios abertura do prximo perodo letivo.

Antes de executar este processo, deve ser feito um Backup do banco de dados do sistema, o qual dever ser guardado, de preferncia, em um local que no seja a prpria escola.

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8.3.8 Reajuste de Mensalidades

A partir desta tela, poder ser executado o processo de reajuste da mensalidade de um determinado curso/srie, quando existir a necessidade de se aumentar o valor da mensalidade durante o ano, devido a motivos tais como o dissdio dos professores, aumento do custo de vida, etc. recomendvel que seja feito um backup do banco de dados do sistema, antes da execuo desse processo.

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8.4 Informando as Notas e as Faltas dos Alunos

A tela mostrada abaixo dever ser usada para selecionar como ser feita a edio das notas e faltas dos alunos.

A opo escolhida nesta tela determinar quais notas devero ser informadas na telas de edio de notas e faltas, responsveis pela informao das notas das etapas, das recuperaes e das provas finais. Para selecionar o conjunto turma/etapa/disciplina para o qual sero informadas as notas e as faltas, devero ser usadas as telas Edio por turma e disciplina, Edio da recuperao semestral, Edio das notas da prova final, Edio das notas da recuperao final, Edio da notas da recuperao especial, que tem formato semelhante tela mostrada abaixo.

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Aps a escolha da turma/disciplina/etapa, podero ser digitadas, em telas com o formato semelhante mostrada abaixo, as notas e o nmero de faltas dos alunos em cada etapa. A digitao das notas dever ser feita ou pela secretaria ou pelo professor responsvel, de acordo com opo a ser feita pela escola.

Aps a edio da notas, existem relatrios de conferncia (menu Relatrios) e poderemos imprimir o boletim escolar, sendo que esto disponveis no sistema cinco modelos diferentes de boletim. Antes de imprimir os boletins, pode-se executar o processo de atualizao das mdias disponvel na opo Boletim Escolar do menu Notas e Faltas. Ateno: - Para o incio da digitao das notas, poder ser informado o n de aulas dadas e deve ser acionado o cone Gravar (ao lado do campo de aulas dadas). - Deve se verificar as opes de edio antes de se digitar as notas. A opo de etapas deve ser usada apenas na edio por perodo/etapas (cursos semestrais, supletivo, etc.). Durante o ano, as notas sero informadas na opo Edio por turma e disciplina. Aps a edio da ltima nota do perodo (4 Bimestre, 3 Trimestre no caso dos cursos de formao geral ou 2 Etapa no caso dos cursos livres por semestre) deveremos executar o processo de atualizao das mdias no menu Resultados finais Aps a edio das notas. Em Resultados finais , a opo de atualizar a situao final do aluno significa que o sistema verificar se, aps a edio de todas as notas, o aluno foi aprovado ou se foi para prova final (caso exista) ou se est em recuperao final. Depois do processamento desta opo, podemos emitir o relatrio Mapa da situao do aluno, a partir do mesmo menu.
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Caso seja necessrio incluir e/ou alterar alguma nota aps ter sido executado este processo atualizando a situao final do aluno, deve se proceder da seguinte forma: 1. Incluir e/ou alterar as notas nas disciplinas desejadas normalmente; 2. Executar o processo de atualizao das mdias utilizando a opo Apenas calcular a mdia dos bimestres; 3. Executar o processo de atualizao das mdias utilizando a opo Atualizar a situao final do aluno. Dependendo do critrio de aprovao adotado pela escola, informado em cada curso, as prximas etapas so: 1. Editar as notas da prova final e executar o processo Aps a edio das notas finais; 2. Editar as notas da recuperao final e executar o processo Aps a edio das recuperaes e selecionar Recuperao final; 3. Editar as notas da recuperao especial e executar o processo Aps a edio das recuperaes e selecionar Recuperao especial. Entre cada etapa acima podemos emitir o relatrio Mapa da situao do aluno. Ao final, caso haja a necessidade de alterarmos a situao de um determinado aluno, deve se usar a tela Situao do aluno da opo Resultados finais do menu Notas e Faltas. Essa tela, mostrada abaixo, permite que se altere qualquer mdia e a situao final do aluno, e normalmente usada aps a realizao de um Conselho de Classe.

Portanto, importante que s tenham acesso a essa tela pessoas devidamente credenciadas para tal, como, por exemplo: diretores, coordenadores, etc. Segue abaixo a tabela de valores do campo Situao atual: 0 Cursando 1 Aprovado 2 Reprovado 3 Recuperao Final 4 Dependncia 5 Recuperao Especial
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8.5 Procedimentos Gerais de Tesouraria

8.5.1 Cadastro de Planos de pagamento

6 Prova Final

No cadastro de planos de pagamento devemos informar os valores e as condies comerciais de cada curso, bem como a que ano do calendrio esse plano ele se refere. Todos os dados so necessrios, pois o clculo da mensalidade da ficha financeira, a gerao de dbitos dos alunos e o preenchimento das instrues dos boletos bancrios esto baseados nestas informaes. Todos os campos so de fcil compreenso. importante nomear as competncias, por exemplo: Parcela 01ou Mensalidade 01 ou Mensalidade 01/12, etc. O campo Desconto em deve ser informado para indicar se o desconto ser considerado em valor ou em percentual. Se a opo escolhida for desconto em valor ser mostrado na tela o smbolo R$ e os descontos devem ser informados em valor e se a opo escolhida for desconto em percentual ser mostrado o smbolo %. O valor da anuidade deve ser informado no campo Valor total. A parcela inicial considerada como a matrcula. O sistema permite ainda 5 dias de vencimento diferentes (dentro do ms), nos quais o aluno pode pagar com desconto ou acrscimo. Caso exista apenas uma data com desconto, devem ser informados o percentual e o dia de vencimento na aba Datas de vencimento, na qual devero ser informadas as datas de vencimento de cada parcela. Na aba Operaes mensais devem ser includas todas as operaes (previamente cadastradas) que iro incidir sobre a mensalidade. Tambm possvel definir em que meses elas incidiro.
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Caso a escola emita boletos bancrios, podem ser cadastradas as observaes da 8 linha do boleto na aba Instrues. Todos esses valores so considerados como padres para todos ou para a maioria dos alunos. Caso algum aluno tenha diferentes valores de datas de vencimento, Bolsa de estudo, etc., essas diferenas devem ser informadas no formulrio Informaes financeiras no menu Cadastro Alunos. Ateno: O banco para pagamento dever ser informado na tela de cadastramento de cada curso. Quando se desejar criar um novo plano de pagamento copiando informaes de um plano j existente, basta clicar no cone Copiar. A partir da tela apresentada, informe de que plano voc deseja fazer a cpia e o novo plano gerado ter as mesmas informaes que o plano antigo. 8.5.2 Cadastro de Bolsas de Estudo

Neste formulrio devero ser cadastrados os tipos de bolsa de estudo e o percentual de desconto referente a cada um deles. Esses dados sero usados nas rotinas de informaes financeiras e nos relatrios de alunos bolsistas. Como exemplos de tipos de bolsa de estudos, podemos citar: Bolsa de funcionrios, Bolsa da comunidade, Bolsa negociada, etc.

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8.5.3 Cadastramento de Operaes Financeiras

Nesta tela, na Aba Operaes, devero ser includos os diversos tipos de operaes financeiras possveis de serem processadas pelo sistema. Dentre essas operaes, podemos incluir outros valores que faro parte da mensalidade, como, por exemplo, seguro-sade, taxa de material escolar, taxa de informtica, renegociao (acrscimo), renegociao (reduo), utilizao de cpias xerox, etc. e outros tipos de operaes espordicas, que podem ocorrer ao longo do ano, como, por exemplo, taxas de festas ou comemoraes. Os campos relativos periodicidade servem para informar em que parcelas a operao financeira dever ser cobrada, em caso de haver intervalos na cobrana, durante um perodo pr-estabelecido. A Aba Informaes sobre as operaes meramente documentacional e no tem nenhum campo a ser preenchido, mostrando apenas detalhes sobre os diversos tipos de operaes possveis, conforme mostrado abaixo: As operaes com cdigo entre 1 e 12 so operaes que so geradas junto com a mensalidade e tem seus valores somados a ela; As operaes com cdigo entre 13 e 98 podem ser geradas e cobradas em separado; A operao de cdigo 99 considerada como o valor da parcela inicial (Matrcula); A operao de cdigo 0 considerada como sem operao; As operaes de cdigo 0 e de cdigo 99 devem ser obrigatoriamente cadastradas.
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8.5.4 Cadastro de Caixas e Bancos O cadastro de Caixas e Bancos serve para que sejam digitadas as informaes sobre os caixas utilizados pela tesouraria da escola e as informaes sobre os bancos com os quais a escola trabalha, para recebimento de mensalidades ou de qualquer outra cobrana. No caso da escola receber as mensalidades no caixa, torna-se obrigatrio que seja cadastrado pelo menos um caixa e, para isso, dever ser utilizada a tela mostrada abaixo.

A escola dever selecionar o tipo de recibo de caixa que ser impresso ao se registrar um pagamento no caixa da escola. As opes disponveis so: Recibo A4 ser impresso o recibo em formato A4; Recibo 40 col ser impresso o recibo em formato compatvel com uma impressora no fiscal de 40 colunas; Autenticao ser impressa uma linha de autenticao no recibo do sacado colocado na impressora.

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Para se cadastrar um banco com o qual a escola opere, dever ser utilizada a seguinte tela:

Devero ser preenchidas as informaes bancrias (Nmero do banco, Logotipo do banco, Agncia, Carteira, Conta corrente e Cdigo de barras), que sero usadas no caso da escola emitir boletos bancrios para receber os pagamentos de mensalidades ou de qualquer outro tipo de cobrana. O preenchimento desses campos deve ser feito com a orientao do pessoal de suporte do ESCOLAR PLUS.

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8.5.5 Informaes Financeiras do Aluno

Neste formulrio, podemos alterar os valores financeiros do aluno, incluir as bolsas dos alunos bolsistas, alterar datas de vencimento, etc, informaes estas geradas quando se clica o cone Gerar ficha disponvel nas telas que permitem que se faa a matrcula de um aluno: Aba Matrcula da tela "Informaes cadastrais, tela Dados da matrcula e tela Rematrcula. Todos os dados podem ser alterados possibilitando uma maior flexibilidade no caso de negociaes com os pais. Toda vez que for necessria uma alterao que mude o valor da mensalidade (por exemplo, uma bolsa de estudo) alterar o campo e acionar o cone Gravar. Isto permitir que o sistema recalcule todos os valores de mensalidades. Esse procedimento pode ser feito diversas vezes. O % de bolsa de estudo calculado sobre o valor da mensalidade. Todos os dados podem ser alterados possibilitando uma maior flexibilidade no caso de negociaes com os pais, desde que qualquer alterao seja registrada atravs de uma operao financeira. Na Aba Valores, que pode ser vista na pgina seguinte, sero mostrados os valores de cada mensalidade a ser paga, as data de vencimento das mesmas, os valores efetivamente pagos e as respectivas datas do pagamento, sendo que estes ltimos sero atualizados, automaticamente, sempre que for registrado um pagamento de mensalidade.
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Os valores das mensalidades ficam bloqueados para alterao quando j tiver sido realizado o processo de cobrana do ms. Na Aba Lanamentos, mostrada abaixo, podemos excluir lanamentos gerados com erro.

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8.5.6 Gerao das Parcelas de Pagamento/Operaes extras Todo ms/perodo devero ser geradas as parcelas de pagamento e as operaes extras (caso existam e que no sejam mensalidades). Nestes processos, o sistema ir verificar os valores definidos na ficha financeira de cada aluno e criar o arquivo de movimento do ms. Dependendo da opo escolhida pela escola, o sistema emitir boletos bancrios ou carn de pagamentos. O sistema tem as opes de baixa de pagamentos feitos pelo caixa, por digitao do movimento bancrio e a baixa automtica a partir do arquivo retorno fornecido pelo banco. Para efetivar todo o processo de gerao da cobrana de um determinado ms/competncia, ser necessria a execuo de vrios passos, conforme descrito a seguir. Procedimentos para a gerao da cobrana do ms 1. Para executar os prximos passos, tome por base o menu Processos Gerao e emisso da cobrana, que mostrado abaixo.

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2. Na tela mostrada abaixo, cadastrar os dados do Cedente (Nome, Cdigo da moeda (que deve ser sempre igual a 9) e Local de pagamento).

3. A tela abaixo, acionada a partir da opo 2 do menu citado acima, serve para modificar as instrues de pagamento a serem impressas no boleto, na rea cujo texto de responsabilidade da escola. A 7 linha deve ser deixada em branco, caso exista um nico desconto para pagamento no primeiro vencimento e a 8 linha deve ser deixada em branco, se existirem instrues nas informaes financeiras do aluno.

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Mesmo que os recebimentos de pagamentos de mensalidades sejam sempre feitos no caixa, os processos de preenchimento de instrues devero ser executados, sendo que nesse caso podero ser ignorados apenas os passos referentes impresso de boletos. 4. As telas Instrues por Curso e Instrues por Aluno, de formato semelhante tela acima e mostradas abaixo, podem ser usadas para informar instrues que seriam usadas na emisso de boletos especficos para um curso ou para um aluno.

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5. A tela Instrues Extras, de formato semelhante s telas anteriores, pode ser usada para informar instrues que seriam usadas na emisso de boletos extras.

6. Na tela Processamento para Gerao da Cobrana, mostrada na pgina seguinte, informar o ano letivo, a competncia da mensalidade ou ento um intervalo de competncias, o cdigo do banco, a data de emisso, o intervalo de matrculas e de turmas para as quais se deseja gerar a cobrana.

Aps a gerao de boletos, importante se emitir o Relatrio da Cobrana Gerada, usando para isto o boto 5 do menu.

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7. Caso a escola imprima boletos bancrios, clique na opo de impresso de boletos bancrios (boto 7), sendo que os boletos sero impressos no formato escolhido e informado no campo Modelo para impresso de boleto bancrio na aba Tesouraria da tela Parmetros do Sistema. Vale lembrar, que possvel, ao final de um ano letivo, emitir os boletos para o ano seguinte. Caso os boletos sejam entregues pelo correio, utilizar envelope do tipo janela. 8. Caso o formato de impresso do boletos escolhido seja o 3 (Com Mensagem), a mensagem a ser impresso dever ser digitada na tela abaixo, que dever ser solicitada atravs do clique no boto 6.

9. Caso a escola utilize carn de pagamento para recebimento no caixa da escola, clique na opo de emisso de carn de pagamentos (boto 8) e escolha o formato em que os mesmos sero impressos, clicando em uma dos trs botes apresentados na tela abaixo.

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10. Para registrar os recebimentos de boletos de mensalidades pagos em banco, existem 2 maneiras diferentes: a) Baixa Automtica do Arquivo Retorno: Para dar baixa nos recebimentos registrados no Arquivo Retorno que fornecido pelo banco, devem ser executados os seguintes passos: Clique no boto 10 do menu; Clique no boto Retorno da tela que se apresentar; Aps isto, utilize a tela mostrada abaixo para selecionar o diretrio e o nome do arquivo retorno que se quer dar baixa e pressione o boto Abrir. Desta forma, a baixa ser efetivada.

- Para checar se a baixa foi feita corretamente, clique no boto 11 e verifique as baixas efetuadas no Relatrio de Baixas.
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b) Baixa manual por competncia: Para dar baixa nos recebimentos referentes a uma determinada competncia (ms) devem ser executados os seguintes passos: Clique no boto 12 do menu; Utilizar a tela mostrada abaixo e informar a data do movimento que se quer registrar, o nmero do banco, a operao (competncia), clicando, em seguida, no boto Atualizar. Na tabela (em amarelo) que mostra os alunos com mensalidades em aberto relativas a este ms e que est ordenada pelo nmero do documento no banco, selecionar o aluno a ser baixado, clicar na coluna Pgto e modific-la para Sim. Clicar na coluna Valor pago e confirmar o valor de acordo com o extrato bancrio. Caso uma baixa seja feita de forma errada, basta voltar a coluna de Pgto para No e zerar a coluna de Valor pago.

c) Baixa manual por matrcula: Para dar baixa nos recebimentos referentes a um determinado aluno devem ser executados os seguintes passos: Clique no boto 13 do menu; Utilizar a tela mostrada abaixo e informar a matrcula do aluno, clicando, em seguida, no boto Atualizar; Na tabela (em amarelo), que mostra as mensalidades com pagamento ainda em aberto e que est ordenada por ano/competncia, selecionar a mensalidade a ser baixada; Clicar na coluna Valor pago e confirmar o valor de acordo com o extrato bancrio, alm de informar nmero do cheque e a data de desconto do mesmo, caso seja um cheque pr-datado.

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d) Baixa manual por nmero do documento: Para dar baixa nos recebimentos referentes a um determinado nmero de documento devem ser executados os seguintes passos: Clique no boto 14 do menu; Utilizar a tela mostrada abaixo e informar a data do movimento que se quer registrar, o nmero do banco e o nmero do documento, clicando, em seguida, no boto Atualizar; Na tabela (em amarelo) mostrando a valor em aberto referente ao documento informado, clicar na coluna Valor pago e confirmar o valor de acordo com o extrato bancrio.

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11. Para excluir lanamentos gerados para uma determinada competncia, executar os seguintes passos: Clique no boto 15 do menu; Utilizar a tela mostrada abaixo, informar a competncia, a parcela, o ano, o cdigo do banco, o nmero de matrcula ou um intervalo de matrculas, o cdigo da turma ou um intervalo de turmas e processar.

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12. Para se fazer consulta a situao dos lanamentos financeiros de um aluno, executar os seguintes passos: Clique no boto 9 do menu; Utilizar a tela mostrada abaixo, informar o nmero de matrcula do aluno e clicar no boto Atualizar, recebendo ento a relao dos lanamentos financeiros do mesmo.

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8.5.7 Recebimento de Valores no Caixa da Escola As opes do menu Movimento permitem que a escola registre o recebimento de valores das mensalidades no caixa da escola. Lembramos que o cadastramento dos caixas e de suas respectivas senhas muito importante para o fechamento do caixa e para a segurana do processo. Procedimentos para o recebimento de uma mensalidade pelo caixa 1. Abrir o caixa na data correspondente ao dia em que estar sendo feita a transao, utilizando a tela apresentada abaixo.

Ateno: Nunca abrir o caixa com uma data diferente (anterior), caso o caixa j esteja aberto. 2. Para entrar na tela que permite o registro de recebimentos de mensalidades no caixa, clicar no boto Movimento da tela acima. Esse procedimento far com que seja enviada a tela mostrada na pgina seguinte.

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3. O primeiro passo necessrio para registrar o recebimento de uma mensalidade ou de uma operao extra de um aluno clicar no boto Pagamento. Logo aps, dever ser informada a matrcula do aluno e em seguida deve se clicar com o mouse no boto cujo smbolo um olho. Feito isto, na tabela mostrada na parte inferior da tela (em amarelo), sob o ttulo Lanamentos do aluno, aparecero os valores dos lanamentos j feitos para este aluno. Esta tabela serve apenas para consulta, no podendo ser alterada. 4. Na tabela de Recebimentos (em branco), voc escolher a operao que ser paga. 5. Neste momento, ao clicar na tecla Enter, o sistema atualizar o valor da mensalidade. 6. possvel receber valores parciais relativos a uma mensalidade. 7. Selecionar a forma de pagamento (cheque ou dinheiro). 8. Informar se este pagamento total ou parcial. 9. Se o pagamento for feito em cheque podero ser informados o nmero do mesmo e a data para desconto do mesmo, caso ele seja um cheque pr-datado. No caso de ser necessrio registrar o pagamento de um determinado valor por mais de um cheque, deve se proceder da seguinte forma: a) Criar uma operao financeira chamada cheque pr-datado; b) Registrar o primeiro pagamento com o campo Operao preenchido com o valor da parcela que se quer pagar, preenchendo os campos relativos a cheque com as informaes do primeiro cheque;

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c) Para os prximos cheques, preencher o campo Operao com cdigo da operao financeira cheque pr-datado e os campos relativos a cheque com as informaes de cada um dos cheques restantes. 10. Pode-se receber mais de uma mensalidade numa mesma transao, basta repetir estes processos acima nas linhas seguintes da tabela Recebimentos. 11. Clicando no boto com o smbolo de uma impressora, ser possvel imprimir o recibo relativo ao pagamento da mensalidade. Opcionalmente, podemos imprimir um recibo em impressora de 40 colunas. No caso de se usar a opo de autenticao, ao se clicar no boto Recibo deveremos colocar na impressora o documento comprobatrio a ser entregue para quem est pagando, para que o mesmo seja autenticado. 12. Na tela, tambm possvel consultar as operaes financeiras cadastradas no sistema, bastando, para isso, dar um clique no boto Oper. 13. possvel receber operaes extras (de cdigos 13 a 98) sem ter feito lanamento antes, bastando digit-la normalmente na tabela Recebimentos. 14. Tambm possvel dar entrada ou sada no caixa de movimentos que no so de alunos, como, por exemplo, uma cpia xerox, uma passagem de nibus, um valor cobrado pela emisso de um documento de aluno antigo, etc. Para isso, basta clicar no boto com o smbolo E/S da tela mostrada abaixo e fazer a incluso do lanamento, na tela mostrada na pgina seguinte.

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15. Clicando no boto com o smbolo de uma impressora, ser possvel imprimir o recibo relativo ao movimento de E/S. Opcionalmente, podemos imprimir o recibo em impressora de 40 colunas. No caso de se usar a opo de autenticao, ao se clicar no boto recibo deveremos colocar na impressora o documento comprobatrio a ser entregue para quem est pagando, para que o mesmo seja autenticado. 16. Clicando no boto com o smbolo de uma folha em branco, possvel se incluir um ou mais lanamentos futuros para o aluno selecionado. Neste caso, tambm permitido parcelar uma determinada operao. Por exemplo: uma operao relativa a um uniforme, cujo cdigo 15, pode ser parcelada em 03 vezes. Para isso, dever ser includo 03 vezes o valor do cdigo 15 mudando a parcela e a data de vencimento. Para isto deve ser usada a tela abaixo.

17. Ao final dos lanamentos para um determinado caixa em um determinado dia, poderemos emitir o relatrio com os movimentos realizados no mesmo, permitindo-se assim que seja feito o fechamento (conferncia) dos valores desse caixa. Neste relatrio, aparece um * quando o valor recebido for menor do que o valor calculado pelo sistema. Para solicitar esse relatrio escolha a opo Movimentao total do caixa do sub-menu Relatrios do menu Movimento.

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8.6 Procedimentos para o Encerramento Anual

No encerramento do ano letivo, necessria a execuo de alguns processos para garantir a correta transio para o prximo perodo letivo. Para execuo desses processos, devem ser seguidos os passos descritos baixo, usando-se para isso as telas anteriormente descritas no item 8.3.7 Fim do Perodo Letivo. 1. Fazer um backup do Banco de Dados, antes do encerramento, caso seja necessria a impresso de algum relatrio (Boletim, Ficha Individual, Ata de Resultados, etc). 2. No ESCOLAR PLUS, executar a opo Processos Fim do perodo letivo Transfere notas. 3. No ESCOLAR PLUS, executar a opo Processos Fim do perodo letivo Encerramento. 4. Para executar esse processo, deve ser solicitada uma senha ao Suporte da Escolar Plus. 5. Emitir, caso seja necessrio, o relatrio dos alunos no matriculados. 6. Ao encerrar o ano, a opo de re-matrcula no dever ser mais usada. Esta opo voltar a ser usada ao final do ano quando abrirmos um novo perodo de matrcula. 7. Os alunos que no foram re-matriculados, ao voltarem aps o encerramento, devero ser matriculados utilizando a opo de Cadastros Alunos Matrcula do aluno Dados da matrcula e utilizar a incluso. Esses alunos, mesmo j tendo estudado na escola, devero ser matriculados como Alunos novos.

8.7 Imprimindo Relatrios

importante lembrar que a maioria dos relatrios disponibilizados pelo sistema pode, opcionalmente, ser visualizada no vdeo, antes de sua impresso. Desta forma, o sistema tem uma poderosa ferramenta para combater o desperdcio de papel, j que o relatrio poder ser conferido previamente no vdeo ou, at mesmo, o usurio poder visualiz-lo na tela sem que ele necessite ser impresso. Alguns relatrios so gerados no momento da impresso, portanto, nestes casos, os processos Gerar e imprimir ou Gerar relatrio devem ser executados ou as tabelas tem que ser atualizadas antes da solicitao de impresso, como no caso do Histrico Escolar. No caso da emisso de etiquetas, elas devem ser personalizadas (ajustadas) antes de solicitar a impresso das mesmas, conforme o layout do modelo adquirido. Nas declaraes e certificados, possvel personalizar o cabealho e as assinaturas. Existe tambm a possibilidade da escola criar declaraes e certificados especficos. possvel selecionar os registros a serem impressos utilizando o boto de filtragem ou boto de seleo de registros especficos , conforme descrito, respectivamente, nos itens 7.6 e 7.7 deste manual.
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8.8 Transferindo Informaes para a Internet

No menu Apoio, existe a opo Internet. Nessa opo, existem 2 processos: O processo Transferncia de Informaes que utilizado para transferir informaes do Banco de Dados do Sistema ESCOLAR PLUS para outros sistemas e em especial para sites/portais que disponibilizam informaes na Internet para os responsveis dos alunos. Dentre essas informaes, podemos citar especialmente as notas, as ocorrncias pedaggicas e disciplinares e os lanamentos financeiros dos alunos. Para maiores detalhes sobre transferncia de informaes, sugerimos que seja feito contato com o pessoal do Suporte da Escolar Plus. O processo Informao da senha de acesso que utilizado para executar o relatrio de senhas de acesso que sero fornecidas aos responsveis dos alunos das escolas que utilizarem o Mdulo Escolar Plus On Line, pelo qual podero ter acesso, via Internet, s seguintes informaes do banco de dados do Escolar Plus, atravs do site www.escolarplus.com.br/online: Boletim Escolar; Relatrio de Ocorrncias de Coordenao; Extrato Financeiro de Mensalidades; Ficha de Renovao de Matrcula; Documentos e circulares (incluindo o contrato de prestao de servios). Para maiores detalhes sobre o Mdulo Escolar Plus On Line, sugerimos que seja feito contato com o pessoal da rea Comercial da Escolar Plus.

8.9 Administrando o Banco de Dados

No menu Apoio, existem vrios processos disponibilizados para administrao do Banco de Dados, a fim de reorganiz-lo e/ou de corrigir eventuais erros. Eventualmente, problemas tais como queda de energia, piques de luz ou erros indeterminados podem causar problemas no Banco de Dados, ocasionando a ocorrncia de falta de dados, ndices de tabelas perdidos, etc. Os dois processos mais importantes e que devem ser usados toda vez que ocorrerem esse tipo de problemas so a Reorganizao do Banco de Dados e a Reparao do Banco de Dados. 8.9.1 Reorganizao e Reparao do Banco de Dados A Reorganizao do Banco de Dados elimina a grande maioria dos problemas causados por falta de informaes ou informaes erradas. A Reparao do Banco de dados elimina possveis problemas na estrutura do banco de dados causados por quedas de energia, piques de luz ou, at mesmo, erros de causa indeterminada. A rotina de Reparao/Reorganizao do banco de dados , eventualmente, necessria para validar e recriar os ndices associados s tabelas existentes, verificar o contedo das tabelas,
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atualizar e reorganizar campos e registros das tabelas, bem como otimizar o espao utilizado pelo banco de dados. Qualquer dado que no possa ser reparado ser eliminado do mesmo. Como se percebe, esta operao muito delicada e algumas vezes o seu uso pode ser problemtico, dependendo da gravidade do problema no banco de dados. O ideal ter, sempre atualizado, um backup dos dados, para o caso da rotina de reparao no conseguir executar perfeitamente a reparao do banco de dados. 8.9.2 Outros Processos para Reorganizao do Banco de Dados Alm dos processos citados no item anterior, o menu Apoio disponibiliza os seguintes processos: Reorganiza ordem alfabtica, que deve ser usado sempre que alteramos o nome de um aluno; Elimina alunos excludos, que deve ser usado ao excluirmos um aluno cadastrado por engano; Atualiza lanamentos, que deve ser usado para reparar algum problema existente nas tabelas financeiras do Mdulo de Tesouraria. Atualiza Controle de Acesso, que deve ser usado para reparar algum problema existente nas tabelas do Mdulo de Controle de Acesso. Lembramos que os processos descritos nos itens 8.9.1 e 8.9.2 devem ser executados sem que nenhum usurio esteja executando o sistema (modo mono usurio) e que apenas o supervisor do sistema deve ter acesso a eles.

8.10 Fazendo Backup do Banco de Dados

Como j citado anteriormente, de fundamental importncia que, periodicamente, seja feito um Backup do Banco de Dados do sistema, a fim de garantir a sua reparao, em caso de ocorrer um erro que acarrete a perda irreparvel do mesmo. A periodicidade na qual esse Backup ser feito deve ser determinada pelos responsveis pela escola, levando em considerao no s a freqncia da ocorrncia de quedas de energia, piques de luz, etc., mas tambm do nvel de segurana que se quer ter. Para efetivar o Backup devero ser salvos os arquivos SECRETARIA.MDB, TESOURARIA.MDB e PRINCIPAL.MDB, os quais esto localizados no diretrio X:\ESCOLAR_PLUS, onde X e a letra correspondente ao HD do servidor. O Backup deve ser feito em CD e guardado em local seguro. Utilize tambm a opo de Backup no Escolar Plus.

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9. Atualizando a Verso do Sistema ESCOLAR PLUS

Periodicamente, a Escolar Plus libera pacotes com novas verses do Sistema ESCOLAR PLUS, contemplando no s correes de problemas detectados pelos clientes ou mesmo pelo seu pessoal de desenvolvimento e suporte, como tambm novas caractersticas incorporadas ao produto, sejam elas motivadas por razes legais ou para manter o compromisso da Escolar Plus em ter um sistema moderno, flexvel e abrangente.

9.1 Atualizao de verso a partir da Internet

Para atualizar a verso a partir da Internet, devem ser executados os seguintes passos: 1) Fazer Backup do sistema conforme explicado no item 8.10; 2) Estabelecer conexo com a Internet; 3) Entrar no site www.escolarplus.com.br; 4) Dar duplo clique no link Atualizao de verso e fazer download do arquivo disponibilizado, escolarplus.exe, para o diretrio c:\Escolar_Plus. 5) Aps a execuo do download, executar o arquivo escolarplus.exe. 6) Aps a carga dos arquivos para o diretrio citado, o programa ADAPTA.EXE ser automaticamente executado. 7) Na tela que aparecer, marcar primeiro a converso do BD SECRETARIA. 8) Conferir se o caminho onde se encontra o BD est correto e clicar no boto OK, dando especial ateno quando for utilizado um ambiente de rede. 9) Neste momento, podero aparecer 2 tipos de telas solicitando uma interveno do usurio. Quando aparecer uma tela onde esteja habilitado o boto denominado Prossegue, clicar com o mouse sobre este boto. Caso o boto Prossegue no esteja habilitado, clicar com o mouse no boto Ignora. 10) Ao terminar a converso do BD da SECRETARIA, repetir os passos 7, 8 e 9 para os BDs TESOURARIA, INTERNET e ACESSO. Ateno: Na primeira vez que se acessar o sistema aps uma atualizao, recomendvel que se entre no Menu Apoio e se execute os utilitrios Reorganizao do BD e Reparao do BD.

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