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II - Reglas bsicas para la comunicacin efectiva

2. Reglas bsicas para una comunicacin efectiva.

1. Planificar el mensaje: 2. Adaptarse al cdigo del receptor Qu queremos decir Cmo queremos decirlo Evitar tecnicismos Evitar la "jerga" personal Sintonizar con el receptor(a). Acercarnos a su manera de pensar y sentir. Evitar los prejuicios. Buscar el momento y lugar adecuado para comunicar.

3. Utilizar la empata

1. Seguir un orden lgico De lo general a lo concreto (?) en la comunicacin Ritmo adecuado Percibir el efecto de nuestro discurso. Estar atentos a los mensajes verbales y no verbales del receptor. No interrumpirlo cuando pide algn tipo de aclaracin. Verificar que el proceso de comunicacin se realiza en forma y modo planificado o conveniente. No dar nada por sentado Buscar la retroalimentacin permanente. Hacer hablar al otro.
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5. Escuchar y observar

6. Preguntar continuamente

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La escucha activa:
Dificultades para la escucha: 1. Distintas velocidades entre pensamiento y palabra. 2. Prdida de retencin de la informacin en la memoria. 3. Tendencia al menor esfuerzo. Obstculos en la capacidad de escucha: Or slo lo que nos interesa. Prejuicios y filtros. Simular actitud de escucha. Barreras fsicas. Excitacin emocional. Rplicas constantes. La prctica de la escucha activa: 1. Concentrarse y estar consciente del otro (supone un esfuerzo fsico y mental). 2. Preguntar constantemente (Qu quiere decirme? Capto realmente lo que quiere decirme?). 3. Resumir constantemente (mentalmente). 4. Confirmar el mensaje con preguntas. Ventajas de la escucha activa: Ms tiempo para pensar. Mejor conocimiento del otro. Evitar situaciones tensas. Lograr mayor cooperacin. Mayor rapidez en los acuerdos. Mayor seguridad en la toma de decisiones.
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Reglas bsicas para mejorar la escucha activa: Tomarse el tiempo necesario para escuchar. Crear y establecer un clima agradable. Aceptar a la otra persona tal como es. Concentrarse y evitar la distraccin. Prepararse acerca del tema a escuchar. Escuchar y resumir. Comprender la estructura del argumento. No adelantar conclusiones. Escuchar con empata. Preguntar y tomar notas.

Las presentaciones
El objetivo de la comunicacin comercial suele ser la persuasin (conseguir algo) y la capacidad de persuasin se basa en: La capacidad de comunicacin. La capacidad de descubrir las motivaciones de la otra parte. El liderazgo que se tenga sobre la persona o grupo. El nivel de identificacin que se tenga con el mensaje.

El comunicador debe tener la habilidad de penetrar en el contexto de los dems, comprenderlo y respetarlo. Debe saber ponerse en el lugar del otro (empata). Algunas recomendaciones para mejorar la empata: Escuchar y observar. Aceptar sinceramente al otro o a los otros. Sincronizar con el otro o los otros (vocabulario, formas de expresin, sistema de representacin, etc.).
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La preparacin de la presentacin
Antes de hacer una presentacin es imprescindible prepararla, especialmente en los siguientes trminos: Qu quiero transmitir (objetivos). De qu forma debo decirlo (en funcin de cmo creo que percibirn los oyentes mis planteamientos). Qu contenidos tendr mi exposicin. Qu orden seguir en mi exposicin. Qu medios y recursos que utilizar en mi exposicin. Qu tiempo dedicar a cada aspecto. Estos elementos suelen fijarse en un cuadro de este tipo:
Objetivo general: Temas Objetivo de cada tema Contenidos y desarrollo Tiempo Recursos

Una tcnica para preparar qu se quiere decir es el mapa mental, que consiste en: Anotar en la parte central de un papel la idea principal (mensaje) del tema a desarrollar en la intervencin (rodendola con un crculo). A partir de esa idea, ir anotando de forma espontnea todas las ideas que nos surgen, unindolas con lneas o subramas. Completar y asociar las ideas que han surgido. Ver los diferentes apartados o perspectivas del mensaje. Finalmente se procede a analizar, seleccionar y relacionar, por orden de importancia, las distintas ramificaciones y se da coherencia al mensaje.
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La preparacin de los contenidos de la presentacin

Una presentacin suele dividirse en introduccin, desarrollo y conclusin. 1. Introduccin: Debe ser breve, clara y sencilla. Debe dar una idea global del tema a tratar y sus antecedentes. Puede comenzarse con una frase original o con algo que cause impacto y capte la atencin y, si es posible, la simpata de los otros. 2. El desarrollo: Debe estar adaptado a las necesidades y motivaciones de las personas a las que nos dirigimos. Debemos exponerse las ideas en orden lgico, de manera ordenada y clara. Debemos buscar convencer, mediante la aportacin de datos o pruebas. Debemos utilizarse los mejores argumentos o ideas que hayan aparecido en la preparacin (mapa mental). 3. La conclusin: Se trata de conseguir la adhesin del grupo. Debemos recordar los puntos ms importantes del mensaje y tratar de fijar la idea principal. Podemos despedirnos mediante una ancdota, una frase, una cita, etc. y siempre terminar dando las gracias.
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Durante la exposicin podemos recurrir a: Citas y ancdotas (sin abusar). Humor. Dramatizacin. Medios de mayor uso: Pizarras (tiza, rotuladores, autocopiable, etc.). Cartulinas. Papelgrafo. Proyector de opacos. Proyector de transparencias. Proyector de diapositivas. Vdeo (vdeos). Pantalla de cristal lquido. Can de proyeccin. Algunos defectos del expositor: En el lenguaje verbal: No dominar el tema. Leer demasiados papeles. Usar un ritmo de voz bajo y montono. Hablar muy rpido y sin pausas adecuadas. No vocalizar bien. Dar por supuesto que el auditorio entiende los conceptos que usas. Poca seguridad al hablar, vacilaciones, etc. Utilizar muletillas. Hacer risas o gracias sobre palabras o temas delicados. No hacer resmenes o sntesis. No haber preparado la exposicin. No presentarse ni despedirse.
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En el lenguaje no verbal: No mirar al auditorio. Mirar slo a un sector, grupo o persona. No mirar al auditorio al leer las notas. Hablarle a la pizarra. Hacer movimientos corporales repetitivos (demuestran nerviosismo). Ser poco expresivo con los gestos o las miradas. Hacer movimientos o gestos incontrolados, rascarse, mirar hacia el suelo, masticar algo, etc. Dar la espalda al grupo demasiado tiempo o demasiadas veces. Tapar la proyeccin sin darnos cuenta. No vestir adecuadamente para la ocasin. No controlar el tiempo de exposicin.

En las transparencias: Excesivas lneas. Tamao de letra pequeo (menor de 16 pto.). No estar esquematizadas. No resaltar las ideas principales. Hacerlas de fotocopias. Mala redaccin o faltas de ortografa. Que la transparencia no se ajuste a lo que dice el expositor. No tener prctica en su colocacin. No tenerlas ordenadas. Usar incorrectamente el proyector. Tropezar con los cables.

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Algunos consejos y sugerencias: - Prepara siempre las intervenciones (por mucho que domines un tema). - Hay que preparar siempre ms informacin de la que se va a usar, por si acaso. - Lleva un esquema o unas fichas (con letra grande). - Si hay que citar muchos datos numricos apyate con transparencias, fotocopias, etc. - Hay que tener ordenada la informacin, las transparencias, etc. para poderlas encontrar rpidamente. - Si puedes, llega al local de la presentacin con tiempo, recrrelo, comprueba si hay problemas, si es necesario haz algunos cambios, etc. - Si es posible, opta por la luz natural y por hablar sin micrfono. - Cuanto ms larga es la exposicin, ms necesario ser usar medios audiovisuales y hacer resmenes. - Al finalizar una presentacin haz una recapitulacin de las principales ideas. - Es muy til que alguien de tu confianza te de su opinin sobre tus presentaciones. - Cuida el lenguaje verbal. - Adapta tu tono de voz al auditorio, al local y a lo que ests diciendo y habla claro. - Usa adecuadamente las pausas (captar la atencin, provocar reflexin, separar un tema de otro, etc.). - Aprende a alzar la voz para que te oigan. Cuida el lenguaje no verbal. Mantn una actitud corporal digna. Cuida el aspecto. La sonrisa ayuda, si es natural y sincera. No seas arrogante. No hay que mirar al suelo (ni al techo o al vaco).
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- Antes de comenzar, respira profundamente y mira a todo el auditorio. - Para comenzar a hablar suele dar resultado esperar a que se haga el silencio o empezar con un tono bajo (nunca hay que gritar). - Si la situacin lo exige, ten en cuenta el protocolo. - Mira a todo el auditorio mientras hablas. - Busca apoyo en las miradas empticas. - Intenta estimular a los oyentes (originalidad, ancdotas, citas, humor, referencias, medios, etc.). - Los interlocutores no notan todo lo que hacemos. - Muchas veces las cosas nos salen mejor de lo que creemos. - La gente nota menos de lo que creemos nuestro nerviosismo (adems suelen no tenerlo en cuenta, lo considera normal y hasta puede ser un elemento de comunicacin y empata). - Evita los sntomas de intranquilidad. - Evita jugar con el bolgrafo, con el reloj, tocar y colocar las notas, etc. y en general todos los tics. - Si metes la pata y no se dan cuenta sigue (puedes rectificar ms adelante). Si se dan cuenta reconoce el error y prosigue. - Es mejor decir que se ignora un dato que inventarlo. - Si te quedas en blanco retoma una idea anterior, haz una pequea pausa o dilo con naturalidad. - Si no tienes prctica ensaya. Preparacin y experiencia son los antdotos contra los nervios y el miedo. - Si te preguntan escucha con detenimiento y responde claramente a la pregunta (si no es pertinente hazlo ver sin herir). - Concete como comunicador, para explotar las mejores cualidades y mejorar en tus puntos dbiles. - No intentes imitar a nadie, el mejor comunicador es el ms natural y sencillo. - Utiliza, todo lo que sepas, la empata. - No intentes impresionar, sino convencer. - Si no crees en el mensaje o este est hueco, se notar.
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- Muchas veces es ms importante el cmo se dice que el qu se dice. - Si se pone pasin y humor se llega con ms facilidad al auditorio. - Es mejor usar ejemplos grficos que citar cantidades. - Si puedes, utiliza los nombres de tus oyentes. - Si vas a utilizar un medio audiovisual, no est de ms que lleves preparada una alternativa, por si falla (suele pasar). - Una buena transparencia no tiene que ser bonita (y viceversa). - En una transparencia pueden incluirse dibujos (relacionados con el tema), puede hacerse horizontal o vertical, en colores o en negro, etc. - Las transparencias pueden taparse sobre el proyector para resaltar una parte, o sealarla con un bolgrafo o puntero. - Puede escribirse sobre las transparencias y poner una encima de otra, para crear algunos efectos.

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Algunas frases sobre comunicacin:

El tiempo que necesito para prepararme un discurso de 10 minutos es de dos semanas. El que necesito para uno de una hora es de una semana. Y si quiere que haga uno que dure dos horas estoy listo ahora mismo! (Woodrow Wilson). Oigo y olvido. Veo y recuerdo. hago y entiendo (Proverbio chino). No hay sendero que lleve a una persona a hacer carrera ms rpidamente y a crearse una buena reputacin que la destreza del buen orador (Philip D. Armour). Encanto ms talento, ms una ligera informalidad, le ayudarn mucho al principio; pero al final de cuentas, es la brevedad la que conquista el corazn del pblico (R. Cheney). Cuando alguien habla demasiado, sus palabras suenan sin oirse (Konrad Adenauer). Para hacerse comprender lo primero que hay que hacer con la gente es hablarle a los ojos (Napolen). Una persona que acta bajo influencia de sus sentimientos sabe proyectar su yo real de forma natural y espontnea. Un orador que demuestra inters, sabe despertar normalmente inters (Dale Carnegie).

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La Comunicacin Telefnica
Ventajas: Rapidez. Alcance. Economa. Interactividad. Desventajas: Falta de presencia fsica. Imposibilidad de mostrar objetos o ilustraciones. Riesgo de inoportunidad. Dificultad de percibir algunas circunstancias. Facilidad de presentar excusas. Los compromisos son ms supeficiales. Recomendaciones: Pensar lo que se va a decir. Sonrer desde el principio y mantener una postura activa. Comenzar despacio. Intentar captar la atencin desde el principio. Acentuar la cortesa y evitar asperezas. Escuchar atentamente. Manifestar signos de escucha. Transmitir entusiasmo. Usar los medios de expresin verbal. No ser tajante (no emplear el no). Tomar notas. Repetir los conceptos. Al final resumir.

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