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Universidade de Aveiro Escola Superior de Tecnologia e Gesto de gueda Curso de Especializao Tecnolgica em Prticas Administrativas e Traduo

Aplicaes de Escritrio Electrnico


Folha de trabalho 4

Microsoft Word
O programa Microsoft Word uma aplicao de tratamento de texto. Possibilita ao utilizador um conjunto bastante completo de potencialidades, nas quais se podem incluir: Insero e formatao avanada de texto; Insero de vrios tipos de objectos, entre os quais imagens, grficos, equaes, etc; Correco ortogrfica e gramatical; Automatizao de algumas tarefas, tais como: numerao, ndices, legendas, referncias; Criao e formatao de tabelas; Criao de documentos modelo; Facilidade de publicao dos documentos na Internet.

Um documento bem preparado uma mais valia e esta tarefa deve ser feita apenas uma vez. Um bom documento deve: Suportar alterao de contedo sem a necessidade de esforos adicionais significativos; Permite a alterao do seu aspecto (formatao) com esforo reduzido Evita a frustrao de tarefas repetitivas e aumenta a produtividade.

Tal como todas as outras aplicaes do Office, existe um menu Ajuda que pode e deve ser consultado sempre que necessrio.

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O Microsoft Word, tem de uma forma geral, o seguinte ambiente de trabalho:

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Fig. 1 Ambiente de trabalho do Microsoft Word.

Do topo para o fundo do ecr podemos encontrar as seguintes reas: 1. Barra de Menus; 2. Barra de ferramentas Padro contm os botes relativos s funes mais utilizadas no dia a dia (gravao, impresso, copiar / colar, etc); 3. Barra de ferramentas Formatao permite controlar a formatao de caracteres e pargrafos; 4. Rguas permitem ao utilizador alterar margens, tabulaes e avanos; 5. rea de trabalho local onde o utilizador insere os contedos; 6. Painel de Tarefas permite o acesso rpido s funes que temos seleccionado; 7. Barras de deslocamento vertical e horizontal; 8. Barra de Estado.

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Barras de ferramentas No Microsoft Word 2003 existem 19 barras de ferramentas. A forma mais simples de seleccionar as barras de ferramenta que pretende aceder ao menu Ver Barras de ferramentas e seleccionar a ferramenta que pretende. Pode tambm personaliza-las utilizando a opo Personalizar existente nesse menu. A figura que se apresenta ao lado mostra as barras de ferramentas disponveis no Microsoft Word. Os nomes das barras de tarefas so mais ou menos intuitivos e, em caso de dvida, deve utilizar a ajuda para saber qual a funo de determinado boto.

Conceitos Gerais
O Word conhece um conjunto de entidades sobre as quais opera: O caractere letra, algarismo ou simbolo; A palavra conjunto de caracteres entre espaos; O pargrafo conjunto de palavras separadas por mudanas de linha; A seco pores de texto de um documento.

Ter em conta que uma determinada aco aplicada entidade onde est o cursor. Ateno que para efectuar uma aco sobre caracteres, estes devem estar seleccionados. Para inserir texto no Word deve ter alguns cuidados: 1. Mudar de linha apenas no fim dos pargrafos; 2. Inserir apenas um espao entre palavras; 3. Formatar o texto o mais tarde possvel, isto , aps a introduo do mximo texto possvel; O primeiro passo que fazer, se necessrio, a configurao da pgina. Para isso deve ir ao menu Ficheiro Configurar pgina e alterar os parmetros que precisar (margens, tamanho da pgina, colocao de cabealhos e rodap, etc.

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Criar um novo documento


Para iniciar um novo documento, o utilizador tem que ter acesso a uma nova rea de trabalho. Essa folha aparece-lhe automaticamente quando inicia o programa. No entanto, pode em qualquer momento criar um novo documento acedendo ao menu Ficheiro Novo ou clicando no boto respectivo. As opes de criao de novos documentos so as seguintes: Criar um documento em branco; Utilizar um dos modelos j existentes no Word, de forma a criar um documento com caractersticas predefinidas (faxes, currculos, agendas, calendrios, etc.). Pode tambm abrir documentos j existentes (menu Ficheiro Abrir, ou cone respectivo). Desta forma possvel abrir vrios formatos de documentos de texto e mesmo pginas Web. possvel ter vrios documentos activos ao mesmo tempo. Para isso deve aceder ao menu Janela Dispor. Para guardar um documento deve aceder ao menu Ficheiro Guardar como ou Ficheiro Guardar se o ficheiro j tivesse sido guardado antes e apenas se estejam a guardar as alteraes efectuadas. Tambm possvel guardar o ficheiro como pgina Web, bastando para isso usar a opo Ficheiro Guardar como pgina Web.

Modos de visualizao
O Microsoft Word tem diversas formas de visualizar um documento. Estas opes podem ser activadas no menu Ver ou utilizando os botes de visualizao: Normal Expe o contedo do documento atravs de um esquema simples que permite o dactilografar e editar rapidamente. No permite a visualizao de determinados esquemas de elementos, por exemplo, cabealhos e rodaps. Esquema Web Expe o documento da mesma forma como seria visualizado por um Web browser. Esquema de impresso Expe o documento da mesma forma como ser visualizado aps impresso. Destaques Expe a estrutura do documento atravs dos diferentes nveis de cabealhos e texto, providncia ferramentas prprias para ver e alterar a hierarquia. 4

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Esquema de leitura Novo no Word 2003, nesta vista tem-se acesso s barras de ferramentas Esquema de leitura e Reviso. Expe todo o contedo que cabe no monitor com uma dimenso que confortvel de visualizar.

Mapa do documento Lista os cabealhos do documento enquanto possvel ver e editar texto.

Edio de um documento
Tendo em conta o que foi referido at aqui, pode comear a editar o seu documento. Aps a edio do texto, possvel proceder sua formatao. Para isso necessrio primeiro seleccionar o texto que pretende formatar. Para seleccionar o texto pode utilizar a tecla Shift e as teclas de direco ou ento utilizar o rato. Com o rato pode seleccionar: Caracteres individuais arrastando o ponteiro do rato sobre eles; Palavras duplo clique; Linha clicar com o rato na margem esquerda; Pargrafo dois cliques na margem direita ou trs cliques em qualquer ponto do paragrafo; Todo o documento trs cliques na margem direita ou utilizando o menu Editar Seleccionar tudo. Aps proceder seleco desejada, pode ento copiar, cortar, apagar ou formatar o texto seleccionado.

Pode em qualquer altura proceder anulao ou repetio de uma aco, utilizando o menu Editar Anular ou Editar Repetir (pode tambm utilizar os botes respectivos).

Outra funcionalidade importante a pesquisa de texto. Para isso pode aceder ao menu Editar Localizar e escolher as opes que pretende. Paralelamente localizao de texto num documento possvel executar sua substituio automtica. Para isso pode aceder ao menu Editar Substituir e preencher os campos necessrios. O Word coloca sua disposio um conjunto de ferramentas de verificao ortogrfica que vo desde a correco ortogrfica at dicionrios de sinnimos. No menu Ferramentas 5

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encontra algumas funes associadas: Ortografia e gramtica, Idioma, etc. Alm deste menu, e enquanto edita um documento, se inserir uma palavra com erros, a palavra fica sublinhada. Se clicar com o boto direito do rato sobre a palavra sublinhada, aparece um conjunto de opes de gramtica que pode explorar.

Formatao de um documento
A formatao de um documento consiste em dar uma maior nfase a determinados conjuntos de informao, de forma a real-los no texto. A formatao pode ser aplicada durante a elaborao do documento ou aps a introduo do texto, sendo a segunda possibilidade claramente vantajosa.

Formatao de caracteres
A aparncia de um documento depende, em grande parte, da formatao dos caracteres que o compem. Um conjunto de caracteres ou palavras devem ter um outro formato consoante o seu significado, a sua importncia, etc. Para alterar o formato dos caracteres pode aceder ao menu Formatar Tipo de letra. Neste menu possvel alterar o tipo, o estilo, o tamanho e a cor das letras bem como introduzir alguns efeitos especiais. Para efectuar estas formataes pode tambm aceder barra de ferramentas de formatao.

Fig. 2- Formatao do tipo de letra.

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Formatao de pargrafos
Um pargrafo um conjunto de palavras separadas por uma mudana de linha. A formatao deste tipo de entidade um dos principais factores que influencia a apresentao de um documento. As formataes disponveis para o pargrafo so: Alinhamento do texto; Espaamento entre linhas; Avanos / margens temporrias Tubulaes; Limites (menu Formatar Limites e sombreados); Marcas e numerao (menu Formatar Marcas e numerao).

Para alterar a formatao dos pargrafos pode aceder ao menu Formatar Pargrafo.

Fig. 3 Formatao de pargrafos.

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Fig. 4 Formatao dos limites e sombreados.

Fig. 5 Formatao das marcas e numerao.

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Quebras de pgina e seco


Quando coloca texto ou grficos numa pgina, o Microsoft Word insere uma quebra de pgina automtica e inicia uma nova pgina. Para forar uma quebra de pgina num local especfico, pode inserir uma quebra de pgina manual. Para inserir uma quebra de pgina manual: Faa clique sobre o local onde pretende iniciar uma nova pgina. Escolha o menu Inserir Quebra. Faa clique sobre Quebra de pgina.

Pode definir opes de paginao para controlar o local onde o Word posiciona quebras de pgina automticas. No menu Formatar Pargrafo escolha o separador Quebras de pgina e de linha.

Quebras de seco Pode utilizar seces para variar o esquema de um documento numa pgina ou entre pginas. Tem de inserir quebras de seco para dividir o documento em seces e, em seguida, formatar cada seco como pretender. Por exemplo, formate uma seco como uma coluna nica para a introduo de um relatrio e, em seguida, formate a seco seguinte como duas colunas para o corpo de texto do relatrio. Pode alterar os seguintes formatos de seco: margens, tamanho ou orientao do papel, origem do papel para uma impressora, limites de pginas, alinhamento vertical, cabealhos e rodaps, colunas, numerao de pginas, numerao de linhas, notas de rodap e notas de fim. Para inserir uma quebra de seco utilize o menu Inserir Quebra. Em Tipos de quebra de seco, faa clique sobre a opo que descreve o local onde pretende que a nova seco comece.

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Cabealho e rodap
Os cabealhos e rodaps so normalmente utilizados em documentos impressos, como este. Pode criar cabealhos e rodaps que incluam texto, grficos, nmeros de pgina, a data, o logotipo de uma empresa, o ttulo ou nome de ficheiro do documento ou o nome do autor. Estes so geralmente impressos na parte superior ou inferior de cada pgina de um documento. O cabealho impresso na margem superior e o rodap impresso na margem inferior. Para criar um cabealho ou um rodap pode aceder ao menu Ver Cabealho e rodap. Existem alguns contedos automticos que podem ser adicionados ao cabealho e rodap, como o caso do nmero da pgina, nmero total de pginas, data, hora, etc. Toda esta informao pode ser configurada e ser diferente de seco para seco (ateno ao boto ligar ao anterior).

Fig. 6 Inserir cabealho e rodap.

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Exerccio 1 Abra o Word e explore o ambiente de trabalho que lhe apresentado, dando ateno aos diversos componentes; Aceda s diversas barras de ferramenta e estude com ateno as opes disponveis em cada uma delas (utilize a ajuda sempre que necessrio); Abra um documento novo e proceda configurao do documento segundo a informao que se segue: Tamanho do papel : A4; Orientao vertical; Margens superior e inferior: 2.0 cm; Margem esquerda e direita: 3.0 cm; Edite algum texto sua escolha, respeitando as sugestes apresentadas neste documento, e aproveite para explorar o mecanismo de correco ortogrfica e sinnimos disponibilizado pelo Word; Explore os diversos modos de visualizao disponveis; Aplique diversos modos de seleco no texto que editou bem como os conceitos de copiar / cortar e colar (repare que existe uma opo Colar especial, explore!); Guarde o documento que criou na pasta Os Meus Documentos; Guarde tambm o mesmo documento como pgina Web e visualize o resultado com o Internet Explorer;

Exerccio 2 Aceda ao endereo http://www.ieeta.pt/~an/estga/ e guarde o ficheiro referente ao exerccio 2 da folha pratica 4. Configure a pgina do documento com as seguintes caractersticas: Tamanho do papel : A4; Orientao vertical; Margens superior e inferior: 3.0 cm; Margem esquerda e direita: 2.5 cm; Proceda correco ortogrfica do documento;

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Procure pela palavra formatao e substitua todas as ocorrncias dessa palavra por aspecto; Consulte as propriedades do seu documento (menu Ficheiro Propriedades) e actualize a informao que consta do item sumrio com os seus dados; Formate o documento de acordo com o aspecto que se encontra neste guio. Tenha em ateno o uso das tabulaes, espaamento entre linhas (1,5 linhas e 2 linhas na segunda parte), alinhamento justificado, marcas e as diversas formataes dos caracteres;

Utilize quebras de pgina para criar a segunda pgina como apresentado. Insira o cabealho e rodap como se apresenta no documento, colocando o seu nome no cabealho e o nmero da pgina em rodap; Explore os diversos modos de visualizao disponveis. Guarde o documento modificado na pasta Os Meus Documentos; Guarde tambm o mesmo documento como pgina Web e visualize o resultado com o Internet Explorer.

Exerccio 3 Aceda ao endereo http://www.ieeta.pt/~an/estga/ e guarde o ficheiro referente ao exerccio 3 da folha pratica 4; Configure a pgina do documento com as seguintes caractersticas: Tamanho do papel : A4; Orientao vertical; Margens superior e inferior: 2,5 cm; Margem esquerda e direita: 2.5 cm; Proceda correco ortogrfica do documento (repare que algumas palavras no se encontram no dicionrio proceda como desejar); Formate o documento de acordo com o aspecto que se encontra neste guio. Tenha em particular ateno a formatao das marcas e numerao e dos limites e sombreados (no descuidando as outras formataes). Explore as opes disponveis nestas formataes de forma a perceber quais as diversas funcionalidades. 12

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Utilize quebras de seco, pgina seguinte, para criar a segunda pgina. Personalize a seu gosto o cabealho e rodap das duas seces (diferentes de preferncia). Explore esta funcionalidade com ateno. Acrescente mais algum texto a este documento com base numa pesquisa rpida na Internet. Crie para isso mais uma seco e modifique a sua orientao para horizontal. Modifique tambm o cabealho e rodap sem alterar os anteriores.

Guarde o documento modificado na pasta Os Meus Documentos; Guarde tambm o mesmo documento como pgina Web e visualize o resultado com o Internet Explorer.

Exerccio 4 Edite um documento a seu gosto aplicando todos os conceitos apresentados nesta folha de forma a consolidar estes contedos. Envie o documento que criar como anexo a um e-mail para an@ieeta.pt com o assunto: Documento de Word sobre edio e formatao de texto.

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