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CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2002
1. CONCEPTOS BÁSICOS
1.1 Ventana de Microsoft Excel
1.2 Descripción
II. GENERALIDADES
1. SELECCIÓN DE COMANDOS
1.1 Comandos de menús
Abrir un menú
Cerrar un menú
Elegir un comando
2. CONVENCIONES
3. CUADRO DE DIÁLOGO
3.1 fichas
3.2 Casillas de verificación
3.3 Cuadro de edición
3.4 Cuadro de lista
3.5 Cuadro de lista desplegable
3.6 Botón de opción
3.7 Cuadro de selección
3.8 Botones
4. SELECCIÓN DE UNA OPCIÓN DENTRO DE LOS CUADROS DE DIÁLOGO
3. LLENADO AUTOMÁTICO
3.1 Llenar un rango de celdas adyacentes
Copiar mientras se arrastra el cuadro de llenado
Aumentar una serie de números o de fechas
Aumentar una serie en dos o más celdas
Aumentar una serie de números utilizando el comando series
Aumentar una serie de fechas utilizando el comando series
Activar o desactivar el llenado automático
4. FUNCIONES
4.1 Función suma
4.2 Función promedio
3. Hacer clic en
1. Abrir el menú Inicio (CONTROL + ESC)
Aparecerá un cuadro con el nombre del programa y la versión a la que se está ingresando.
1. CONCEPTOS BÁSICOS
Cuando se trabaja en Microsoft Excel regularmente se hace en una hoja de cálculo, la cual está
compuesta por 256 columnas y 65,536 filas que forman una cuadrícula; la intersección de una
columna y una fila se denomina celda, y consta de una dirección particular o referencia. La
celda activa aparece con un borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al
comenzar a escribir. Sólo una celda puede estar activa a la vez.
En Excel, debe seleccionarse primero la celda o celdas con las que se va a trabajar y después
introducir los datos o elegir un comando. Las celdas seleccionadas aparecerán resaltadas en la
pantalla.
Barra de
Barra de
menús Barras de
título
herramientas
Cuadro de
nombres
Columnas
Celda activa
Barra de
fórmulas
Filas Panel de
Tareas
Etiqueta de la hoja
1.2. Descripción
La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:
Elemento Descripción
Barra de título Presenta el nombre de la aplicación y del documento en el cual se
está trabajando.
Barra de menús Muestra la lista de los menús disponibles dentro de la aplicación
Barra de Contiene los iconos (botones) de los comandos más comunes de
herramientas Excel, facilitando la realización de alguna tarea
Despliega el contenido de la celda activa. Se usa para editar o
Barra de fórmulas
introducir valores en fórmulas o celdas
Cuadro de nombres Despliega la referencia o nombre de la celda activa
Despliega la descripción del comando seleccionado o de la acción
Barra de estado
que se esté ejecutando
Elemento Descripción
Muestran los nombres de las hojas de cálculo existentes en el libro.
Etiquetas de la hoja
La etiqueta de la hoja activa siempre está en negrita
Es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir.
Celda activa
Se afectará con cualquier acción que se realice
Indica la posición en la que se activará una celda, se podrá
Puntero del mouse
comenzar a escribir al hacer clic
Excel cuenta con 20 barras de herramientas distintas, que permiten realizar diversas
actividades; las más comunes son
Estándar
Formato
II. GENERALIDADES
1 SELECCIÓN DE COMANDOS
Para poder realizar una acción determinada, es necesario elegir los comandos que para ello
estén disponibles en las barras de menús o herramientas. En la siguiente imagen se observa el
contenido (comandos) del menú Edición.
La forma de abrir un menú es presionando la tecla ALT y la letra subrayada del menú que se
desea, al momento de seleccionarlo este desplegará los comando más usuales, permitiendo
mostrar en resto del contenido haciendo clic en la flecha doble del menú que se ubica al final de
éste.
Menús
Comandos
1.1.Comandos de menúS
Abrir un menú
1. Hacer clic en el nombre del menú deseado
1. Activar la barra de menús presionando la tecla ALT
2. Presionar la letra subrayada del menú que se desea abrir
o bien
Cerrar un menú
1. Hacer clic en cualquier parte del área de trabajo fuera del menú
1. Presionar la tecla ESC 2 veces, o ALT una vez
Elegir un comando
1. Activar el menú en el que se encuentre el comando deseado
2. Hacer clic en el comando a ejecutar
1. Abrir el menú donde se encuentre el comando
2. Presionar la letra subrayada del comando
O bien
Existen comandos equivalentes que están disponibles en los menús contextuales, los cuales se
despliegan haciendo clic con el botón derecho del Mouse o presionando las teclas SHIFT +
F10. Para hacer uso de las barras de herramientas es indispensable disponer de un Mouse.
2. CONVENCIONES
3. CUADRO DE DIÁLOGO
Aparece cuando se elige un comando que requiere información adicional. Puede incluir áreas
en las que deben escribirse textos o números, y ver o cambiar las configuraciones para las
opciones relacionadas con el comando. Cada cuadro de diálogo contiene un botón de ayuda “?”
que se puede utilizar en cualquier momento si no es clara una opción
Cuadros de
lista
Cuadros de lista
desplegable
Fichas
Son categorías que agrupan diferentes opciones relacionadas con el comando.
Casillas de verificación
Recuadros que indican con una marca si una opción está activa. Se podrán seleccionar varias
de ellas
Cuadro de edición
Cuadro de lista
Contiene una lista de opciones que podrán visualizarse con las flechas de desplazamiento,
entre las que sólo se podrá elegir una.
Botón de opción
Botón que permite seleccionar sólo una opción entre un conjunto que se excluyen mutuamente.
Cuadro de selección
Permite modificar o asignar un valor, que puede aumentarse o disminuirse utilizando los
botones de control de giro (par de botones con los que se incrementa o disminuye el valor
Botones
En algunas ocasiones permiten confirmar o anular las especificaciones dentro de los cuadros
1. Hacer clic en la ficha deseada
2. Hacer clic en cada una de las opciones requeridas
3. Hacer clic en el botón Aceptar
1. Seleccionar la ficha deseada presionando las teclas CONTROL + AV PÁG (ficha de la
derecha) o CONTROL + RE PÁG (ficha de la izquierda)
2. Elegir las opciones deseadas dentro de la ficha, utilizando la tecla TAB para desplazarse o la
tecla ALT + la letra que aparezca subrayada
3. Presionar ENTER
Nota: Para cerrar el cuadro de diálogo y cancelar las opciones seleccionadas presionar la tecla
ESC.
RESUMEN
Microsoft Excel es una hoja de cálculo organizada en una estructura tabular con 16,384 filas
y 256 columnas
La intersección de una columna y una fila se denomina celda y consta de una dirección o
referencia
La celda en la que se introducen los datos al comenzar a escribir se denomina celda activa.
Fichas
Cuadros de lista
Cuadro de muestra
Cuadros de selección
Cuadros de edición
Casillas de verificación
Botones
Botones de opción
Nombre del
libro de trabajo
Encabezado
de columna
Barra de
desplazamiento
Encabezado vertical
de fila
Barra de
Etiqueta de desplazamiento
la hoja horizontal
Botones para activa
desplazar etiquetas
1. Abrir el menú Archivo (ALT, A)
2. Elegir el comando Nuevo (ALT, A, N)
1.Presionar las teclas CONTROL + AV PÁG o CONTROL + RE PÁG, hasta seleccionar a la hoja
deseada
4.
4. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO
Un libro de trabajo nuevo contiene 3 hojas, las cuales pueden aumentarse insertando hojas
nuevas o disminuirse eliminando las ya existentes. La cantidad máxima de hojas que puede
contener un libro nuevo es de 255, pero eso sólo dependerá de la memoria disponible de la
computadora.
Hoja
seleccionada
La nueva hoja
de cálculo se
convierte en
hoja activa
3. Elegir Hoja de cálculo y hacer clic en el botón Aceptar. La nueva hoja de cálculo
aparecerá activa
1. Seleccionar una hoja de cálculo
2. Abrir el menú Insertar (ALT, I)
3. Elegir el comando Hoja de cálculo
4. La nueva hoja aparecerá en la posición seleccionada
1. Seleccionar el número de etiquetas de hojas de cálculo que se desea agregar
2. Abrir el menú Insertar
3. Elegir el comando Hoja de cálculo
1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre
Escribir el
nuevo nombre
O bien
1. Abrir el menú Formato
2. Elegir la opción Hoja4elegir Cambiar nombre, presionar ENTER
3. En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja
4. Presionar ENTER
Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro nuevo.
3. Una vez que el marcador de posición esté en el lugar deseado, soltar el botón del
Mouse.
1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover
2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar
Marcador de posición
1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desea copiar
2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar hoja
1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea
mover las hojas
2. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover
3. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar hoja
4. En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea mover la(s) hoja(s)
5. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicación deseada
6. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER
1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desea copiar, y el libro al que se desea copiar
las hojas
2. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desea copiar
3. Abrir el menú Edición y elegir el comando Mover o copiar hoja
4. En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea copiar la(s) hoja(s)
5. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicación deseada
6. Activar la casilla Crear una copia
7. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER
Para copiar las hojas, activar la casilla de verificación Crear una copia
Nota: Debe tenerse cuidado al mover o copiar hojas. Los cálculos o los gráficos basados en
datos de una hoja de cálculo pueden resultar inexactos si se cambia de lugar.
1. Seleccionar la(s) hoja(s) de cálculo que se desea ocultar
2. Abrir el menú Formato
3. Elegir la opción Ocultar del comando Hoja4. Las hojas desaparecerán de la fila de
etiquetas
Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de cálculo que fueron ocultadas:
1. Abrir el menú Formato
2. Elegir la opción Mostrar del comando Hoja4. Se desplegará el cuadro Mostrar
RESUMEN
Cuando se crea un libro nuevo se abre con 3 hojas de cálculo, tituladas de la Hoja1 a la
Hoja3.
Eliminando hojas
Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro, en otro distinto o en uno nuevo
Ocultando hojas
1. SELECCIÓN DE CELDAS
1. Con las flechas de dirección mover la celda activa al lugar deseado
1. Ubicar el puntero del Mouse sobre la primera celda a seleccionar
2. Presionar el botón izquierdo y arrastrar el Mouse hasta que se iluminen todas las celdas
deseadas
1. Colocar la celda activa en el lugar inicial
2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la selección con las flechas de dirección
hasta la posición deseada
3. Soltar la tecla SHIFT
O bien
1. Abrir el menú Edición (ALT, E)
2. Elegir el comando Ir a
1. Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar
2. Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA
1. Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar
2. Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA
1. Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar
2. Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA
3. Oprimir la tecla F8
4. Extender la selección con las flechas de dirección hasta la última fila deseada
1. Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar
2. Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA
3. Oprimir la tecla F8
4. Con las flechas de dirección extender la selección a las columnas deseadas
1. Presionar la tecla F5
2. Se desplegará el cuadro de diálogo Ir a
1. Presionar las teclas CONTROL + SHIFT + T o CONTROL + SHIFT + BARRA
ESPACIADORA
Tipo Descripción
Números Se considera como un número cualquier secuencia de caracteres
numéricos del 0 al 9, que no podrá contener espacios. Un número
puede aceptar los siguientes signos: más, menos, paréntesis, coma,
diagonal, pesos, porcentaje y punto decimal.
Fórmulas Se utilizan para realizar operaciones aritméticas y lógicas, con los
datos de la hoja y obtener resultados calculados. Deben comenzar con
un signo igual.
Texto Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinación de
números y caracteres que se introduzcan en una celda y que Excel no
interprete como un número, fórmula, fecha u hora.
Fechas/Horas Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe
utilizarse la diagonal (/) o el guión (-) para separar el día, mes y año.
Así mismo, pueden escribirse nombres de meses abreviados o
completos, siendo éste el único texto que se acepta dentro de una
celda con formato de fecha. Al introducir una hora deberán separarse
con dos puntos (:) las horas de los minutos.
Nota: Una celda puede contener hasta 255 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto
extenso en una celda, éste invadirá la(s) celda(s) vacía(s) de la derecha, pero se cortará
cuando se escriba algo en ellas.
Cuando se escribe información en las celdas, Excel asigna automáticamente una alineación
para los datos, de la siguiente forma:
Celda Alineación
Reportes Texto a la izquierda
125 Números a la derecha
26/06/97 Fechas a la derecha
18:40 Horas a la derecha
Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el apropiado.
El texto sugerido aparecerá en negrita.
Si el Autocompletar no funciona:
1. Abrir el menú Herramientas
2. Elegir el comando Opciones
3. Seleccionar la ficha Modificar
4. Activar la casilla Habilitar Auto completar para valores de celda
5. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER
1. Hacer clic con el botón derecho del Mouse sobre la celda en la que se desea ingresar un
nuevo valor
2. Se desplegará un menú contextual
1. Presionar las teclas ALT + FLECHA ABAJO
2. Se desplegará un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual
3. Desplazar la sombra con las flechas de dirección hasta la opción deseada
4. Presionar ENTER
1. Presionar la tecla ESC
Sobre escribir
1. Ubicar la celda activa en la celda a editar
2. Escribir la nueva información
3. Presionar ENTER
Editar
1. Ubicar la celda activa en la celda a modificar
2. Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2
3. Desplazarse a la posición deseada con las flechas de dirección
4. Realizar los cambios con el teclado
5. Presionar ENTER
Deshacer escritura
Cuando se introduce, edita o se da formato a la información de la hoja de cálculo, puede
cambiarse de idea o cometerse algún error. En ese caso, Excel permite deshacer la última
acción que se llevó a cabo.
1. Abrir el menú Edición
2. Elegir el comando Deshacer entrada
RESUMEN
Excel permite seleccionar celdas con contenido especial, tales como: Notas, Constantes,
Fórmulas, Números, Texto, Valores lógicos, Valores de error, Celdas en blanco, Región
actual, Matriz actual, etc.
Números
Fórmulas
Texto
Fechas/Horas
El Auto completar es una herramienta de Microsoft Excel que permite rellenar rápidamente
entradas repetidas en una columna, y que funciona únicamente al introducir texto.
Además del Auto completar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega
una lista de todas las entradas existentes en la columna.
Para asignarle nombre a los documentos de Excel, utilizar las siguientes reglas:
Pueden utilizarse nombres largos para hacer más fácil la localización posterior del
documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo
espacios. Los nombres de los archivos no podrán contener ninguno de los siguientes
caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que (<),
asterisco (*), interrogación (¿?), comillas dobles (“), barra vertical (|), dos puntos (:), punto y
coma (;).
Excel automáticamente asigna la extensión .XLS al nombre del archivo, pero la ocultará por
omisión.
La restricción de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los
caracteres de la ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta
de la carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se recomienda mantener la longitud
máxima del nombre del archivo debajo de 75 caracteres.
1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Guardar (ALT, A, G)
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
2. Elegir en el cuadro Guardar en la unidad o carpeta en la cual se desea salvar el archivo
3. En el cuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que se desea asignar al archivo
4. Hacer clic en el botón Guardar o presionar ENTER
1. Hacer clic en el botón Guardar
1. Abrir el menú Archivo
2. Elegir el comando Guardar (ALT, A, G)
1.3 Guardar como (Guardar un archivo existente con otro nombre o en unidad de disco
diferente)
En ocasiones, se requiere guardar los cambios realizados en el Libro de trabajo manteniendo
una copia previa sin esos cambios. Cuando se usa el comando Guardar como los cambios
efectuados en el documento se guardan con un nuevo nombre, y el libro de trabajo anterior se
queda con el nombre original.
1.9 Métodos abreviados del teclado para desplazarse por la Hoja de cálculo
TECLA ACCIÓN
Inicio Desplaza a la primera celda de la fila actual
Fin + ENTER Desplaza al borde derecho más lejano de la porción
ocupada de la hoja de cálculo, pero de la misma fila
CONTROL + Inicio Desplaza a la primera celda de la hoja de cálculo (A1)
CONTROL + Fin Desplaza a la celda inferior derecha de la porción
ocupada de la hoja de cálculo
Re Pág Desplaza una pantalla hacia arriba
Av Pág Desplaza una pantalla hacia abajo
Alt + Re Pág Desplaza una pantalla hacia la izquierda
Alt + Av Pág Desplaza una pantalla hacia la derecha
CONTROL + Flecha hacia arriba Desplaza a la próxima celda ocupada hacia arriba en
la columna o a la fila 1
CONTROL + Flecha hacia abajo Desplaza a la próxima celda ocupada hacia abajo en
la columna o a la fila 65536
CONTROL + Flecha derecha Desplaza a la próxima celda ocupada hacia la
derecha, o a la columna IV
CONTROL + Flecha izquierda Desplaza a la próxima celda ocupada hacia la
izquierda, o a la columna A
Por omisión, un Libro de Trabajo de Excel contiene 16 hojas de cálculo y se le pueden agregar
hasta 255.
1. Presionar las teclas CONTROL + Re Pág para desplazarse a la hoja anterior o
CONTROL + Av. Pág para desplazarse a la hoja posterior en el libro de trabajo
1. Abrir el menú Archivo, elegir el comando Abrir (ALT, A, A)
1. En el cuadro Buscar en, seleccionar el disco o la carpeta donde se guardó el archivo
2. Seleccionar el directorio donde se guardó el archivo
3. Con las flechas de dirección, ubicarse en el directorio donde se guardó el archivo
4. Presionar ENTER
5. Activar el cuadro Nombre de archivo
6. Dar doble clic en el nombre del archivo deseado
7. Presionar la tecla TAB
8. Seleccionar el archivo deseado utilizando las flechas de dirección
9. Presionar ENTER
RESUMEN
Una vez escrita la información dentro del libro de trabajo, deberá guardarse en un disco.
Un nombre de archivo en Excel puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo todos los
caracteres de la ruta de acceso, letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y
nombre del archivo.
La primera vez que se guarda el archivo se específica unidad de disco, carpeta y nombre
del archivo, posteriormente podrán salvarse los cambios realizados en el mismo sin
necesidad de especificar nuevamente ubicación o nombre.
Excel permite salvar un archivo existente con otro nombre o en una unidad de disco
diferente, mediante el comando Guardar como
Excel tiene incluida una opción denominada Guardado automático, que permite guardar
automáticamente el archivo con el que se está trabajando o todos los archivos abiertos en
un intervalo de tiempo definido por el usuario.
Es posible cerrar sólo el libro de trabajo en el que se está trabajando o todos los libros de
trabajo abiertos simultáneamente
1. FÓRMULAS
Elemento Descripción
Referencias Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo, que indican
de celda a MS-Excel en dónde debe buscar los valores que se desean utilizar en
la fórmula. Las referencias pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en una fórmula,
no importando la posición de la celda que contiene la fórmula ($A$1,
$B$1, ...)
Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a la que
contiene la fórmula (A1, B1, C1,...)
Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta dentro de
una fórmula ($A1 o A$1)
Valores Cualquier número ingresado dentro de una fórmula que aparecerá como
constante
Nombres Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para referirse a una
celda, un grupo de ellas, un valor o una fórmula
Existen operadores
Aritméticos
+ Suma
- Resta
/ División
* Multiplicación
% Porcentaje
De comparación
= Igual
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
<> Diferente
De texto
& Concatenar dos valores de texto
De referencia
Rango (dos puntos) Sirve para delimitar un rango entre las
referencias
Unión (coma) Produce una referencia que incluye las
dos referencias
A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los elementos
mencionados.
Operador de suma
Signo igual
Operador de división
=(A1+B5) / 2
Constante
numéric
Referencias de celda
Cuando se usan paréntesis dentro de una fórmula, Excel calcula primero las expresiones dentro
de ellos y luego usa esos resultados para calcular el resto de la fórmula, como se muestra a
continuación.
Fórmula Resultado
=2+5*8 42
=(2+5)*8 56
Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de cálculo aparecerán desplegados en la
barra de fórmulas, dentro de la cual podrán editarse, si así se desea.
Cuadro de Cuadro de
cancelación introducción
Barra de fórmulas
Asistente para
funciones
Cuadro de
nombres
Celda activa
Fórmula
Valor resultante
2. REFERENCIAS
3. LLENADO AUTOMÁTICO
El llenado automático se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una
hoja de cálculo. Las series son útiles para crear encabezados de filas de tablas y de columnas
de una hoja de cálculo o cuando se requiera introducir una serie creciente de números, fechas u
horas.
1. Escribir el valor en la celda deseada
2. Presionar ENTER
3. Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar
4. Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar
5. Soltar el botón del Mouse
Series con
llenado
automático
Celda seleccionada
Cuadro de
llenado
Opción Descripción
Fecha Incrementa la serie en días naturales
Día laborable Incrementa la serie en días laborables, considerando
como tales de lunes a viernes
Mes Incrementa la serie modificando sólo el mes, el día se
conservará, ejemplo: 1/1/98, 1/2/98, 1/3/98, etc.
Año Incrementa la serie modificando sólo el año, el día y el
mes se conservarán, ejemplo: 1/1/96, 1/1/97, 1/1/98,
etc.
El activar o desactivar la opción Permitir arrastrar y colocar activa o desactiva también el llenado
automático.
4. FUNCIONES
Una función es una fórmula especial que ya está escrita dentro de Excel y realiza una operación
que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para
construir fórmulas más extensas.
Los valores sobre los cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos.
Signo igual
Todos los argumentos
=Nombre de la función(Arg1;Arg2) deben ir encerrados
entre paréntesis
Nombre de la función
Argumentos
MS-Excel contiene más de 220 funciones diferentes. Las más usuales son:
La función SUMA puede introducirse directamente en una celda o a través del botón Autosuma
en la barra de herramientas.
Excel agrega el paréntesis del final, totaliza los valores y muestra el resultado en la celda en
la que se introdujo la fórmula.
Función
SUMA
Resultado
de la función
Excel agrega el paréntesis del final, hace un promedio de los y muestra el resultado en la
celda en la que se introdujo la fórmula.
Función
PROMEDIO
Resultado
de la función
RESUMEN
Referencias de celda
Valores
Funciones
Nombres
Operadores
Excel cuenta con una herramienta denominada llenado automático que se utiliza para crear
una serie de valores incrementales o fijos en una hoja de cálculo.
Excel cuenta también con más de 220 fórmulas especiales denominadas funciones, que ya
están programadas y realizan una operación que devuelve un valor .
En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una
celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de cálculo antes o
después de escribir los datos.
Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la barra de herramientas Formato o el
menú Formato.
Los formatos que se asignen a una celda son independientes de los datos contenidos en la
misma.
1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea aplicar algún formato de número
2. Hacer clic en alguno de los botones de formato de número
2. Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al botón Paleta portátil Bordes
3. Se desplegará la paleta de estilo de los bordes
4. Hacer clic en el tipo de borde deseado
El botón Copiar formato copia los formatos de número y carácter, la alineación, los bordes y los
colores.
4. Seleccionar el cuadro Estilo (ALT + E) y elegir con las flechas de dirección el tipo de borde
deseado
5. En el cuadro Preestablecidos, con la tecla de tabulación activar el cuadro de la posición
en la que se desea que aparezca el borde (Ninguno, Contorno, e Interior)
6. En el cuadro Borde, con la tecla de tabulación activar el cuadro de la posición en la que se
desea que aparezca el borde (Izquierdo, Derecho, Superior, Inferior, etc.)
7. En el cuadro de lista desplegable Color (ALT + C), elegir con las flechas de dirección el
color que se desee asignar al borde
8. Presionar ENTER
4. En el cuadro Color (ALT + C), seleccionar con las flechas de dirección, el color de fondo
deseado
5. Desplegar el cuadro de lista Trama (ALT + T) y elegir con las flechas de dirección el
diseño deseado
6. Presionar ENTER
4. Elegir con las flechas de dirección el tipo de formato deseado, en el cuadro Categoría
(ALT + C)
5. Especificar las opciones requeridas para la categoría seleccionada
6. En el caso de haber seleccionado la categoría Personalizada, en el cuadro de lista,
seleccionar con las flechas de dirección el código deseado. Observar que en el área de
muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se verá con el formato
seleccionado
7. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la lista, éste
se podrá escribir directamente en el cuadro de texto Tipo (ALT + I)
8. Presionar ENTER
Cuando se abre una hoja de cálculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas se
establecen conforme a medidas estándar (10.71 y 12.75 respectivamente). En muchas
ocasiones en las celdas hay números o fórmulas cuyo resultado se extiende más allá del borde
de la celda, en esos casos, Excel llena con el signo (#). En ese caso deberá incrementarse el
ancho de la columna para poder visualizar el resultado.
O bien
1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna para que se ajuste
automáticamente
1. Seleccionar la columna a la cual se le va a modificar el ancho
2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Columna4 (ALT, F, C)
3. En el submenú, escoger el comando Ancho
4. En el cuadro Ancho de columna escribir el tamaño deseado
5. Presionar ENTER
O bien
1. Hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila para que se ajuste
automáticamente
1. Seleccionar la fila a la cual se le va a ajustar la altura
2. Abrir el menú Formato y elegir el comando Fila (ALT, F, F)
3. En el submenú, escoger el comando Alto
4. En el cuadro Alto de fila escribir el tamaño deseado
5. Presionar ENTER
Es posible ajustar el tamaño de varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego
ajustando el alto de cualquiera de ellas.
Los autoformatos incluyen: formato de número, alineación, fuentes, bordes, diseños, colores,
anchos de columnas y altos de filas.
Botón de
desplazamiento
Si se desea que el auto formato se aplique sólo con alguna de sus características:
RESUMEN
En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una
celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de cálculo antes o
después de escribir los datos.
Realce a texto
Alineación
Formato a números
Bordes
Diseño
Cuando se abre una hoja de cálculo nueva, el ancho de las columnas es de 10.71 y el alto
de las filas es de 12.75, pero dichas medidas podrán ajustarse en cualquier momento.
Excel cuenta con formatos de rango incorporados, denominados Autoformatos, que pueden
aplicarse automáticamente a los rangos de celda seleccionados y ayudan a darle una
apariencia más profesional, y hacen la presentación de los datos más clara y legible.
1. EDICIÓN DE CELDAS
1. Hacer doble clic en la celda que se va a editar
1. Con las flechas de dirección, seleccionar la celda que se desea editar
2. Presionar la tecla F2
Para editar el contenido de una celda, se utilizan los comandos del menú Edición o del menú
contextual.
Para desplazarse Presionar
Hacia abajo ENTER
Hacia la derecha TAB
Hacia arriba SHIFT + ENTER
Hacia la izquierda SHIFT + TAB
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar
2. Desplegar el menú contextual
3. Hacer clic en el comando Copiar
4. Cuando aparezca el borde móvil, hacer clic en la celda destino
5. Desplegar el menú contextual y hacer clic en el comando Pegar
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar
2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Copiar (ALT, E, C)
3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda
destino
4. Activar el menú Edición y seleccionar el comando Pegar (ALT, E, P)
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar
2. Presionar las teclas CONTROL + C
3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda
destino
4. Presionar las teclas CONTROL + V
Nota El borde móvil continuará activo después de haber pegado las celdas en el lugar de
destino, lo cual indica que éstas se pueden volver a pegar. Si se desea eliminar el
borde, deberá presionarse la tecla ESC
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover
2. Hacer clic en el botón Cortar
3. Hacer clic en la celda destino
4. Hacer clic en el botón Pegar
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover
2. Desplegar el menú contextual
3. Hacer clic en el comando Cortar
4. Cuando aparezca el borde móvil, seleccionar la celda de destino
5. Desplegar el menú contextual y hacer clic en el comando Pegar
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover
2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Cortar (ALT, E, T)
3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda
destino
4. Activar el menú Edición y seleccionar el comando Pegar, automáticamente se eliminará el
área cortada (ALT, E, P)
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover
2. Presionar las teclas CONTROL + X
3. Al aparecer el borde móvil, desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda
destino
4. Presionar las teclas CONTROL + V
Mover celdas
1. Seleccionar la celda o rango de celdas a mover
2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la selección, hasta que éste se convierta en
una flecha
3. Arrastrar el borde a la posición de destino
4. Soltar el botón del mouse
Nota Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, éstas reemplazan a las
celdas antiguas
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover
2. Elegir el comando Copiar o Cortar, en el menú Edición
3. Seleccionar la celda destino
4. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas.
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover
2. Elegir el comando Copiar o Cortar, en el menú Edición
3. Seleccionar la celda destino
4. Activar el menú contextual y elegir el comando Insertar celdas cortadas o Insertar celdas
copiadas.
5. En el cuadro de diálogo elegir el botón de opción deseado
6. Hacer clic en el botón Aceptar
5. Seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y mover o Desplazar celdas hacia
la derecha y mover. Las celdas se desplazan y se insertan entre las ya existentes
2. PEGADO ESPECIAL
Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones
disponibles, como se desean pegar.
1. Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar
2. En el menú Edición, elegir el comando Copiar
3. Seleccionar la celda de destino
4. Abrir el menú Edición y elegir el comando Pegado especial.
5. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:
Formatos de números y Pega únicamente los valores y todas las opciones de formato de
valores número de las celdas seleccionadas.
Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas enteras en blanco en cualquier lugar de
la hoja de cálculo. Cuando se insertan celdas, las demás celdas se desplazan para permitir la
entrada de las nuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o columna y
automáticamente desplaza las existentes. Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel
actualiza las referencias dentro de las fórmulas.
3. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Filas, automáticamente se insertarán las filas
nuevas
1. Seleccionar el rango de celdas que se desee insertar
2. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Celdas, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo
Nota: Si se desea insertar toda una fila o una columna, activar el botón de opción
correspondiente
Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la
hoja de cálculo.
Eliminar Celdas
1. Seleccionar el rango de celdas que serán eliminadas
2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Eliminar aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
3. Elegir la opción que contenga la dirección en la cual se desea que se desplacen las
celdas que rodean la selección
4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER
Borrar Celdas
1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar
2. Presionar la tecla SUPR
Nota: Este método abreviado sólo suprimirá el contenido de la celda, pero no las celdas ni
los formatos definidos.
1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar
2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Borrar4
RESUMEN
Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones
disponibles cómo se desean pegar.
Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas enteras en blanco el cualquier lugar
de la hoja de cálculo. Cuando se insertan celdas, las demás celdas se desplazan para
permitir la entrada de las nuevas.
Cuando se borran celdas se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en
la hoja de cálculo.
1. VERIFICAR ORTOGRAFÍA
MS-Excel permite corregir la ortografía en las hojas de cálculo y los gráficos. Cuando se revisa
la ortografía de toda una hoja de cálculo, se verifican todos sus elementos, incluyendo el texto
en los gráficos, cuadros de texto, botones, encabezados y pies de página, así como las notas
de celda.
1. Seleccionar el área a la que se desee verificar la ortografía
2. Hacer clic en el botón Revisar Ortografía
1. Seleccionar el área a verificar
2. Abrir el menú Herramientas y elegir el comando Ortografía ( F7 )
3. En caso de encontrar alguna palabra desconocida para la computadora, se desplegará el
siguiente cuadro de diálogo
1. Elegir el botón Cambiar (ALT + C)
1. Desplazar el cursor al cuadro Sugerencias:, presionando las teclas ALT + N
2. Con las flechas de dirección desplazar el cursor hasta la palabra correcta de la lista.
Cuando ésta aparezca en el cuadro Cambiar por:
3. Elegir el botón Cambiar (ALT + C)
Si la palabra correcta aparece en el cuadro Cambiar por: y se desea que ésta se corrija
automáticamente en todo el documento (en el caso de que vuelva a aparecer)
1. Hacer clic en el botón Cambiar todas o presionar las teclas ALT + D
Nota: Si se seleccionó una celda que no está al principio de la hoja de cálculo, Excel muestra
el siguiente cuadro de diálogo cuando llega al final de la hoja de cálculo:
2. PREPARAR PÁGINA
Opción Descripción
Orientación Permite especificar si se quiere que Excel imprima los datos
a lo ancho de la página (Vertical) o a lo largo de la página
(Horizontal)
Escala Permite aumentar o reducir el tamaño de la hoja impresa, o
indicarle a Excel que imprima los datos en determinada
cantidad de páginas a lo ancho o a lo largo
Tamaño del papel: Permite seleccionar el tamaño de papel que se desea usar
Calidad de impresión: Permite seleccionar la resolución para la hoja de cálculo
impresa, a mayor resolución, mejor calidad de impresión
Primer número de página: Permite especificar el número de la primera página a
imprimir. Para comenzar a numerar desde la página 1,
introducir Auto si no está seleccionado
1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Configurar página
2. Seleccionar la ficha Márgenes
3. En los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho escribir o seleccionar con los
botones de control de giro la medida deseada
4. Para los márgenes del Encabezado: y del Pie de página: escribir o seleccionar con los
botones de control de giro la medida deseada
5. Si se desea que la información se centre automáticamente en la hoja en el momento de
imprimir, activar la casilla Horizontalmente o Verticalmente del cuadro Centrar en la
página
6. Presionar ENTER
1. Hacer clic en el botón Fuentes
1. Con la tecla TABULADOR, desplazar el cursor hasta el botón Fuentes y presionar
ENTER
1. Desplazar el cursor hasta el botón Número de página y presionar ENTER
1. Desplazar el cursor hasta el botón Total de páginas y presionar ENTER
Insertar fecha
1. Hacer clic en el botón Fecha . Se insertará la fecha actual
1. Desplazar el cursor hasta el botón Fecha y presionar ENTER
Insertar hora
1. Para insertar la hora, hacer clic en el botón Hora
1. Desplazar el cursor hasta el botón Nombre de archivo y presionar ENTER
1. Desplazar el cursor hasta el botón Nombre de hoja y presionar ENTER
2. Elegir el botón Aceptar
Insertar imagen
2. Hacer clic en el botón Insertar imagen . Se insertará la imagen en la hoja de cálculo
activa
3. Desplazar el cursor hasta el botón Insertar imagen y presionar ENTER
4. Elegir el botón Aceptar
Formato De Imagen
1. Hacer clic en el botón formato de imagen . Aparecerá el siguiente cuadro
1. Desplazar el cursor hasta el botón formato de imagen y presionar ENTER
2. Elegir el botón Aceptar
3. VISTA PRELIMINAR
La presentación preliminar mostrará cada página exactamente como será impresa, con los
márgenes, saltos de página y encabezados.
1. Abrir el menú Archivo, y elegir el comando Vista preliminar
2. Utilizar los botones Siguiente o Anterior para visualizar la página posterior o anterior del
documento
3. Si la distribución del documento es correcta y se desea imprimir el documento en el
momento, utilizar el botón Imprimir
4. En caso de requerir aumentar o disminuir el tamaño de presentación de la página,
activar el botón Zoom
5. Si se desea cambiar la configuración de la página elegir el botón Configurar para
desplegar el cuadro de diálogo Preparar página
6. Para mostrar u ocultar los marcadores de márgenes y ancho de columna elegir el botón
Márgenes
7. Activar el botón Cerrar para regresar a la hoja activa
8. En acaso de requerir ayuda adicional, activar el botón Ayuda
9. Si se desea que cierta información permanezca en una hoja determinada, se podrá
insertar un Salto de página horizontal o vertical.
4. IMPRESIÓN
En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una selección de
hojas o todo el libro de trabajo completo.
1. Hacer clic en el botón Imprimir para imprimir todas las páginas de la hoja activa
1. Abrir el menú Archivo y seleccionar el comando Imprimir
1. En el cuadro Copias escribir o seleccionar con los botones de control de giro el número
de copias deseado
2. Si se desea que las copias se intercalen, activar la casilla de verificación Intercalar
3. Especificar en el cuadro Intervalo de páginas el rango de páginas que se desea imprimir
4. Presionar ENTER
RESUMEN
Desde la vista preliminar es posible visualizar cada página exactamente como será impresa,
con los márgenes, saltos de página y encabezados. Si se desea, podrá configurarse
nuevamente el documento o mandar a imprimir.
En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una selección
de hojas o todo el libro de trabajo completo.