REFLEXÃO

UC/UFCD-AOM

Arquivo Organização e Manutenção

Neste UFCD de Arquivo Organização e Manutenção teve duração de 25H leccionado pelo
formador André Vicente. Abordamos temas a haver com a organização de arquivos numa
empresa, que tipos de arquivos existentes no mundo empresarial e a sua manutenção.

-O que é um documento?

É uma unidade constituída pela informação e respectivo suporte englobando (livros, revistas,
fotografias, filmes, desenhos. Dentro deste parâmetro temos o ofício, despacho e a
comunicação interna.

-Para que serve um arquivo?

O documento de arquivo está associado a um contexto original. Serve para guardar

informações dos documentos, são produzidos recebidos e servem de prova concreta

Começamos pelos tipos de arquivos existentes:

 Arquivo Aberto (está sempre a receber documentação)

 Arquivo Fechado (não recebe mais informação)
 Arquivo Activo (frequência de consulta alta, com intuito de informar)
 Arquivo Semi-activo/Inactivo (frequência de consulta muito baixa)
 Arquivo Activo ou Corrente (a documentação deverá estar junto ao organismo que a
produziu)
 Arquivo Definitivo ou Histórico (documentação é guardada por tempo
indeterminado)
 Arquivo Centralizado (são comuns e utilizados para serviços da organização
 Arquivo Descentralizado (são os que existem nas diferentes unidades de uma
entidade)
 Arquivo Dirigido (tenta conciliar as vantagens dos arquivos centralizados e
descentralizados)
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Vantagens do Arq. Centralizados

 Redução de pessoal
 Dispor de pessoal especializado
 Economia de espaço e equipamento
 Aumento da capacidade de trabalho

Desvantagens do Arq. Centralizados

 A consulta de documentos pode levar um pouco de tempo

 Acresce trabalho adicional consequente da relação entre as várias dependências e o
arquivo (pedidos, recibos, confirmações, reclamações).

Vantagens do Arq. Descentralizado

 Proximidade dos documentos

 Aumento da produtividade
 Supressão dos pedidos formais, recibos, facturas.

Desvantagens do Arq. Descentralizado

 Grande variedade de material de equipamento

 Escasso grau de especialização do pessoal
 Multiplicidade de sistemas de classificação e controlo da documentação
 Impossibilidade de determinar, em alguns casos, onde se encontram arquivados
determinados documentos
 Maior risco de perda ou extravio da documentação.

Vantagens do Arquivo Dirigido

 Unificação do sistema de classificação e equipamento

 Proximidade dos documentos aos funcionários e utentes
 Aumento de produtividade.

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 Desvantagens do Arquivo Dirigido

 Ocupação de maior área

 Dificuldade na formação do pessoal
 Duplicação de documentação e processos de execução e controle.
 A localização deste arquivo deve ser espaçoso, amplo, devidamente arejado sendo
indispensável a luz solar para manter o local seco e também facilita e protege a visão
de quem lá trabalha, contudo a documentação não podem estar em contacto com o
público, nem exposta à luz solar, além destas medidas, melhora as condições
higiénicas que são de interesse capital e para um bom funcionamento do arquivo.

Um Arquivista deverá ser uma pessoa com boa capacidade de atenção, calmo e bom senso,
ordenado, boa educação e civismo, espírito metódico, bom poder de análise e de síntese.
Atributos morais de um arquivista:

Ética Discrição Delicadeza Diplomacia

 Sistema Horizontal (constituído por armários ou estantes com divisões onde se

coloca os documentos uns sobre os outros)
 Sistema Vertical (coloca os documentos «pastas» verticalmente atrás ou ao lado uns
dos outros)
 Sistema Vertical Manual Suspenso (as pastas estão suspensas por varetas que
correm sobre trilhos metálicos e dentro de bolsas em cartolina ou fibra)
 Sistema Vertical Manual Convencional (caracteriza se pela recuperação da
documentação de forma não automática, as pastas ou dossier encontram-se
apoiadas no fundo do classificador.
 Sistema Vertical Automático (constituído por equipamento sofisticado e
dispendioso, permitindo que a documentação chegue às mãos do funcionário
do arquivo e retorne ao seu local depois de ser usado)
 Sistema Rotativo Manual (os processos encontram se apoiadas e presas a um eixo
vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que necessitam
de consultar, é um sistema e é utilizado com rapidez no serviço.

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  Sistema Rotativo Automático (selecção de dispositivos que permitem o acesso
mais rápido a documentação a consultar através de aparelho com motor
incorporado)

Outro tema que demos na aula foi as principais unidades arquivísticas, que são:

 Processo (conjunto de documentos referente a via judicial ou a acção administrativa)

 Dossier (conjunto de documentos compilados com fim de informar uma decisão)
 Colecção (conjunto de documentos tipologicamente idênticos)
 Série (conjunto de documentos simples que foi dada uma ordenação sequencial)
 Sub- série (série que se individualiza por razões de funcionalidade)
 Fundo (conjunto de documentos conservados a título de prova ou informação)
 Sub- fundo (unidade arquivística constituída pela primeira subdivisão de um arquivo)

Quanto aos Tipos de Classificações, temos:

 Ordem alfabética (Costa, Francisco, Manuel)

 Ordem numérica (33/33.1/33.1.1)
 Ordem cronológica (ano, mês, dia)
 Ordem geográfica (Argentina, Buenos Aires, Maia Carraro, Alcides)
 Ordem decimal (5/55/555)
 Entre outras….

O formador deu nos fichas ao decorrer das aulas e vou aplicar como anexo no meu portfólio,
depois de darmos esta matéria foi aplicado- nos um Teste de Avaliação. Vou adaptar o
sistema vertical suspenso para minha empresa por ser mais prático para meu tipo de negócio,
a Turis-animação Ponta do Sol: Empresa de Animação Turística.

PONTA DELGADA, 1 OUTUBRO 2010

UC/UFCD-AOM

FORMADOR: André Vicente

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 REFLEXÃO
UC/UFCD-MUM

O UFCD de Modelo, Urbanismo e Mobilidade teve duração de 50H leccionado pelo

Formador Lino Bettencourt, Foi nos dado nessa matéria definições sobre a Natalidade,
Mortalidade, Natalidade e Mortalidade Infantil, Taxa de Crescimento Natural, População
Absoluta, entre outras que vou descrever, também foi nos dado fórmulas para calcular essas
taxas.

Como foi mencionado em cima foram abordados temas relacionados com a população e a sua
evolução, em que consiste os Países Desenvolvidos e os Países em Desenvolvimento, as
Migrações, causas e consequências, a Morfologia Urbana, Ordenamento do Território e
Coesão Territorial, Cidades Sustentáveis, Preparar a Cidade para o futuro, por fim abordamos
o tema dos Meios de Transportes. Elaboramos um trabalho cujo o pedido foi efectuado sobre
as Cidades Sustentáveis, feito e entregue ao formador no dia 27 de Julho 2010.

Este módulo ajudou me a compreender a importância do estudo populacional, porque através

do Programa de Estatísticas dos Açores podemos tirar informações da internet através do site:
http://estatistica.azores.gov.pt/, sobre a evolução da população de um determinado local.

É através deste site que eles sabem quantas pessoas morrem e quantas nascem num ano. Após
obter esses resultados já é possível calcular as taxas para sabermos se a população se é jovem
ou envelhecida. O tema Países Desenvolvidos (País estável) e dos Países em
Desenvolvimento (País necessitado de ajuda), tem as suas diferentes características, as
condições de higiene, a qualidade de vida, o meio económico, nível de saúde e o planeamento
familiar dos Países.

Relativamente ás Migrações, estas podem ser de várias causas e consequências. As causas

podem ser religiosas, politicas, sociais, bélicas, entre outras. Quanto ás consequências podem
ser demográficas (excesso de população para o país de destino e ao contrário para o país de
saída), económicas (vão ocupar lugares que não eram destinados a eles) e sociais (racismo e
xenofobia). A população portuguesa teve uma alta entrada de pessoas devido ao facto das
mesmas saírem da sua terra á procura de trabalho (externo) e de abandonar os meios rurais,

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dando-se assim o chamado Êxodo Rural (interno), sempre á procura de melhorias de vida
financeira e melhores condições de vida.

Com isso Portugal passou a ser um país de imigrantes e emigrantes.

Outro tema abordado foi as diferenças que á do campo e da cidade e as relações

interdependência que exercem entre si. No campo existe o Sector Primário (a mão de obra) e
o Sector Secundário (matéria prima) enquanto o Sector Terciário encontra se na cidade, vou
dar um exemplo: a beterraba, é cultivada no campo, os trabalhadores apanham (Primário) e
manda para a fábrica para ser transformada em açúcar (Secundário) e depois vá para a cidade
para ser vendida ao povo (Terciário).

Quanto a qualidade de vida e bem-estar não podemos afirmar que a cidade é melhor do que o
campo, eu falo por mim, sou de descendente de Nordeste, adoro o campo se pudesse optar
vivia lá, mas é nas cidades ou arredores que há trabalho pois temos que sujeitar nos a ir para
lá, muitas pessoas vivem no campo mas trabalham na cidade, uma vez que cada qual sabe
onde se sente melhor.

Por fim demos as Cidades Sustentáveis, algo que começou a ser planeada a nível de
organização de espaço e das utilizações das energias renováveis e tendo em conta que uma
cidade precisa de harmonia, pensando em gerações futuras e numa boa qualidade de vida,
contribuindo para um mundo melhor.

Temos que estar ciente do que passa á nossa volta e no mundo actual, temos que ver e avaliar
a nível populacional. Perante isso o formador deu nos uma matéria bem interessante e vários
apontamentos cujo vou anexar.

Para concluir, a minha empresa Turis-animação Ponta do Sol, não olha hás idades, por que eu
vou abrir um negócio que aceita pessoas jovem como pessoas idosas depende da pedalada que
têm.

PONTA DELGADA, 27 DE JULHO 2010

UC/UFCD-MUM

FORMADOR: Lino Bettencourt

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