UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas

CURSO: Organización y Métodos Profesora: Ing. Doris Rojas

FLUJOGRAMAS
ANTECEDENTES

En 1942 se formó un comité de la ASME (American Society of Mechanical Engineer),

cuyo objetivo era preparar normas referentes a los diagramas de proceso. Abarcó
estudios de operaciones y recorridos en aspectos manufactureros.

En la actualidad, se utilizan distintos sistemas para graficar procedimientos

administrativos, aún en casos que éstos posean características similares y respondan a
la misma finalidad. Muchas veces, el mismo tipo de flujogramas presenta no sólo
sistemas distintos, sino simbología diferente de acuerdo a la empresa que los emplea y
aún dentro de cada organización, según el especialista.

Causa sorpresa que este hecho acontezca en el campo de los analistas de información
y que no se hallan unificado criterios o pautas en cuanto a la diagramación de
flujogramas.

DEFINICIÓN

Los flujogramas, llamados también cursogramas, circuitos administrativos o "flow-

charts", son la representación gráfica de un procedimiento o rutina. Ilustra la trayectoria
de la transmisión de información y de todos los documentos que participan en la
operación, con cada uno de sus correspondientes ejemplares.

Los flujogramas se utilizan para efectos de:

- Confeccionar el recorrido de rutinas
- Preparar las normas de los circuitos que se graficarán
- Analizar periódicamente los procedimientos en curso.
- Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean más ventajas.
- Representar gráficamente un proceso y tener una visión de conjunto del mismo.

Un Flujograma es una herramienta para el sector administrativo de la empresa, vale

decir que constituye un medio para un determinado fin y no es un fin en si mismo.

UTILIDAD DE LOS FLUJOGRAMAS

A través de las diversas fases del análisis de problemas organizacionales, el flujograma

se constituye como una herramienta de gran utilidad:

- En el ordenamiento de la información relevada, con la finalidad de destacar las

secuencias de los procedimientos y evitar que la información este incompleta, sea
incoherente o innecesaria.
- Para el análisis de los problemas relevados y una visión en conjunto de las causas y
efectos de los mismos.
- Para llevar a gráfica los procedimientos ya estandarizados, con la finalidad de tener
una forma más sencilla y rápida de apreciar un proceso, antes de leer toda la
norma.
- Por poseer un poder de síntesis que ubica a cualquier lector en el tema en estudio,
sin mayor dificultad.

CLASIFICACION DE LOS FLUJOGRAMAS

- Analíticos: Considera todos los detalles específicos del proceso descrito, con la
finalidad de que el analista pueda desarrollar su estudio sin limitaciones de
información.
- Generales: Dirigidos al usuario final del proceso, considera elementos básicos (no
complejos), de tal forma que sea factible su comprensión inmediata por personas no
relacionadas con este tipo de herramientas.
- Para manuales de sistemas, en el cual se puede aplicar simbología más
especializada en este campo.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA DIAGRAMACION DE FLUJOGRAMAS

1. El gráfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una unidad

funcional dentro del proceso. Esta unidad funcional puede identificar a un sector o a
una persona (personaje). Las columnas a su vez, se conectarán con las columnas
restantes por medio de flechas, las cuales simbolizan transmisión de información o,
simplemente, dirección y sentido del circuito administrativo.

2. Determinar los límites inicial y final del circuito administrativo a analizar.

3. El dibujo del proceso deberá efectuarse en sentido descendente y se empleará en

sentido lateral (horizontal) cuando se produzca un cambio de sector.

4. Se podrá utilizar el sentido ascendente para retrasos en el proceso o bien cuando

se produce un cambio de sector, siempre que esté motivado por economía de
espacio en el diseño. No es recomendable.

5. El traslado puede significar la unión entre los símbolos y además el movimiento

físico de un documento. Se lo emplea además para representar comunicaciones
verbales entre sectores. Se puede usar línea llena para traslado y cortada para la
toma de información.

6. Referente al tipo de trazo:

. Preferible que la línea de los símbolos sean de trazo más grueso que el de las
columnas.
. Para las uniones se podrán utilizar uniones que formen ángulo recto (a) y
trazos curvos de 1/4 de circunferencia (b).

(a) (b)
 . En lo posible se deben evitar cruce de líneas. Caso contrario se utilizará un
puente de media circunferencia. El sentido de la concavidad debe coincidir con
la orientación de la línea que se está cortando.

. Debe existir una distancia mínima de 5 mm. entre símbolos y entre éstos y las
líneas.
. No es recomendable el empleo de sombreados y colores.

7. Datos que deben ir en el encabezamiento:

Nombre de la entidad

Nombre del Flujograma Código

Fecha: Realizado por:

8. Los formularios se deben identificar con un código para cada ejemplar. Para su
distribución, las líneas parten de cada ejemplar (a). Para la distribución en forma
conjunta se unen los vértices con barras oblicuas y la línea de salida se dibuja a
partir del punto intermedio (b).

2 2
1 1
F01 o F02
o
(a) (b)

9. Identificar claramente los archivos que se utilizan en el procedimiento e indicar:

a) Si es transitorio o definitivo.
b) Si es transitorio, forma de clasificación de su contenido, para luego compararla
con la forma de acceso y determinar si la recuperación de la información es
suficientemente ágil.

Ejemplo: N Indica que los documentos se guardan

clasificados por orden numérico
10. El uso de alternativa o condicional indica una decisión o control. Este rombo tiene
siempre una entrada y dos salidas. La entrada al control trae los elementos de juicio
que intervienen en la decisión. El contenido de ese control es generalmente una
pregunta: ¿Hay?, ¿Coincide?, ¿Corresponde?

Si ? No

En todos los casos de controles hay dos respuestas opuestas y debe estar previsto
un curso de acción para cada alternativa. Si falta alguno de los dos, ello indica una
falla de relevamiento o una falla de procedimiento.

11. Ejemplo del uso de alternativa:

Cuando se presenta más de una alternativa en un paso determinado del circuito, en
el seguimiento de cada copia de los formularios utilizados se desechan las variantes
que pueden provocar una interrupción - momentánea o no - de la operación. Así por
ejemplo, tratándose del caso de una venta, si las normas establecen que el sector
de almacenes es consultado sobre la posibilidad de hacer frente al pedido del
cliente, podrían presentarse dos alternativas:
a) Que pueda satisfacer el pedido y
b) Que no pueda cumplirlo.

La segunda alternativa se desecha en este seguimiento de los ejemplares, a pesar

de que en la norma, se indique posiblemente, que el sector de almacenes procurará
la obtención de los bienes mediante la emisión de la solicitud de compra que
remitirá al sector de compras para que gestione la reposición de stock. Vale decir, lo
que se presenta en este recorrido de las copias es la continuidad de la operación.

12. Observar que todo flujograma debe finalizar, en cada función (o columna) con
alguno de los siguientes elementos: Destrucción de formulario, archivo definitivo,
rutina no relevada. De no ser así el flujograma no ha llegado a un límite final
razonable, o existe falla de relevamiento.
SIMBOLOGÍA

Operación o actividad manual Alternativa / Decisión

Traslado formal
Traslado en bloque

Traslado no formal Destrucción

Archivo definitivo Archivo temporal

Procedimiento no relevante Proceso

(cuando se hace referencia a otro

proceso o procedimiento del flujo)

Conector misma página Conector otra página

Operación automática Formulario

Inicio / Fin del procedimiento Comentario

CASO ESTUDIO: VENTAS CON ANALISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La empresa "NN S. A." es una organización que se dedica a la comercialización de

electrodomésticos. Los adquiere en el mercado local a fabricantes y últimamente ha
incorporado una línea de televisores y radios importados de Japón. Las ventas se
realizan a comerciantes minoristas de la ciudad y sus alrededores.

El manual de procedimientos del circuito administrativo de ventas es el siguiente:

Vendedor:

1) Recoge personalmente o telefónicamente los pedidos de los clientes.

2) Emite la nota de ventas en original y tres copias. Coloca el precio pactado con el
cliente.
3) Entrega original y copias 1 y 2 al Jefe de Ventas.
4) Archiva copia 3 por orden numérico.

Jefe de Ventas:

5) Firma original y ambas copias de la nota de venta en señal de conformidad con el

precio pactado.
6) Envía los tres ejemplares al almacén

Almacén:

7) Recibe original y dos copias de nota de venta del Jefe de Ventas.

8) Consulta existencias. Si hay pasar al punto 9. Si no hay, sellar los tres ejemplares
con "FALTAN EXISTENCIAS" y enviarlas al vendedor que emitió la nota de venta y
pasar al punto 42.
9) Prepara la mercadería y emite "Vale de salida" en original y seis copias.
10) Envía la mercadería y los siete ejemplares del vale a Despacho.
11) Archiva por orden numérico los tres ejemplares de la nota de venta

Despacho:

12) Recibe vale (7 ejemplares) de almacén, con la mercadería.

13) Avisa telefónicamente al cliente la disponibilidad de la mercadería.
14) Archiva transitoriamente la documentación por orden alfabético del cliente, a la
espera de que éste retire la mercadería.
15) Cuando llega el cliente, le entrega la mercadería, juntamente con original y copias 1,
2 y 3 "vale de salida".
16) Recibe firmado por el cliente las copias 2 y 3 del vale.
17) Archiva copias 4, 5 y 6 del vale como prueba de la entrega de las mercaderías.
18) Envía copia 2 del vale a Almacén.
19) Envía copia 3 del vale a Facturación.

Almacén:

20) Recibe copia 2 del vale enviada por Despacho.

21) Descarga del fichero de existencias la mercadería entregada.
22) Envía copia 2 del vale a Contabilidad de Almacén

Facturación:
23) Recibe copia 3 del vale.
24) Emite factura en original y dos copias. Coloca el precio de los artículos en base a la
lista de precios.
25) Envía original de la factura al cliente
26) Envía copia 1 de la factura a Cuentas Corrientes.
27) Archiva copia 3 del vale juntamente con copia 2 de la factura, en forma definitiva.

Contabilidad de Almacén

28) Recibe copia 2 del vale enviado por Almacén

29) Valoriza el vale con el costo (método PEPS) de las mercaderías vendidas, en base
a su archivo.
30) En base al "vale de salida" valorizado, emite minuta contable con el crédito
correspondiente.
31) Archiva copia 2 del vale definitivamente.
32) Envía Minuta Contable a Contaduría.

Cuentas Corrientes:

33) Recibe copia 1 de la factura del Sector Facturación.

34) Asienta el débito en la cuenta del cliente.
35) Emite Minuta Contable por este débito.
36) Archiva copia 1 de la factura definitivamente.
37) Envía Minuta Contable a Contaduría.

Contaduría:

38) Recibe Minuta Contable de Contabilidad de Almacén.

39) Recibe Minuta de Cuentas Corrientes.
40) Registra la venta en libros contables.
41) Archiva Minuta definitivamente.

Vendedor:

42) Recibe nota de venta (3 ejemplares) rechazada por falta de existencias de almacén.
43) Comunica al cliente la no realización de la operación.
44) Archiva los tres ejemplares con la copia 3 en forma definitiva.

El Gerente General ha planteado ciertos elementos de juicio, como por ejemplo:

a) Los clientes se quejan de que pactan un precio con el vendedor pero en la factura
aparece un precio distinto (mayor).
b) Existe un alto índice de incobrabilidad.
c) Elevados costos administrativos
d) Confusión acerca de las reales existencias de mercaderías.

Todo ello le hace suponer que se necesita una revisión de los procedimientos
administrativos.

Al respecto:

- Diagramar un flujograma con la información relevada.

- Determinar las causas de los problemas descritos y proponer alternativas de
solución.