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Gerenciamento Eletrônico de Documentos

(GED)

Principal Principais Tecnologias GED Softwares e soluções Serviços Digitalização de Documentos

Migração de Base de Dados Oportunidades de rápida implantação A Empresa Contate-nos

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Tecnologias GED

Principais tecnologias associadas ao GED

Segundo o Gartner, GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar,
localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu “Ciclo de Vida”.

Mas muitos são as formas de entradas e controles de documentos num ambiente de GED.

Para gerenciar toda esta gama de dados são necessárias diversas tecnologias, sendo que as consideradas principais são:
Document Imaging
Document Management
EDMS
Image Enable
ERM / COLD
Forms Processing
Workflow

Clique aqui para consultar soluções aplicáveis à estas tecnologias.

Document Imaging

Normalmente, ao pensar em usar uma solução de Document Imaging, algumas premissas devem ser consideradas:

Usado normalmente para documentos prontos que não sofrerão mais alterações;
Pensa-se normalmente em usá-lo para automatizar o arquivo ativo da empresa, tendo assim uma tendência muito grande de trabalhar com
imagens, ou seja, documentos em papel que foram digitalizados (escanerizados);
Procura-se de preferência formar índices de consulta no banco de dados, coerentes com o “Plano de Arquivo” para esses documentos, o que
normalmente leva a poucos índices, facilitando o cadastro de muitos documentos.
Como normalmente nos sistemas de Document Imaging circulam grandes somas de dinheiro (grande número de licenças, muito serviço de
digitalização e cadastro, muito equipamento), você pode ver em feiras sempre uma quantidade grande deste tipo de produto.

Embora a princípio possa parecer pouca coisa criar um “Arquivo Eletrônico”, isso já representa uma enorme ferramenta de racionalização de
trabalho de busca de documentos. Virtualmente é como se o usuário tivesse em sua mesa, entende-se computador, todo o arquivo da empresa,
independente do fato de o arquivo possuir 30 milhões de documentos.

Além disso, todas as boas ferramentas de GED do mercado são customizáveis e programáveis, fazendo com que você possa integrar essas
informações de documentos a outros processos e programas em uso dentro da empresa.

Document Management

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Tecnologias GED

Sob o ponto de vista do “Ciclo de Vida” de um documento, o Document Management permite que você controle seu documento desde o momento
de sua criação até o seu respectivo descarte.

O objetivo não é somente controlar seu “Arquivo Ativo”, mas controlar também os documentos que ficam sobre sua mesa, em seus processos em
andamento, no seu computador, etc., ou seja, todo documento que esteja em uso, sendo modificado, sendo referenciado por outros documentos,
etc., passará a compor o dia-a-dia de seu trabalho.

Tende a apresentar retorno de investimento mais rápido, pois os usuários passam a ter benefícios do uso a todo o momento do seu trabalho, e não
somente no momento em que precisar de um documento que está no arquivo. Isso em geral leva à maior percepção dos benefícios da implantação
por parte dos colaboradores.

É uma maneira muito interessante de racionalizar trabalho e aumentar a produtividade da equipe.

São sistemas, via de regra, de interface com maior nível de complexidade e normalmente implicam em maior investimento unitário por documento
gerenciado. Não podemos, no entanto, generalizar a comparação direta de custos de implantação, pois normalmente se trabalha em Document
Management com número menor de documentos e grupos de trabalho mais restritos, o que levará a custos totais normalmente menores de
implantação.

Não existe uma regra que defina claramente o que será mais barato instalar, um Document Imaging ou um Document Management. Depende de
cada caso estudado.

EDMS (Engineering Document Management System)

Um Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos é aplicável, como o próprio nome já diz, a documentos técnicos: plantas, desenhos,
especificações, relatórios, listas de materiais, normas de qualidade, etc.

Essencialmente o cerne de um EDMS é um sistema de Document Management, mas normalmente apresenta características especiais como:

Manipular desenhos de grandes dimensões, às vezes com mais de dois metros de comprimento;
Possuir recursos de comparar versões de documentos CAD;
Visualizar arquivos híbridos (CAD+raster);
Visualização e impressão de CAD com mais recursos;
Fazer referências entre diferentes documentos;
Criar remessas de documentos para serem enviadas a empreiteiras ou outras empresas que manipulam projetos.

São sistemas de uso mais restrito ao pessoal que trabalha diretamente com este tipo de documento e normalmente só eles entendem a extensão e
profundidade da real necessidade destes itens anteriormente citados.

Se tiver que implantar um sistema para este tipo documental, certifique-se que o sistema foi nativamente concebido para ser um EDMS.

Image Enable

O objetivo geral deste tipo de aplicação GED é anexar documentos a programas diversos que precisam de documentos para complementar a
informação necessária, ou seja, disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça parte.

Alguns exemplos clássicos de necessidade de Image Enable:

Especificação de produtos/serviços em módulos de compra de sistemas integrados de gestão;

Notas fiscais em sistemas de contabilidade;
Desenhos em sistemas de manutenção e planejamento;
Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM;
Documentos de um processo numa operação de workflow.

Poderia ser listada aqui uma série de situações em que anexar um documento complementa a informação total para se tomar uma decisão. São
muitos os casos em que este tipo de situação é necessário. Mesmo porque os documentos dificilmente existem por si só. Via de regra, os
documentos são parte de outros processos mais complexos e contêm somente parte da informação total.

ERM / COLD

ERM: Enterprise Report Management

COLD: Computer Output to Laser Disk ou Computer On-Line Data

Embora o termo COLD seja ainda bastante utilizado, pouco a pouco vem sendo substituído por ERM, que condiz com o moderno aspecto que esse
sistema possui.

O objetivo deste tipo de aplicação, como o próprio nome ERM já sugere, é gerenciar relatórios oriundos de sistemas legados da corporação,
normalmente gerados em sistemas robustos, seja em main-frame, seja em sistemas em plataforma de sistemas integrados de gestão. Esses
relatórios podem possuir às vezes milhares de páginas que podem ser tratadas com um único documento, de maneira mais automatizada e de fácil
consulta. Os relatórios são preparados e indexados de forma a ter uma aparência agradável e natural ao usuário que fará a consulta.

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Tecnologias GED

Aplicações típicas:
Faturas de telefone, energia elétrica, água;
Extratos bancários;
Relatórios financeiros.

Processamento de Formulários (Forms Processing)

São tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários, normalmente produzidos exclusivamente com este fim. A partir desses formulários
são colhidos dados de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento como OCR, ICR, código de barras, marcas, etc. Os dados
colhidos podem ser apenas para indexação com objetivo de armazenar a imagem ou coleta de grande volume de dados, como para formulários de
pesquisa de grande monta, como usados no censo.

O objetivo normalmente é minimizar a grande aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por
digitadores, embora esta seja uma visão um pouco simplista e didática.

Algumas aplicações típicas:

Formulários de repartições públicas;
Pedido de clientes;
Ordem de pagamento;
Documentos padronizados de Recursos Humanos;
Pesquisas e levantamentos de modo geral;
Documentos e formulários bancários;
Formulários de controle de processo.

WorfFlow

Ele é normalmente entendido como “ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, conseqüentemente,
aumentando a produtividade por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia. Workflow, do inglês Fluxo de Trabalho, faz a
informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado. Workflow é essencialmente dinâmico” (Cruz, 2000).

Pelo conceito anteriormente descrito, fica claro que o documento não é o principal componente do workflow. O processo em andamento é o que
realmente importa. Se esse processo precisar efetivamente de um documento, tudo bem. Mas não é uma afirmação válida dizer que “todo processo
de workflow implica necessariamente em documentos associados”.

O workflow está normalmente associado ao GED devido à maioria dos processos em andamento em nossas empresas precisar de documentos.
Assim sendo, é muito comum, ao implantar um workflow, termos associada a ele uma ferramenta de GED que dê o suporte documental necessário
ao processo.

Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED e EDMS, etc

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Software e soluções GED

Software e Soluções de ECM/GED prontas para uso

Dispomos aos nossos clientes a mais ampla gama de software e soluções de ECM/GED do mercado. Incluem amplo espectro de
funcionalidades:

Funcionalidades principais (clique na solução desejada):

Document Imaging

Document Management

EDMS

Image Enable

ERM / COLD

Forms Processing com ReadSoft, Kofax, Captiva, etc

Workflow

Funcionalidades adicionais (clique na solução desejada)::

Web - funcionamento do sistema na Web

Tratamento de cadastros, acompanhamentos de transações e exceções - Workview

RM - Gerenciamento de registro físico

Temporalidade e retenção de documentos

Transferência de conhecimento em documentos

Formulários Eletrônicos
Formulários Eletrônicos desconectados

Importação de lotes de documentos

Digitalização - módulos aplicáveis
Digitalização desconectada
Digitalização - Módulo de entrada de dados e de documentos remoto
FAX - importação a partir do Right Fax
AutoStore - Roteador de documentos
Imagem - Armazenador de segmentos de arquivos de imagem
Impressora virtual para geração de imagens a partir de qualquer programa Windows (inclusive Web)

COLD - Filtros de importação

COLD - Processamento de formulários de 132 colunas

Integração com SAP

Image Enable para aplicações Mainframe
Image Enable Automático para Lawson
API - Conjuntos de interfaces de programação - API

EDI - Processador 835

EDI - Processador 837

E-Mail - captura automática

E-Mail - integração com Lotus Notes
E-Mail - integração com Novell Groupwise
E-Mail - integração com Outlook

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Software e soluções GED

CD - Criação automática de cópias de documentos

CD - Publicação automática
CD/DVD - Criação de cópias de documentos
Exportação de dados e documentos
Publicação de dados e documentos

Impressão - Distribuição automática de impressão documentos

Distribuição de documentos a lotes de interessados
Extratos com imagens

Registro médico - Gerenciamento

Registro médico - Visualizador

Pesquisa Full Text Completa e parametrizada com Verity

OCR - OCR - Optical Character Recognition

XML - Processador
XML - Suporte de documentos XML

Integração de armazenagem com Centera

Interface de assinatura com PAD
Relatórios de exceção
Serviços de distribuição de discos
Windows Explorer - Extensões
ArcIMS - Integração
Data Mining - Interface

Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED, EDMS, etc

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Serviços em GED

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (ECM/GED)

Fornecemos toda a gama de produtos e serviços necessários à implantação de ambientes ECM/GED:

Consultoria
Levantamento de especificações de serviços e necessidades
Projeto da solução de ECM/GED
Projeto de integração
Dimensionamento de serviços complementares
Implantação de sistemas
Software de ECM/GED (OnBase, Meridian e Teamwork)
Customização, configuração e programação de software de ECM/GED
Visualizador para documentos (AM-View)
Customização de ambientes para padronização de desenhos e outros
Projeto de implantação do ambiente de ECM/GED
Implantação e posta em marcha do ambiente
Criar ambientes de gestão de várias obras em paralelo na mesma planta
Gerar sistema que permita que várias pessoas/empresas estejam interligadas a um mesmo ECM/GED central
Tratamento do acervo Técnico
Gestão documental .
Higienização de arquivos técnicos .
Planos de arquivo .
Fluxos documentais
Captura e importação de dados
Migração de base de dados
Indexação dos documentos técnicos em sistemas de ECM/GED.
Digitalização (escanerização) de documentos em geral, desenhos, manuais, especificações, relatórios, folhas
de dados, etc
Criação de CD/DVD de distribuição

Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED e EDMS, etc

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Migração de base de dados

Migração de base de dados de Documentos e Plantas

Fazemos migrações de base de dados legadas, importando sua base de dados para nossos sistemas ou exportando sua base de
dados para outros sistemas afim de publicar os dados em internet, promover integração de sistemas, etc.

Os dados podem estar nos mais diversos formatos de armazenamento e banco de dados.

Podemos também digitar os dados disponíveis e entregar no formato desejado pelo cliente.

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Implantações rápidas e com baixo custo

Implantações rápidas e com baixo custo

Fornecemos várias soluções de implantação rápida e de baixo custo para que sua organização possa tirar proveito de uma
solução robusta de trabalho, porém iniciando com baixo custo de implantação.

São pacotes montados com o propósito de inserir empresas e organizações no mundo do GED de um modo seguro e
escalonável no futuro, sem perder as funcionalidade e oportunidades hoje.

Escolha abaixo a solução desejada:

- Solução de Document Imaging
- Solução de ERM/COLD
- Solução de EDMS

Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED e EDMS, etc

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Sobre a Ícone

A Empresa
Fundada em 1991 (15 anos)
Instalações no Rio de Janeiro e Vitória
Clientes em diversos estados brasileiros
Constante pesquisa de novas metodologias e técnicas resultando em :
Publicação de 08 livros lançados sobre temas correlatos as nossas especialidades
Dezenas de trabalhos publicados em congressos
Constante capacitação no Brasil e exterior de toda equipe ( técnica e vendas )
Parceria de excelência de qualidade da COPPE-UFRJ para desenvolvimento de trabalhos e pesquisas relacionadas

Política de qualidade
Certificação CDIA+
Utiliza PMI para implantação de projetos
Metodologias apropriadas e documentadas a cada tipo de projeto proposto

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Fale conosco

Escritórios
Praia do Flamengo , 66 – 901B – Flamengo – Rio de Janeiro – RJ – CEP: 22.228-900
Av. Fernando Ferrari, 2102 – Vitória – ES – CEP: 29.075-050

Contatos com clientes

(21) 2285-6437
(27) 3327-1412
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