Recolección De Los Información.

Las técnicas que sirvieron de ayuda para la recolección de datos en el desarrollo del
proyecto fueron: La entrevista, la revisión bibliográfica disponible referente al tema, la
observación directa del proceso administrativo, el cuestionario y la encuesta. Los resultados
obtenidos sirvieron de inducción para detectar la situación negativa que se presenta en la empresa
“Perfumería San Antonio, C. A.”.

Entrevista.

Propósito de la Entrevista.
En este proyecto la entrevista aplicada tuvo como propósito determinar quienes
son los responsables directos del proceso administrativo y como funciona dicho proceso,
así como también al cliente que se le va a ofrecer el sistema para el control administrativo
de la empresa “Perfumería San Antonio, C. A.”
La entrevista se diseñó bajo un patrón de preguntas abiertas y le fue aplicada al
Gerente General y a la Sub- Gerente de la empresa “Perfumería San Antonio, C. A.”
El modelo de la entrevista fue el siguiente:

Cuadro 1
Formato de la entrevista
ESTRUCTURA DE LA ENTREVISTA
¿Estaría usted dispuesto a dar apoyo al desarrollo de una herramienta que se implemente en
la empresa con el fin de simplificar las labores cotidianas inherentes al proceso administrativo
(control de ventas, compras, facturación, ingresos y egresos)?
¿Cuáles son los errores más comunes en el manejo de los datos en el proceso de inventario?
¿De qué herramientas dispone la empresa para llevar a cabo el proceso de facturación e
inventario?
¿Quién toma las decisiones financieras para aprobar este proyecto?
¿Quién se encarga del manejo de la documentación referente a los procesos de ventas,
inventario y compras como son facturas, orden de compras, comprobantes, recibos?
¿En que fase del proceso administrativo, se presentan problemas en la veracidad de la
información?
¿De qué manera os problemas del manejo de información afectan la rentabilidad de la
empresa?
¿Se generan reportes mensuales del proceso administrativo en cuanto a la variación de los
ingresos y egresos?
¿Estaría usted dispuesto a llevar a cabo los cambios propuestos al proceso administrativo
(ventas, compras, egresos, ingresos, facturación, inventario) en este proyecto?
¿Quién da la aprobación final a la hora de una solicitud de pedido?
 Resultado de la entrevista
Por medio de la entrevista realizada al gerente general, se pudo afirmar que
existen muchas debilidades en el proceso administrativo de la organización que impiden
su desarrollo, como lo es la burocracia en la toma de decisiones a la hora de solicitar un
pedido a un proveedor, ya que no existen reportes “que hablen, por si solos” de los
niveles de existencia de un producto. Asimismo, se planteó la carencia de registros de
proveedores de manera tal que pueda ayudar y sustentar la toma de decisiones a la sub-
gerente en el momento de la ausencia del gerente por ejemplo. También se pudo
determinar según la opinión del gerente general que la fase del proceso administrativo en
donde se reflejaba la problemática es en la entrada y salida de los productos del almacén,
debido a la inexistencia de un “control” que regule este movimiento y por ende este
descontrol va influir directamente en el área de las ventas y así sucesivamente en todo el
proceso generando inestabilidad en los niveles de rentabilidad del negocio.
De acuerdo a la opinión del gerente general, no se cuenta con ninguna herramienta
computarizada para el proceso de facturación y el control del inventario. Para el caso de
facturar las ventas, hacen uso de talonarios de facturas preimpresas, en donde asientan la
mercancía que le fue vendida al cliente. Para el caso del control del inventario, sólo hace
uso de una hoja en blanco para tomar nota de la cantidad de productos presentes en el
almacén. Este último proceso se realiza únicamente cuando el gerente general solicita un
informe de los niveles de existencia.
Finalmente, de la entrevista se pudo determinar que el gerente general de la
Perfumería “San Antonio C.A” está interesado en apoyar el desarrollo de una herramienta
computarizada que le permita llevar el control de las compras y ventas de mercancía así
como el control de las entradas y salidas del inventario.

Revisión Bibliográfica.

Propósito de la revisión bibliográfica

 La intención de realizar esta tarea es aportar conocimientos que sustentaran las
bases teóricas de este proyecto, a través de libros, reglamentos, revistas, paginas Web y
trabajos de grado anteriores que guardan relación con el tema para así cubrir cada etapa
del proyecto.
Cuadro Nº 2
Resultados de la revisión bibliografía
ASPECTOS AREA DE OPORTUNIDADES
FUENTE CONCLUSIONES
OBSERVADOS CONFLICTO DE MEJORA
Base de datos. Senn, J.(1990) Análisis y Diseño de Archivos. Los textos Hay conceptos
Aplicaciones Sistemas. Base de datos. ofrecen claros para el
para el manejo Martin, J y Odell, J (1992) Análisis y Diseño Relaciones información diseño de sistemas
de base de orientado a objeto. entres archivos. referente al orientado a objetos,
datos. Kroenke, D, (1989) Procesamiento de base Seguridad. desarrollo y base de datos y
Sistemas de de datos. establecimientos paginas Web. Se
información. Spencer, K y Millar, K (1990) Diseño de de los sistemas determino como
de información área critica el uso
gerencial. Otros de manejadores de
libros permiten base de datos para
complementar el apoyar procesos de
manejo de datos gestión.
mediante
manejadoras de
base de datos.
Tendencias Chiavenato, A (1989) Administración de la Manejo del Se encontró Proporciona
administrativas Empresa y Recursos Humanos. inventario. información información acerca
para la Ponce, A (1992) Administración de Control de general acerca de los sistemas
organización. Empresas. ingresos y del manejo automatizados que
egresos. eficiente de la simplifican las
Definición de administración. actividades
procesos. Así como también administrativas de
como convertirse las empresas.
en una líder al Se enfoco el área
momento de del manejo de las
tomar decisiones entradas y salida
(mercancía, dinero)
Seguridad, Nichols, R (2002) Seguridad para los La seguridad de El texto incluye Definición de
integridad y sistemas de información la información conceptos de políticas de
resguardo en los sistemas seguridad, seguridad de
computacionales. fortaleciendo la organizaciones
Claves y políticas importancia de desde el punto de
de seguridad mantener la vista lógico y físico.
para empresas. información
resguardada y
alejarla de
posibles fraudes
o mal uso que se
le pueda dar a la
misma.
Planificación, Daniel Sipper & Robert L. Los procesos de El texto ofrece la Esta información
manejo y Planeación y control de inventario. control de forma de cómo contribuye a
control del inventarios. eficientemente establecer un
inventario. se debe efectuar control en los
los procesos procesos de
dentro del inventario y estudio
inventario de mejoras para el
orientados al sistema propuesto.
buen
funcionamiento
del sistema.
Conceptos y www.monografias.com/trabajos/introsistema Aplicación de los En esta página Esta información
teoría de s informaticos sistemas de se consigue una puede ayudar a la
sistemas de información. nutrida mejora de los
información Ventajas y información sobre procesos
para ser desventajas de la la gama de administrativos de
aplicados en aplicación. aplicaciones que la empresa.
las Relación costo- tienen los
organizaciones beneficio. sistemas de
información.
Manejo de los www.altillo.com/apuntes/sistmasde nformación Manejo de los Esta página Esta información
sistemas de la sistemas de proporciona
permite completar
información. información como se debe
hacer el manejo la información de
de la herramienta
los medios
y como su buen
uso elevan el anteriores.
rendimiento
laboral
Enfoques de Rodríguez, A (2002) “Sistemas de Presentación de Los autores Ofrecen
análisis y información para el control de inventario en un modelo de señalados información útil
diseño la empresa La Ponderosa”. tesis. desarrollaron los acerca de la
Arteaga, D (2003) “Sistema de información Diagrama DFD, temas como estructura, enfoque
de apoyo DFI, entre otros. trabajo especial d y metodología de
grado para optar soluciones en
al titulo de sistemas
ingeniería de administrativos.
sistemas de la
Universidad
Bicentenaria de
Aragua.
Di Nino Garcia Clara (1999) “Sistema de Procesos Esta tesis ofrece Permite mejorar el
información para el control de la gestión administrativos. la forma de cómo control de registros
administrativa de la corporación mercantil Di resolver los de los datos que
Nino”. procesos ingresan y
administrativos contribuye al
sustituyendo las mejoramiento del
operaciones proceso
manuales por administrativo.
operaciones
Apoyo a la técnicas, para
toma de agilizar la toma
decisiones de decisiones.
Cedeño, M (1999) “Desarrollo de un sistema Departamentos Esta tesis ofrece Esta información
de información para el calculo y consulta de de ventas información en contribuye a
los indicadores financieros de las ganancias cuanto al controlar el
del centro de información digital de la mejoramiento y inventario a través
victoria” optimización del de las
rendimiento actualizaciones
económico de constantes del
cualquier inventario.
empresa.

Resultados de la revisión bibliográfica

Como resultado de la revisión bibliográfica se pudo establecer que las principales
áreas de conflicto son ambiente de trabajo, las herramientas utilizadas, la forma como se
obtiene el inventario, la confidencialidad de la información, los documentos involucrados
y responsables directos.

Observación Directa.
 Propósito de la observación.
Con la observación se permitió conocer las tareas habituales que se realizan en la
empresa, así como también detallar situaciones que pueden surgir en torno a ellos, con el
fin de obtener algún dato clave que pueda proporcionar información para el desarrollo del
proyecto; además de identificar las principales oportunidades de mejora para el estudio.

Cuadro 3
Registro de la observación: Ambiente de trabajo
Aspectos
Resultados
Observados
El proceso se lleva a cabo en una
empresa tipo comercial mayorista,
donde sus empleados realizan varias
tareas a la vez (despacho de mercancía
en stock, búsqueda de mercancía en
almacén, preparación de mercancía al
instante como esencias, polvos, etc.), lo
que en algunos casos ocasiona pérdida
de tiempo y aglomeración de la clientela
para ser atendida.
El cobro de la venta de la mercancía
Área de Ventas solo es realizado por los dueños de la
empresa, esto debido a que no existe un
control en la caja que garantice la
integridad del dinero que se posee.
La factura de la venta del pedido se
realiza en forma manual en un talonario
números correlativos y se entrega solo
cuando el cliente la solicita; en algunos
casos se entrega solamente un
comprobante de caja (ticket)
dependiendo del requerimiento del
cliente.
Almacén En el almacén no existe un control de la
mercancía que entra y sale del mismo;
solo cuando el gerente lo solicita se
hace un control de manera visual de lo
que se tiene en existencia, originando
desconfianza y errores en la veracidad
de los datos y trayendo como
consecuencia pérdida en las ventas o
solicitud de pedidos innecesarias o
erróneas. Cabe destacar que no existe
ningún tipo de organización en la
mercancía dentro del almacén lo que
evidentemente genera mayor dificultad
al momento de llevar a cabo el
inventario.
Oportunidades de mejora
Diseñar un sistema de
información que permita
detallar la entrada, proceso y
salida de los datos inherentes
a las ventas (monto,
descripción, pedido, cantidad)
para, de esta manera,
garantizar la veracidad de
monto registrado en la caja y,
a su vez, emitir facturas al
cliente; de esta manera se
tendrá un mayor control de lo
que se vendió con respecto a
lo registrado en la caja.
Incluir un módulo en el
sistema propuesto que
permita controlar la entrada y
salida de mercancía del
almacén (fecha, cantidad,
tipo, mercancía), así como
emitir reportes oportunos y
confiables acerca de los
productos dentro de los
niveles de inventario que se
tienen en el depósito y
satisfacer los requerimientos
de solicitud de cualquier
usuario así como también
permita mejorar la
organización del depósito y

Se observó que no se tiene ningún tipo
de equipo (computadoras, archivadores)
que resguarden la integridad de la
documentación e información de los
procesos relacionados con la empresa
de forma ordenada tales como las
facturas de compra pago de impuestos
Administración municipales, cotizaciones
proveedores, patente de industria y
comercio, así como los ingresos y
egresos, lo que ocasiona pérdida de
tiempo al momento de requerir alguna
información sobre un documento;
además de existir la probabilidad de
extravío de los mismos.
solapar la debilidad de
desorganización de
inventario. Ej. Tipo de
mercancía, tamaño y
descripción de productos.
Diseñar un sistema de
información que registre la
información de los
documentos de compra y
venta de mercancía, así
como, los ingresos y egresos
de la empresa. Además de
a considerar la compra de
archivadores para almacenar
todos los documentos que
están relacionados con la
actividad de la empresa de
forma ordenada ayudando a
su fácil ubicación cuando se
necesite.

Cuadro 4
Registro de la observación: Herramientas Utilizadas
Aspectos
Resultados
Observados
La “Perfumería San Antonio, C. A.”
cuenta con un talonario de números
correlativos, para efectuar la
facturación, expedida solo cuando lo
requiera el cliente, además de valerse
de: caja registradora, calculadora y de
un cuaderno que hace las veces de
Área de Ventas
libro diario donde se registra el ingreso
total de las ventas del día.
Se utiliza una hoja de papel bond sin
ningún tipo de membrete ni formato
específico, además de valerse de
calculadora, lápiz o bolígrafo.
Almacén
Área de Utiliza una carpeta para llevar la
Oportunidades
Diseñar un Sistema de
información que registre las
ventas diarias (cantidad, tipo de
mercancía, precio) y a su vez
que se emita una factura que
será entregada al cliente; esto
permitirá un mayor control en
caja y el inventario, es decir,
¿qué es lo que entra? (dinero),
¿qué monto sale? (mercancía).
Evidentemente el tener claras
las respuestas a estas
preguntas esto ayudará a la
toma de decisiones.
Implantar un módulo que
permita registrar entradas –
salidas de mercancía, generar
reportes eficientes y oportunos
de acuerdo a los requerimientos
(cantidad, tipo de mercancía) de
los usuarios (gerente,
empleados) al momento de la
solicitud del pedido y también
servirá para evaluar el inventario
físico con el lógico, las
ganancias y pérdidas de la
empresa.
Implementar módulos donde se
 documentación inherente al proceso
administrativo de la empresa (sin
ningún tipo de orden), posee un
cuaderno en donde se registran las
Administración
ventas totales generadas durante el
día. Cabe destacar que el detalle de los
libros de contabilidad están a cargo de
un contador externo.
puedan registrar todas las
ventas y compras de productos,
además de los ingresos y
egresos de la empresa y, a su
vez, generar reportes
dependiendo del requerimiento
de los usuarios.

Cuadro 5
Registro de la observación: Obtención del inventario
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
El proceso para realizar el inventario Crear un sistema de información
resulta un poco complicado y tedioso que permita elaborar reportes
debido a la gran cantidad y diversidad actualizados de los niveles
de mercancía. reales de inventario con el
La herramienta utilizada no ayuda a control de la compra – venta de
efectuar el inventario de forma mercancía; de esta manera se
permanente trayendo consigo obtendrá un flujo de información
desconocimiento total de los niveles de más eficaz, optimizando la toma
inventario. de decisiones a nivel gerencial.
El proceso de inventario comienza con
la solicitud del mismo por parte del
Almacén gerente de alguna mercancía en
específico que se desea conocer, por lo
general dependiendo de los resultados
de este inventario realizado de forma
visual para luego emitirlo en un reporte
manual generará la liberación de
alguna solicitud de pedido en particular.
No existe ninguna comparación entre la
mercancía que se ha vendido y la
mercancía que existe en el almacén lo
que genera un descontrol en la
veracidad de los datos.

Cuadro 6
Registro de la observación: Confidencialidad de la Información
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
Se observó que los vendedores en Diseñar un sistema de
reiteradas ocasiones le preguntaban al información que permita a los
gerente sobre la existencia de algún vendedores generar consultas
Area de Ventas producto así como el precio unitario, de existencia y precios de los
además de ofertar productos que no productos para mejorar la
existían en el inventario generando veracidad de la información.
malestar en los clientes.
Almacén No existen registros acerca de la Diseñar un módulo que registre
entrada y salida de los productos. la entrada y salida de los
Desconocimiento de los niveles reales productos para tener
 de inventario de mercancía. conocimiento de los niveles de
inventario.
La documentación referente al proceso Diseñar un módulo que permita
administrativo de la empresa presenta generar reportes confiables
un desorden evidente lo que genera dependiendo de los
pérdida de tiempo al momento de su requerimientos del usuario,
solicitud, así como la posibilidad de ayudando a la toma de
extravío de cualquier documento. Los decisiones; igualmente incluir
Área de
reportes emitidos por almacén son poco archivadores para los
Inventario
confiables ya que en ocasiones se han documentos de la empresa
hecho solicitudes de pedidos (facturas, patente de industria y
innecesarias porque hay existencia de comercio, Seniat, etc).
esa mercancía en el depósito, trayendo
consigo pérdidas económicas y
malestar por parte de la gerencia.

Cuadro 7
Registro de la observación: Documentos involucrados
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
Factura membretada y llenada Proponer un sistema de
manualmente, la cual se expide de información que permita la
acuerdo a la solicitud por parte del emisión de facturas por cada
cliente. venta de manera concreta y
Ticket de caja que registra el total de rápida. Establecer dentro del
Área de Ventas
cada venta. sistema de información un
módulo para ingresar cada venta
del día, mostrar un reporte
diario/mensual del ingreso
(cierre de caja).
Hoja de papel bond sin ningún tipo de Crear un sistema de información
formato ni membrete, debido a que se que permita registrar las
realiza de acuerdo a los requerimientos entradas – salidas de productos
de una mercancía específica por parte y que estos se actualicen
Almacén
de la gerencia. dependiendo de los movimientos
de la empresa generando
reportes de acuerdo a los
requerimientos.
• Factura de compra de Crear un sistema de información
mercancía. que permita llevar el control del
• Patente de industria y ingreso (dinero / mercancía),
comercio. egresos (gastos y costos) y flujo
• Documentos de las de mercancía con el fin de
Área de prestaciones sociales. organizar y disponer de esa
Administración • Pago de impuestos información cuando sea
municipales. necesario mediante emisión de
• Comprobante de pago SENIAT. reportes rápidos y oportunos.
• Cotizaciones de proveedores.
• Copia de facturas de ventas.

Cuadro 8
 Registro de la observación: Responsables directos
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
Esta área está compuesta por dos En esta área se generan
vendedores, quienes son los oportunidades de mejora.
Área de ventas responsables de atender al público,
despachar la mercancía y generar la
factura a los clientes.
Al igual que en el área de ventas, los Incorpora políticas de
responsables son los mismos dos administración y distribución del
empleados y son ellos los encargados inventario, así como implantar
Almacén de generar reportes del inventario un Sistema de Información que
además de controlar el orden y la permita registrar las entradas y
integridad de la mercancía que existe salidas de productos del
dentro del depósito. almacén.
El Gerente general es el encargado de Esta área no genera
supervisar, verificar, consultar, tomar oportunidades de mejora.
decisiones, realizar pedidos y controlar
Área de todo el proceso que se ejecuta dentro
Administración de la organización, aparte de controlar
los ingresos y egresos de la
organización para diariamente hacer la
evaluación final.

Resumen de las áreas de conflictos

En el ambiente de trabajo se observó que los empleados realizan varias tareas a la vez
perdiendo mucho tiempo en la atención de cada cliente, lo cual desencadena aglomeración de la
clientela por ser atendida. También en el almacén no existe ningún control de la entrada y salida
de los productos, solo se lleva el inventario de manera visual cuando lo requiere el gerente
general. Este proceso resulta un poco tedioso, debido a la gran cantidad y diversidad de
mercancía. Además que la herramienta que se utiliza no ayuda a la tarea (hoja en blanco para
anotar la existencia).
Las herramientas son manuales, es decir, que todo se lleva sin ayuda de las computadoras
(no hay registros electrónicos de las transacciones), para la emisión de las facturas se lleva en un
talonario de números correlativos membreteado con un sello. Otras herramientas presentes en el
negocio son: calculadoras, caja registradora y un cuaderno donde se anotan las ventas del día que
hace las veces de libro diario.
En lo que corresponde a la confiabilidad en la información se notó la inexistencia total de
medios que puedan sustentar una toma de decisiones exitosa. Esto se evidenció al momento de
buscar un producto en almacén por parte del vendedor, éste no sabe si hay en existencia, y en
algunos casos otorga respuestas poco confiables a la clientela en relación con el precio del
producto. Asimismo, el desconocimiento de los niveles exactos de existencia hace que la solicitud
de pedidos tenga errores en los cálculos referentes a la reposición de mercancía en el almacén.
Además, se nota un completo desorden en el almacenaje de la información referente a las facturas
de compra, los pagos de impuesto, entre otros lo que ocasiona que halla perdida de la
documentación o retraso al necesitarla.

Cuestionario.
Propósito del cuestionario
Los datos que se recolectaron a través de éste cuestionario suministraron
información clave del proceso administrativo (ventas, compras, ingresos y egresos), y se
tomarán como base para atender las necesidades que requiere la organización. Este
cuestionario esta conformado por un grupo de preguntas cerradas dirigido al gerente
general y al personal del área de ventas (dos vendedores), ya que estos están vinculados
directamente con la investigación.

Registro de la observación: Cuadro 9

Cuestionario
Empresa: Cargo
Firma: Fecha:
1) ¿Qué herramienta se utiliza actualmente para el manejo del inventario?
o Sistema programado en una computadora.
o Hoja de cálculo de Excel.
o Formato llenado a mano (lápiz y papel).
o Otras.
2) ¿Con que frecuencia la compra de mercancía se pide a los proveedores?
o Cuando se agota la mercancía.
o Cuando queda poco en el almacén.
o Cuando hay suficiente en el almacén.
o Siempre se pide sin saber cuanto queda en almacén.
3) ¿La compra de mercancía a los proveedores depende de una situación específica?
o La época del año (Santa, Carnaval, Navidad).
o La demanda de la clientela (moda).
o No existe ninguna dependencia hacia una situación especial.
o Básicamente depende de las dos primeras.
4) ¿Cada cuanto tiempo es realizado el inventario del almacén?
o Nunca.
o Cada vez que es requerido.
o Mensual.
o Semanal.
5) ¿Cuándo se realiza el inventario, cuanto tiempo se invierte para efectuarlo?
o 2 Horas.
o 3 Horas.
o Dependiendo de los requerimientos del inventario.
o Más de 3 Horas.
6) ¿Cómo es el movimiento de mercancía que entra al negocio?
o Alta.
o Media.
o Poca.
o Muy poca.
7) ¿Conoce usted los niveles reales de inventario que tiene en la empresa?
o Si.
o No.
o Solo de algún tipo de mercancía.
o Si, pero no es 100% seguro.
8) ¿Qué método se aplica dentro del almacén para sacar la mercancía?
o PEPS (Primero en entrar, primero en salir).
o UEPS (Último en entrar, primero en salir).
o No se aplica ningún método.
o Aplica el primer método dependiendo de la mercancía.
9) ¿Cómo se almacena la información que se maneja en el proceso administrativo?
o Archivadores.
o Carpetas.
o Diskette.
o Disco Duro.
10) ¿En donde se llevan los registros de los clientes que compran a crédito?
o En un sistema que registra las cuentas por cobrar.
o En un registro manual (planillas, formularios, facturas).
o No se llevan.
o Se hacen anotaciones que no poseen ningún carácter formal ni basamento legal.
11) ¿Dónde se llevan los registros de los proveedores?
o En un sistema automatizado.
o En registros manuales.
o Por medio de contactos telefónicos.
o No se lleva ningún registro.
12) La toma de decisión de una solicitud de compra de mercancía, ¿de quien depende?
o Depende del gerente.
o No siempre depende del gerente.
o Depende del encargado del inventario.
o Es una decisión conjunta entre el gerente y los empleados.
13) ¿Cómo se hacen las proyecciones sobre la rentabilidad de la empresa?
o A partir de las ventas realizadas.
 o Se saca un promedio detallado entre las ganancias y pérdidas que ha tenido la
empresa.
o No se toma en cuenta ninguna proyección.
o Se basa en una proyección empírica.

Resultados obtenidos con el cuestionario

Cuadro Nº 10
Resultados (%) de la aplicaciones del Cuestionario.
Respuesta %
Pregunta Observaciones
1 2 3 4
Se puede observar que la
herramienta que se utiliza
es aquella que no tiene
ningún formato específico
1. ¿Qué herramienta se utiliza
ni apoyada en
actualmente para el manejo del 0 0 33 67
computadoras, debido, a
inventario?
que se va a basar en los
requerimientos del gerente
y se registra de manera
improvisada.
2. ¿Con qué frecuencia la compra de La orden de compra se
mercancía se pide a los proveedores? genera sin tener ningún
0 33 0 67
conocimiento de cuánto
queda en almacén.
3. ¿La compra de mercancía a los 33 33 0 33 Los tres elementos
proveedores depende de una situación consultados opinan que la
especifica? compra de mercancía
básicamente depende de la
época de año (días
festivos) que guardan
relación con el gremio y por
supuesto la demanda de
los clientes hacia los
productos del negocio.
4. ¿Cada cuánto tiempo es realizado el 0 100 0 0 El 100 % de los
inventario del almacén? consultados contestaron
que solo el inventario se
realiza cuando es requerido
por el gerente.
5. ¿Cuándo se realiza el inventario, 0 0 33 66 El tiempo que se tarda en
cuanto tiempo se invierte para realizar el inventario, es de
efectuarlo? más 3 horas, dedicando
mucho tiempo para esta
tarea por la misma
desorganización.
6. ¿Cómo es el movimiento de 100 0 0 0 El 100 % de los
mercancía que entra al negocio? consultados aseguró que el
movimiento de mercancía
 es considerablemente alto.
7. ¿Conoce usted los niveles reales de 0 67 33 0 La mayoría de los
inventario que tiene en la empresa? consultados no tienen
conocimiento exacto del
inventario.
8. ¿Qué método se aplica dentro del 67 0 33 0 La mayoría de los
almacén para sacar mercancía? consultados respondieron
que utilizaban el método
primero en llegar, primero
en salir para sacar la
mercancía del depósito.
9. ¿Cómo se almacena la información 0 100 0 0 El 100 % opinó que la
que se maneja en el proceso información se llevaba en
administrativo? una carpeta sin orden
ninguno aparente.
10. ¿En dónde se lleva los registros de 0 100 0 0 El 100 % aseguró que los
los clientes que compran a crédito? clientes que adeudan
dinero a la perfumería se
llevan en un registro
manual (planillas,
formularios, facturas)
11. ¿Dónde se llevan los registros de 0 0 100 0 El 100 % dijo que el registro
los proveedores? de los proveedores se lleva
por medio de contactos
telefónicos.
12. La toma de decisiones de una 100 0 0 0 La solicitud de mercancía
solicitud de compra de mercancía, ¿De depende netamente del
quién depende? gerente general de la
perfumería.
13. ¿Cómo se hacen las proyecciones 0 0 67 33 La mayoría dijo que no se
sobre la rentabilidad de la empresa? hacia proyecciones sobre la
rentabilidad de la empresa.
En caso de realizarlo, se
basaban en elementos
empíricos.

Resultados obtenidos del cuestionario

Con la aplicación del cuestionario se logró determinar que la herramienta que se utiliza
para llevar el control del inventario no tiene un formato específico, ya que, se realiza
dependiendo de los requerimientos de los clientes por ende, se hace de manera improvisada. Se
conoció también que las compras de la mercancía dependen de las épocas del año que tienen
relación con la demanda de los clientes, y no se lleva un control del inventario ni de la mercancía
que está dentro del depósito lo que genera que esta tarea sea algo tediosa, ya que no existe ningún
orden de la mercancía que está dentro del almacén.

Encuesta
 Propósito de la encuesta
La encuesta esta basada en un grupo de preguntas orientada a identificar
debilidades y amenazas que serán tomadas en cuenta en el diseño del sistema propuesto.
Estuvo dirigida a la clientela de la empresa “Perfumería San Antonio”
(Aproximadamente se encuestaron 10 personas).

Cuadro 11
Modelo de Encuesta

Casi Siempre
Casi Nunca

Resultado
Siempre
A Veces
Nunca
Encuesta a los clientes de la “Perfumería San Antonio”
orientada a la detección de debilidades y amenazas.

1) ¿Los productos que requiere los encuentra en la

0 0 0 12 8 14
“Perfumería San Antonio”?
2) ¿Existe seguridad en la información que le
suministran los vendedores en cuanto al precio y 1 10 6 2 1 -8
existencia del producto?
3) ¿Con qué frecuencia visita usted la perfumería San
0 0 2 4 14 32
Antonio?
4) ¿Se considera usted bien atendido por los
0 4 10 4 2 4
vendedores de la perfumería San Antonio?
5) Al momento de efectuar sus compras ¿Es atendido
0 6 12 2 0 -4
rápidamente?
6) Cuándo usted requiere una cotización acerca de
una lista de productos variados, ¿Se la realizan de 0 6 12 2 0 -4
forma confiable y rápida?
7) La entrega del pedido, ¿Es rápida y oportuna? 0 6 12 2 0 -4
8) Al realizar una compra a crédito, ¿Le dan un
documento que certifique su responsabilidad para con 2 0 0 0 8 12
la empresa?

Resultados obtenidos de la encuesta

Luego de la tabulación de los datos en la encuesta realizadas a los clientes, se pudo
constatar que lo que presenta más problema a la hora de las ventas es que: no existe seguridad en
la información que es suministrada por los vendedores hacia los clientes, debido a que hay mucha
diversidad de mercancía y es difícil recordar el precio que varia dependiendo del tamaño, marca,
tipo, entre otros parámetros; causando de igual manera errores al momento de ofrecer
cotizaciones. Además de que la atención para con los clientes en muchos casos no es rápida
causando aglomeración de personas que desean ser atendidos, esto a su vez origina un notable
tiempo de espera por parte de los clientes.