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Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las
actividades y los medios (recursos financieros y no financieros
disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del
Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar
cumplimiento a resultados intermedios.
El plan Operativo Anual, es una herramienta de planificación que sirve
para dar un ordenamiento lógico de las acciones que se propone n realizar
las dependencias tanto académicas como admi nistrativas de la
Institución. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de
los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazadas;
además de contribuir con el cump limiento de la misión institucional. El
plan operativo tiene como objetivo fundamental orientar los procesos de
trabajos, convirtiendo los propósitos institucionales en pasos claros y en
objetivos y metas evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera
efectiva al fortalecimiento institucional y a elevar el ordenamiento, la
calidad y la transparencia del gasto. Una de las utilidades que ofrece la
planificación operativa es el reajuste de los objetivos, metas y acciones a
las condiciones y circunstancia s que se presentan cada año, y a los
cambios no previstos.

El Plan Operativo Anual es un instrumento que vincula la planificación

con el presupuesto, por cuanto, supone concretar lo planificado en
función de las capacidades y la disponibilidad real de rec ursos.

El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en

funciones, programas, y proyectos, siendo en esta última clasificación
donde surge la conceptualización del Programa Operativo Anual (POA).

El programa operativo es un programa concreto de acción de corto plazo,

que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo,
estrategia, meta y acción) que permiten la asignación de recursos
humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento
de las metas y objetivos de un proyecto específico.
Los programas operativos se confeccionan en términos de unidades
físicas de producto final o volumen de trabajo. Calculando los costos
sobre los resultados esperados y distribuyendo los recursos financieros
necesarios por partidas, según el objeto del gasto (clasificación
contable), para solventar los costos a través de un presupuesto.

Los costos acumulados de cada proyecto darán como resultado el costo

total de cada proyecto, y sucesivamente de programa y func ión, así como
el costo total de cada dependencia; proporcionando con esta valoración
los elementos necesarios para la toma de decisiones respecto de la
distribución de recursos que realizan los órganos de gobierno de la
Universidad, ya que se conoce la m agnitud de las erogaciones
presupuestarias en todos y cada uno de los niveles, así como de las
unidades a las que se destinan los recursos.

Esta herramienta de planeación, organización y control de nuestras

actividades cotidianas, ofrece en el corto plazo la certidumbre de las
acciones a realizar; la despolitización de la misma; claridad en la relación
costo-beneficio; hace posible el seguimiento del avance de metas y la
participación en bolsas de recursos para los proyectos que trabajan con
mayor eficiencia.

Objetivos del Programa Operativo Anual

Los objetivos del POA son:

‡ Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de

trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades
que realizan las diferentes unidades admi nistrativas.

‡ Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con

ello fijar prioridades de acción.

‡ Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada

programa, a través de la relación de las metas cualitativas y cu antitativas
con el resultado final de las tareas realizadas.
Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la
eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas
y los medios empleados para lograrlas.

‡ Facilitar la coordinación entre la planeación operacional (de corto plazo),

con el Plan Institucional de Desarrollo (de mediano y largo plazo).

‡ Identificar y medir los costos de los resultados finales, tanto

unitariamente como a nivel general, facilitando la in tegración del
presupuesto anual.

‡ Desarrollar una herramienta que facilite la contabilización de los gastos

y la generación de estados financieros que permitan la evaluación
económica y global de la institución.

El propósito o la utilidad del document o POA sirve principalmente para 4

fines:
a) Es un medio para operativiz ar la planificación global y para
profundizar en las intervenciones previstas.

b) Permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas

por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los
resultados por obtener en el Proyecto, durante el período en cuestión.

c) constituye una herramienta para el seguimiento y evaluación

periódica de las actuaciones del Proyecto.

d) es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el

desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas.

¿Quién elabora el POA?

La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un
Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión -UG, la cual decide
la modalidad que utilizará para tal efecto.

m El POA es elaborado únicamente por los Co -directores.

m La Unidad de planificación/monitoreo/evaluación del Proyecto es
delegada por la Co-dirección para elaborar el POA.

m Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o

unidades de la UG del Proyecto una contribución al POA, cada uno
por su área de especialización; contribución que es posteriormente
socializada en un documento armónico.

¿Cuál es el período cubierto por el POA?

m Por lo general, el plan operativo cubre el p eríodo equivalente a un

año calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en
las cuales se ha acordado que un POA cubra un período inferior o
superior a un año, o que cubra períodos de doce meses, difer entes
del año.

¿Quién aprueba el POA?

m Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestión (UG) deberá

someter este documento a un circuito de aprobaciones que prevé
varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un
Comité Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunión del
mismo para revisión y comentarios al POA. La revisión por parte
del Comité Consultivo no constituye por sí una aprobación del plan,
correspondiéndole esta prerrogativa únicamente a las Entidades de
Resguardo.
En la preparación de un POA, deberá utilizarse un formato estándar y
considerar los aspectos siguientes:

m El propósito o la utilidad del documento .

m Las características de los lectores/revisores de POAs .

m Las características de los autores del plan .

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‘m
Es importante efectuar estudios para la adquisición de bienes y servicios
informáticos, con el fin de encontrar los que mejor se adapten a las
características de la empresa, en cuanto a calidad, precio y garantía, ya
que si se cuenta con un presupuesto reducido para este rubro se tendrá
que tener mucho cuidado en la elección de los proveedores de bienes y
servicios, previa selección y valoración de los mismos con el fin de que
obtengan todo el respaldo para que en caso de algún problema sean
solucionados de inmediato, y con el mínimo de costos para la empresa
con el fin de salvaguardar los activos de la misma.

Estudios Técnicos para la Adquisición de Bienes y Servicios

Informáticos.

Este estudio deberá ser rendido por pers onal técnico, a quien se le haya
encomendado en forma específica dicha labor, y deberá contar con
diseños o prediseños de lo que se deberá contratar, en el caso en que
éstos sean necesarios.
El estudio técnico en el proceso de contratación, brinda elemento s de
juicio sobre el valor total de lo contratado, y la realización en debida
forma de los mismos, evita que a futuro la entidad se enfrenta a:

m Declaración desierta de la licitación.

m La necesidad de ajustar una vez en ejecución el contrato, lo
contratado con la realidad del servicio u obra que se pretende.

m Reconocimiento de mayores costos.

m ü en casos extremos, desequilibrio contractual, donde debido a los
cambios realizados por la administración con el objeto de ajustar el
contrato, se causa detrimento al c ontratista.

Este estudio deberá ser rendido por personal técnico, a quien se le haya
encomendado en forma específica dicha labor, y deberá contar con
diseños o prediseños de lo que se deberá contratar, en el caso en que
éstos sean necesarios.

El estudio técnico en el proceso de contratación, brinda elementos de

juicio sobre el valor total de lo contratado, y la realización en debida
forma de los mismos, evita que a futuro la entidad se enfrente a:

Declaratoria desierta de la licitación.

La necesidad de ajustar una vez en ejecución el contrato, lo contratado
con la realidad del servicio u obra que se pretende.
Reconocimiento de mayores costos.
ü en casos extremos, desequilibrio contractual, donde debido a los
cambios realizados por la administración con el objeto de ajustar el
contrato, se causa detrimento al contratista.
Cuando las Direcciones Regionales o Centros de Formación Profesional,
no cuenten con el personal en planta que pueda satisfacer la debida
realización de estudios técnicos, deberá solicit ar el soporte respectivo, al
área competente de la Dirección General, con el objeto de que éstos sean
efectuados en debida forma.
Los estudios técnicos que se realicen, demarcaran la conveniencia del
proceso de contratación, por cuanto existiendo la necesi dad del mismo,
es técnicamente como se define cual es la forma más conveniente de
satisfacer la necesidad existente, dentro de los parámetros internamente
impuestos para procesos de ésta índole, como es el caso de la necesidad
de contar con concepto técnico previo de la Oficina de Sistemas y de
Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, para el
caso de Adquisición de software y hardware, incluido arrendamiento o
mantenimiento y Construcciones de Adecuaciones locativas,
respectivamente. Los estudios técnicos hacen parte integrante del
proceso precontractual, por lo tanto deberán obrar en original en el
expediente contractual respectivo.

  
  

Software: En términos generales se puede definir que el Software es un conjunto
de programas para llevar a cabo un objetivo específico y a su vez un programa
es un conjunto de instrucciones que realizan una tarea para cumplir dicho
objetivo. Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales
le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
La adquisición de software hoy en día representa una de las principales
estrategias que adoptan las organizaciones. En relación a las Tecnologías
de Información (TI), los índices de fracaso de los proyectos de
adquisición de software que se llevan a cabo, están por encima del 50%.
Este fracaso está estrechamente relaciona do con la causa:
m Fallas en el proceso de gestión de proyectos de adquisición de
software, o carencia del mismo .
Aspectos que se tienen que tom ar en cuenta para adquirir el software:
1. Determinar las necesidades actuales y futuras de la empresa.
2. Formar un comité experto (para asesoría acerca del software).
3. Determinar los requerimientos del sistema a comprar.
4. Solicitud de Propuesta. (›
  
)
5. Buscar Proveedores que se apegue a nuestros requerimientos.
6. Evaluación de alternativas ó Propuestas del Proveedor.
7. Tomar decisión en base a la propuesta.
8. Formato de Compra y Negociación del Contrato.
9. Trámite de adquisición del Software

m aerificar que el software llegue completo

m Sacar una copia del sistema (respaldo)

m Se registra la fecha, proveedor y tipo de software

m Se le entrega al usuario una copia

m Instalación

m Capacitación al Usuario
10. Evaluar si la compra fue buena o mala

Las características a considerar en la Adquisición de software son:

flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos
de software y apoyos del proveedor.
Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:
‡ En el almacenamiento d e datos.
‡ En la producción de informes.
‡ En la entrada de datos.
‡ En la definición de parámetros
Capacidad
‡ El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.
‡ El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
‡ El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
‡ Número archivos que pueden trabajar.
Previsión de Auditoría y Confiabilidad
‡ Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.
‡ Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen
los criterios.
‡ Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.
Apoyos del proveedor
‡ Frecuencia del mantenimiento.
‡ Servicios que se incluyen en el pago.
‡ Saber si se incrementa el costo del mant enimiento.
‡ Horarios disponibles de servicio.
‡ Saber si tienen servicio de emergencia.
Contratos de Software Hay dos tipos de contratos:
‡ Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al
cliente.
‡ Dentro del contrato se estipula la p ropiedad y mantenimiento del
software
El software para Computadoras se puede clasificar en los siguientes
tipos:
Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las
actividades operativas de cada Computadora y de la Red.
‡ Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera
sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de cálculo,
manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
‡ Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los
anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el
desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o
adquiridos a proveedores externos.
‡ Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los
sistemas operacionales como Software de usuario final y de sistemas
aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto
bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para
su uso.
Procedimiento de adquisición de Softwarem
Para la adquisición del software intervienen 7 factores principales que
son:

m Asignar el personal

m Preparar listas de requerimientos

m Requisición de propuestas

m Evaluar alternativas

m Contactar usuarios para confirmar

m Financiamiento para la adquisición

m Negociación de contrato
   
  
Es muy común que se hagan compras de equipo por costumbre o porque
se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el
conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir
adecuadamente un eq uipo.
La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por
determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de
sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de
sistemas, en el cual se enfatizan las caract erísticas y volumen de
información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de
equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias. Todo estudio
determina una configuración mínima para el Computador y los
aditamentos o dispositivos electróni cos anexos como unidades externas,
impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones , etc.; de acuerdo
con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo
aproximado de la inversión

Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisición de

Hardware:
· Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.
· Evaluación y medición de la computadora.
· Compatibilidad.
· Factores financieros.
· Mantenimiento y soporte técnico.

Deben considerarse las siguientes características:

· Tamaño interno de la memoria.
· aelocidad de procesamiento.
· Número de canales para Entrada/Salida de datos y
comunicaciones.
· Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.
· Software que se proporciona y sistemas desarrollados
disponibles ‘m

Los criterios para seleccionar Hardware son:

1.- Equipos:

m La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga
del procesamiento de datos. m

m Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo
equipo), horizontal (con otros equipos).

m Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.

m Tiempo de garantía.

m Tecnología de "punta" (Alta).

2.- Proveedor: Debe tener las siguientes características:

m Reconocido prestigio local.

m Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de
repuestas.

m Tiempo de atención, local aprop iado, comunicación rápida.

m Cartera de clientes con eq uipos equivalentes a los adquirid os.

m Tiempo de entrega oportuno.

3.- Precios: Se debe considerar lo siguiente:

m Condiciones de pago.

m Detallado por componentes de la configuración.

m Descuentos por volumen.

m Costos de mantenimiento.

Fases para la Adquisición de Hardware

wm Determinación de requerimientos.
§m Actividades previas a la determinación de requerimientos.
Èm Conocimiento de la Organización.
Èm Plan de desarrollo de aplicaciones.
§m Modelo para estimar requerimientos de equipo.
Èm Capacidad de cómputo.
Èm Capacidad de almacenamiento.
Èm Capacidad de impresión.
Èm Cantidad de terminales requeridas.
§m Requerimientos obligatorios.
Èm Costo total o presupuesto máximo.
Èm Tiempo máximo de entrega.
Èm Compatibilidad con el lenguaje computacional actual.
Èm Apoyo del proveedor durante la conversión de
aplicaciones.
§m Requerimientos opcionales.
Èm Usuarios similares.
Èm Alto grado de satisfacción de los usuarios actuales.
§m Requerimientos futuros.
Èm Crecimiento del negocio.
Èm Fusiones o compras de nuevos negocios.
Èm Rediseños o cambios importantes en las aplicaciones
actuales.
wm Formato de la propuesta de los proveedores.
§m Soporte del proveedor.
Èm Entrenamiento del personal, calendario de cursos,
costo.
 Èm Soporte para hardware, software, mantenimiento del
equipo.
Èm Apoyo y experiencia en la conversión de las
aplicaciones.
§m Información de costos.
Èm Precios, plazos de pago y opciones de compra
disponibles por el proveedor.
§m Condiciones de contrato.


    

Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al
centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad específica. Los
parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los
objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede
ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación.
Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito. La Solicitud de
propuestas debe ser hecha por escrito. Las solicitudes de propuestas
deben formularse en lenguaje claro, terminología integral y formato
estandarizado para facilitar la comprensión de los objetivos de los
sistemas de la organización, por parte de los proveedores.

La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones

que deberán incluir:

m Información General

m Objetivo

m Propósito

m fecha límite de aclaraciones

m Cobertura de requerimientos.

m Mínimos.

m Deseables.

m Solicitud de descripción detallada del producto o servicio.

m Solicitar especificaciones detallada de servicio de soporte de
usuario.

m Coordinar presentaciones.

EaALUACION DE PROPUESTA

Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de

establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para
su implementación, posteriormente se integra toda la información
obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de
los sistemas a adquirirse.
Para llevar a cabo una buena Evaluación de las Propuesta presentadas
deberán tomarse en cuenta los siguientes términos:

m aalidar los que ofrece del proveedor (credibilidad de propuesta).

m Analizar propuesta.

m Costo

m Disponibilidad.

m Calidad de Diseño.

m Soporte y Mantenimiento.

m Expansión

m Configuración

m Ambiente de Software

m Documentación

ü posteriormente se deberá verificar con terceros la información

sobre los productos o servicios ofrecidos por el proveedor.

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El Outsourcing es una tendencia actual que ha formado parte importante
en las decisiones administrativas de lo s últimos años en todas
las empresas a nivel mundial.
Es el proceso en el cual una firma identifica una porción de su proceso de
negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más
efectivamente por otra corporación, la cual es contratada
para desarrollar esa porción de negocio. Esto libera a la primera
organización para enfocarse en la parte o función central de su
negocio. Es decir, el outsourcing consiste en que una empresa contrata, a
una agencia
o firma externa especializada, para hacer alg o en lo que no se especializa.

El   según los contratos más frecuentes contiene

obligaciones de resultado (niveles de servicio), que permiten que el
mismo tenga más puntos de contacto con la locación de obra que con la
locación de servicios.

Dentro de la clasificación de los contratos, un

contrato  de   tiene los siguientes caracteres:

1. No formal: El contrato de   no está sujeto a formalidad

alguna, rigiendo para el mismo la libertad de formas
consagrada. No obstante ello, tiene su importancia, el mismo
deberá instrumentarse mediante instrumento público o privado.

2. Es 
 : Ello es así pues el empresario contratará el
servicio con una empresa, estudio o un profesional con
determinadas cualidades.

3. Atípico: Pues no tiene regulación expresa en la ley.

4. De tracto sucesivo o ejecución continuada: El   está

destinado al cumplimiento de un servicio de ejecución periódica o
permanente, dentro del plazo fijado por las partes al celebrar el
contrato.

5. Sujetos: Las partes n este contrato son dos:

a) el empresario-cliente, que contrata el servicio,

b) el   (o    ), que puede ser una persona

física o jurídica, normalmente integrada por profesionales
y técnicos especializados.

6. Precio: El precio será convenido en el contrato respectivo. En la

mayoría de los casos se pactará el pago escalonado o en
cuotas. Para el cálculo del precio, el   tendrá en cuenta
la inversión que deberá realizar, estimando la cantidad de horas
necesarias para alcanzar el nivel de servicio que se pretende, el
personal que tendrá que contratar para tal fin, la complejidad
 del  y precio del  necesario. El cliente tendrá en
consideración el ahorro de costos y liberación de
responsabilidades.

7. Bilateral: En este contrato las partes se obligan recíprocamente, la

una hacia la otra. Por un lado el tercero u   se obliga a
realizar tareas de asesoría, soporte técnico y operación del área de
sistemas de la empresa -cliente, y por el otro el empr esario se
obliga a pagar un precio en dinero y a otorgar el espacio físico para
el desarrollo de las actividades.

8. Oneroso: Por cuanto las ventajas que procura cada parte le es

concedida por una contraprestación que asume la otra. El tercero a
su vez responde por la calidad y aptitud de los sistemas instalados
y su mantenimiento, y de la asesoría técnica brindada al
empresario.

9. Consensual: Eso es así por cuanto el contrato produce sus efectos

a partir del momento en que las partes hubiesen recíprocamente
manifestado su consentimiento.

10. Conmutativo: Las partes conocen de antemano lo que van a dar y

lo que van a recibir en valores equivalentes.

El   puede incluir la transferencia de áreas de operaciones a

proveedores externos de servicios de gerencia. Estas transacciones
pueden abarcar la cesión de  y centros de cómputos, la
transferencia de licencias de  y personal.

Puede también incluir procesos de reingeniería, desarrollo de sistemas de

información, integración de proyectos informáticos, la operación y
soporte de redes de distribución de información, ya sea regional o
internacionalmente, la provisión de entrenamiento de personal,
mantenimiento y mucho más.

Un   puede proveer servicios en forma individual o asociado a

otras compañías, o como principal contratante (integrador) con
responsabilidad por otros subcontratistas.

aENTAJAS DEL OUTSOURCING

Dentro de las ventajas que presenta el outsourcing, podemos definir las

siguientes:

m Facilita la reestructuración corporativa, ya sea a través de
escisiones, fusiones y procesos de .

m Puede ser usado para reenfocar la estrategia de la compañía en su
negocio principal, o para acelerar la transición hacia la
incorporación de nuevas tecnologías como las plataf ormas cliente-
servidor o la entrada dentro de nuevas líneas de negocio, evitando
la inercia demoradora de estructuras internas.

m Reduce los costos o mejorar el control de costos a largo plazo,
especialmente en el ambiente operativo o para hacer impacto a
corto plazo en el flujo de caja y ganancias, en parte a través de la
venta de activos al  .

m Permite la reducción de gastos fijos y el acceso a superiores
niveles de ` `  . Algunas compañías desean evitar el
reclutamiento de gente con especia lización en determinadas
aplicaciones para luego interrumpir esas relaciones al terminar los
proyectos.

m A través de un proyecto de   las empresas podrían
adquirir nueva experiencia y sabiduría que resultaría imposible
obtener en tiempo útil y d e una manera accesible. Podría facilitar la
migración de viejos sistemas propietarios, que implican un alto
costo de mantenimiento a sistemas abiertos más flexibles y
confiables, independizándose de un único proveedor de  .

El   podría permitir a una compañía descargar sus actividades

rutinarias de mantenimiento y reasignar su personal de sistemas a roles
de desarrollo o descargarse de tareas de desarrollo y focalizar recursos
limitados a la operación de sistemas existentes. Asimismo podría
permitir el acceso a nuevas herramientas de desarrollo, técnicas y
metodologías, aumentando la productividad o mejorando el apoyo al
cliente o al usuario final.

El   es, sin lugar a dudas, una de las formas de contratación
más novedosa de lo s últimos cinco años. Las ventajas que proporciona a
quienes hacen uso de este contrato son significativas, tanto para
procesos de reingeniería, como también para la concentración del
esfuerzo de las empresas en su negocio principal.