Cinco Aspectos Que Debe Conocer Acerca de Sus Usuarios Antes de Implantar BI

Cinco aspectos que debe conocer
acerca de sus usuarios antes de implantar

Business Intelligence
Documento técnico
Kevin Quinn
Kevin Quinn Con más de 25 años de experiencia en márketing de software e
implementación en su cargo como Vicepresidente de Márketing de
Producto para Information Builders, Kevin Quinn supervisa el desarrollo del
márketing en todas las líneas de productos.
Es mérito de Quinn haber definido las categorías de usuario final del

Business Intelligence mediante la creación de las directrices de uso y
aprovechamiento de las herramientas de Business Intelligence. Ha logrado
que empresas de todo el mundo puedan desarrollar estrategias de
implementación de información que aceleren las decisiones y mejoren
el rendimiento empresarial. Su esfuerzo en este cargo ha logrado que las
soluciones Information Builders WebFOCUS y iWay Software sean líder en
sus áreas respectivas. Kevin también es el fundador de Statswizard.Com, un
sitio Web de estadísticas deportivas interactivas que utiliza funcionalidades
de Business Intelligence.
Es licenciado en Informática por el Queens College de Flushing, Nueva York.

Contenido
1 Resumen ejecutivo
2 Entender las preguntas
2 Las cinco preguntas, de cerca
9 La pregunta no planteada
10 La importancia de un enfoque combinado en la implementación de BI

11 Combinación de componentes
15 Conclusión
Resumen ejecutivo
¿Ha implantado alguna vez una solución o funcionalidad como respuesta a la constante demanda
de los usuarios y éstos no le han prestado ninguna atención una vez implementada? Les ha dado
lo que pedían, ¿por qué no lo están usando?
La respuesta es bien sencilla. Lo que los usuarios dicen y lo que realmente quieren decir son cosas
bien distintas.
Veamos un ejemplo que refleja este fenómeno. Un buen profesional de IT preguntará a los
clientes cuáles son sus requisitos antes de embarcarse en la implementación de una aplicación de
Business Intelligence (BI). Les hará preguntas del tipo: “¿Qué información necesita?” y “¿Que formato
quiere que tenga?”. Las distintas respuestas recibidas revelarán que lo que los usuarios realmente
necesitan es flexibilidad. Los usuarios suelen decir que necesitan poder realizar consultas ad hoc,
ya que el tipo de información que necesitan está en constante cambio. Así, el profesional de IT
interpreta que estas peticiones de acceso ad hoc y flexibilidad se resuelven con una herramienta
de Business Intelligence y un almacén de datos.
Sin embargo, cualquier profesional con amplia experiencia en Business Intelligence nos dirá que
el 95 por ciento de los usuarios no tiene ni tiempo ni conocimientos para utilizar una herramienta
de BI. Dicho de otro modo, las respuestas y la interpretación que hace el profesional de IT no son
correctas.
Este escenario puede resultar algo exagerado. Pero la verdad es que los usuarios a menudo facilitan
información incorrecta cuando expresan sus necesidades para crear informes. El profesional de
IT, por su parte, asume equivocadamente que los usuarios saben lo que dicen cuando solicitan
funcionalidades como una herramienta ad hoc.
En todos estos años de experiencia con empresas de todo tipo y tamaño para diseñar y desarrollar
sistemas de Business Intelligence hemos aprendido algo: hay cinco aspectos básicos que debe
saber sobre sus usuarios antes de proporcionarles la tecnología que en principio parece la
más adecuada. En muchos casos, para detectar estos cinco aspectos no bastará con sondear
la opinión de los usuarios finales. Para poder proporcionar las funcionalidades adecuadas de
Business Intelligence a los usuarios correctos, deberá encontrar respuestas para algunas preguntas
importantes y recopilar información adicional de los directores de la empresa que tengan más
conocimientos.
En este documento trataremos estos cinco aspectos, además de sus implicaciones. Además,
recomendaremos métodos eficaces para responder a preguntas relacionadas con su entorno
planificado de Business Intelligence. Estas respuestas ayudarán a determinar la mejor forma de
desarrollar la implementación y garantizar así el mayor éxito posible entre los usuarios.
1 Information Builders
Entender los aspectos importantes
A continuación encontrará una lista con los 5 aspectos que necesita conocer antes de planificar la
aplicación. De este modo, entenderá mejor la combinación de capacidades necesarias para poder
cumplir los requisitos de los usuarios finales.
1. ¿Qué nivel de habilidades técnicas y complejidad tienen los usuarios?
2. ¿Cuánto tiempo pueden dedicar a buscar, acceder y analizar la información?
3. ¿Qué tipos de preguntas le harán? [Nota: la respuesta a esta pregunta requerirá una análisis en
profundidad ya que no es lo mismo que “¿Qué tipo de información necesitan?”]
4. ¿Con qué frecuencia viajan los usuarios (o cuánto tiempo pasan en la oficina)?
5. ¿Qué grado de precisión deben tener los datos a los que acceden?
Si responden correctamente a estas cinco preguntas, obtendrá las información básica necesaria
para poder diseñar la combinación adecuada de funcionalidades para cumplir los requisitos de los
clientes y optimizar el uso de la aplicación.
Las cinco preguntas, de cerca

1. ¿Qué nivel de habilidades técnicas y complejidad tienen los usuarios?
Esta pregunta no se debe plantear al usuario directamente. Muchos usuarios finales tienen una
percepción equivocada de su experiencia y conocimientos. Muchos se consideran más inteligentes
de lo que realmente son. Algunos se consideran usuarios avanzados simplemente porque han
comprado alguna vez por Internet o porque han pujado en alguna subasta de eBay. La verdad es
que ninguna de estas experiencias los convierte en usuarios avanzados con conocimientos técnicos.
¿Qué significa entonces realmente tener conocimientos técnicos avanzados? Desde un punto
de vista de Business Intelligence, se deben cumplir diversos requisitos para que un usuario entre
en esta categoría. Algunos usuarios pueden interpretar con facilidad números y porcentajes.
La estadística es como un juego de niños para ellos. Esto no basta para considerarlos usuarios
avanzados; simplemente refleja que son usuarios curiosos con cierta habilidad. No obstante, si
además de curiosidad tienen conocimientos técnicos, se convierten en candidatos para usar
con eficacia una herramienta de Business Intelligence. Una posible regla sería la siguiente: si a un
usuario se le dan bien las funciones de Excel (como la creación de fórmulas o la ordenación de
datos) y puede interpretar fácilmente relaciones numéricas (como describimos anteriormente), lo
más probable es que también pueda usar una solución de Business Intelligence (por ejemplo, una
herramienta de consultas ad hoc).
De media, sólo entre un 10 y un 15 por ciento de los usuarios es en realidad un usuario avanzado
con conocimientos técnicos. De este porcentaje, muchos no tienen tiempo para potenciar sus
habilidades, lo que nos lleva a la siguiente pregunta, que está íntimamente relacionada con esta.
2. ¿Cuánto tiempo pueden dedicar a buscar, acceder y analizar la información?

Esta pregunta es crucial y tal vez la más importante de las cinco. A menudo, no se tiene en cuenta.
Aun así, si la respuesta dada es realista, basta para formular un plan preciso de implementación
incluso sin necesidad de que las otras cuatro preguntas obtengan respuesta.
La verdad es que en una empresa estándar, la mayoría de los trabajadores necesitan acceder a
información y muy pocos tienen el tiempo necesario para hacerlo. Si los usuarios no tienen tiempo
para buscar, acceder y analizar información, no necesitan una herramienta de Business Intelligence.
El tiempo que se necesita para crear informes está a menudo relacionado con el puesto que se
desempeña en la empresa. Por ejemplo, los directivos tienen muy poco tiempo para analizar datos,
pero los analistas sí lo tienen, ya que el análisis es su trabajo principal.
2 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

usuarios antes de implantar Business Intelligence
3. ¿Qué tipos de preguntas le harán?
¿Alguna vez se ha parado realmente a pensar qué preguntas le hacen los usuarios? ¿Se pueden
ordenar en categorías? Si es así, ¿cómo se hace?
Cada pregunta tiene como respuesta un tipo distinto de solución. La gestión del rendimiento, los
dashboards y los scorecards sirven para supervisar el estado de métricas clave. Las herramientas de
consulta ad hoc son idóneas para plantear preguntas aleatorias o espontáneas.
Las siguientes categorías describen los distintos tipos de soluciones disponibles y destacan a qué
preguntas responden mejor:
Estado
El estado se mide con regularidad. Los usuarios saben que esta medición existe y dónde obtener
los datos relacionados. Por lo tanto, se les debe facilitar el acceso mediante informes o dashboards
preinstalados.
Métodos habituales de implementación: informes, dashboards y scorecards.
Ad hoc/Investigación
Cuando varía el estado, es necesario obtener mediciones y datos relacionados, pero esto no se
puede conseguir desde un dashboard o informe predefinido. Esto se conoce como “preguntas
ad hoc”. Recibe el nombre de investigación porque implica que el usuario se ha interesado por
cierto conocimiento o curiosidad. Sabe que la respuesta está en los datos, pero no sabe cómo
recuperarla de forma automática. Este tipo de pregunta es la que supone un mayor reto, ya que se
puede preguntar y responder de múltiples maneras (prácticas y menos prácticas) en función de la
sofisticación del usuario que realice la pregunta.
Una herramienta de Business Intelligence como las consultas ad hoc ciertamente puede resolver
el problema, pero no todos los usuarios tienen las habilidades ni el tiempo necesario para usar
una solución de este tipo. Otro enfoque alternativo recibe el nombre de “ad hoc guiado” y está
formado por una o varias plantillas de informes con parámetros. Estas plantillas permiten al usuario
personalizar un informe predefinido para poder responder a preguntas ad hoc.
Los distintos productos de Business Intelligence tienen diferentes grados de funcionalidades

de ad hoc guiado. Las herramientas que permiten que el desarrollador pueda parametrizar
columnas (por ejemplo, ordenar grupos y mediciones) son las más indicadas para plantear rápida
y fácilmente las preguntas ad hoc. En Information Builders, preferimos este método porque es
bastante intuitivo y permite a todos los usuarios responder rápidamente a preguntas ad hoc.
Métodos habituales de implementación: ad hoc guiado, consultas ad hoc y creación de informes.

Detección/Búsqueda
A veces, los usuarios no están seguros de la existencia de algo (por ejemplo, un producto o un
cliente) y necesitarán analizar o detectar datos para encontrar la información adecuada. En realidad,
la pregunta es “¿Existe XXX? ¿dónde puedo encontrarlo?” y es una pregunta mucho más habitual
de lo que se pueda pensar. Se pregunta millones de veces al día en motores de búsqueda como
Google. Incluso en entornos empresariales, esta pregunta se responde mejor con una interfaz de
búsqueda. Los usuarios escriben una palabra o una frase para ver si hay coincidencias en las bases
de datos o aplicaciones de la empresa.
Se trata de una herramienta útil para muchos profesionales de la empresa, especialmente

para el personal de atención al cliente. Además de la funcionalidad de búsqueda, este tipo de
pregunta suele poder contestarse consultando varias veces un informe o dashboard predefinido.
Este enfoque, no obstante, sólo funciona si las consultas detalladas se orientan bien y obtienen
datos cruzados para la respuesta. El caso es que con un enfoque combinado para la creación de
la aplicación de Business Intelligence, es posible ofrecer a los usuarios más de un método para
encontrar las respuestas que buscan.
Métodos habituales de implementación: consultas detalladas de búsqueda y de investigación.
Mostrarme lo interesante
Ésta suele ser la pregunta menos usual y suele plantearla el usuario con curiosidad del que
habíamos hablado anteriormente. A menudo, es responsabilidad de un analista detectar pequeños
problemas antes de que se conviertan en importantes. La postura del usuario será “Observe este
conjunto de datos y dígame si debería preocuparme”. Quieren que el analista resalte lo que no
está bien para poder empezar a plantear preguntas ad hoc más oportunas. Estas preguntas se
responden mejor con un software de visualización que presente conjuntos grandes y complejos
de información de forma gráfica e intuitiva. Esto facilita (y acelera) enormemente la identificación
de patrones y tendencias, y permite detectar anomalías (también conocidas como observaciones
extrañas).
Método habitual de implementación: visualización de datos.

Predicción (¿Qué debería esperar?)
En el pasado, el análisis predictivo estaba reservado a los estadísticos. Sin embargo, este método
de análisis ha ganado popularidad ya que los proveedores de Business Intelligence han encontrado
la forma de incorporarlo en sus aplicaciones operacionales. Cuando se combinan ambas
tecnologías de forma eficaz, las predicciones se pueden aplicar prácticamente a todos los métodos
de entrega de información. Se pueden incorporar en dashboards e informes, o personalizar
mediante interfaces de ad hoc guiado.
Aunque para crear un modelo predictivo sigue siendo necesaria la ayuda de un especialista, los
resultados de este esfuerzo han pasado a formar parte de todos los procesos. Las universidades
utilizan predicciones para elegir a posibles licenciados entre miles de candidatos. Los
departamentos de policía las utilizan para aplicar la mejor forma de distribuir a su personal para
reducir la delincuencia. Las aseguradoras las han usado durante décadas para ajustar sus precios
según las distintas categorías de riesgos.
Método habitual de implementación: análisis predictivo incorporado en aplicaciones de Business

Intelligence.
4. ¿Con qué frecuencia viajan los usuarios (o cuánto tiempo pasan en la oficina)?
La disponibilidad omnipresente de una conexión a Internet afecta, y mucho, a la importancia de
esta pregunta. Históricamente, los trabajadores de cara al público, como representantes de ventas
y transportistas, sólo podían ponerse en contacto con sus oficinas por teléfono móvil. Hoy, los
policías y los transportistas recorren las calles con ordenadores portátiles en el asiento del copiloto
y con conexión a Internet vía satélite. Lo más habitual es que estén conectados a sistemas de
información en su propio domicilio gracias al BlackBerry, al iPhone o a otros dispositivos móviles.
Estas herramientas no son ni el mejor método ni el más habitual para implantar Business
Intelligence como ad hoc guiado, visualización avanzada o análisis OLAP. Los trabajadores que
pasan mucho tiempo (la mitad de su jornada laboral o más) en ubicaciones remotas o alejadas
de su empresa están limitados a las implementaciones de Business Intelligence con las que sus
dispositivos les permitan interactuar.
5. ¿Qué grado de precisión deben tener los datos a los que acceden?
Por último, la implementación de BI estará influida por la latencia necesaria de los datos implicados.
El Business Intelligence tiene tres niveles posibles de latencia: actualización programada, bajo
demanda y en tiempo real.
Actualización programada: significa que la información no tiene que estar actualizada al minuto.
El origen de datos se puede actualizar según una programación establecida (por ejemplo, una vez
al día o una vez cada hora). Si se actualiza incrementalmente minutos después de cada transacción,
se pueden conseguir datos casi en tiempo real. La mayoría de las implementaciones de BI
funcionan bien con algún tipo de actualización programada.
Bajo demanda: significa que el usuario solicitará el acceso directo a los datos operacionales o
a la información casi en tiempo real contenida en un almacén de datos. Aunque esto no afecta
necesariamente a la implementación de BI en sí, sí resulta poco probable que las herramientas de
BI permitan que los usuarios accedan a los sistemas operativos, ya que los datos operacionales
no suelen almacenarse en un formato que permita la creación de consultas ad hoc. Sin embargo,
los dashboards, los informes y los informes ad hoc guiados son métodos de implementación de
Business Intelligence tremendamente eficaces si el usuario solicita acceso bajo demanda.
Por último, los datos en verdadero tiempo real sólo son necesarios para supervisar los procesos
operativos de los trabajadores de cara al público. Tiempo real verdadero significa que la
información que se visualiza se actualiza cada vez que se produce un evento de negocio, incluso
antes de que los datos relacionados lleguen a la base de datos. Sólo los dashboards y los informes
admiten visualización dinámica y actualizan la información a medida que se producen los eventos

de negocio. Las consultas ad hoc, el ad hoc guiado y la búsqueda son herramientas que requieren
que el usuario active la recuperación de la información. No se trata de tiempo real verdadero
puesto que siempre hay cierto retraso, sin importar lo pequeño que pueda ser, entre el evento y el
acceso a los datos relacionados.
La pregunta no planteada
En teoría, este documento debería incluir una sexta pregunta: “¿Qué cargo desempeña el usuario
dentro de la empresa?”. Ya hicimos referencia a esto en la primera sección, cuando hablábamos de
las habilidades técnicas de los usuarios. También lo hemos mencionado de algún modo en otros
puntos de este documento.
Entender el papel que desempeña un usuario aporta cierta perspectiva cuando se tratan sus
necesidades de BI. Por ejemplo, los directivos buscan principalmente estados de alto nivel de
indicadores clave de rendimiento (KPI), mientras que los analistas suelen dedicar su jornada a
analizar los datos de forma detallada. Los trabajadores de cara al público, como un representante
de atención al cliente, suelen buscar información para resolver problemas puntuales. Aunque
hay algunas diferencias en el papel desempeñado y las necesidades relativas entre las distintas
empresas, comprender la idiosincrasia de los distintos usuarios de su propia empresa le ayudará a
crear un perfil más preciso de los requisitos de los usuarios.
Estos tres tipos de usuarios (directivos, analistas y de cara al público) necesitan distintas interfaces.
Esto resultará evidente a medida que avancemos. Para los directivos, un dashboard es la mejor
interfaz posible para ver los estados de alto nivel. Los analistas seguro que se decantan por una
herramienta más potente que les permita manipular y combinar datos en de forma ilimitada
para poder satisfacer sus necesidades únicas de análisis. El trabajador de cara al público obtendrá
mejores resultados con una interfaz de búsqueda tipo Google.
Parece una cuestión importante... ¿por qué no la hemos incluido como la sexta pregunta? Porque
el perfil de usuarios según el papel que desempeñan suele deducirse de las respuestas a las otras
cinco preguntas.
La importancia de un enfoque combinado en
la implementación de BI
¿Ha intentado alguna vez clavar un clavo en la pared con la punta de un destornillador o llave
inglesa porque no tenía un martillo a mano? Se puede hacer, pero tardará mucho menos tiempo si
utiliza la herramienta adecuada. Puede hacerse daño, complicar mucho la tarea y terminará yendo
a buscar un martillo de todas formas. Lo que queremos decir es que usar la herramienta adecuada
para una tarea concreta es la única manera de garantizar que se llevará a cabo correctamente y se
obtendrán los resultados buscados.
Lo mismo sucede cuando hablamos de Business Intelligence. Un buen sistema de BI se logra

combinando el conjunto adecuado de herramientas, métodos de acceso y presentación, de modo
que la información no sólo se puede recuperar, sino que se puede comprender fácilmente.
El problema para muchas empresas es que los periodistas financieros, los analistas, los bloggers
y otros expertos del sector tienden a ensalzar las tecnologías más novedosas y espectaculares.
Al hacerlo, pueden influir en nuestras decisiones y hacer que nos decantemos por la herramienta
inadecuada para nuestros requisitos de creación de informes.
El software de Business Intelligence se ofrece en distintos formatos, cada uno con una combinación
de cuatro componentes: vehículos de acceso, modos de consulta, opciones de presentación y
formatos de salida.
1. Vehículos de acceso: un vehículo de acceso es la interfaz que se utiliza para recuperar o recibir
información, por ejemplo, un navegador Web (en un ordenador de sobremesa, en un portátil o en
un smartphone) o una aplicación de correo electrónico (Outlook).
2. Métodos de consulta: el método de consulta el software basado en Internet que se utilizará,

por ejemplo:
a) Una interfaz de búsquedas (Google, Yahoo, etc.).
b) Un formulario Web (formulario de parámetros de BI).
c) Una herramienta de BI (consulta ad hoc, creación de informes u OLAP).
3. Presentación: la información se puede visualizar en diversos formatos, por ejemplo:

a) Informes tabulares: suelen incluir información resumida en una tabla con formato y diseño
que incluye subtotales, cálculos, etc.
b) Gráficos: por ejemplo, gráficos de barras, de sectores, trazados de puntos, etc.
c) Dashboards: combinan informes y gráficos para presentar una vista de alto nivel con distintas
métricas de rendimiento y otros indicadores.
d) Visualización: presentación sintetizada mediante mapas, formas geométricas, colores y otros
elementos gráficos para representar datos de forma más clara e intuitiva que los informes
y gráficos sencillos. La visualización avanzada permite exponer relaciones y observaciones
extrañas en grandes cantidades de datos que, de otro modo, no podrían detectarse.
4. Formatos de salida: con el paso de los años, se han ido creando más formatos de salida que
los proveedores de software han ido admitiendo. Las soluciones más populares permiten ver,
interactuar, imprimir y compartir información en formatos como Microsoft Excel, Adobe PDF,
Adobe Flash, HTML, Microsoft PowerPoint o Microsoft Word. Cada formato aporta distintas ventajas
en función de la cultura de la empresa y las necesidades de los usuarios. Que el software de BI
admita todos estos formatos es muy valioso, ya que los usuarios pueden elegir el que necesiten.

Combinación de componentes
Con una plataforma flexible de Business Intelligence, es posible utilizar cualquier combinación
de los cuatro componentes y crear una aplicación de BI que se adapte a las necesidades de
absolutamente todos los usuarios. Cada componente ofrece ventajas concretas a la hora de
enfrentarse a determinados tipos de retos, pero ninguno resulta idóneo para abordar todos los
retos posibles. Volvamos al ejemplo del destornillador. Aunque no es la herramienta más indicada
para clavar un clavo en la pared, sí lo es para apretar un tornillo.
Analicemos ahora otras situaciones.
Para un usuario no técnico que tiene poco tiempo para acceder a la información pero necesita
supervisar continuamente el estado de los indicadores clave de rendimiento, tal vez lo mejor sea
enviarle un informe, gráfico o dashboard sencillo por correo electrónico como archivo adjunto
HTML o PDF. O puede dejar que se conecten al sistema BI desde un navegador en su ordenador
de sobremesa, portátil o smartphone para ver el informe dinámico o el dashboard en línea en el
formato que elijan.
En el caso de analistas no técnicos que intentan descubrir por qué han disminuido los beneficios
en el tercer trimestre, un dashboard de visualización interactivo en línea puede satisfacer sus
necesidades a la perfección.
Los representantes de ventas de atención al público sin perfil técnico que intentan buscar
problemas de facturación asociados a un cliente encontrarán que una interfaz de búsqueda o un
formulario paramétrico les permitirá investigar y analizar diversos orígenes de datos para descubrir
dónde está el problema y poder solucionarlo.
Herramientas Consulta Presentación Formato

de Access
PowerPoint
Desktop/ E-mail
Laptop Herramienta
de BI
Informe/
Gráfico Word
Formulario
Web Excel
Phone Browser Search

Búsqueda Dashboard HTML
PDF
Flash
Visualización Informe activo
El diagrama anterior muestra una vista simplificada del modo en que pueden utilizarse los cuatro
componentes en distintas combinaciones para crear una aplicación de BI.
Con ayuda de las herramientas de las páginas siguientes para crear perfiles de los usuarios, podrá
determinar con precisión qué combinación (o combinaciones) se ajustan mejor a sus necesidades.
Descripción del usuario
Herramientas para poder planificar su aplicación de BI
Nivel de Tiempo conectado Tiempo disponible Tipos de preguntas (varias respuestas) Oportunidad de
habilidades (Relacionado con la los datos
pregunta sobre viajes)
Estado: sé lo que quiero y existe

Avanzado Siempre 30 - 100% Ad hoc: sé lo que quiero y no existe Periódico
A veces 10 - 30% Detección/Búsqueda: no estoy seguro de lo que quiero Bajo demanda
ni de si existe
No técnico Nunca Menos del 10% Tiempo real
Mostrarme lo interesante: qué debería estar consultando
Predicción: lo que debería esperar
En la tabla anterior se incluyen las cinco preguntas que hemos analizado en el documento.
Sólo tiene que marcar los círculos correspondientes para poder responder a las preguntas sobre
sus usuarios. La mayoría de las columnas permiten elegir sólo una opción, salvo la columna cuatro
(“Tipos de preguntas”), que admite varias respuestas. Tenga en cuenta que esto sólo es una
plantilla. Se puede modificar o personalizar para que se ajuste a sus necesidades (por ejemplo,
añadir más opciones o cambiar el nombre de algunas opciones).
La siguiente tabla puede ayudarle a asociar determinados perfiles de usuario con las
implementaciones adecuadas de Business Intelligence. Tenga en cuenta que la columna
Tecnología de la izquierda no se asocia directamente al gráfico de componentes que vimos
anteriormente. Cada tecnología incluida representa una combinación de uno o más de los
componentes que hemos destacado. Por ejemplo, el correo electrónico se incluye como
tecnología adecuada para un determinado tipo de perfil de usuario, pero la tabla no especifica qué
se envía por correo electrónico (un informe, un dashboard o una visualización). Tampoco distingue
entre formatos de entrega (por ejemplo, PowerPoint, PDF, Excel). Estas decisiones se atribuyen al
diseñador del sistema.
Perfil de ejemplo
Nivel de Tiempo conectado Tiempo disponible Tipos de preguntas (varias respuestas) Oportunidad de
habilidades (Relacionado con la los datos
pregunta sobre viajes)
Estado: sé lo que quiero y existe

Avanzado Siempre 30 - 100% Ad hoc: sé lo que quiero y no existe Periódico
A veces 10 - 30% Detección/Búsqueda: no estoy seguro de lo que quiero Bajo demanda
ni de si existe
No técnico Nunca Menos del 10% Tiempo real
Predicción: lo que debería esperar

Tipos de implementación de BI
Tecnología Habilidades Tiempo Tiempo Tipos de preguntas Oportunidad de
conectado disponible los datos
Correo Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
electrónico Ad hoc: sé lo que quiero y no existe
Detección/Búsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni
Intermedio A veces 10 - 30% Bajo demanda
de si existe
No técnico Nunca Menos del 10% Predicción: lo que debería esperar Tiempo real
Búsqueda Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
Ad hoc: sé lo que quiero y no existe
de si existe
Dashboard Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
de si existe
Formulario ad Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
hoc guiado Ad hoc: sé lo que quiero y no existe
de si existe
Herramienta Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
InfoAssist Ad hoc: sé lo que quiero y no existe
de si existe
Buena coincidencia Coincidencia aceptable Mala coincidencia

Las implementaciones de BI de la tabla anterior se describen en detalle a continuación. Los círculos
muestran qué tecnología se ajusta mejor a cada perfil concreto. Un círculo totalmente sombreado
indica que es la mejor coincidencia posible. Si el círculo está hueco, significa que la coincidencia es
la peor existente. Si tiene una plataforma BI lo suficientemente flexible para poder comprobar todas
las combinaciones, podrá crear la aplicación de BI que se ajuste exactamente a las necesidades de
sus usuarios. En caso contrario, tal vez descubra a sus usuarios intentando clavar un clavo en la pared
con un destornillador (ya nos entiende).
Correo electrónico: entrega de informes o dashboards (en cualquier formato) al buzón de correo
del usuario, en su ordenador o en un smartphone.
Búsqueda: una interfaz de búsqueda que recupera resultados detallados sobre registros de
cualquier base de datos de empresa, así como todos los informes o dashboards existentes, a partir
de una palabra o frase clave.
Dashboard: páginas de información con varios componentes que muestran el estado de una o
varias mediciones.
■ Dashboard de rendimiento: suele mostrar el estado de los indicadores clave de rendimiento.
Se puede visualizar en línea o enviar al usuario por correo electrónico.
■ Dashboard en tiempo real: similar a un dashboard de rendimiento (sólo se presenta en tiempo real
el estado de las mediciones clave) con actualizaciones constantes que se llevan a cabo cuando se
producen eventos de negocio. Por su naturaleza dinámica, requiere que el usuario lo visualice en línea.
■ Dashboard de visualización: la visualización es una presentación sintetizada mediante mapas,
formas geométricas, colores y otros elementos gráficos para representar grandes cantidades de
datos de forma más clara e intuitiva. Los dashboards de visualización son entornos interactivos
empleados por los analistas para descubrir fácilmente las relaciones y observaciones extrañas
que no resultan tan evidentes en informes y gráficos estándar.
Formulario ad hoc guiado: componente de aplicación basada en Internet que permite al usuario
personalizar un informe, gráfico o dashboard seleccionando opciones en distintos mensajes. Es la
forma más sencilla que tiene un usuario no técnico para poder plantear consultas ad hoc.
Herramienta de BI: las consultas ad hoc, la creación de informes y las herramientas de análisis
permiten a los usuarios avanzados plantear prácticamente cualquier pregunta. Los datos incluso se
pueden combinar a partir de diversos orígenes para descubrir observaciones extrañas.
El resultado final será crear un gráfico que presente un perfil de las necesidades de sus usuarios.
El gráfico mostrará los tipos de tecnologías que deben combinarse en la aplicación y en qué grado
será necesario cada tipo. A continuación puede ver un diagrama con los perfiles más habituales de
los distintos usuarios.
Perfil de usuario
Nivel de Tiempo Tiempo Tipos de preguntas Oportunidad de
habilidades conectado disponible los datos
Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
10 - 30% Detección/Búsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni
Intermedio A veces Bajo demanda
de si existe
Menos del Mostrarme lo interesante: qué debería estar consultando
No técnico Nunca 10% Predicción: lo que debería esperar Tiempo real
Cuadro de tecnologías
Tecnología Nivel de Tiempo Tiempo Tipos de preguntas Oportunidad de
habilidades conectado disponible los datos
Correo Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
electrónico Ad hoc: sé lo que quiero y no existe
de si existe
Búsqueda Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
de si existe
Dashboard Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
de si existe
Formulario ad Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
hoc guiado Ad hoc: sé lo que quiero y no existe
de si existe
Herramienta Avanzado Siempre 30 - 100% Estado: sé lo que quiero y existe Periódico
InfoAssist Ad hoc: sé lo que quiero y no existe
de si existe
Compare el perfil con la tecnología para ver cuál es la mejor opción de implementación.
Combinación de tecnología de BI sugerida para varios usuarios

Correo electrónico
Guía ad hoc
Búsqueda
Dashboard
Herramienta
Encargado Ejecutivo Atención al público Externo Analista
InfoAssist

Conclusión
La finalidad principal de este documento es que sirva de guía y asesoramiento para la planificación
de su próxima implementación de BI. En mis 25 años de carrera en la industria del BI, he llegado a
la conclusión de que WebFOCUS de Information Builders es la plataforma de BI con la más amplia
gama de opciones de implementación. Esto lo convierte en la elección idónea para solucionar
la gran variedad de necesidades que se presentan en el paradigma de la planificación. Su sólido
entorno de desarrollo permite crear aplicaciones de creación de informes y de análisis fáciles de
usar y flexibles que puedan ser aprovechadas prácticamente por cualquier usuario. WebFOCUS es
la base de algunas de las aplicaciones más utilizadas y adoptadas del mundo. Algunas las utilizan
millones de usuarios.
Cada situación descrita en las tablas de este documento y cada combinación de componentes
presentada es posible gracias a las implementaciones de WebFOCUS.
Oficinas en el mundo
América del Norte Europa ■ Grecia Applied Science
■ Alemania Information Builders (Deutschland) Atenas 30-210-699-8225
Estados Unidos ■ Guatemala IDS de Centroamérica
■ Atlanta,* GA (770) 395-9913 Eschborn* 49-6196-77576-0
■ Bélgica* Information Builders Belgium Ciudad de Guatemala 502-2412-4212
■ Baltimore, MD Servicios profesionales:
Bruselas 32-2-7430240 ■ India* InfoBuild India
(703) 247-5565
■ España Information Builders Ibérica S.A. Chennai 91-44-42177082
■ Boston,* MA (781) 224-7660
Barcelona 34-93-452-63-85 ■ Israel SRL Group Ltd.
■ Canales, (800) 969-4636
Bilbao 34-94-452-50-15 Tel Aviv 972-3-7662030
■ Chicago,* IL (630) 971-6700
Madrid* 34-91-710-22-75 ■ Italia NessPRO Italy S.p.A.
■ Cincinnati,* OH (513) 891-2338
■ Francia* Information Builders France S.A. Génova 39-010-64201-224
■ Dallas,* TX (972) 490-1300
París 33-14-507-6600 Milán 39-02-2515181
■ Denver,* CO (303) 770-4440
■ Países Bajos* Information Builders Turín 39-011-5513-211
■ Detroit,* MI (248) 641-8820
(Netherlands) B.V. ■ Japón K.K. Ashisuto
■ Filadelfia,* PA Ventas: (610) 940-0790
Amsterdam 31-20-4563333 Osaka 81-6-6373-7113
■ Hartford, CT (860) 249-7229
■ Portugal Information Builders Portugal Tokio 81-3-5276-5863
■ Houston,* TX (713) 952-4800
Lisboa 351-217-217-400 ■ Jordania InfoBuild Oriente Medio
■ Los Angeles,* CA (310) 615-0735
■ Reino Unido* Information Builders (UK) Ltd. Abu Dhabi 971-2-627-5911
■ Minneapolis,* MN (651) 602-9100
Londres 44-845-658-8484 Dubai 971-4-3914391
■ New Jersey* Ventas: (973) 593-0022
■ Suiza Information Builders Switzerland AG ■ Kuwait InfoBuild Oriente Medio
■ Nueva York,* NY Ventas: (212) 736-7928
Dietlikon 41-44-839-49-49 Dubai 965-22322926
Servicios profesionales:
■ Líbano InfoBuild Oriente Medio
(212) 736-4433, ext. 4443
Dubai 961-4-533162
■ Orlando,* FL (407) 562-1852 Representantes ■ Noruega InfoBuild Norway
■ Phoenix, AZ (480) 346-1095 ■ Arabia Saudí InfoBuild Oriente Medio
Oslo 47-48-20-40-30
■ Pittsburgh, PA Ventas: (412) 494-9699 Riyadh 996-1-2180280
■ Omán InfoBuild Oriente Medio
■ San Jose,* CA (408) 453-7600 ■ Austria Raiffeisen Informatik Consulting GmbH
Abu Dhabi 971-2-627-5911
■ Seattle, WA (206) 624-9055 Viena 43-12-1136-3870
Dubai 971-4-3914391
■ Sistemas federales,* DC (703) 276-9006 ■ Bahrein InfoBuild Oriente Medio
■ Polonia/Europa Central y del Este
■ St. Louis,* MO (636) 519-1411 Dubai 973-17-536-222, ext. 312
InfoBuild SP.J.
■ Washington,* DC Ventas: (703) 276-9006 ■ Brasil InfoBuild Brazil Ltda.
Varsovia 48-22-657-00-14
Servicios profesionales: (703) 247-5565 São Paulo 55-11-3285-1050
■ Qatar InfoBuild Oriente Medio
■ China
Canadá Dubai 974-467-7311
InfoBuild China, Inc.
Information Builders (Canadá) Inc.
■ Singapur
Shanghai 86-21-5080-5432
■ Montreal* (514) 421-1555 Automatic Identification Technology Ltd.
Beijing Xinrong Software Technology Co., Ltd.
■ Ottawa (613) 233-7647 Singapur 65-6286-2922
Beijing 86-10-5873-2031
■ Toronto* (416) 364-2760 ■ Sudáfrica
■ Corea
■ Vancouver (604) 688-2499 InfoBuild South Africa (Pty.) Ltd.
UVANSYS
Gauteng 27-83-4600800
Seúl 82-2-832-0705
México Fujitsu Services (Pty.) Ltd.
■ Dinamarca InfoBuild AB
Information Builders México Johanesburgo 27-11-2335911
■ Ciudad de México 52-55-5062-0660
Kista, SE 46-735-23-34-97
■ Suecia InfoBuild AB
■ Egipto InfoBuild Oriente Medio
Kista 46-735-23-34-97
Abu Dhabi 971-2-627-5911
Australia ■ Tailandia Datapro Computer Systems Co. Ltd.
Dubai 971-4-3914391
Bangkok 662-679-1927, ext. 200
Information Builders Pty. Ltd. ■ Emiratos Árabes Unidos InfoBuild Oriente
■ Melbourne* 61-3-9631-7900
■ Taiwán Galaxy Software Services
Medio
■ Sydney* 61-2-8223-0600 Taipei 886-2-2586-7890
Abu Dhabi 971-2-627-5911
■ Turquía InfoBuild Oriente Medio
Dubai 971-4-3914391
Ankara 90-312-266-33-00
■ Etiopía MKTY IT Services Plc
Estambul 90-212-325-4114
Addis Ababa 251-11-5501933
■ Venezuela InfoServices Consulting
■ Federación Rusa FOBOS Plus Co., Ltd.
Caracas 58-212-763-1653
Moscú 7-495-926-3358
Número gratuito
■ Ventas, ISV, VAR e información de socios SI
■ Finlandia InfoBuild Oy
* Las instalaciones de formación se ubican en estas oficinas.
(800) 969-4636 Espoo 358-207-580-840
Oficinas centrales en Madrid Centro Empresarial El Plantío C/ Ochandiano, 12 2 Planta 28023 Madrid Tel.: 34 91 710 22 83 DN7506347.1209 - ES
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Oficinas corporativas Two Penn Plaza, Nueva York, NY 10121-2898 (212) 736-4433 Fax (212) 967-6406
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Cinco Aspectos Que Debe Conocer Acerca de Sus Usuarios Antes de Implantar BI

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Cinco Aspectos Que Debe Conocer Acerca de Sus Usuarios Antes de Implantar BI

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Cinco aspectos que debe conocer

acerca de sus usuarios antes de implantar

Es mérito de Quinn haber definido las categorías de usuario final del

Es licenciado en Informática por el Queens College de Flushing, Nueva York.

10 La importancia de un enfoque combinado en la implementación de BI

Las cinco preguntas, de cerca

2. ¿Cuánto tiempo pueden dedicar a buscar, acceder y analizar la información?

2 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

Métodos habituales de implementación: informes, dashboards y scorecards.

Los distintos productos de Business Intelligence tienen diferentes grados de funcionalidades

Métodos habituales de implementación: ad hoc guiado, consultas ad hoc y creación de informes.

4 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

Se trata de una herramienta útil para muchos profesionales de la empresa, especialmente

Métodos habituales de implementación: consultas detalladas de búsqueda y de investigación.

Método habitual de implementación: visualización de datos.

6 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

Método habitual de implementación: análisis predictivo incorporado en aplicaciones de Business

8 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

Lo mismo sucede cuando hablamos de Business Intelligence. Un buen sistema de BI se logra

2. Métodos de consulta: el método de consulta el software basado en Internet que se utilizará,

3. Presentación: la información se puede visualizar en diversos formatos, por ejemplo:

10 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

Analicemos ahora otras situaciones.

Herramientas Consulta Presentación Formato

Phone Browser Search

Visualización Informe activo

Herramientas para poder planificar su aplicación de BI

Estado: sé lo que quiero y existe

Estado: sé lo que quiero y existe

12 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

Buena coincidencia Coincidencia aceptable Mala coincidencia

Combinación de tecnología de BI sugerida para varios usuarios

14 Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus

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