TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO

Aula de nivelamento
O PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO
(Planejar, organizar, dirigir e controlar. Habilidades do Administrador.
Níveis Organizacionais. Papéis do Administrador)
1. As organizações e a necessidade de administração
Durante a maior parte de nossas vidas, somos membros de alguma organização: uma faculdade, uma equipe de
esporte, um grupo de musica ou teatro, uma organização religiosa ou cívica, uma das forças armadas ou uma empresa.
Algumas organizações, como exército e as grandes corporações, são estruturadas de modo muito formal. Outras, como
um time de basquete da vizinhança, tem uma estrutura mais informal. Mas todas as organizações, formais e informais,
têm vários elementos em comum.

Organização: duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado para alcançar um objetivo especifico
ou um conjunto de objetivos.
Talvez o mais óbvio desses elementos básicos seja um objetivo ou uma finalidade. O objetivo pode variar –
vencer um campeonato, divertir uma platéia, vender um produto, mas sem objetivo, nenhuma organização teria razão de
existir. Além disso, todas as organizações também têm algum programa ou método para alcançar seus objetivos. Tal
programa pode envolver o treinamento de habilidades no esporte, ensaiar um certo número de vezes antes de cada
apresentação, fabricar e anunciar um produto. Sem algum plano, é provável que nenhuma organização seja muito eficaz.
As organizações também devem adquirir e destinar os recursos necessários para alcançar seus objetivos – uma
quadra de esportes ou uma sala para ensaios devem estar disponíveis: deve-se orçar o dinheiro para fazer frente aos
salários. Todas as organizações são compostas por pessoas e dependem de outras organizações para obter recursos de
que precisam – um time não pode jogar sem o equipamento necessário; os fabricantes devem manter contato com os
fornecedores. Finalmente, todas as organizações têm líderes ou administradores com a responsabilidade de ajudá-las a
alcançar seus objetivos. Esses líderes - um treinador, um maestro, um executivo de vendas – podem ser mais óbvios em
algumas organizações do que em outras, mas, sem uma administração eficaz, é provável que a organização fracasse.
Administração: processo de planejar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização, e de usar os recursos
disponíveis da organização para alcançar objetivos estabelecidos.
O texto trata de como as organizações são administradas - mais especificamente, ele fala sobre como os
administradores podem ajudar suas organizações a estabelecer e alcançar seus objetivos. A ênfase será posta nas
chamadas organizações formais - como empresas, organizações religiosas, repartições públicas e hospitais – que
proporcionam bens ou serviços a seus clientes e oferecem oportunidade de carreira a seus membros. Mas todos os
administradores em todas as organizações, independentemente do quando seus papéis sejam formais ou informais, têm
a mesma responsabilidade básica: ajudar os membros da organização, ou a organização em si, a alcançar uma série de
metas.

2. Por que as organizações e os administradores são necessários

Praticamente todos os dias os jornais nos mostram manchetes como estas:
- “Importações de automóveis aumentam participação no mercado”
- “O número do déficit federal foram revisados para cima”
- “Índice Dow Jones cai pelo terceiro dia consecutivo”
- “Estabelecidas multas para dumping ilegal”
As historias por trás destas manchetes fazem com que nos perguntemos se nossas organizações sociais
fracassaram. Algumas pessoas acreditam que o governo, as empresas e as organizações sindicais cresceram
exageradamente, a ponto de perder o contato com as necessidades do povo, e que seus líderes não têm padrões éticos
muito elevados. Criticar as organizações é antigo costume. No entanto, elas são, por diversos motivos, um elemento
necessário à vida civilizada. Elas servem à sociedade; permitem que realizemos coisas que, como indivíduos, não
poderíamos fazer tão bem ou talvez de modo algum: dão uma continuidade aos conhecimentos; são uma fonte
importante de carreiras profissionais.
3. Desempenho do administrador e da organização
Para uma organização ser bem-sucedida em alcançar seus objetivos, satisfazer responsabilidades sociais, ou
ambas as coisas, ela depende dos administradores. Se os administradores fazem bem seu trabalho, a organização
provavelmente atingirá suas metas. E se as grandes organizações de uma nação realizam seus objetivos, a nação como
um todo irá prosperar. O Sucesso econômico do Japão é uma evidência clara deste fato.
A avaliação do trabalho dos administradores e o desempenho organizacional são temas de muitos debates,
análises e confusão nos Estados Unidos e em outros países. Assim, discutiremos muitos critérios e concepções
diferentes para avaliar os administradores e as organizações. Servindo de base a muitas dessas discussões estão dois
conceitos sugeridos por Peter Drucker, um dos mais respeitados autores que escrevem sobre administração: eficiência e
eficácia. Ele define eficiência como “fazer certo as coisas”, e eficácia como “fazer a coisa certa”.
Desempenho do administrador: é a medida de quão eficiente e eficaz é o administrador, e da competência com que ele
determina e alcança os objetivos apropriados.
 A eficiência - a capacidade de fazer certo as coisas – é um conceito de “insumo-produto”. Um administrador
eficiente é aquele que obtém produtos, ou resultados, à altura dos insumos (trabalho, materiais e tempo) usados para
alcançá-los. Os administradores que conseguem minimizar os custos dos recursos necessários para se alcançar os
objetivos estão atingindo a eficiência.
A eficácia, em contraste, implica escolher os objetivos certos. Um administrador que seleciona um objetivo
inadequado – digamos, produzindo carros grandes quando cresce a demanda por carros pequenos - é um administrador
ineficaz, mesmo que os carros grandes sejam produzidos com o máximo de eficiência. Nenhuma quantidade de
eficiência pode substituir a falta de eficácia. Na verdade, diz Drucker, a eficácia é a chave para o sucesso de uma
organização. Assim, antes de podermos focalizar a eficiência, precisamos descobrir quais são as coisas certas a fazer.

3.1 Aprofundando mais os conceitos de EFICIÇENCIA X EFICÁCIA

3.1.1. EFICIÊNCIA consiste em realizar tarefas de maneira inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor
aproveitamento possível de recursos. Neste sentido, quanto menor o esforço para produzir um resultado, mais eficiente é
o processo. A antítese da eficiência é o desperdício. EFICIÊNCIA SIGNIFICA FAZER CERTO AS COISAS.
Uma dos critérios para medir a eficiência de um processo é através de sua produtividade:
A) PRODUTIVIDADE: é a relação entre os recursos utilizados e
os resultados obtidos (ou produção).

Exemplo:
• Numa Palestra em 1993, o presidente da Volkswagen do Brasil mostrou que a Toyota fabricava 40 carros por
Trabalhador/ano. A Ford pouco mais de 20, a Madza pouco menos de 20 e a Volkswagen perto de 15 veículos.
Neste exemplo, a produtividade é medida contando-se a quantidade de carros (produção) que cada trabalhador
produz por ano. Trabalhador/ano é a unidade de recursos usada como base para o cálculo da produtividade.
Outros exemplos: Alunos aprovados por professor/semestre; Produção por quilowatt/hora.

3.1.2 EFICÁCIA é o conceito de desempenho que se relaciona com os objetivos e resultados. Neste sentido, não adianta
produzir os resultados de maneira eficiente, se não forem os resultados corretos. EFICÁCIA SIGNIFICA FAZER AS
COISAS CERTAS.
Um exemplo clássico que é usado para ilustrar a diferença entre eficiência e eficácia refere-se as duas principais
empresas automobilísticas do mundo: Ford e General Motors. Embora Henry Ford fosse um mestre da eficiência, foi a
GM que se transformou na maior e mais bem-sucedida empresa do ramo. Esse desempenho é o resultado de sua
orientação para o mercado e não apenas para o processo produtivo. Enquanto a Ford tinha uma estratégia de fazer
eficientemente o mesmo carro,, a GM orientou-se para fazer um carro para cada tipo de cliente.
Exemplos de produtos eficientes mas que tornaram-se ineficazes: máquina de escrever, discos de vinil, ratoeiras, etc.
Características gerais entre eficiência e eficácia:
• De forma geral a eficiência é determinante da eficácia. Entretanto nenhuma quantidade de eficiência pode substituir a
falta de eficácia.
A eficiência está relacionada aos processos internos da empresa, enquanto a eficácia depende da compreensão do
ambiente externo.

4. Tipos de administradores
Estamos usando a palavra administrador para indicar qualquer pessoa responsável pelas quatro atividades
principais da administração. Entretanto, os administradores podem ser classificados de dois modos: pelo nível que
ocupam na organização (de primeira linha, intermediários e altos administradores) e pelo âmbito das atividades
organizacionais pelas quais são responsáveis (os chamados administradores funcionais e gerais).

4.1 Níveis da administração

GERENTES DE PRIMEIRA LINHA. Em uma organização, o nível mais baixo em que indivíduos são responsáveis pelo
trabalho de outros é chamado de administração ou gerência de primeira linha, ou de primeiro nível. Os gerentes de
primeira linha dirigem apenas empregados de execução; não supervisionam outros gerentes. Exemplos de gerentes de
primeira linha são o “capataz”, ou o supervisor de produção numa fábrica, o supervisor técnico num departamento de
pesquisas e o supervisor administrativo num grande escritório. Os gerentes de primeiro nível são frequentemente
chamados de “supervisores”.
Gerentes de primeira linha (ou de primeiro nível): gerentes responsáveis apenas pelo trabalho de empregados
operacionais não supervisionam outros administradores: são o “primeiro” nível (ou o mais baixo) dos gerentes na
hierarquia organizacional.
GERENTES MÉDIOS. O termo gerência média pode incluir mais de um nível numa organização. Os gerentes médios
dirigem as atividades dos gerentes de níveis mais baixos e às vezes também as de empregados de execução. As
principais responsabilidades dos gerentes médios são dirigir as atividades que implementam as políticas da organização
e equilibrar as exigências os superiores com as capacidades de seus subordinados.
Gerência média: gerentes em posição intermediária na hierarquia organizacional; são responsáveis por outros gerentes e,
algumas vezes, por alguns empregados operacionais.
ADMINISTRADORES DE TOPO. Composta por um grupo comparativamente pequeno de executivos, a administração.
Ela estabelece as políticas operacionais e orienta relações com o ambiente externo. Os títulos típicos dos
administradores de topo nos EUA são CEO (Chief Executive Officer), “presidente” e “vice-presidente sênior”. Os títulos
variam de uma organização para outra, e nem sempre são uma orientação confiável sobre a classificação nos níveis
administrativos mais altos.
Administradores de topo: responsáveis pela administração global da organização. Estabelecem políticas operacionais e
conduzem a interação da organização com o seu ambiente.

5. O processo de administração
A administração já foi chamada de “a arte de fazer coisas através de pessoas”. Esta definição dada por Mary
Parker Follet, chama a atenção para o fato de que os administradores alcançam os objetivos das organizações
conseguindo que outros realizem as tarefas necessárias – e não realizando eles próprios as tarefas.
A administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos
membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos
estabelecidos.
Um processo é um modo sistemático de fazer coisas. Definimos a administração como um processo porque
todos os administradores, independentemente de suas aptidões ou habilidades particulares, participam de certas
atividades interrelacionadas visando a alcançar seus objetivos.

5.1 PLANEJAR
Planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos
são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites. São os planos que dão à organização seus
objetivos e que definem o melhor procedimento para alcançá-los. Além disso, os planos são as linhas mestras pelas
quais a organização obtém e aplica os recursos necessários ao alcance dos seus objetivos; os membros da organização
realizam atividades consistentes com os objetivos e procedimentos escolhidos; e o progresso na direção dos objetivos é
monitorando e medido, de modo que possam ser tomadas atitudes corretivas caso ele não seja satisfatório.
O primeiro passo no planejamento é a seleção dos objetivos da organização. Em seguida, são estabelecidos os
objetivos das subunidades da organização: suas divisões, departamentos etc. Assim que são determinados os objetivos,
estabelecem-se os programas para alcançá-los de modo sistemático. É claro que, ao selecionar objetivos e desenvolver
programas, o administrador considera sua viabilidade e sua possível aceitação pelos outros administradores e
empregados da organização.
Os planos elaborados pela alta direção para a organização como um todo podem cobrir períodos de até cinco ou
dez anos. Numa grande organização, como uma empresa multinacional de energia, esses planos podem envolver o
comprometimento de bilhões de dólares. O planejamento em níveis mais baixos, feitos por administradores
intermediários ou de primeira linha, cobrem períodos muito mais curtos. Tais planos podem se referir ao trabalho do dia
seguinte, por exemplo, ou a uma reunião de duas horas a acontecer dentro de uma semana.
PLANEJAMENTO (Outros conceitos)
• Consiste em tomar decisões sobre objetivos e recursos necessários para realizá-los.
• ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
• ________________________________________________________________________________
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
É o processo que ocorre, normalmente, no nível estratégico da organização e deverá nortear as atividades de
planejamento nos demais níveis.
O PLANEJAMENTO busca um método para sistematizar o processo de decisões e planificar as ações, respondendo as
seguintes perguntas:
• ___________________________________
• ___________________________________
• ___________________________________
Planejamento 5W1H
• ___________________________________
• ___________________________________
• ___________________________________
O que são objetivos?
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
O que são metas? _________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
5.2 ORGANIZAR
Organizar é o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma
organização, de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma. Objetivos diferentes, claro,
requerem estruturas diferentes. Por exemplo, uma organização destinada a desenvolver softwares precisa de uma
estrutura diferente da exigida por uma confecção de jeans. Produzir algo padronizado como blue jeans requer técnicas
eficientes da linha de montagem, enquanto que a produção de softwares requer a organização de uma equipe de
profissionais - analistas de sistemas, programadores, etc. Ainda que esses profissionais precisem interagir com eficácia,
eles não podem ser organizados como trabalhadores de linha de montagem. Assim, os administradores devem adequar
a estrutura da organização aos seus objetivos e Ilustrativo, um processo chamado projeto organizacional.
Exemplo: _______________________________________
OBJETIVOS diferentes requerem _____________________ diferentes.
Exemplo de estruturas: Radial, Linear, Funcional, Linha-Staff.
Centralização X Descentralização
Centralização: _____________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Descentralização: __________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

5.3 DIREÇÃO
Dirigir significa influenciar e motivar os empregados a realizar tarefas essenciais. Enquanto planejar e organizar
lidam com os aspectos mais abstratos do processo administrativo a atividade de liderar é muito concreta: ela envolve o
trabalho com pessoas. Estabelecendo a atmosfera adequada, os administradores ajudam seus empregados a dar o
melhor de si.
LIDERAR OU DIRIGIR? QUAL A DIFERENÇA
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Conceitos
• Compreende as decisões que acionam recursos, especialmente pessoas, para realizar tarefas e alcançar objetivos.
• Consiste em fazer com que as pessoas executem as atividades relevantes para atingir os objetivos.
A direção do administrador baseia-se na Autoridade Racional-Legal preconizada por Max Weber.
Mas em que se baseia a Autoridade Racional-Legal? ______________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
O Administrador, para dirigir subordinados, terá de motivar, comunicar e liderar.

5.4 CONTROLAR
Finamente, o administrador deve se certificar de que os atos dos membros da organização levam-na de fato em
direção aos objetivos estabelecidos. Esta é a função de controlar, exercida pela administração, e que envolve três
elementos principais: estabelecer padrões de desempenho; medir o desempenho atual; comparar esse desempenho com
os padrões estabelecidos; e caso sejam detectados desvios, executar ações corretivas. Através da função de controlar, o
administrador mantém a organização no caminho escolhido.
Conceito
• Consiste em tomar decisões e agir para assegurar as realizações dos objetivos.
• È um instrumento para assegurar a consecução do objetivo e, em conseqüência, para podermos tomar medidas
corretivas quando necessário.
5.4.1 O CONTROLE NOS TRÊS NÍVEIS ORGANIZACIONAIS
Tal como o planejamento, a organização e a direção, o controle é uma função administrativa que se distribui
entre todos os níveis organizacionais, como indica o quadro abaixo:
*Complete o quadro adequadamente utilizando os dados abaixo:
1. Tático 1. genérico e sintético 1. direcionado a 1. microorientado, aborda cada
2. Estratégico 2. detalhado e médio prazo processo em separado.
3. Operacional analítico 2. direcionado a 2. aborda cada unidade
3. menos genérico e longo prazo operacional separadamente.
mais detalhado 3. direcionado a 3. macroorientado, aborda a
curto prazo organização como um todo.
Nível Tipo de
Conteúdo Tempo Amplitude
organizacional planejamento
Institucional
Intermediário
Operacional
Assim, quando falamos de controle, queremos dizer que o nível institucional efetua o controle estratégico, o nível
intermediário faz os controles táticos, e o nível operacional faz os controles operacionais, cada qual dentro de sua área
de competência. Os três níveis se interligam e se entrelaçam intimamente. Contudo, o processo é exatamente o mesmo
para todos os níveis: monitorar e avaliar incessantemente as atividades e operações da organização.
O controle está presente, em maior ou menor grau, em quase todas as formas de ação organizacional. Os administradores
passam boa parte de seu tempo observando, revendo e avaliando o desempenho de pessoas, unidade organizacionais, máquinas e
equipamentos, produtos e serviços, em todos os três níveis organizacionais.
6. O processo de administrar na prática

Acabamos de apresentar um modelo de processo administrativo. Mas os relacionamentos que descrevemos são
mais interligados do que sugere nosso modelo. Por exemplo, dissemos que os padrões de desempenho são usados para
controlar as ações dos empregados, mas o estabelecimento desses padrões e normas é obviamente parte integrante do
processo de planejar e fator integral para motivar e liderar os subordinados. E a execução de ações corretivas, que
colocamos como atividade controladora, frequentemente envolve o ajustamento de planos.
Na prática, o processo de administração não envolve quatro conjuntos frouxamente relacionados de atividades, e
sim um grupo de funções interativas. Essa interação é resumida na Figura abaixo, onde as linhas tracejadas indicam a
seqüência ideal. Na realidade, entretanto, várias combinações dessas atividades costumam acontecer ao mesmo tempo,
fato representado pelas outras linhas. Além do mais, os administradores são limitados por considerações interna: seu
lugar na hierarquia da organização, recursos limitados e necessidade de coordenar suas ações com as de outras
pessoas. Os administradores também devem se adaptar ao ambiente no qual sua organização atua.

7. Níveis e habilidades da equipe de administradores

Em todos os níveis, os administradores planejam, organizam, lideram e controlam. Diferem, contudo, na
quantidade de tempo que cada um devota a cada uma dessas atividades. Algumas dessas diferenças dependem do tipo
de organização para qual o administrador trabalha. Administradores de pequenas clínicas particulares, por exemplo,
usam o seu tempo de modo diferente dos chefes de grandes hospitais devotados à pesquisa.
Os administradores de clínicas passam comparativamente mais tempo exercendo a medicina, e menos
administrando de fato, do que os diretores de grandes hospitais. Outras diferenças no modo como os administradores
usam o tempo dependem dos níveis que ocupam na hierarquia da organização. Nas seções seguintes, iremos considerar
como as habilidades e as atividades do corpo de administradores diferem nesses diversos níveis, e veremos os vários
papéis representados pelos administradores.
Robert L. Katz, professor e executivo de empresa, identificou três tipos básicos de habilidade: técnica, humana e
conceitual. Todo o administrador precisa das três. A habilidade técnica é a capacidade de usar procedimentos, técnicas e
conhecimentos de um campo de especialização. Cirurgiões, engenheiros, músicos e contadores têm todos habilidades
técnicas em seus campos específicos. A habilidade humana é a capacidade de trabalhar com outras pessoas, de
entendê-las e motivá-las como indivíduos como membros de grupos. A habilidade conceitual é a capacidade de
coordenar e interagir todos os interesses e atividades de uma organização. Implica ver a organização como um todo,
compreendendo como suas partes dependem uma das outras e prevendo como uma mudança em qualquer das partes
afetará o todo.
Katz sugere que, apesar destas três habilidades serem
essenciais para o administrador, sua importância relativa
depende principalmente do nível que o administrador
ocupa na organização. (ver Figura abaixo). A habilidade
técnica é mais importante nos níveis mais baixos. A
habilidade humana, ao contrario, é importante para
administradores de todos os níveis - como os
administradores devem trabalhar principalmente com
outras pessoas, sua capacidade de utilizar as habilidades
técnicas de seus subordinados é mais importante do que
a própria capacidade técnica. Finalmente, a importância
da habilidade conceitual aumenta à medida que os
indivíduos galgam os níveis do sistema administrativo,
com base em princípios hierárquicos de autoridade e
responsabilidade.