Project Management  Unit­7 

Unit 7  Organizational Issues in Project Management 

Structure 

7.1 Introduction 
7.2  Organizational Change 
7.2.1  Evolutionary Change 
7.2.2  Revolutionary Change 
7.3  Traits of the professional manager 
7.4  Bringing about Organizational change in the Project Management Scenario 
7.5  Summary 
TQ’s 
Answer to SAQ’s and TQ’s 

7.1  Introduction 
Projects by their nature are not amenable to any streamlined operations. Various activities across all 
functions are undertaken by a number of people.  The project manager and his team committed to 
any one project will have to depend upon the various functionaries in the administrative functions like 
Human  Resources,  Finance,  Purchase,  Legal  etc.  at  various  points  of  time  to  coordinate  their 
activities However, no project manager will need them on a continuous basis.  The project manager 
and his core team  have the responsibility for the project and support services will have to cater to a 
number  of them. 

Each project is operated like a small company by itself.  All the resources required for each project 
are assigned to work on that project.  The project manager has complete project and administrative 
authority over his team.  This differs from the matrix functional type of structure, where the people in 
the project would be controlled in technical aspects by the project manager, but administrative control 
is exercised by  the functional managers.  Organizational change as a process has implications for 
the project type organizational structure.  Generally, there is no opportunity for members of different

Sikkim Manipal University 
96 
Project Management  Unit­7 

teams to share knowledge and experience.  Latest developments in organizations are in the fields of 
knowledge management, where such sharing should  not only be made possible, but obligatory for 
effecting economy both of physical resources and time. 

Learning Objectives 
1.  The meaning of Organizational Change 
2.  The need for change in Project Management  Scenario 
3.  How a Professional Manager  can implement change 
4.  Latest developments in the process of organizational change relevant to Project  Management. 

7.2  Organizational Change 
Organizations  will  have  structures,  hierarchies, functions,  communication  patterns,  decision  centre, 
and  most  importantly  cultures  –  which  define  them  and  make  them  unique.    To  cope  with  new 
challenges,  to  introduce  new  products  or  services,  to  take  up  new  opportunities  and  to  take  on 
competition    the organizational  members  have  to  implement  changed    practices.   We  have  mainly 
two  types  of  changes  to  contend  with.  The  first  is  the  evolutionary  change  which  is  gradual, 
incremental and with a narrow focus on one or a few processes.  These changes take place as the 
organisation evolves  and  in an effort to ward off some impending problems, they are implemented. 
The  second  occurs  as a  result of  drastic  structural  changes,  a new  technology,  a  new  thrust for a 
huge  increase  in capacity,  a new business  acquisition,  implementation  of  a new  strategy.   We  call 
this  revolutionary  change.  The  four  important  instruments  are  reengineering,  E­Engineering, 
restructuring and innovation. 

7.2.1   Evolutionary Change 
The following are a few cases of evolutionary change 
a)  Socio­technical changes take place as the organisation evolves over time.  The managers need 
to optimize both the technical and social systems for promoting effectiveness.  They adjust both the 
systems  gradually  so  that  group  norms  and  cohesiveness  are  not  disrupted.    This  also  helps  in 
avoiding  group­level  resistance  to  change.  However,  changes  in  the  way  tasks  are  performed  do 
change perception among workers about their own groups which might have been disrupted owing to

Sikkim Manipal University 
97 
Project Management  Unit­7 

technical  requirements.    The  purpose  of  these  changes  is  to  bring  in  continuous  improvement  in 
product quality. 

b)  Total  Quality  Management  is  an  ongoing  effort  among  members  across  functions  to  find  new 
ways to improve quality in products and services.  This change process, though incremental requires 
both workmen and managers to adopt new ways to viewing their roles in the organisation. 

c)  Flexible workers and Flexible work teams ­  Each worker can substitute another worker and can 

change  his  team  depending  upon  the  exigency.    This  means  that    all  the  workers  are  trained  for 
multipletasking.  This change has been found to promote quality because of the absence of boredom 
–  which  may  cause  loss  of  quality.  Thus,  a  flexible  work  team  becomes  a  group  of  workers  who 
assume  responsibility  for  performing  all  the  operations  necessary  for  a  particular  portion  of  the 
project. 

7.2.2  Revolutionary Change 
The following are a few cases of Revolutionary Change 
a)  Reengineering  ­ This is a process by which managers redesign a bundle of tasks into roles and 
functions  so  that  organisational  effectiveness  is  achieved.    By  doing  so  dramatic  improvements  in 
critical measures of performance like cost, quality and service are expected. There will be a radical 
rethink about the business processes adopted. 

A business process is  any activity like  inventory control, product design, order processing, delivery 

systems.  No  reference  is  taken  to  the  existing  process  –  ignoring  it,  an  entirely  new  process  is 
adopted. The following rules for reengineering are effective 

i)  Make changes with the outcome in mind – not the tasks that result in them. 
ii)  Make the users of the results of the process effect the change 
iii)  Let the people on the spot decide on the solution – decentralize 
b) E­Engineering – The term E­Engineering refers to the attempts of companies to make use of all 
kinds of information systems, to make their functions efficient.  New information systems are installed 
for  conducting  all  business  processes  in  the  organisation.    The  use  of  electronic  communication

Sikkim Manipal University 
98 
Project Management  Unit­7 

within  the  organisation  enable  frequent  interactions  between  employees  and  results  in  better 
communication.    Meetings  require  their  presence,  but  with  teleconferencing  a  lot  of  time  is  saved. 
Data  have  repositories  which  are  accessible,  transferable  and  updatable  instantly  and  used  by  all 
concerned.    Cross­functional  workflows  make  it  easier  to  coordinate  activities.  The  increase  in 
efficiency makes the organisation to meet customers’ requirements faster. 

All  these  result  in  widespread utilization of  knowledge  in  the organisation.    It  helps  in creating  and 
making  available  high  quality  of  information.  The  information  system  using  intranet  and  internet 
solutions to carry on their regular activities on line. 

c)  Restructuring –  This  is  attempted  with  change  in  authority  and  task  relationships  of  managers. 
The  move  from  the  functional  form  or  a  standard  division  structure,  to  combine  or  divide  areas  of 
control  and  authority  to  facilitate  better  coordination  and/or  workflow  can  be  restructuring.    In  the 
process, a few jobs may not be there.  A few people may have multi­functional activities.  The main 
purpose  is  reduce  bureaucratic  costs.  This  is  because  a  change  in  strategy  is  considered. 
Downsizing is a way of restructuring. 

d)  Innovation – it is the successful use of skills and resources in such a way that their response to 
customers’ needs effective.  Changes in technology have made computers cheaper, faster and more 
user friendly.    This  has  made  a  thorough  change  in  the  skills  of employees and  managers.    Every 
company needs to adopt new methods – find them – to make them relevant in the changing world. 
The thrust in every department/function should be to do things better with new methods.  A culture 
that promotes this thought across the organisation is the best way to benefit from it.  For promotion, 
suitable people have to and be selected, trained, empowered and rewarded.  A thorough change in 
the way problems are solved is needed. 

The  Project  Manager  may  have  to  initiate  the  change  process  to  increase  the  effectiveness  of  his 
team.    Being  a  key  person  in  the  organisation,  his  actions  are  always  under  scrutiny.    If  he  takes 
initiative, whenever the opportunity arises,  to effect incremental changes, the resistance both by the 
top management and his team members will be non­existent.

Sikkim Manipal University 
99 
Project Management  Unit­7 

Self Assessment Questions­1: Fill in the blanks 
1.  Organizations  will  have  ________,  __________,  ________  ,  and  most  importantly  cultures  – 
which define them and make them unique 
2.  Make changes with the ________in mind and not the ______that result in them. 

7.3  Traits of the professional manager 
The following traits enable a manager to be effective in his functioning. Endowed with these it will be 
easy to be effective.  The top management will look for these in a person who they want to employ 
for project management. 

(a)  Leadership  –  These  managers  lead  by  exhibiting  the  characteristics  of  leadership.  They  know 
what they should do, know why they are doing it, know how to do it and have the courage and will to 
do it.  They have the power of taking along with them others. 

(b)  People Relationships ­ Any leader without followers cannot be successful. They have excellent 
human  relationship  skills.  The  manager  builds  up  his  team  based  on  the  core  values  of  sincerity, 
objectivity and dedication.  He ensures that his subordinates get opportunities for growth based on 
performance.  He makes them a part of the decision making process, thus ensuring cooperation and 
commitment during implementation.  He delegates freely and supports them. 

© Integrity ­ Highest levels of trust, fairness and honesty are expected while dealing with people both 
within an outside the organisation.  This includes the customers, shareholders, dealers, employees, 
the government and society at large.  They ensure that functioning is clean.  Their transactions will 
be transparent.  Ethics is something they practice diligently. 

(d) Quality – The quality philosophy should not cover only the product quality, but every process that 
has gone into making it.  Economy of words when instructions are given, acknowledging compliance, 
arriving  on  time,  remembering  the  promises  and  above  all  a  keen  eye  for  details  and  patience  to 
make others know what they want are components of quality.

Sikkim Manipal University 
100 
Project Management  Unit­7 

(e) Customer Orientation  ­  It is now recognized that every organized two sets of customers.  Internal 

customers are people in the organisation – employees, directors, team members – any person who 
needs  your  services,  whose  needs  of  demands  you  satisfy.  External  customers  –  clients  and  all 
members of society we come in contact in connection with our business.  They need our solutions for 
their  problems.    So,  the  manager’s  thinking  about  any  problem  is  –  what  can  I  do  for  him  and  all 
actions will be in that direction. 

(f)  Innovation  and  creativity  Professional  managers  think  beyond  the  obvious.    They  exhibit  a 
keenness to go behind a problem and attempt to find the root cause of the problem.  They will draw 
from  their  experience  from  diverse  fields,  seek  further  information  and  consider  all  possible 
alternatives and come out with some new and unique solution. This happens when they have open 
minds. A saying goes ­  the human mind is like a parachute, it is useful only when it is open.  Such a 
work  culture  is  very  conducive  for  problem  solving  –  which  is  the  aim  of  all  creativity.      Their 
persistence  will  reward  them.   Such actions  observed  by  their  team  members enthuse them and  a 
spirit of adventure will bring about better solutions faster. 

(g)  Performance Management  ­ The professional manager not only ensures that his performance 

is  at  peak  all  times,  but  motivates  his  entire  team  to  do  it.    This  comes  by  appreciation  and 
encouragement.    If  there  any  shortfalls  he  arranges  for  training  them  so  that  their  performance 
improves.  Thus the team members know that they are expected to perform, that they get help to do 
so and their effort is recognized. This is the simple path of performance management.  The following 
seven step model will be useful: 

1.  Objectives/Performance standards are set. 
2.  These are communicated to the  employees. 
3.  Review/monitor the above. 
4.  Check actual performance Vs. Standards set. 
5.  Identify gaps. 
6.  Jointly decide on corrective action, if needed. 
7.  Reset objectives for next period

Sikkim Manipal University 
101 
Project Management  Unit­7 

1. Objectives/Performance Standards Are Set 

1. To mange any criterion, it is necessary to measure the factors that were responsible for ‘what is’. 
The quality of the input, their quantity and their intended usage.  Then measures of the utilization­ the 
processes used, their suitability, and the difficulties faced in utilization and how they were resolved. 
Then the outcomes – are they as they were expected. Performance closer or beyond expectation is 
the degree of quality.  For every employee the level of achievement is set in terms of quantities and 
extent  to  which  the  performance  approached  the  standard.    This  is  the  basis  for  evaluating 
performance. 

2.  These  are  communicated  to  the  employees  ­  This  procedure  ensures  that  they  know  what  is 
expected  of  them  and  help  them  to  adjust  their  activities  in  such  a  way  as  to  meet  them.    This 
enables  them  to  seek  help,  consult  their  colleagues  or  bosses,  learn–  so  that  they  will  meet  the 
expectations.  It  is  possible  that  some  objectives  cannot  be  met  at  all.    The  communication  to  his 
boss, may help in reallocating the job, so that there will be no hiccups at the end of the period. 

3.  Review/monitor the above ­  Review helps in resetting the goals when they cannot be achieved 

for various reasons – shortage of resources, time etc.  By monitoring, the shortfalls can be made up 
with the allocation of extra resources, or even diverting the operation. 

4.  Check  actual  performance  Vs.  Standards  set  ­  This  is  the  evaluation  phase.  Comparison  on 
every detail is made.  Differences are recorded. Particular areas are chosen for improvement. 

5.  Identify gaps  ­  Gaps mean the shortfall in performance standards.  The immediate supervisor is 

also involved.  The extent to which they affect the functions of the job itself are identified 

6.  Jointly decide on corrective action, if needed ­  There is a possibility that the performance has 

exceeded the set standards.  But if performance is not good ­ the reasons and extent having been 
identified,  the  course  of  action  for  effecting  corrections  are  decided.    Giving  extra  responsibilities, 
training, relocation is considered.

Sikkim Manipal University 
102 
Project Management  Unit­7 

7. Reset objectives for next period ­ The targets are revised either upward or downward depending 
on the conclusion of the appraisal process. 

(h) Identification with the organisation ­  A sense of pride and belonging goes with the “ownership” of 
the  job,  the  project,  team  members  and  organisation.    This  is  brought  about  by  the  culture  and 
communication  system  in  the  organisation.  Information  sharing  brings  in  trust  and  promotes 
belongingness.    The  tendency  seen  is  that  most  managers  strongly  identify  with  their  own 
departments, units or divisions and they lack a sense of organisation. 

In  the  light of  increased  competition  and  ever  changing  strategies  to  develop  business  orientation, 
which  in  effect  means  every  manager  should  be  aware  of  the  company’s  plans,  products  and 
policies.  An obvious corollary to this is that the organization’s communication policy too should be 
conducive to such information sharing.  Today, many organizations are using interventions such as 
team  building,  survey  feedback,    and  other  activities,  to  ensure  that  employees  build  up  a  strong 
sense of identity and pride in the organisation they work for. 

(i)  Empowering  employees:   The professional  manager  should possess the  ability  to empower 

his  employees  down  the  line.    Many  managers  are  not  even  ready  to  delegate  their  authority  to 
subordinates  and  end  up  only  delegating  responsibility.  Empowerment  is  the  process  by  which 
employees are encouraged to take decisions pertaining to their area of work.  Empowerment ensures 
execution  of  his  duties.    This  leads  employees  developing  a  sense  of  pride  in  their  jobs.    But 
managers often hesitate to empower their subordinates as they feel insecure and show a sense of 
uncertainty.  The professional manager practices empowerment and encourages employees to grow 
and develop in their positions. 

(j)  Coping with changes:   It is often said – ‘The only constant in this world is change’.  A professional 
manager  has  the  ability  and  capacity  to  cope  with  change.    He  accepts  the  fact  that  change  is 
inevitable and is ready to implement change at the workplace.  To implement change successfully, it 
is essential that employees are involved in the implementation of change.  Further the positive and 
negative  consequences  of  change  need  to  be  discussed  and  understood  before  implementation.

Sikkim Manipal University 
103 
Project Management  Unit­7 

Thus a professional manager has the attitude to accept change as a way of life and takes it in his 
stride 

Self Assessment Questions­2 
1.  Such a work culture is very conducive for  _________ which is the aim of all creativity. 
2.  To  implement  change  successfully,  it  is  __________  that  employees  are  involved  in  the 
_____________ of change. 
3.  Project managers do not delegate authority, they delegate responsibility.  TRUE/FALSE 

7.4  Bringing about Organizational change in the Project Management Scenario 
A  project  is  managed  by  the project  manager  being  completely  in  charge of  all  matters  connected 
with  it.    In  case  of  organizations,  where  multiple  projects  are  handled,  restructuring  is  almost  a 
continuous.    The  reason  is  that  resource  availability  in  terms  of  people  and  their  skills  will  be 
changing.    With  resource  smoothing,  many  persons  will  have  to  be  shifted  for  short  periods.    To 
accommodate  these,  many  managers  create  pools  of  persons  with  special  knowledge,  skills  and 
ability.  Number of opportunities for creativity is many in project execution.  Every project is unique. 
Resources vary, customer demands are different.  Thus the change process will have never stopped 
to begin. 

Self assessment Questions­3:True or False 
1.  Opportunities for creativity are many in projects. 
2.  When multiple projects are handled restructuring is rare. 

7.5 Summary 
In  this  unit  you  have  learnt  about  how  the  organizations  are  structured.  The  meaning  of 
Organizational  Change  and  how  the  process  brings  about  improved  effectiveness  in  the 
organizations,  especially  the  need  for  change  in  Project  Management    Scenario.  You  have  also 
learnt  about  the  role  of  a  professional  manager  and  how  a  Professional  Manager    can  implement

Sikkim Manipal University 
104 
Project Management  Unit­7 

change.  Also  the  latest  developments  in  the  process  of  organizational  change  relevant  to  Project 
Management. 

Terminal Questions 
1.  Define a Flexible Work Team. 
2.  What is Reengineering? 
3.  What are the seven steps of performance management? 
4.  What is empowerment? 
5.  Explain the difference between TQM and Innovation 
6.  Describe any five important traits of a Leader 

Answers to Self Assessment Questions 

SELF ASSESSMENT QUESTIONS­1 
1­Structures, hierarchies, functions, communication patterns, decision centres, 
(any three of these) 
2­ Outcome,  tasks. 

SELF ASSESSMENT QUESTIONS­2 
1­problem solving 
2­ essential,    implementation 
3­False 

SELF ASSESSMENT QUESTIONS­3 
1­ True, 2­False

Sikkim Manipal University 
105 
Project Management  Unit­7 

Answer to Terminal Questions 
1.  Refer to 7.2.1 
2.  Refer to 7.2.2 
3.  Refer to 7.3 (g) 
4.  Refer to 7.3 (f) 
5.  Refer  7.2.1 and 7.2.2 
6.  Refer to 7.3

Sikkim Manipal University 
106