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PRÉ-EVENTO
REGIÃO DO EVENTO
• Nível de interesse técnico, científico, político e social da região
• Potencial da região para o sucesso do evento
• Reputação da região
• Apoio de autoridades
• Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)
• Infra-estrutura local
• Capacidade hoteleira
• Meios de transporte
• Restaurantes
• Comunicações
• Segurança
• Atrações turísticas
TRAJE
• Definido ? Qual ?
CONVIDADOS E ACOMPANHANTES
• Foram avisados dos horários e locais ?
• Receberam a programação ?
DO TRANSPORTE
• Após o questionário, definir o meio de transporte de acordo com o número de participantes
(incluindo a companhia aérea oficial, se necessário) e um ônibus caso haja visita para outros locais
fora do local onde se realizará o evento.
DOS EQUIPAMENTOS
• Serão contratados (som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito,
bandeiras, computadores) ? Quais ?
CRACHÁS DE IDENTIFICAÇÃO
• Providenciados ?
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A Convivium Eventos e Promoções Página 2 de 3
PROGRAMAÇÃO VISUAL
• Preparados (mensagem de boas vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.) ?
DIVULGAÇÃO
• Como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.) ?
• Peças publicitárias específicas serão feitas ?
IMPRENSA
• Material de assessoria de imprensa (press-release, fotos e folhetos) será distribuído ? Está
disponível ?
• Jornalistas, especialistas, celebridades foram convidados ?
RECURSOS HUMANOS
• Haverá uma cerimônia inicial?
• Haverá coquetel de boas vindas?
MESTRE DE CERIMÔNIA
• Haverá um mestre de cerimônia?
• Programação e sistema de integração dos convidados foram definidas ?
TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
• Foram contratados tradutores ?
RECEPCIONISTAS
• Com uniforme da cor da sua escola para informar, conduzir, secretariar, anotar a presença,
colocar crachás, etc. Foram contratadas ?
OPERADORES
• Contratados ?
• Vídeo, som, luz
• Fotógrafo
• Segurança
• Digitadores
LOCAL DO EVENTO
• Bloqueado ?
• Vistoriado ?
• Cartão de boas vindas e de citação ?
• Serviço de informações ?
• Meios de comunicação ?
• Entrega de credenciais ?
• Local para jantar / coquetel / show ?
• Comitê de recepção ?
• Ensaio ?
• Exposição paralela ?
• Seguro ?
• Assistência Médica ?
• Valet parking ?
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CERIMONIAL
• Mesa para o receptivo
• Lista dos confirmados
• Reserva de mesas
• Mesa para a imprensa
• Lugares especiais
• Mesa principal (dimensionar)
• Ordem do dia
SHOW
• Analisar o perfil dos participantes (idade, nível cultural, financeiro, interesses...)
PÓS-EVENTO
• Notas Fiscais
• Impostos
• Prestação de Contas
• Relatório Final
• Ofícios de agradecimento
• Material para a imprensa
• Edição de vídeo
• Álbum de fotos
• Anais do evento
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