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Version A
Etablissement : Février 2007
Fin de validité : Septembre 2007
1. Objet
Le présent manuel a pour objet la présentation des principales procédures comptables. Les
procédures comptables d’Al Amana ont connu des adaptations au fur et à mesure de
l’expansion de l’activité de cette dernière, d’où la nécessité de mettre à jour le manuel de
procédures comptables déjà existant pour refléter le nouveau système. Le présent manuel de
procédures comptables a pour objectif de décrire l’organisation comptable de l’association Al
Amana tout en permettant de savoir comment les données comptables de l’association sont
collectées, traitées et restituées, et en répondant à toutes les questions sur le rôle et les moyens
mis à disposition de chacun.
Ce manuel est mis à jour en 2006, avec la contribution de toutes les personnes impliquées
dans le traitement des opérations comptables de l’association.
2. Intervenants
Service Comptable
3. Etapes
1. Organisation du département
2. Comptabilité Fonctionnement.
3. Comptabilité Activités
4. Travaux d’inventaires
5. Signature et approbation des documents.
6. Plan de comptes
7. Journaux et les modèles de saisie
Vu la procédure cadre 03/05 organisant l’établissement des procédures qui exige l’aval de
deux membres du comité directeur pour l’amendement des procédures fonctionnelles.
5. Déroulement opérationnel :
1. Objet
La présente procédure a pour objet la présentation du département comptable
2. Intervenants
Département de Comptabilité et Contrôle de Gestion
3. Etapes
A. Organigramme
B. Mission et attributions
C. Fiches de fonction
4. Critères de performances
Séparation des tâches
Définition claire des liens hiérarchiques et des attributions de chaque intervenant
5. Déroulement opérationnel
A. Organigramme
La fonction comptable est assurée au sein d’Al Amana par le Département Comptabilité et
Contrôle de Gestion, chapoté par un Chef de Département
Le service comptable est supervisé par un chef comptable et scindé en deux Services à savoir
: Fonctionnement et Activités.
La Service fonctionnement se compose de deux cellules qui sont : la Comptabilité - Siège et
la deuxième, la Comptabilité – Réseau. Le service Activités se compose des fonctions
suivantes : Les fonds envoyés, les prêts encours, les remboursements et les analyses de
comptes.
Tout d’abord nous allons présenter l’organigramme hiérarchique du service comptable :
Chef de dép.
De la compta
Secrétaires
Fonctionnement
réseau Rapprochements
Compta auxiliaire, Siège&CR
Crédit
Rapprochements
Fonctionnement Crédit off line& Antennes
siège Compta autres
Produits
Contrôle glob
et Analyse
Contrôle et
Analyse
• Missions :
Enregistrer les évènements en relation avec l’activité de l’institution tel que les
opérations de crédit à la clientèle
Fournir une information fiable et une image fidèle sur la situation patrimoniale,
financière, et économique de l’institution
• Attributions :
1. Service Activités
• Contrôle à posteriori des envois de fonds nécessaires pour les déboursements par
le département financier.
• Passation des écritures des intérêts et frais reçus ainsi que les charges d’intérêts
et agios sur comptes débiteurs
• Passation des écritures de provision sur créances douteuses ainsi que les pertes /
prêt.
2. Service fonctionnement :
• Transfert des fonds nécessaires pour leur fonctionnement : loyer, tel, avances
pour acquisition des biens immobilisés …
• Apurement.
• Autres fonctions :
DEFINITION DE POSTE
Titulaire du Poste :
Rattachement hiérarchique : Chef du Département de Comptabilité
et Contrôle de Gestion
Date d'entrée en service :
Mission :
* La conduite ordonnée et efficace des opérations comptables, la régularité et la sincérité
des enregistrements comptables ainsi que les comptes annuels qui en résultent, et leur
conformité aux lois en vigueur, aux normes de la profession et aux décisions de la
direction
* La protection du patrimoine et le traçage de l'évolution financière de l'association
* La mise à jour et le perfectionnement du système comptable
* L'encadrement de l'équipe comptable
Attributions :
Encadrement :
* Production des états de synthèse : Bilan, CPC, ESG, TF, RTIC au moins deux fois par an
* Suivi de l'exécution des projets de partenariats avec les bailleurs de fonds dans leurs
aspects comptables et financiers
* Préparation et accompagnement des missions d'audit et d'évaluation, et suivi de leurs
recommandations
* Production des états de synthèse : bilan et CPC mensuellement
Gestion Financière
Le : Le :
Autres attributions :
Exécution d'autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service
Fonctionnement
Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon
les besoins.
Validée par : Le :
Page : 1/1
POSTE : COMPTABLE
Titulaire du Poste : Comptable au service Fonctionnement
Rattachement hiérarchique : Chef Comptable
Date d’entrée en service :
----------------------
Missions :
Veiller au :
Traitement des petite caisses des antennes
Suivi des comptes coordinateurs régionaux
----------------------
Attributions :
Autres attributions :
Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon les besoins
Établie par Signature de l’employée :
Validée par :
Le Le :
Page : 1/1
POSTE : COMPTABLE
Veiller au :
Traitement des petite caisses
Traitement de frais de Mission
Règlement CNSS. IGR. Assurance AXA.
----------------------
Attributions :
Autres attributions :
Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon les besoins
Établie par Signature de l’employée :
Validée par : Le :
Le
Validée par : Le :
Page : ½
POSTE : COMPTABLE
Titulaire du Poste : Comptable au service Activités
Rattachement hiérarchique : Chef Comptable
Date d’entrée en service :
----------------------
Missions :
- Suivi des Déboursements Effectifs.
- Suivi des Prêts En Cours.
- Suivi des Pertes sur Prêts « Fonds de Sinistres ».
- Traitement et passation des Opérations Diverses.
- Suivi du courrier des Prêts En cours.
Attributions :
Suivi des Déboursements Effectifs :
- Réception des fiches de contrôle de déboursements « Fiche C1 » par fax.
- Contrôle des fiches de contrôle de déboursements « Fiches C1 ».
- Contrôle de chaque information apportée et son exactitude avec la demande
d'autorisation de déboursements « fiche B1 ».
- Recensement et identification des moyens de déboursements.
- La tenue et la préparation de l’état des déboursements réels hebdomadaires.
- Rapprochement des données de l’état des déboursements réels hebdomadaires et
les données établies par le service informatique.
Suivi des Prêts En Cours:
- Génération du journal des Prêts En cours de la base de données.
- Contrôle et vérification du journal P.E.C.
- Intégration du journal P.E.C sur Sage 1000
- Vérification et contrôle après Intégration
Suivi et traitement des Opération Diverses :
- Réception des états des frais financiers et retraits sur les comptes bancaires de la
cellule de trésorerie.
- Réception des lettres de virements, de rapatriements ou d'alimentation des comptes
- Préparation du journal des opérations diverses sur Excel.
- Intégration du journal des opérations Diverses sur Sage 1000.
- Classement des pièces
Suivi des pertes sur Prêts « Fonds de Solidarité » :
- Réception des décisions des pertes sur prêts du département du crédit.
- Tenue et préparation de l'état des décisions des pertes sur prêts.
- Tenue et préparation de l'état des montants des pertes sur prêts (par date et par
antennes).
- Rapprochement des données comptables avec la base de données.
- Comptabilisation des pertes sur prêts.
- Vérification et apurements.
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Validée par : Le :
1. Objet
La présente procédure a pour objet la présentation des procédures de traitement liées à la
comptabilité fonctionnement
2. Intervenants
DCCG (Service fonctionnement) et autres départements
3. Etapes
PC des antennes
1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement des petites
caisses des antennes.
2. Intervenants
Antennes, CRs, DCCG (comptabilité fonctionnement), DC
3. Etapes
A. Petites caisses et dotations correspondantes
B. Réception des journaux des PC des antennes
C. Traitement des petites caisses
4. Règles de gestion
les dépenses effectuées par la petite caisse sont réservées aux dépenses courantes
de gestion de l’antenne
Toutes les dépenses effectuées par caisse doivent être autorisées selon la procédure
et justifiées par des pièces justificatives
5. Critères de performances
Respecter les délais de traitement des PC et Intégrer les données des petites caisses
d’une façon mensuelle
6. Déroulement opérationnel
A. Petites caisses et dotations correspondantes
Le comptable reçoit par voie électronique, après chaque mois clos, et au plus tard avant le
3éme jour ouvrable, les Tableurs Excel de toutes les antennes, le comptable procède aux
opérations suivantes :
7. Contrôle interne
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal de dépenses
Pièce comptable Visa Mensuel
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement de la caisse du
siège
2. Intervenants
DF (Cellule de paiement), DCCG (Service fonctionnement)
3. Etapes
A. La caisse de siège et dotations correspondantes
B. Réception des journaux de la caisse du siège
C. Traitement et alimentation de la caisse du siège
4. Règles de gestion
les dépenses effectuées par la petite caisse sont réservées aux dépenses courantes de
gestion des départements du siège
Toutes les dépenses effectuées par caisse doivent être autorisées selon la procédure
et justifiées par des pièces justificatives
5. Critères de performances
Respecter les délais de traitement de la caisse et saisir les données de caisse d’une
façon hebdomadaire
6. Déroulement opérationnel
A. La caisse de siège et dotation correspondante
La caisse du siège est une réserve de liquidité destinée à servir des fonds, pour opérer des
dépenses immédiates nécessitées par la bonne marche du service. Toutefois seuls les achats
inférieurs à 1000DH peuvent être monnayés par la caisse. A part des exceptions tel que les
frais de mission et les produits de nettoyage ….
La caisse de siège est plafonnée au montant de 10 000 DH.
- Vérifier que toutes les opérations enregistrées sur le journal ont une pièce
justificative :
Il faut distinguer entre deux types de justificatifs : des pièces internes et externes :
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal caisse et
pièces justificatives Visa Hebdomadaire
Pièce comptable
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Journal caisse
- Pièces justificatives
Fréquence de Délai
Auteur Support Modalités de classement
classement conservation
1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement des loyers des
antennes, agences et annexes du siège
2. Intervenants
DF (Cellule de paiement), DCCG ( Service fonctionnement) ,DARH , DC, Antennes,
CRS , DM
3. Etapes
A. Réception des contrats des loyers
B. Suivi des loyers
C. Règlement des loyers
D. Enregistrement comptable
4. Règles de gestion
Tous les contrats de loyers doivent être transmis par le département administratif
au DCCG (service Fonctionnement) au plus tard 3 jours à compter de la date de
signature et légalisation
Ces contrats doivent être libellés au nom de l’institution
Tout enregistrement comptable doit être appuyé des pièces justificatives probantes
(autorisations de dépenses, pièces justificatives)
5. Critères de performances
Respecter les délais de paiement des loyers
D. Enregistrement comptable
Lors du paiement, le comptable passe l’écriture suivante :
La pièce comptable avec l’état annuel de loyer est présentée au responsable de service pour
contrôle et visa puis au Chef comptable
Après le visa du chef comptable, le dossier est soumis à la cellule de paiement pour
l’établissement de la lettre de virement ou du chèque
Pour les loyers payés par le CR, le comptable vérifie les montants réellement payés par le CR
avec l’état de suivi annuel, et prépare la pièce comptable de règlement des loyers par zone
La pièce comptable avec l’état annuel des loyers est présentée au responsable de service
pour contrôle et visa puis au Chef comptable
Manuel de procédures comptables 24 Etablissement : Février 07
Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Contrat de loyer
Etat de suivi de loyer Visa Mensuel
Pièce comptable
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Etat de suivi des loyers
- Contrats de loyers
Fréquence de Délai
Auteur Support Modalités de classement
classement conservation
1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement de factures
téléphonique & Internet
2. Intervenants
DF (Cellule de paiement), DCCG (service fonctionnement), DARH, DC, Antennes, CRS
3. Etapes
A. Réception des factures téléphoniques & Internet
B. Traitement et règlement des factures téléphoniques & Internet
4. Règles de gestion
Toutes les factures téléphoniques et Internet doivent être transmises du département
administratif au DCCG (service Fonctionnement) à la fin du mois.
Tout enregistrement comptable doit être appuyé des pièces justificatives probantes
(autorisations de dépenses, pièces justificatives)
5. Critères de performances
Respecter le délai de paiement des factures de téléphone et Internet
Aucune coupure de Téléphone ou d’internet
6. Déroulement opérationnel
Toutes les factures téléphoniques (antennes, agences et siège) sont payées par le siège.
Le comptable reçoit de la part du département administratif toutes les factures téléphoniques
après affectation de chaque facture à l’antenne appropriée.
Après réception des factures le comptable procède au contrôle et à la passation des écritures
suivantes :
7. Contrôle interne
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Factures tel & Internet
Journal de saisie Visa Mensuel
Pièce comptable
1. Objet
Définir les modalités de gestion les opérations d’enregistrement des immobilisations
Les aspects relatifs à l’approbation, sélection des fournisseurs, passation et réception de la
commande sont décrits dans la procédure des achats. L’inventaire des immobilisations est
décrit dans le manuel de procédures administratives.
Les immobilisations sont gérées selon leur affectation : siège ou antennes. Les achats des
immobilisations sont régis par les procédures définies dans le manuel de procédures
administratives et le manuel de l’agent de crédit.
2. Intervenants
Antennes, CRs, Administration et DCCG (comptabilité fonctionnement)
3. Etapes
A. Gestion des Immobilisations pour le siège
1. Contrôle des factures
2. Constatation comptable
3. Mise à jour du tableau d’inventaire
4. Règlement
5. Inventaire Extra comptable
6. Les mouvements
B. Gestion des Immobilisation des antennes
1. La demande de fonds
2. Approbation
3. Réception de la facture
4. Inventaire Extra comptable
5. Les mouvements
C. Les mises au rebut
5. Critères de performances
Toutes les immobilisations sont prises en charge par le service comptable
Toutes les factures sont payées à leurs échéances
6. Déroulement opérationnel
2. Constatation comptable :
Le comptable prépare le journal de saisie, il passe l’écriture suivante :
A la fin de chaque mois, le journal de l’immobilisation avec les copies des factures des
immobilisations sont soumis au responsable de service pour contrôle et visa, puis au chef
comptable
Le journal de saisie est saisi par la suite sur SAGE 1000 dans le journal « Immobilisations ».
• Date d’acquisition ;
• Code de l’immobilisation : N° d’inventaire ;
• Affectation (par centre analytique) ;
• Nature de l’immobilisation ;
• Prix d’acquisition ;
• Fournisseur ;
4. Règlement :
A l’échéance de la facture, le comptable prépare la pièce comptable pour le règlement du
fournisseur. Il passe l’écriture suivante :
La pièce comptable et le dossier d’achat sont soumis au contrôle du chef comptable pour visa
avant d’être remis à la cellule paiement pour préparer un chèque au nom du fournisseur.
Ensuite la pièce comptable est soumise aux signataires pour approbation et le chèque pour
signature sur la base du dossier d’achat.
La pièce comptable est saisie sur SAGE 1000 dans le journal « Banque ».
La pièce comptable avec le dossier complet est classée dans le chrono banque par date sous
ref 5/MOIS/ANNEE/REF
1. La demande de fonds :
Après détermination du besoin en immobilisation, le coordinateur régional envoie au DC une
demande de fonds cachetée et signée par lui-même et joint à cette demande trois devis
contradictoires portant aussi sa signature et son cachet (en l’absence de devis en bonne et due
forme, une copie de la CIN du fournisseur est exigée).
La demande de fonds est visée par le responsable du crédit, et transmise au service comptable
dans un délai qui ne dépasse pas les trois jours
2. Approbation :
Après contrôle du chef comptable,et apposition de son visa, la pièce comptable est soumise
aux signataires pour approbation puis elle est faxée au coordinateur régional comme accord
dudit achat.
Le dossier avec la pièce comptable est classé dans le chrono banque de coordinateur régional
3. Réception de la facture
Dés réception des fax des factures et PV par le service administratif, un agent du département
administratif fera les enregistrements nécessaires dans le registre de l’inventaire, affectera les
numéros d’inventaire et transmettra le tout au service comptable (service Fonctionnement)
dans un délai d’une semaine
Le comptable constate la comptabilisation de l’immobilisation, il prépare le journal de saisie,
il passe l’écriture suivante :
Au plus tard le 3éme jour ouvrable qui suit l’expiration du mois, l’antenne est tenue
d’envoyer la caisse par mail pour le traitement.
Le solde de l’avance est effectué dans le traitement de la caisse où l’acquisition est réellement
faite.
L’écriture à passer est la suivante :
Aprés réception de la décision établie par le service administratif de mise au rebut signée par
deux chefs de départements , le comptable procède à la passation de l’écriture suivante sur le
journal d’inventaire :
Après la saisie, le comptable procède au retrait des immobilisations objet de mise au rebut sur
le livre d’inventaire.
Chef comptable
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable ;
- Journal de saisie
- Factures
Fréquence
Modalités de Délai
Auteur Support de
classement conservation
classement
Comptable pièce comptable de chrono Banque 841 Mensuel
paiement
Mensuel 10 ans
Journal saisie Chrono immobilisation
Mensuel
Copie de facture Jointe au journal de
saisi
Décision de mise au rebut Journal inventaire Mensuel
1. Objet
Cette procédure a pour objet la description du processus de traitement des achats
2. Intervenants
Antennes, CRs, Service du siège et DCCG (comptabilité fonctionnement)
3. Etapes
A. Réception du dossier d’achat
B. Prise en charge des achats
C. Constatation comptable
D. Règlement
E. Analyse des comptes fournisseurs
4. Règles de gestion
Le département administratif transmet les dossiers des fournisseurs à la comptabilité
dans les délais
Le comptable prépare la pièce comptable pour le règlement après deux mois, sauf si le
bon de commande indique d’autres conditions de paiement
5. Critères de performances
Tous les achats sont pris en charge par le service comptable
Toutes les factures sont payées à leurs échéances
C. Constatation comptable :
Contrôle du journal de saisie :
Le journal de saisie est soumis au contrôle du responsable de cellule puis au chef comptable
sur la base de la copie de la facture. La pièce comptable est alors signée à cet effet par ces
derniers.
D. Règlement :
A l’échéance de la facture, le comptable prépare la pièce comptable pour le règlement du
fournisseur.
Un chèque du montant de la facture est ensuite préparé par la cellule paiement au nom du
fournisseur sur la base de la pièce comptable visée par le chef comptable, à laquelle elle
appose un cachet et mentionne le numéro du chèque ou du virement.
La pièce comptable est ensuite soumise au chef comptable pour approbation et le chèque
est transmis pour signature conjointe de deux signataires, toujours sur la base du dossier
d’achat. Le service achats se charge de la remise des chèques aux fournisseurs.
La pièce comptable et le dossier complet sont classés par le comptable dans le chrono
banque sous ref : 5/MOIS/ANNEE/REF
7. Contrôle interne
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal de saisie Visa Mensuel
Pièce comptable Visa Semaine
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Journal de saisie
Comptable Pièce comptable jointe au Chrono banque Chaque fois qu’un 10 ans
Fonds de dossier Achat achat a lieu
1. Objet
Cette procédure a pour objet la description du processus de traitement des frais de mission
2. Intervenants
3. Etapes :
c. Délai de remboursement
4. Règles de gestion
• Tout déplacement hors du périmètre urbain de la ville où travaille le missionnaire
doit être justifié par un ordre de mission
• Toutes les missions doivent être dûment approuvées
• Toutes les notes de frais doivent être dûment justifiées
5. Critères de performances
• Délais de traitement des notes de frais ;
• Taux de rejet des notes de frais
Il faut distinguer entre les frais de mission des agents de terrain, crs, personnel du siège,
formateurs, techniciens, et enquêteurs.
Ces frais de mission se voient appliquer le même principe de traitement, à savoir le rachat des
dépenses réalisées par le missionnaire. Nous allons décrire la procédure de traitement de frais
de mission des agents du terrain et du siège sur lesquelles s’appuient les autres procédures.
Les agents de terrain dont les missions n’engagent pas de nuitées sont remboursés du montant
de leurs frais auprès de la petite caisse de l’antenne sur présentation de pièces justificatives à
l’agent administratif.
Pour les missions qui engagent des nuitées, chaque missionnaire doit remplir sous huitaine sa
note de frais : Calculer les perdiems, transport, hébergements et autres dépenses.
La secrétaire de zone doit rassembler l’ensemble des frais de mission de sa zone, vérifier si
toutes les notes de frais sont validées par l’agent encadrant, l’existence de toutes les pièces
justificatives (Facture de l’hôtel, frais de transport, ordre de mission signé par les personnes
habilitées…..), envoyer par semaine les dossiers au service comptable (service
Fonctionnement).
Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable pour approbation et aux signataires pour approbation..
c. Délai de remboursement :
Le délai de remboursement est de 15 jours après la date de réception des pièces justificatives.
Les demandes de remboursement adressées hors délai et non justifiées seront rejetées, sauf
accord formalisé du département de crédit
Les missions réalisées par le personnel du siège sont remboursées par le siège :
Soit par la caisse du siège, dans ce cas le responsable de la caisse du siège procède à la
vérification et au contrôle du dossier de la mission, calcule les perdiems et l’hébergement et
fait le remboursement ou la restitution de l’avance si le missionnaire a bénéficié d’une avance.
Le comptable procède à un deuxième contrôle au moment du traitement de la caisse du siège.
Soit payées par chèque, dans ce cas le comptable qui est chargé du contrôle, vérifie le dossier
de la mission, calcule les perdiems et l’hébergement et fait le remboursement ou reçoit la
restitution de l’avance si le missionnaire a bénéficié d’une avance.
Une fois la pièce comptable préparée et validé par le chef comptable, le chèque est par
conséquent libellé au non nom du bénéficiaire et soumis à la direction pour signature.
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Ordre de mission
Pièces justificatives Visa
Pièce comptable Visa Semaine
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Ordre de mission
- Pièces justificatives
Comptable Pièce comptable jointe à Chrono banque Chaque fois ou une 10 ans
l’ordre de mission & mission a lieu
pièces justificatives
1. Objet
2. Intervenants
3. Etapes :
4. Règles de gestion
• Toutes les avances doivent être justifiées par un ordre de mission
• L’utilisation de l’avance doit être dûment justifiée par la note de frais et les pièces
justificatives
• Toutes les avances doivent être restituées dans les délais requis par la procédure
5. Critères de performances
• Délais de traitement et apurement des avances ;
Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable et aux signataires pour approbation.
- Lorsque le montant des frais de mission est supérieur au montant de l’avance octroyée, le
remboursement au bénéficiaire s’effectue :
Dans les 48H, pour le personnel du siège soit à la caisse du siège, virement ou chèque
Dans un délai d’une semaine pour les agents de terrain et les crs
Pour le cas des agents de terrain, le remboursement au bénéficiaire est réalisé par le
coordinateur régional contre la réception d’une pièce comptable faxée par la comptabilité.
Les missions réalisées par les coordinateurs régionaux, sont remboursées par DAP ou chèque
sur la base de la pièce comptable.
- Inversement lorsque le montant des frais de missions est inférieur à l’avance octroyée, le
missionnaire est invité à reverser le reliquat au compte de l’association ou à la caisse du
siége ou à la petite de caisse des antennes (si le montant de l’avance est inférieur à
500dh) dans un délai de huit jours.
Chaque fin de mois, le comptable analyse le compte avance et un état mensuel des avances
non soldées est présenté au comité directeur, le 15 du mois qui suit.
7. Contrôle interne
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Ordre de mission
Demande d’avance
Pièce comptable Visa
- Pièce comptable
- Ordre de mission
- Demande d’avance
Comptable Pièce comptable jointe à Chrono banque Chaque fois ou une 10 ans
l’ordre de mission & la mission a lieu
demande d’avance
1. Objet
2. Intervenants
3. Etapes :
4. Règles de gestion
• Toutes les missions de stage doivent être justifiées par un ordre de mission
• Toutes les demandes d’envoi de frais des stagiaires doivent être parvenues deux
jours avant le dernier jour de formation.
• Toutes les notes de frais de déplacement de stagiaires doivent être dûment justifiées
5. Critères de performances
• Délais de traitement des notes de frais de déplacement des stagiaires et envoi du
perdiem ;
6. Déroulement opérationnel
Dés réception de l’ordre de mission, ainsi que la demande de l’envoi de frais d’hôtel de la part
de la secrétaire, le comptable procède :
Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable et aux signataires pour approbation
Pour le cas des formations centralisées : le remboursement doit être effectué par la caisse du
siège selon la procédure de la caisse siège.
Dès réception des pièces justificatives le 1er jour de la formation, le comptable procède au
traitement suivant :
- Vérifier l’OM
- Vérifier l’état de déplacement préparé par le stagiaire avec les pièces justificatives.
Dans cet état le stagiaire doit obligatoirement mentionner les frais de déplacement en
précisant la date, le montant, le moyen de transport, la destination et les frais de retour
- Soumettre cet état avec les pièces justificatives au responsable de la cellule pour
contrôle et visa - puis au visa et contrôle du chef comptable, le chargé de la petite
caisse reçoit cet état à 11h du dernier jour de la formation pour le paiement des
stagiaires en espèces.
Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable et par la suite la pièce comptable sera transmise à la caisse siège pour préparation
de l’ordre de virement puis aux signataires pour approbation
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Ordre de mission
Demande de frais
d’hôtel
Etat de perdiems Visa
Etat de déplacement Visa
de stagiaire
Pièce comptable Visa
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Ordre de mission
- Demande de frais d’hôtel
- Etat de déplacement de frais de stagiaire
- Demande d’avance
1. Objet
2. Intervenants
DCCG
3. Etapes :
B- Rapprochements bancaires
4. Règles de gestion
• Les états de rapprochement sont entamés dès que la saisie des opérations est arrêtée
• Les états de rapprochements sont établis pour l’ensemble des comptes dont dispose
AAA et de manière régulière.
Les états de rapprochements sont approuvés par le chef comptable
5. Critères de performances
• Etablissement d’état de rapprochements bancaires mensuels ;
• Explication des écarts soulevés entre le solde bancaire figurant sur le relevé de
compte et celui de la comptabilité (comptes banques)
La liste des comptes bancaires ouverts auprès des différentes banques est établie et
mise à jour d’une façon périodique par la cellule paiement. Elle est communiquée à la
comptabilité au fur et à mesure que des changements ont lieu.
B. Rapprochements bancaires
A la fin de chaque mois, le responsable des rapprochements bancaires procède aux étapes
suivantes :
2. Les opérations qui sont comptabilisés par la comptabilité, mais qui ne sont pas encore
apparues sur le relevé bancaire ;
3. Les opérations qui sont comptabilisées par la banque, mais non encore comptabilisées
par le service de la comptabilité ;
Ensuite les états de rapprochements sont édités avec les écarts soulevés puis soumis aux
responsables de cellule (trésorerie et activités) pour analyse et apurement
Afin de redresser les écarts soulevés par les chargés de rapprochement bancaires, le
comptable confirmé procède à l’analyse des montants par nature et par compte.
Il s’agit en principe des écarts dus au timing des opérations par exemple des chèques émis non
encaissés par leurs bénéficiaires, ou des erreurs que les comptables rectifient. Une fois cette
étape terminée, le chargé du rapprochement bancaire édite les états finaux de rapprochements
bancaires pour validation par le responsable de cellule.Ce contrôle est matérialisé par le visa
du comptable confirmé.
Les états de rapprochements apurés définitivement doivent être visés par le chargé des
rapprochements bancaire et le comptable confirmé qui est chargé de l’apurement des
rapprochements
7. Contrôle interne
Matérialisation Fréquence
Auteur Support
du contrôle du contrôle
Comptable Etat de rapprochement bancaire Visa Mensuel
Etat de rapprochement bancaire
Comptable Visa Mensuel
Etat de rapprochement bancaire
Chef Comptable
Visa Mensuel
8. Supports et formulaires
- Relevés bancaire
- Bank paiement
1. Objet
2. Intervenants
3. Etapes
Introduction
Fonds envoyés
Procédure remboursement
Travaux d’inventaires
Le service Activités se charge principalement d’une part du contrôle de l’envoi des fonds pour
les déboursements effectué par le département financier, et d’autre part de la comptabilisation
des opérations de remboursement.
- Le suivi et la comptabilisation des pertes sur prêt : décès ou incapacité sur la base des
décisions reçues du Département du crédit ;
Toutefois, la répartition des taches entre les membres de cette cellule n’est pas figée et laisse
la place à des possibilités de permutation de poste de travail.
1. Objet
2. Intervenants
3. Etapes :
4. Règles de gestion
Les lettres de virements et les journaux de virement doivent être envoyé par le DF
au DCCG le lendemain à 10H pour chaque jour financier
Toutes modification ou annulation d’un virement doivent être matérialisé par une
pièce comptable
5. Critères de performances
1. Réception des journaux de saisie et les lettres de virement (voir la note de procédure relative à
l’envoi de Fonds n°35/06)
2. Contrôle des journaux et lettres de virement : (voir la note de procédure relative à l’envoi de
Fonds n°35/06)
Le comptable doit rassembler l’ensemble des journaux de saisie envoyé par jour par Le DF et
procède à l’intégration sur Sage :
Le transfert en forme de DAP est requis pour les antennes n’ayant pas la possibilité d’utiliser
leurs comptes bancaires.
En cas de non utilisation du DAP l’agent bénéficiaire est dans l’obligation de le retirer le jour
financier avant fermeture de la banque, et de le reverser auprès de la même agence au compte
siège de l’association. Il est appelé également selon la note de procédure 12/05 à informer, le
jour même du déboursement, par mail le service comptable en mettant leur coordinateur en
copie, de la non utilisation du DAP et de faxer le reçu de versement au service Comptabilité
Activités
Les confirmations de non utilisation ainsi que les reçus bancaires de versement sont classés
par le chargé de suivi de déboursement par date et par antenne. Le chargé de traitement de
déboursement procède le lendemain des jours financiers des antennes au rapprochement des
données relatives aux DAP saisies par les antennes et intégrées à la base centrale avec la liste
des DAP envoyés par la comptabilité FC. Les écarts sont communiqués à la cellule gestion de
données informatique pour confirmation. Après élimination des DAP non utilisés reversés par
les agents l’état des DAP non saisis à la base de données est envoyé au Département Crédit
pour relancer les antennes concernées.
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal de saisie et lettre de Visa pour chaque
virement opération de
Comptable Visa déboursement
Journaux et lettres de
virement Visa
signataires
Journaux et lettres de
virement
Visa/signature
8. Supports et formulaires
1. Objet
2. Intervenants
DCCG, DF, DC, DARH
3. Etapes
4. Règles de gestion
Tous les déboursements effectués au sein des antennes sont appuyés des fiches de
contrôle de déboursements, signées par les clients et les agents
Tous les faxes de contrôles de déboursements doivent être acheminés au service
comptable (service Activités) dans les délais convenus.
Tout écart issu du rapprochement avec l’informatique doit être expliqué et apuré
dans les meilleurs délais
- Recevoir toutes les pièces justificatives des déboursements en fin de journée financière ;
- Etablir l’état de déboursements effectifs à la fin de chaque journée
6. Déroulement opérationnel
Le chargé de fonds envoyés prépare, sur la base des appels de fonds envoyés par les
Coordinateurs Régionaux, un état des déboursements prévisionnels de la semaine. Cet
état est transmit au DCCG
La réception par fax des fiches de contrôle de déboursement (fiche C1 & C2) établies par
l’antenne commence à partir de la première heure qui suit les déboursements lors de chaque
journée financière.
Le chargé des prêts en cours ou contrôle de déboursements vérifie en premier lieu l’intitulé
de l’antenne et la date de déboursement, il procède ensuite au classement des fiches par date,
par semaine et par ordre alphabétique afin de déceler les fax non encore parvenus à relancer,
ainsi que les fax illisibles
• code de groupes : pour s’assurer que seul les groupes autorisés par le CR sont
déboursés.
• les montants des prêts accordés dans le but de confirmer leur exactitude avec
l’autorisation de déboursement.
• numéros de chèques : afin de déceler s’il y a une répétition des mêmes numéros dans
un seul groupe, cette vérification permet aussi de calculer les montants déboursés par
chèques par l’antenne.
• Vérification des signatures et cachets des agents. (agent administratif et son co-
équipier). Après avoir examiné ces éléments, le responsable des prêts en cours
effectue des relances nécessaires auprès des antennes concernées.
Une situation périodique des écarts doit être communiquée au DC et au besoin au comité
directeur
Le responsable des prêts encours prépare l’état des déboursements réels en se basant sur l’état
préparé lors de la réception des demandes d’autorisations de déboursement, il y intègre les
modifications survenues le jour de déboursement : déduction du nombre de clients et
montants non déboursés.
Chaque jour, Les données déboursements réels de la service Activités et celle de la cellule
gestion de données de l’informatique seront regroupées dans un fichier Excel. Ce fichier, fera
ressortir tout écart recensé à l’issue de la saisie des données par les deux parties.
Après redressement des écarts par les deux parties, l’état sera signé par les responsables de sa
production et classé par les deux parties : l’informatique et la comptabilité
Après vérification des écritures par le comptable chargé de l’intégration sur sage 1000, il
exécute le processus d’intégration sur sage
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Fiche de contrôle de pour chaque
déboursement Visa opération de
déboursement
Journaux de prêts encours Visa
généré de la base de donnée
8. Supports et formulaires
1. Objet
2. Intervenants
3. Etapes :
a. Envoi des données financières et des journaux condensés par les antennes
4. Règles de gestion
Toutes les données financières doivent êtres intégrées dans la base centrale.
Toutes les opérations financières doivent être justifiées par des fax de journaux
condensés dûment remplis.
6. Déroulement opérationnel
a. Envoi des données financières et des journaux condensés par les antennes
Chaque fois que des opérations financières ont lieu, les agents sont tenus d’envoyer les
données financières au service informatique et au service comptabilité au plus tard
une heure après la fin des déboursements.
iii. les données doivent être renvoyées au service informatique pour une
mise à jour.
Le rapprochement des données saisies sur la base des journaux condensés avec celles
intégrées à la base de données informatique se fait d’une façon manuelle et fait
ressortir les cas suivants :
- Manque / Non envoi de journal condensé par fax : des données intégrées à
la base de données informatique n’ont pas de justification au niveau du
service comptabilité. Le journal condensé de quelques antennes n’étant pas
parvenu par fax à la comptabilité ;
Les service comptabilité et informatique procède sur la base des constatations faites à
la relance des antennes pour :
« La Caisse Activités n’est qu’une caisse de transit. Elle reçoit en espèce les mises à
disposition et les remboursements, et effectue les déboursements. Le solde est remis le
soir même à la banque. Le journal caisse FC doit faire apparaître chaque fin de journée
un solde nul.
Le service comptable fait ressortir chaque jour l’état de solde caisse des antennes
relatif à la journée précédente. Vérifie que toutes les recettes non versées sont dûment
justifiées :
Des demandes d’explication sont envoyées aux antennes n’ayant pas respecté la
procédure avec copie à leurs CR et au DC.
Une dernière vérification est faite sur la base des journaux condensés reçus par le
service pour vérifier que toutes les écritures intégrées à la base de donnée
informatique sont bien justifiées.
Chaque fin de semaine le service Activités procède à la génération, via une application
informatique, d’un fichier condensant toutes les opérations de remboursements
effectuées par les antennes.
Les données sont intégrées à la comptabilité après avoir été revérifiées et redressées,
par le comptable
7. Contrôle interne
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Antenne Les journaux condensés Visa Quotidiennement
8. Supports et formulaires
1. Objet
Comptabilisation des agios, retenues et intérêt sur prêts effectués par les différentes
banques
2. Intervenants
3. Etapes
C. Intégration à la comptabilité
D. Analyse de comptes
4. Règles de gestion
Toutes les données concernées (alimentation de compte, agios et frais bancaires et intérêts
doivent être comptabilisées par semaine
Toutes les écritures comptables relatives aux virements de fonds doivent être
comptabilisées
Tous les agios et frais bancaires doivent être enregistrés à la comptabilité au cours de
l’exercice auquel ils se rattachent
6. Déroulement opérationnel
Le chargé de la passation des opérations diverses passe les écritures sur la base de :
Le comptable procède à la saisie des écritures dans un fichier Excel sous format
permettant l’intégration à Sage.
• Passation des Frais bancaires : des frais d’avis de virement et frais de timbre au
compte 61473 à la fin de chaque semaine sur la base de fichier envoyé par la
trésorerie.
• Passation des Frais financiers : agios sur comptes débiteurs au compte 61474 à la fin
de chaque la première semaine qui suit le trimestre.
• Passation des intérêts et les garanties sur nos prêts : intérêts sur nos prêt et les
garanties débiteurs au compte 61474
• Solde du compte virement de fonds par le débit des comptes bancaires concernés à la
fin de chaque semaine.
D. Analyse de comptes
Le comptable Fonds de crédit effectue chaque fin de mois des analyses de solde
de compte de virement de fonds. Ce travail permet d’identifier si une opération a
été omise et de l’intégrer par la suite.
7. Contrôle interne
Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Fichier reçu de la trésorerie Hebdomadaire
8. Supports et formulaires
1. Objet
2. Intervenants
3. Etapes
A. Radiation des prêts non performants :
1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de radiation des prêts non
performants.
2. Intervenants
3. Etapes
A. Edition de l’état de retard au 31 décembre
B. Identification des prêts non performants
C. Etablissement d’une décision de radiation de prêt
D. Constatation de la perte et radiation de prêt
4. Règles de gestion
Est dit ‘’Non Performant’’ tout prêt accusant un retard de plus de 180 jours depuis la date
de la dernière échéance remboursée.
La liste des prêts à radier est arrêtée sur la base de l’état de retard édité par le service
informatique ;
5. Critères de performances
Tous les prêts non performants doivent être passés en perte à la fin de l’année ;
6. Déroulement opérationnel
Est dit ‘’Non Performant’’ tout prêt accusant un retard de plus de 180 jours depuis
la date de la plus ancienne échéance de paiement non honorée.
Le responsable de la service Activités arrête la liste les prêts à radier sur la base de
l’état de retard et les présente à sa hiérarchie pour validation par apposition de visa
ou retour de mail
- Le service informatique change le statut des prêts radiés de « actif » à « non performant ».
De ce fait, ils sont systématiquement éliminés de l’état des prêts en retard et leurs
remboursements ultérieurs sont considérés comme gains au niveau des états
informatiques.
7. Contrôle interne
1. Objet
2. Intervenants
3. Etapes
4. Règles de gestion
L’état des provisions sur créances en souffrance est établi sur la base de l’état de retard
préparé par le service informatique.
Chaque trimestre, une provision pour couvrir les pertes sur les prêts en retard est
constituée et est incorporée aux charges d'exploitation.
Tous les prêts accusant un retard de 8 jours ou plus doivent être provisionnés.
6. Déroulement opérationnel
Chaque fin de semaine qui suit l’expiration du mois, trimestre et année le responsable du
service Comptabilité Activités réclame un état de retard auprès de la cellule gestion de
données informatiques.
- 100 % du capital en cours des prêts dont le retard dépasse 180 jours.
Chaque arrêté de comptes le responsable de comptabilité fonds de crédit traite les provisions
sur créances en souffrance. Pour ce faire, il se base sur l’état de retard et l’état des dotations et
reprises sur provision sur créance en souffrance de l’arrêté antérieur.
L’état des dotations et reprises sur provision pour créances en souffrance comporte les
données suivantes :
Selon les scénarios mentionnés ci-dessus, trois types d’écritures comptables s’imposent:
1er cas : constitution d’une provision pour la première fois :
8. Supports et formulaires
- Etat de retard
- Etat de provision
- Journal d’inventaire
1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement des écritures
de régularisation de produits à savoir les produits à recevoir et produits constatés
d’avance.
2. Intervenants
3. Etapes
A. Principe
C. Produits à recevoir
4. Règles de gestion
Chaque arrêté de compte, seuls les produits sur prêts acquis à l’exercice sont
rattachés à cette période.
Les états de produits à recevoir et produits constatés d’avance sont édités via une
application informatique.
Faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné les produits qui s’y rapportent.
6. Déroulement opérationnel
A. Principe :
Il s’agit des intérêts courus depuis la date de la dernière échéance remboursée qui
précède la date de l’arrêté. Ils sont enregistrés en produit par le débit du compte Intérêt
courus non échus
Comptabilisation :
C. Produits à recevoir :
Les produits à recevoir constituent des produits acquis à l’Association mais dont les traites ne
sont toujours pas remboursées
Comptable Etat des intérêts Cet état est produit par Annuel
courus et non l’informatique
échus
Annuel
Comptable
Etat de produits et état est produit par
perçus d’avance l’informatique Annuel
Comptable
Journal Annuel
d’inventaire Visa
8. Supports et formulaires
1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter les analyses de compte FC
2. Intervenants
3. Etapes
4. Règles de gestion
5. Critères de performances
Tout écart détecté doit être justifié dans les meilleurs délais
6. Déroulement opérationnel
Ces comptes ne sont, par principe, que des comptes de transit par lesquels sont passés les
opérations de déboursement et remboursement.
Le responsable des analyses de compte analyse les centres non soldés et procède à leurs
apurements en se basant sur les journaux de la base de donnée informatique.
Comme nous l’avons cité auparavant le responsable de l’envoi des fonds passe par le compte
de virement de fonds en contre partie du compte de la banque.
D’autre part, le responsable des prêts en cours constate les déboursements réels en se basant
sur les données du journal FC.
Le responsable de l’analyse des comptes intervient par semaine pour juxtaposer les données
des journaux comptables (FE, REB et PEC), repérer les mauvaises imputations et les rectifier.
Egalement à cause des reports ou annulation des groupes : une mise à disposition non requis
par les agents est à déceler puis à relancer par la comptabilité.
Pour chaque cas, une décision est établie par le département Crédit et remise :
Un fichier Excel est conçu par le comptable sur la base des décisions de Fonds de sinistres
émanant du DC. Il introduit les données sur les clients, tel que : nom du client, N° de AAA,
promotion, groupe, date décision, montant, nombre d’échéance, …
Il contient, identiquement, les montant prélevés sur Fonds de sinistres par décision,
promotions échéance et date de décision. L’emploi des fonctionnalités de l’Excel permet de
juxtaposer ces données selon les besoins de l’analyse (traitement par antenne, par mois, par
journée…).
Ce fichier permet de renseigner les libellés sur sage : antennes, promotions et échéances
concernées
Il permet aussi de dégager les anomalies : exonération sans établissement d’une décision,
exonération d’une échéance en moins ou en plus,…
Chaque mois, après avoir mis à jour les données de ce fichier, le responsable de l’analyse des
comptes procède à l’édition du grand livre analytique du compte 618201, vérifie
l’enchaînement des échéances payées, puis confronte les données de Sage avec l’état de suivi
de fond de sinistre
Chaque Fin de mois, le comptable fonds de crédit importe les données de remboursement et
de déboursements à partir des requêtes de la base de données informatiques vers l’Excel, à
titre d’exemple :
- Capital, intérêts et frais relatif au remboursement : En général, par antenne ou/et par
période.
- Montant déboursé et frais retenus pour les déboursements : En général, par antenne
ou/et par période
Les données définitives sont synthétisées sous Excel. Formalisation des contrôles et
conservation de ce document à définir
7. Contrôle interne
Modalités
Fréquence de Délai
Auteur Support de
classement conservation
classement
Comptable Etat de rapprochement des Par antennes Annuel 10 ans
confirmé encours et des produits et par date
chrono des
justifications
de solde