Você está a 10 Passos para o Certificado ISO 9001:2008

26/02/2008ronaldocgqDeixar um comentárioIr para os comentários

Esse roteiro parte do pressuposto de que a Alta Direção apenas decidiu
que deseja certificar a empresa, o que na verdade é o passo zero.
Provavelmente, as ações tomadas serão acompanhadas de perto por um
consultor ou profissional da área de Qualidade, contratado pela empresa e
apto a tocar esse projeto. Cada uma das atividades apresentadas no check-
list apresentado deverão constar em um cronograma preparado em
conjunto com a Alta Direção e responsáveis de cada área.
1 – Reunião com a Alta Direção:
Nesta reunião é apresentada a Norma. Convém que sejam fornecidas
estatísticas de certificação (no país e no mundo), benefícios, cases de
sucesso, custos envolvidos e resultados esperados. Tudo isso deve ser
sumarizado para não estender demais essa reunião. Uma apresentação em
Power Point pode ajudar bastante. Nesta reunião deve ser solicitado que a
Direção nomeie um responsável pelo projeto, que irá controlar os avanços,
acompanhar as etapas seguintes e manter a Direção informada.
2 – Apresentação do Projeto e conscientização:
Estando aprovada pela Direção a implantação, é necessário que as
lideranças e demais níveis da organização sejam conscientizados da
importância da Norma, da atuação do(s) consultor(es) junto aos
executantes dos processos, da necessidade de colaboração. É comum que
nessa fase algumas pessoas já questionem as mudanças, aparecendo as
primeiras resistências. É importante que sejam tranqüilizados de que a
implantação da ISO não irá afetar de forma negativa suas atividades. As
alterações nos processos se necessárias, ocorrerão com transparência, com
seu conhecimento e participação.
3 – Curso sobre Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ):
É conveniente que os responsáveis por cada área (gerências) participem de
um curso rápido sobre Interpretação da Norma. Isso irá facilitar a
comunicação, dissipar dúvidas e favorecer o surgimento de boas idéias para
o projeto. Ninguém se sente confortável participando de algo que não sabe
bem o que é, não é mesmo?…
4 – Organização do Sistema da Qualidade:
É a preparação de Macro-Fluxos ainda sem detalhamento, para entender a
interação dos processos, estudar, ajustar ou até mesmo definir um
organograma que indique os responsáveis por cada área. É uma espécie de
rascunho do sistema que será ajustado no decorrer da implantação.
5 – Modelagem dos Processos:
Neste ponto a participação do nível operacional é importante. Cada
processo deve sermapeado em detalhe através do acompanhamento das
atividades e entrevistas com os executantes. É um ótimo momento para
criar empatia com o projeto. Peça sugestões para melhorar cada atividade,
encoraje que o executante mostre sua opinião. Aqui também é analisada a
documentação existente, definidos layouts, revisados ou criados
formulários, etc. É um ponto crítico da implantação, onde se deve ter o
cuidado de não gerar burocracia excessiva e manter o foco em simplificar
sem perder valor ou controle das atividades. Falando em controle,
os controles obrigatórios da ISO cabem exatamente aqui.
6 – Padronização dos Processos:
Com a modelagem estabelecida, aparecem as discrepâncias. Nota-se que
cada pessoa tem sua forma particular de executar uma atividade. O pessoal
deve ser treinado na utilização dos procedimentos operacionais de área (PA
´s) e Instruções de Trabalho (IT´s) aplicáveis a cada processo. É
importante que saibam que é necessário manter um padrão, todos devem
atuar conforme estabelecido na documentação, e isso só pode ser obtido
com treinamento. IMPORTANTE: Esse treinamento deve ser avaliado no
decorrer da implantação, e deve ser verificada a sua efetividade.
7 – Elaboração dos Procedimentos Sistêmicos:
Esse passo pode ocorrer simultaneamente aos passos 4, 5 e 6, pois trata-se
dosProcedimentos Obrigatórios da ISO, os que constituem efetivamente o
SGQ. O responsável pelo SGQ deve acompanhar de perto a elaboração
deles em conjunto com os responsáveis de cada área envolvida.
8 – Elaboração do Manual da Qualidade:
O Manual da Qualidade, tal como os documentos restantes do SGQ, não
possui um modelo pré-definido para a sua elaboração. Uma sugestão de
estrutura bem prática é esta, adaptada do apresentado por Maria de Lurdes,
autora de “Qualidade para Principiantes” :
0. Introdução
1. Apresentação da Organização
1.1. Atividade e Breve Histórico da Empresa
1.2. Organograma, Responsabilidades e Autoridades
1.3. Definições e Abreviaturas (utilizadas no Manual e nos procedimentos
internos)
2. Apresentação do SGQ
2.1. Campo de Aplicação (Escopo)
2.2. Política e Objetivos da Qualidade
3. Anexos (para uso interno na organização. Podem ser dispensados em
vias destinadas a Clientes)
3.1. Apresentação dos Processos e Suas Interações (Macro-Fluxo dos
Processos)
3.2. Lista de Procedimentos Documentados
3.3. Lista de Formulários Controlados
IMPORTANTE: O Manual da Qualidade deve refletir completamente o SGQ e
a Empresa, inclusive sua cultura, sua história. Deve ter a personalidade da
Empresa, sua marca. Isto não é um requisito da norma, mas sim uma boa
prática.
9 – Auditorias Internas da Qualidade e Verificação do SGQ:
É hora de verificar todos os processos! Nessa altura, o SGQ já funciona! A
Auditoria Interna é requisito obrigatório da ISO 9001:2000. Existem
Auditores que a dispensam num primeiro momento, na Auditoria de
Certificação. Para estes, basta haver o procedimento e a metodologia
estabelecidos e tudo bem. Mas o aconselhável é que já tenha sido feita até
para facilitar a Auditoria de Certificação, que assim será um processo bem
menos desgastante, pois todas as correções dos processos já foram
levantadas e de preferência executadas.
10 – Preparativos para Certificação:
É o epílogo da implantação. Em muitas organizações o momento da
Auditoria Externa é de muita tensão, principalmente nos níveis
operacionais. Estes preparativos servem principalmente para dissipar esse
clima, mostrar as melhorias obtidas, motivar o pessoal, agradecer seu
empenho e deixar bem claro que a equipe do Órgão Certificador não é um
Bicho-Papão…
Depois de todo o trabalho para chegar até aqui, temos ainda uma
espécie de “vestibular”, a Pré-Auditoria. Mesmo com muita dedicação
e seriedade por parte dos responsáveis pela implantação, muita
gente participou, muita coisa foi desenvolvida, modificada, muito
treinamento foi feito… Se ocorreram as Auditorias Internas essa etapa é
geralmente inócua e pode até ser dispensada ( o que não recomendo). A
Pré-auditoria segue os mesmos passos da Auditoria de Certificação:
Reunião de Abertura, investigação, relato das não-conformidades e reunião
de encerramento, porém não pode recomendar ainda a emissão do
Certificado.Após a Pré-Auditoria e se necessário, são feitos os ajustes no
SGQ e marcada a Auditoria de Certificação.