Grand Rounds Policy (Draft October 4, 2010) 

 
Background 
 
Preparing for and presenting Grand Rounds provides residents with excellent 
training in the CanMEDS Scholar and Collaborator roles. In the Department of 
Psychiatry, it has been an informal expectation that residents present Grand Rounds 
once every academic year, however, there has been little direction about how to 
operationalize this expectation and ensure that Grand Rounds presentations are 
optimally used to teach and evaluate resident performance in this important 
activity. The following policy aims to provide more direction to the Program and to 
Site Coordinators regarding Grand Rounds. 
 
1) Grand Rounds must be presented by each PGY‐2 to PGY‐5 resident in the 
Department of Psychiatry once per academic year. Residents who cannot 
present Grand Rounds due to extenuating circumstances must contact the 
Program Director in order to be released from this responsibility. Usually a 
physician’s letter will be required.  In most cases, the resident must make up 
for the missed Grand Rounds by presenting Grand Rounds twice during the 
following academic year. 
2) Residents must not duplicate Grand Rounds from year to year although they 
are permitted to choose similar topics each year. 
3) It is the responsibility of all Postgraduate Site Coordinators to ensure each 
PGY‐2 to PGY‐5 resident present a Grand Rounds once per academic year. 
Residents who wish to be released from presenting during the first 6‐month 
block, must confirm to the Postgraduate Site Coordinator with 
documentation that they are booked into the Grand Rounds schedule of their 
next 6 month block. Residents must present Grand Rounds at the site where 
they are doing their current core rotations or senior selective rotation. 
4) Postgraduate Site Coordinators may sometimes allow residents to fulfill 
Grand Rounds responsibility by presenting at large, multi‐disciplinary 
rounds that are evaluated by the audience. Residents presenting in these 
alternate venues may not be eligible for best Resident Grand Rounds Awards 
for their site. This decision will be at the discretion of the local Postgraduate 
Site Coordinator and Psychiatrist‐in‐Chief. 
5) Postgraduate Site Coordinators should assist residents presenting Grand 
Rounds by assigning mentors to help the resident choose an appropriate 
topic and review the resident’s slides prior to the presentation. Residents are 
strongly encouraged to work with a Grand Rounds mentor. Whether or not 
the resident’s mentor is their primary supervisor, the primary supervisor 
should attend the resident’s Grand Rounds presentation. 
6) Residents Grand Rounds presentations must be forwarded by the 
Postgraduate Site Coordinator/Education Assistant to the Postgraduate 
Education Office for filing in the resident’s file as part of their Grand Rounds 
portfolio.  In addition, the summary sheet of the evaluation of the resident’s 
Grand Rounds must also be forwarded to the Postgraduate Education Office 
for filing in the resident’s file.