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MANUAL DE redacción

tomás sarramía
Catedrático Departamento
Español Comercial
Universidad de Puerto Rico

MANUAL DE redacción
Créditos editoriales
Segunda edición 2003
Primera edición 1996

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ISBN 0-929441-83-4

Producido en Puerto Rico


Impreso en Colombia • Printed in Colombia

Editor
Andrés Palomares

Diseño Tipográfico
Eva Gotay Pastrana

Portada
Eva Gotay Pastrana

Negativos y separación de colores


Publicaciones Puertorriqueñas

Departamento de Multimedia
Carlos Negrón • Xavier Molina

Promoción
José Francisco Pares
Nélida Irizarry
Celestino Martínez
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Índice

1 COMUNICACIóN
1 ¿Qué significa comunicación?
2 Definición e importancia
2 Elementos básicos de la comunicación
5 Competencia comunicativa
6 Modelos de comunicación
7 Problemas de comunicación
7 Percepción
8 Filtros
8 Barreras de comunicación
10 La comunicación escrita
11 Diferencias entre la comunicación oral y la escrita
11 Sugerencias que propician una comunicación escrita eficaz

14 EL INFORME ESCRITO Y EL REDACTOR


14 El informe escrito
15 Definición y características
16 Función y objetivos
17 Dirección del informe
18 Clasificación
21 Cualidades comunes
21 Nuevas tendencias
22 El redactor de informes
22 Descripción general de su labor
23 Atributos
23 Hábitos intelectuales recomendables para enfrentarse a un
problema.

25 ESTILO Y CUALIDADES COMPLEMENTARIAS


25 El estilo
26 Cualidades de estilo
26 Claridad
28 Sugerencias para que un estilo sea claro:
32 Brevedad
32 Una forma práctica de abreviar :
35 Precisión
35 Cómo mejorar nuestra precisión:
39 Sencillez y naturalidad


vi · Tomás Sarramía

40 Se atenta contra la naturalidad al utilizar:


41 Cualidades complementarias
47 Resumen de reglas prácticas de redacción y estilo
47 para la preparación de informes

49 ELABORACIóN y PLAN INICIAL


51 Determinar el tema o problema y propósito
53 Identificar al destinatario
54 Búsqueda del material informativo.
54 Determinar los datos necesarios.
55 Método
55 Obtención de datos primarios
58 Localización de datos secundarios
65 Recopilación del material
65 Preparación de fichas
67 Ordenación de los datos
67 Tiempo de elaboración y entrega
68 Actividades afines
68 Cálculo de fecha de entrega

70 REDACCIÓN DEL INFORME


70 El bosquejo
76 Importancia del párrafo
77 Principios que gobiernan la estructura del párrafo
78 Extensión del párrafo
78 Clases de párrafos
79 Temas y subtemas
81 Divisiones principales
82 El borrador o primera redacción
84 Revisión de la primera versión
84 Corrección de borradores
87 Evaluación preliminar

88 REDACCIóN Y ENFOQUE DE LOS PRINCIPALES TIPOS DE INFORMES


89 Los informes descriptivos
89 Los informes periódicos
90 Los informes de progreso
94 Informes especiales
94 El informe anual
94 El informe de auditoría
95 Los informes analíticos
95 Formulación del objetivo
96 Partes del informe
97 Material preliminar
99 Cuerpo del informe

104 MATERIAL ILUSTRATIVO


105 Necesidad del material ilustrativo
108 Tablas
113 Gráficas
Manual de redacción · vii

114 Gráfica de línea


117 Gráfica de barras
117 Gráfica de barras simples
118 Gráfica de barras múltiples
120 Gráfica de barras segmentadas
121 Gráficas de barras bidireccionales
122 Pictogramas
122 Gráfica circular
126 Otros materiales ilustrativos
126 El diagrama
126 El diagrama de organización
130 Diagramas de procedimiento
132 Mapas estadísticos
133 Fotografías
134 Uso interactivo de materiales
137 Sugerencias generales para la utilización
137 de material ilustrativo.

138 TéCNICAS DE DOCUMENTACIóN


139 Citas en el texto
139 La cita paráfrasis
140 La cita directa
140 Extensión
140 Cita breve
141 Cita extensa
142 Elipsis
142 Interpolaciones
143 Estilo y puntuación
145 Notas al pie de página
145 Identificar la fuente que corresponda.
146 Ampliar ideas
146 Efectuar referencia cruzada
146 Contenido de las notas al pie de página
147 Cómo debe citarse
147 Libros
148 Artículos
148 Ejemplos diversos
148 Para citar
148 Un libro con un autor
148 Un libro con dos autores
148 Un libro con tres autores
148 Un libro con cuatro autores o más
149 Una publicación sin autor
149 Un artículo de una revista
149 Una revista sin numeración de volumen o tomo
149 Un artículo de un periódico
149 Un artículo de autor anónimo
149 Una fuente de otra
149 Un documento gubernamental
149 Un documento de la rama legislativa
150 Un documento de una organización internacional
150 Un material de DIALOG o de ERIC (Database)
viii · Tomás Sarramía

150 Una entrevista personal


150 Colocación y numeración de las notas al pie de página
152 Formas especiales de citas en notas al pie de página
152 Mediante el apellido del autor
152 Mediante abreviaturas latinas
153 Ibíd. (Del latín Ibidem = en el mismo lugar)
153 Op. cit. (del latín opere citato = en la obra citada)
153 Loc. cit. (del latín loco citato = en el lugar citado)
155 Referencias en el texto
156 Documentación suplementaria
156 La bibliografía
157 Tipos de bibliografía
158 Forma y estilo de presentación
158 Ejemplos
162 Comparación de estilos
162 Formas de citar al pie de página
163 Formas de citar en la bibliografía
164 Forma de citar al pie de página
164 Forma de citar en la bibliografía
165 Apéndices
166 Usos

167 PRESENTACIóN Y FORMATO


168 Aspectos comunicativos no verbales
175 Revisión
175 Evaluación final
175 Objetivo
175 Comprensión
175 Sinopsis
176 Introducción
176 Disposición del escrito
176 Estilo
176 Conclusiones
176 Recomendaciones
176 Apéndices
177 Ilustraciones
177 Citas
177 Bibliografía
177 Presentación
177 Cómo se distingue un buen informe

181 Apéndice A
181 Abreviaturas y símbolos más frecuentes en los informes escritos

182 Apéndice b
182 Signos de puntuación
182 Uso del punto
184 Uso de la coma
185 Uso del punto y coma
186 Uso de los dos puntos
Manual de redacción · ix

187 Uso de los puntos suspensivos


187 Uso de la diéresis
187 Uso de las comillas
188 Uso de los guiones
189 Uso de la raya
189 Uso de la raya oblicua
189 Uso de los signos de interrogación
190 Usos de los signos de admiración
190 Usos del paréntesis
191 Usos de otros signos auxiliares
191 Corchetes
192 Dos rayas
192 Apóstrofo
193 Párrafo
193 Calderón
193 Asterisco
193 Llave
193 El acento
193 División de las palabras según su acento
194 Reglas de acentuación ortográfica
195 Casos especiales de acentuación
195 Reglas aplicables a los monosílabos
196 Casos especiales de acentuación
196 Acentuación de las palabras compuestas
196 Otros casos de acentuación
197 El uso de las mayúsculas
197 Normas generales
199 Uso de las mayúsculas en los informes

201 APéNDICE C
201 Los números y su escritura
201 Los números se escriben en letra:
201 Se escriben en cifra:
203 Al escribir los numerales recordemos que:
203 Los cardinales (determinan con exactitud)
203 Los ordinales (expresan idea de orden sucesivo)
204 Los partitivos (indican división o parte)
204 Los múltiplos (denotan multiplicación)

205 lecturas
207 LA PREPARACIóN DE INFORMES
207 El proceso mental previo
209 El arte de escribir
210 El lenguaje y la comunicación
212 Lo sustantivo y lo procesal
212 El arte de tachar y la revisión
212 El tono del informe
213 El destinatario del informe
213 Guías generales de redacción
214 Una advertencia final
215 Como preparar y escribir un informe
215 Los elementos esenciales
 · Tomás Sarramía

216 Orden y organización de la composición


217 Desarrollo de ideas
218 Justificación de ideas
219 LOS INFORMES ADMINISTRATIVOS
220 Planificación
220 Control
221 Evaluación
222 INFORMES CLAROS, CONCISOS Y EFECTIVOS
222 El arte de escribir eficazmente requiere práctica
223 Decida los puntos débiles
225 INFORMES SIGNIFICATIVOS
225 Responsabilidad gerencial
226 Procedimiento recomendado
227 Evaluación de ayuda
227 Cuestiones básicas
228 Criterios generales
229 SIETE PASOS HACIA LA PREPARACIóN DE UN BUEN INFORME
229 Frecuencia
230 Economías
230 Costos
230 Servicio
230 Metas
230 Revisión anual
231 Beneficios adicionales
232 EL SISTEMA DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
232 Aspecto general y requisitos de un sistema de informes administrativos
234 Labor a realizarse
234 Labor realizada
234 Variación
235 Otros requisitos
235 Utilidad de un sistema de informes
236 Otras consideraciones generales
237 EL INFORME «BIEN HECHO»
240 UNA LISTA DE COTEJO PARA ESCRIBIR INFORMES EFICACES

242 Bibliografía
PRóLOGO

La habilidad para comunicarse eficazmente a través de un informe


es una ineludible necesidad de los actuales profesionales y de aquellos
estudiantes universitarios que formarán parte de los distintos cuadros
laborales del país.
Este libro que el lector tiene en sus manos es un manual, es decir, un
libro que se tiene a mano, que se puede manejar, que compendia lo más
sustancioso de una materia. Al margen de los innumerables tratados y
textos que enfocan este contenido, este manual se diseñó siguiendo un
triple objetivo funcional: 1) responder a una consulta rápida de quienes
se dedican a la tarea de redactar informes; 2) utilizarse como herramienta
útil, a través de un conjunto de sugerencias e indicaciones metódicas,
para redactar y presentar informes profesionales y 3) presentar una idea
general actualizada de los aspectos principales del desarrollo de dicho
tema.
Aunque este manual presenta por separado cada una de las sec-
ciones que tiene que incluir un informe o trabajo de investigación, la
realidad es que el proceso de escribir no lleva forzosamente el orden
aquí presentado. En el momento de definir un objetivo, el redactor ya
está pensando en qué preguntas o qué hipótesis va a formular; también
estará revisando la bibliografía y anotando aquello que parezca relevante
en relación con su objetivo.
Al final se ofrece una serie de apéndices de uso práctico y una se-
lección de lecturas complementarias, además de una bibliografía, no
exhaustiva, naturalmente -dadas las características de este trabajo-,
pero suficiente para la ampliación de aquellos conocimientos relacio-
nados que el lector pueda desear.
El autor queda en deuda con las siguientes personas e instituciones:
Dr. James VanOosting, catedrático de la Southern Illinois University;
Dr. Francis W. Weeks, profesor emérito (University of Illinois, Urbana-
Champaign); The Association for Business Communication (Boston,
Massachusetts); Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puer-
to Rico; Office Publications, Inc. (Stanford, Connecticut); Oficina de
Presupuesto y Gerencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. A
todas, un reconocido agradecimiento, por su gentil autorización para
citar, traducir y reproducir -según el caso- los artículos seleccionados
que componen la Antología de lecturas que se incluye al final de este
manual.
Tomás Sarramía

xi

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