DS3T

Plan de Comunicación

Miguel Ángel Ramírez Negrete

José Guadalupe Razo Limas
Luz Elena Razo Montoya
Juan Manuel Rodríguez Vázquez
Jannick Servando Tejeda Negrete

Diciembre, 2010
 Miguel Ángel Ramírez
José Guadalupe Razo
Luz Elena Razo
Juan Manuel Rodríguez
Jannick Servando Tejeda

Tabla de Contenido
Tabla de Contenido............................................................................................................................1
Introducción.......................................................................................................................................2
Objetivos............................................................................................................................................2
Objetivos generales........................................................................................................................2
Objetivos específicos de la comunicación interna..........................................................................2
Objetivos específicos de las actividades de difusión y comunicación externa................................2
Interesados e información requerida..................................................................................................2
Persona o grupos que recibirán la información..................................................................................3
Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información............................................................3
Frecuencia de la comunicación..........................................................................................................3
Proceso de escalamiento...................................................................................................................4
Actualización del plan........................................................................................................................4
Matriz de Comunicaciones.................................................................................................................1
Matriz DOFA: Comunicación interna y externa..................................................................................4

Plan de Comunicación
 Miguel Ángel Ramírez
José Guadalupe Razo
Luz Elena Razo
Juan Manuel Rodríguez
Jannick Servando Tejeda

Introducción
El éxito y el impacto de un proyecto innovador dependen en gran medida de las actividades de
comunicación y difusión.
Para garantizar desde el principio una planificación estratégica y una gestión eficaz de las actividades
y herramientas de comunicación y difusión se elabora y pone a disposición de los miembros de
DS3T este Plan de Comunicación y Difusión.

Objetivos
Objetivos generales
• Optimizar el flujo de la información entre los socios del proyecto y organizar una
comunicación eficiente entre las instituciones participantes en el proyecto.
• Dar a conocer el proyecto a los potenciales actores involucrados y a los principales
beneficiarios.
• Informar y comunicar los resultados del mismo a los participantes e interesados del proyecto.

Objetivos específicos de la comunicación interna

• C1. Sistematizar la comunicación entre los socios, especialmente entre los socios y el socio líder,
ya que de ella dependerá la correcta gestión y ejecución del proyecto.
• C2. Mantener informados a los socios sobre las acciones comunes y las obligaciones
administrativas, financieras así como de seguimiento y evaluación.

Objetivos específicos de las actividades de difusión y comunicación externa

• Poner en conocimiento el Proyecto Florería El Trébol: en qué consiste; sus objetivos; motivo de
su creación; conformación del equipo de trabajo; sus resultados; etc.
• Divulgar los avances realizados y los resultados obtenidos en el transcurso del proyecto.
• Proporcionar una base documental y material de referencia para la realización de futuros trabajos
o estudios.
• Difundir nuevos conocimientos o material de referencia.
• Realizar una comunicación eficaz y transparente y entendible, sobre el propósito del proyecto.

Interesados e información requerida.

Los interesados en la comunicación son: el equipo de trabajo, el cliente y la gerencia del proyecto.
El equipo de trabajo requiere información para control de avance, planificación y seguimiento de
tareas a desarrollar.
También es el equipo de trabajo en su totalidad, el equipo de gestión del riesgo por lo cual también
se harán reuniones del mismo para control y seguimiento de riegos, según especificado en el plan de
gestión del riego.

El cliente requiere información para control de avance, documentación que debe aprobar, definido en
el calendario a cliente, y entregas incrementales del producto para su validación y/o corrección.

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Luz Elena Razo
Juan Manuel Rodríguez
Jannick Servando Tejeda

La gerencia del proyecto requiere información para control de avance y documentación para la
aprobación de todos los entregables que se definieron como necesarios para la gestión del proyecto.
Por otra parte requiere documentación de indicadores para observar el avance en calendario y
presupuesto según lo estimado en la planificación.

Persona responsable de comunicar la información

El responsable de la comunicación será el Líder de Proyecto

Persona o grupos que recibirán la información

En las reuniones de equipo de trabajo, será el equipo en su totalidad quien estará entregando y
recibiendo información.

En las reuniones con el cliente, será Miguel Ángel Ramírez Negrete quien estará recibiendo
información por parte del equipo de trabajo.

En las reuniones con la gerencia, será Miguel Ángel Ramírez Negrete quien estará recibiendo
información por parte del equipo de trabajo.

Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información

Para las comunicaciones internas se utilizara la comunicación oral en reuniones, correo electrónico,
Chat y llamados telefónicos.

Para las comunicaciones externas se utilizara la comunicación oral en reuniones y el correo

electrónico.
En las reuniones se entregaran informes de avance y se realizaran minutas sobre cada una de ellas.

Frecuencia de la comunicación
El equipo de trabajo tendrá reuniones internas semanales.
Las reuniones con gerencia y cliente serán semanales. Serán reuniones formales e informales,
alternándose semana a semana.

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Jannick Servando Tejeda

Proceso de escalamiento
Existen dos niveles de escalamiento para la resolución de conflictos. El primer nivel es el Líder de
Proyecto, Jannick Servando Tejeda, y el segundo nivel es la gerencia del proyecto Miguel Ángel
Ramírez Negrete.
Se deberá escalar polémicas que no puedan resolverse en un inferior del personal y persistan durante
más de un día no permitiendo avanzar en las tareas.

Actualización del plan

Semanalmente se podrá actualizar y refinar este plan de gestión de comunicaciones presentando el
cambio requerido en la reunión del equipo de trabajo con la gerencia. En esta reunión se evaluara el
cambio teniendo como resultado la aplicación o descarte del mismo.

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Juan Manuel Rodríguez
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Matriz de Comunicaciones
Mensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta
FASE ¿Cómo se ¿Cuándo se ¿A quién se ¿Cómo se Periodicidad
¿Qué se comunica? ¿Quién Comunica?
Comunica? Comunica? comunica? retroalimenta?
Reunión con
Políticas y
el grupo de Verificación de la
objetivos de calidad
Representante de gestión de Plan de trabajo Responsables implementación del Durante la fase
Planeación (Acuerdos y
la Dirección calidad, del proyecto de los procesos FLORERÍA EL de planeación
normas
software de TRÉBOL
reglamentarias)
control
En el desarrollo
Noticias de avance Reportes por
Cada semana de la
del proyecto de escrito Todo el
implementación
implantación del Comité de personal de la Buzón de
Todo el
FLORERÍA EL Gestión de Corporación y sugerencias
Proyecto Boletines y
TRÉBOL Calidad Ciudadanía 1er. Día hábil de
correos Cada mes
(Acuerdos, Normas, cada mes
electrónicos
reglamentos)
Mensaje de
compromiso de la
Dirección con la Durante el
Todo el
Todo el implementación del Representante de Correo Buzón de desarrollo del
Cada Mes personal de la
Proyecto FLORERÍA EL la Alta Dirección electrónico sugerencias FLORERÍA EL
empresa
TRÉBOL. y de TRÉBOL
información sobre
el avance

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Luz Elena Razo
Juan Manuel Rodríguez
Jannick Servando Tejeda

Mensaje Emisor Medio Frecuencia Perceptor Respuesta

FASE ¿Cómo se ¿Cuándo se ¿A quién se ¿Cómo se Periodicidad
¿Qué se comunica? ¿Quién Comunica?
Comunica? Comunica? comunica? retroalimenta?
Intranet,
Informe de Comité de Gestión Al fin del Todo el personal Observaciones al
Diagnóstico Socialización Mensual
Diagnóstico de Calidad diagnóstico de la empresa diagnóstico
Unidades
Socialización y
Plan detallado de Comité de Gestión Al termino del Todo el personal Ajustes al plan Al término del
Planeación software de
trabajo de Calidad plan detallado de la empresa detallado plan
control
Modificación a los Buzón de
Al Crease o
Todo el documentos del Comité de Gestión Todo el personal sugerencias y
Socialización modificarse un Permanente
Proyecto FLORERÍA EL de Calidad de la empresa revisión de los
documento
TRÉBOL documentos
Convocatoria y Socialización y Un mes antes de Encuesta de
Comité de Gestión Todo el personal
Capacitación selección del grupo Correo iniciar cada evaluación de la Permanente
de Calidad de la empresa
(oficios) electrónico capacitación capacitación
Resultados de la Grupo auditor del Reunión con el Elaboración de
Alta dirección y
Evaluación auditoria, FLORERÍA EL grupo de Plan de trabajo planes de acciones Al termino de
responsables de
Interna (cronograma e TRÉBOL (líder de responsables del de auditoría correctivas y la auditoría
los procesos
Informes) proyecto) proceso preventiva

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José Guadalupe Razo
Luz Elena Razo
Juan Manuel Rodríguez
Jannick Servando Tejeda

Mensaje Emisor Medio Frecuencia Perceptor Respuesta

FASE ¿Qué se ¿Quién ¿Cómo se ¿Cuándo se ¿A quién se ¿Cómo se Periodicidad
comunica? Comunica? Comunica? Comunica? comunica? retroalimenta?
Documentos
Buzón de
principales del Comité de Todo el
Plan de trabajo sugerencias y
Documentación Sistema de Gestión de Socialización personal de la Permanente
del proyecto revisión de los
Gestión de Calidad empresa
documentos
Calidad

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Luz Elena Razo
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Jannick Servando Tejeda

Matriz DOFA: Comunicación interna y externa.

FORTALEZAS DEBILIDADES
- Reuniones semanales y extraordinarias con los - No existe un plan de comunicación.
empleados - Poca comunicación entre los empleados.
- Charlas con asesores técnicos - No existe un boletín informativo.
- Tienen muy bien definida su formulación - No existe comité de comunicación.
estratégica. - Mala atención al cliente por parte de algunos
- Todos los empleados conocen el manual de empleados.
funciones. - La información no fluye entre las dependencias
- Voluntad de la gerencia para la realización de - Poca comunicación de los profesionales de diferentes
acciones encaminadas al mejoramiento de la áreas.
comunicación. - Poca asistencia de usuarios a las reuniones
- Equipos de computo programadas.
- Profesionales en diferentes áreas - No existe una persona encargada de la comunicación
interna y externa
OPORTUNIDADES FO DO
-Implementación de un plan de - Charlas y conferencias que generan mayor -Con un mejor desempeño de los empleados, se
comunicación. desempeño en los empleados. puede mejorar la atención al usuario
- Mejor atención al cliente -Voluntad del gerente para realizar e implementar un -Publicidad dirigida a usuarios y empleados sobre
- Mejor desempeño de los plan de comunicación. derechos y deberes.
empleados -Con la oficina de atención al usuario se mejora la
atención al cliente.
AMENAZAS FA DA
-No asistencia a las reuniones de -Utilización de canales cara a cara para citación a -Mejorar la atención al usuario para disminuir los
empleados por falta de reuniones planeadas rumores.
información
-Aumento indiscriminado de
rumores sobre ineficiencia en el
servicio.

Plan de Comunicación