HR MANAGER JOB DESCRIPTION 

Human Resources Manager 

Responsible to: Managing Director 

OBJECTIVES 
To deliver a professional HR service within the organisation, by providing timely and 
appropriate HR and management advice to all members of staff and internal clients. 

MAIN DUTIES 
General duties 
­  To develop, maintain and deliver a high quality human resource strategy, and 
advise all employees and internal clients as appropriate 
­  To provide generalist advice and guidance to senior managers/Head of 
Departments on all people management issues including employee relations, 
contracts, employment legislation, recruitment, retention, employee 
induction, development and reviews, joiners/leavers/transfers/maternity 
leave, succession planning, and any ad­hoc projects which may be required 
­  To be accountable for HR and Training and Development, ensuring that the 
ICA continually develops it’s team to deliver the best services efficiently and 
effectively (this includes any research or project­based work as requested by 
the Directory re changes to work practices to meet business needs, digital 
dictation rollout, enhanced team working etc.). 
­  Ensure monthly payroll information is up­to­date and timely. 
­  To review the pay and staff benefits system. 
­  To administer and review the ICA’s Internship scheme, ensuring to appoint 
highly qualified interns who meet the respective departmental requirements 
as well as providing general advice to interns to make sure they gather most 
valuable work experience within the ICA (incl. efficient intern induction & 
motivating those responsible within each department to supply feedback in 
the middle and at the end of internship period).
Performance Management 
­  To undertake one, three and six­month probationary reviews with new 
recruits as well as participate in annual performance reviews, with required 
follow­up. 
­  To analyse holiday and absence data. 
­  To support and participate in the annual salary review process. For example, 
obtain salary surveys, market information, provide guidance on preparing 
review forms, amend and manipulate Excel spreadsheets and prepare letters 
and documentation. 
­  To proactively counsel and guide team­leaders and fee­earners on the 
performance management process to help ensure all staff meet or exceed the 
organisation's stated expectations. 
­  To address individual HR issues such as health, attendance or performance 
difficulties and take appropriate action, supportive or punitive, as 
appropriate. 
­  To manage the disciplinary/grievance process where applicable. 

Recruitment 
­  To co­ordinate recruitment at all levels within the organisation. Conduct a 
needs analysis with team­leaders, fee­earners, managers etc and provide 
guidance and advice on job descriptions. 
­  To undertake interviews for staff at all levels 
­  To build strong 'business partner' relationships with the ICA's appointed 
agencies and media partners, and liaise regarding permanent and temporary 
vacancies and job adverts. 
­  To manage the recruitment process within set budgets. 
­  To authorise recruitment invoices for temporary and permanent employees as 
appropriate. 

Training 
­  In conjunction with the Managing Director, to assist with booking internal 
and external training courses as approved by team­leader/Head of 
Department and as agreed at staff appraisals. 
­  to maintain individual HR files in accordance with legal requirements and to 
update the HR database accordingly. 
­  Where appropriate, co­ordinate course evaluation and pass to appropriate 
team­leader.
SKILLS & EXPERIENCE 
This is a new post that will report to the Managing Director. This position represents 
the opportunity for a person with the right blend of technical and personal skills to 
join us at an extremely exciting stage of our development. To be successful in this 
role, you will be an experienced HR individual with the ability to influence at all levels 
within the organisation. You will have experience of managing a challenging agenda 
and the ability to adopt a solution focused approach. You will have knowledge and 
experience of managing HR systems, processes and communications. Must have 
technically strong HR advisory skills and confident advising on employment 
legislation and process. You will have relevant HR managerial experience, ideally 
with exposure to the public or Not for Profit sectors. 

Personal Attributes 

§  Sound recruitment experience at all levels 
§  Sound working knowledge of Microsoft Office, Word, Outlook, Access and 
Excel 
§  Excellent planning and organisational skills with sound working methodology 
exemplified in self­management and team delivery 
§  Proven ability to plan and execute projects to support the ICA's corporate 
objectives 
§  Sound application of financial principles within the HR remit 
§  Solid problem solving and judgment 
§  Highly developed interpersonal skills used to deliver high quality HR service 
§  Excellent communication skills, esp. re internal and external client care, with 
'can do' attitude 
§  Discreet, approachable, tactful and diplomatic 
§  Confidential in all areas of HR work, mindful of the Data Protection Act 
§  Highly resilient, with sound physical and mental capacity to withstand 
demanding and changing working scenarios, and some exposure to 
organisational change management 
§  Ability to work on own initiative with effective time management, as well as 
strong team­playing skills 
§  Enthusiasm and commitment to excellence