TEMA 10. TÉCNICAS ORALES DE RR.PP.

INDICE
1. Entrevistas personales
2. Discursos
3. Ruedas de prensa
4. Reuniones
4.1 Tipos de Reuniones
4.2 Análisis de las distintas reuniones desde la perspectiva de las RRPP

1. ENTREVISTAS PERSONALES
Técnica utilizada para comunicar a la persona o personas implicadas, o que se
pretenden implicar, en un determinado proyecto de RR.PP., las características del
mismo.

CONSIDERACIONES BÁSICAS para presentar una causa de manera efectiva

a través de una entrevista:
- Concertar una cita a través del teléfono
- Identificarse personalmente y exponer nuestro propósito lo antes posible
- Ser claro y conciso
- Evitar las exageraciones y presiones
- Expresar agradecimiento
- Entregar material por escrito

ASPECTOS FUNDAMENTALES que se deben tener en cuenta a la hora de

redactar un discurso:
- Debe decir algo cuyo valor se mantenga.
- Debe centrarse en un solo tema principal, o dos como máximo.
- Debe contener datos contrastados
- El tipo de público debe influir en el estilo y contenido del discurso
- Debe estar escrito de manera muy clara

2. DISCURSOS (ver anexo I, ejemplo de discurso)

ESQUEMA BÁSICO DE CONTENIDO de un discurso:

1. Introducción
2. Exponer el objetivo principal
3. Desarrollar el tema con ejemplos y datos concretos
4. Exponer el tema secundario
5. Enunciar la idea principal que el orador ha cimentado: el centro del discurso
6. Hacer una pausa introduciendo alguna anécdota
7. Volver a exponer el tema de forma resumida
8. Conclusión breve y con fuerza

PUESTA EN ESCENA del discurso:

Recordar que es conveniente reforzar el discurso con recursos visuales. Las
imágenes y más concretamente los gráficos y las tablas, ayudan a ejemplificar la
presentación e imprimen dinamismo al discurso

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3. RUEDAS DE PRENSA
Técnica oral que posibilita de una forma eficaz (masivamente y con rapidez) la
difusión a través de los distintos medios de comunicación de la información facilitada
por la organización que la promueve

Algunas SITUACIONES que derivan en la conveniencia de convocar una

rueda de prensa:
- Lanzamiento de un nuevo producto
- Apertura de una nueva sede
- Presentación de una campaña
- Situación de crisis

Conclusión: TODA INFORMACIÓN SUSCEPTIBLE DE

CONVERTIRSE EN NOTICIA

CUANDO Y CÓMO REALIZAR LA CONVOCATORIA A LOS MEDIOS

- 10 días antes. Envío por correo de la convocatoria, redactada en forma de
comunicado breve a la atención del redactor jefe.
- 7 días antes. Envío de nuevo por fax y correo electrónico
- 1 día antes. Contactar por teléfono con el redactor jefe para confirmar la
presencia del medio en cuestión.

A QUÉ MEDIOS CONVOCAR

- Prensa especializada. Elegidos en función del tipo de noticia.
- Medios de difusión masiva.
- Medios locales.
- Agencias de noticias

MATERIAL QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA

DOSSIER DE PRENSA. Con material gráfico, que se entregará a los medios al
finalizar la rueda de prensa.

SEGUIMIENTO DE LAS APARICIONES

Se deben controlar las apariciones del acto en todos los medios.

4. REUNIONES

4.1. Clasificación de las reuniones

4.2. Análisis de las distintas reuniones desde la perspectiva de las RR.PP.

4.1. CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES

De todas las reuniones de grupos o colectivos podemos establecer la siguiente
clasificación:

A) Asamblea, Conferencia, Congreso, Convención, Jornada, Mesa Redonda, y

Seminario.
B) Ferias y Salones Comerciales.
C) Recepción y visitas de grupos o colectivos a empresas o instituciones.
D) Convocatorias de Premios.

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A) Asamblea, Conferencia, Congreso, Jornada, Convención, Mesa Redonda, y
Seminario

Los objetivos de este primer grupo de reuniones son los siguientes:

• Tratar temas de interés de ese grupo o colectivo.

• Elaborar conclusiones y/o recomendaciones.
• Convertir los temas o aspectos tratados en noticia de actualidad (tanto el
acontecimiento en sí como sus resultados), a través de los diferentes medios
de comunicación (ya sean masivos o no: pueden utilizarse revistas
especializadas..).

Vamos a continuación a definir cada una de estas reuniones de colectivos:

• Asamblea. Reunión numerosa de públicos internos de una

empresa o entidad convocadas por la Junta Directiva, para
algún fin en concreto. Se desarrollan a través de la lectura del
acta con los diferentes “puntos del día” por parte de un
Secretario, o el que realice esas funciones.
Ej.:“Asambleas de accionistas de una empresa” o “Asambleas
de los Socios de un club deportivo”.

• Conferencia. Disertación en público sobre alguna disciplina,

doctrina tema o asunto. Exposición pública de algún tema, con
posibilidad de que después se desarrolle un turno de preguntas
por parte del público sobre los argumentos o afirmaciones
realizadas por el conferenciante durante su exposición.

• Congreso. Organización de una reunión de un colectivo

relativamente elevado con una temática muy concreta a
discutir, para llegar a conclusiones comunes y aceptadas por la
mayoría. (Dentro de él pueden organizarse conferencias,
seminarios o mesas redondas.....)
Ej: “Congreso sobre el SIDA”; “Congreso de Audiología”,...

• Jornada. Reuniones de un grupo homogéneo de personas con

una temática específica y que concierne a “ese grupo concreto
de personas” ; (se utiliza tanto para públicos externos como
internos).
Ej: “Vendedores de ordenadores Macintosh de la provincia de
Alicante” o “Jornadas de profesores de Educación Especial de
la Comunidad Valenciana”.

• Convención. Reuniones, también con un carácter homogéneo,

respecto al público pero menos acusado que en las jornadas.
Una de las finalidades de este tipo de reuniones es cohesionar
a los individuos de un mismo colectivo.
Ej: “Representantes de todo el mundo de Coca-Cola”

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 • Mesa Redonda o paneles de opinión. Grupo de personas
especialistas en una determinada materia (y que pueden
proceder de la misma disciplina o de distintas: ej: un
psicólogo, sociólogo y el Dtor. Gral. de la Policía, hablan
sobre la drogodependencia), que se reúnen para confrontar sus
opiniones sin diferencia de jerarquía entre los participantes.

• Seminario. Reunión en la que mediante el trabajo común de

maestros y discípulos, todos ellos se adiestran en la
investigación o en la práctica de alguna disciplina.

B) Ferias y Salones comerciales

La diferencia fundamental con el primer grupo de reuniones que acabamos de ver,

son sus objetivos:

• A corto plazo. Tienen un objetivo de MARKETING, es decir, de promoción

de ventas ante sus clientes actuales y potenciales.
• A medio y largo plazo. Tienen objetivos de RR.PP., es decir, pretenden
conseguir la aceptación en términos de actitud e imagen hacia la entidad
presente en la feria (demuestra la importancia o la notoriedad de la empresa
o entidad).

C) Recepción y visitas de grupos a empresas o instituciones

El objetivo de este tipo de acciones, es acercar más y dar a conocer la empresa o

institución a un grupo o colectivo. Se pretende que una vez haya finalizado esta
visita o recepción, este colectivo o grupo de personas tengan una imagen “directa”
positiva de la empresa o institución gracias a la atención personal que les hemos
dispensado.

D) Convocatorias de premios

Este tipo de acciones de RR.PP. lo que en realidad pretende es rentabilidad en

términos de imagen y de actitud. Se realiza una convocatoria, a la que se presentan
varias candidaturas; tras el fallo del jurado lo más importante de este tipo de
acciones de RR.PP. es el acto de entrega de esos premios. Ese acto de entrega, se
convierte en imagen pública de la institución que los ha convocado. Lo que se
pretende conseguir, sobre todo apoyándonos en los Medios de Comunicación, es
que se traduzca a la sociedad en general o a un sector de la misma en particular, el
compromiso por parte de nuestra empresa o institución, de reconocer a una serie de
personas que han destacado en una actividad o disciplina determinada.

4.2. ANÁLISIS DE LAS PRINCIPALES REUNIONES DESDE LA

PERSPECTIVA DE LAS RR.PP.

CONGRESOS
El Congreso es la organización de una reunión de un colectivo,
relativamente elevado con una temática a discutir. En él se llevan a cabo análisis
o discusiones profundas de temas específicos (SIDA, REUMA, ESTADO DE

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LA PUBLICIDAD EN ESPAÑA, AVANCES EN LA CIRUGÍA
CARDIOVASCULAR, ETC.)

Este tipo de reuniones requiere un trabajo previo muy importante y un

gran presupuesto económico. A la hora de organizar un Congreso lo primero que
debemos tener en cuenta es el nº de congresistas que va a acudir. Este dato nos
lo proporciona el número de inscripciones. Si no vamos a tener un nº de
congresistas suficiente, la imagen que dará nuestra empresa o institución será de
fracaso o de ineficacia, y no conseguiremos la cantidad económica necesaria ( lo
congresistas pagan por acudir) por lo que es preferible anular el congreso.

CÓMO SE ORGANIZA Y SE PLANIFICA UN CONGRESO

Hay que tener en cuenta muchas variables, siempre en función de la

naturaleza y características del congreso:

1. Definir la fecha y el lugar del congreso. Esta es la primera información que

hay que enviar a los posibles congresistas, junto con el programa de trabajo
previsto ( en el que quede reflejado cuáles son los objetivos que se pretende
con la celebración del congreso, el orden de ponencias o intervenciones, las
mesas redondas, los tiempos de descanso y las actividades de ocio o tiempo
libre).

2. Infraestructura precisa en el lugar o sitio que se ha elegido para realizar

ese congreso. Megafonía, asientos, tarimas, material y aparatos necesarios
para realizar las exposiciones, señalización etc.

3. Transporte

4. Alojamiento. Hotel para los congresistas y sus acompañantes, así como

manutención.

5. Preparación de credenciales (tarjetas identificativas) y material informativo

para entregar a todos los congresistas, antes de que comience el congreso.

6. Preparar el acto de Inauguración y de clausura de este congreso. En la mesa

presidencial de inauguración y de clausura, deben estar: los organizadores
del congreso, las máximas autoridades de la ciudad, y los representantes de
las entidades patrocinadoras o que colaboran en la organización del congreso
con recursos económicos, técnicos o humanos. Para el acto de clausura
podemos prever la posibilidad de realizar a continuación un vino de honor o
vino español.

7. Actividades complementarias de ocio y tiempo libre para los congresistas

(visitas culturales a la ciudad: museos, monumentos lugares de interés
turístico, recepciones oficiales en el Ayuntamiento de la ciudad donde
podemos entregarles algún obsequio protocolario de bienvenida, museos,
monumentos, etc).

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 8. Planificación de la comunicación a desarrollar antes, durante y después del
Congreso, tanto con los participantes en el congreso (comunicación interna)
como los medios de comunicación que están cubriendo la celebración de
dicho evento (comunicación externa).

9. Testar “cómo ha ido el congreso” (post-test): podemos pasar un breve

cuestionario para a los congresistas para que valoren la calidad del congreso
(esto nos permitirá corregir ciertos aspectos en futuras ocasiones).

FERIAS Y SALONES COMERCIALES

Estos encuentros entre empresas e instituciones en un mismo recinto se
caracterizan, como ya hemos apuntado antes por tener un objetivo de MARKETING
a corto plazo, y de RR.PP. a medio y largo plazo.

Es misión del profesional de las RR.PP. crear el “entorno” en el que tendrá

presencia la organización en el recinto ferial: hablaremos del STAND.

Se trata de mantener una imagen ya consolidada con los ya clientes y al mismo

tiempo abrir una línea de comunicación con los clientes potenciales.
Consideraciones básicas:
• Especial atención a la presencia de marca
• Asientos, áreas de exposición suficientes, espacio para escribir y para
almacenaje
• Equipamiento audiovisual. Necesario para causar el efecto deseado, “ estar a
la vanguardia de las innovaciones del sector”, hay que comprobar
anticipadamente que hay tomas de corriente y potencia suficiente.
• Folletos informativos, muestras de producto y regalos

Importante: hay que planificar la forma de tomar nota de los visitantes tanto los
interesados como los que aparentemente no lo están (así podremos hacer un
seguimiento posterior a la feria), y asegurarse que los interesados reciben el material
informativo poco después de que haya visitado la exposición.
Se debe aprovechar la ocasión para escribir dos tipos de notas de prensa: una antes
de la celebración de la feria, con información acerca de las fecha de las misma y un
adelanto de las novedades que se van a presentar, y otra una vez finalizada la feria,
cuyo contenido debe ser un balance ante los medios de comunicación, respecto al nº
de visitantes, contactos comerciales que se han producido y cualquier cuestión que
pueda ser de interés mediático.

RECEPCIÓN Y VISITAS DE COLECTIVOS O GRUPOS A UNA

EMPRESA O INSTITUCIÓN

Tienen como objetivo acercar más y dar a conocer la empresa o institución a un

grupo o colectivo ofreciendo una imagen positiva de la misma.

 Respecto a las visitas podemos dividirlas en:

1. Visitas de tipo técnico: son aquellas visitas en las que se va a mostrar a

los grupos instalaciones, sistemas de producción, procesos de control y
calidad, etc.

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 2. Visitas de tipo cultural y turístico: aquellas que muestran a los
visitantes espacios naturales, espacios protegidos, museos, monumentos o
instituciones de la ciudad (Ayuntamiento), etc.

Hay que tener en cuenta a la hora de organizar una visita (especialmente de tipo
técnico, es decir las que organizan las empresas) una serie de aspectos:

-Recorrido o itinerario de la visita: deben ser explicada la filosofía de

la empresa, sus dptos, funciones, procesos que lleva a cabo, etc.

-La duración de la visita. Si la visita dura mucho, podemos cansar a los

grupos que están haciendo el recorrido; si se hace muy pesada es mejor
fraccionarla en dos partes, interrumpiendo con un almuerzo o un
descanso, o cualquier recurso que se nos ocurra.

El guía suele ser el responsable de RR.PP. Suele ser muy efectivo que antes de
iniciar el recorrido informemos al grupo de los antecedentes e historia de la
compañía así como de la filosofía de la empresa. Para finalizar la visita podemos
ofrecer un obsequio corporativo a los visitantes.

LOS PREMIOS COMO MODALIDAD DE REUNIÓN DE COLECTIVOS DE

RR.PP:
La comunicación y el contacto con los medios es fundamental cuando una
empresa o una institución organiza una entrega de premios, especialmente en el
momento de la convocatoria y por supuesto durante el fallo del jurado y el acto de
entrega del premio por parte de la empresa o la institución. El “acto de entrega del
premio”, se convierte en imagen pública de la institución que los ha convocado.

¿Qué hay que tener en cuenta cuando organizamos el acto de entrega de un premio?.
(Esquema muy a groso modo).

- Definir el lugar de la entrega, día y hora.

- Realizaremos las invitaciones oportunas para las personalidades que nos interese
que asistan al acto (su presencia va a dar “caché” al acto). Estas invitaciones
deben ser confirmadas.
- Organizar y adecuar el espacio físico (o escenario) donde se va a realizar el
acto. (ornamentación, disposición de los elementos, megafonía, luminotecnia,
rotulación, etc...)
- Ver con qué personal necesitamos contar para la ejecución del acto y la
colocación de los invitados confirmados en sus respectivos asientos
- Preparar la secuencia del acto, con el orden de intervenciones de la mesa
presidencial (si la hubiera) y comunicarla a todas las personas que vayan a
participar en él ( tanto el/los premiados, como los responsables de la empresa o
institución que participan en la entrega del premio).
- Preparar los premios: cheques o talones, escultura, placa o distinción.
- Preparar si se estima oportuno un cocktail.

Durante el transcurso del acto hay que un espacio para las cámaras de TV (tarimas),
para los reporteros fotográficos y para los redactores. Así mismo hay que facilitarles

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toda la información precisa para que sepan cómo va a transcurrir el acto: Programa y un
dossier informativo con los nombres y currículos de los premiados.