DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA GESTIÓN

Y ADMINISTRACIÓN DE NOTAS, ALUMNOS, HORARIOS Y MATERIAS EN EL

CENTRO EDUCATIVO CAÑO BONITO, SANTANDER

LUZMILA BARRERA BARRERA

CECILIA ROMERO DE VARGAS
RAFAEL MARÍA FRANCO PRADA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA INFORMÁTICA
BARBOSA, SANTANDER
 2010
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA GESTIÓN
Y ADMINISTRACIÓN DE NOTAS, ALUMNOS, HORARIOS Y MATERIAS EN EL
CENTRO EDUCATIVO CAÑO BONITO, SANTANDER

LUZMILA BARRERA BARRERA

CECILIA ROMERO DE VARGAS
RAFAEL MARÍA FRANCO PRADA

Documento Para Optar al Título de:

Especialista en Gerencia Informática

ING. CARLOS ANDRÉS LOZANO

Director del Trabajo

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA INFORMÁTICA
BARBOSA, SANTANDER

8
 2010
CERTIFICADO DE APROBACIÓN

Después de haber leído y analizado el trabajo de grado: DISEÑO E

IMPLEMENTACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA GESTIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE NOTAS, ALUMNOS, HORARIOS Y MATERIAS EN EL
CENTRO EDUCATIVO CAÑO BONITO, SANTANDER, presentado por: LUZMILA
BARRERA BARRERA, CECILIA ROMERO VARGAS Y RAFAEL MARÍA FRANCO
PRADA.

Certificamos que cumple con las normas y requisitos exigidos por el Comité de
Trabajos de Grado de la CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON.

________________________________
Ing. CARLOS ANDRÉS LOZANO
Director del Trabajo

________________________________________
Jurado 1. (Docente módulo de INVESTIGACIÓN)

________________________________________
Jurado 2. (Coordinación Académica)

8
Barbosa, Santander Enero de 2010

AGRADECIMIENTOS.

A nuestras familias que han brindado un apoyo incondicional a lo largo de

nuestras vidas. A nuestros amigos y compañeros.

A nuestro Director, profesor y amigo el Ingeniero Carlos Andrés Lozano quien nos
oriento durante todo el transcurso del proyecto, con gran dedicación y empeño,
para conseguir los mejores resultados. Así mismo contribuyó en nuestra formación
como personas.

A los demás personas que aportaron a este proyecto con sus conocimientos,
gracias por compartir sus conocimientos con nosotros, brindarnos el tiempo y
esfuerzo necesarios para resolver nuestras inquietudes y orientarnos para obtener
los mejores resultados.

8
CONTENIDO:

1. INTRODUCCIÓN. 9.

1.1. ANTECEDENTES. 10.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 11.

1.3. OBJETIVOS. 11.
1.3.1. OBJETIVO GENERAL. 11.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 11.
1.4. JUSTIFICACIÓN. 12.
2. MARCO TEÓRICO. 13.
2.1. DEFINICIÓN DE BASES DE DATOS. 14.
2.2. MODELOS DE BASES DE DATOS. 14.
2.3. ARQUITECTURA DE UNA BASE DE DATOS. 16.
2.4. MODELOS DE DATOS DE UNA BASE DE DATOS. 17.
2.5. SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (SGBD). 19.
2.6. MICROSOFT ACCESS. 22.

3. DISEÑO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE LA BASE DE

DATOS. 24.

3.1. DEFINICIÓN DE TABLAS. 24.

3.1.1. TABLA ALUMNOS. 24.

3.1.2. TABLA DOCENTES. 24.

3.1.3. TABLA MATERIAS. 25.

3.1.4. TABLA NOTAS. 25.

3.1.5. TABLA GRADOS. 26.

3.1.6. TABLA LUNES. 26.

8
3.2. RELACIONES. 27.

3.3. FORMULARIOS. 28.

3.3.1. FORMULARIO DE INICIO. 28.

3.3.2. FORMULARIO DE ALUMNOS. 29.

3.3.3. FORMULARIO DE DOCENTES. 30.

3.3.4. FORMULARIO DE MATERIAS. 31.

3.3.5. FORMULARIO NOTAS. 34.

3.3.6. FORMULARIO CALENDARIO. 34.

3.3.7. FORMULARIO DE CONSULTAS. 35.

3.3.7.1. Boton de aprobado, reprobados y todos. 35.

3.3.7.2. Formularios aprobados ALGEBRA1. 36.

3.3.7.3. Formularios reprobados ALGEBRA1. 36.

3.3.8. FORMULARIO DIAS DE LA SEMANA ESCOLAR. 37.

3.4. CONSULTAS. 37.

3.4.1. ALUMNOS QUE APROBARON ALGEBRA1. 38.

3.5. INFORMES. 38.

3.5.1. INFORMES ALUMNOS DE ALGEBRA1. 39.

3.5.2. INFORME ALUMNOS DE BIOLOGIA1. 39.

4. ANALISIS DE RESULTADOS. 40.

5. CONCLUSIONES. 41.

6. BIBLIOGRAFIA 42.

8
LISTA DE FIGURAS:

Figura 1. Modelo jerárquico de Bases de Datos. 13.

Figura 2. Ejemplo de base de datos relacional elaborada con

Microsoft Access. 15.

Figura 3. Niveles de arquitectura de una Base de Datos 17.

Figura 4. Tabla alumnos (vista hoja de datos) 24.

Figura 5. Tabla Docentes (vista hoja de datos). 26.

Figura 6. Tabla Materias (vista hoja de datos). 26.

Figura 7. Tabla Notas (vista de diseño). 26.

Figura 8. Tabla Grados (vista de diseño). 27.

Figura 9. Tabla lunes (vista de datos). 27.

8
Figura 10. Relaciones entre tablas. 28.

Figura 11. Formulario de inicio 29.

Figura 12. Formulario de Alumnos. 30.

Figura 13. Boton de ingreso al Formulario de Alumnos. 30.

Figura 14. Formulario de Docentes. 31.

Figura 15. Boton de ingreso al Formulario de Docentes. 31.

Figura 16. Formulario de Materias. 32.

Figura 17. Boton de ingreso al Formulario de Materias. 32.

Figura 18. Formulario de Notas. 33.

Figura 19. Boton de ingreso al Formulario de Notas. 33.

Figura 20. Formulario de calendario. 34.

Figura 21. Boton de ingreso al Formulario de calendario. 34.

Figura 22. Formulario de Consultas. 35.

Figura 23. Boton de ingreso al Formulario de consultas. 35.

Figura 24. Boton de ingreso al Formulario de alumnos aprovado, reprovados y

todos de la materia ALGEBRA1. 36.

Figura 25. Formulario de alumnos que aprovaron ALGEBRA1 36.

Figura 26. Formulario de alumnos que reprovaron ALGEBRA1 36.

Figura 27. Formulario de calendario dia Lunes. 37.

Figura 28. alumnos que aprobaron ALGEBRA1 38.

Figura 29. diagrama de diseño de consulta para los alumnos que aprobaron
ALGEBRA1. 38.

8
Figura 30. Informe alumnos ALGEBRA1. 39.

Figura 31. Informe alumnos BIOLOGIA1. 39.

1. INTRODUCCIÓN.

Hoy en día todas las instituciones educativas con el fin de incrementar su

rendimiento institucional desarrollan sistemas informáticos que solucionan
inconvenientes con la información, la sistematización de la información en una
institución la hace más competitiva con otras que toman una posición muy
conservadora frente a los cambios de las tecnologías de la información y la
comunicación (TICS). Hablar de computación, es hablar de un tema apasionante
en todos los sentidos, nos hace soñar sobre el futuro, nos hace discutir sobre las
tecnologías apropiadas y sus costos, las políticas para desarrollar una industria,
institución y un país. Pero fundamentalmente hablar de computación o informática
es hablar de la necesidad de recursos humanos capacitados, de los cambios en la
forma de trabajar y los nuevos empleos, de las nuevas posibilidades de desarrollo
individual y hasta de aprendizaje.

Con el presente trabajo se da a conocer la sistematización realizada en la

institución educativa Centro Educativo Caño Bonito en la que se implemento una

8
Base de Datos capaz de manejar la información de cada uno de los alumnos del
plantel dicha información suministra las notas obtenidas por materia que a cada
alumno le corresponde.

El desarrollo de esta Base de Datos busca promover la utilización de las

herramientas computacionales, como herramienta tecnológica con una finalidad
esencialmente pedagógica, orientadora del "saber saber" y del "saber hacer", con
el objeto de contribuir con el mejoramiento de la calidad de la Educación, que
permita a la persona, mediante comprensión de los códigos de las nuevas
tecnologías, entender el mundo en que vive, adaptarse activamente a la sociedad
y conscientes de que el conocimiento aquí y ahora, es dinamizador del crecimiento
y herramienta fundamental para el cambio y la transformación social."

1.1. ANTECEDENTES.

El uso de sistemas de bases de datos automatizadas, se desarrolló a partir de la

necesidad de almacenar grandes cantidades de datos, para su posterior consulta,
producidas por las nuevas industrias que creaban gran cantidad de información.

Herman Hollerit (1860-1929) fue denominado el primer ingeniero estadístico de la

historia, ya que invento una computadora llamada “Máquina Automática
Perforadora de Tarjetas. Para hacer el censo de Estados Unidos en 1880 se
tardaron 7 años para obtener resultados, pero Herman Hollerit en 1884 creo la
máquina perforadora, con la cual, en el censo de 1890 dio resultados en 2 años y
medio, donde se podía obtener datos importantes como número de nacimientos,
población infantil y número de familias. La máquina usó sistemas mecánicos para
procesar la información de las tarjetas y para tabular los resultados.

En la actualidad existe gran cantidad de alternativas en línea que permiten hacer

búsquedas orientadas a necesidades especificas de los usuarios, una de las
tendencias más amplias son las bases de datos que cumplan con el protocolo

8
Open Archives Initiative – Protocol for Metadata Harvesting (OAI1-PMH) los cuales
permiten el almacenamiento de gran cantidad de artículos que permiten una
mayor visibilidad y acceso en el ámbito científico y general.

Las instituciones educativas son un ejemplo en el que se manejan grandes

cantidades de información que requieren especial tratamiento, como lo son las
calificaciones individuales por materia, se busca la implementación de una Base
de Datos que sea capaz de almacenar la información de cada alumno y sus
respectivas calificaciones que obtenga por materia a la que este asista. Con esto
el presente trabajo, es el resultado de reunir ideas e información, aplicando
perseverancia y convicción en la integración de los conocimientos adquiridos
durante la carrera, con interés de enfocar estos conocimientos en proyectos que
contribuyan al desarrollo de la educación del país.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Debido a que la institución educativa no cuenta con un sistema informático que

maneje las calificaciones individuales, y los registros que existen en la actualidad
son tomados de manera escrita presentándose ocasiones en que los datos son
ilegibles o son mal archivados, entorpece la realización de un análisis estadístico y
evolutivo del histórico de notas para cada alumno o grupo, restringiendo la
posibilidad de tomar una decisión que influya en el crecimiento académico.

Se hace necesaria la implementación de un sistema informático que maneje la

información individualizada y también grupal de cada alumno que existe, las bases
de datos brindan la solución eficiente para la administración de grandes
cantidades de información. Por esto implementa la base de datos que controlara y
administrara la información de los estudiantes, dicha base de datos se implantará
bajo el sistema ofimático Access2 de Microsoft que brinda un entorno amable y de
fácil comprensión para los usuarios de la base de datos.

1
OAL - PMH: Protocolos para la transmisión de contenidos en Internet utilizado para la
transmisión de metadatos en Internet.
2
Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional
creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones.

8
1.3. OBJETIVOS.
1.3.1. OBJETIVO GENERAL.

Cualificar los procesos de gestión, administración y control que se llevan a cabo

en la institución educativa Centro Educativo Caño Bonito, mediante el diseño e
implementación de una base de datos de datos capaz de almacenar el historial de
notas de cada alumno del plantel.

1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

 Diseñar una base de datos mediante el programa Access que permita la
gestión de notas escolares en el Centro Educativo Caño Bonito.

 Sistematizar las actividades periódicas en el registro de notas de manera

que se adquiera el hábito de organizar y hacer respaldo de los procesos
que en ella se realizan.

 Mejorar el proceso de control para los alumnos del colegio a través de una
acertada y oportuna orientación sobre los problemas que se puedan
detectar.

 Crear un banco de datos del Centro Educativo Caño Bonito que optimice los
recursos para su gestión y estudio posterior.

JUSTIFICACIÓN.

Junto al desarrollo y el crecimiento de la información y tecnología, se hace

necesario contar con herramientas que hagan cada vez más eficientes los
procesos de análisis y estudio de las poblaciones. Igualmente, es necesario que
existan personas preparadas, capaces y con los conocimientos necesarios para el

8
manejo de las herramientas tecnológicas que nos permiten mejorar nuestros
procesos.

Es así como las instituciones pedagógicas están llamadas a brindar programas

educativos que involucren la enseñanza en el manejo de tecnologías actualizadas,
y donde sus estudiantes tengan la oportunidad de experimentar con problemas
que a diario se evidencian en el entorno laboral.

En la actualidad, el Centro Educativo Caño Bonito carece de un sistema

informático en el que se pueda almacenar la información de los alumnos como las
notas de las diferentes materias que se imparten, el desarrollo de una base de
datos que supla esta necesidad permitirá un mejor desarrollo institucional
acercando a directivos, docentes y alumnos al manejo de las tecnologías de la
información Tics, logrando de esta manera avanzar en la sociedad globalizada.

De esta manera vemos la importancia de desarrollar una base de datos en el cual

llevemos registro a los estudiantes, permitiéndonos ver los problemas reales que
se presentan en la educación impartida.

2. MARCO TEÓRICO

8
Uno de los objetivos fundamentales de un sistema de información es contar no
sólo con recursos de información, sino también con los mecanismos necesarios
para poder encontrar y recuperar estos recursos. De esta forma, las bases de
datos se han convertido en un elemento indispensable no sólo para el
funcionamiento de los grandes motores de búsqueda y la recuperación de
información a lo largo y ancho de la web, sino también para la creación de sedes
web, Intranets y otros sistemas de información en los que se precisa manejar
grandes o pequeños volúmenes de información. La creación de una base de datos
a la que puedan acudir los usuarios para hacer consultas y acceder a la
información que les interese es, pues, una herramienta imprescindible de cualquier
sistema informativo sea en red o fuera de ella.

Figura 1. Modelo jerárquico de Bases de Datos.

2.1. DEFINICIÓN DE BASES DE DATOS

8
Una base de datos es una colección de datos organizados y estructurados según
un determinado modelo de información que refleja no sólo los datos en sí mismos,
sino también las relaciones que existen entre ellos. Una base de datos se diseña
con un propósito específico y debe ser organizada con una lógica coherente. Los
datos podrán ser compartidos por distintos usuarios y aplicaciones, pero deben
conservar su integridad y seguridad al margen de las interacciones de ambos. La
definición y descripción de los datos han de ser únicas para minimizar la
redundancia y maximizar la independencia en su utilización.

En una base de datos, las entidades y atributos del mundo real, se convierten en
registros y campos. Estas entidades pueden ser tanto objetos materiales como
libros o fotografías, pero también personas e, incluso, conceptos e ideas
abstractas. Las entidades poseen atributos y mantienen relaciones entre ellas.

2.2. MODELOS DE BASES DE DATOS

Los modelos clásicos de tratamiento de los datos son:

• jerárquico: Puede representar dos tipos de relaciones entre los datos:

relaciones de uno a uno y relaciones de uno a muchos. Este modelo tiene
forma de árbol invertido en el que una rama puede tener varios hijos, pero
cada hijo sólo puede tener un padre.
• en red: Este modelo permite la representación de muchos a muchos, de tal
forma que cualquier registro dentro de la base de datos puede tener varias
ocurrencias superiores a él. El modelo de red evita redundancia en la
información, a través de la incorporación de un tipo de registro denominado
el conector. En el modelo en red se representa el mundo real mediante
registros lógicos que representan a una entidad y que se relacionan entre sí
por medio de flechas
• relacional: Desde los años 80 es el modelo más utilizado, ya que permite
una mayor eficacia, flexibilidad y confianza en el tratamiento de los datos.
La mayor parte de las bases de datos y sistemas de información actuales
se basan en el modelo relacional ya que ofrece numerosas ventajas sobre

8
 los 2 modelos anteriores, como es el rápido aprendizaje por parte de
usuarios que no tienen conocimientos profundos sobre sistemas de bases
de dados. En el modelo relacional se representa el mundo real mediante
tablas relacionadas entre sí por columnas comunes. Las bases de datos
que pertenecen a esta categoría se basan en el modelo relaciones, cuya
estructura principal es la relación, es decir una tabla bidimensional
compuesta por líneas y columnas. Cada línea, que en terminología
relacional se llama tupla, representa una entidad que nosotros queremos
memorizar en la base de datos. Las características de cada entidad están
definidas por las columnas de las relaciones, que se llaman atributos.
Entidades con características comunes, es decir descritas por el mismo
conjunto de atributos, formarán parte de la misma relación.

Figura 2. Ejemplo de base de datos relacional elaborada con Microsoft Access.

Hoy también destaca la utilización de bases de datos distribuidas ya que cada vez
es más corriente el uso de arquitecturas de cliente-servidor y trabajo en grupo. Los
principales problemas que se generan por el uso de la tecnología de bases de
datos distribuidas se refieren a la duplicidad de datos y a su integridad al momento
de realizar actualizaciones a los mismos. Además, el control de la información

8
puede constituir una desventaja, debido a que se encuentra diseminada en
diferentes localizaciones geográficas.

Recientemente han hecho su aparición los modelos de bases de datos orientadas

a objetos. En estos, el esquema de la base de datos está representada por un
conjunto de clases que definen las características y el comportamiento de los
objetos que conformarán la base de datos. La diferencia principal respecto a los
modelos anteriores es la no positividad de los datos. Esto es, con una base de
datos tradicional, las operaciones que se tienen que efectuar en los datos se les
piden a las aplicaciones que los usan. Con una base de datos orientada a objetos
sucede lo contrario, los objetos memorizados en la base de datos contienen tanto
los datos como las operaciones posibles con tales datos. En cierto sentido, se
podrá pensar en los objetos como en datos a los que se les ha dotado de "cierta
inteligencia" que les permite saber cómo comportarse, sin tener que apoyarse en
aplicaciones externas.

2.3. ARQUITECTURA DE UNA BASE DE DATOS.

La arquitectura de un sistema de base de datos se basa en 3 niveles distintos:

• nivel físico: Es el nivel más bajo de abstracción y el nivel real de los datos
almacenados. Este nivel define cómo se almacenan los datos en el soporte
físico, ya sea en registros o de cualquier otra forma, así como los métodos
de acceso. Este nivel lleva asociada una representación de los datos, que
es lo que denominamos Esquema Físico.
• nivel conceptual: Es el correspondiente a una visión de la base de datos
desde el punto de vista del mundo real. Es decir se trata con la entidad u
objeto representado, sin importar como está representado o almacenado
éste. Es la representación de los datos realizada por la organización, que
recoge los datos parciales de los requerimientos de los diferentes usuarios
y aplicaciones parciales. Incluye la definición de los datos y las relaciones
entre ellos. Este nivel lleva asociado un Esquema Conceptual.

8
 • nivel de visión: Son partes del esquema conceptual. El nivel conceptual
presenta toda la base de datos, mientras que los usuarios, por lo general,
sólo tienen acceso a pequeñas parcelas de ésta. El nivel visión es el
encargado de dividir estas parcelas. Un ejemplo sería el caso del empleado
de una organización que tiene acceso a la visión de su nómina, pero no a la
de sus compañeros. El esquema asociado a éste nivel es el Esquema de
Visión.

Otros autores utilizan la denominación de nivel interno, nivel conceptual y nivel

externo, para referirse a estos mismos niveles:

Figura 3. Niveles de arquitectura de una Base de Datos

2.4. MODELOS DE DATOS DE UNA BASE DE DATOS.

Este modelo de arquitectura permite establecer el principio de independencia de

los datos, ya se trate de una independencia lógica o física. La independencia
lógica significa que los cambios en el esquema lógico no deben afectar a los
esquemas externos que no utilicen los datos modificados; la independencia física

8
significa que el esquema lógico no se va a ver afectado por los cambios realizados
en el esquema interno, correspondientes a modos de acceso, etc.

A la hora de diseñar una base de datos hay que distinguir por un lado el modelo
de datos (instrumento) y por otro lado el esquema de datos (el resultado de aplicar
ese modelo).

Un modelo de datos es un conjunto de conceptos, reglas y convenciones que nos

permiten describir los datos del universo del discurso. Un esquema es la
estructura de datos obtenida tras aplicar dicho modelo.

El modelo de datos es una cuestión fundamental a la hora de diseñar bases de

datos.

• Modelos lógicos basados en objetos: Los dos más extendidos

son el modelo entidad-relación y el orientado a objetos. El modelo entidad-
relación (E-R) se basa en una percepción del mundo compuesta por
objetos, llamados entidades, y relaciones entre ellos. Las entidades se
diferencian unas de otras a través de atributos. El orientado a objetos
también se basa en objetos, los cuales contienen valores y métodos,
entendidos como órdenes que actúan sobre los valores, en niveles de
anidamiento. Los objetos se agrupan en clases, relacionándose mediante el
envío de mensajes. Algunos autores definen estos modelos como "modelos
semánticos".
• Modelos lógicos basados en registros: El más extendido es el
relacional, mientras que los otros dos existentes, jerárquico y de red, se
encuentran en retroceso. Estos modelos se usan para especificar la
estructura lógica global de la base de datos, estructurada en registros de
formato fijo de varios tipos. El modelo relacional representa los datos y sus
relaciones mediante tablas bidimensionales, que contienen datos tomados
de los dominios correspondientes. El modelo de red está formado por
colecciones de registros, relacionados mediante punteros o ligas en grafos
arbitrarios. El modelo jerárquico es similar al de red, pero los registros se

8
organizan como colecciones de árboles. Algunos autores definen estos
modelos como "modelos de datos clásicos".
• Modelos físicos de datos: Muy poco usados, son el modelo
unificador y el de memoria de elementos. Algunos autores definen estos
modelos como "modelos de datos primitivos".

Los objetivos del modelo de datos son, por un lado formalizar y definir las
estructuras permitidas para representar los datos, y por otro, diseñar la base de
datos.

En el diseño de una base de datos, hay que tener en cuenta distintas

consideraciones, entre las que destacan:

• la velocidad de acceso
• el tamaño de la información
• el tipo de información
• la facilidad de acceso a la información
• la facilidad para extraer la información requerida
• el comportamiento del sistema de gestión de bases de datos con cada tipo
de información.

2.5. SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (SGBD).

Para plasmar los tres niveles en el enfoque o modelo de datos seleccionado, es

necesario un programa o aplicación que actúe como interfaz entre el usuario, los
modelos y el sistema físico. Esta es la función que desempeñan los Sistemas de
Gestión de Bases de Datos. Un Sistema de Gestión de Bases de Datos, también
llamado DBMS (Data Base Management System) no es más que un paquete de
software, que se ejecuta en un ordenador anfitrión (host) que es quien centraliza
los accesos a los datos y actúa de interfaz entre los datos físicos y los usuarios.
Este sistema es capaz de llevar a cabo funciones como la creación y gestión de la
base de datos misma, el control de accesos y la manipulación de datos de
acuerdo a las necesidades de cada usuario.

8
Así pues, las bases de datos pueden ser creadas, mantenidas y gestionadas por
una serie de aplicaciones denominadas Sistemas de Gestión de Bases de Datos
(SGBD). De esta forma, cualquier usuario puede crear una base de datos
siguiendo unos parámetros normalizados que permiten que pueda ser consultada
por otros usuarios. Un sistema de gestión de base de datos está formado por
personas, máquinas, programas y datos. Estos sistemas de gestión abarcan el
conjunto de rutinas de software interrelacionadas cada una de las cuales es
responsable de una determinada tarea.

Los componentes con los que debe contar un sistema de gestión de bases de
datos ideal:

• Un lenguaje de definición de esquema conceptual.

• Un sistema de diccionario de datos.
• Un lenguaje de especificación de paquetes de entrada/salida.
• Un lenguaje de definición de esquemas de base de datos.
• Una estructura simétrica de almacenamiento de datos.
• Un módulo de transformación lógica a física.
• Un subsistema de privacidad de propósito general.
• Un subsistema de integridad de propósito general
• Un subsistema de reserva y recuperación de propósito general.
• Un generador de programas de aplicación.
• Un generador de programas de informes.
• Un lenguaje de consulta de propósito general.

Los SGBD tienen dos funciones principales que son:

• La definición de las estructuras para almacenar los datos.

• La manipulación de los datos.

Además, los SGBD deben incorporar como herramienta fundamental dos tipos de
lenguajes: uno para la definición de los datos, y otro para la manipulación de los
mismos. El primero se denomina DLL (Data Definition Language) y es el que

8
provee de los medios necesarios para definir los datos con precisión,
especificando las distintas estructuras. El segundo se conoce como DML (Data
Manipulation/Management Language) y es el que facilita a los usuarios el acceso y
manipulación de los datos.

Antes de la existencia de las bases de datos, los ordenadores trabajaban en lo

que se conoce como "Sistemas de procesamiento de Archivos" en los que se
guardaban los datos para ser procesados por programas escritos especialmente
para cada clase de archivo; esto conducía a un sistema monolítico y de difícil
mantenimiento con una serie de inconvenientes como la dificultad de acceso a
ciertos datos de información, el aislamiento de datos, la falta de integridad, los
problemas de atomicidad en las operaciones, los problemas de acceso
concurrente, la falta de seguridad, etc. Para resolver estos problemas se
desarrollaron los Sistemas de Gestión de Bases de Datos cuyas características
hacen al sistema mucho más eficiente que los sistemas de procesamiento de
archivos. Algunas de estas mejoras se basan en la existencia de una sola copia
de los datos para que todos los programas trabajen con ella, lo que se
denominado obtención de redundancia mínima, para de esta manera poder
eliminar la inconsistencia de los datos; o la capacidad de interactuar en un
ambiente cliente/servidor donde los clientes o usuarios (ya sea en una intranet o
desde Internet) puedan trabajar con un conjunto único de datos alojados en un
servidor y donde varios clientes podrían estar trabajando al mismo tiempo. Estas
son sólo algunas de las características con que cuenta el modelo de base de
datos relacional y existen diversos motores de base de datos que permiten
trabajar ya sea con bases de datos existentes o creando nuevas con todas las
capacidades de trabajo en red. Numerosas empresas se han volcado al desarrollo
de sistemas de gestión de bases de datos como Oracle, Informix, PostgreSQL,
Sybase, Microsoft, etc. y existen tanto soluciones comerciales de pago, como
soluciones de acceso libre.

En el diseño de una base de datos, el tamaño de la misma es una cuestión

fundamental, puesto que éste afecta tanto a la eficiencia en el almacenamiento,

8
como a la agilidad en la búsqueda y recuperación. Como los datos pueden estar
en cualquier morfología (texto, imagen, audio, etc.), en algunos casos se deberán
utilizar técnicas de compresión de datos con el fin de disminuir el espacio y
tamaño de la base, pero estas técnicas de compresión deberán ir acompañadas
de las correspondientes técnicas de indización que hagan posible la recuperación
de dichos datos.

Tradicionalmente se ha hecho una distinción clara entre 2 tipos de bases de datos:

• Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos que

ofrecen registros que a su vez son representaciones de documentos
primarios, y entre las que cabe distinguir:
o bibliográficas: aquellas cuyo contenido son registros de tipo
bibliográfico.
o directorios: aquellas cuyo contenido está referido a la
descripción de otros recursos de información, como por ejemplo un
directorio de bases de datos.
• Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documento
completo, no una representación del mismo, y entre las que cabe distinguir:
o numéricas: contienen información de tipo numérico.
o textuales: contienen el texto completo de un documento.
o mixtas: combinan ambos tipos de información.
2.6. MICROSOFT ACCESS.

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de

Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el
cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular.
Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción,
constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas
automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un
único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

8
 • Tablas para almacenar los datos.
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la
base de datos desde Internet o desde una intranet.
• Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
• Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde
aparecen.
• Mostrar los datos en una consulta
• Mostrar los datos en un formulario
• Mostrar los datos en un informe
• Mostrar los datos en una página de acceso a datos.

Existen multitud de webs que recogen bases de datos de toda índole. Las bases
de datos nos facilitan la búsqueda de cualquier texto atendiendo a campos de
búsqueda diversos: autor, temática, país… Actúan de la misma forma que las
bases de datos que alojan las webs de Bibliotecas, con la diferencia de que
existen multitud de ellas, sean de instituciones o personales, a las que accedemos
gratuitamente o previo pago a los textos electrónicos. Al igual que sucede con la
mayor parte de las Bibliotecas, a las bases de datos de organismos y
universidades se puede acceder a través de Telnet.
Mediante este sistema un usuario de Internet puede utilizar un ordenador situado
en cualquier parte del mundo como si lo tuviera en su propia mesa. Telnet conecta
dos ordenadores de manera trasparente para el usuario, enviando al ordenador
remoto todo lo que el usuario teclea y devolviendo éste la respuesta. Para ejecutar
Telnet utilizamos un programa cliente, llamado Telnet en nuestro ordenador y este
programa, a través de Internet, se conecta al ordenador remoto, este servicio
funciona según la estructura cliente-servidor.

8
3. DISEÑO METODOLÓGICO PARA
EL DESARROLLO DE LA BASE
DE DATOS.

Para el desarrollo de la base de batos planteada se requiere un previo análisis en

el que se definen las características que finalmente quedara implementada en el
sistema de información. Como primer paso definimos las tablas que contendrán
los datos que serán almacenados.

3.1. DEFINICIÓN DE TABLAS.

Para la implementación de la base de datos se definieron las siguientes tablas:

3.1.1. TABLA ALUMNOS.

En esta tabla se almacena toda la información requerida para identificar a

un alumno en la base de datos, como se puede observar en la figura 4. a
cada alumno se le asigna un código único el cual lo identificará en toda la
base de datos, además de este código se registran el nombre del alumno,
sus apellidos, la fecha de nacimiento, el grupo en el que recibirá las clases
y el estado en el que se encuentra; siendo activo si esta matriculado en el
plantel.

Figura
4. Tabla alumnos (vista hoja de datos).

8
3.1.2. TABLA DOCENTES.

Esta tabla es similar a la anterior de alumnos en esta también se encuentra

almacenada la información necesaria para registrar a cada docente que
este laborando en el plantel.

Figura 5. Tabla Docentes (vista hoja de datos).

3.1.3. TABLA MATERIAS.

En esta tabla se registrarán todas las asignaturas que se imparten en la

institución, serán identificadas con respecto a un código único de materia.

8
 Figura 6. Tabla Materias (vista hoja de datos).

3.1.4. TABLA NOTAS.

Esta tabla relaciona los resultados obtenidos en las evaluaciones por cada
alumno, con la materia y el profesor que la imparte.

8
 Figura 7. Tabla Notas (vista de diseño)

3.1.5. TABLA GRADOS.

En esta tabla se define los grupos de alumnos existentes, se define el grado

al que pertenece y la jornada asignada.

Figura 8. Tabla Grados (vista de diseño).

3.1.6. TABLA LUNES.

8
 Esta es una de las tablas en la que se registran los respectivos horarios
para cada materia durante la semana para cada grupo existente.

La tabla lunes hace parte de un grupo idéntico de tablas que identifican a

cada día de calendario estudiantil. Lunes – viernes. Se presenta la figura 9.
de esta tabla y se tendrá presente que las demás tablas serán idénticas a
esta en cuanto a su diseño se refiere.

Figura 9. Tabla lunes (vista hoja de datos).

De esta manera se concluye con la implementación de las tablas requeridas

en nuestra base de datos, las tablas implementadas en total fueron 10 y
nos permitirán llevar el registro de los alumnos, los docentes que existen y
las materias que se imparten. También permite la observación del
calendario académico que cada estudiante y grupo de estudiantes posee
durante la semana.

3.2. RELACIONES.

Las relaciones que fueron establecidas en la base de datos se puede

observar en la figura 10. Que muestra la interconexión que existe entre

8
 cada grupo de tablas. En estas se puede observar que las relaciones
existentes en la base de datos son del tipo varios a uno.

Figura 10. Relaciones entre tablas.

3.3. FORMULARIOS.

El diseño de los formularios se inicia con un formulario base o de inicio al

cual se le atribuye la propiedad de acceso para cada uno de los formularios
existentes en la base de datos, en este formulario se podra acceder a la
mayoria de informacion que existe en la base de datos.

3.3.1. FORMULARIO DE INICIO.

8
 Este formulario cuenta con cinco botones de acceso que nos permitiran
ingresar a ver la informacion respectiva a los alumnos, docentes, notas,
materias horarios y consultas en general.

Cada boton redicionara a la base de datos a un formulario predeterminado.

Figura 11. Formulario de inicio.

3.3.2. FORMULARIO DE ALUMNOS.

Este formulario permite el ingreso y la busqueda de informacion referente a

los alumnos que estan registrados en la base de datos. En este formulario
además de poder buscar informacion de un alumno antiguo se podran
inscribir nuevos alumnos como eliminar los que ya no sean reuqueridos.

8
 Figura 12. Formulario de Alumnos.

El acceso a este formulario se encuentra en el formulario de inicio. Y se

ingresa a este dando clik en el primer boton ver figura 13.

Figura 13. Boton de ingreso al Formulario de Alumnos.

3.3.3. FORMULARIO DE DOCENTES.

Al igual que los formularios de los alumnos este formulario permite la

manipulacion de la informacion respectiva a los docentes que existen.

8
 Figura 14. Formulario de Docentes.

El acceso a este formulario se encuentra en el formulario de inicio. Y se

ingresa a este dando clik en el segundo boton ver figura 15.

Figura 15. Boton de ingreso al Formulario de Docentes.

3.3.4. FORMULARIO DE MATERIAS.

8
 En este formulario se accede a toda la informacion que hace referencia a
las materias impartidas en la institucion.

Figura 16. Formulario de Materias.

El acceso a este formulario se encuentra en el formulario de inicio. Y se

ingresa a este dando clik en el tercer boton ver figura 17.

Figura 17. Boton de ingreso al Formulario de Materias.

3.3.5. FORMULARIO NOTAS.

8
 En este formulario se podran observar las respectivas notas para cada
alumno.

Figura 18. Formulario de Notas.

El acceso a este formulario se encuentra en el formulario de inicio. Y se

ingresa a este dando clik en el tercer boton ver figura 19.

Figura 19. Boton de ingreso al Formulario de Notas.

3.3.6. FORMULARIO CALENDARIO.

8
 Este formulario es de acceso que dirige a otro en el que se presentan los
formularios respectivos a cada dia de la semana escolar.

Figura 20. Formulario de calendario.

El acceso a este formulario se encuentra en el formulario de inicio. Y se

ingresa a este dando clik en el cuarto boton ver figura 21.

Figura 21. Boton de ingreso al Formulario de calendario.

3.3.7. FORMULARIO DE CONSULTAS.

Este formulario presenta el acceso a multiples consultas que se pueden

realizar en la base de datos por materia, dichas consultas pueden buscar
los alumnos que perdieron una materia. Los alumnos que aprobaron la
materia y todos los alumnos que vieron la materia. Es un formulario
informativo ya que permite la impresión de un documento tipo texto por si el
usuario la requiere.

8
 Figura 22. Formulario de Consultas.

El acceso a este formulario se encuentra en el formulario de inicio. Y se

ingresa a este dando clik en el quinto boton ver figura 23.

Figura 23. Boton de ingreso al Formulario de consultas.

3.3.7.1. Boton de aprobado, reprobados y todos.

estos botones de aprobado reprobado y todos se encuentra en el

formulario de consultas y permiten el ingreso a formularios que
muestran respectivamente la informacion de alumnos reprobados y
aprobados en una materia. En la figura 22. Se muestran los botones
para la materia ALGEBRA1

8
 Figura 24. Boton de ingreso al Formulario de alumnos aprobado, reprobados y
todos de la materia ALGEBRA1.

3.3.7.2. Formularios aprobados ALGEBRA1.

Figura 25. Formulario de alumnos que aprobaron ALGEBRA1

3.3.7.3. Formularios reprobados ALGEBRA1.

8
 Figura 26. Formulario de alumnos que reprobaron ALGEBRA1

3.3.8. FORMULARIO DIAS DE LA SEMANA ESCOLAR.

Estos formularios muestran la informacion en la que se presentan los

diferentes horarios y materias que cada grupo estudiantil tendra que ver
durante el dia. El formulario de calendario presenta el acceso a estos con
botones que señalan los diferentes dias ver figura 20. La siguiente figura
muestra el formulario respectivo al dia lunes los demas seran omitidos
debido a que son semejantes al mostrado.

8
 Figura 27. Formulario de calendario dia Lunes.

3.4. CONSULTAS.

Las consultas que se realizan en esta base de datos corresponden a las

que informan sobre la aprobacion y reprobacion del alumno en las materias.
En las siguientes figuras se podran ver las consultas de los alumnos que
aprovaron ALGEBRA1 y el respectivo diseño de la consulta. Las demas
consultas se omiten debido a que presentan la misma estructura de diseño.

3.4.1. ALUMNOS QUE APROBARON ALGEBRA1.

8
 Figura 28. alumnos que aprobaron ALGEBRA1

Figura 29. diagrama de diseño de consulta para los alumnos que aprobaron
ALGEBRA1.

3.5. INFORMES.

Los informes que se muestran a continuacion pertenecen a los todos los

alumnos que existen por materia y las respectivas notas que obtuvieron en
ella. Se podran realizar e implementar nuevos informes si el usuario de la
base de datos lo requiere. Se presentan los informes respectivos a las
materias ALGEBRA1 y BIOLOGIA1.

3.5.1. INFORMES ALUMNOS DE ALGEBRA1.

8
 Figura 30. Informe alumnos ALGEBRA1.

3.5.2. INFORME ALUMNOS DE BIOLOGIA1.

Figura 31. Informe alumnos BIOLOGIA1.

8
 ANALISIS DE RESULTADOS.

La base de datos desarrollada solucionara los problemas que actualmente

se presentaban en la institucion educativa, el uso de este gestor de base de
datos como lo es Access permite que las personas que no estan
familiarizadas aprendan rapido la forma en la que se pueden desarrollar.

La implementacion de la base de datos en el colegio Centro Educativo Caño

Bonito debe ser orientada hacia la conectividad via internet, para brindar
informacion a las personas que en un futuro no muy lejano deseen ver el
comportamiento y las calificaciones de sus hijos. Ademas se buscara que
los profesores puedan ingresar con seguridad la informacion de sus notas
parciales sin necesidad de estar presentes en la institucion.

8
 CONCLUSIONES.

• Una base de datos facilita de gran manera la utilización y la administración

de la información en las instituciones, que manejan grandes cantidades de
información. Es indispensable que cualquier corporación en la actualidad
tenga acceso a este tipo de herramientas para con ellas estén en línea con
el avance globalizado de la comunidad.

8
 • El desarrollo de esta base de datos en la institución brinda una solución
eficiente en el control de la información que se requería manipular. Se debe
tener presente que existen muchas mas herramientas que permiten el
desarrollo de bases de datos Access es solo con la que ya estamos
familiarizados, podemos encontrar software gratuito que brindan una
solución eficiente a este tipo de tareas.
• Analizamos que para la realización de una Base de datos la creación de
consultas de base de datos consta de archivos que permiten realizar
muchas tareas diferentes con los datos que se pueden ver. También se
pueden utilizar para controlar los registros que visualiza Base de datos la
consulta no contiene información de base de datos, si no tan solo las
instrucciones necesarias para seleccionar los registros y campos requeridos
de una base de datos.

• Es muy importante el observar el proceso que se sigue en la organización para

determinar los requerimientos que se necesitan para la elaboración de un sistema
y para ello se recurren a varias técnicas de recopilación de información para que el
proyecto satisfaga las necesidades de los usuarios finales que es el que esta en
pleno contacto con él.

• Algunos de los aspectos aprendidos y que de gran peso es la base de datos su

definición, requerimiento, ventajas y características donde podemos decir que la
base de datos: Es una colección de datos o información usados para dar servicios
a muchas aplicaciones al mismo tiempo.

BIBLIOGRAFIA

[1]. LIC. JORGE ALVAREZ S. TUTORIAL CÓMO CREAR UNA BASE DE DATOS
EN ACCESS CON VISUAL BASIC

8
[2].MARÍA JESÚS LAMARCA LAPUENTE. HIPERTEXTO: EL NUEVO
CONCEPTO DE DOCUMENTO EN LA CULTURA DE LA IMAGEN.

[3]. AGUSTÍ I MELCHOR, MANUEL. VALIENTE GONZÁLEZ, JOSÉ MIGUEL.

BASES DE DATOS PARA MULTIMEDIA: RECUPERACIÓN POR CONTENIDO.

[4] GARCÍA MORENO, M.ª ANTONIA. "PASADO Y PRESENTE DE LAS BASES

DE DATOS EN LÍNEA. EL CASO ESPAÑOL". CUADERNOS DE
DOCUMENTACIÓN MULTIMEDIA, NÚM. 10, 2000.