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Administración de la
Función Informática
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Unidad III. Planeación de
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centros de informática

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2010

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Administración de la función informática Unidad III. Planeación de centros de informática

UNIDAD 3. PLANEACIÓN DE CENTROS DE INFORMÁTICA

"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".

“Planeación es el diseño de un futuro deseado y de formas efectivas de convertirlo en

realidad”.

Los objetivos de la planeación son:

a. Proporcionar una imagen clara de lo que la empresa desea.

b. Traducir la visión de la empresa en planes, metas y objetivos, los cuales además
deberán ser fieles a la misión de la misma.
c. Aumentar la responsabilidad y el compromiso total de la empresa a través de la
definición exacta de lo que se va a hacer.
d. Establecer una base sobre la cual pueda evaluarse el desempeño de la organización
en general y del personal en particular, en todos los niveles (directivo,
administrativo y operativo).

Componentes de la planeación.

Análisis FODA: Las siglas FODA significan Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y

Amenazas. Este análisis se hace antes de cualquier proceso de planeación para
determinar:

Fortalezas: Son los puntos fuertes al interior de la organización, sus ventajas

competitivas. Podrían ser, por ejemplo: La excelente formación académica de sus
empleados, la tecnología que se posee, etc.
Oportunidades: Son las situaciones que se dan al exterior de la organización y que
pueden redundar en beneficios o posiciones favorables para la misma. Por ejemplo:
La aprobación de un proyecto de cooperación técnica para la organización, la
aprobación de intercambios de tecnología con otras instituciones, el
perfeccionamiento de la tecnología de internet y el surgimiento de ebusiness, etc.
Debilidades: Son los puntos débiles que se tienen en el interior de la organización y
que limitan la posibilidad de fijarse altas expectativas en una planificación. Estas
pueden ser: Limitaciones logísticas para el desarrollo de las actividades, escasez de
recursos financieros, base tecnológica deficiente, etc.
Amenazas: Son las situaciones que se dan al exterior de la organización y que
pueden afectar negativamente a la misma. Podrían ser, por ejemplo: Cancelación
de ayuda internacional para proyectos relacionados con tecnología, aparición de
tecnologías que permitan la violación de la seguridad de los sistemas, etc.

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Administración de la función informática Unidad III. Planeación de centros de informática

Visión: Es la expresión de lo que la organización aspira a ser al cabo de un plazo

determinado. Es imaginar y construir una idea del futuro deseado. Es la inspiración que
señala el camino a seguir en la planeación. La visión de un centro de informática podría ser:

“El centro de informática será en el plazo de cinco años la fuente única, segura
y confiable de información para toda la organización, la cual estará
completamente automatizada y comunicada de forma electrónica a nivel
nacional”.

Misión: Es la razón de ser de la organización, en base a lo que se espera de ella. La misión

proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico. Ejemplo:

“Proveer a la Dirección Ejecutiva de Ingresos los servicios informáticos

integrales que incluyen el desarrollo e implantación de sistemas de
información, construcción de infraestructura de comunicaciones y soporte
técnico a los usuarios de equipo y programas informáticos ”.

Objetivos: Son los fines que se pretenden alcanzar en un futuro determinado para la acción
y el éxito deseado. Puede ser en forma total de la empresa o en alguna de sus áreas o
secciones. Los objetivos se definen en dos niveles: generales y específicos.

Ejemplos de objetivo general:

“Contar con sistemas de información eficientes que provean información

oportuna y confiable a todos los niveles en la DEI”.

Ejemplo de objetivos específicos:

“Establecer en la División de Informática una estructura eficiente y ajustada a

los grandes objetivos de la institución”.
“Institucionalizar un sistema de información tributaria automatizado que haga
más eficientes las actividades en las áreas de Recaudación, Fiscalización,
Cuenta Corriente, Reclamos, Cobranzas, Estadísticas”.
“Integrar de manera automatizada la información tributaria y aduanera a nivel
nacional”

Metas: Representan la cuantificación de los objetivos. Son los resultados deseados

(expresados cuantitativamente en forma precisa) necesarios para cumplir el objetivo de
cada programa. Son medibles y limitadas en tiempo, es decir que se ajustan a un calendario
de trabajo. Ejemplo de metas:
“A septiembre del 2000 estará completo el proceso de reestructuración de la
División de Informática”

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“A septiembre del 2001 tener implantado y operando el SIT en las áreas de :

Recaudación, Fiscalización, Cuenta Corriente, Reclamos, Cobranzas,
Estadísticas, con información base depurada en un 100%”
“A diciembre del 2002 tener completamente integrado los sistemas SIT y
SIDUNEA con una cobertura a nivel nacional de un 100%”.

Políticas: Son las normas generales que sirven de guía al pensamiento y la acción. Las
políticas se apoyan en los objetivos y comprometen a la dirección a seguir un curso de
acción determinado para alcanzar objetivos específicos y tienen que establecerse tomando
en cuenta la eficiencia de la empresa. Ejemplos de políticas:

“Toda inversión en hardware y software que exceda el valor de Lps.100,000

deberá ser sometida al Procedimiento de Compras del Estado”.
“Todo el personal que se contrate para el proyecto de desarrollo e
implantación del SIT deberá tener un título de educación superior en el área de
informática”.
“El personal contratado por organismos internacionales que labore dentro de
la institución se regirá bajo las normas laborales establecidas para el resto de
los empleados de la institución”

Estrategias: Es el arte de emplear las destrezas y recursos de una empresa para lograr sus
objetivos básicos en las condiciones más ventajosas. Las estrategias muestran la dirección
y empleo general de recursos y esfuerzos. Ejemplos de estrategias:

“La Dirección Ejecutiva de Ingresos desarrollará e implementará, sistemas de

información integrados, modernos, eficientes, confiables y que gocen de
aceptación y credibilidad con la participación de los usuarios, facilitadores y
consultores internacionales”.
“La institución contratará de manera permanente recursos humanos con
formación sólida en informática y de acuerdo a perfiles previamente definidos
para facilitar la implantación de sistemas con el fin de dar un mejor servicio a
las distintas dependencias”.
“La institución financiará sus proyectos informáticos a través de préstamos y
donaciones de organismos internacionales”.

Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán

de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución2.

Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social
expresado en términos económicos, junto con la comprobación de la realización de dicho
plan.

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Actividades: Son acciones concretas diseñadas para lograr las metas. Ejemplos de
actividades:

“Revisar y actualizar el estudio técnico mediante el cual se propone la

reestructuración de la División de Informática”
“Proceder con la reestructuración de la División de Informática ejecutando las
actividades incluidas en el estudio técnico que se refiere al proceso de
reubicación del personal, reasignación de funciones y contratación de nuevo
personal”
“Integrar los equipos o comisiones de trabajo cuya responsabilidad principal
será realizar un diagnóstico completo sobre la situación real actual de las áreas
de: Recaudación, Fiscalización, Cta. Cte., Reclamos, Cobranzas, Estadísticas”
“Realizar un estudio para determinar la mejor forma de lograr la integración de
los sistemas SIT y SIDUNEA”

3.1 Planeación Estratégica.

La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su

utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el
que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a
largo plazo. Es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las
organizaciones. Refuerza el pensamiento de los directivos hacia el largo plazo más que a la
reacción ante los problemas en el corto plazo.

Características:

Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes

específicos subsecuentes.
Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
Establece un marco de referencia general para toda la organización.
Se maneja información fundamentalmente externa.
Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de
planeación.
Normalmente cubre amplios períodos.
No define lineamientos detallados.
Su parámetro principal es la efectividad.

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Beneficios:

Visión de largo plazo.

Claridad estratégica.
Sinergia y optimización de recursos.
Trabajo en equipo.
Satisfacción de la comunidad.

Ventajas

La planeación estratégica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite

al administrador dar soluciones oportunas.
Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las
estrategias y objetivos son trazados en forma muy cuidadosa.
Brinda a los gerentes lineamientos lógicos y consecuentes, con el desarrollo de las
actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo.

Desventajas

La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo,

personal y dinero.
Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular
estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de
investigación de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc.
La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no
puede seguir el proceso sistémico de planeación estratégico. No obstante, se
favorece siguiendo unos marcos básicos.

Un plan estratégico puede estructurarse de la siguiente forma:

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3.1.2 Planeación táctica

La planeación táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr su institución o
empresa, cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado.

También conocida como media, se da en directivos medios. La planeación táctica presenta

características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano,
racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una
totalidad formada por el sistema y subsistemas. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser
flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y
evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e interactiva con los demás y es una técnica
que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos que se
desean alcanzar.

La Planeación Táctica toma un concepto de toma deliberada y sistemática de decisiones

que incluyen propósitos mas limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles
medios en la jerarquía.

Partes de la Planeación Táctica

Objetivos. Son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades
de la organización.

Políticas. Son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos

aquellos a quien corresponde tomar decisiones.

Procedimientos. Es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr
óptimos resultados en cualquier área de la organización.

Reglas. Son guías de acción, más que para el pensamiento.

Proyectos. Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma

independiente.

Programa. Es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos,

procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo
propuesto.

Presupuesto. Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma

numérica.

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Características fundamentales:

Establece los canales o rutas por donde se desarrollarán las acciones.

Define lo elementos clave o componentes críticos de éxito para el seguimiento.
Establece hasta dónde se va ha llegar dentro de una línea de tiempo.

3.1.3 Planeación operativa

Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le

asignan dentro de su departamento.

Realiza una microplaneación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla la

forma en que las metas se cumplirán en su totalidad.

La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones, se preocupa del por qué
hacer y cómo hacer, orientándose a la optimización y maximización de resultados. Su
alcance es inmediato y local, distinguiéndose por definir las tareas operacionales y su
problema básico es la eficiencia.

Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con

métodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos están relacionados
con métodos se denominan procedimientos.

Realmente planificar operativamente significa, convertir una idea en realidad, o el

propósito de una acción que pueda ejecutarse por medio de varias vías posibles.

Características:

Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.

Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.
Trata con actividades normalmente programables.
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
Normalmente cubre períodos reducidos.
Su parámetro principal es la eficiencia.

3.1.4 Planeación de recursos.

En esta etapa de la planeación, se organizan los recursos económicos con que se cuenta, es
decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada
departamento.

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La planeación de recursos en un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos

y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:

•Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia,

dispositivos de seguridad, etc.
•Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.
•Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales
directos e indirectos.

3.1.5 Planeación del personal.

Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función del personal y para

desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar los objetivos.

A través de ella se pueden prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección

debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción, presupuestar sus
gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal.

Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y
capacitación. Al mismo tiempo la organización se asegura de tener empleados idóneos,
disponibles cuando se necesiten.

3.1.7 Planeación de infraestructura tecnológica.

Los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren entre otras
cuestiones a las estrategias empresariales respecto a:

La arquitectura de sistemas: se refiere al tipo de sistemas que utilizará la empresa,

la manera en que se interrelacionarán los sistemas, el grado de automatización al
cual se pretende llegar, el alcance de cada uno y aspectos similares.
La dirección tecnológica: Consiste en la elección de alguna línea de hardware y
software.
Las estrategias de migración: La constante evolución tecnológica exige cada vez
más frecuentes procesos de migración desde las plataformas anteriores a las
nuevas. Las estrategias de migración se refieren a la determinación de que sistemas
serán migrados, hacia qué tipos de plataforma, en qué momento, y de qué manera.

El Plan de Infraestructura Tecnológica debe contemplar siempre aspectos de contingencia

tales como:

Redundancia: Las aplicaciones críticas que requieren niveles de servicio que no

aceptan interrupciones (como varias de las aplicaciones del sistema financiero),

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requieren de la previsión de situaciones de contingencia tales como la falla del

procesador central, la falla del disco donde reside el sistema operativo, falla de
memoria central, etc., las cuales tienen soluciones tecnológicas con la introducción
de hardware redundante (tolerable a fallas) y el software apropiado.

Flexibilidad: Se refiere a la posibilidad de utilizar equipos y componentes diversos

de diversas maneras, a fin de solucionar situaciones de contingencia con la
aplicación de ellos en los requerimientos prioritarios, en substitución de aquellos
que hayan quedado fuera de servicio, a fin de cumplir con los niveles de servicio
establecidos.

Adecuación: Las situaciones contingentes pueden afectar de diversas maneras al

software y hardware, por tanto deberían preverse diversas maneras en que se
podrían adecuar los procesos en caso de que cualquiera de dichas situaciones se
presente.

Adaptabilidad evolutiva del plan: El Plan de Contingencia que forma parte del Plan
de Infraestructura Tecnológica debe estar en constante revisión y evolución, puesto
que ello llevará a soluciones de mayor calidad, es decir que permitan sobrellevar de
mejor manera las situaciones de contingencia, lo cual posibilita mejores niveles de
servicio en estos casos, y en consecuencia acarrea costos menores.

3.2 Evaluación financiera.

La evaluación financiera es aquella que toma en consideración la manera como se

obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios, sin considerar el modo como se
distribuyen las utilidades que genera.

Debe incluir los siguientes aspectos:

1. Origen y monto del capital. Se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado
con que inicia la empresa, así como la descripción y documentación que compruebe
el origen y legitimidad de los fondos.
2. Políticas, metodología y supuestos. Se describirán las políticas, metodología y
supuestos que se utilizarán para el aprovechamiento de las oportunidades que
ofrece el mercado financiero en particular y la economía en general, sobre los
aspectos siguientes:
de captación
de colocación
de administración.

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3. Proyecciones financieras. Deben comprender un período no menor de 5 años de

operación, presentando la información siguiente:

a) Supuestos para cada año de las proyecciones financieras

b) Balance general
c) Estado de resultados
d) Flujo de efectivo
e) Punto de equilibrio
f) Estado de posición patrimonial de conformidad con lo establecido en la Ley
de Bancos y Grupos Financieros
g) Proyección de la posición de encaje legal. En los casos de las literales b, c y d,
deberán detallarse los presupuestos que sustenten las cifras que se
consignen.

4. Cálculo de indicadores financieros. Entre los aspectos a evaluar se encuentran:

a) Tasa de retorno mínima esperada

b) Análisis de rentabilidad
c) Valor actual neto, indicando la tasa de descuento utilizada
d) Tasa interna de retorno del proyecto
e) Análisis de sensibilidad.

3.2.1 Estudio técnico

Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria

para atender un segmento de mercado, así como cuantificar el monto de las inversiones y
de los costos de operación de una entidad en formación, especificándose lo siguiente:

1. Organización empresarial. Se describirá la organización interna de la institución, así

como los distintos órganos de administración, especificando número de personal,
experiencia, nivel académico y ubicación dentro de la organización.
2. Localización y descripción. Probable ubicación geográfica de la oficina central y de
las agencias, así como explicación técnica de dicha decisión.
3. Sistemas de información. Descripción de los sistemas contables, administrativos, de
comunicación y de monitoreo de riesgos y prevención de lavado de dinero; así
como el software y hardware a utilizar.
4. Marco legal. El estudio deberá sustentarse en las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes aplicables, debiendo considerar la incidencia de éstas en las
proyecciones financieras de la entidad.

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Un estudio técnico sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un bien o la
prestación de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra,
maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversión requerida, tamaño y localización de
las instalaciones, forma en que se organizará la empresa y costos de inversión y operación.

Su objetivo es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es
porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad
gusta de modo especial. En el estudio técnico se define:

Donde ubicar la empresa o las instalaciones del proyecto.

Donde obtener los materiales o materia prima.
Que maquinas y procesos usar.
Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.

3.2.2 Estudio económico

Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?. Para saberlo se tienen tres
presupuestos: ventas, inversión y gastos que salieron de los estudios anteriores. Con esto
se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe
vender mas, comprar máquinas mas baratas o gastar menos.

Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y
alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y
opciones posibles entonces el proyecto será "no viable" y es necesario encontrar otra idea
de inversión.

Así, después de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable,
entonces, se pasara al último estudio. El encargado deberá determinar si se cuentan con
los recursos suficientes para solventar las prestaciones que al contratista

3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo).

La elaboración del Programa Integral de Desarrollo Informático, es resultado de la

experiencia, vocación y participación de quienes conducen el desarrollo informático,
coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informática, usuarios y servidores
públicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologías de la
información.

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Metodologías de planeación de tecnología informática existen muchas, tal vez tantas como
autores o empresa consultoras. Metodologías tan completas como la “Business Systems
Planning (BSP)” de IBM o el “Method One” de Arthur Andersen; así como las metodologías
sencillas que cada director de informática puede idear.

La metodología “Planeación de Tecnología Informática a Mediano Plazo” adaptada de la

metodología para implantar la arquitectura de tecnología informática, tiene cinco
características relevantes: 1) sencilla de captar, 2) práctica en su aplicación, 3) flexible para
adaptarse a planeaciones estratégicas de tecnología informática, 4) flexible para usarse en
cualquiera de los siguientes tipos de planeación de la taxonomía de Synnott: aislada,
reactiva, ligada o integrada y, 5) puede ser utilizada bajo el enfoque de búsqueda de
problemas o bien el de búsqueda de oportunidades.

La metodología consta de las siguientes fases:

1. Caracterización de la organización.
2. Revisión de la arquitectura de tecnología informática actual.
3. Revisión de los planes de la organización.
4. Caracterización del rol de la tecnología informática en la organización.
5. Estimación de las tendencias de la tecnología informática.
6. Benchmarking con otras organizaciones.
7. Determinación de la nueva arquitectura de tecnología informática.
8. Plan de migración de la arquitectura de tecnología informática actual a la nueva.
9. Documentación del plan de tecnología informática.
10. Comunicación del plan de tecnología informática.

Se recomienda que la metodología sea conceptualizada como un proceso incremental y

desarrollado por un equipo interdisciplinario. A continuación se comentan cada una de las
etapas:

1. Caracterización de la organización.

La finalidad de esta etapa es la de caracterizar a la organización principalmente en

términos de:

a. a qué sector pertenece, por ejemplo: gobierno, servicios, maquilador, banca,

comercio, manufactura
b. cuál es su tamaño, por ejemplo: pequeña, mediana, o grande
c. qué posición ocupa en el mercado, por ejemplo: es líder, o es el segundo, o
de los últimos.
d. qué tipo de organización es, por ejemplo: es una organización familiar o no
e. es una organización con tendencia a la centralización o a la descentralización
f. es una organización en donde se es proactivo o reactivo.

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Es necesario incluir la misión, la visión y todo aquello de puede servir para clarificar el
panorama general de la organización.

2. Revisión de la arquitectura de tecnología informática actual.

Los componentes de la arquitectura de tecnología informática son:

Arquitectura de Hardware. Que tiene que ver con los siguientes aspectos: las
características de los equipos, el estado del equipo, la ubicación, si el uso es de propósito
general o de propósito específico, entre otros.

Arquitectura de Software. Que tiene que ver con: los sistemas operativos, la paquetería y
los ambientes de desarrollo, entre otros.

Arquitectura de Red. Que tiene que ver con los siguientes aspectos: la ubicación de los
nodos, los niveles de servicios, los niveles de redundancia, la topología, los protocolos de
comunicación, si la red es pública o privada, el ancho de banda, aspectos de internet e
intranet, entre otros.

Arquitectura de Datos. Que tiene que ver con: el grado de compartición de los datos, el
grado de seguridad, y la facilidad de acceso, entre otros.

Arquitectura de Aplicaciones. Que tiene que ver con los sistemas de información.

3.4 Planes operativos anuales (POA)

El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los
responsables de una entidad (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a
conseguir durante el presente ejercicio.

El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la
empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada
año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal,
oficina...).

El plan Operativo Anual, es una herramienta de planificación que sirve para dar un
ordenamiento lógico de las acciones que se proponen realizar los departamentos de una
empresa. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos
disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazadas; además de contribuir con el
cumplimiento de la misión institucional.

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El plan operativo tiene como objetivo fundamental orientar los procesos de trabajos,
convirtiendo los propósitos institucionales en pasos claros y en objetivos y metas
evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera efectiva al fortalecimiento institucional
y a elevar el ordenamiento, la calidad y la transparencia del gasto.

Una de las utilidades que ofrece la planificación operativa es el reajuste de los objetivos,
metas y acciones a las condiciones y circunstancias que se presentan cada año, y a los
cambios no previstos.

El Plan Operativo Anual es un instrumento que vincula la planificación con el presupuesto,

por cuanto, supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la
disponibilidad real de recursos.

3.5 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos.

Es importante efectuar estudios para la adquisición de bienes y servicios informáticos, con

el fin de encontrar los que mejor se adapten a las características de la empresa, en cuanto
a calidad, precio y garantía, ya que si se cuenta con un presupuesto reducido para este
rubro se tendrá que tener mucho cuidado en la elección de los proveedores de bienes y
servicios, previa selección y valoración de los mismos con el fin de que obtengan todo el
respaldo para que en caso de algún problema sean solucionados de inmediato y con el
mínimo de costos para la empresa con el fin de salvaguardar los activos de la misma.

3.5.1 Adquisición de software.

El software para Computadoras se puede clasificar en los siguientes tipos:

Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades

operativas de cada Computadora y de la Red.
Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla
elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de cálculo, manejadores de bases de
datos, procesadores de palabras, etc.
Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el
usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja,
realizada por el departamento de sistemas o adquiridos a proveedores externos,
por ejemplo, sistemas contables, de remuneraciones, etc.

Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades,

previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.

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Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:

En el almacenamiento de datos.
En la producción de informes.
En la entrada de datos.
En la definición de parámetros.

Capacidad
El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.
El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
Número archivos que pueden trabajar.

Previsión de Auditoría y Confiabilidad

Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.
Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.
Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

Apoyos del proveedor

Frecuencia del mantenimiento.
Servicios que se incluyen en el pago.
Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.
Horarios disponibles de servicio.
Saber si tienen servicio de emergencia.

Una vez que se conocen los requerimientos de los sistemas, se debe hacer una
comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que se requieren y
así elegir el más apto.

Preguntas se deben hacer en cuanto a requerimientos de Software:

¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?

¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?
¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
¿Cuál es el volumen de datos a almacenar?
¿Cuál es el volumen de operaciones?
¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?
¿Cuánto cuesta?

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3.5.2 Adquisición de hardware.

La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada

dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un
estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las
características y volumen de información que ameritan sistematizar o diferenciar de los
tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios.

Todo estudio determina una configuración mínima de la computadora y los accesorios o

dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems
para comunicaciones, elementos para respaldos, etc., de acuerdo con las necesidades del
usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.

Es muy común que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna
recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que se
debe hacer para poder elegir adecuadamente un equipo.

Algunos aspectos a considerar para la adquisición de hardware:

Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.

Evaluación y medición de la computadora.
Compatibilidad.
Factores financieros (condiciones de pago, costos de mantenimiento, descuentos).
Capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo) y horizontal (con otros
equipos).
Tecnología de "punta" (Alta).

Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben
considerarse las siguientes características:

Tamaño interno de la memoria.

Velocidad de procesamiento.
Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.
Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.
Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.

Aspectos deseables del proveedor:

Reconocido prestigio local.
Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos y garantías.
Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
Tiempo de entrega oportuno.

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Para realizar cualquier adquisición de hardware y/o software se deben considerar:

Solicitud de la propuesta
Evaluación de la propuesta
Financiamiento
Negociación del contrato

3.5.3 Solicitud de propuesta.

Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cómputo,
intentando satisfacer una necesidad específica.

Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las
políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis
le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por
escrito.

3.5.4 Evaluación de propuesta.

Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con
seguridad el tipo de software y hardware requerido para su implementación,
posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder
establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.

3.5.5 Financiamiento.

La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas
organizaciones, brindándole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una
economía y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por
consecuencia otorgar un mayor aporte al sector económico en el cual participan.

Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través

de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la educación pública no
existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área
destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa
puede ser el origen del financiamiento.

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3.5.6 Negociación de contrato.

La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del software y del
hardware a implementarse. Aspectos tales como: actualizaciones, innovaciones,
capacitación, asesoría técnica, etc.

La negociación del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos:

1. Que sea justo

2. Puntos de negociación
3. Precios
4. Capacitación
5. Penalizaciones
6. Posibles problemas que se puedan presentar
7. Convenios, cláusulas y cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier
acuerdo previo)

3.5.7 Garantía.

La Garantía es el derecho que tienen las personas consumidoras cuando los productos o
servicios presentan fallas o defectos en su calidad o seguridad.

Para hacer efectiva la garantía podemos:

Pedir que se repare el producto

Que se cambie por otro en buen estado o
Que se nos devuelva el dinero.

Todos los productos tienen una garantía legal, la que dura tres meses. Sin embargo, hay
algunos productos que tienen una garantía de mayor tiempo, que se conoce como garantía
voluntaria. Es habitual en productos como equipos de cómputo y los electrodomésticos.

Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cómputo tienen diferente
tiempo de garantía, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garantía.

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3.5.8 Permiso y licencias, derechos de autor.

El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una

violación a los derechos de autor.

El uso de hardware y de software autorizado está regulado por las siguientes normas:

Toda dependencia podrá utilizar únicamente el hardware y el software que el

departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de
entrega de equipos y/o software".
Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa, su
copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores
propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento
interno de la empresa.
El departamento de sistemas llevará el control del hardware y el software instalado,
basándose en el número de serie que contiene cada uno.
Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el
software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no
instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas
internas de la empresa.
Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito
al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante
un estudio evaluativo.
El departamento de sistemas instalará el software en cada computadora y
entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la
responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
El software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el
departamento de sistemas.
El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original
en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.
Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de
sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la
dependencia respectiva.
La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán
realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto
funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de
Entrega de Equipos y/o Software".
Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el
departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área
respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los
equipos de computación de la compañía, en cuanto a número de serie y ubicación,

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con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su
correcta destinación.
El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una
nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los
programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.

Derechos de autor y licencia de uso de software.

El Copyright o los derechos de autor son el sistema de protección jurídica concebido para
titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio
tangible o intangible.

Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas,
gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las
fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor.

El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las
siguientes acciones:

Realizar copias o reproducciones de las obras.

Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de
autor.
Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de
autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler,
arrendamiento financiero o préstamo.
Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de
autor.
Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras
protegidas.

3.5.9 Outsourcing.

Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial

de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos,
mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.

El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para
reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser
una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.

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Razones para adoptar outsourcing

1. Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el

Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.
2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que
incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con la razón de ser de
la compañía.
3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del
cliente al proveedor.
4. Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El
Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase
de problema.

Razones estratégicas más importantes

1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos

empresariales más ampliamente.
2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus
especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase
mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
3. Acelerar los beneficios de reingeniería.
4. Compartir riesgos.
5. Destinar recursos para otros propósitos.

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