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Índice
2.1. El oficio………………………………………………………………………………. 11
2.2.1. Tipos de oficio…………………………………………………………………… 11
2.2.2. Estructura………………………………………………………………………… 12
2.2.3. Utilidad y afines………………………………………………………………….. 13
2.2.4. Tipos de oficio……………………………………………………………………. 15
2.3. Memorándum……………………………………………………………………… 15
2.3.1. Partes del memorándum……………………………………………………… 15
2.3.2. Redacción de texto……………………………………………………………. 16
2.3.3. Ejemplo de memorándum……………………………………………………. 17
2.4. Carta comercial…………………………………………………………………… 18
2.4.1. Descripción de servicio………………………………………………………… 18
2.4.2. Requisitos………………………………………………………………………….. 18
2.4.3. Gestiones incluidas……………………………………………………………… 18
2.4.4. Ejemplos…………………………………………………………………………… 18
2.4.5. Cinco consejos…………………………………………………………………… 21
2.5. El acta…………………………………………………………………………………21
2.5.1. Tipos de acta………………………………………………………………………22
2.5.2. Requisitos de un acta…………………………………………………………… 22
2.5.3. Anexos del acta………………………………………………………………….. 24
Definición
1.1.1 Funciones
A la hora de redactar un escrito debe tenerse en cuenta que hay que cumplir
una serie de requisitos, que podrían ser:
- Claridad.
- Concisión.
Para que un documento sea calificado como administrativo, tiene que cumplir
una serie de características que son:
- Producir efectos.
- Emisión por órgano administrativo.
- Su emisión es válida.
- Garantizar la autenticidad.
- Garantizar la integridad.
1.2 La carta
Una carta es un mensaje que una persona envía a otra. Se utilizan como medio
de comunicación cuando las personas se encuentran lejos. De esta forma se
establece entre ambas una conversación por escrito.
f. Cartas de disculpa. Son escritas con el fin de pedir disculpas por alguna falta
o error que se haya cometido. Incluyen los motivos por los cuales se ofrecen
las disculpas y habitualmente la persona expresa un compromiso de su parte
en no repetir dicho error.
Se han ido estableciendo varios elementos formales básicos de la carta, como los
siguientes:
1. Membrete.
2. Código.
3. Lugar y fecha de expedición de la carta.
4. Destinatario.
5. Asunto.
6. Saludo.
7. Cuerpo o desarrollo.
8. Despedida.
9. Firma, nombre y cargo del emisor.
10. Iniciales de identificación.
11. Anexos.
Señores Destinatario
COINSA
Departamento de Marketing
Av. Arequipa 104
Lima
Atentamente, Despedida
………………………………….. Firma
Elvis Sánchez Campos Nombre
Gerente General Cargo
SOLICITUD
De: RECONOCIMIENTO DE HORAS
DE TRABAJO PROFESIONAL
Señor:
Director de la Escuela Tecnológica Superior
De la Universidad de Piura
Ciudad.
S.D.
1.3.2. El entrevistador
Después:
Reflexiona sobre la entrevista realizada, sobre lo que has hecho bien y lo que no,
lo que puedes mejorar en una futura entrevista. También si tenías toda la
información que necesitabas saber de la empresa.
• Apunta el nombre del entrevistador y la situación actual (cómo han quedado
contigo: si han dicho que llamarán, si tienes que llamar tú y cuando, si enviarán
un mail).
1.4.1. Partes
No obstante, tampoco podemos pasar por alto que a la hora de enviar un correo
electrónico también y además del citado texto, y tal como hemos subrayado
anteriormente, podemos incorporar diversos materiales o archivos. Eso supone
que podamos adjuntar tanto documentos de diversa tipología (textos, hojas de
cálculo, base de datos, PDF…) como fotografías e incluso videos.
Luego, quien reciba dicho email tiene distintas posibilidades. Así, no sólo podrá
leerlo y responderle al emisor del mismo sino que también podrá reenviarlo a
otros destinatarios, archivarlo, borrarlo de manera permanente, marcarlo,
añadirle etiquetas y también catalogarlo como spam.
Responder:
Un correo electrónico se crea en la empresa que uno elige. Las empresas más
conocidas son: yahoo, hotmail, gmail, pero hay muchos más. Para crear tu
propio correo electrónico, debes elegir un apodo o tu nombre real, pero debe
ser algo que puedes reconocer y recordar. Lo más importante en el proceso de
crear un correo electrónico es crear la clave de acceso, no mayor a 8 dígitos y
mezclados, números y letras, no símbolos. Un ejemplo de un correo electrónico
puede ser: juanrodgrigo@gmail.com.
2.1. El oficio
a. Oficio múltiple
Es un documento que se usa para enviar cartas, dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso
lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la
documentación.
b. Oficio de transcripción
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.
Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.
También nos indica la finalidad del partido.
Los márgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero
pueden también ser equidistantes, como en la carta (15 por 70).
La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relación con la extensión
mecanográfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate.
Las sangrías para iniciar párrafos pueden ser de cinco o diez espacios en blanco,
según se escriba a una o a dos interlíneas, respectivamente.
1.-Lugar y fecha
2.-Numeración
En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra
OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una
línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras
mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
3.-Destinatario
4.-Asunto
5.-Referencia
6.-Cuerpo o texto
7.-Despedida
8.-Firma y posfirma
9.-Iniciales
10.-Anexo
11.-Distribución
Oficio múltiple
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante es importante recordar que:
Oficio de transcripción
2.3.1. Memorándum
1. Membrete de la empresa.
2. Código del memorándum.
3. Fecha de emisión.
4. Destinatario.
5. Emisor.
6. Asunto.
7. Desarrollo.
8. Despedida.
9. Firma.
10. Nombre.
11. Cargo.
12. Iniciales de identificación.
Memorándum
AD – 233 – 13 Código
Cuerpo
Atentamente, Despedida
……………………………………. Firma
Administrador
2.4.2. Requisitos
2.4.4. Ejemplos:
CARTA NOTARIAL
SEÑOR
Presente.-
De mi mayor consideración:
Por medio de la presente que se le hará llegar por conducto notarial, solicito se
cumpla en el plazo de diez días útiles con el pago de S/. 129, 600.00 nuevos soles
dispuesto en el acto administrativo contenido en la RESOLUCIÓN DE LA OFICINA
DE RECURSOS HUMANOS 049.2010-GRA/ORH.
Fundamentos
Atentamente,
Firma
DNI 40661255
1. Datos
La carta notarial debe tener su nombre, la del destinatario y la dirección
a la que será enviada.
2. Tiempo
La carta debe contener el plazo que tiene el remitente para cumplir con lo que
se pide en el documento.
3. Papel
Tiene que presentar la carta en original y dos copias: una se quedará con el
notario y la otra con usted.
4. Copia
Algunas notarías solicitarán que entregue una copia simple de su DNI para
elaborar la carta.
5. Opción
El remitente no está obligado a dar una respuesta, salvo que esto se haya
establecido en un contrato.
2.5. El acta
El acta, la palabra "acta" viene del latín y significa "los hechos"; llamada a veces
"minuta", es el informe que relata fiel y objetivamente una serie de hechos y da fe
por escrito de una situación determinada, sin interpretación o comentario alguno
por parte de quien la presenta.
A. El acta debe contener por los menos los siguientes requisitos generales:
2. Número del Acta (Las actas deben llevar una numeración cronológica. Si se
lleva en un solo libro de actas del máximo órgano – asamblea – y del
órgano de administración – junta directiva – el consecutivo debe ser
independiente para cada órgano. Si se pasa de un año a otro o el libro se
cambia por agotamiento, el consecutivo continúa).
6. El original del acta debe firmarse, por quienes actuaron como PRESIDENTE Y
SECRETARIO de la reunión en señal de cierre, o en su defecto del revisor
fiscal.
4. Si la entidades sin ánimo de lucro y realiza una actividad que está regulada
por la ley especial y por ende la vigila una entidad de control estatal
(Superintendencia Bancaria, de Vigilancia, Valores, Economía Solidaria para
las Cooperativas con Sección de Ahorro y Crédito, etc.) los elegidos, se
deben posesionar previamente ante dicha entidad, para el posterior registro
del nombramiento ante la Cámara, para lo cual deberán allegar la
autorización de la mencionada posesión.
2.5.4. Recomendaciones:
3. La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible, para
garantizar su digitación
En la ciudad de XXXXXXX a las (horas) del (día) del mes de _________ del año
_____, se reunió ( Determine que órgano se reúne, Ejemplo: ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS, JUNTA DE SOCIOS, JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, JUNTA DE VIGILANCIA, ENTRE OTROS.), según convocatoria
efectuada previamente por __________________ (órgano o persona facultada por
estatutos para convocar) mediante _________________ (medio utilizado: oficio,
prensa, radio, aviso, etc., que se establezca en estatutos) con termino de
antelación _______ (número de días según estatutos), con el objeto de desarrollar
el siguiente orden del día:
2. Se eligió por unanimidad al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX como
Presidente de la reunión y al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX de XXX
como secretario de la reunión.
3. Se designó al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX, como nuevo
representante legal (Gerente, Presidente, entre otros) de la entidad, quien
manifiesta su aceptación al cargo por la cual fue designado.
4. Agotado el orden del día se levanta la sesión previa lectura y aprobación del
acta.
Dada en la ciudad de _______ a los _____ días del mes de ______ de año ________.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PRESIDENTE SECRETARIO
SECRETARIO
Ejemplo
CIUDADANO
REGISTRADOR MERCANTIL DE LA CIRCUNSCRIPCIÓN JUDICIAL DEL ESTADO
………………
SU DESPACHO.-
Quien suscribe, …………………, peruano, soltero, mayor de edad, portador de la
Cédula de Identidad No. …………….., autorizado para este acto por la sociedad
mercantil, “……………………..” ante usted acudo para presentarle acta
constitutiva y estatutos sociales de la mencionada compañía a fin de que se sirva
ordenar su inscripción y registro en ese despacho a su digno cargo. Le hago la
presente participación a los fines previstos en el artículo 215 del Código de
Comercio, con el ruego que una vez que sean cumplidas las formalidades de Ley
se sirva a expedirme dos (2) copias certificadas de dicha acta constitutiva y
estatutos sociales con inserción del auto que las provea, a los fines de la
publicación de Ley. En Lima a la fecha de su presentación.
CAPÍTULO I
NOMBRE, DOMICILIO, OBJETO Y DURACIÓN
ARTÍCULO PRIMERO: La sociedad se denomina “…………………..”
ARTÍCULO SEGUNDO: El domicilio de la compañía es la ciudad de …………..,
Estado ………….., en la Avenida ………………..; pudiendo establecer sucursales,
agencias o representaciones acreditadas en cualquier lugar de la república y/o
en el exterior.
ARTÍCULO TERCERO: La presente compañía tiene como objeto social
…………………….. y en fin, cualquier otro fin de lícito comercio.
ARTÍCULO CUARTO: La sociedad tendrá una duración de …………………… años
contados a partir de la fecha de su inscripción en la Oficina de Registro Mercantil
correspondiente, pero podrá ser disuelta con anterioridad o prorrogada su
existencia mediante decisión de la Asamblea de Accionistas, válida y legalmente
convocada y con apego a lo establecido en el Código de Comercio en lo
relativo a lo no previsto en los estatutos sociales al respecto.
CAPÍTULO III
DE LA DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN
ARTÍCULO SÉPTIMO: La administración de la compañía estará a cargo de una
Junta Directiva compuesta por un Presidente, y un Vice-Presidente, actuando
conjunta o separadamente, quienes podrán ser accionistas o no y serán elegidos
por la Asamblea General de Accionistas, durarán en sus funciones cinco (5) años,
pudiendo ser reelegidos si así lo dispone la Junta Directiva.
El Presidente tendrá las siguientes atribuciones: Llevar la gestión diaria de los
negocios de la sociedad, administrar y fiscalizar los negocios de la sociedad, sus
negocios y propiedades en la forma más amplia con facultades para adquirir,
enajenar y disponer, gravar, hipotecar, arrendar, avalar, endosar, otorgar fianzas
comerciales, celebrar toda clase de tratos y convenios, firmar efectos de
comercio, abrir, movilizar y cerrar cuentas bancarias por medio de la sociedad o
sus administradores, efectuar todo acto u operación que no esté expresamente
reservado exclusivamente a la Asamblea General de Accionistas, por la cual está
plenamente facultado para estipular el monto, condiciones, términos y
modalidades de los mismos, fijar gastos de administración, nombrar, remover o
reducir personal fijando su remuneración, representar a la compañía en juicio o
fuera de él, tanto judicial como extrajudicialmente, hacer la rendición de cuentas
al Vicepresidente cada año, determinar el empleo de fondo de reserva
colocándolos de la manera establecida en el artículo 262 del Código de
Comercio vigente y en general cumplir y hacer cumplir los acuerdos y convenios
sin limitación alguna ya que lo antes mencionado no tiene carácter limitativo.
El Vicepresidente tendrá las siguientes atribuciones: Llevar la gestión diaria de los
negocios de la sociedad y fiscalizar los negocios de la sociedad, sus negocios y
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propiedades con facultades para adquirir, enajenar y disponer, arrendar, abrir
cuentas bancarias por medio de la sociedad, fijar gastos de administración,
nombrar, remover o reducir personal fijando su remuneración, determinar el
empleo de fondo de reserva colocándolos de la manera establecida en el
artículo 262 del Código de Comercio vigente y en general cumplir y hacer
cumplir los acuerdos y convenios sin limitación alguna.
ARTÍCULO OCTAVO: Los miembros de la junta directiva al iniciar el ejercicio de sus
funciones deberán depositar en la caja social cinco (5) acciones de su
propiedad de las emitidas por la compañías y las no accionistas un número igual,
depositadas por el accionista que lo propuso para el cargo, a los fines
establecidos por el artículo 244 del Código de Comercio. Dichas acciones
quedarán liberadas una vez que la Asamblea haya aprobado su gestión.
CAPÍTULO V
DE LAS ASAMBLEAS
ARTÍCULO NOVENO: Las asambleas de socios representan la universalidad de los
accionistas y sus decisiones y acuerdos dentro de los límites de sus facultades,
según la ley y este documento constitutivo, son obligatorios y deben ser acatadas
por todos los accionistas estén o no estén de acuerdo con ellas y aunque no
hayan asistido a sus reuniones. La asamblea ordinaria se constituirá anualmente
la segunda quincena del mes de enero previa convocatoria efectuada por los
miembros de la Junta Directiva, por prensa, carta o cualquier otro medio directo,
con cinco días de anticipación, por lo menos, a la fecha fijada para la asamblea.
La Asamblea Extraordinaria se reunirá cuando lo convengan los miembros de la
Junta Directiva por cualquiera de los medios que antes se han establecido. En
caso de que por cualquier medio no se celebre oportunamente la Asamblea
Ordinaria anual, se podrá realizar una Asamblea Extraordinaria, con la exclusiva
necesidad de tratar los asuntos correspondientes a la Asamblea Ordinaria
pendiente. Se considerará cumplido el requisito de la convocatoria para la
reunión de las asambleas, sean estas ordinarias o extraordinarias, si en la
oportunidad de su celebración todos los accionistas estuvieren presentes o
representados en ellas.
CAPÍTULO V
DEL COMISARIO
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: La sociedad tendrá un comisario que ejercerá las
atribuciones que señale el Código de Comercio y será elegido por la Asamblea
de Accionistas, El mismo permanecerá en el cargo durante cinco (5) años o
hasta que un sucesor haya tomado posesión de su cargo. El Comisario entregará
un informe sobre el balance y la contabilidad de la sociedad, con quince (15)
días de anticipación por lo menos, a la fecha fijada para la Asamblea Ordinaria.
CAPÍTULO VI
DEL BALANCE GENERAL Y APARTADOS Y RESERVAS
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Anualmente, el día quince de diciembre se tendrá
inventario de todos los bienes de la sociedad y se formará el Balance general
con el correspondiente Estado de Ganancias y Pérdidas; y el Presidente hará la
respectiva memoria y cuenta de la compañía ante el Vice-Presidente. El primer
ejercicio económico de la compañía comprenderá desde la fecha de su
inscripción en el Registro Mercantil respectivo hasta el treinta y uno de diciembre
de 2005 y, los subsiguientes, del uno de enero al treinta y uno (31) de diciembre
de cada año.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: Para el primer período de cinco (5) años quedan
nombradas las siguientes personas: PRESIDENTE: …………………; VICE-PRESIDENTE:
………………………..
Como COMISARIO se nombra a…………………., quien es venezolano, Contador
Público e inscrito en el Colegio de Contadores Públicos de……………… con el
………………………………………………………………………………………………………