DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA

EMPRESA VARGAS AREVALO FABIO HUMBERTO UBICADA EN EL BARRIO

SAN JOSE SUR LOCALIDAD RAFAEL URIBE DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ

WILMER ALEXANDER NARANJO RODRIGUEZ

NELSON NAVARRO RODRIGUEZ
JHON ALEXANDER PATIÑO CAMARGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TECNOLOGO EN GESTION EMPRESARIAL
FICHA 1750762 RUTA No.02
BOGOTÁ
2019
 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

62.Instrumento de recolección de información

OBJETIVO: la encuesta se implementa para dar a conocer los procesos contables

que maneja el encuestado y realizar un diagnóstico preliminar.

Fecha
Nombre del encuestado
Teléfono
Unidad productiva

ENCUESTA
PREGUNTAS RESPUESTAS
1 Maneja un libro donde registra los
movimientos contables
2 Que documentos contables utiliza
3 Usted maneja una caja menor
4 El movimiento financiero de sus
ventas van a una cuenta bancaria
5 Sabe que marco normativo debe
aplicar
6 Sabe cuánto le cuesta producir su
mercancía
7 Sabe el porcentaje de utilidad
8 Cuantos activos posee
9 Cuanto es el valor de su nómina
mensual
10 Sabe que impuestos le
corresponde declarar
63. Caracterización contable de la empresa

TIPO DE EMPRESA persona natural

SECTOR ECONOMICO Secundario
ACTIVIDAD ECONOMICA ventas al por menor de otros productos
en puestos de ventas móviles
-comercio
-Fabricación de otros artículos textiles
-Tejeduría de productos textiles
CODIGO CIIU 4789
1399
1312
4751
TAMAÑO Según el grupo n°3 de las niif las
microempresas que cuentan con una
planta de trabajadores de máximo 10
personas y tienen activos de 500
SMMLV sin contar con la vivienda y no
cumple con los requisitos del grupo n°
2 de las niif se considera un micro
empresa pequeña
TIPO DE SOCIEDAD persona natural
NIT 19360613-8
ESTANDARES CONTABLES Grupo 3

A este grupo corresponden las

personas naturales o jurídicas que no
son minoristas, que no pertenecen al
régimen simplificado en el impuesto a
las ventas, que tienen ingresos brutos
totales de máximo 3500 SMMLV y
que no son usuarios aduaneros, entre
otras condiciones explicadas en
artículo 499 del estatuto tributario.
Así mismo, se consideran a las
compañías del grupo número tres a
las microempresas que, sin contar
con la vivienda, tienen activos totales
 de 500 SMMLV, que cuentan con una
planta de trabajadores de máximo 10
personas y que, al mismo tiempo, no
cumplen con los requerimientos para
pertenecer al grupo número dos.

64. Libros contables

Aplicabilidad en el proyecto: L unidad productiva no cuenta con libros contables ni

fiscal por que el propietario no tiene conocimiento a nivel contable ni
administración. Por lo tanto, se le sugiere que debe manejar el libro fiscal según
normatividad vigente de la DIAN.

Libro Fiscal

En este libro se registra cronológicamente las operaciones realizadas por una

persona perteneciente al régimen simplificado del impuesto a las ventas. El modo
en que debe ser llevado es bastante sencillo y simple, pues su principal objetivo es
referenciar en qué momento se sobrepasa el límite de ingresos necesarios para
mantenerse en este régimen.
.El libro Fiscal de operaciones se establece como una alternativa a la contabilidad
desde el punto de vista tributario. Es por eso que resulta común escuchar el
comentario de que "pertenecer al régimen simplificado es mejor por no tener que
llevar contabilidad"; sin embargo, esta es una creencia errónea, debido a que esta
salvedad solo rige en materia fiscal. Mientras que a nivel mercantil los
comerciantes siguen teniendo la obligación de llevar contabilidad.
Ejemplo de la estructura del libro fiscal
65. Documentos contables

Aplicabilidad:
Debido a que encontramos que la unidad productiva no lleva registro ni copias de
los documentos contables necesarios para su buen funcionamiento procedemos a
presentarle la siguiente propuesta.
Consideramos que la unidad productiva debe utilizar los siguientes documentos:

COMPROPOBANTE DE EGRESO

Transacción: Los comprobantes de egreso es el documento encargado de

mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o
negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para
grandes empresas (Negocios).
RECIBO DE CAJA MENOR

Transacción: Un recibo de caja es un documento que se utiliza como soporte en

contabilidad el cual sirve como comprobante de todos los ingresos de la empresa,
especialmente por la cancelación de facturas de clientes, este ingreso puede ser
en cheque, efectivo o cualquier otro

COMPROBANTE DE INGRESO

Transacción: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de caja se contabiliza
con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido
CHEQUE

Transacción: Se trata de un documento por el cual una persona (la que lo expide o
emite y lo firma) ordena a una entidad bancaria en la que tiene dinero que pague
una determinada suma a otra persona o empresa. El cheque se utiliza, por tanto,
para pagar algo sin necesidad de utilizar físicamente dinero.

KARDEX

Transacción: El Kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener

el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en
inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las
mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la
empresa para la venta
ARQUEO DE CAJA

Transacción: Es el recuento de todas las transacciones de dinero en un periodo

determinado (tanto pagos/cobros en efectivo como los realizados en tarjeta)

CONSIGNACION

Transacción: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una
copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la máquina registradora.
Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
CUENTA DE COBRO

Transacción: La cuenta de cobro cumple una función de comprobante de la

realización de un pago, existen formatos proforma de cuenta de cobro que pueden
utilizarse para hacer un cobro por la prestación de un servicio cuando no se está
obligado a facturar, aunque para la contabilidad de quien hace el pago debe
hacerse un documento

66. Políticas contables

Área administrativa
Objetivo: Establecer el ciclo contable en este nivel
Alcance: Que la unidad productiva pueda comenzar a tener un control y un
conocimiento claro de los diferentes procesos que conllevaran a tener una
contabilidad organizada y eficiente

 Aplicar los principios e implementar las prácticas contables para reconocer

los activos, pasivos y gastos, inherentes al proceso contable de la empresa
 Los costos de mantenimiento diario no se reconocen en propiedad planta y
equipo, se registran en gastos
 La unidad productiva deberá tener una factura por cada compra que realice
 Se debe establecer una fecha oportuna para pago a proveedores y deudas
Área de producción
Objetivo: que la unidad productiva pueda reconocer en que se está invirtiendo el
dinero destinado al área de producción

Alcance: se espera que efectuar un control de inventario y una contabilidad de los

gastos, evite el despilfarro de insumos, así como la pérdida de piezas de
producción

 Las piezas de repuesto se contabilizarán en inventarios y se llevarán al

resultado cuando se consuman
 Los costos de mantenimiento diario no se reconocen en propiedad planta y
equipo, se registran en gastos
 Se deben limpiar todas las maquinas e implementos utilizados después de
terminar la jornada laboral
 Cualquier maquina o implemento dañado se debe informar a la persona a
cargo para hacer cambio oportuno de la misma

Ciclo contable

La empresa objeto de estudio no cuenta con un ciclo contable por lo cual se

recomienda implementarlo, para esto se dará a conocer que es un un ciclo contable
y pasos del ciclo contable.
El ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a
la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y
dar a conocer las situaciones financieras y las operaciones de la empresa.
Normalmente un ciclo contable es de un año, aunque hay empresas con ciclos
contables mensuales, trimestrales o semestrales.

En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro diario,

comprobantes financieros, hasta la preparación de los estados financieros.

Pasos del ciclo contable: Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al
proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los
estados financieros finales.
  Balance general al principio del periodo: Consiste en el inicio del ciclo
contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del
mayor general del período anterior.

Proceso de análisis de las transacciones y registros: Consiste en analizar cada una

de las transacciones para proceder a su registro en el diario.

 Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro
mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.

 Analizar los ajustes y las correcciones para registrarlos en el libro mayor:

Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste; se procede luego
a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos
correctos.

 Cierre de libros: consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para

cerrar las cuentas nominales, procediendo luego a pasar dichos asientos al
libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los
saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para
el periodo siguiente
Tabla membretada

Vargas Arévalo Fabio Humberto

Tel:
Nit: 19360613-8
Dirección: Cll 24 s N 11-52
Ítem Actuales activos Definición según Criterios de
de la empresa NIIF reconocimiento
Activos -efectivo De acuerdo a las Los activos deben
-máquina de Normas reconocerse en el
confección Internacionales de balance cuando
-mano de obra Información sea probable la
-textiles e hilos Financiera (NIIF) obtención a partir
-tijeras, reglas y para PYMES, un de los mismos de
metros activo es beneficios o
-bodega de considerado como rendimientos
textiles un recurso económicos para
-mesas y sillas controlado por la la empresa en el
-automóvil entidad como futuro, y siempre
resultado de que se puedan
sucesos pasados valorar con
y del cual espera fiabilidad.
obtener en el
La contrapartida
futuro beneficios
económicos de los mismos es:

 Aumento de un
pasivo

 Disminución de
un activo

 Ingreso o
aumento del
patrimonio neto

Pasivos -créditos los pasivos estos Los pasivos

-pago de nomina son definidos deben
-impuesto como reconocerse en el
-dotación obligaciones balance cuando
-proveedores presentes de la sea probable que,
entidad a su vencimiento y
 -soat, tecno generadas a raíz para liquidar la
mecánica de sucesos obligación, deban
pasados, al entregarse o
vencimiento de cederse recursos
las cuales espera que incorporen
desprenderse de beneficios o
recursos que rendimientos
incorporan económicos
beneficios futuros, y siempre
económicos. que se puedan
valorar con
fiabilidad.
La contrapartida
de los mismos es:

 Aumento de un
activo

 Disminución de
un pasivo

 Gastos o
disminución del
patrimonio neto

Ingresos -ventas Son definidos El reconocimiento

-inversión como incrementos de un ingreso
en los beneficios tiene lugar como
económicos, consecuencia de
producidos a lo un incremento de
largo del período los recursos de la
contable, en empresa, y
forma de entradas siempre que su
o incrementos de cuantía pueda
valor de los determinarse con
activos, o bien fiabilidad.
como
La contrapartida
disminuciones de
los pasivos de los mismos es:

 Aumento de un
activo

 Disminución de
un pasivo
  Un gasto

Gastos -servicios de forma de salida o El reconocimiento

agua y luz disminuciones del de un gasto tiene
-repuestos y valor de los lugar como
mantenimiento activos, o bien por consecuencia de
-pago de créditos la generación o una disminución
-transporte de aumento de los de los recursos de
material textil pasivos, que dan la empresa, y
-otros gastos como resultado siempre que su
decrementos en el cuantía pueda
patrimonio valorarse o
estimarse con
fiabilidad.
La contrapartida
de los mismos es:

 Aumento de un
pasivo

 Disminución de
un activo

 Un ingreso o
aumento del
patrimonio neto
Análisis de reconocimiento y aplicación de conceptos

Principio de causación y Base de acumulación o devengo

Aplicabilidad: no se está aplicando, se propone que se implemente debido a que

el principio de causación es lo más elemental en la seguridad contable

-El principio de causación es otro de los principios elementales de la contabilidad

considerados por el antiguo decreto 2649 y que en NIIF se conoce como principio
de devengo

-La NIC 1.28 establece la base contable de acumulación (devengo), como la

aplicación del principio de reconocimiento establecido en las NIIF para pasivos,
activos, patrimonio, ingresos y gastos.}

Aplicabilidad: actualmente la empresa no implementa este método por lo cual se

le sugiere implementarlo ya que estos le ayudan a tener una mayor visión de sus
activos

Partida doble y ecuación patrimonial: La ecuación patrimonial está

fundamentada en el Método de la partida doble, la cual permite tener un equilibrio
en la medida en que lo que se tiene, se debe y es en la ecuación patrimonial
donde se comprende la importancia y la esencia de la partida doble.

Pasos en el proceso de contabilización bajo NIIF (Reconocimiento, medición,

presentación y Revelación)

Aplicabilidad: la empresa objeto de estudio actualmente no se encuentra

implementando estos pasos en los procesos de contabilización por tal motivo se le
sugiere implementar el proceso mencionado para mejorar su control financiero.
Reconocimiento: Es el acto de realizar una adecuada medición de los hechos
económicos, cuantificarlos, valorarlos de manera fiable con la finalidad de que
dicha partida tenga un impacto real en los estados financieros, especialmente en
el estado de situación financiera (balance general) y el estado de resultados
integral (estado de resultados); es importante anotar que cuando se habla de
impacto, no se refiere únicamente a un ingreso o una salida de dinero, sino a
beneficios presentes o futuros que no necesariamente pueden ser medibles en
términos financieros.
Medición: El concepto de medición no es un nuevo término en el diccionario
contable, este ya estaba presente desde el artículo 10 del Decreto 2649 de 1993.
De manera simple y general, la medición es el proceso por el que se puede
determinar el valor de reconocimiento contable de un activo, pasivo, ingreso o
gasto en los estados financieros.

Presentación: Consiste en dar en conocimiento los estados financieros del ente

económico a todos los terceros interesados en la información contenida. Al
respecto es importante tener en cuenta la siguiente normatividad:
NORMA IFRS/NIIF 1- ASUNTO Presentación de estados financieros
IFRS/NIIF 1 - 3 - ASUNTO Obligación de elaborar unos primeros estados
financieros anuales re expresados bajo NIIF
IAS/NIC 32 - ASUNTO Presentación de información de los instrumentos
financieros.

Revelación: Consiste en la presentación de toda la información financiera

relacionada con los hechos económicos importantes afrontados por el ente
económico que afectan el juicio de un lector informado. Los datos para informar en
el proceso de revelación no son exclusivamente los reconocidos en los estados
financieros, puesto que en estas revelaciones se puede incluir Información no
presentada en los informes pero que se considera de suma importancia para la
toma de decisiones.