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L’esprit, la réflexion et l’action: les couleurs de vos succès!
Exemples de Workflows
SharePoint 2007
www.blancconsultants.com
Philippe Blanc, philippe.blanc@blancconsultants.com
Gilbert Nicolet, gilbert.nicolet@blancconsultants.com2 2001_MS_SharePoint Club 2
0.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 2
La maîtrise technologique en plus!
Les projets
La vision
Le cockpit
Les processus
L’analyse et l’action
L’intégration
technologique3 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 3
Blanc Consultants, en partenariat avec BPA Solutions à Neuchâtel,
développe des webparts et des composants SharePoint permettant
notamment de:
Répliquer et agréger des listes
Afficher des données d’autres listes ou de bases de données externes
Naviguer selon une approche organisationnelle
Calculer et présenter des tableaux de bord d’entreprise
Piloter SharePoint depuis des applications externes
Gérer des comportements de listes mères-filles (p. ex. Contats-Actions)
…
Et autres développements possibles
Des développements sous SharePoint4 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2
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Un portail SharePoint est une excellente plate-forme pour poser
les processus, les pratiques, méthodes et règles d’entreprise sur
un outil quotidien, central et utilisé par tous.
Un workflow est la façon la plus ambitieuse, la plus systématique
et la plus structurante d’informatiser un processus.
C’est une finalité et non-pas un point de départ
Donc, avant de construire techniquement un workflow, il est
primordial de s’assurer de la maturité du processus concerné.
Ce processus est-il
Décrit?
Connu?
Optimisé?
Adapté à la réalité vécue par le plus grand nombre?
…
Workflows, quels enjeux?5 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:5
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Type
Complexité du
besoin
Mise en œuvre Déploiement
WSS – 3 états Faible Simple
Directement sur
la liste SharePoint
MOSS – modèles
prédéfinis
Moyen Simple
Directement sur
la liste SharePoint
SharePoint
Designer
Avancé Simple (déclaratif) Défini par liste
Visual Studio
(WF Foundation)
Très avancé
Complexe (orienté
programmation)
Installation par
feature
Les différents types de Workflow dans SharePoint6 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Im
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Workflow personnalisé
Spécifique à un besoin exprimé, valable pour une liste donnée
Déclenchement automatique à la création ou à la modification
d’un élément
Déclenchement manuel possible
Stockable dans le modèle de liste
Nombreuses actions possibles
Envoi d’e-mails et de rappel périodique
Création automatique de tâches
Informations sur l’état du Workflow
Pourquoi SharePoint Designer?
Avantages:
Souplesse de création, réponse à des besoins complexes
Simplicité de mise en œuvre 7 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:5
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Options de démarrage: manuel, à la création, à la modification
Développement d’un Workflow
dans SharePoint Designer
Comportement du Workflow8 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:5
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Cas concret 1:
Gestion des non-conformités9 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:
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Cas concret: gestion des non-conformités
Besoin du client:
Automatiser la procédure (connue)
Assurer le suivi plus efficacement
Constat de
non-conformité
Action corrective
Approuvé Rejeté
Fin du Workflow
Validateur
Emetteur10 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 10
Contenu du mail:
Texte statique définissable dans les paramètres du Workflow
Contenu dynamique: champs d’une liste SharePoint
Envoi de mail d’alerte
wss@entreprise.com
Possibilité de créer un
hyperlien sur l’élément
concerné11 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 11
Actions liées à la validation
Chantier X > Constats > Pompe à eau défectueuse > Modifier l’élément
Constat: Pompe à eau défectueuse
Zone de décision12 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 12
Cas concret 2:
Gestion des factures
fournisseurs13 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 13
Cas concret: gestion des factures fournisseurs
Facture scannée
Données
fournisseurs
Refusé Accepté
Viseur 1
Secrétariat
Quittance
Direction
Viseur 2
Refusé Accepté
Actions
comptables
Suppression
Fin du
Workflow
Comptabilité14 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 14
Cas concret: factures fournisseurs (1/2)15 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé l
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Cas concret: factures fournisseurs (2/2)16 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé l
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Suivi de l’état du Workflow
Suivi des
étapes 17 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 17
Les actions s’ouvrent et se terminent selon des interventions sur les
factures
Elles permettent de suivre notamment les actions en parallèle
Suivi des actions de Workflows18 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/20
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Limites de SharePoint: Les actions
doivent être sur le même site que la
liste qui déclenche le workflow!
Conséquence: chaque site abrite sa
liste propre avec impossibilité pour
l’utilisateur d’avoir sur une même
vue l’ensemble de ses actions.
Suivi des actions de Workflows
Site 1 Site 2
Actions
Site 1
Actions
Site 2
Actions
Site 3
Dataviewer
BTK
Actions
agrégées
Réplication
BTK
Solution proposée: 2 composants
développés par Blanc Consultants:
La réplication qui permet
l’agrégation des actions
Le dataviewer qui permet la
visualisation intersites d’une liste
filtrée ou non.19 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 19
Le passage
automatique d’un
élément vers une autre
liste permet de gérer
des droits d’accès
différents
Gestion des droits aux différentes étapes20 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 1
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Enoncer le besoin de manière claire
Dessiner le schéma du déroulement du Workflow
Préciser les différentes options à chaque nœud de décision et leur
impact sur le processus
Procéder par itérations: construction progressive avec tests et
validations de chaque étape
Former et informer les intervenants sur leur(s) rôle(s) et
responsabilité(s) dans le processus
L’efficacité d’un Workflow repose sur son adéquation
avec la culture d’entreprise
Par expérience…21 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 21
Processus administratifs
Demandes d’achats
Demandes de formations
Entrées-sorties de collaborateurs
Processus de support
Hotline
Contrôles internes
Gestion de projet
Demandes de projets
Validation de phases
Quelques exemples de Workflow22 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/200
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Merci pour votre attention et votre participation
L’esprit, la réflexion et l’action: les couleurs de vos succès!