LA ECUACIÒN CONTABLE BÀSICA

La ecuación contable básica se muestra en la ecuación: Activo = Pasivo + Capital Contable

Representa la relación entre activos, pasivos y capital contable. De un lado están los activos
totales y del otro las fuentes de financiamiento y los derechos legales y económicos sobre estos
activos (Pasivo y capital contable).

El Capital contable, agrupa dos elementos: Capital Contable = Capital social + Utilidades retenidas

Es decir, el Capital Social, incluye los aportes de los accionistas y las utilidades retenidas, que
representan las utilidades generadas por el negocio y reinvertidas en el mismo.

Las utilidades retenidas, están integradas por:

Utilidades Retenidas = Suma de utilidades de períodos anteriores no repartidas + Utilidades del

periodo actual – Dividendos

Las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de períodos anteriores no repartidas
más la utilidad del período actual, disminuidas por los dividendos, es decir, por aquella porción de
las utilidades repartidas entre los accionistas.

La ecuación; Utilidad del período actual = Ingresos – gastos

Indica esta ecuación, que la utilidad del periodo actual está integrada por los ingresos menos los
gastos.

LA CUENTA: CÈLULA DE LA INFORMACIÒN CONTABLE

Las transacciones de negocios se clasifican en grupos de partidas similares llamadas cuentas. La

cuenta es donde se registran los aumentos o las disminuciones de cada partida provocados por
una transacción de negocios. Todo sistema contable tiene una cuenta por separado para cada
clase de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

Cada cuenta tiene una sección para anotar los aumentos y otra para registrar las diminuciones.
Mediante el registro contable se pretende clasificar los efectos de las transacciones realizadas por
un negocio en los lugares correspondientes. Si existe la necesidad de crear más partidas, se
añaden más cuentas para cubrir esas necesidades.
Para simplificar este proceso de aumentar o disminuir una cuenta, se creó la cuenta T. Sin
embargo, mediante un comprobante se realiza de igual manera este registro, que tiene la misma
base lógica que la cuenta T.

La cuenta tiene dos columnas básicas, donde se registran las operaciones, llamadas movimientos.
La columnas se identifican con el nombre de debe o débito o cargo y haber o crédito o abono.
Según la naturaleza de la cuenta, el lado que se utilice para registrar los aumentos y las
disminuciones será diferente.

El saldo de la cuenta o la cantidad restante, es la diferencia entre las columnas del debe y del
haber. Para obtener el saldo se suman las columnas del debe y el haber y se resta la suma total de
los cargos de la suma total de los abonos. La columna con el valor más alto, determina el saldo
(Débito o crédito).

CATÀLOGO DE CUENTAS

Representa la estructura del sistema contable. Este catálogo es una lista que contiene el número y
el nombre de cada cuenta que se usa en el sistema de contabilidad de una entidad económica. En
este listado se relacionan los números y los nombres o títulos de las cuentas. Estas se colocan en
orden: 1. Activo. 2. Pasivos 3. Capital, 4. Ingresos y Gastos, con el número 5.

La contabilización de las transacciones, junto con el catálogo de cuentas y documentos los

soportes se registran en un libro o guía de contabilización, que representa la estructura del
sistema de contabilidad de una entidad económica.

DIARIO GENERAL

El Diario General es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas , cronológicamente,

todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y
en función el efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital,
ingreso y gasto.

En cada transacción registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos,
mecanismo que se conoce como Contabilidad por Partida Doble, es decir, para que el asiento sea
correcto tiene que estar balanceado. Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Es
posible, que después de un determinado tiempo, el que realizó el asiento u otras personas
tendrán la necesidad de leerlo y entenderlo, por eso se una un formato estándar en las empresas.
 CONCEPTO DE BALANCE DE COMPROBACIÒN

Después de realizadas las operaciones del período contable, se determina el saldo de cada cuenta
al final del período. Se realiza un listado de los saldos de cada cuenta, cuyo objetivo es realizar
una verificación para determinar si los totales de los saldos débitos y créditos son iguales.

Pasos:

1. Preparar el encabezado (Nombre de la compañía, nombre del Estado Financiero, fecha)

2. Elaborar la lista de los nombres de las cuentas, en el orden apropiado (Activo, pasivo,
capital, ingresos y gastos)
3. Registrar en las columnas del debe y haber del balance de comprobación los saldos
débitos o créditos de cada una de las cuentas
4. Sumar la columna del debe como la del haber. Ambas deben sumar igual

REGISTRO DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)

Es importante en las transacciones el tratamiento de los impuestos al consumo de bienes y

servicios. La tasa de este impuesto varía, de acuerdo al país. Tasa en Colombia 19%.

Este impuesto obliga al vendedor a cobrar al consumidor un impuesto sobre el ingreso por la
venta o prestación de un servicio. Cuando se realiza una venta (Iva por Pagar), ya que el vendedor
actúa como recaudador de dicho impuesto y el IVA cobrado al cliente lo tiene que declarar el
vendedor a la DIAN.

100.000* 0.19= 19,000 (Iva que se genera)

Bancos 119.000
Ventas 100.000
Iva por pagar 19.000

Por el contrario, si la empresa realiza alguna compra o requiere de algún servicio, se empleará la
cuenta de IVA por acreditar, porque tiene la posibilidad de recuperarlo o compensarlo
posteriormente contra el IVA por pagar. En el registro contable de una copra de mercancía por
$50.000 en la que se paga el 19%
50.000* 0.19= 9500 (Iva que se genera)

Inventario 50.000
Iva por acreditar 9.500
Bancos 59.500

Posteriormente, el total de la cantidad acumulada en la cuenta de IVA por pagar se compensará

con el total de la cantidad acumulada en la cuenta de IVA por acreditar. Es decir, el IVA cobrado
por la venta efectuada o por el servicio prestado a los clientes, es compensado con el IVA pagado
por las adquisiciones efectuadas a los proveedores prestadores de algún servicio. Cuando se
liquide o pague el IVA a la DIAN, se debe realizar un asiento:

Iva por pagar 19.000

Iva por acreditar 9.500
Bancos 9.500

DESGLOSE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

Si el IVA se encuentra incluido en el monto total de la operación, es importante calcular el valor de

la transacción neta de IVA, es decir, se debe calcular la parte correspondiente al monto de la
transacción sin considerar el IVA. La diferencia entre esta cantidad y la inicial será el monto
correspondiente al IVA.

Si se paga el arriendo de un local comercial por un valor de $115.000, incluyendo IVA (19%), el
procedimiento para calcular la parte correspondiente al gasto y al IVA:

115.000/1.19= 96639 ó 115.000 – 96639 = 18361

El asiento para registrar la transacción después de haber desglosado el IVA es:

Gasto por arrendamiento $96.639

Iva por acreditar $18361
Bancos $115.000
 REGISTRO DE TRANSACCIONES

Como caso demostrativo de la información explicada anteriormente, se presentan unas

transacciones efectuadas durante el mes de mayo por la Empresa Químikos Ltda. (Utilice la que
Ud. Creó) La Empresa se dedica al servicio de limpieza de pisos, ventanas e instalaciones en
general. Realice los asientos contables respectivos.

1. Esta empresa inició operaciones como una sociedad Limitada, integrada por tres socios,
quienes realizaron un aporte de 100.000.000 cada uno.

2. El 1 de mayo, con el aporte total de los socios, se abrió una cuenta corriente (Cheques
Empresarial) en BBVA a nombre de la empresa

3. El 2 de mayo los socios firmaron un contrato de arrendamiento por el local en donde se

establecerá el negocio y pagaron $5.000.000 más IVA (19%), correspondiente al pago por
adelantado de los próximos cinco meses. Este cheque se realizó con el cheque No. 0001
de la cuenta de la empresa.

4. El 2 de mayo se compró inmobiliario y equipos de oficina a Fábrica de Muebles del Litoral

Ltda. El total de la compra fue de $13.800.000, incluyendo IVA. Se pagó la mitad de la
factura con el cheque No. 0002 y el resto se deberá pagar en 15 días.

5. El 3 de mayo se pagaron $2.000.000 más IVA por concepto de publicidad; para ello se
emitió el cheque número 0003.

6. El 6 de mayo se compró un camión para la operación del negocio en $27.000.000 más IVA.
Las condiciones de compra fueron las siguientes: 40% de contado, para lo cual se emitió el
cheque No. 0004, y el resto se deberá pagar en pagos mensuales a un plazo de 24 meses.

7. El 8 de mayo se contrató a seis personas para el trabajo operativo y se acordó pagarles

$368.858 quincenal a cada uno. Además, se contrató personal administrativo con un
sueldo quincenal total de $400.000. Sus labores comenzaron el 16 de mayo.

8. El 11 de mayo se compró a un mismo proveedor material para oficina por $5.750.000,

incluyendo IVA, además de productos químicos por $7.245.000 incluyendo IVA. El pago se
hará posteriormente.
 9. El 15 de mayo, Químikos S.A., solicitó un préstamo de $40.000.000 a BBVA, por lo que se
firmó un documento a un plazo de 24 meses con una tasa de interés del 12% anual,
pagadero mensualmente. El préstamo fue otorgado y recibido de forma inmediata.

10. El 17 de mayo se pagó el resto de la factura de Fábrica de Muebles del Litoral Ltda., con el
cheque No. 0005.

11. El 20 de mayo, la Empresa efectuó una venta de $184.000.000 IVA incluido, del cual se
cobró 69.000.000; los 115.000.000 restantes serán cobrados hasta el siguiente mes. El
total del dinero recibido se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.

12. El 22 de mayo se pagó $149.500 por concepto de reparaciones de equipo de cómputo, la

factura incluye IVA, para ellos se emitió el cheque No. 006.

13. El 25 de mayo se facturó al cliente Gaseoductos S.A., la cantidad de $400.000 más IVA
como anticipo por los servicios que se otorgarán durante los próximos 60 días. El total del
efectivo recibido se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.

14. El 25 de mayo se pagaron con un cheque los siguientes servicios públicos. $200.000 más
IVA por servicio telefónico y 900.000 más IVA de luz.

15. El 31 de mayo, se pagaron sueldos y salarios al personal operativo, correspondiente a la

segunda quincena de mayo. Para ello se emitió el cheque número 0009.

16. El 31 de mayo, debido a los buenos resultados del negocio, los socios deciden hacer una
repartición de Dividendos de $8.000.000, los cuales fueron pagados ese mismo día con el
cheque No. 0010.

17. El mismo día 31, el Contador de Químikos S.A., calculó que por concepto de Impuesto
sobre la Renta, la empresa deberá pagar 10.500.000 antes del 17 de junio.

Se pide:

 Analizar los hechos económicos o transacciones, realizar la contabilización de los mismos,

utilizando Comprobantes y sus respectivos soportes (Utilice el nombre y logo de su
empresa).
 Realizar la mayorización y el balance de comprobación
 El Estado de la situación financiera o Balance General y
 Estado de Resultados.
 LA NECESIDAD DE LOS ASIENTOS DE AJUSTE

Los asientos de ajustes se realizan al final de cada período contable y tiene como objetivo
actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los
ingresos del período con todos los gastos que se generaron para la obtención del mismo.

Cada asiento de ajuste afecta una cuenta del estado de situación financiera o balance general y
una del estado de resultados.

Es sumamente importante tener presente que los montos de los asientos de ajustes están en
función del período contable de referencia, es decir, un mes, un trimestre o un año.

AJUSTES EN LAS CUENTAS DE INGRESOS

Los ajustes que se realizan a las cuentas de ingresos son necesarios para asegurar que se hayan
registrado en la contabilidad todos los ingresos obtenidos en el período, con el fin de que la
utilidad neta sea expresada en forma correcta en el estado de resultados. Existen dos tipos de
asientos de ajuste de ingresos:

a) Ingresos acumulados no registrados

Los ingresos pueden ser ganados (Devengados) antes de que se reciba efectivo del cliente
o de que se contabilice la operación en los registros contables. Son ingresos que se han
ganado, pero que aún no se ha cobrado el efectivo correspondiente.

El ajuste por dichos ingresos requiere de un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un
abono a una cuenta de ingresos

b) Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que, cuando se devengan, se

convertirán en ingresos

Cuando un cliente paga por adelantado los servicios prestados, se carga la cuenta de
efectivo (Bancos) y en general, se acredita una cuenta de pasivo llamada Anticipo de
clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado. Al
finalizar el período contable, se necesita un asiento de ajuste para disminuir la cuenta de
pasivo por el valor de los servicios que se hayan realizado, y reconocer, la proporción de
ingresos correspondiente para anotar el monto ganado durante el período.
AJUSTES EN LAS CUENTAS DE GASTOS

Todos los asientos de ajustes relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y
gastos que al pagarse fueron registrados como activo en espera de que fueran
devengados, requieren de un cargo a una cuenta de gastos y un abono a una cuenta de
activo o pasivo.

a) Gastos devengados (devengar quiere decir desquitar, incurrir) que aún no se han
registrado o pagado

El ejemplo más claro es el ajuste es cuando se requiere registrar los intereses de un

préstamo bancario.

b) Gastos pagados por anticipado que se registraron como un activo cuando se pagaron.

Los gastos pagados por anticipado es un activo que se produce cuando se efectúan
erogaciones que abarcan uno o más períodos contables futuros. Cuando el pago se hace
antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido, por lo general
se hace un cargo a la cuenta de activos Gastos pagados por anticipado, debido a que
representa un costo no devengado, el cual se empleará en períodos futuros para producir
ingresos.

Son muchos los tipos de pagos que realiza un negocio, que abarcan períodos contables
futuros (Seguros o alquileres).

c) Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil mediante el proceso de
depreciación

El gasto de depreciación constituye una partida virtual porque no representa un

desembolso real de dinero. Sin embargo, tiene que considerarse, pues de no hacerlo el
estado de resultados no reflejaría la utilidad correcta. Cada final de mes las empresas
deben registrar la depreciación de sus activos fijos, sin considerar los terrenos debido a
que éstos, a través del tiempo no pierden valor.