ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

NOMBRE: KAREN ELENA COLMENARES

PROFESOR:LUZ ANGELA TOVAR VARGAS

AÑO:2019

Servicio de aprendizaje Sena curso virtual

 INTRODUCCION

Las importancias de los archivos se remontan al origen de la escritura, desde

los inicios de la humanidad.

Esta palabra archivo proviene del latín archivium y este en griego Archeion
que significa (principio, origen) esto demuestra la importancia para evolución
cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos, son parte
esencial de los recursos de la información de una empresa entidades
públicas, privadas o de un país.

Su importancia a partir del valor que tiene para la administración y la

investigación.
IMPORTANCIA
El archivo se ha plasmado en diferentes soportes; tablillas encerradas,
papiro, pergamino, papel etc.

Los archivos constituyen la memoria de las instituciones y de las personas y

existe desde el momento que el hombre decidió fijar por escrito sus
relaciones como ser social. Para dejar plasmado sus conocimientos,
pensamientos e historia puesto que no podía tener todo guardado en su
memoria y para esto vio como única opción la escritura. Y es aquí donde
toma mayor importancia la conservación de los documentos escritos en
lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse
en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivística como
ciencia y el personal encargado de su manejo.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean

vistos de manera fácil y oportuna puesto que está encargada de mantener
los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un
servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la
información de los documentos, es fuente de historia y para la historia
además da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y su vez una
identidad nacional ya definida.

EDAD ANTIGUA

Culturas antiguas los egipcios ya que estos reflejaban en los templos

inscripciones así como en china e india.

Las civilizaciones de roma y Grecia dejaban testamentos y otros documentos

en madera y mármol.

Los arcadios, sumerios y babilonios sus escritos en las pieles, madera y

mármol con implementos metálicos y en tablillas de arcilla blanda para dejar
escrituras con instrumentos en forma de cuña.
Por excelencia el lugar de estos eran en los templos y los palacios de las
antiguas civilizaciones en tablas de barro y en estantes de madera.

EDAD MEDIA

Desarrollo el concepto de archivo.

Se tiene registros en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de

documentación de carácter financiero.

Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo

con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad como ejemplo
su seguridad como muestra se referencia el archivo de la corona real.

 SCRINIA: Resoluciones del emperador.

 LIBELLIS: peticiones y consultas elevadas a la corte.
 COGNITIONIBUS: Litigios civiles y criminales que se presentaban ante
el emperador.
 SCRINIA A RATIONIBUS: encargada de las finanzas y la contabilidad
imperial.
 ESPISTULIS: contestaciones del emperador a las consultas de los
funcionarios y ciudadanos.
 TABULARIOS: Deposito de archivos de documentación provincial
(ciudades)

El documento de Archivo va a tener su importancia durante la Edad Media

por su sentido utilitario, por cuanto el documento servía para garantizar
privilegios, inmunidades o derechos. Así van a ir apareciendo las primeras
chancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos, en una
época en la que el poder estaba atomizado. También en la Edad Media
comienzan a aparecer los primeros archivos municipales

En esta época en el año 1180 aparece en España el primer archivo

importante de ARCHIVO REAL DE LA CORONA DE ARAGON, creado por
Alfonso II.
RENACIMIENTO

Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España como la cabeza de Carlos I

como centro pionero de los archivos.

Aquí aparece un invento trascendental la imprenta y con ella el uso de

características móviles para imprimir, los documentos por ello van a
proliferar; en el siglo XVII y XVIII se inicia investigaciones detalladas de los
archivos en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter
general y administrativo, se caracteriza por la tendencia racionalista de la
ilustración.

El archivo se convirtió en un elemento fundamental de maquinaria

administrativa y por tanto adquirió una función predominante jurídico-
política. Aparecen tres herramientas de descripción nuevas los inventarios
topográficos, cronológicos, inventarios por asuntos.

En el siglo XIX se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder i

con el inicio de la revolución francesa es cuando se toma la conciencia de
funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en
archivos nacionales.

En el siglo XX la archivística se debate entre lo decimonico y la modernidad

crean archivos privados identifican que es un documento de un archivo otro
aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de archivo

 La red: es un conjunto de instituciones que tiene un convenio entre si

 Un sistema de archivo: es el conjunto de elementos que componen la
política archivística de un país determinado tiene que haber una ley,
red unas prácticas archivísticas.

LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD SIGLO XXI

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han
llegados a muchos ámbitos y han afectado también los archivos; en este
campo se comienza a utilizar más la informática para gestionar los grandes
volúmenes de la información que se genera dando lugar a los documentos
electrónicos de archivos.

Aparece el CIA (concejo internacional de archivos) se determina que la

función principal del archivo es identificar, salvaguardar y preservar los
documentos y asegurar que van a ser exequibles y comprensibles. En los
países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los
archivos existentes y de acuerdo con el área, objetivo de estudio, dado que
también existen otras clases de soportes documentales.es así como se
incorporó la tecnología que es de gran utilidad.

CUALIDADES
1. EXACTOS: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar
para evitar equivocaciones.
2. ECONOMICOS: ahorra costos derivados de tiempos y personal
empleado en las búsquedas de documentación, para evitar sobre
costos.
3. FUNCIONALES: permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente.
4. SIMPLES: identifica contenido de la información de manera sencilla.
5. TECNICOS: se registra las situaciones en la toma de decisión al
responsable para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo.

CLASIFICACION
1. SEGÚN SU NATURALEZA

Pueden ser pertenecientes a personas naturales o jurídicas que se derivan de

la prestación se sus servicios.

 ARCHIVOS PUBLICOS: pertenecientes a las entidades oficiales

 ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: aquel que por su valor para la
historia, la ciencia o la investigación es de interés público.
 ARCHIVO PRIVADO: pertenecientes a personas naturales o jurídicas
2. SEGÚN LA FUNCION Y USO
 ARCHIVO ACTIVO: Son aquellos que regularmente son vistos por las
personas, dada la relevancia de la información que contienen y
guardan, siendo necesario que los mismos sean de fechas recientes,
sino lo son en su creación lo son en su modificación; motivo suficiente
para que sean considerados importantes.
 ARCHIVO SEMIACTIVO: Este comprende información que puede ser de
relevancia pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es
decir, son archivos que contienen información importante pero que los
mismos no resultan de observancia cotidiana.
 ARCHIVO PERENNE O PERMANENTE: Pueden ser de vieja data, pero a
pesar guardan una relevancia por un periodo de tiempo, tal caso que
amerite hacer auditoria y se necesite revisar los estados o bien
informes de un lapso de tiempo pasado.se denotan permanentes
porque guardan información importante para la empresa.
3. POR SU ORGANIZACIÓN
 GENERALES O CENTRALIZADA: Son aquellos que pueden ser ubicados
en una sola estructura, es decir que se conservan en el mismo lugar y
es consultado por distintos departamentos
 DESENTRALIZADO O PARCIALES: Esta clasificación de archivos permite
que cada departamento sección maneje su propio archivo, es decir,
acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar,
crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable la seguridad y comunicación de los mismos. O de
ámbito.
4. POR SU CICLO VITAL
 ARCHIVO DE GESTION: Es el archivo de oficina productora que reúne
su documentación en trámite sometida a continua utilización y
consulta.
 ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
 transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta no es contante.
 ARCHIVO HISTORICO: archivo el cual se transfiere del archivo central o
gestión los documentos que deben de conservarse permanentemente
dado su valor histórico.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

ART:7

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

1 Archivo general de la nación.

2 Archivo general del departamento.
3 Archivo general del municipio.
4 Archivo general del distrito.

ART: 8

Archivos territoriales.

1. Archivos de entidades de orden nacional.

2. Archivos de entidades de orden departamental.
3. Archivos de entidades de orden distrital.
4. Archivos de entidades de orden metropolitano.
5. Archivos de entidades de orden municipal.
6. Archivos de entidades de orden municipal.
7. Archivos de las nuevas entidades territoriales que creen por ley.
8. Archivos de los territorios indígenas, que se crearan cuando la ley los
desarrolle.

ART: 9

Los archivos según la organización del estado

 1. Archivos de rama ejecutiva.
2. Archivos de rama legislativa.
3. Archivos de rama judicial.
4. Archivos de órganos de control.
5. Archivos de organismos autónomos.

DEFINICIONES IMPORTANTES
 ARCHIVO PUBLICO: conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.
 ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: aquel que por su valor para
la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público
y declarado como tal por el legislador.
 ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro e información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades
funcionales.
 FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con la totalidad del
que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conversión permanente.
 GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades desde su origen
hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y
conservación.
 PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural.
 SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la
información, según los materiales empleados. Además de los archivos
de papel existentes los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
  TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asignan el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
 DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

APLICACIÓN
Garantizar la seguridad y la conservación adecuada de la información de la
empresa, mediante procesos de gestión documental con los principios de
oportunidad, eficiencia y economía para facilitar el acceso de la información
de todas las partes interesadas de la empresa.

Contar con un archivo institucional técnicamente organizado y dotado con

herramientas necesarias para la gestión de los documentos, sin importar el
soporte en el que se encuentren; implementando procesos de gestión
documental y herramientas archivísticas que permitan la conservación,
trazabilidad y recuperación de la información que sirva a los usuarios como
base para la toma de decisiones.

 La gestión documental electrónica como estrategia para que sea una

información confiable.
 La información almacenada es permanente.
 Un archivo puede ser accedido por distintos medios de distintos
momentos.
 Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo(estado de los
edificios, instalación eléctrica,estanterías,etc..)
 Gran capacidad de almacenamiento
 Adopción de medidas para asegurar los documentos contra diversos
factores de deterioro; control de humedad, incendio y robo.
 Restauración de documentos deteriorados.
AYUDAS EN:
https://es.wikipedia.org/wiki/Archiv%C3%ADstica

https://doraduque.wordpress.com/2009/12/18/conceptos-basicos-de-archivistica/

https://prezi.com/zvum5dodcbsb/archivos-en-la-actualidad/

https://atsgestion.net/ley-gestion-documental/

https://prezi.com/_zj09ijcmqs6/clasificacion-de-archivo-segun-su-uso-y-organizacion/