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Controles y Seguridad Informática

IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y EL STAFF

ACTIVIDAD N° 2

CARLOS ALIRIO DUARTE DUARTE

Profesora
GLORIA LOURDES LOZANO RIVERA
Ingeniera de Sistemas. Especialista en Pedagogía
Instructor Virtual
Centro de Comercio y Turismo - Regional Quindío

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Villavicencio (Meta), 24 de julio de 201

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1 Importancia de las Funciones de Organización, Control y el Staff

A lo largo de nuestras vidas encontramos una serie de organizaciones, ya sean

formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a
través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en
ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que
llevan a cabo los miembros de una organización para lograr sus objetivos.

Toda organización siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos
fijados por la administración. Si se acepta que toda organización debe estar dispuesta a
encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia entonces la importancia que tiene un
control administrativo. Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de
información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos,
lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

2 Importancia de la Función Organización

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las

actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás
recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la
organización, es un proceso sistemático de hacer las cosas.

Organizar las funciones de la administración que se ocupa de escoger qué tareas se

deben realizar, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se reporta a
quién y dónde deben tomarse las decisiones.

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Cuando la organización está terminada solo resta actuar de manera que todo lo
planteado lo llevamos a la práctica, integrando, dirigiendo y controlando los pasos
y/o procesos que siguen de forma que tales ya pertenecen a la dinámica de acuerdo a
las funciones a desarrollar.

La organización requiere constantemente tomar en cuenta los elementos humanos

y materiales de que se pueda disponer, es encontrar el puesto adecuado para la
persona adecuada, no es más que la asignación de las personas mejor capacitadas
para realizar esa labor.

2.1 Objetivo de la Función de la Organización

Los objetivos son declaraciones que identifican el punto final o condición que desea
alcanzar una organización.
Es el conjunto específico de objetivos es lo que proporciona identidad propia a una
organización.

Los objetivos cumplen tres funciones principales:

Establecen principios generales.

Proporcionan legitimidad.

Plantean un conjunto de estándares.

Clasificación de Objetivos según su función.

Objetivos Estratégicos:

Encargados de establecer los principios generales.

Objetivos Operativos:

Son la guía de las diferentes unidades organizacionales.

Objetivos específicos individuales:

Son la guía de las conductas individuales

Beneficiarios de los objetivos

Las organizaciones tienen que satisfacer a distintos grupos de interés. Entre estos
grupos de interés podemos citar a los accionistas de la organización, los trabajadores,
los clientes, la comunidad y el Estado.

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Por lo tanto, al establecerse los objetivos organizacionales necesariamente tienen que

tomarse en cuenta a éstos grupos de interés.

Objetivos de corto y largo plazo

El establecimiento de una secuencia en los objetivos en distintas dimensiones

temporales, es un método útil a la hora de manejar objetivos diversos al mismo tiempo.

Objetivos a corto plazo

Son aquellos que la organización espera alcanzar aproximadamente en un año o un

período contable.

Objetivos a largo plazo

Son aquellos que la organización espera alcanzar en un período superior a un año.
Actualmente de tres a cinco años por los cambios rápidos del entorno.

Misión de la organización

Todas las organizaciones, ya sean entidades públicas o privadas, empresas sin ánimo
de lucro o empresas de negocios tienen misiones.

La formulación de una misión organizacional implica determinar la razón de ser de la

organización y es un elemento fundamental para el establecimiento de los objetivos
organizacionales, generalmente para su elaboración se tiene en cuenta los aspectos
del mercado, sociales y económicos.

Tipos de Objetivos Organizacionales

La determinación de los objetivos organizacionales se formula en términos de

resultados medibles que abarcan a toda la organización. Numerosos autores han
planteado diversos tipos de objetivos organizacionales, utilizando diversos enfoques,
uno de los más destacados a mi entender es el planteado por Peter Drucker, aun
cuando él los denomina metas.

Peter Drucker propone ocho tipos de metas:

Metas de mercado.
Metas de rendimiento financiero.
Metas de recursos.
Metas de innovación.
Metas de productividad.
Metas de desarrollo productivo.
Metas de actitudes y desempeño de los empleados.
Metas de responsabilidad social y comportamiento ético.

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En conclusión, las organizaciones hoy en día deben estar en condiciones de responder

a lo que es completamente impredecible, dentro de ciertos límites de la misión y
principios de guía de la organización.

El rápido cambio de nuestro mundo requiere que las organizaciones sean fluidas y
adapten con facilidad sus estructuras, productos y servicios. Los administradores
deben imprimir los valores y la misión de la organización en la mente de los
trabajadores, que son el principal activo y motor de una organización. Es bajo este
contexto que cobra relevancia el establecimiento correcto de los objetivos
organizacionales.

3 Importancia de la Función Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.

El control es una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir

defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. Esta
etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la
organización, que establece límites arbitrarios para la actuación y que comprende solo
hechos pasados o históricos.

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El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y,

más que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura
presente y futura de la actuación, no es más que la regulación de las actividades, de
conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

3.1 Objetivo de la Función Control

El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga conforme fue
planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos
con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

3.1.1 Proceso del control

A fin de identificar los errores o desvíos para así corregirlos y evitar su repetición, el
Control tiene un proceso o fases a seguir:

1) Establecimiento de estándares: establece los criterios de evaluación o comparación.

a. Existen cuatro tipos de estándares:

b. Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de
existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
c. Estándares de calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
d. Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
e. Estándares de costos: establece los costos de producción, administración,
costos de ventas.

2) Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

3) Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el desempeño

de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar
si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.

4) Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar

esperado.

Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:

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a. Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional

comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad.
b. Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye
dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el
plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
c. Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.

3.1.2 Auditoria Administrativa

La podemos definir como el examen integral o parcial de una organización con el

propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. Se lleva a
cabo según el sentido que tiene esta para la dirección superior. Otras definiciones de
auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección
superior, a beneficio de terceras partes.

3.1.3 Auditoria Interna

Actividad que tiene por objetivo fundamental examinar, evaluar la adecuada y eficaz
aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la
integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica,
proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

La función de auditoría interna ha cambiado notablemente en los últimos años,

pasando de una auditoria tradicional orientada a la protección de la empresa (activos)
hacia una auditoria enfocada al control de los riesgos, a fin de aumentar el valor de la
organización para los accionistas.

3.1.4 Diferencia entre Auditoria interna y Administrativa

La auditoría interna tiene un fin más amplio y busca identificar los procesos y sus
posibles mejoras, mientras la administrativa está basada en evaluar la calidad del
sistema y no de sus partes.

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4 Importancia de la Función Staff

Las funciones de staff son aquellas que contribuyen a que el personal trabaje con
mayor eficacia a favor del cumplimiento de los objetivos de la organización.

La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance
de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de
detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y
de asesoría a los departamentos de línea.

Ejercer una adecuada autoridad dentro de una empresa es una tarea que debe ser
realizada tanto por los gerentes de línea como de staff. Coordinar sus tareas es
imprescindible para el correcto funcionamiento de una organización.

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus
decisiones.

4.1 Objetivo de la Función Staff

Seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas, otorga una
especie de asesoría y consultoría a cada sector que forma parte de la empresa, dan
recomendaciones de cómo mejorar el funcionamiento de un determinado
departamento.

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5 Bibliografía

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Control-y-El-Staff

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