Análisis de los Riesgos Administrativos

Probabilidad de que ocurra el riesgo

Nivel Calificación Descripción
Puede ocurrir solo en
1 Raro
circunstancia excepcionales
Puede ocurrir en algún
2 Improbable
momento
Podría ocurrir en algún
3 Posible
momento
Probablemente ocurrirá en la
4 Probable
mayoría de las circunstancias
Se espera que ocurra en la
5 Casi Seguro
mayoría de las circunstancias
ministrativos
ra el riesgo
Frecuencia
No se ha presentado en los
últimos 5 años
Al menos de una vez en los
últimos 5 años
Al menos de una vez en los
últimos 2 años
Al menos de una vez en el
último año

Más de una vez al año

 Análisis de los riesgos Administrativos
Impactos que genera el Riesgo
Nivel Calificación
1 Insignificante

2 Menor

3 Moderado

4 Mayor

5 Catastrófico
Análisis de los riesgos Administrativos
Impactos que genera el Riesgo
Descripción
Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o
efectos mínimos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o
efecto sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
 MATRIZ DE CALIFICACION Y EVALUACION DE RIESGOS
IMPACTO
PROBABILIDAD INSIGNIFICANTE MENOR
1 2
Raro 1 1B 2B
Improbable 2 2B 4B

Posible 3 3B 6M

Probable 4 4M 8A
Casi seguro 5 5A 10A

ZONA DE RIESGO O NIVEL DE EXPOSICION

Zona Leyenda Descripción

BAJA B Riesgo BAJO, se puede asumir el riesgo

Riesgo MODERADO, se debe asumir o

MODERADO M
reducir el riesgo.

Riesgo ALTO, debe ser reducido, evitado,

ALTA A
compartido o transferido

Riesgo EXTREMO, debe ser reducido,

EXTREMA E
evitado, compartido o transferido
 ION Y EVALUACION DE RIESGOS
IMPACTO
PROBABILIDAD
MODERADO MAYOR CATASTROFICO
3 4 5
3M 4A 5A Raro
6M 8A 10E 1
POSIBLE
Improbable
9A 12E 15E
2
12A 16E 20E Posible
15E 20E 25E 3
CASI Probable
SEGURO 4
Casi seguro
XPOSICION
5
Descripción

O, se puede asumir el riesgo

DERADO, se debe asumir o

reducir el riesgo.

O, debe ser reducido, evitado,

mpartido o transferido

TREMO, debe ser reducido,

compartido o transferido
 IMPACTO
INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR CATASTROFICO
-1 -2 -3 -4 -5
INACEPTABLE INTOLERABLE

1B 2B 3M 4A 5A

2B 4B 6M 8A 10E

3B 6M 9A 12E 15E

4M 8A 12A 16E 20E

5A 10A 15E 20E 25E

 ZONA DE RIESGO

1B BAJO
2B BAJO
3B BAJO
4B BAJO
3M MODERADO
4M MODERADO
6M MODERADO
4A ALTO
5A ALTO
8A ALTO
10A ALTO
9A ALTO
12A ALTO
10E EXTREMO
12E EXTREMO
15E EXTREMO
16E EXTREMO
20E EXTREMO
25E EXTREMO
 República de CÓDIGO ES-SIG-RG-15

Colombia MAPA DE RIESGOS

VERSIÓN

FECHA DE APR
4

5/16/2017
Gobernación PÁGINA 1 de 1

de Santander Fecha de Formulación: 30/Octubre/2017

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Aplicar el procedimiento
Procedimiento MI-GE-
documentado.
No presentación oportuna por PR-279.
Cobro de tarfias en Secretario de
parte de los EE No Oficiales, de
establecimientos Establecimientos educativos Expedición y envío de Circular Educación. Resolución de Autorización de
los documentos requeridos para Formato MI-GE-RG- Reducir el riesgo
educativos no oficiales no oficiales hacen cobros de de Costos Educativos.
1 sin Resolución de
liquidar los costos educativos.
matricula, pensión y otros sin
272.
NO 4 3 12A ALTO
mediante la
Lider Grupo Anual Costos Educativos Expedidas /
ejecucion del control Establecimientos Educativos No
Autorización de la Autorización de la Diligenciamiento de formato Inspección y
No diligenciamiento de la Resoluciones de establecido. Oficiales de Santander * 100
Costos Educativos Secretaría de Educación MI-GE-RG-272. Vigilancia y su
autoevaluación institucional en el autorización de cobro
Anuales equipo de trabajo
Sistema EVI. de costos educativos
Reportes del Sistema de
de colegios no oficiales
Evaluación Institucional EVI.

Procedimiento de
Habilitación y
Novedades.
Funcionamiento de
Desconocimiento de los
establecimientos Formato MI-GE-RG-
interesados sobre los requisitos Aplicar los procedimientos
educativos oficiales y 257
para habilitar un establecimiento documentados para Secretario de Visitas de Habilitación, Registro de
no oficiales de EPBM
educativo o para ampliar el Establecimientos educativos HABILITAR y NOVEDADES. Educación. Programas, Renovación y
y ETDH sin el acto Visitas de Habilitación, Reducir el riesgo
servicio que ofrecen oficiales y no oficiales de
2 administrativo que los
EPBM y ETDH prestando el
Registro de
NO 3 3 9A ALTO
mediante la
Realizar programación de Lider Grupo Trimestral Novedades realizadas / Visitas
habilita para ofrecer el Programas, ejecucion del control programadas para habilitación,
Desconocimiento de las servicio educativo sin el visitas a EE EPBM y ETDH Inspección y
servicio educativo en Renovación y establecido. Registro de Programas,
autoridades municipales sobre cumplimiento de requisitos que requieren Vigilancia y su
todos o algunos Novedades a los Renovación y Novedades * 100
los requisitos que deben cumplir HABILITACIÓN/NOVEDADES equipo de trabajo
Niveles establecimientos
los EE para funcionar .
EPBM/Programas educativos oficiales y
legalmente.1
ETDH no oficiales de EPBM y
ETDH del
Departamento de
Santander

Incumplimiento de la
Desactualización de los Visitas de Control a Realizar visitas de Control a Secretario de
normatividad vigente
prestadores del servicio Establecimientos educativos los establecimientos EE EPBM-ETDH. Educación.
para el Reducir el riesgo
funcionamiento de
educativo sobre las condiciones oficiales y no oficiales de educativos oficiales y
mediante la Visitas de Control realizadas /
3 y requisitos para el EPBM y ETDH prestando el no oficiales de EPBM y SI 3 3 9A ALTO Suscribir plan de Lider Grupo Trimestral Visitas de Control programadas *
establecimientos ejecucion del control
funcionamiento del servicio educativo sin los ETDH del mejoramiento en el Inspección y 100
educativos oficiales y establecido.
establecimiento educativo requisitos reglamentarios. Departamento de instrumento, de acuerdo a los Vigilancia y su
no oficiales de EPBM
EPBM-ETDH. Santander hallazgos de la visita equipo de trabajo
y ETDH

Realizar seguimiento a los Secretario de

Sanciones disciplinarias.
Seguimiento a los indicadores del plan de Educación.
Reducir el riesgo
Incumplimiento de las No se realizan todas las indicadores del plan de accion. Numero de metas ejecutadas /
4 Hallazgos administrativos. mediante la
metas del plan de actividades propuestas para el desarrollo sectorial. NO 2 3 6M MODERADO aplicación de los
Líder Grupo Bimestral Numero de metas Programadas *
acción cumplimiento del plan de acción Tablero de control Realizar seguimiento al Planeación 100
Insatisfacción de la controles definidos
avance de metas tablero de control de avance Educativa y equipo
comunidad educativa
de metas de trabajo

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Información irreal e
Inconsistencias y/o
inoportuna.
incumplimiento de Resolución 17006 de Secretario de
términos, en la No disponer de la Información 22 de septiembre de Realizar Asistencia Técnica Educación.
Incumplimiento normativo. Reducir el riesgo
información completa o a tiempo para la 2014. en la metodología de Número de funcionarios y/o
5 mediante la
suministrada para la generación de informes de NO 1 3 3M MODERADO rendición de informes de Líder Grupo Bimestral contratistas con asistencia técnica
Deficiencia de la información aplicación de los
generación de avance al cumplimiento de Procedimiento para gestión y avance del plan de Planeación brindada
para la toma de decisiones. controles definidos
informes de metas y objetivos del PDD realizar seguimiento al acción. Educativa y equipo
seguimiento y PDD de trabajo
Daño imagen institucional.
evaluación del PDD.
Sanciones Administrativas

La no entrega oportuna de la Deficiencia de la información Procedimiento

planeación de asistencia tecnica. para la toma de decisiones. documentado de
asistencia tecnica. Seguimiento al Plan de
Las actividades propuestas no Desconocimiento de las Asistencia Técnica. Secretario de
Deficiencias en la son pertinentes con las debilidades y amenazas en Circular para la Educación. Número de actividades de
necesidades de los EE. la ptrestacion del servicio de planeacion y la Reducir el riesgo
planeación y Seguimiento a la agenda de asistencia tecnica ejecutadas /
6 los EE. ejecucion de la mediante la
ejecución de la NO 3 2 6M MODERADO aplicación de los
asistencia tecnica. Líder Grupo Trimestral numero de actividades de
asistencia tecnica del La no entrega oportuna de la asistencia tecnica. Planeación asistencia tecnica planificadas *
información de ejecución de Se afecta la calidad en la controles definidos
sector educativo. Asesoria y acompañamiento a Educativa y equipo 100
asistencia tecnica. prestacion del servicio Plan de asistencia los funcionarios que realizan de trabajo
Educativo. técnica. asistencia técnica.

Decreto 303 de 2005 -

acuerdo 0017 de
2013 - procedimientos:
recepción y evaluación
de proyectos a ser
presentados a sesión
de OCAD, de inversión
con otras entidades
OCAD y registro de
proyectos. Registros:
ficha de verificación de Realizar Asistencia Técnica a
Secretario de
cumplimiento de los funcionarios que elaboran Número de funcionarios y/o
Educación.
Omisión voluntaria o requisitos para la los proyectos en los requisitos contratistas con asistencia técnica
involuntaria de la viabilización y que deben cumplir los brindada
Falla voluntaria o involuntaria al Sanciones disciplinarias, Reducir riesgo Profesional
7 revisión de uno o más aprobación de proyectos.
requisitos técnicos y
realizar la revisión técnica y/o administrativas, penales y SI 1 3 3M MODERADO mediante aplicación Universitario de Trimestral
Número de registros diligenciados
documental de los proyectos. fiscales. Posible corrupción. proyectos de inversión de controles Programas y
documentales de los OCAD, guía ejecutiva Aplicar al formato de revisión de revisión o viabilizarían de
Proyectos del Grupo
proyectos de proyectos, concepto técnica y documental a los proyectos / proyectos revisados *
de Planeación
de viabilidad sectorial, proyectos registrados o 100
Educativa.
revisión técnica y radicados respectivamente.
documental de
proyectos, formato de
presentación de
informe para la
actualización de
proyectos.

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Capacitar a los responsables

Falta de capacitación a los
administradores del Sistema de
Información de Matricula SIMAT
de los Establecimientos
Educativos.
No realizar controles y análisis
Desactualizacion de la
de la información registrada en
8 informacion registrada
el SIMAT, en el proceso de la
en el Sistema de
Matricula.
Matricula SIMAT
No realizar las correcciones de
las inconsistencias identificadas
en Sistema de Información de
Matricula SIMAT.
de hacer el registro de la
Sanciones Administrativas, información en el SIMAT, en
Disciplinarias, Fiscales y cada EE
Penales
Prestar asistencia técnica a No. Instituciones Educativas
Pérdida de recursos del los administradores y
Procedimientos Secretario de atendidas con asistencia técnica /
S.G.P directivos docentes de los EE. Educación.
documentados Se reducira el riesgo No. de Instituciones Educativas *
mediante la 100
Asignación incorrecta de la Realizar documentos
Estrategias de SI 3 4 12E EXTREMO ejecucion de los Lider Grupo Trimestral
planta docentes en los informativos sobre el
seguimiento controles Cobertura Educativa No. de inconsistencias resueltas /
Establecimientos Educativos cronograma de matrícula.
establecidos y su equipo de N° de inconsistencias presentadas
trabajo * 100
Mal destinación y utilización Aplicar el procedimiento
de los recursos económicos documentado.
en la prestación del servicio
educativo Elaborar archivo detallado
(solicitud de corrección de
inconsistencias) identificadas
en el SINEB.

Realizar seguimiento y control

a las inconsistencias
presentadas en el proceso de
la matrícula.

Notificación extemporanea del Procedimiento MI-GE-

Programa de Auditoría.
No disponer de los recursos
humanos, tecnológicos y
Deficiencia en la financieros para la realziación de No se dispone de
la Auditoría.
9 planeacion y
ejecucion de la
Auditoría de Matrícula Falta de compromiso de los
auditados y auditores.
No se ejecuta el procedimiento responsables de proceso.
de Auditoría de Matricula
correctamente.
Incumplimiento de requisitos Matrícula.
normativo.
información relevante para la
mejora continua.
Fallas en la toma de
decisiones por parte de los
PR -38 Auditoria de
Programas de
Auditoría
Planes de Auditoría
Informes de Auditoría
General
Acciones de mejora
preventiva y correctiva.
Ejecutar el procedimiento
documentado.
N° de auditorías realizadas / N° de
auditorías programadas * 100
Definir, expedir y socializar el
Secretario de
Plan de Auditoría
Reducir el riesgo
oportunamente.
Educación. N° de seguimientos realizados
mediante la (correctiva - preventiva - de
NO 3 4 12E EXTREMO ejecución de los
Realizar y analizar los
Lider Grupo Semestral mejora) / N° de acciones
controles Cobertura Educativa (correctivas - preventivas - de
informes de Auditoría
establecidos. y su equipo de mejora) identificadas * 100
trabajo
Hacer seguimiento y controles
a las acciones de mejora
correctiva y preventiva.

No se utilizan los formatos de

registros existentes en la
ejecucion de la Auditoría de
Matricula.

Circular con el Elaborar y remitir circular a

Cronograma para los Rectores, Directores de
presentación de las Núcleo y Directores Rurales,
pruebas SABER. para la organización de las
Se quedan estudiantes sin Secretario de
Información Reducir el riesgo pruebas SABER. Número de estudiantes que
No todos los estudiantes evaluar. Educación.
incompleta para el Procedimiento mediante la presentan las pruebas de los
10 matriculados en los grados
análisis y uso de los documentado. NO 2 3 6M MODERADO ejecución de los Aplicar el procedimiento Anual. grados 3,5,7,9 y 11 / Número de
3,5,7,9 y 11 presentan las Información incompleta para Lider Grupo Calidad
resultados de las controles documentado. estudiantes matriculados en los
pruebas SABER . el analisis y usos de los Educativa y su
pruebas SABER. Información del MEN y establecidos. grados 3,5,7,9 y 11 * 100
resultados. equipo de trabajo.
Análisis de Resultados. Realizar analisis de resultado.

Reporte de matrícula Solicitar y utilizar el reporte de

en el SIMAT. matrícula del SIMAT.

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Resolución expedida
por la SED, para la
organización del
Incumplimiento en el proceso de Evaluación
Secretario de
reporte de la anual de desempeño Reducír el riesgo Elaborar, publicar y remitir la
Los Rectores y Directores Información Incompleta. Educación. Número de Docentes y Directivos
Información de laboral y periodo de mediante la resolución de Evaluación.
11 Evaluación Docente Rurales, no entregan los Docentes evaluados / Número de
protocolos en las fechas Investigación y Sanción
prueba de Docentes y NO 4 3 12A ALTO ejecución de los
Lider Grupo Calidad
Anual.
Docentes y directivos docentes
por parte de los Directivos Docentes de controles Aplicar el procedimiento
establecidas. Disciplinaria. Educativa y su por evaluar * 100
Estableciamientos los Municipios no establecidos. documentado.
equipo de trabajo.
Educativos Oficiales. certificados.

Procedimiento
documentado.

Resolución para la
Elaborar publicar y remitir
planeación, ejecución y
resolución de Evaluación
seguimiento a la
Deficiencia en el Información remitida es manual. Información Incompleta para Institucional.
Evaluación Secretario de Número de EE con
reporte de la el análisis y seguimiento. Reducír el riesgo
Institucional. Educación. Autoevaluación Institucional
información para la La información incompleta mediante la Elaborar y remitir circular a
12 consolidación, analisis Anual. reportada, consolidada y analizada
enviada por los Rectores. Dificultad en la planeación y
Circular con
NO 3 3 9A ALTO ejecución de los Rectores, Directores de
Lider Grupo Calidad Trimestral. / Número de EE que deben
y seguimientode la ejecución de la asistencia controles Núcleo y Directores Rurales
Cronograma de Educativa y su reportar la información de
evaluacion Los formatos diligenciados Técnica a los establecidos. de Evaluación Institucional.
actividades equipo de trabajo. autoevaluación institucional * 100
institucional presentan inconsistencias. Establecimientos Educativos.
Aplicar el procedimiento
Procedimiento
definido.
Documentado.

Resolución para la
Elaborar, publicar y remitir
planeación, ejecucion y
La Información remitida es Información Incompleta para resolución de PMI.
seguimiento a los PMI.
Deficiencia en la manual. la consolidación, análisis y Secretario de
Reducír el riesgo
consolidación, análisis seguimiento. Elaborar y remitir circular a Educación. Número de EE con PMI
Circulares con mediante la
13 y seguimiento a los Información incompleta enviada
Cronograma de NO 3 3 9A ALTO ejecución de los
Rectores, Directores de Anual reportados, consolidados y
Planes de por los Rectores. Deficiencia en la Núcleo y Directores Rurales Lider Grupo Calidad Trimestral. analizados / Número de EE que
actividades para los controles
Mejoramiento elaboración, ejecución, para PMI. Educativa y su deben reportar el PMI * 100
PMI. establecidos.
Institucional PMI Los formatos diligenciados evaluación y seguimiento a equipo de trabajo.
presentan inconsistencias. los PMI. Aplicar procedimiento
Procedimiento
definido.
Documentado.

Resolución para el Elaborar y ejecutar el plan

proceso de formación territorial de formación
Deficiencia en la Los docentes no cuentan
No se dan las condiciones docente. Docente. Secretario de
Planificación, con las herramientas Reducír el riesgo
financieras, legales y Educación.
elaboraración, pedagogicas, mediante la Número de Docentes capacitados /
14 ejecución y administrativas para desarrollar Procedimiento Expedir circular para la
el Plan de Formación Docente y
interpersonales y
documentado.
NO 3 3 9A ALTO ejecución de los
ejecución del plan de Lider Grupo Calidad
Anual. Número de docentes por capacitar
seguimiento al Plan disciplinarias para desarrollar controles * 100
fortalecer la calidad Educativa formación docente. Educativa y su
de Formación de manera asertivas las establecidos.
en el Departamento. Circular con equipo de trabajo.
Docente. prácticas Educativas.
Cronograma de Aplicar el procedimiento
actividades. Definido.

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Expedir y publicar la
Resolución. resolución para la
formulación, revisión y Secretario de
Deficiencia de la Servicio educativo de baja
Proyectos Educativos Circular con Reducír el riesgo evaluacion del PEI. Educación. Número de EE con PEI registrados
formulación e calidad.
15 implementación y Institucionales con debilidades cronograma de mediante la y evaluados / Numero de EE que
en la formulacion. ejecucion y actividades.
SI 3 3 9A ALTO ejecución de los Expedir circular con Lider Grupo Calidad
Trimestral
presentaron PEI registrados y
seguimiento de los Bajos resultados en las
seguimiento. controles definidos. actividades del PEI. Educativa y su evaluados * 100
PEI. pruebas saber.
Asesoria y asistencia equipo de trabajo.
técnica. Planificar y ejecutar la
asistencia tecnica en PEI.

Elaborar el Plan de
Baja calidad del servicio Planes de Mejoramiento PAM. Secretario de
Deficiencia en la
Plan de apoyo al mejoramiento educativo. mejoramiento Reducír el riesgo Educación. Número de actividades ejecutadas
formulación, ejecucion
16 y seguimiento de los con debilidades en la Institucional. mediante la Ejecutar el Plan de y con seguimiento en el PAM /
formulacion. ejecucion y Incumplimiento del objetivo
NO 3 3 9A ALTO ejecución de los Mejoramiento PAM. Lider Grupo Calidad
Semestral
Número de actividades
Plan de apoyo al
seguimiento. misional de la Secretaria de Caracterizacion y perfil controles definidos. Educativa y su programadas en el PAM * 100
mejoramiento PAM.
Educación. del sector Educativo. Realizar seguimiento al Plan equipo de trabajo.
de Mejoramiento PAM

GESTION Procedimiento MI-GE-

EDUCATIVA PR-64 Establecer,
distribuir o modificar la
planta de personal.
Violacion al derecho Aplicar el procedimiento Secretario de
Reporte tardio del proceso de fundamental a la educacion. documentado. Educacion.
Revisión de los
matricula por parte del SIMAT.
estudios técnico y
Incumplimiento en la Aprobación de los estudios Lider Grupo de
financiero de
Reporte tardio o insuficiente del prestacion del servicio por el Comite Directivo. Talento Humano y
proyección de planta
Demora en la informe de necesidad de la educativo. Reducir el riesgo su equipo de Número de días utilizados para la
por el Comité Directivo.
17 elaboración del acto planta por parte de los Rectores
NO 5 5 25E EXTREMO
mediante la Elaborar y comunicar trabajo.
Anual
distribucion de la planta / Número
administrativo de y Directores. Perdida de la imagen ejecucion del control cronograma para la de días programados para la
distribución de planta. institucional. establecido. realización del estudio Administrador de distribución de la planta * 100
Demora en el reporte de los técnico. Planta.
insumos para la elaboracion del Tutelas solicitando docentes.
estudio técnico de necesidad de Expedición del decreto de Personal de apoyo
planta de personal. Suspensión de labores de la distribución de planta al Lider de Talento
Comunidad Educativa. oportunamente. Humano.

Secretario de
Educacion.
Procedimiento MI-GE-
Reporte tardio o insuficiente de PR-64 Establecer, Lider Grupo de
Sobre cargas academicas.
la cantidad de docentes, distribuir o modificar la Talento Humano y
Aplicar el procedimiento
Subutilizacion de la directivos docentes y planta de personal. Reducir el riesgo su equipo de
Demoras en la asignación de documentado. Numero de plazas reubicadas /
18 planta Docente, administrativos. mediante la trabajo.
docentes. NO 4 4 16E EXTREMO Trimestral Numero de plazas nuevas
Directivos Docentes y Procedimiento MI-GE- ejecucion del control
Elaborar actos administrativos solicitadas * 100
Administrativos. Reporte tardio o insuficiente PR-65 Controlar la establecido. Administrador de
Existencia de docentes sin el oportunamente
perfil exigido por las asignaturas planta de personal. Planta.
perfil requerido.
del plan de estudio.
Personal de apoyo
al Lider de Talento
Humano.

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Secretario de
Revocatoria del acto Educacion.
administrativo.
Aplicar el procedimiento Lider Grupo de
Interés de obtener beneficios Perdida de Imagen. documentado. Talento Humano y
propios o particulares. Reducir el riesgo su equipo de Número de hojas de vida de
Nombramiento sin el MI-GE-PR-69
19 Demandas. mediante la Efectuar controles aleatorios trabajo. funcionarios verificadas que
cumplimiento de Nombramiento de SI 1 4 4A ALTO Trimestral
Tráfico de influencias. ejecucion del control a nombramientos. cumplen requisitos / número de
requisitos. personal.
Sanciones penales o establecido. Administrador de funcionarios vinculados *100
Abuso de poder. administrativas. Aplicar lista de chequeo de Planta.
nombramiento
Personal de apoyo
al Lider de Talento
Humano.

Aplicar el procedimiento
documentado.
Alarmas del sistema
Secretario de
por informacion
Hacer cruce mensual de la Educacion.
incompleta.
planta de cargo con la
Desactualización de la Fallas en la liquidacion de la nomina. Lider Grupo de
Procedimiento MI-GE- Numero de novedades actos
información en el Deficiencia en el ingreso de la nomina y prestaciones Reducir el riesgo Talento Humano.
PR-66 Administrar las administrativos ingresados al
20 Sistema de informacion de las novedades, sociales mediante la Capacitación a funcionarios
novedades de la planta NO 3 4 12E EXTREMO Mensual sistema de información / Número
Información de nombramientos y demás ejecucion del control nuevos en el manejo del Administrador de
de personal. de actos administrativos de
Gestión de Recursos informacion al sistema. Deficiencia en consolidar y establecido. Sistema de Información de Planta.
novedades expedidos *100
Humanos HUMANO. difundir la informacion. Gestión de Recursos
Formato AP-AI-RG-108
Humanos HUMANO. Personal de apoyo a
Relacion de
Administracion de
Novedades de
Cuadro control de actos Planta.
Personal.
administrativos de
novedades.

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Deficiencia en la calidad de la
informacion registrada en el
Sistema de Información
HUMANO. Procedimiento MI-GE-
PR-75 Trámite de las
No reporte oportuno de prestaciones sociales y Secretario de
Administración de Planta de las Realizar el tramite de recobro
económicas. Educación.
incapacidades y documentos oportunamente.
soportes para el recobro. Procedimiento MI-GE- Lider Grupo de Numero de incapacidades
Perdida de recursos de la Cuadro control de
PR-66 Administrar las Talento Humano. solicitadas para el recobro al
Desactualizacion de las Historias Secretaria por el no reintegro novedades de la planta incapacidades.
FPSM / Número de incapacidades
Laborales. por parte del FPSM y EPS. Reducir el riesgo
Deficiencia en el de personal. Lider Equipo Fondo reportadas para el recobro * 100
21 mediante la Aplicar lista de chequeo de
tramite de recobro de NO 4 4 16E EXTREMO de Prestaciones Mensual
No se tiene conocimiento Demora en el ejecucion del control los documentos bases para el
las incapacidades. Procedimiento MI-GE- Sociales del Numero de incapacidades
cuando un afiliado a la EPS esta restablecimiento de los PR-80 Actualizacion
establecido. tramite del recobro.
Magisterio y su solicitadas para el recobro a EPS /
o no activo en la misma. recursos financieros de la
del Sitema de equipo de trabajo. Número de incapacidades
entidad. Remitir mensualmente al
Informacion. legalizadas para el recobro * 100
Una vez radicada la incapacidad Fondo de Prestaciones las
Director de Talento
en la EPS, tiene un término de novedades causadas en la
Humano -
aprobación de 2 meses nomina.
Secretaría General
apróximandamente, por tanto no
se tiene conocimiento del estado
de liquidación de misma.

Cuando en las EPS se

presentan liquidaciones por
cambios de razón social, se
genera nuevos manejos
administrativos y mora en
liquidación y pago de las
incapacidades.

Aplicar el procedimiento
documentado.

Actualizacion de los sistemas

de informacion.
Informacion incompleta y/o
Secretario de
desactualizada. Revision previa a la
Educación.
radicacion de los
Sanción moratoria por MI-GE-PR-75 Trámite
Demora en el tramite de solicitud documentos.
demora en el pago de las de las prestaciones Lider Grupo de
de reconocimiento. Reducir el riesgo Numero de prestaciones sociales
Deficiencia en el cesantias parciales y sociales y económicas. Talento Humano.
22 tramite de las mediante la Realizar el cruce de la reconocidas / Numero de
definitivas. SI 3 3 9A ALTO Trimestral
Error en la liquidacion de la ejecucion del control informacion que reposa en el solicitudes de prestaciones
prestaciones sociales. Lista de chequeo para Lider Equipo Fondo
prestacion economica. establecido. sistema FOMAT contra la sociales radicadas * 100
Investigaciones disciplinarias verificar cumplimiento de Prestaciones
informacion del Sistema de
y fiscales. de los requisitos. Sociales del
Demora en la notificacion del informacion HUMANO.
Magisterio y su
acto administrativo de
equipo de trabajo.
reconocimiento al docente. Notificar por edicto las
resoluciones de
reconocimiento de
prestaciones economicas
cuando el docente no se
notifica personalmente.

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

No registrar la información
completa en los sistemas de Aplicar el procedimiento
Información para la documentado.
Secretario de
administración de las historias Procedimiento MI-GE-
Educación.
labores. PR-80 Actualización Diligenciar la Hoja de Control
Perdida de la informacion. Numero de novedades
del Sistema de Reducir el riesgo Historias Laborales.
Desactualización de la Lider Grupo de actualizadas en los sistemas de
23 No se guardan en unidades de Información. mediante la
información en las Certificaciones expedidas NO 4 4 16E EXTREMO Talento Humano. Mensual información / Numero de
conservación adecuadas. ejecucion del control Reportar al Grupo Sistemas
Historias laborales. con informacion deficiente o novedades generadas en
Formato AP-AI-RG-122 establecido. de Información de la SED, las
incompleta. Personal de apoyo Administración de Planta * 100
Descuido en la distribución y Hoja de control historias laborales que
del Equipo de
manejo de la información. Historias Laborales. presente algun tipo de
Historias Laborales
inconsistencia para su
Malas condiciones fisico corrección.
ambientales de los depósitos.

Aplicar el procedimiento
documentado.

Elaborar cronograma de
nómina.

Verificar el ingreso correcto de

novedades de nomina.
Demora en la atención de
incidencia por parte de Soporte Elaborar y visar prenominas
Procedimiento MI-GE-
Logico del Ministerio de para el pago de cada nómina.
PR-77 Administración
Educación Nacional. Secretario de
de Novedades.
Hacer seguimiento a las Educación.
Demora en el Incumplimiento de No pago de salarios a incidencias enviadas a
Procedimiento MI-GE- Reducir el riesgo
procesamiento Administración de Planta en las tiempo. Soporte Logico del MEN. Lider Grupo de Nominas entregadas a tiempo /
24 oportuno de la PR-78 Liquidación de mediante la
fechas de reportes de
Prenómina y Nómina.
NO 1 4 4A ALTO ejecucion del control
Talento Humano. Mensual Nominas procesadas en el mes *
prenomina y la Novedades al Equipo Nómina. Errores tecnicos en descarga Enviar circular sensibilizando 100
establecido.
nomina. de informes. al personal que ingresa Lider Equipo de
Formato AP-AI-RG-108
Demora en la validación de la novedades en el reporte Nómina y su equipo
Relacion de
Seguridad Social por parte del oportuno de éstas. de trabajo.
Novedades de
Operador.
Personal.
Hacer gestión ante la oficina
Fallas del servicio de Internet. de Sistemas de la
Gobernación de Santander
cuando se presenten
inconvenientes con el
internet.

Enviar los archivos planos a

tiempo al Operador validador
de Seguridad Social.

Revocatoria del acto Secretario de

administrativo. MI-GE-PR-74 Apoyar Aplicar el procedimiento Educación.
Inscripcion o ascenso Numero de solicitudes de
Presentacion de titulos la inscripción y Reducir el riesgo documentado.
en el escalafon de inscripcion o ascenso en el
25 docentes y directivos academicos falsos o alterados Demandas. actualización del mediante la Lider Grupo de
por parte de los docentes y registro público en
SI 3 3 9A ALTO ejecucion del control Efectuar controles en la Talento Humano.
Trimestral escalafon verificadas / numero de
docentes sin el lleno solicitudes de inscripcion o
directivos docentes Sanciones penales o carrera administrativa ó establecido. sustanciacion o estudios de
de los requisitos. ascenso presentadas *100
administrativas y carrera docente los requisitos. Lider Equipo
disciplinarias. Carrera Docente.

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

Inexistencia de evaluadores.

No cumplir con las etapas de

seguimiento de las Secretario de
Requerimientos del Educación.
evaluaciones.
No evaluar el 100% Ministerio. Aplicar el procedimiento
de los docentes y MI-GE-PR-71 documentado. Lider Grupo de
No presentar las evidencias a Reducir el riesgo Numero de docentes y directivos
directivos docentes de Sancion disciplinaria. Evaluacion de Talento Humano.
26 los establecimientos
tiempo al evaluador. mediante la Informar oportunamente al docentes evaluados / Numero de
desempeño. NO 3 3 9A ALTO Anual
ejecucion del control Grupo Calidad Educativa para docentes y directivos docentes a
educativos nombrados No ascenso en el que investigue y tome los Lider Equipo
Dispersion geografica de establecido. evaluar *100
bajo el decreto 1278 escalafon docente. correctivos del caso. Desarrollo Docente.
de 2002 algunas sedes educativas.
Retiro del empleo. Lider Grupo Calidad
Impedimentos de docentes y Educativa
directivos docentes por
conflictos de intereses entre
las partes.

Desconocimiento de las PQRSD.

Fallas en el reparto de las Procedimiento

PQRSD. documentado.
Incumplimiento normativo.
Fallas en el aplicativo de Software de ventanilla
Insatisfaccion del ciudadano.
Ventanilla Única de única de
Correspondencia. correspondencia. Secretario de
Sanciones disciplinarias y Reducir el riesgo
Educacion.
fiscales. optimizando los
Incumplimiento en la Distribución inoportuna de las Indicadores de
procedimientos e
27 atencion y/o solicitudes presentadas y Gestión. Informe mensual del proceso Lider Grupo PQRSD respondidas / PQRSD
Pérdida de imagén NO 5 4 20E EXTREMO implementando el Mensual
respuestas a las direccionadas al sector o grupo de Atención al Ciudadano. Atención al presentadas * 100
institucional. debido control.
PQRSD . correspondiente. Norma Ciudadano -
Departamental Secretaria de
Sanciones económicas a la
No clasificación de las peticiones existente para tal fin. Educación.
entidad.
presentadas ante la Secretaria
frente a la Dirección o
Coordinación pertinente.

Desconocimiento del proceso

actual de dichas peticiones y su
curso.

Desconocimiento del manual de

supervisión.
Investigaciones
disciplinarias, penales y
Falta de capacitación,
fiscales.
competencia y experiencia para Manual de Supervisión
supervisar. e interventoria.
Solicitar a la Oficina Jurídica y
Incumplimiento en los Reducir el riesgo
Favorecimientos personales. Informe del contratista. a la Dirección de Talento
Indebida supervision objetivos del contrato. optimizando los
Humano la socialización de Número de capacitaciones
28 voluntaria o procedimientos e Secretario de
Exceso en la cantidad de Informe de supervisión. SI 4 3 12A ALTO las responsabilidades Semestral recibidas / Número de
involuntaria a la Quejas. implementando el Educacion.
proyectos y contratos a estipuladas en el Manual de capacitaciones solicitadas * 100
ejecucion de debido control.
supervisar. Acta de liquidación. Supervison e Interventoria y
contratos. Reprocesos.
la normatividad vigente.
Manual de supervisión
Insatisfacción de la
desactualizado en la
comunidad.
normatividad legal vigente.
Mala imagen institucional.
Falta de supervisión al
supervisado.

CONVENCIONES
PROBABILIDAD POSIBLE CASI SEGURO
PARA RIESGOS DE
CORRUPCIÓN IMPACTO INACEPTABLE INTOLERABLE

Fecha de Modificación: dd/mm/aaaa Descripción de la Modificación: Solicitante:

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación
Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO

VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO
(SI ó NO) RIESGO
P I C

P: Probabilidad I: Impacto C:Calificación

Po:Posible INA: Inaceptable
CAS:Casi Seguro INT: Intolerable