Conceptos Básicos

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Índice

1 Introducción 3
2 ¿Qué es un Proyecto? 3
2.1 Un Proyecto Puede Generar: 4
2.2 Ejemplos de Proyectos: 4
2.3 Dirigir un Proyecto Implica: 5
2.4 Gestión del Portafolio (Cartera de Programas/Proyectos) 7
2.5 Dirección de Programas 9
2.6 Proyectos y Planificación Estratégica 10
2.7 Oficina de Dirección de Proyectos 11

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Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
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1 Introducción
Los proyectos están presentes en todos los niveles de las organizaciones, pueden
involucrar desde una sola persona hasta miles, requerir menos de 100 o miles de horas para
alcanzar sus objetivos, pueden ser desarrollados por una sola unidad de la organización o
pueden incluir a todos los departamentos, formar alianzas con organizaciones externas, etc.

Los proyectos incluyen, desde la construcción de un edificio para oficinas, el desarrollo e

implementación de un sistema de información o el lanzamiento de un nuevo producto en el
mercado, en cualquiera de estos casos se hace imprescindible tener claridad respecto a
¿qué es un proyecto? ¿Qué es la dirección de proyectos? Y las relaciones entre la dirección
de proyectos, la dirección de programas y la gestión del portafolio, lo cual veremos en esta
primera lectura.

2 ¿Qué es un Proyecto?
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
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resultado único”. Por naturaleza los proyectos tienen un principio y un final definidos. Un
proyecto finaliza cuando se cumplen los objetivos, cuando los objetivos no se pueden
cumplir, cuando ya no existe la necesidad que originó el proyecto y cuando el cliente o
patrocinador así lo deciden.

Generalmente los proyectos se desarrollan para brindar un resultado duradero, por ejemplo
la construcción de un edificio se espera que perdure durante décadas. Estos proyectos
pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales, los cuales se deben tener en
cuenta desde el inicio del mismo.

Un proyecto tiene la finalidad de crear un producto, servicio o resultado único, pero puede
haber elementos repetitivos en los entregables del proyecto, esta repetición no altera la
unicidad fundamental del trabajo del proyecto. Por ejemplo, los apartamentos de un
conjunto cerrado son construidos con materiales similares y por la misma constructora, pero
su ubicación es única: con un diseño, acabados y condiciones diferentes.

Por su naturaleza única, los proyectos pueden estar sujetos a incertidumbre respecto a los
productos, servicios o resultados que genera, especialmente si el proyecto involucra
alcance que nunca se ha hecho anteriormente o si resulta especialmente complejo , por lo
que es necesario planificar con mayor detalle que si se tratara del trabajo de costumbre.

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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Page 3.

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La dirección de proyectos es
la aplicación de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del
mismo.
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Recordemos que los proyectos se llevan a cabo en todo tipo de organizaciones, en
cualquier sector industrial y en diferentes niveles. Además un proyecto puede implicar a
una persona, una unidad o múltiples unidades dentro de la organización.
2.1 Un Proyecto Puede Generar:
 Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un
elemento existente o un elemento final en sí mismo.
 Un servicio o la capacidad de realizar un servicio.
 Una mejora de las líenas de productos o servicios existentes.
 Un resultado como, por ejemplo, una conclusión o un documento derivado de un
proyecto de investigación.
2.2 Ejemplos de Proyectos:
 Implementar un sistema de información en la organización.
 Rediseñar un producto existente.
 Desarrollar un nuevo producto tecnológico.
 Implementar una nueva área de negocio.
 Construir un edificio o una infraestructura.
 La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de
negocios existentes.
 El desarrollo o la adquisición de un sistema de información nuevo o modificado.
¿Qué es la Dirección de Proyectos?
La dirección de proyectos se puede definir como “la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
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requisitos del mismo” . Esto se logra con la aplicación e integración de 47 procesos de la
dirección de proyectos, agrupados lógicamente que conforman los 5 grupos de procesos:
 Iniciación.
 Planificación.
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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Page 5.
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Las prioridades y las estrategias
de una organización se relacionan
permanentemente, estableciendo
relaciones entre portafolios y
programas, y entre programas y
proyectos.
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 Ejecución.
 Seguimiento y Control.
 Cierre.
2.3 Dirigir un Proyecto Implica:
 Identificar requerimientos necesarios.
 Analizar las necesidades, y expectativas de los interesados (stakeholders) de
acuerdo a las condiciones dadas.
 Reconocer los aspectos relacionados con el alcance, la calidad, el cronograma, el
presupuesto, los recursos y el riesgo del proyecto.
Las restricciones del proyecto siempre deben tenerse en cuenta ya que todos los proyectos
están sujetos a las mismas. Una restricción es un factor limitante que afecta a la ejecución
del proyecto. La relación entre estos factores es tal que, si alguno de ellos cambia, es
probable que al menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un retraso en el cronograma
puede implicar un aumento del presupuesto, para añadir recursos adicionales para
completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo, también se puede reducir el
alcance o la calidad, para entregar un producto en menos tiempo por el mismo
presupuesto.
Cuando los interesados del proyecto tienen opiniones diferentes sobre los factores más
importantes, nos estamos enfrentando a un gran desafío, porque al modificar los requisitos
del proyecto se pueden generar riesgos adicionales, en este caso el equipo del proyecto
debe evaluar la situación y equilibrar las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso.
Cuando se presentan cambios en un proyecto, dado que el plan para la dirección del
proyecto es iterativo y su elaboración es gradual, es posible mejorar y detallar
constantemente el plan durante el ciclo de vida, en la medida en que se va contando con
información más detallada y específica, y con estimados más precisos. Esto permite al
equipo de dirección del proyecto dirigir el proyecto con un mayor nivel de detalle y control
a medida que éste avanza.
Relaciones entre la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y la Gestión del
Portafolio.
La dirección de proyectos se orienta hacia un contexto más amplio regido por la dirección
de programas y la gestión del portafolio. Como se ilustra en el Gráfico 1.1, las prioridades y
las estrategias de una organización se relacionan permanentemente, estableciendo
relaciones entre portafolios y programas, y entre programas y proyectos.
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La planificación de la organización (planificación estratégica) logra un gran impacto en los

proyectos, pues permite establecer prioridades basadas en los riesgos, el financiamiento y
el plan estratégico de la organización. La planificación de la organización guía el
financiamiento y el apoyo a los proyectos que hacen parte del portafolio apoyándose en las
categorías de riesgo, líneas de negocio específicas o tipos de proyectos y la mejora de los

procesos internos.

Gráfico 1.1. Interacciones entre la dirección de proyectos, la dirección de programas y la

gestión del portafolio

Recuerde siempre que los proyectos, los programas y los portafolios tienen diferentes
enfoques. El gráfico 1.1 presenta una comparación entre las perspectivas de los proyectos,
programas y portafolios según aspectos como el cambio, el liderazgo y la gestión.

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2.4 Gestión del Portafolio (Cartera de Programas/Proyectos)

El portafolio se define como un conjunto de proyectos o programas y otras tareas que se

El portafolio se define como un
conjunto de proyectos o
programas y otras tares que se
agrupan para facilitar la dirección
eficaz de un trabajo, con el
objetivo de cumplir con los
objetivos estratégicos del negocio.
gestionan conjuntamente para facilitar la dirección eficaz de un trabajo, con la finalidad de
cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.
Los proyectos o programas del portafolio pueden o no ser interdependientes o estar
directamente relacionados. Por ejemplo, una empresa industrial que tiene el objetivo
estratégico de “maximizar el rendimiento de su capital” puede incluir en un portafolio de
proyectos en el ámbito del petróleo y gas, la energía, el agua etc. Con esta combinación, la
compañía puede optar por gestionar como un solo programa los proyectos relacionados,
así los proyectos energéticos pueden ser agrupados como un programa de energía, y todos
los proyectos hídricos pueden ser agrupados como un programa hídrico.

“La gestión del portafolio consiste en la gestión centralizada de uno o más portafolios, con
ella es posible identificar, establecer prioridades, delegar, coordinar y controlar proyectos,
programas y otras tareas relacionadas para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos
del negocio. La gestión del portafolio se centra en asegurar que los proyectos y programas
se revisen a fin de establecer prioridades para la asignación de recursos, y en que la gestión
del portafolio sea consistente con las estrategias de la organización y esté alineada con
3 ®4
ellas ”, veamos la propuesta comparativa del Project Management Institute (PMI) de
diferentes proyectos, programas y portafolios de proyectos. Ver gráfico 1.2.

Revisión comparativa entre proyecto, programa y

cartera

Proyectos Programas Carteras

Los proyectos
Los programas Las carteras
tienen objetivos
tienen un tienen un alcance
definidos. El
alcance más de negocio que
alcance se
Alcance amplio y cambia con los
elabora
ofrecen objetivos
progresivamente
beneficios más estratégicos de la
a lo largo de su
significativos. organización.
ciclo de vida

3
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Page 10.
4
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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El gestor de
Los gestores de
programa
proyectos
debe esperar
esperan cambios Los gestores de
cambios tanto
e implementan carteras siguen
dentro como
Cambios procesos para continuamente los
fuera del
mantener a los cambios en el
programa y
cambios entorno general.
debe estar
controlados y
preparado para
gestionados.
manejarlos.

Los gestores
Los gestores de
de programas
proyecto
desarrollan el Los gestores de
elaboran
programa en carteras crean y
progresivamente
general y mantienen el
información de
Planificación crean planes necesario proceso
alto nivel sobre
de alto nivel y comunicación
planes detallados
para llevar el relativa a la
a lo largo del ciclo
plan hasta el cartera total.
de vida del
nivel de
proyecto.
detalle.

Los gestores
de programa
Los gestores de
gestionan al Los gestores de
proyecto
consejo del cartera pueden
gestionan al
programa y a manejar y
equipo de
Gestión los gestores de coordinar al
proyecto para
proyecto; ellos consejo de
alcanzar los
facilitan la gestión de la
objetivos del
visión y el cartera.
proyecto.
liderazgo
global.

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El éxito es
medido por la El éxito se
calidad del mide por el
El éxito se mide
producto y el grado en que
en términos de
proyecto, la falta el programa
actuación
Éxito de tiempo, el satisface las
conjunta de los
cumplimiento del necesidades y
componentes de
presupuesto y el beneficios por
la cartera.
grado de los que fue
satisfacción del llevado a cabo.
cliente.

Los gestores
de programa
siguen el
Los gestores de progreso de
proyecto siguen y los
controlan las componentes Los gestores de
tareas de del programa cartera siguen el
producción de para asegurar desarrollo en su
Seguimiento
productos, que los conjunto y los
servicios o objetivos indicadores de
resultados por los globales, valor.
que el proyecto planificación,
se lleva a cabo. presupuesto y
beneficios
serán
conseguidos.

Gráfico 1.2. Presentación comparativa de la dirección de proyectos, la dirección de

programas y la gestión del portafolio

2.5 Dirección de Programas

Un programa está conformado por un grupo de proyectos interrelacionados de forma

coordinada para obtener algunos beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de
forma individual. Los programas pueden contener elementos de trabajo relacionados que

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están lejos del alcance de los proyectos específicos del programa. Un proyecto puede o no
formar parte de un programa, pero un programa siempre contiene proyectos.

La dirección de programas consiste en dirigir de manera coordinada y centralizada un grupo

de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos de la organización. En el
interior de un programa, los proyectos se corresponden mediante un resultado común o la
capacidad colectiva, si la relación entre los proyectos se da únicamente por el cliente, el
vendedor, la tecnología o el recurso en común, el esfuerzo se debe gestionar como un
portafolio de proyectos.

La dirección de programas enfatiza en las interdependencias entre los proyectos y permite

La dirección de programas ® 5
determinar el enfoque óptimo para gestionarlas. Según la PMBOK Guide , las acciones
es la dirección coordinada
y centralizada de un relacionadas con estas interdependencias son:
conjunto de proyectos para
lograr los objetivos y
 “Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan a múltiples
beneficios estratégicos de proyectos dentro del sistema.
la organización.
 Ajustar la dirección estratégica/de la organización que afecta las metas y los
objetivos de los proyectos y del programa.

 Resolver problemas y cambiar la gestión dentro de una estructura de

6
gobernabilidad compartida.”

Un ejemplo de un programa sería un nuevo sistema de televisión digital con proyectos para
el diseño y construcción de redes y estaciones terrestres, instrumentos para la
decodificación de señales e integración del sistema.

2.6 Proyectos y Planificación Estratégica

Las organizaciones
gestionan los portafolios
Los proyectos se utilizan como medio para cumplir con el plan estratégico de una
basándose en su plan organización, por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o más de las
estratégico, lo que puede siguientes consideraciones estratégicas:
dictar una jerarquía al
portafolio, programa o  Demanda del mercado: cuando una compañía automotriz autoriza un proyecto
proyectos implicados. para construir más automóviles de bajo consumo en respuesta a la escasez de
combustible.

 Necesidad de negocio/Oportunidad estratégica: cuando un centro de capacitación

que autoriza un proyecto de creación de un curso nuevo, para aumentar sus
ganancias.

5
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
6
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Page 9.

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 Solicitud de un cliente: por ejemplo una empresa eléctrica que autoriza un

proyecto para construir una nueva subestación con el fin de abastecer un nuevo
parque industrial.

 Avances tecnológicos: cuando una empresa de productos electrónicos que

autoriza un proyecto nuevo para desarrollar una computadora portátil más
pequeña, más económica y más veloz, a partir de adelantos en materia de
memorias de computadoras y tecnología electrónica.

 Requerimientos legales: cuando un empresario de productos químicos autoriza un

proyecto para sentar las pautas para la manipulación de un nuevo material tóxico.

 Consideraciones ambientales: una empresa pública que autoriza un proyecto para

crear un nuevo servicio que consista en compartir automóviles eléctricos a fin de
reducir la contaminación.

 Necesidad social: una organización no gubernamental en un país en vías de

desarrollo que autoriza un proyecto para dotar de sistemas de agua potables,
baños y educación sanitaria a comunidades de padecen altos índices de
enfermedades contagiosas.

De este modo, las organizaciones gestionan los portafolios apoyándose en su plan

estratégico, lo cual dicta una jerarquía al portafolio, programa o proyectos implicados. Entre
los objetivos de la gestión del portafolio está maximizar el valor del portafolio por medio un
examen de sus componentes: los programas, proyectos y otras tareas relacionados. Los
componentes cuya contribución a los objetivos estratégicos del portafolio es minúscula,
pueden ser excluidos, así el plan estratégico de una organización se convierte en el factor
clave para la inversión estratégica.

Al mismo tiempo, los proyectos retroalimentan los programas y portafolios

mediante informes de estado y solicitudes de cambio que pueden lograr un
impacto sobre otros proyectos, programas o portafolios. Cuando se acumulan
necesidades de proyectos o recursos, y esto se comunica al nivel del portafolio,
esto marca a su vez la dirección para la planificación de la organización.

2.7 Oficina de Dirección de Proyectos

La responsabilidad de una
oficina de dirección de Una oficina de dirección de proyectos es una entidad dentro de la organización que posee
proyectos puede abarcar desde varias responsabilidades asignadas en relación a la dirección centralizada y coordinada de
proveer funciones de apoyo aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. La responsabilidad de una
para la dirección de proyectos
oficina de dirección de proyectos puede abarcar desde proveer funciones de apoyo para la
hasta dirigir proyectos
directamente.
dirección de proyectos hasta dirigir proyectos directamente.

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Los directores del proyecto y las
oficinas de gestión de proyectos
persiguen objetivos diferentes y,
por lo tanto, responden a
necesidades diferentes.
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Los proyectos a los que la oficina brinda apoyo o dirige pueden o no estar relacionados,
salvo porque están dirigidos juntamente. La forma, función y estructura propias de una
oficina de dirección de proyectos dependen de las necesidades de la organización.
Una función fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los directores del proyecto de
® 7
diferentes formas, el PMBOK Guide destaca algunas de las funciones que debe cumplir la
8
oficina de dirección de proyectos:
 “Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de
dirección de proyectos.
 Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la
dirección de proyectos.
 Instruir, orientar, capacitar y supervisar.
 Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la
dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto.
 Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación
compartida del proyecto (activos de los procesos de la organización)
 Coordinar la comunicación entre proyectos.”
Las oficinas de gestión de proyectos y los directores del proyecto, siguen objetivos
diferentes y, por ello, responden a necesidades diferentes. Aunque todos estos esfuerzos
deben estar alineados e integrados con las necesidades estratégicas de la organización.
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Según el PMBOK Guide las diferencias entre el rol de los directores del proyecto y una
oficina de dirección de proyectos pueden incluir lo siguiente:
 “El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto,
mientras que esta oficina gestiona cambios importantes relativos al alcance del
programa que pueden considerarse oportunidades potenciales de alcanzar mejor
los objetivos de negocio.
 El director del proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de
cumplir mejor con los objetivos; por su parte, la oficina de dirección de proyectos
optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre todos
los proyectos.
7
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
8
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Page 11.
9
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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 El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y

calidad, entre otras) de los proyectos individuales, mientras que la oficina de
dirección de proyectos gestiona las metodologías, normas, oportunidad/riesgo
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global e interdependencias entre proyectos a nivel empresarial.”
®
Novedad PMBOK Guide.

Existen varios tipos de estructuras en organizaciones empresariales de oficinas de dirección

de proyectos (PMO), dependiendo del grado de control que se establezca sobre los
proyectos internos. Los más frecuentes son:

 De apoyo: Tiene un papel consultivo. Suministran plantillas, prácticas, formación,

acceso a información y lecciones aprendidas. Tienen un grado bajo de control.

 De Control: Dan soporte y requieren compromiso, en la utilización de plantillas,

formularios y herramientas o acuerdos de gobierno del proyecto. Tienen un grado
medio de control del proyecto.

 De Dirección: Toman el control del proyecto directamente. Ejercen un nivel de

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control elevado.”

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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 12.
11
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 11.

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