CONCEPTOS BÁSICOS DE LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

Todo Estado necesita, para su buen funcionamiento, de un conjunto de leyes que

regulen el comportamiento de todos sus componentes; que ordenen la vida
cotidiana de las instituciones y de los ciudadanos con el fin de evitar el caos y la
anarquía. Las leyes cumplen la función de orientarnos sobre cuáles acciones están
bien y cuáles son incorrectas. A este conjunto de Leyes que crea el Estado le
llamamos Legislación.

Cuando hablamos de legislación nos estamos refiriendo, entonces, al conjunto de

ordenanzas que regulan una determinada materia o aspecto del funcionamiento del
Estado. Si nos referimos directamente al ámbito del tratamiento documental o
archivístico, hablaríamos específicamente de Legislación Documental y/o
Archivística, que viene a ser el conglomerado de resoluciones, códigos, opiniones,
normas, leyes, providencias y decretos que regulan el tratamiento de los
documentos y/o archivos de país.

1.1 CONCEPTO DE LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de normas establecidas en la Constitución Política y por el Archivo

General de la Nación, que regulan la forma y manera en que una entidad jurídica
debe cumplir con los procesos y requerimientos de la gestión documental.

Entre las principales normas que regulan la gestión documental en Colombia,

podemos mencionar:

 Ley 80 de 1989, Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece

el Sistema Nacional de Archivos.
 Decreto 1382 de 1995,Tablas de retención Documental
 Decreto 998 de 1997, Transferencia de documentos Históricos
 Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
 Ley 927 de 2004, Autoriza afiliaciones al Archivo General de la Nación
 Decreto 4124 de 2004, Sistema Nacional de Archivo, Archivo Privados

1.2 GESTIÓN DOCUMENTAL

Podemos definir la gestión documental como la serie de actividades y procesos

técnicos que tienen que ver con la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida al interior de una organización. Este proceso
se realiza mediante la aplicación de normas técnicas que hacen más eficiente y
efectiva la administración de los archivos físicos y electrónicos, y que buscan facilitar
la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos, la eliminación de
los que no sean necesarios y la conservación de los que son importantes.

1.3 ARCHIVO

De acuerdo con la archivera Antonia Heredia Herrera (Archivística general : teoría

y práctica, 1989) se puede definir archivo de la siguiente manera: Archivo es uno o
más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada
en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir
como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que
significa principio, origen. La función fundamental de un archivo es reunir, organizar,
conservar y difundir documentos.

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Fuente:http://gestiondearchivossusanna.blogspot.com/2014/07/capitulo-1-gestion-de-archivos-
publicos.html

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1.4 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Hace referencia al proceso de separación de la documentación de acuerdo con

criterios predeterminados. Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos,
secciones y series documentales

Un Fondo Documental es la mayor agrupación documental existente en un archivo;

comprende el conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos,
reunidos y utilizados por una persona u organización.

El acuerdo 027 del 2006 del AGN define Serie Documental como: “Conjunto de
unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.

Las series se caracterizan por:

 Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.
 Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos
 Conservan el orden original
 Representan continuidad en el tiempo.
 Puede dividirse en subseries

Una Subserie Documental es, de acuerdo con el acuerdo 027 del 2006 del AGN, el
“Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”
Ejemplo: Actas de la Junta directiva.

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 BIBLIOGRAFÍA

http://archivosagil.blogspot.com/2018/02/serie-documental-definiciones.html

https://atsgestion.net/gestion-documental/

https://concepto.de/legislacion/#ixzz5rghynkqx

https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental

http://mirtazabaleta.overblog.com/2014/04/concepto-de-legislacion-
documental.html

http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/seccion-serie-y-subserie-
documentales.html

https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/la-gestion-documental-definicion-
conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad/