MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE FERREÑAFE

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO

Acción de Control: Examen Especial Área de Abastecimientos periodo 2006.

1.- ORIGEN DEL EXAMEN

El presente Examen Especial se realiza en cumplimiento a nuestro Plan Anual de

Control para el año 2007, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 046-2007-CG
Del 18.02.2007.

2.- ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

La Municipalidad Provincial de Ferreñafe, es un organismo público, y es una persona

jurídica de derecho público, creada mediante Ley N° 11590 del 17 de febrero de
1951, está ubicada en el departamento de Lambayeque, siendo su capital la ciudad
del mismo nombre, con domicilio legal en Nicanor Carmona Nº 436 de Ferreñafe.

La Municipalidad se rige por la Ley N° 27972-Ley Orgánica de Municipalidades y

para el cumplimiento de sus Funciones cuenta con una Estructura Orgánica
Administrativa, conformada por Órganos de Gobierno, Órganos de Control, Órganos
de Ejecución y Órganos de Asesoramiento y Apoyo.

3.- OBJETIVOS Y ALCANCE DEL EXAMEN

3.1 OBJETIVO GENERAL

Evaluar el cumplimiento de la normativa vigente en los procesos de

adquisiciones de Bienes y servicios de la municipalidad.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3.2.1 Determinar selectivamente si los procesos de adquisiciones de bienes y

servicios se llevaron a cabo dentro del marco normativo del Plan Anual de
Adquisiciones de la municipalidad.

3.2.2 .Evaluar la estructura del Control Interno de la unidad de Abastecimientos.

3.3 ALCANCE DEL EXAMEN

La presente acción de Control se efectuará de acuerdo con las Normas de

Auditoría Gubernamental - NAGU, y comprenderá el análisis y revisión selectiva
de las operaciones, registros y documentos relacionados con la Unidad de
Abastecimientos por el periodo comprendido entre el 02-01-2006 al 31-12-2006.

4.- BASE LEGAL

 Texto Único Ordenado de la Ley N° 26850 - Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado, aprobado por el Decreto Supremo N° 083-2004-PCM
de 26.Nov.2004 (vigente a partir del 29.Dic.2004) y normas modificatorias.
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 Reglamento de la Ley N° 26850, aprobado por el Decreto Supremo N° 084-

2004-PCM de 26.Nov.2004 (vigente a partir de 29.Dic.2004); y sus normas
modificatorias y complementarias.

 Directiva N° 011-2001-CONSUCODE/PRE. “Publicación de avisos referidos a

procesos de selección”. Numeral 6 de las Disposiciones Específicas (aprobado
mediante Resolución Nº 118-2001-CONSUCODE-PRE, de 03.Jul.2001).

 Directiva Nº 005-2003-CONSUCODE/PRE- Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones, modificada mediante Resolución Nº019-2004-
CONSUCODE/PRE, publicada el 21.Ene.2004.

 Ley 28927, Ley de Presupuesto del Sector Público 2006, publicada el

12.Dic.2006.

 Ley Nº 28411 de 25.Nov.2004 - Ley General del Sistema Nacional de

Presupuesto.

 Ley Nº 27972 del 27 de Mayo del 2003, Ley Orgánica de Municipalidades y sus
modificatorias.

 Ley Nº 27785 de 22.Jul.2002 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y

de la Contraloría General.

 Directiva Nº 002-2001-GG – Cautela de Transparencia y Probidad en el Manejo

de los Recursos Públicos, aprobado con Resolución de Sucontralor Nº 007-
2001-CG de 02.Feb.2001.

 Directiva Nº 005-2001-CG-OATJ de 28.Mar.2001 – Información que las

entidades deben remitir a la Contraloría General de la República con relación a
contrataciones y adquisiciones del Estado, aprobada por Resolución de
Contraloría Nº 042-2001-CG y modificada con Resolución de Contraloría Nº 092-
2001-CG de 26.Jun.2001.

 Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG del 28.Jun.98, Normas Técnicas de

Control Interno para el Sector Público.

 Decreto Legislativo Nº 276 del 06 de marzo de 1984- Ley de Bases de la Carrera

Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo Nº 005- -90- PCM del 15 de Enero de 1990.

5.- PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS A EJECUTAR EN EL EXAMEN

Se encuentra contenida en Anexo N° 01 adjunto.

6.- RECURSOS DEL PERSONAL Y ESPECIALISTAS

La Comisión de Auditoría que tendrá a su cargo la presente Acción de Control Esta

Conformada por:

CPC. Esther Morillo Valle Supervisora

CP. Marco Chafío Polo Auditor integrante
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7.- INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

La Ejecución del presente Examen Especial, se inicia con la organización del

Archivo Permanente, así como la Planificación Especifica que contiene el Plan del
Examen Especial y el programa de Auditoría, las mismas que contienen los
procedimientos a aplicar para lograr los objetivos del Examen en sus diferentes
fases. Asimismo; se atenderá las denuncias recibidas y de Importancia que tengan
relación con el presente examen.

8.- PRESUPUESTO DE TIEMPO

ACTIVIDAD DIAS HABILES N° PERSONAS TOTAL H/H

Planificación
Especifica 05 02 80
Ejecución (Trabajo
De Campo) 30 02 480
Elaboración de Informe 10 02 160
TOTAL 45 720

9.- INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA

El informe resultante del examen especial, será elevado al titular de la entidad, un

ejemplar a la Contraloría General de la República y dos (2) ejemplares para la
Oficina de Control Institucional.

10.- FORMATO TENTATIVO DEL INFORME

Las características y la estructura del informe, se adecuarán a lo establecido

por las Normas de Auditoria Gubernamental aprobadas mediante Resolución de
Contraloría Nº 259-2000-CG del 13.Dic.2000 y el Manual de Auditoría
Gubernamental, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG.

Ferreñafe, Octubre del 2007.

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ANEXO Nº 01
PROGRAMA DE AUDITORIA
HECHO REF.
PROCEDIMIENTOS MÍNIMOS POR/ P/T
FECHA

OBJETIVO ESPECIFICO

1. Determinar selectivamente si los procesos de adquisiciones de bienes

y servicios se llevaron a cabo dentro del marco normativo del Plan
Anual de Adquisiciones de la municipalidad.
2. Evaluar la estructura del Control Interno de la Unidad de
Abastecimientos.

PROCEDIMIENTOS GENERALES.

1. Efectúe una entrevista con el titular de la entidad para hacer de su

conocimiento la finalidad y objetivo del examen, y brinde la respectiva
colaboración a la comisión de auditoría.

2. Obtenga información de las áreas correspondientes a fin de actualizar el

archivo permanente, considerando los instrumentos de gestión, tales
como:

 Ley de Creación de la entidad

 Organigrama Estructural, así como los cambios efectuados
durante el período del examen.
 Reglamento de Organización y Funciones - ROF.
 Manual de Organización y Funciones - MOF.
 Plan Operativo Institucional.
 Presupuesto Institucional, modificaciones y evaluaciones.
 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones- 2006.

3. Efectúe una entrevista al encargado de la unidad encargada de realizar

las contrataciones y adquisiciones, almacén o dependencia afín para la
absolución de las preguntas del cuestionario de control interno con la
finalidad de identificar las debilidades y fortalezas de control interno
existentes.
4. Elabore el Memorando de control interno con las recomendaciones para
superar las desviaciones identificadas.

5. En la muestra seleccionada verifique que la adquisición o contratación

contó con los requisitos establecidos dependiendo del tipo del proceso
de selección, de acuerdo a la Ley de Contrataciones y adquisiciones del
Estado.

6. Constate que el proceso de contratación o adquisición fue conducido

por la unidad orgánica a la que se encargó mediante documento.

13. Analice si la propuesta del proveedor a quien se le otorgó la buena pro

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cumple con las características establecidas en la Bases. Indague si la

situación jurídica del proveedor le permite contratar con el Estado,
asimismo verifique que el giro del negocio del proveedor es compatible
con el bien, servicio u obra a adquirir o contratar.

14. Verifique que los documentos requeridos en las bases y en la normativa

se hayan presentado previamente a la suscripción del contrato;
asimismo, constate la autenticidad e idoneidad de dicha documentación.

15. Verifique que el contratista haya presentado la garantía de fiel

cumplimiento por el monto y plazo correspondiente, así como con las
respectivas formalidades, además de su autenticidad.

PROCEDIMIENTOS GENERALES FINALES

16. Formule y redacte los hallazgos de auditoría durante el desarrollo del

Examen Especial de acuerdo a lo señalado en la NAGU 3.60 y 4.40.

17. Mediante comunicación escrita acredite el cumplimiento de la NAGU

3.60 “Comunicación de Hallazgos de Auditoría”, aprobada y modificada
por Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG de 13.Dic.2000, por los
hallazgos detectados.

18. Efectúe la evaluación de las aclaraciones y/o comentarios y prepare la

información a ser revelada en el Informe de Control en concordancia con
lo establecido en la NAGU 4.40 y NAGU 4.50, según corresponda.

19. Formule en los papeles de trabajo las conclusiones respecto al resultado

de la aplicación de los procedimientos de auditoría relacionados con los
objetivos contenidos en el presente Plan de Auditoria; asimismo, las
recomendaciones que correspondan a los hallazgos detectados.

20. Archive, ordene, codifique y referencie los papeles de trabajo.

21. Efectúe la revisión de los papeles de trabajo (auditor encargado y

supervisor)