ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber hace que se
ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse debidamente ese conocimiento
logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias razones muy importantes que
tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar la
estandarización de los procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandarizado,
debe estar documentado porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los procesos
de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar
un proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr los resultados
esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar los

elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempos estamos direccionando
o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual
manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del
sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros, que son un
tipo especial de documento, ya que básicamente es la información contenida en formatos
diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización
de determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión
realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa
se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los criterios de auditoría
y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de
documentos se establecen los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del
sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente ya que la
documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos, con esto
llamo la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un
proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las organizaciones
conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este importante recurso a hechos que
los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o
administración documental.