INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

Lina María Moreno Rincón

Instructor Carlos Alberto Pérez España

Sena

Organización Documental En El Entorno Laboral

Villavicencio-Meta
 INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

Los sistemas de organización de documentos tienen como propósito fundamental la

implementación de buenas prácticas que permitan sistematizar y realizar de manera eficiente la
gestión de documentos en cualquier organización.

Como es conocido, la eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a la información,

gracias a la correcta ubicación de los documentos. Por tanto la adopción de un sistema de
organización documental es sin duda una práctica que toda organización debería realizar en pro
del mejoramiento de los mecanismos de acceso, conservación y resguardo de la información de su
fondo documental.

OBJETIVO

Presentar un diagnóstico, donde defina si el caso seleccionado cumple o no cumple con los
elementos de preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado.

CASO DE ESTUDIO

La Clínica Veterinaria Zeus es una Clínica Veterinaria de medición adscrito a una institución de
Investigación y Desarrollo sin fines de lucro que realiza diversos ensayos y pruebas para la
evaluación de una amplia gama materiales. La función principal de esta Clínica Veterinaria es
realizar las pruebas y ensayos requeridos para el desarrollo de los proyectos de investigación de la
institución a la que pertenece. Adicionalmente la Clínica Veterinaria presta servicios tanto internos
como externos, a otros laboratorios, empresas e instituciones que también realizan proyectos de
investigación y desarrollo afines al área de aplicación de los métodos y equipos que se manejan en
dicha Clínica Veterinaria.

Debido al enfoque netamente científico de la institución, la gestión logística de cada dependencia

se realiza de manera descentralizada e independiente, por lo que no existen criterios de
unificación globalizados. En este sentido, la gestión de la Clínica Veterinaria la realiza el jefe del
laboratorio bajo su criterio personal, por lo que las actividades del laboratorio están centradas en
realizar los ensayos y pruebas técnicas requeridas para el desarrollo de los proyectos y mantener
la producción científica.

Esta Clínica Veterinaria opera desde hace 20 años, desde que fue reinstalado y actualizado bajo
una nueva gestión luego de haber sido cerrado por casi 15 años, por lo que la mayoría de los
equipos prácticamente inoperativos fueron desincorporados. Posee 4 unidades operativas con
funciones diferentes, pero complementarias. Maneja un promedio de 3 proyectos de investigación
al año y constantemente incorporan nuevos equipos y desarrollan nuevas técnicas de ensayo.

EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO

A continuación se presenta la evaluación diagnostica realizada a la Clínica Veterinaria del caso

planteado en cuanto a su sistema de organización de documental. El diagnóstico fue dividido en
dos aspectos a considerar:

 Ordenación documental
  Unidades de conservación

1. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

La Clínica Veterinaria no posee un sistema de ordenación documental, las unidades productoras

de documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus documentos, según el criterio
subjetivo del personal que lo tramite, en la mayoría de los casos se depende de la memoria de la
persona que los archivo para poder ubicar un documento, en especial si son de valor
administrativo.

La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si son agrupados en
relación a las funciones que les competen.

Los documentos de valor técnico, debido a su uso constante son los que se encuentran mejor
organizados, por ejemplo las publicaciones científicas se agrupan según el tema que tratan, y
poseen carpetas con normas para la realización de ensayos. Sin embargo los manuales de los y las
especificaciones técnicas equipos son guardados al azar, lo que en muchos casos ha ocasionado
retrasos cuando por ejemplo se requiere reparar un equipo y no logran ubicarse los planos
electrónicos del mismo. Algunos manuales son guardados junto con manuales de equipos que han
sido descontinuados.

En cuanto a los documentos de valor administrativo apenas si se agrupan por proyecto y por el
año en que se produjeron, con escasa clasificación documental en cuando a tipo de documento.
Las carpetas de proyectos apenas se ordenan por orden cronológico en la mayoría de los casos
mezclando los asuntos, se mezclan licitaciones de equipos, con convenios de cooperación, en
algunos casos estas carpetas tienen separadores para identificar los tipos documentales como
comunicados internos y externos, aunque no siempre tienen el cuidado de archivar todos los
documentos que se producen, por lo que cuando se requiere evidencia sobre algún proceso, por
ejemplo ubicar el testimonio de una solicitud a la dirección de años anteriores, difícilmente se
encuentra la información.

DIAGNÓSTICO:

Existe una clara evidencia de la ausencia de procesos de clasificación, valoración, selección,

ordenación y descripción, en todos los documentos que producen las unidades. El laboratorio no
posee criterios unificados para resguardar y conservar sus documentos. Existe una incertidumbre
sobre la ubicación exacta de algunos documentos. No se puede realizar un seguimiento adecuado
del histórico de la mayoría de las actividades administrativas.

2. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

La Clínica Veterinaria no posee unidades de conservación documental apropiadas, las carpetas con
diferente valoración se encuentran en estanterías tipo biblioteca, dispuestas al azar, sin un orden
aparente, las carpetas archivadoras se encuentran acostadas ya que los espacios entre los tramos
no permiten colocarlas de forma vertical, lo mismo que los manuales y los instructivos de
operación. Las carpetas en su mayoría contienen mas documentos que su capacidad puede
albergar, se encuentran saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado y manipulación.
Estas estanterías de madera fueron instaladas inicialmente, con una finalidad diferente a la
archivar o contener carpetas con documentación.

Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno, los cuales se encuentran atiborrados
de documentación sin clasificar ni ordenar, en estos archivos se encuentran manuales y
documentos de equipos que han sido desincorporados del laboratorio, y documentos
pertenecientes a las operaciones realizadas por el laboratorio anterior de hace 30 años
aproximadamente.

En algunos mesones de trabajo, se encuentran apilados documentos sin clasificar o pertenecientes

al contenido de otras carpetas.

DIAGNÓSTICO:

La Clínica Veterinaria, no cuenta con unidades de conservación adecuada para la organización de

los documentos que produce. Hace un mal uso del mobiliario que emplea para guardar su
documentación. Hace un mal uso de la capacidad nominal de las carpetas y gavetas que emplea
para tal fin. Las condiciones ambientales a la que están expuestos los documentos, pueden
ocasionar daños irreversibles a los mismos.

RECOMENDACIONES

De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizado al Laboratorio P se plantean las siguientes

recomendaciones, con el fin de que puedan implementar un sistema de organización de
documentos apropiado.

EN CUANTO A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL SE RECOMIENDA:

1. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de las unidades de operación que
conforman el laboratorio, las cuales integrarán el fondo documental del laboratorio

2. Establecer el criterio de Ordenación Documental de cada expediente de las series

documentales, el cual puede ser del tipo alfanumérico, numérico o alfabético según sea más
conveniente para la identificación de los documentos.

3. Elaborar Tablas de retención documental para determinar la permanencia y conservación de los

documentos.

EN RELACIÓN A LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN SE RECOMIENDA:

1. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea estable, que
cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento adecuado de los
documentos.

2. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario, en el cual los documentos estén menos
expuestos a las condiciones ambientales y químicas del laboratorio y que permita el fácil acceso a
los mismos.

3. Crear un archivo central y un archivo histórico.