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UNIDAD DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y

3 DOCUMENTOS FACULTATIVOS
Abog. Carlos Ireijo

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 Documentos de presentación obligatoria y facultativa

Abog. Carlos IreijoMitsuta

Socio de la firma IMB ASOCIADOS SAC.
Abogado por la Pontificia Universidad Católica del
Perú. Especialista en contrataciones públicas por la
Universidad de Lima. Estudios de Master en Derecho
de la Contratación en la Universidad Castilla de la
Mancha. Fue abogado de la Oficina de Asesoría
Jurídica y Jefe del Área de Procesos Públicos de la
Unidad de Abastecimiento del Ministerio de
Educación, así como asesor de la Unidad de
Administración de la Oficina de Gestión de
Proyectos del mismo Ministerio.
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MAPA DE LA UNIDAD

1. DE LOS DOCUMENTOS DE NATURALEZA OBLIGATORIA

2. DE LOS DOCUMENTOS DE NATURALEZA FACULTATIVA

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 Documentos de presentación obligatoria y facultativa

DOCUMENTOS DE PRESENTACIÓN OBLIGATORIA Y FACULTATIVA

Las ofertas presentadas por los postores en los procedimientos de selección contienen una diversa
cantidad de información documental, la misma que puede clasificarse, a grandes rasgos, en
obligatorias y facultativas. Como sus nombres indican, las primeras (obligatorias) tienen una
condición “imperativa”, si nos permiten el término, puesto que su omisión implica que la oferta no
será admitida o descalificada, según corresponda; las segundas (facultativas), no tienen esa
característica; esto es, su falta de presentación no implica que la oferta del postor sea inadmisible
(no admitida), pero su omisión probablemente lo perjudique en las etapas posteriores.

1. DE LOS DOCUMENTOS DE NATURALEZA OBLIGATORIA

El artículo 52 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto
Supremo 344-2018-EF, consigna el contenido mínimo de las ofertas. En esta disposición
encontramos información referida a las facultades de representación de quien suscribe la oferta,
así como diversas declaraciones juradas referidas al cumplimiento de especificaciones técnicas,
términos de referencia o expediente técnico; o el conocimiento sobre las sanciones
administrativas, entre otros.

Si revisamos los tipos de documentos consignados en el mencionado artículo podemos observar

los documentos obligatorios que tienen por objetivo que los participantes revisen los documentos
del procedimiento, incluyendo los de naturaleza técnica y/o económica. En este punto, podemos
mencionar la exigencia de la declaración jurada y/o documentación que acredite el cumplimiento
de las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico. Es razonable
suponer que los postores antes de suscribir esta declaración analizaron el requerimiento, las
exigencias y condiciones para su acreditación.

También tenemos otro tipo de declaraciones juradas, más que referidas al conocimiento de lo que
se solicita (con sus exigencias de acreditación), están más cerca de ser “advertencias” para los
postores. Así, tenemos la declaración jurada mediante la cual el postor afirma que no está
relacionado con actos de corrupción, no tiene impedimento para contratar con el Estado, que la
información del RNP está actualizada, que conoce las sanciones que aplica la normativa, que no
está limitando la competencia a través de concertaciones de precios o condiciones, que conoce y
somete a las disposiciones de los documentos del procedimiento, que es responsable de la
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veracidad de los documentos de la oferta y que mantendrá ésta hasta perfeccionar el contrato, si
le otorgan la buena pro.

Otros documentos, más que declarativos o advertencia tiene por objetivo acreditar
documentalmente algunas exigencias de la contratación por una cuestión de seguridad. Así,
tenemos la carta de compromiso del personal clave con firma legalizada, en los casos de
consultorías en general o la promesa formal de consorcio también con firmas legalizadas; o
documentos que demuestren las facultades de representación de quien suscribe la oferta.

Sobre la promesa formal de consorcio es importante mencionar que ésta, como institución, se
encuentra regulada en la Directiva 005-2019-OSCE/CD. En este documento advertimos que la
mencionada promesa debe estar suscrita por todos sus integrantes, consignando el nombre
completo o razón social, según corresponda. Asimismo, debe indicar al representante común 1,
quien se presume cuenta con todas las facultades para comprometer al consorcio en el
procedimiento, suscripción y ejecución del contrato; así como el domicilio común, donde se
dirigirán todas las comunicaciones. De otro lado, de contener las obligaciones que le corresponden
a los integrantes del consorcio y su porcentaje.

Finalmente, encontramos un documento obligatorio sin el cual no podría realizarse ninguna

evaluación económica, nos referimos al monto de la oferta económica y el detalle de precios
unitarios, tarifas, porcentajes, honorario fijo y comisión de éxito, cuando esos sistemas se hayan
establecido como una condición.

Los documentos del procedimiento dentro de su esquema estandarizado respetan el parámetro

legal establecido en el artículo 52 del Reglamento y añade algunos otros documentos.

Por ejemplo, se incluye la exigencia de presentar una declaración jurada de datos del postor, con
el objetivo claro de identificar al agente económico que realiza la oferta. Asimismo, desarrolla la
forma en que se acreditará la representación, así se indica que tratándose de personas jurídicas
deberá presentar copia del certificado de vigencia de poder del representante legal, apoderado o
mandatario designado para tal efecto. Si se trata de una persona natural, deberá presentar copia
del documento nacional de identidad o documento análogo o certificado de vigencia de poder
otorgado a persona natural o mandatario, según corresponda. De otro lado, se precisa que la
antigüedad de los certificados no será mayor a los 30 días, desde la presentación de ofertas; y en
caso de consorcio cada uno de los integrantes que suscriba la promesa formal de consorcio deberá
presentar dicho certificado.

1
El representante común no puede estar impedido, inhabilitado o suspendido.

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 Documentos de presentación obligatoria y facultativa

De la misma forma, en el supuesto que en el requerimiento se solicite, además de la declaración

jurada de cumplimiento de especificaciones técnicas y/o términos de referencia, documentación
adicional, se precisa que éstos documentos pueden ser catálogos, instructivos, autorizaciones del
producto, entre otros, especificando que en este ámbito (documentación obligatoria) no puede
exigirse que se acrediten elementos relacionados con la calificación de la oferta, como por
ejemplo, capacidad técnica y/o profesional del personal propuesto, experiencia del personal clave
o del postor, entre otros. Asimismo, se precisa que no podrá solicitarse declaraciones juradas cuyo
contenido ya esté cubierto o comprendido en la declaración de cumplimiento, puesto que ello no
tiene valor agregado alguno y la información sería repetitiva.

Un elemento importante, que ya se había desarrollado en pronunciamiento tanto del CONSUCODE

como OSCE, es el parámetro establecido ante supuestos en los que la Entidad solicite la
presentación de muestras como elementos de admisibilidad de ofertas. Así, se dispone que
deberán indicarse qué elementos o requisitos funcionales serán analizados y qué metodología será
utilizada, así como las pruebas a los que serán sometidas las muestras, el número de muestras.

Otros documentos de presentación obligatoria establecidos por las bases estandarizadas son las
declaraciones juradas de cumplimiento del plazo de ejecución o plazo de prestación.

Dentro de la categoría de documentación obligatoria, los documentos del procedimiento

consideran los referidos a la acreditación de los requisitos de calificación, elementos que son
determinados por la dependencia usuaria, tales como la capacidad legal, referida a la habilitación
para llevar a cabo la actividad económica materia de la contratación, la capacidad técnica y
profesional del personal clave, la experiencia del personal clave y postor y la solvencia económica.

La razón por la que los requisitos de calificación están enmarcados en la documentación

obligatoria, es que si el postor no puede acreditar determinadas situaciones (como la experiencia
o capacidad necesaria), la propuesta presentada será descalificada. El artículo 49 del Reglamento
establecen los requisitos de calificación que podrán ser considerados por las dependencias
usuarias, los que son desarrollados y especificados en los documentos del procedimiento.

El Reglamento establece cuatro requisitos de calificación: (i) Capacidad Legal, entendida como la
habilitación para llevar a cabo la actividad económica materia de contratación; (ii) Capacidad
técnica y profesional, referida con el equipamiento e infraestructura, así como la experiencia del
personal clave, precisando que estas calificaciones pueden ser requeridas para servicios en
general, obras, consultorías en general y consultorías de obras; (iii) Experiencia del postor en la
especialidad; (iv) Solvencia económica para las licitaciones convocadas para la ejecución de obras.
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2. DE LOS DOCUMENTOS DE NATURALEZA FACULTATIVA

En este tipo documentos el postor decide si los presenta o no, puesto que en principio, su omisión
no amerita ni su inadmisibilidad (de oferta) ni su descalificación. No obstante, omitir su
presentación perjudicará al postor y eventualmente puede generarle una descalificación posterior.

Los documentos facultativos se centran en la acreditación de los factores de evaluación, los cuales
son analizados por el comité de selección u órgano encargado de las contrataciones, otorgándoles
el puntaje correspondiente, de acuerdo con lo consignado en los documentos del procedimiento.

Los documentos estandarizados del procedimiento, aprobados por OSCE, han desarrollado los
factores de evaluación, y establecido, en algunos supuestos, el puntaje máximo que pueden ser
otorgados. En este detalle OSCE ha mantenido algunos factores ya conocidos, como podrían ser el
plazo de entrega o las garantías comerciales, pero también ha incluido nuevos, tales como la
responsabilidad hídrica. Ahora bien, como un mismo factor puede ser aplicable a varios objetos de
convocatoria (bienes, servicios en general, consultorías en general, etc.), mencionaremos los
factores integrándolos por objetos, para facilitar la lectura.

Entre los factores conocidos, podemos mencionar los siguientes:

1. Plazo de entrega o plazo de ejecución de la prestación: Estos factores están considerados

para bienes y servicios en general, respectivamente. Para que puedan ser aplicados es
necesario que se desprenda del expediente de contratación que el plazo puede ser
mejorado, sin que ello implique un riesgo de incumplimiento. Sobre este particular,
estimamos que el expediente debería indicar un plazo mínimo que no puede ser reducido,
no obstante, debemos reconocer que la inexistencia de éste – plazo mínimo – no invalida
“per se” este factor de evaluación, si se utilizase. La forma de acreditar estos factores es la
declaración jurada.

2. Garantía comercial o del fabricante: Este factor premia a los postores que ofrezcan un
mayor tiempo de garantía comercial que supere al mínimo exigido en los documentos del
procedimiento. La forma de evaluación es por rangos de tiempos y se acredita mediante
una declaración jurada. Es aplicable para bienes y servicios en general.

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 Documentos de presentación obligatoria y facultativa

3. La disponibilidad de servicios y repuestos: Este factor mide el nivel de cobertura de

concesionarios y/o talleres autorizados con capacidad de suministro de repuestos. La
mecánica es otorgar mayor puntaje al mayor número de locales, de acuerdo con un rango
establecido por el comité de selección u órgano encargado de las contrataciones. Su forma
de acreditación es mediante una declaración jurada. Es aplicable para bienes.

4. Capacitación del personal de la Entidad: Este factor se relaciona con la adquisición de

bienes que deban ser operados por la Entidad, como por ejemplo, maquinaria pesada o
equipos que formen parte de una solución informática integral. Se evalúa por horas
lectivas y bajo un rango establecido en los documentos del procedimiento. No obstante,
se precisa que la Entidad debe indicar el perfil del capacitador, el número de capacitados,
el objeto de la capacitación, que como puede desprenderse, tiene que relacionarse con
temas de la operatividad de los bienes, lugar y fecha de la capacitación, entre otros temas.
Es aplicable para bienes y servicios en general.

En obras también se considera un rubro de capacitación, pero sólo si ésta es convocada

bajo la modalidad de ejecución “llave en mano”. Similar tratamiento que para bienes y
servicios en general, esto es, debo indicar el número de personas que serán capacitadas,
entre otros. En este objeto (obras llave en mano), las bases estandarizadas han
establecido que a este factor se le otorgará, como máximo, 10 puntos.

En los tres casos (bienes, servicios en general y obras), este factor se acredita con una
declaración jurada.

5. Mejoras a las especificaciones técnicas y/o términos de referencia: Este factor es aplicable
para bienes y servicios en general, respectivamente. En los documentos del
procedimiento debe indicarse de forma clara y objetiva la mejora que merecerá un
puntaje. El puntaje máximo permitido para este factor es de 10 puntos. Tiene por objetivo
premiar todo aquello que agregue un valor adicional al parámetro mínimo establecido en
el requerimiento. Se acredita con una declaración jurada.

6. Sostenibilidad ambiental y social. Este factor otorga puntaje a las empresas que ejecutan
las siguientes prácticas:

6.1. Sistema de Gestión de la Responsabilidad Social: Esta práctica evalúa a la empresa

en ámbitos tales como trabajo infantil, trabajo forzado o coacción, salud y libertad
de asociación y derecho de negociación colectiva, discriminación, prácticas
disciplinarias, horas de trabajo y remuneración. Se acreditación es con la
presentación del certificado SA 8000:2014, emitido por una entidad acreditado
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ante la social accountability acreditación services. Es aplicable para todos los

objetos de convocatoria.

6.2. Sistema de Responsabilidad Hídrica: Esta práctica evalúa el uso responsable del
agua. Se enmarca en el programa “Huella Hídrica”. Se acredita con el certificado
azul, emitido por la Autoridad Nacional del Agua. Es aplicable para todos los
objetos de convocatoria.

6.3. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Esta práctica evalúa las
medidas tendentes a brindar mayor seguridad y medidas preventivas de salud en
el ámbito de la empresa. Se acredita con certificado OHSAS 18001:2017 o ISO
45001:2018 o NTP 45001:2018, emitido por un organismo acreditado ante el
INACAL. Es aplicable para servicios en general, consultorías de obras y en general,
así como en obras y concursos para proyectos arquitectónicos. No se aplicable
para bienes.

6.4. Sistema de Gestión Ambiental: Esta práctica evalúa las medidas que adopta las
empresas en relación con el medio ambiente. Se acredita con ISO 14001:2015 o
NTP 14001:2015, emitido por organismo acreditado ante INACAL. Es aplicable para
servicios en general, consultorías de obras y en general, así como en obras y
concursos para proyectos arquitectónicos. No se aplicable para bienes.

6.5. Sistema de Gestión en la Energía: Esta práctica evalúa las medidas responsables en
el uso de los recursos energéticos. Se acredita con ISO 5001:2011 o ISO 5001:2018
o NTP 5001:2012, emitido por organismo acreditado ante INACAL. Es aplicable
para servicios en general, consultorías de obras y en general, así como en obras y
concursos para proyectos arquitectónicos. No se aplicable para bienes.

El puntaje máximo de este factor es 3 puntos.

7. Protección social y desarrollo humano: Este factor otorga puntaje a las empresas que
ejecutan las siguientes prácticas:

7.1. Empresa segura, libre de violencia y discriminación contra la mujer: Se acredita

con el certificado emitido por el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables.
Es aplicable a todos los objetos de convocatoria.

7.2. Contratación de personas con discapacidad: Se acredita con copia de la inscripción

en el Registro de Empresas Promocionales para Personas con Discapacidad,

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 Documentos de presentación obligatoria y facultativa

emitido por el Ministerio de Trabajo y Promoción Social. Es aplicable para bienes,

servicios en general, consultorías de obras y general, así como para concurso de
proyectos arquitectónicos. No es aplicable para obras.

El puntaje máximo para este factor es 2 puntos.

8. Integridad en la Contratación Pública: Es un sistema antisoborno. Se acredita con ISO

37001:2016 o NTP37001:2017, emitido por organismo acreditado ante INACAL. Es
aplicable para todos los objetos de convocatoria.

El puntaje máximo para este factor es 2 puntos

9. Sistema de Gestión de la Calidad: Se acredita con ISO 9001:2015 o NTP 9001:20145,

emitido por organismo acreditado ante INACAL. Es aplicable para servicios en general.

El puntaje máximo para este factor es 5 puntos.

10. Experiencia del postor: Mide la experiencia en montos facturados. Debe solicitarse un
monto mayor al que se exigió para la calificación. Se acredita con contratos y constancia
de culminación o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y
fehacientemente. El monto facturado máximo es tres veces el valor referencial o
estimado. Máximo 20 contrataciones. Antigüedad máxima de las contrataciones 10
años.Es aplicable para consultorías de obras, consultorías en general y concursos para
proyectos arquitectónicos.

11. Metodología propuesta: Se sustenta con el documento que sustenta la metodología

propuesta. El comité debe establecer en los documentos del procedimiento los
parámetros mínimos y pautas para desarrollar la metodología propuesta. Es aplicable para
consultorías de obras, consultorías en general y concursos para proyectos
arquitectónicos.

12. Conocimiento del proyecto e identificación de facilidades, dificultades y propuestas de

solución: Se acredita con una ayuda memoria. El comité debe establecer en los
documentos del procedimiento los parámetros mínimos y pautas para desarrollar la ayuda
memoria. Es aplicable para consultorías de obras, consultorías en general y concursos
para proyectos arquitectónicos.

13. Calificación y experiencia del personal clave: Este factor es aplicable para consultorías en
general, y los rubros son:
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13.1. Calificación – Formación académica: Se acredita con título profesional o grado

académico. Se menciona y la Entidad lo verifica en la página de la SUNEDU. Si el
documento no está inscrito entonces debe presentar una copia.

13.2. Calificación – Capacitación: Se acredita con constancias, certificados u otros

documentos. Hay que consignar al personal que será capacitado, la materia o área
de capacitación, perfil del capacitador. Se evalúa sobre la base del número de
horas lectivas de la capacitación.

13.3. Experiencia del personal clave: Tiempo. Se acredita con Contratos y conformidad,
constancias, certificados, cualquier documento que acredite fehaciente la
experiencia.

14. Para la selección de consultorías individuales, la normativa establece los siguientes

factores:

14.1. Experiencia en la especialidad: Se mide por tiempo de ejecución. Se acredita con

Contratos y conformidad, constancias, certificados, cualquier documento que
acredite fehaciente la experiencia. El puntaje es 60 puntos.

14.2. Calificaciones – Formación académica: Título profesional o grado académico.

Calificaciones – Capacitación: Se acredita con constancias, certificados u otros
documentos. Hay que consignar al personal que será capacitado, la materia o área
de capacitación, perfil del capacitador. Se evalúa sobre la base del número de
horas lectivas de la capacitación. El puntaje de este factor es 30 puntos.

14.3. Entrevista: Se evalúan los rubros de dominio temático y habilidades. El puntaje es

10 puntos.

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