SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(1917987) EVIDENCIA No 2

“WIKI: VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE

LOS DOCUMENTOS”

Presentado por:

EUSBERTO BAREÑO JIMÉNEZ

Bogotá, D.C, junio de 2019

VALORACIÓN Y DISPOCICIÓN FINAL DE LOS DOCUEMENTOS

Valoración
Tipos Documentales Disposición Final
Documental
Son documentos que reflejan
La conservación se hará según
los contratos realizados por la
la norma de 20 años.
Licitaciones Entidad en ejercicio de sus
Después de cumplido el
funciones los cuales tiene un
tiempo de retención se pueden
valor legal, fiscal, contable y
eliminar.
administrativo.
Cumplido su tiempo de
Son documentos que reflejan
retención en el archivo de
decisiones que cambian el
Gestión, se transfiere al archivo
rumbo de la compañía y por
Actas de Junta Directiva central.
ende son de carácter
Se digitaliza con fines de
administrativo, legal, fiscal y
consulta cumplido su tiempo
contable. Hacen parte de la
en el archivo central se
memoria institucional.
transfiere al archivo histórico.
Son todos los documentos El tiempo de retención
relacionados con la nómina documental recomendado es
durante la relación laboral e de 80 años.
Nóminas identificación de pagos Los dos (2) primeros años en el
realizados al trabajador o archivo de gestión y (78) años
entidades a los cuales se en el archivo central de la
encuentra afiliado. empresa.
Documentos de carácter
Se conservarán como parte de
administrativo y legal. Dan
la memoria institucional.
testimonio de las políticas
Resoluciones Su conservación es total, luego
administrativas y financieras de
pasan a Microfilmación o
la Entidad. Son considerados
digitalizarán para consulta y
de carácter Misional y tienen
preservación del original.
valor histórico.
Es un de carácter
administrativo, legal, fiscal y
Según lo Normado en la Ley
contable, sirven como
Orgánica 7 del 27 de diciembre
Contratos testimonio ente la ley por
de 2012 se recomienda
justificar el gasto público y
guardarlos por un periodo de
como prueba de prestación de
diez (10) años
un bien o servicio o recepción
de un bien.

Tipos Documentales
Informa de Entes de Control
Historias laborales
Valoración
Disposición Final
Documental
Documentos que reflejan el
seguimiento y la evaluación de Por considerarse de Valor
la gestión de la Entidad, Histórico, se deben considerar
realizados por los Organismos como parte de la Memoria
de Control. Son de carácter institucional.
Misional.
Son unidades documentales
Su disposición esta relacionada
complejas, en su interior hay
con la operación de acuerdo a
afiliaciones a seguridad social,
la serie o grupo documental,
memorandos, contratos,
deberán ser trasladados al
ascensos entre otros.
archivo histórico con fines de
Tienen valor administrativo,
conservación permanente.
fiscal, técnico legal y contable.
Referencias Bibliográficas:
Archivo General de la Nación. Pautas para la organización de archivos
municipales. Bogotá: El Archivo, 2000.
_______________________. Organización de documentos de archivo.
Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación 1995.
_______________________. Reglamento General de Archivos. Santafé
de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994