GUIA EXCEL INTERMEDIO

HERRAMIENTA PARA ANALISIS

DE INFORMACION
Participantes: SILVIA PRIETO R.
JORGE
TABLA DE RESTREPO
CONTENIDO
ORLANDO GUERRERO
ANDRES FELIPE ARIZA
 TABLA DE CONTENIDO
Portada

0.0 Nociones Basicas

1.0 HOJA VS TABLA

1.1 CLASES DE TABLA: Tabla Rango / Tabla Matriz

2.0 RELACION DE TABLAS: Llave Primaria

2.1 LISTA DE VALORES
2.2 NOMBRES DE RANGO

3.0 LOGICA MATEMATICA: Prioridad de signos

3.1 CONDICIONALES Y OPERADORES LOGICOS
3.2 EJERCICIO PRACTICO

4.0 CONDICIONALES ANIDADAS

4.1 EJERCICIO PRACTICO

5.0 BUSQUEDA DE INFORMACION

5.1 BUSCAR VERTICAL (BUSCARV)
5.2 BUSCAR HORIZONTAL (BUSCARH)
5.3 TRASPONER FILAS / COLUMNAS

6.0 FUNCIONES ANALISIS DE DATOS

6.1 FUNCION COINCIDIR
6.2 FUNCION INDICE
6.3 FUNCIONES COLUMNA-FILA

7.0 TABLAS
7.1 SUBTOTALES
7.2 TABLA DINAMICA
7.3 CAMPO CALCULADO
1.0 HOJA VS TABLA
Tabla:

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de l
columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos
hecho, también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto, podremos componer com
máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, inclu
una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más
interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar los registros, Filtrar el contenido de la tabla por algún criter
Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado, Crear un resumen de los datos, Aplicar formatos a todos los dato

Hoja de cálculo:

Una hoja de cálculo de Microsoft Excel es un documento que contiene "celdas". Se trata de una hoja de cálculo que comienza
una página en blanco para agregar tus propios datos. Los datos son por lo general en forma de palabras o números, que luego
puedes manipular con cálculos y fórmulas.

1.1 CLASES DE TABLA: Tabla Rango / Tabla Matriz

Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, esto es, que las celdas están seguidas ya sea formando una fila una
columna o una lista. Para nombrar un rango hacemos referencia a la primera celda que los configura e inmediatamente
después mediante el opera
Tabla Matriz

Hace referencia a una tabla que se puede tomar como base de datos que permite
para la presentación de datos

PRODUCTO PROVEEDOR CATEGORIA UND. VENDIDAS VALOR VENTA

PRODUCTO 1 PROVEEDOR 1 CATEGORIA 6 254 $ 1,144,962.31
PRODUCTO 54 PROVEEDOR 26 CATEGORIA 9 254 $ 1,219,200.00
PRODUCTO 140 PROVEEDOR 50 CATEGORIA 7 254 $ 244,164.63
PRODUCTO 77 PROVEEDOR 34 CATEGORIA 1 255 $ 499,440.00
PRODUCTO 32 PROVEEDOR 18 CATEGORIA 7 256 $ 214,461.50
PRODUCTO 56 PROVEEDOR 24 CATEGORIA 7 256 $ 349,466.30
PRODUCTO 74 PROVEEDOR 33 CATEGORIA 2 256 $ 1,975,302.76
Total
Tabla Rango

Es un conjunto de datos seleccionables que permiten formarlos como lista de

selección o tabla de referencia

VENDEDORES VENDEDORES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
 VALOR CON IVA
$ 1,362,505.15
$ 1,450,848.00
$ 290,555.91
$ 594,333.60
$ 255,209.19
$ 415,864.90
$ 2,350,610.28
$ 6,719,927.03
2.0 RELACIONES DE TABLA

Una relación se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave,
normalmente las columnas (o campos) con el mismo nombre en ambas tablas. En la mayor
parte de los casos, la relación conecta la clave principal (o la columna del identificador único
de cada fila) desde una tabla a un campo de otra tabla.

2.1 LISTA DE VALORES

Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir de los
valores ubicados en un rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los que dan
forma a las opciones de una lista.

Selecciona la celda o las celdas en las que quieras crear la lista desplegable. Haz clic
en Datos Validación de datos. Junto a "Criterios", elige una opción: Lista a partir de un
intervalo: elige las celdas que quieras incluir en la lista. Lista de elementos: introduce los
elementos, separados por comas y sin espacios. Las celdas tendrán una flecha hacia abajo.
Para quitarla, desmarca "Mostrar botón en la celda para desplegar la lista". Si introduces en
una celda datos que no coinciden con ningún elemento de la lista, aparecerá un aviso. Si
quieres que los usuarios solo puedan introducir elementos de la lista, selecciona "Rechazar
entrada" junto a "Si los datos no son válidos". Haz clic en Guardar. Aparecerá una lista
desplegable en las celdas.

2.2 NOMBRES DE RANGO

Definir nombres de rango en Excel. Los rangos en Excel se pueden definir mediante las
referencias de su ubicación o mediante un nombre que se la asigna a un determinado rango.
Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde la fila
1 hasta la fila 20. El rango sería A1:A20.
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la
misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes
pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el
cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Escribe el
nombre que deseas y presiona Entrar. Otra manera de crear un nombre para un rango es
desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre. Una vez que hayas seleccionado el rango
de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo. En la caja de
texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el botón Aceptar.
3.0 LOGICA MATEMATICA

Es la disciplina que trata de métodos de razonamiento. En un nivel elemental, la

lógica proporciona reglas y técnicas para determinar si es o no valido un argumento
dado. El razonamiento lógico se emplea en matemáticas para demostrar teoremas; en
ciencias de la computación para verificar si son o no correctos los programas; en las
ciencias física y naturales, para sacar conclusiones de experimentos; y en las ciencias
sociales y en la vida cotidiana, para resolver una multitud de problemas. Ciertamente
se usa en forma constante el razonamiento lógico para realizar cualquier actividad.

OPERACIONES MATEMATICAS

Existen reglas comunes que se deben seguir para realizar cálculos básicos, es decir, nos indican el orden
en que se han de realizar la suma, la resta, la multiplicación y la división.
Esto en razón a que sin un procedimiento estándar para hacer cálculos, dos personas podrían obtener
respuestas diferentes para el mismo problema.

Así que, el orden de las operaciones dice que:

1- Se debe leer de izquierda a derecha cuando se va a desarrollar un cálculo
2- Primero divides o multiplicas
3- Luego, sumas o restas

3.1 CONDICIONALES Y OPERADORES LOGICOS

Las funciones lógicas sirven para realizar la comparación lógica entre valores o
referencias de celdas. Excel tiene varias funciones lógicas que permite evaluar datos.
La mayoría de las funciones lógicas retornan como resultado VERDADERO o FALSO.
Las funciones lógicas sirven para realizar la comparación lógica entre valores o
referencias de celdas. Excel tiene varias funciones lógicas que permite evaluar datos.
La mayoría de las funciones lógicas retornan como resultado VERDADERO o FALSO.

Las principales funciones lógicas comunmente utilizadas en Excel son: Y, O, SI, SI.ERROR

3.2 EJERCICIOS PRACTICO

FUNSION (SI.ERROR): Obtener un resultado "SIN INFO" del error de una formula previa
que como resultado genera los tipos de error siguientes: #N/A, #¡VALOR!,
#¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.

FUNSIÓN (SI): Obtener como resultado la jornada de estudio según su estado civil, si es
soltero dara como resultado "JORNADA NOCTURNA" y si es casado "JORNADA
DIURNA"

Se genera la condicion
logica con la cual se
desea comprobar.
Se genera la condicion
logica con la cual se
desea comprobar.
 Principales operadores lógicos:

OCUPACIÓN HORARIO CONDICIONAL

TRABAJADOR #N/A SIN INFO

Se comprueba el Se genera el resultado

resultado de una de la comprovación del
formula previa error

ESTADO CIVIL CONDICIONAL

SOLTERO JORNADA NOCTURNA

genera la condicion Es el resultado Es el resultado

ica con la cual se "verdadero" de la "falso" de la
sea comprobar. comprobación de la comprobación de la
prueba logica prueba logica
genera la condicion Es el resultado Es el resultado
ica con la cual se "verdadero" de la "falso" de la
sea comprobar. comprobación de la comprobación de la
prueba logica prueba logica
4.0 CONDICIONALES ANIDADOS

Usar una función como uno de los argumentos en una fórmula de que usa una función se
denomina anidamiento, y nos referiremos a esta función como una función anidada. Por
ejemplo, si se anidan las funciones PROMEDIO y SUMA en los argumentos de la función SI, la
siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) solo si el promedio de otro conjunto de
números (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0. Las funciones PROMEDIO y SUMA
están anidadas dentro de la función SI.

4.1 EJERCICIO PRACTICO

FUNCIÓN (Y) ANIDADA: Obtener el resultado si, el sueldo esta entre $1.500.000 y $4.500.000 o
el producto es menor o igual a $1.100.000
Verdadero:
Calcular el varor total del producto con el iva 1
Falso:
Calcular el valor total del produto con IVA 1 teniendo en cuenta que tendra un descuento
deacuerdo al descuento 2
 SUELDO VALOR PRODUCTO CONDICIONAL
$ 5,000,000 $ 4,000,000 $ 4,462,500

Descuento 1 15%
Descuento 2 25%
IVA 1 1.19

Se genera la condicion Se genera la condicion Se genera el calculo de

opcional sobre el sobre el rango del los resultados según el
precio del producto sueldo que determina enunciado
el resultado
5.0 BUSQUEDA DE INFORMACION

Cuando se necesite buscar elementos de una tabla o un rango por fila. Por ejemplo, buscar un precio de un
repuesto de automoción por el número de pieza.

5.1 BUSQUEDA VERTICAL

Nos permite buscar en una tabla de datos verticales alguna información relevante tomando un valor de
referencia que se encuentre a la izquierda del dato a buscar

5.2 BUSQUEDA HORIZONTAL

Nos permite buscar en una tabla de datos horizontales alguna información relevante tomando un valor de
referencia que se encuentre a la izquierda del dato a buscar

Es el valor de
referencia a buscar
en la tabla de datos
5.3 TRANSPONER FILAS Y COLUMNAS

Esta opción nos permite tomar los datos de una tabla horizontal o vertical y transformalos
en verticales u horizontales según corresponda
plo, buscar un precio de un

e tomando un valor de

Hace referencia a laexactitud del datoa

traer, si es un dato exacto (0) o
aproximado (1)
Es el valor de
referencia a buscar Es el rango de datos
en la tabla de datos donde se buscaran Es la columna donde esta
los datos según el ubicada la información
valor de referencia requerida

ante tomando un valor de

Hace referencia a
laexactitud del datoa traer,
si es un dato exacto (0) o
aproximado (1)
Es el valor de
referencia a buscar
en la tabla de datos Es la columna donde
Es el rango de datos esta ubicada la
donde se buscaran información
los datos según el requerida
valor de referencia
referencia a laexactitud del datoa
si es un dato exacto (0) o
imado (1)
6.0 FUNCIONES PARA ANALISIS DE DATOS

Las funciones de análisis de datos se utilizan para traer información con coincidencias de datos. Cuando se analizan l
aparecerán en la primera hoja, y en las hojas restantes aparecerán tablas con formato vacías.
Para analizar los datos del resto de las hojas, actualice la herramienta de análisis para cada una de ellas. Si tiene que
complejos, puede ahorrar pasos y tiempo si utiliza las Herramientas para análisis. Deberá proporcionar los datos y pa
la herramienta utilizará las funciones de macros estadísticas o técnicas correspondientes para realizar los cálculos y m
resultados. Algunas herramientas generan gráficos además de tablas de resultados.

6.1 FUNCION COINCIDIR

La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su pos
otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila que ocupa el elemento buscado. La funci
tiene tres argumentos:
• Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
• Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.
• Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la búsqueda. Un ejemplo de un
exacta con la función COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que ocupa el valor buscado.

6.2 FUNCION INDICE

La función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz especificando el número
columna. Esta función tiene dos formas de uso: de forma matricial y de forma de referencia. En su forma matricial, la
INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de la celda que se encuentra justamente en el cruce de la fila y de la co
hayamos especificado. La segunda forma de uso de la función INDICE en Excel es similar a la anterior pero con la dife
en lugar de especificar una sola matriz podemos indicar más de una matriz.

Las formas de uso de esta formula son:

• Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de datos.
• Núm_fila (opcional): El número de fila de la celda que contiene el valor que necesitamos.
• Núm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz consta de una sola columna, de lo co
especificarse el número de columna de la celda buscada.

• Ref (obligatorio): La referencia a las matrices que tienen los datos.

• Núm_fila (obligatorio): El número de fila de la celda que deseamos obtener.
• Núm_columna (opcional): El número de columna de la celda a obtener.
• Núm_área (opcional): Ya que Ref puede tener especificados varios rangos como A1:C6, A8:C11 entonces Núm_áre
de los rangos se debe utilizar.
• Núm_columna (opcional): El número de columna de la celda a obtener.
• Núm_área (opcional): Ya que Ref puede tener especificados varios rangos como A1:C6, A8:C11 entonces Núm_áre
de los rangos se debe utilizar.

6.3 FUNCION FILA / COLUMNA

Las funciones FILA y COLUMNA en Excel nos permite conocer la fila o columna de una referencia. Si bien estas funcio
menudo son muy poco empleadas por los usuarios, en ocasiones pueden resultar de gran utilidad.

La función Fila devuelve el valor que corresponde al número de fila que hemos indicado en el argumento. Es decir, pa
FILA(B43), el resultado que obtendremos será precisamente 43. La función Columna por su parte, devuelve el valor q
corresponde al número de columna que hemos indicado en el argumento. Es decir, para la función: COLUMNA(B43),
será 2, puesto que la columna “B” es la que situada en segundo lugar en una hoja de cálculo.
 ncias de datos. Cuando se analizan los datos de hojas agrupadas, los resultados
mato vacías.
para cada una de ellas. Si tiene que desarrollar análisis estadísticos o técnicos
. Deberá proporcionar los datos y parámetros para cada análisis, y
ndientes para realizar los cálculos y mostrar los resultados en una tabla de

ango de celdas y nos devuelve su posición. En

ocupa el elemento buscado. La función COINCIDIR

eda.
a en la búsqueda. Un ejemplo de una búsqueda
na A y utilizaré la siguiente fórmula:

que ocupa el valor buscado.

una matriz especificando el número de fila y

e referencia. En su forma matricial, la función
mente en el cruce de la fila y de la columna que
s similar a la anterior pero con la diferencia de que

ecesitamos.
consta de una sola columna, de lo contrario debe

mo A1:C6, A8:C11 entonces Núm_áreaindicará cual

 e una referencia. Si bien estas funciones a
ar de gran utilidad.

ndicado en el argumento. Es decir, para la función:

mna por su parte, devuelve el valor que
cir, para la función: COLUMNA(B43), el resultado
a de cálculo.
7.0 TABLAS

Las tablas de datos son parte de un conjunto de comandos conocidos como herramientas de análisis. Cuando se crea
tablas de datos, va a realizar análisis de hipótesis y el proceso permite cambiar los valores de las celdas para ver cóm
resultado de las fórmulas en la hoja de cálculo a esos cambios.

7.1 SUBTOTALES
Los subtotales se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede m
de un tipo de función de resumen de cada columna.
Los totales generales se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la funci
resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de todas las filas de detalle de la lista, no un promedio
de las filas de subtotales.

7.2 TABLA DINAMICA

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparac
patrones y tendencias en ellos.
Se debe seleccionar las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.
Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del campo en el panel Campos de tabla dinám
7.3 CAMPO CALCULADO

Nos permite agregar un campo a una tabla dinamica con una formula, sin ser necesario de agregarlo a la tabla de dat
 amientas de análisis. Cuando se crea y analizar
os valores de las celdas para ver cómo afectará el

o, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más

btotales. Por ejemplo, si usa la función de
e detalle de la lista, no un promedio de los valores

r datos que le permite ver comparaciones,

o en el panel Campos de tabla dinámica.

cesario de agregarlo a la tabla de datos