PENGURUSAN

KMK PENGGAL 3

RNA2014
1|PENGURUSAN|RNA201 4

NOTA RINGKAS PENGURUSAN

PRINSIP ASAS PENGURUSAN

Objektif: (a) menjelaskan maksud dan konsep asas pengurusan;

(b) menghuraikan prinsip asas pengurusan organisasi

 Pengurusan yang efektif merupakan kunci kejayaan sesebuah organisasi dalam

mencapai matlamat atau objektifnya.
 Walau apapun profesyen yang diceburi termasuk penulis dan menguruskan organisasi
yg berhubung dengan kesusasteraan, pengurusan amat penting dipelajari.
 Dengan adanya pengetahuan tentang pengurusan, diharapkan seseorang itu akan
menjadi lebih kreatif, kritis dan dinamis dalam membuat sesuatu tindakan.

DEFINISI PENGURUSAN

 Menurut Juhary Haji Ali, organisasi merupakan unit sosial yang terdiri daripada manusia
yang berkerjasama dan saling bergantung antara satu sama lain untuk mencapai
matlamat individu, kumpulan dan organisasi (Prinsip dan Amalan Pengurusan, KL: DBP,
2004)
 Pengurusan suatu proses yang melibatkan kerjasama manusia dalam sesebuah
organisasi bagi mencapai matlamat atau objektif organisasi.
 Jaafar Muhammad (Asas Pengurusan, Shah Alam: Penerbit Fajar Bakti, 1999)
“pengurusan ialah satu proses mengagihkan input organisasi (termasuk sumber
ekonomi dan sumber kakitangan) dengan cara perancangan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawalan untuk tujuan mengeluarkan output (segala barangan) yang
diperlukan oleh pelanggan supaya objektif organisasi tercapai”.
 Berdasar definisi itu, kata kunci yang perlu diketahui ialah proses untuk mencapai
matlamat atau objektif sesebuah organisasi. Proses sebagai satu cara yang sistematik
dalam melaksanakan sesuatu kerja atau sekumpulan tugasan. Di samping itu, kerjasama
kelompok manusia dalam organisasi itu secara efektif dan efisien amat diperlukan bagi
mencapai matlamat atau objektif organisasi.

Pengenalan kepada Pengurusan

Fungsi Pengurusan
Maksud dan Kepentingan Pengurusan

 Pengurusan merujuk pada fungsi, proses, dan aktiviti merancang,

mengorganisasi, memimpin, dan mengawal usaha semua ahli organisasi dan
menggunakan sumber organisasi untuk mencapai objektif organisasi yang telah
2|PENGURUSAN|RNA201 4

ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

 Aktiviti merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengawal dilakukan oleh
pengurus.
 Pengurus mempunyai tugas untuk menyelaras, menggembeling, dan mengawal kerja
orang bawahannya untuk mencapai matlamat organisasi.
 Pengurusan penting untuk membantu organisasi mencapai matlamat yang
ditetapkan melalui perancangan, pengagihan, dan penyelarasan sumber dalam
organisasi secara berkesan dan cekap.

Empat fungsi pengurusan.

Fungsi
Definisi
Pengurusan

Satu proses yang melibatkan pengurus menentukan matlamat yang

ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk
Perancangan
diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi.

Satu proses yang melibatkan pengurus menyusun dan mengagihkan

Pengorganisasian sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah
ditetapkan agar matlamat organisasi tercapai.

Satu proses yang melibatkan pengurus cuba mempengaruhi gelagat

Kepimpinan pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan
dengan cekap dan berkesan untuk mencapai matlamat organisasi.

Satu proses yang melibatkan pengurus memantau prestasi kerja

Pengawalan semasa dan mengambil tindakan untuk memastikan hasil akhir kerja
tercapai seperti yang dijangkakan.

Sepuluh Peranan Pengurus

3|PENGURUSAN|RNA201 4

Kategori Peranan Aktiviti

Pengurus
Pengawas Mencari dan mendapat maklumat, mengimbas kertas kerja
dan laporan, serta mengekalkan jaringan peribadi
Bermaklumat Penyampai Menyampaikan maklumat kepada orang lain, memberi
memo, dan membuat panggilan telefon
maklumat
Jurucakap Mewakilijabatan/bahagian dalam memberikan ucapan
atau laporan kepada orang luar
Lambang/ Melakukan upacara simbolik dan sosia! serta menyambut
tetamu
simbol
Antara
Pemimpin Mengarah dan memotivasi, melatih, dan membimbing
perorangan serta menasihati pekerja
Penghubung Mengekalkan hubungan dan berinteraksi dengan orang lain
sama ada di dalam atau di (uar organisasi untuk
mengumpulkan maklumat
Usahawan Memulakan projek baharu, mengesan peluang-peluang
perniagaan, mengenal pasti bidang perniagaan yang boleh
dibangunkan
Penyelesai Mengambil tindakan pembetulan semasa krisis,
Pembuatan gangguan menyelesaikan konfliksesama pekerja, serta menyesuaikan
keputusan / masalah diri dengan perubahan luaran
Pengagih Memutuskan siapa mendapat sumber, jadual tugas, bajet,
sumber menentukan apa yang lebih penting

Perunding Mewakilijabatan semasa berunding dengan kesatuan

sekerja, pembekal, dan mempertahankan kepentingan
organisasi
Perancangan

Jenis Perancangan

A Maksud Perancangan

 Perancangan merujuk pada proses menentukan matlamat dan memutuskan

tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk mencapai matlamat
tersebut.
 Secara khusus, perancangan adalah satu proses formal yang melibatkan aktiviti- aktiviti
yang berikut:

(a) Menetapkan misi dan matlamat organisasi yang menyeluruh bagi jangka masa
panjang dan pendek

(b) Membentuk matlamat cawangan, jabatan, dan individu berdasarkan matlamat

organisasi
4|PENGURUSAN|RNA201 4

(c) Memilih strategi dan taktik untuk mencapai matlamat

(d) Mengagihkan sumber (manusia, kewangan, peralatan, dan kemudahan) untuk

mencapai matlamat, strategi, dan taktik organisasi.

 Secara ringkas, apabila pengurus merancang sesuatu, dia perlu tahu apa yang ingin
dicapai dan bagaimana untuk mencapainya dengan cekap dan berkesan pada masa
tertentu.

B Kepentingan Perancangan

1 Menyediakan hala tuju

(a) Perancangan yang disediakan akan menjadi panduan kepada pengurus tentang tugas-tugas
yang perlu dilakukan dalam organisasi dan matlamat yang dikejar oleh pengurus.

(b) Perancangan memberikan hala tuju yang jelas kepada pengurus untuk bertindak
dan bagaimana untuk bertindak.

(c) Ini termasuklah penentuan bila, bagaimana, dan siapa yang melakukan sesuatu tugas.

2 Sebagai panduan untuk membuat keputusan

(a) Perancangan membolehkan pengurus mengurangkan risiko silap membuat keputusan.

(b) Perancangan membolehkan pengurus membuat keputusan yang tepat dan

menguntungkan serta tiada pertindihan tindakan yang berlaku.

(c) Selain itu, perancangan juga dapat mengelakkan sebarang penyimpangan tindakan
berlaku.
5|PENGURUSAN|RNA201 4

3 Mengukur prestasi organisasi

(a) Matlamat yang telah ditetapkan boleh dijadikan sebagai kayu pengukur untuk menilai
prestasi organisasi dari semasa ke semasa.

(b) Matlamat yang ditetapkan dapat diukur secara kuantitatif dan kualitatif untuk dijadikan
standard dalam melakukan perbandingan dengan prestasi sebenar.

4 Membolehkan kawalan dilakukan

(a) Melalui perancangan, pengurus dapat melihat perbezaan antara apa yang dirancang
dengan apa yang dicapai.

(b) Langkah-langkah pembetulan dapat diambil terhadap kesilapan dan

penyelewengan yang berlaku.

5 Menyelaras dan memperuntukkan sumber

(a) Dengan adanya perancangan, keperluan sumber-sumber untuk melaksanakan tugas-tugas

dapat dirancang dan diagihkan kepada jabatan-jabatan.

(b) Jika sumber tidak mencukupi dari segi kualiti dan kuantiti, tindakan untuk
memperolehnya dapat diselesaikan, supaya agihan sumber dapat dilakukan secara
sempurna.

C Jenis Perancangan

1. Perancangan dapat dibuat mengikut jangka masa, kegunaan, dan peringkat

perancangan.
2. Jenis perancangan mengikut jangka masa:

(a) Rancangan jangka panjang atau rancangan strategik biasanya meliputi tempoh lima
hingga sepuluh tahun. Rancangan ini biasanya dibangunkan dan ditentukan oleh
pengurusan atasan.

(b) Rancangan taktikal dibentuk oleh pengurus pertengahan. Rancangan ini biasanya
menjangkau tempoh antara satu hingga lima tahun. Rancangan taktikal biasanya
menjelaskan bagaimana rancangan strategik dapat dilaksanakan di tahap jabatan.

3 Jenis perancangan mengikut kegunaan:

(a) Rancangan yang digunakan untuk berulang-ulang kali dalam organisasi dikenali
sebagai rancangan tersedia. Rancangan tersedia merupakan garis panduan yang
dibangunkan untuk menangani situasi yang sering berlaku dalam organisasi seperti
masalah disiplin pekerja. Rancangan seperti iniberbentuk dasar, tatacara, dan
peraturan.

(b) Rancangan kegunaan tunggal ialah rancangan yang digunakan sekali sahajauntuk
memenuhi keperluan tertentu atau untuk mencapai matlamat khususdalam satu
tempoh waktu yang telah ditetapkan. Contoh rancangan ini ialah belanjawan.
6|PENGURUSAN|RNA201 4

4 Jenis Perancangan Mengikut Peringkat:

(a) Rancangan strategik

I. Rancangan strategik ialah rancangan menyeluruh yang menetapkan hala tuju yang
penting bagi organisasi.
II. Rancangan strategik ini ditetapkan oleh pengurusan peringkat atasan.
III. Rancangan strategik merupakan rancangan jangka panjang organisasitentang cara
untuk mencapai kelangsungan organisasi.

(b) Rancangan taktikal

I. Rancangan taktikal ialah cara atau langkah yang digunakan untuk mencapai strategi
yang ditetapkan.
II. Rancangan taktikal biasanya dibentuk oleh pengurusan peringkat pertengahan bagi
menterjemahkan rancangan strategik yang dibangunkan oleh pengurusan peringkat
atasan.
III. Rancangan taktikal perlu mendokong oleh rancangan strategik agar rancangan
strategi yang dibangunkan terlaksana.
IV. Rancangan taktikal lazimnya merupakan rancangan jangka sederhana.

(c) Rancangan operasi

I. Rancangan operasi ialah pernyataan secara khusus bagi hasil tertentu yang perlu
dicapai oleh pekerja bawahan dalam jangka masa pendek.
II. Rancangan operasi dibentuk oleh pengurusan peringkat bawahan bagi
menterjemahkan rancangan strategik dan rancangan taktikal dibangunkan oleh
pengurusan peringkat atasan dan pertengahan
III. Tugas dan tanggungjawab khusus pekerja bawahan mendokong rancanbgan strategik
dan rancangan taktikal yang telah dibangunkan.

5 Proses Perancangan

1. Menentukan matlamat dan objektif

2. Menganalisis persekitaran
3. Membentuk alternatif tindakan
4. Menilai alternatif
5. Memilih alternatif tindakan
7|PENGURUSAN|RNA201 4

Pengorganisasian

Maksud Pengorganisasian

Pengorganisasian bermaksud proses menyusun dan mengagihkan sumber manusia dan

sumber lain untuk melaksanakan tugas agar matlamat organisasi yang telah ditetapkan
tercapai secara cekap dan berkesan.

KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN

Mengagihkan sumber secara cekap

(a) Melalui pengorganisasian, pengurus dapat mengagihkan sumber sedia ada kepada
bahagian-bahagian dalam organisasi mengikut keutamaan demimencapai objektif
organisasi.

(b) Contohnya, jika sesebuah syarikat perniagaan merupakan syarikat pemasaranbarangan

kanak-kanak, maka jabatan pemasaran akan mendapat sumbermanusia dan sumber
lain seperti sumber kewangan yang lebih banyakberbanding jabatan kewangan.

Menentukan bidang tugas jabatan dan setiap pekerja

a. Pengorganisasian penting supaya pengurus dapat menentukan bidang tugas yang

sesuai untuk setiap jabatan dan setiap pekerja dalam sesebuah jabatan.
b. Dalam contoh tadi, pengurus perlu mengetahui bidang tugas dan tanggungjawabsetiap
pekerja dalam memasarkan barang kanak-kanak tersebut. Pengurus perlu
menetapkan jenis kerja yang sebenarnya yang perlu dilakukan oleh jabatan
pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbiran, dan jabatan yanglain.
c. Hal ini bertujuan untuk mengelakkan berlakunya sebarang pertindihan kerja dan bagi
memastikan setiap pekerja di setiap jabatan mengetahui dengan jelas kerja yang perlu
mereka lakukan.
d. Dengan cara ini, objektif dan matlamat organisasi akan dapat dicapai secara teratur,
cekap, dan berkesan.

Menyelaras antara jabatan

a. Pengorganisasian juga membolehkan pengurus membuat penyelarasan antara jabatan

dalam sesebuah organisasi.
b. Pengurus perlu memastikan bahawa tindakan jabatan pemasaran, kewangan, dan
pentadbiran tidak bertindih dan tidak menyimpang dari matlamat yang disasarkan.
c. Hal ini bermakna sebarang tindakan dan keputusan yang dibuat dan
dilaksanakan oleh setiap jabatan haruslah saling melengkapi demi mencapai matlamat
organisasi.

Membentuk rantaian arahan

(a) Dalam sesebuah jabatan, pekerja perlu mengetahui rantaian arahan, iaitu kepada
siapa mereka perlu membuat laporan.
8|PENGURUSAN|RNA201 4

Carta Organisasi

1. Carta organisasi ialah satu gambar rajah lini yang menunjukkan struktur jabatan/
unit/bahagian utama dalam organisasi seperti jabatan pembuatan, pemasaran,
kewangan, pengurusan sumber manusia, dan inventori.
2. Carta organisasi juga memerihalkan bagaimana kerja-kerja yang sepadan dan sesuai
dikelompokkan ke alam satu unit/jabatan/bahagian. Contohnya, di jabatan
pengurusan sumber manusia, aktiviti-aktivitinya adalah seperti merekrut,membayar gaji,
mendisiplinkan staf, dan memberikan latihan kerja.
3. Jabatan/unit/bahagian yang berasingan digambarkan dengan kotak-kotak segi empat
yang berasingan dalam carta organisasi.
4. Carta organisasi juga menunjukkan bagaimana setiap kotak ini dihubungkan antara
satu sama lain melalui garisan terus. Garisan terus ini menggambarkan rantaian arahan
dari bawah ke atas dan saluran rasmi komunikasi antarajabatan dalam organisasi.
5. Maklumat yang dapat digambarkan dalam carta organisasi:
(a) Pembahagian kerja
(b) Jenis tugas
(c) Peringkat pengurusan
(d) Aliran komunikasi dan rantaian arahan
(e) Pengelompokan kerja

Proses Pengorganisasian

(a) Proses pengumpulan damn pengelompokan sumber manusia yang sesuai dan aktiviti
yang sepadan dan logik dalam unit kerja untuk mencapai objektif organisasi
(b) Mengawal dan berkomunikasi secara berkesan dengan staf bawahan.
(c) Penyelarasan antara aktiviti dalam satu-satu unit atau jabatan dapat dilakukan dengan
berkesan.
9|PENGURUSAN|RNA201 4

Penentuan Objektif

(a) Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit.
(b) Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja dalam setiap
jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.
(c) Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untukmengenal
pasti jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau unitberkenaan.

Mengenal pasti aktiviti

Apabila objektif jabatan telah ditentukan, maka langkah yang seterusnya ialah mengenal pasti
aktiviti-aktiviti yang akan mendokong fungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan. Hal ini
penting bagi memastikan aktiviti-aktiviti yang ditentukan selaras dengan fungsi jabatan dan
tidak bertindih dengan jabatan yang lain. Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi pemiagaan perabot
ialah menempah perabot daripadapembekal, memberikankhidmatnasihatkepadapelanggan,
menerima bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan, menghantar
perabot kepada pembeli, memasang perabot, dan merekod jualan dan belian.

Pengelasani aktiviti

Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan disusun mengikut
kemahiran, kecekapan, dan kriteria-kriteria tertentu. Contohnya, kerja memberikan khidmat
nasihat kepada pelanggan, menerima bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan
daripada pelanggan boleh dikelaskan di bawah satu kategori.

Pengelompokan aktiviti

Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi dansifatnya, aktiviti-
aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut unit-unit tertentu. Setiap unit
bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang dikelaskan dalam kategori tersebut. Maka
suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan aktiviti yang dikelompokkan. Nama
jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang dipertanggungj awabkan.
Contohnya, Jabatan Khidmat Pelanggan akan melayan pelanggan dengan memberikan
khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima tempahan, dan menerima bayaran daripada
pelanggan; manakala Jabatan Penghantaran akan bertanggungjawab untuk kerja penghantaran
dan pemasangan.

Pengagihan tugas, autoriti, dan tanggungjawab

Selepas unit-unit tertentu dibentuk, langkah yang seterusnya ialah menentukan bilangan pekerja
yang diperlukan di setiap unit, pihak yang akan melakukan tugas, bidang tugas dan
tanggungjawab pekerja, serta rantaian arahan. Pihak pengurusan atasan akan membuat
pengagihan tugas-tugas kepada ketua-ketua jabatan dan memaklum kepada mereka tentang
10 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

objektif yang perlu dicapai. Pengurus di setiap jabatan pula akan mengagihkan tugas kepada
individu individu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik. Tugas-tugas yang
diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran yang dimiliki oleh seseorang pekerja.
Contohnya, pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang perakaunan diberi tugas untuk
membuat catatan lejar berdasarkan dokumen urus niaga. Seseorang pekerja juga akan diberikan
autoriti, iaitu hak atau kebenaran untukmengambil sesuatu keputusan dan tindakan.

Manual Organisasi

Manual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan tatacarayang meliputi
semua aspek pengurusan. Manual organisasi termasuk fail meja, manual prosedur kerja, dan
prosedur kualiti. Fail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu
jawatan yang mengandungi carta organisasi atau jabatan yang menunjukkan kedudukan sesuatu
jawatan dalam organisasi atau jabatan berkenaan, objektifjabatan berkenaan, dan prosedur kerja
yang berkaitan dengan jawatan tersebut. Manual prosedur kerja pula merupakan dokumen
rujukan utama bagi melakukan sesuatu tugas dalam organisasi atau jabatan tertentu. Ia meliputi
fungsi dan objektif rasmi organisasi atau jabatan, prosedur-prosedur yang harus diikuti oleh
pekerjaserta senarai pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap
aktiviti.

Konsep Pengorganisasian

Autoriti

1 Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu tugas
atau tanggungjawab.
2 Hak membuat keputusan ini ditentukan melalui struktur organisasi yang formal. Seseorang
pengurus mempunyai autoriti disebabkan oleh kedudukannya dalam struktur organisasi
(iaitu jawatan yang disandangnya).
3 Walau bagaimanapun, hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan tertakluk
kepada ruang lingkup yang terhad.
4 Contohnya, pengurus sumber manusia mempunyai hak untuk membuat keputusandan
bertindak tentang urusan yang berkaitan dengan sumber manusia, tetapi bukan urusan
pemasaran atau kewangan.
11 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Tanggungjawab

1 Tanggungjawab ialah kewajipan dan amanah yang diberikan kepada seseorang pekerja
disebabkan oleh kedudukan, fungsi, atau kerjanya. Oleh itu, tanggungjawab boleh dirujuk
sebagai satu berkas kewajipan yang dikaitkan dengan satu-satu pekerjaan atau fungsi.
2 Tanggungjawab wujud apabila seseorang pekerja menerima satu-satu tugas atau pekerjaan
daripada ketuanya atau pengurusnya. Apabila pengurus mengarahkan seseorang pekerja
untuk menjalankan sesuatu tugas, maka pekerja tersebut bertanggungjawab untuk
menjalankan tugas tersebut.

Akauntabiliti

1 Akauntabiliti ialah sikap bertanggungjawab seseorang kepada pihak yang terlibat tentang
sebarang tindakan yang diambil dalam proses pelaksanaan tugasnya dan sedia untuk
memberikan jawapan terhadap tindakannya kepada pihak yang berhak untuk mendapatkan
penjelasan tersebut.
2 Hal ini bermakna akauntabiliti berkaitan dengan jangkaan bahawa seseorang individu
tertentu boleh dipersalahkan atau diberikan penghargaan atas hasil kerja yang dicapai.
3 Seseorang pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab penuh ke atas apa
yang dihasilkannya.
4 Jika suatu tugas tidak berhasil, maka individu tidak akan meletakkan kesalahan pada bahu
orang lain.

Pemusatan dan Pemencaran Autoriti

1. Pemusatan autoriti merujuk kepada tumpuan autoriti di peringkat atasan

2. Pemencaran autoriti merujuk kepada proses membuat keputusan diagihkan kepada semua
peringkat organisasi

KEPIMPINAN

Kepimpinan

Kepimpinan merupakan satu proses dengan penguins atau pemimpin cuba

mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka melaksanakan tugas dan nnggungjawab
yang diberi untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi I yang telah ditetapkan.

Definisi kepimpinan

Bermaksud kejayaan seseorang pemimpin bergantung poda kejayaan pekerja. Apabila pekerja
berjaya menghasilkan prestasi kerja yang baik, maka hal ini bermakna pemimpin tersebut
berjaya memimpin dengan baik dan berkesan.

Kepentingan Kepimpinan

1. Kepimpinan yang baik penting kepada organisasi kerana pemimpin memulakan

tindakan dengan mengkomunikasikan dasar dan rancangan kepada staf bawahan
12 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

tentang apa yang perlu dilaksanakan demi membantu organisasi men capai
matlamat yang ditetapkan.
2. Kepimpinan yang baik dapat memotivasikan pekerja dengan menggunakan insen tif
kewangan dan bukan kewangan bagi memastikan pekerja produktif.
3. Kepimpinan yang baik dapat memberikan tunjuk ajar dan bimbingan kepada pekerja
agar mereka dapat melaksanakan kerja mereka dengan berkesan dan cekap.
4. Kepimpinan yang baik dapat membentuk keyakinan yang tinggi dalam diri pekerja
meningkatkan semangat pekerja, dan membentuk persekitaran kerja yang baik dan
produktif.
5. Melalui kepimpinan yang baik, penyelarasan semua aktiviti di setiap jabatan dannit
dapat dilakukan dengan baik dan berkesan.

C Jenis Kuasa Pemimpin

1 Kuasa merupakan satu jenis desakan pengaruh dan autoriti.

2 Kuasa seseorang pemimpin terdiri daripada:
(a) Kuasa sah
(b) Kuasa ganjaran
(c) Kuasa desakan
(d) Kuasa rujukan
(e) Kuasa kepakaran
3 Kuasa sah merujuk kepada kuasa yang ada pada seseorang pemimpin disebabkanoleh
jawatan yang sah yang disandangnya dalam organisasi. Contohnya, KetuaPegawai
Eksekutif mempunyai kuasa sah terhadap semua kakitangan dalamorganisasi kerana dia
mempunyai kuasa sah yang tertinggi dalam organisasi.
4 Kuasa ganjaran bermaksud kuasa pemimpin untuk memberikan ganj aran kepadapekerja atau
menarik balik ganjaran yang diberikan kepada pekerja. Contohnya,pemimpin
mempengaruhi tindakan dan gelagat pekerja dengan memberikanbonus.
5 Kuasa desakan atau kuasa ugutan bermaksud pemimpin menggunakan ugutan untuk
memaksa pekerja melaksanakan arahan yang diberikan. Contohnya, pemimpin
mengugut untuk mengambil tindakan tatatertib jika pekerja engkarkepada arahan.
6 Kuasa rujukan bermaksud pemimpin menjadi tempat rujukan untuk
mempengaruhi pekerja melakukan sesuatu perkara dan mendengar masalah pekerja
serta memberikan dorongan kepada pekerja.
7 Kuasa kepakaran digunakan apabila pemimpin mempunyai kepakaran, ilmu, dan kemahiran
yang tidak dimiliki oleh staf lain. Contohnya, akauntan kanan bolehmenggunakan
kemahiran dan kepakaran serta pengalaman yang ada padanya untuk mempengaruhi
tindak tanduk perjalanan sesebuah organisasi.

Jenis Kepimpinan

A Kepimpinan Transactional

1 Kepimpinan transactional menekankan peranan penyeliaan, pengorganisasian,dan prestasi

kerja pasukan.
2 Kepimpinan transactional mengandaikan bahawa:

(a) Pekerja melakukan kerja yang terbaik apabila rantaian arahan jelas dan pasti.
13 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

(b) Pekerja dimotivasi oleh ganjaran dan hukuman.

(c) Tujuan utama pekerja ialah mematuhi arahan ketua.

(d) Pekerja bawahanperlu diselia dengan ketat bagi memastikan mereka mencapai apa yang
diharapkan.

3 Dengan kata lain, pemimpin yang menggunakan jenis kepimpinan ini banyak bergantung
pada hukuman dan ganjaran bagi memastikan pekerjanyamelaksanakan tugas
mereka; pekerja akan menerima ganjaran jika merekaberjaya, tetapi akan menerima
hukuman jika mereka gagal.

4 Jenis kepimpinan ini sesuai dan berkesan dalam situasi apabila masalah tidak terlalu rumit
dan boleh diselesaikan dengan mudah kerana adanya prosedur danperaturan yang jelas.

B Kepimpinan Transformational

1 Pemimpin yang mengamalkan jenis kepimpinan ini merupakan pemimpin yang

menyampaikan visi yang jelas tentang matlamat kumpulan, menunjukkan keghairahan
untuk bekerja, serta mempunyai kebolehan untuk menjadikan pekerja bersemangat dan
bertenaga untuk bekerja.
2 Dengan kata lain, pemimpin transformational bukan sahaja memberikan tumpuan
kepada proses kerja tetapi juga menekankan kejayaan setiap pekerja.
3 Kepimpinan tranformational mempunyai empat komponen penting:

(a) Stimulasi intelek

I. Pemimpin transformational bukan sahaja mencabar cara kerja sedia ada, mereka juga
menggalakkan kreativiti pekerja.
II. Jenis pemimpin ini menggalakkan pekerja untuk meneroka kaedah dan cara baharu
untuk melakukan kerja serta mencari peluang baharu untuk belajar dan memperbaiki
diri.

(b) Timbang rasa peribadi

(i) Pemimpin seperti ini memberikan sokongan dan galakan kepada setiap pekerja.
(ii) Bagi memupuk hubungan kerja yang baik, pemimpin menggunakan
pendekatan pintu terbuka agar pekerja boleh berkongsi idea pada bila-bila masa.
(iii) Dengan cara ini, pemimpin dapat mengetahui sumbangan yang diberikan oleh
setiap pekerja.

(c) Motivasi berinspirasi

(i) Pemimpin mempunyai visi yang jelas yang boleh disampaikan dan
disuarakan kepada pekerja.
(ii) Pemimpin seperti ini juga dapat membantu pekerja supaya mempunyai
keghairahan dan motivasi untuk mencapai visi dan matlamat yang ditetapkan.
14 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

(d) Pengaruh idealisme

(i) Pemimpin transformational bertindak sebagai model contoh bagi pekerja.

(ii) Oleh sebab pekerja percaya dan menghormati pemimpin, maka mereka
mencontohi dan mendalami idealisme pemimpin mereka.

C Kepimpinan Karismatik

1. Pemimpin yang karismatik ialah pemimpin yang menyediakan persekitaran yang bertenaga
dan pengukuhan yang positif kepada pekerja.
2. Pemimpin yang berkarisma merupakan sumber inspirasi pekerja dan
menggalakkan mereka menunjukkan prestasi terbaik.
3. Dengan kata lain, kejayaan pekerja banyak bergantung pada pemimpin kerana
pemimpin merupakan gam yang mengikat ahli kumpulan.
4. Jenis kepimpinan seperti ini sesuai bagi menyelesaikan satu-satu projek berjangka pendek
apabila bakat dan tenaga ahli pasukan adalah elemen yang penting.

D Kepimpinan Berwawasan (Visionary)

a. Pemimpin yang berwawasan ialah pemimpin yang mempunyai visi dan bayangan masa
hadapan tentang organisasi yang bakal dikecapi.
b. Pemimpin seperti ini mempunyai daya kreativiti, disiplin, kemahuan, dan cita-citaserta
keghairahan yang tinggi tentang bentuk masa hadapan yang diinginkan.
c. Pemimpin seperti ini bertindak sebagai obor kepada semua pekerja agar merekajuga
mempunyai perasaan dan keghairahan yang sama.
d. Pemimpin memberikan inspirasi dan harapan kepada semua tentang perubahan yang
perlu dilaksanakan pada masa hadapan agar kelangsungan organisasi dapat terus
dikekalkan.
e. Bagi mencapai visi yang diimpikan, pemimpin seperti ini mempunyai
kebijaksanaan yang tinggi tentang apa yang bakal berlaku, yang tel ah berlaku, dan
sedang berlaku.
f. Dengan menggunakan kebijaksanaan dan pengetahuan yang ada, pemimpin
berwawasan dipercayai dapat membawa organisasi ke arah hala tuju yang lebih
cemerlang.

Gaya Kepimpinan

A Gaya Kepimpinan Autokratik

1 Pemimpin yang autokratik merupakan pemimpin yang membuat keputusan dan bertindak
atas keputusan yang dibuat secara berseorangan; manakala pekerja bawahan tidak
terlibat secara langsung dalam proses membuat keputusan kerana pandangan mereka tidak
diambil kira.

2 Pemimpin cuma memaklumkan pekerja tentang keputusan yang telah dibuat dan pekerja
hanya perlu melaksanakan keputusan yang telah diambil.

3 Ciri-ciri gaya kepimpinan autokratik:

(a) Ketua tidak mendapatkan pandangan daripada pekerja.
(b) Ketua membuat semua keputusan.
15 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

(c) Ketua mengarah pekerja melakukan tugas tanpa perbincangan.

(d) Ketua menentukan semua kaedah dan proses kerja.
(e) Pekerja jarang dipercayai untuk membuat keputusan atau melaksanakan tugas yang
penting.
(f) Diandaikan bahawa pekerja tidak mempunyai kemahiran dan kepakaran serta kurang
pengetahuan untuk melaksanakan tugas.

4 Gaya kepimpinan autokratik sesuai apabila organisasi mengalami krisis kerana dalam situasi
seperti ini, organisasi memerlukan pemimpin yang dapat memberikan hala tuju yang jelas
kepada pekerja.
5 Organisasi ketenteraan juga mempunyai gaya kepimpinan autokratik kerana anggota
tentera perlu menerima arahan daripada ketua tanpa bantahan.
6 Kelemahan gaya kepimpinan autokratik:

(a) Pekerja mungkin tidak berpuas hati akan layanan yang diberikan oleh ketua yang tidak
mengendahkan pandangan mereka.

(b) Pekerja mungkin kurang kreatif dalam menyelesaikan masalah dan ini boleh menjejaskan
prestasi kerja pekerja.

B Gaya Kepimpinan Demokratik

1 Gaya kepimpinan demokratik juga dikenali sebagai gaya kepimpinan penglibatan.

2 Pemimpin yang mempunyai gaya kepimpinan demokratik melibatkan staf bawahan

dalam proses membuat keputusan.

3 Ciri-ciri gaya kepimpinan demokratik:

(a) Pekerja digalakkan berkongsi idea dan pendapat untuk membuat keputusan bersama
walaupun ketua mempunyai kuasa akhir untuk membuat keputusan.

(b) Ketua berbincang dengan pekerja untuk mengatasi sesuatu masalah yangdihadapi.

(c) Pekerja akan berasa lebih terlibat dalam proses membuat keputusan.

(d) Diandaikan bahawa pekerja mempunyai kemahiran dan kepakaran serta

pengetahuan unutk melakukan sesuatu tugas.

(e) Ketua dan pekerja bersama-sama menentukan semua kaedah dan proseskerja.

4 Oleh sebab pekerja digalakkan untuk berkongsi pendapat dan pandangan,maka

pekerja akan lebih komited dengan tugas yang diberikan. Hal ini dapat meningkatkan
kreativiti dan produktiviti pekerja.

5 Akan tetapi, gaya kepimpinan demokratik tidak sesuai digunakan jika pekerja yang tidak
mempunyai kemahiran untuk memberikan pandangan dan idea yang bernas.
16 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

C Gaya Kepimpinan Laissez-Faire

1 Gaya kepimpinan laissez-faire juga dikenali sebagai gaya kepimpinan bebas.

2 Gaya kepimpinan laissez-faire berlaku apabila ketua tidak campur tangan dalam urusan
pekerja dan membenarkan staf bawahan untuk membuat keputusan sendiri.

3 Ciri-ciri gaya kepimpinan laissez-faire'.

(a) Ketua tidak memberi bimbingan yang banyak kepada pekerja.

(b) Ketua memberikan kebebasan penuh kepada pekerja untuk membuat keputusan.

(c) Ketua menyediakan peralatan dan sumber yang diperlukan oleh pekerja untuk
melaksanakan tugas mereka.

(d) Pekerja diharap menyelesaikan masalah kerja dengan sendiri tanpa bantuan dan
bimbingan.

(e) Diandaikan bahawa pekerja lebih memahami kerja dan tugas diri mereka.

4 Gaya kepimpinan laissez-faire sesuai dan berkesan jika pekerja mempunyai kemahiran,
motivasi, dan kebolehan yang tinggi untuk bekerja sendiri.

5 Walaupun ketua tidak campur tangan dalam urusan pekerja dan membiarkan mereka
membuat keputusan mereka, namun pekerja masih boleh berjumpa dengan ketua untuk
mendapatkan bimbingan dan nasihat apabila mereka berasa perlu.

6 Kelemahan gaya kepimpinan laissez-faire ialah gaya kepimpinan ini boleh menyebabkan
pelaksanaan dan pencapaian satu-satu tugas tertanggu jika pekerja tidak mahir dengan apa
yang dilakukannya.

D Gaya Kepimpinan Kontingensi

1 Gaya kepimpinan kontigensi merujuk kepada gaya kepimpinan yang disesuaikan mengikut
keadaan atau situasi dengan melihat kepada elemen-elemen persekitaran.

2 Mengikut teori kontingensi, semua gaya kepimpinan adalah sesuai dan berkesan; walau
bagaimanapun keberkesanan gaya kepimpinan yang digunakan bergantung pada keadaan
tertentu.

3 Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi bergantung pada gaya kepimpinan yang
diamalkan, kualiti pengikut, dan keadaan persekitaran.

4 Contohnya, pengurus menggunakan gaya kepimpinan autokratik apabila organisasi mengalami

krisis yang perlu diperbetulkan dengan segera; dan pada masa yang lain menggunakan gaya
kepimpinan demokratik apabila komitmen yang berterusan daripada pekerja diperlukan
dan apabila pekerja mampu memberikan cadangan yang bemas untuk menambah baik
operasi perniagaan.
17 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Pemimpin dan Pengurus

A Peranan Pemimpin

1 Mempengaruhi pengikut

Pemimpin mempengaruhi pekerja-pekerja supaya melakukan aktiviti-aktiviti dengan

semangat berdasarkan kebolehan dan keperibadian kepimpinan yang dimiliki oleh
pengurus.

2 Memberi motivasi

Pemimpin berperanan untuk memberikan rangsangan kepada pekerjanya untuk melakukan

aktiviti supaya objektif pekerja dan matlamat organisasi dapat dicapai bersama-sama.

3 Membina pasukan

Pemimpin berperanan untuk membina pasukan kerja dalam organisasi dan menggerakkan
aktiviti pekerja berdasarkan semangat kerja berpasukan seperti mewujudkan konsep
kerjasama dalam mencapai kejayaan.

4 Mempunyai wawasan

Pemimpin berperanan untuk membentuk dan menterjemahkan sesuatu wawasan secara

jelas dan disampaikan kepada pekerja dengan berkesan.

Persamaan antara Pemimpin dengan Pengurus

 Mereka mempunyai matlamat yang perlu dicapai.

 Mereka menggerakkan dan menggunakan sumber.
 Mereka merupakan pengantara atau penghubung antara pekerja dengan pihak
pengurusan.
 Mereka bergantung pada pekerja bawahan dan cuba untuk memotivasikan
mereka.

Pengawalan

Jenis Kawalan

A Maksud Pengawalan

1 Pengawalan bermaksud proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan bagi

memastikan hasil tercapai seperti yang dijangkakan.
2 Pengawalan merupakan satu proses yang dilakukan secara berterusan ke arah
penambahbaikan berterusan semua aktiviti dan kegiatan dalam organisasi melalui
maklumat yang disalurkan oleh setiap unit atau jabatan dalam sesebuah organisasi.
3 Pihak pengurusan akan membandingkan hasil yang diperoleh dengan standard yang telah
ditetapkan semasa perancangan; kemudian memaklumkan hasil perbandingan kepada
pihak yang bertanggungjawab supaya tindakan pembetulan dapat diambil.
18 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

B Kepentingan Pengawalan

1 Pengawalan membantu organisasi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Pengawalan

juga memastikan semua operasi organisasi berjalan dan dilaksanakan dengan cekap dan
semua sumber digunakan dengan sebaik mungkin.
2 Pengawalan memastikan semua projek atau aktiviti yang dirancang berjalan seperti
yang diinginkan. Pengawalan membantu pengurus mengenal pasti aktiviti yang
bermasalah dan mengambil tindakan pembetulan. Dengan kata lain, pengawalan
membantu organisasi menghindari kesilapan lalu.
3 Pengawalan membantu pengurus menyelaras semua aktiviti unit atau jabatan supaya
aktiviti yang dirancang dapat berjalan dengan lancar. Jadi, pengawalan merupakan satu
bentuk semakan terhadap prestasi kerja dan hasil kerja serta merupakan satu proses
untuk penambahbaikan berterusan dalam organisasi.
4 Pengawalan membantu sesebuah organisasi mengelakkan sebarang
penyelewengan yang boleh dijangka kerana aktiviti-aktiviti yang dijalankan akan dipantau
dan diawasi pada pelbagai peringkat.

C Jenis Kawalan

1 Terdapat dua jenis kawalan, iaitu:

(a) Kawalan dalaman

(b) Kawalan luaran

2 Kawalan dalaman ialah sistem dalaman yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan
bahawa organisasi berjalan pada landasan yang betul.

3 Sistem kawalan dalaman termasuklah:

(a) Audit dalaman

(b) Dasar organisasi

(c) Prosedur kerja

4 Audit dalaman

(a) Audit dalaman dilakukan untuk menyemak semula perjalanan organisasi dalam
tempoh tertentu untuk mengenal pasti sama ada fungsi perancangan,

(b) Contohnya, syarikat swasta di Malaysia tertakluk pada Undang-undang Pekerjaan

1955 dalam mentadbir dan mengurus sumber manusia.

(c) Menurut Undang-undang Pekerjaan 1955, syarikat perlu mematuhi siapa yang boleh
dibenarkan bekerja, tempoh waktu bekerja, kaedah untuk menamatkan dan
memberhentikan pekerja dan seumpamanya.

(d) Jika syarikat didapati gagal untuk mematuhi mana-mana peraturan dan undang-
undang yang ditetapkan, majikan boleh dikenakan hukuman seperti penjara atau
19 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

membayar denda.

(e) Syarikat yang tidak mematuhi peraturan dan undang-undang bukan sahaja akan
mendapat hukuman, malah nama baik syarikat akan turut terjejas.

Proses Kawalan

A Menetapkan Standard

1 Sebarang rancangan yang hendak dilaksanakan perlu mempunyai standard tertentu.

2 Standard yang baik perlulah jelas, spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, realistik, dan relevan.

3 Standard yang baik penting agar dapat memberikan gambaran yang jelas tentang hasil kerja
atau prestasi yang perlu dicapai dalam tempoh masa yang ditetapkan.

4 Standard yang baik juga memudahkan penilaian dan komunikasi antara pengurus dengan
pekerja.

5 Biasanya standard semasa akan ditetapkan berdasarkan standard terdahulu.

6 Untuk menetapkan standard berdasarkan prestasi yang lalu, dua kaedah boleh
digunakan, iaitu standard perbandingan atau standard kejuruteraan.

7 Standard perbandingan melibatkan penetapan standard semasa berdasarkan prestasi

pihak lain seperti jabatan lain, unit lain, atau organisasi lain.

8 Standard kejuruteraan ialah standard yang ditetapkan secara saintifik melalui kaedah
seperti kajian masa dan gerak.

9 Standard kejuruteraan biasanya digunakan untuk menilai hasil kerja yang boleh dianalisis
dengan tepat. Contohnya, penghantaran makanan segera ke rumah dapat diukur dengan
tepat dan segi masa bagi setiap laluan yang diikuti.

B Mengukur Pencapaian

1 Setelah standard ditetapkan, langkah yang berikutnya memerlukan pengurus mengukur

dan menilai hasil kerja atau prestasi sebenar.
2 Cara mengukur prestasi sebenar bergantung pada standard yang telah ditetapkan.
3 Standard yang berbentuk kuantitatif lebih mudah diukur berbanding dengan standard
yang berbentuk kualitatif.
4 Contohnya, seseorang pengurus lebih mudah untuk mengetahui sama ada pekerjanya
dapat mencapai jualan sebanyak RM10 000 seminggu berbanding dengan hasil kerja
yang memerlukan pekerja menjaga kesopanan semasa berinteraksi dengan
pelanggan. Hal ini kerana maksud "menjaga kesopanan" sukar untuk diukur disebabkan
setiap orang mempunyai maksud yang berlainan.
5 Walau bagaimanapun, standard yang berbentuk kualitatif masih perlu diukur dan pengurus
perlu mencari alat pengukur yang sesuai.
6 Selain cara mengukur, pengurus juga perlu menentukan kekerapan pengukuran, sama ada
20 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

prestasi kerja diukur setiap minggu, setiap bulan, setiap tiga bulan atau enam bulan; dan ini
bergantung pada pentingnya matlamat organisasi.
7 Kekerapan pengukuran juga bergantung pada kos tindakan pembetulan jika prestasi
tidak mencapai standard. Semakin mahal sesuatu tindakan pembetulan yang perlu
dilaksanakan, semakin kerap pengukuran perlu dilakukan.

C Membandingkan Pencapaian dengan Standard

1 Langkah seterusnya ialah membandingkan hasil kerja sebenar dengan standard yang telah
ditetapkan.

2 Langkah ini merupakan langkah paling penting kerana langkah ini mengukur
keberkesanan kawalan yang diambil.

3 Perbandingan boleh dilakukan dengan pelbagai cara seperti:

(a) Pengurus boleh bergantung pada laporan yang diterima daripada staf bawahan yang
bertanggungjawab menyediakan laporan berkenaan.

(b) Pengurus juga boleh membuat pemerhatian kendiri untuk menilai sama ada terdapat
sebarang perubahan dalam tahap prestasi pekerja.

4 Langkah ini juga penting bagi menentukan sama ada terdapat sebarang
penyelewengan atau perbezaan antara hasil kerja sebenar dengan standard yang
ditetapkan.

5 Apabila sebarang penyelewengan berlaku, tindakan pembetulan perlu diambil.

D Membuat Langkah Pembetulan

1 Sebelum memutuskan tindakan pembetulan, pengurus perlu mengetahui bentuk

penyelewengan yang berlaku dan sejauh mana tindakan pembetulan perlu diambil.

2 Perbezaan yang kecil mungkin tidak memerlukan tindakan pembetulan.

3 Namun sebelum tindakan pembetulan diambil, pengurus perlu mengetahui punca

penyelewengan tersebut.

4 Hal ini bertujuan untuk memastikan tindakan yang diambil tidak membazir dan berkesan.

5 Contohnya, pekerja tidak dapat mencapai sasaran jualan yang ditetapkan mungkin bukan
kerana pekerja tersebut malas, tetapi mungkin kerana standard atau sasaran yang ditetapkan
terlalu tinggi dan tidak realistik. Jadi, pengurus perlu melihat dan menyemak semula sasaran
berkenaan.

6 Sekiranya hasil kerja yang dicapai menepati sasaran/standard yang ditetapkan, pengurus
boleh memikirkan sama ada untuk mengekalkan standard yang sedia ada atau
21 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

meningkatkan standard pada masa hadapan.

7 Ringkasnya, langkah ini merupakan langkah penting kerana langkah ini memberikan
maklum balas kepada pengurus tentang apa yang perlu dilakukan seterusnya agar
matlamat organisasi tercapai.

Kaedah Kawalan

1 Kawalan perlu dilakukan secara berterusan kerana sebarang tindakan pembetulan yang
diambil segera boleh menjimatkan kos organisasi.

2 Terdapat tiga kaedah kawalan, iaitu:

(a) Kawalan awalan – Memastikan input memenuhi standard yang ditetapkan.

Contoh input : tenaga kerja, mesin, bahan mentah, sumber kewangan

(b) Kawalan semasa – Memastikan hanya aktiviti-aktiviti yang betul dilakukan seperti yang
telah ditetapkan ,

Contoh: Masadan gerak, prosedur, tatacara

(c) Kawalan selepas – Memastikan output mematuhi standard yang telah ditetapkan.

Contoh: Produk, servis, keuntungan, produktiviti

Alat-alat Kawalan

A Analisis Titik Pulang Modal

Secara umumnya, fungsi analisis titik pulang modal sebagai alat kawalan ialah:

(a) Mengenal pasti unit minimum yang harus dihasilkan untuk mendapat pulang modal.

(b) Mengawal kos pengeluaran agar tidak terlebih belanja.

(c) Menentukan harga bagi barang yang dikeluarkan.

(d) Merancang pengeluaran untuk mendapat untung yang disasarkan.

B Bajet

Fungsi bajet sebagai alat kawalan:

(a) Merancang pendapatan dan perbelanjaan perniagaan.

(b) Mengawal aliran masuk dan keluar sumber kewangan mengikut keutamaan.

(c) Memastikan sumber kewangan yang diperoleh dapat menampung perbelanjaan yang
dilakukan.

(d) Memastikan sumber kewangan digunakan secara berkesan dan tidak membazir.
22 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

C Carta Gantt

Fungsi carta Gantt sebagai alat kawalan:

(a) Memantau kemajuan sesuatu projek dari mula hingga tamat, iaitu memastikan setiap
aktiviti disiapkan mengikut tempoh yang telah dirancang.

(b) Mengawal masa penggunaan sumber.

(c) Memastikan setiap aktiviti dalam sesuatu projek dilakukan mengikut urutan supaya tidak
menjejaskan perjalanan aktiviti yang lain.

1.Perancangan

PERANCANGAN

 Gary Dessler: Perancangan sebagai kaedah-kaedah yang terperinci yang diatur terlebih
dahulu sebelum membuat sesuatu.
 Andrew F. Sikula: Perancangan mengandungi aktiviti-aktiviti fizikal dan mental yang
dibuat sebelum berlakunya sesuatu.
 Harold Koontz: Perancangan sebagai penentuan tentang sesuatu yang hendak dibuat,
bagaimana melaksanakannya dan siapa yang akan menjadi pelaksana.
 Dalam konteks pengurusan yang berkaitan operasi dalam sesebuah organisasi yang
berteraskan kesusasteraan, contohnya sebelum menganjurkan pertandingan deklamasi
sajak, perancangan perlu dilakukan terlebih dahulu. Ini melibatkan penetapan objektif
dan langkah-langkah untuk mencapai objektif pertandingan deklamasi sajak dianjurkan.

KEPENTINGAN PERANCANGAN

 Dapat menentukan hala tuju sesebuah organisasi

 Merupakan faktor penyatu dalam membuat keputusan
 Menolong para pengurus untuk mengenal pasti peluang pada masa depan
 Sebagai penanda aras untuk mengukur prestasi

PERINGKAT DALAM PERANCANGAN

1. Menetapkan matlamat atau objektif

2. Merangka strategi bagi mencapai matlamat atau objektif
3. Menghasilkan berbagai alternatif untuk perlaksanaan
4. Menilai keberkesanan setiap alternatif dalam mencapai matlamat atau objektif
5. Memilih satu alternatif yang dianggap paling efektif
6. Membuat penilaian dan kajian semula (jika perlu)
23 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

2.Perorganisasian

PENGORGANISASIAN

 Pengorganisasian dari kata akar organisasi.

 Maksud pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber sesebuah organisasi dalam
bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat atau objektif dan sasaran
organisasi dapat dicapai.

PROSES DALAM PENGORGANISASIAN

 Menentukan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan untuk mencapai matlamat atau

objektif yang telah ditetapkan.
 Mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang telah disenaraikan mengikut kesesuaian kelompok
atau kumpulan kerja.
 Mengagihkan aktiviti-aktiviti berkaitan kepada tenaga kerja berdasarkan kebolehan
masing-masing.
 Mengadakan penyelarasan kerja-kerja untuk pengendalian yang berkesan

Dalam konteks pengurusan yang berkaitan operasi dalam sesebuah organisasi yang berteraskan
kesusasteraan, contohnya struktur organisasi dalam menganjurkan pertandingan berbalas
pantun.

3.Tenaga Kerja/staffing

TENAGA KERJA (STAFFING)

 Umumnya aktiviti-aktiviti dalam sesebuah organisasi dijalankan oleh tenaga kerja yang
berkebolehan dan berkeupayaan dalam mencapai matlamat atau objektif organisasi
berkenaan.
 Dalam hal ini sebelum seseorang itu dilantik dalam sesebuah organisasi, pengkajian
mengenai pengimbangan di antara aktiviti yang perlu dilakukan dengan keperluan
tenaga kerja.
 Maklumat mengenainya perlu dianalisis secara teliti sebelum penghasilan spesifikasi
kerja yang diperlukan dalam sesebuah organisasi.
 Format yang umum digunakan untuk menulis spesifikasi kerja seperti yang berikut:
 Nama jawatan: Nama jawatan yang dipilih mestilah ringkas, mudah dan menerangkan
tugas jawatan tersebut.
 Ringkasan kerja: Bidang tugas diterangkan dengan ringkas, jelas dan tepat.
 Senarai tugas: Senarai tugas disusun mengikut keutamaan.
24 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

 Dalam pemilihan tenaga kerja, sesebuah organisasi perlulah memilih seseorang yang
menunjukkan minat dan berketrampilan (competent) dalam bidang tugasnya.
 Proses pengambilan tenaga kerja baharu yang bersesuaian dengan matlamat atau
objektif organisasi adalah satu proses yang penting kerana kejayaan organisasi pada
masa akan datang, bergantung kepada keupayaan tenaga kerjanya.

4.Kepimpinan

Umumnya kepimpinan didefinisikan sebagai seni atau proses seseorang dalam mempengaruhi
kegiatan manusia ke arah pencapaian matlamat atau objektif organisasi.

TIGA GAYA KEPIMPINAN

Pemimpin yang autokratik

Segala arahannya mesti dipatuhi tanpa mengambil kira pandangan tenaga kerjanya.

Pemimpin yang demokratik

Menggalakkan penglibatan dan penyertaan daripada tenaga kerjanya dalam pembuatan

keputusan.

Pemimpin Laissez-Faire

Sedikit sekali menggunakan kuasanya dan memberi kebebasan kepada tenaga kerjanya untuk
mengendalikan kerja mereka.

FAKTOR KEJAYAAN SEORANG PEMIMPIN

Visi

Pemimpin yang berwawasan sudah pasti mempunyai visi yang tersendiri dalam proses
pengurusannya. Visi diperlukan untuk menentukan matlamat atau objektif yang perlu dicapai.

Perancangan

Pemimpin yang berjaya apabila perancangan ke arah objektif organisasi tercapai. Berdasarkan
perancangan seorang pemimpin dapat mengagih-agihkan tanggungjawab tenaga kerjanya bagi
mencapai matlamat atau objektif organisasi.

Keberkesanan Komunikasi

Matlamat atau objektif sesuatu pengurusan ditentukan oleh keberkesanan komunikasi dua hala
antara pemimpin dengan tenaga kerjanya. Pemimpin akan berkomunikasi dengan orang lain
25 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

untuk menyatakan visinya dan seterusnya mengajak orang lain agar bersama-sama mencapai
visi yang diidamkan.

5. Kawalan

1. Kawalan ialah satu proses untuk memastikan kegiatan dan aktiviti yang dilaksanakan
dalam sesebuah organisasi terarah kepada pencapaian matlamat atau objektif dan
sasaran yang telah ditetapkan.
2. Jika didapati ada tanda menunjukkan kesukaran atau ketidakupayaan dalam mencapai
matlamat atau objektif dan sasaran organisasi maka tindakan pembetulan atau
pemulihan perlu dilakukan.
3. Kajian terperinci perlu dilakukan untuk meneliti punca perkara tersebut boleh berlaku.
4. Proses pembetulan atau pemulihan perlulah mengambil kira punca berlakunya perkara
tersebut agar perkara yang sama tidak akan berulang pada masa hadapan.

TERAPAN TERHADAP TEKS

Objektif: (a) mengenal pasti unsur pengurusan daripada teks kajian;

(b) menganalisis asas pengurusan dalam organisasi yang wujud dalam teks kajian.

ORGANISASI SASTERA

1.PENGURUSAN ORGANISASI

Objektif: (a) menjelaskan aspek perancangan kerja dalam organisasi sastera;

2.PENGURUSAN PROJEK

Objektif : (b) menghuraikan aspek pengurusan projek seperti seminar, kursus, pertandingan,
dan pementasan.

PENGURUSAN KESUSASTERAAN

Ismail Ahmad (Dewan Sastera, Oktober, 1990): “Pengurusan Kesusasteraan” ialah mereka
yang bertugas di sesebuah institusi untuk mengembangkan sastera, termasuk institusi
penerbitan sastera, juga adalah ejen. Kerja utamanya ialah mengurus, bukan mencipta. Kalau
ingin menjadi pencipta sepenuh masa, maka ikutilah jejak beberapa sasterawan yang
menjadikan menulis sebagai pekerjaan utama, bukan pengurus yang memikul tanggungjawab
untuk mengembang dan memajukan kesusasteraan melalui sesuatu organisasi atau badan yang
tertentu. Tugas pengurus dan tugas penulis adalah tugas yang berlainan. Tugas penulis ialah
menulis, dan tugas pengurus (sama ada sastera mahupun bukan) adalah mengurus, memikir
dan merancang untuk membina dan mengembangkan, dan dalam kesusasteraan:
mengembangkan kesusasteraan, penulis dan karya.” Dalam konteks ini dapat dirumuskan
bahawa pengurusan kesusasteraan boleh dibahagikan kepada dua aspek, iaitu:
26 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Pengurusan yang berkaitan operasi dalam sesebuah organisasi yang berteraskan

kesusasteraan

Contohnya GAPENA; Jabatan Kesusasteraan Melayu; pengurusan drama atau penganjuran

pertandingan deklamasi sajak.

Pengurusan yang terdapat dalam sesebuah teks sastera

Contohnya dalam Saudagar Besar dari Kuala Lumpur. Pengurusan menyambut ketibaan DYMM
Sultan ke kampung Pulai dalam novel Saudagar Besar dari Kuala Lumpur karya Keris Mas.