SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(1917987) EVIDENCIA No 3

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS -ENSAYO-”

Presentado por:

EUSBERTO BAREÑO JIMÉNEZ

Bogotá, D.C, junio de 2019

 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para iniciar es importante saber que: La palabra archivo proviene del latín
Archivium, “Lugar en el que se guardan de forma ordenada documentos “; podría
decirse que la importancia del archivo está ligada con la historia del hombre, en la
medida que se ha permitido conocer de la riqueza cultural de civilizaciones tan
antiguas como la egipcia, india, sumeria, china, griega y romana entre otras, todas
ellas gracias a evidencias encontradas el materiales tan diversos somo la madera,
el mármol, tablillas de arcilla, etc.

Se puede decir que la archivística como tal es una ciencia nueva en relación con
otras ciencias, ya que a pesar de contar con registros históricos hace a penas algo
más de dos siglos se inicia como tal en países europeos como Inglaterra, España y
Francia, evidenciando la importancia de un buen funcionamiento y manejo de los
archivos, prácticas que se mantienen hoy en día.

Cada vez más la archivística se ha convertido en la principal herramienta para las

entidades, a la hora de tomar decisiones y a su vez, en una fuente para el patrimonio
documental de las naciones.

Teniendo en cuenta lo anterior es importante saber que se han creado varias clases
de archivo que le van a permitid a las personas, empresas, organizaciones,
ciudades departamentos y naciones a establecer qué, cuándo y dónde encontrar
información de acuerdo a sus necesidades.

Por otra parte, uno de los errores más comunes que se comenten al interior de una
empresa, es la acumulación de información y de documentación que a la larga
terminan siendo obsoletas. Es por esto que la revisión de los archivos y establecer
prioridades de su correcto manejo, darán los pilares determinantes para una eficaz
administración a lo largo del tiempo, es de vital importancia saber la clasificación de
los archivos tenido en cuenta:
 1. Organización: Archivos centralizado y descentralizado
2. Uso: Archivo activos, semiactivos e inactivos
3. Naturaleza: Archivos públicos, privados de interés público y privados
4. Ciclo vital: Archivos de gestión, Central e históricos.

Asi mismo y como es sabido por todos la importancia de las empresas radica en la
medida que estas puedan minimizar sus gastos y aumentar sus ingresos o
ganancias por lo que no deben escatimar gastos en la capacitación del personal a
cargos de sus archivos, para que ellos a su vez le retribuyan no solo con las
cualidades principales como son el orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad y
sigilo profesional de tal manera que al ser puestas en marcha por los responsables
de la gestión documental incentiven la toma de decisiones y apoyen la
implementación de elementos (económicos, simples , funcionales, exactos y
técnicos) que aplicados a los archivos de acuerdo a las necesidades y tamaño de
cada organización

Muy importante para los intereses de las organizaciones que los responsables
tengan pleno conocimientos de la empresa, así como de su funcionamiento para
establecer:

1. La categorización de sus archivos (Como lo especifica El artículo 7 de la Ley

General del Archivos de Colombia y el Archivo General de la Nación).

2. Los elementos que deben adquirirse para la compra e implementación de las

instalaciones según sus necesidades para mejorar la organización de su archivo:

 Archivadores
 Archivadores verticales / horizontales
 Folderamas
 Archivadores giratorios
 Archivos mecánicos
 Archivos electrónicos
 Estantes
 Archivos rodantes,
  Planotecas
 Bibliotecas
 Hemerotecas
 Sellos fechadores
 Ganchos secos o relieve
 Reloj Radicador
 Ganchos legajadores
 Legajos
 Cajas

Concluyendo…,

la importancia de esta ciencia radica en la buena administración,

conservación y disposición de los archivos, ya que estas permiten la toma de
decisiones que con el tiempo se vuelven fuente de historia parte de la historia;
convirtiéndose en patrimonio cultural y de identidad nacional.