Proyecto: TAKEOFF 2020

BP.080 MODELO DE PROCESOS

FUTUROS
PURCHASING
PROYECTO TAKEOFF 2020

Autor: ERP Soluciones

Fecha de Creación: 04 de Mayo de 2018
Última actualización:
Versión: 1.0

Aprobadores: Fecha y firma:

Guillermo Llantada
Director TI TIP México

Alejandro González
PMO TIP México

Diego Islas
Keyuser TIP México

Mitzi Hernandez
Keyuser TIP México

Raymundo Alvarez
Gerente Proyecto ERP Soluciones

Gerardo Montaño Sanchez

Consultor Funcional ERP Soluciones

BP080 Modelo De Proceso Futuro Compras

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CONTROL DEL DOCUMENTO

Registro de Cambios
7

Fecha Autor Versión Referencia del Cambio

04-may.- Gerardo Montaño 1.0 Sin cambios previos

18 Sanchez

Revisores

Nombre Rol

Alejandro Gonzalez Gerente de proyecto TIP

Raymundo Alvarez Gerente de proyecto ERP Soluciones

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Contenido

Control del documento .................................................................................................................. 2

Registro de Cambios ........................................................................................................................ 2
Revisores .......................................................................................................................................... 2
Objetivos ........................................................................................................................................... 4

Procesos ........................................................................................................................................... 5
Flujo Alto Nivel .................................................................................................................................. 5
Simbología ........................................................................................................................................ 8
4.6 Purchasing.............................................................................................................................. 9
4.6.1 OC Servicios/Indirectos ........................................................................................................ 10
4.6.2 OC Autos .............................................................................................................................. 11
4.6.3 Gestorías y Rastreo GPS ..................................................................................................... 12
4.6.4 OC para Tráiler ..................................................................................................................... 13
4.6.5 Alta de Proveedor Sourcing .................................................................................................. 14
4.6.6 Cierre de Periodo ................................................................................................................. 15
Términos Particulares..................................................................................................................... 16

Temas Abiertos y Cerrados ............................................................................................................ 17

Temas pendientes .......................................................................................................................... 17
Temas Cerrados ............................................................................................................................. 17

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Objetivos

El siguiente documento muestra la propuesta de realineación de procesos realizada por

ERP Soluciones, que fue validada por los usuarios clave de las diferentes áreas de la
Empresa para la implementación del ERP en TIP México.

Esta propuesta de rediseño consiste básicamente en la identificación de las actividades

que son impactadas dentro de los procesos con una visión transversal e integrada
buscando la optimización y agilización de tiempos de respuesta, la eliminación de
actividades que no generan valor agregado.

La realineación propuesta en este documento, se presenta a través de diagramas de flujo

que muestran una secuencia de actividades y decisiones lógicas.

Una de las claves para obtener los resultados esperados en este Proyecto es la definición
correcta de los procesos, así como una adecuada alineación entre los mismos y la
funcionalidad de los diferentes módulos de Oracle que los apoyará en la operación.

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PROCESOS

Flujo Alto Nivel

Los procesos de la solución de Oracle listados a continuación:

 4.6 Purchasing (Flujo Alto Nivel)

 4.6.1 OC Servicios/Indirectos
 4.6.2 OC Autos
 4.6.3 Gestorías y Rastreo GPS
 4.6.4 OC para Tráiler
 4.6.5 Alta de Proveedor
 4.6.6 Cierre de Periodo

El siguiente cuadro detalla el objetivo de los Procesos y las consideraciones principales:

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Proceso Subproceso Objetivo Principales Actividades

Alta de Ordenes de  Realizar el
4.0 Purchasing 4.6.1Servicios/Indirectos compras para el proceso Acuerdo de
de indirectos para la compra
adquisición de un Bien o  Creación de
Servicio. Requisición
 Aprobación de
Orden de Compra
 Solicitar subir la
futura al
Proveedor
 Sistema Legado
Validara el XML y
PDF de Proveedor

4.0 Purchasing 4.6.2 OC Autos Alta de Ordenes de

compras para el proceso  Se define si es
de Autos. crédito simple
 Se determina si
hay un anticipo
 Validar si hay
Factura
 Creación de OC
 Aprobación de OC
 Solicitud de PDM
y XML
 Creación de
Factura
4.0 Purchasing 4.6.3 Gestorías y Creación de las gestorías y  Se define si es
Rastreo GPS Instalación de GPS Rastreo o
Gestoría
 Requerimiento de
Tramite o
Instalación
 Envío de
Comprobación de
Instalación o
Placas
 Determinar si son
Placas o
Instalación
 Validación de
diferencias de
Contrato
 Definir si es
Gestoría o
Rastreo
 Creación de OC
 Aprobación de OC
 Solicitud al
Proveedor de PDF
y XML.
 Generación de
Factura

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4.0 Purchasing 4.6.4 OC para Tráiler Alta de Ordenes de  El requisitor

compras para el proceso definirá si es Pre-
de Tráiler. buy
 Creación de
Orden de Compra
 Se generara la
Carga masiva
para la generación
de los Números
de Serie
 Creación del
activo en EAM
11.1
 Recepción en
Activo EAM 11.2
 Liberación de la
Factura mediante
el sistema Legado
Capex
 Creación de la
factura para el
pago al proveedor
4.5.1

4.0 Purchasing 4.6.5 Alta de Proveedor Gestión de Proveedores.  Definir si el

Proveedor existe
para Alta,
Modificación o
Inactivación.
 Alta, Modificación
y Inactivación del
SITE
 Alta de cuenta
Bancaria al SITE
 Validación de
cuenta de Pasivo
 Creación de
Impuestos al SITE
 Asignación de
Términos de Pago
4.0 Purchasing 4.6.6 Cierre de Periodo Cierre de Periodo  En espera de la
notificación de
cierre de OLFM
 Creación de
Contabilidad en
PO
 Validación de los
movimientos
 Cierre Actual del
Perido

Los Diagramas de Flujo presentan a continuación las Actividades Realizadas en el Proceso

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Simbología

Simbología
Versión 1.0

Events

Process started Process with Process continuation / Event triggered by

Start of process Pause / wait in process
with message multiple start points mid-process Event message

Event with multiple

End of process
triggers

Tasks

Send / initiate Receive

Business rule- System-based System-based
Manual task communication communication
based task manual task automated task
(invoice, letter, call) (invoice, letter, call)

Manual Collapsed
Manual Send GAP
Receive sub-process

Decisions / Gateways

2 or 3-way Parallel process

decision start / end

Flows

Process flow Message flow

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4.6 Purchasing

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4.6.1 OC Servicios/Indirectos

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4.6.2 OC Autos

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4.6.3 Gestorías y Rastreo GPS

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4.6.4 OC para Tráiler

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4.6.5 Alta de Proveedor Sourcing

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4.6.6 Cierre de Periodo

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Términos Particulares
 AP. Account Payables – Módulo de Cuentas por Pagar de Oracle.
 GL. General Ledger – Módulo de Oracle en dónde recae toda la contabilidad del sistema.
 OLFM. Oracle Lease and Finance Management – Módulo de Arrendamiento de Oracle.
Satelitales

 SISPROV. Portal de proveedores

 SISFLOT. -Sistema de administración de flota de auto

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TEMAS ABIERTOS Y CERRADOS

Temas pendientes

Fecha Fecha de
Tema Resolución Responsabilidad
Objetivo Impacto

Temas Cerrados

Fecha Fecha de
Tema Resolución Responsabilidad
Objetivo Impacto

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