OBLIGACIONES FORMALES

Las obligaciones formales permiten verificar el pago de los tributos, identificar los contribuyentes
que se encuentran obligados a realizar el pago, así como también la cuantía de este. En otras
palabras, es a partir de las obligaciones de tipo formal que se suministran ciertos elementos al
Gobierno Nacional para que este pueda investigar, determinar y recaudar los tributos y así se pueda
cumplir con las obligaciones sustanciales.

Una obligación formal es aquel proceso, procedimiento o diligencia que la persona debe realizar
ante el estado para cumplir con determinadas obligaciones.

Dentro de este tipo de obligaciones podemos encontrar:

1. Obligados a llevar contabilidad.

El Código de Comercio Colombiano en su artículo 19 Numeral 3 estipula que: “Es obligación de todo
comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.

Ahora bien, dichos comerciantes son todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a
desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.

Según el artículo 20 de la norma citada anteriormente, se consideran “Actividades mercantiles” las

siguientes:

“ARTICULO 20. <ACTOS, OPERACIONES Y EMPRESAS MERCANTILES - CONCEPTO>. Son mercantiles

para todos los efectos legales:
1) La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la
enajenación de los mismos;
2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de
los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento
de los mismos;
3) El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los
préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;
4) La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda,
arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;
5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de
administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o
acciones;
6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos valores, así como la compra
para reventa, permuta, etc., de los mismos;
7) Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;
8) El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;
9) La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;
10) Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
11) Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la
vía y el medio utilizados;
12) Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;
13) Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y
expendio de toda clase de bienes;
14) Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás
destinadas a la prestación de servicios;
15) Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u
ornamentaciones;
16) Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la
naturaleza;
17) Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o
circulación de toda clase de bienes;
18) Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por
tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
19) Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.”

Siendo así, toda persona, natural o jurídica, considerada comerciante está en la obligación legal de
llevar contabilidad.

2. Obligados a facturar.
Según el artículo 615 del Estatuto Tributario, están obligados a expedir factura:

“Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan
la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o
enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento
equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen,
independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos
administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por
ésta.

Parágrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento

equivalente a la factura.

Parágrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas,
deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del
Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un
certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del
certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del
Estatuto Tributario.”

Por su parte, el artículo 1.6.1.4.1 del decreto único reglamentario 1625 de 2016 dice:
“Obligación de facturar. Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 511 del Estatuto Tributario,
también están obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de la operaciones
que realicen, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan
profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la
actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no
contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).”

Por regla general, toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios, debe expedir
factura, a excepción de las personas y empresas que por expresa disposición legal no están
obligados a expedir factura.

Es importante precisar que todo responsable del impuesto a las ventas (antiguo régimen común),
está obligado a expedir factura, sea persona natural o persona jurídica.

Es importante anotar que toda persona jurídica debe expedir factura así no sea responsable del
impuesto a las ventas, en tanto venda un producto o preste un servicio, incluso si esa persona
jurídica es de derecho público o es una entidad sin ánimo de lucro.

Las personas naturales que no son responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen
simplificado, no están en la obligación de expedir factura, y quien compre a estas personas debe
elaborar el respectivo documento equivalente.

Algunas de estas personas a pesar de no estar obligadas a facturar lo hacen, y la factura será válida
fiscalmente para el adquiriente en la medida en que cumpla con los requisitos del artículo 771-2 del
estatuto tributario.

3. Obligados a inscribirse en el RUT (Registro Único Tributario)

a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre
la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás Impuestos administrados por la U.A.E.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

b) Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con
un NIT individual; tenga en cuenta que: las sociedades fiduciarias que administren patrimonios
autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y
cumplimiento de la regulación aduanera, deberán realizar la inscripción en el Registro Único
Tributario (RUT) de dichos patrimonios autónomos para la obtención del Número de Identificación
Tributaria (NIT), que los identifique de manera individual.

c) Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;

d) Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;

e) Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados,
apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información
y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante,
informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo,
deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir
declaraciones por disposición legal;

f) Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas

naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo;

g) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o
simplificado;

h) Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la
expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como
consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;

i) Los responsables del impuesto al consumo;

j) Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM;

k) Los agentes retenedores;

l) Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;

m) Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;

n) Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en
efectivo;

o) La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá requerir la inscripción de

otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores, para efectos del control de las
obligaciones sustanciales y formales que administra.

p) Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital

del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar
la inversión.

4. Obligados a declarar renta.

Según el Estatuto Tributario Colombiano, los obligados a declarar el impuesto de renta son:

 Personas Naturales.

“Art. 7. Las personas naturales están sometidas al impuesto.

Las personas naturales y las sucesiones ilíquidas están sometidas al impuesto sobre la renta y
complementarios.
La sucesión es ilíquida entre la fecha de la muerte del causante y aquélla en la cual se ejecutoríe la
sentencia aprobatoria de la partición o se autorice la escritura pública cuando se opte por lo
establecido en el decreto extraordinario 902 de 1988.”

 Sociedades Limitadas.

“Art. 13. Sociedades limitadas y asimiladas.

Las sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas están sometidas al impuesto sobre la renta
y complementarios, sin perjuicio de que los respectivos socios, comuneros o asociados paguen el
impuesto correspondiente a sus aportes o derechos y sobre sus participaciones o utilidades, cuando
resulten gravadas de acuerdo con las normas legales.

Se asimilan a sociedades de responsabilidad limitada: las sociedades colectivas, las en comandita

simple, las sociedades ordinarias de minas, las sociedades irregulares o de hecho de características
similares a las anteriores, las comunidades organizadas, las corporaciones y asociaciones con fines
de lucro y las fundaciones de interés privado.”

 Sociedades Anónimas.

“Art. 14. Las sociedades anónimas y asimiladas están sometidas al impuesto.

Las sociedades anónimas y asimiladas están sometidas al impuesto sobre la renta y

complementarios, sin perjuicio de que los respectivos accionistas, socios o suscriptores, paguen el
impuesto que les corresponda sobre sus acciones y dividendos o certificados de inversión y utilidades,
cuando éstas resulten gravadas de conformidad con las normas vigentes

Se asimilan a sociedades anónimas, las sociedades en comandita por acciones y las sociedades
irregulares o de hecho de características similares a unas u otras.”

5. Declaraciones que requieren firma de contador.

Cuando el contribuyente no está obligado a tener revisor fiscal, sus declaraciones tributarias deben
estar firmadas por el contador público cuando esté obligado a llevar contabilidad según estipula el
E.T en su artículo 596 numeral 6.

“6. La firma del revisor fiscal cuando se trate de contribuyentes obligados a llevar libros de
contabilidad y que de conformidad con el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la
materia, estén obligados a tener Revisor Fiscal.

Los demás contribuyentes y entidades obligadas a llevar libros de contabilidad, deberán presentar
la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, según sea el caso, firmada
por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa o entidad, cuando el patrimonio
bruto en el último día del año o período gravable, o los ingresos brutos del respectivo año, sean
superiores a 100.000 UVT.
Cuando se diere aplicación a lo dispuesto en el presente numeral, deberá informarse en la
declaración de renta el nombre completo y número de matrícula del contador público o revisor fiscal
que firma la declaración.”

Es decir que si el contribuyente no está obligado a llevar contabilidad, o sus ingresos brutos del año
anterior son iguales o inferiores a 100.000 UVT, no requiere la firma del contador público, siendo
suficiente la firma del contribuyente o su representante legal.

Las declaraciones del impuesto a las ventas deben estar firmadas por contador público cuando
arrojen saldos a favor independientemente del tope de ingresos, por expresa disposición del artículo
602 del E.T.

Señala la norma «o cuando la declaración del impuesto sobre las ventas presente un saldo a favor
del responsable.», lo que significa que aun cuando no se cumplan los requisitos para tener la firma
del revisor fiscal o del contador público, por el mero hecho de presentar un saldo a favor debe existir
la firma del contador público.

No obstante, la Dian ha conceptuado (concepto 41677 de julio 8 de 2004) que la firma por contador
público de una declaración de IVA con saldo a favor es obligatoria sólo en los casos en que el
responsable está obligado a llevar contabilidad.

La interpretación de la Dian se basa en que el inciso segundo, donde figura la obligación de la firma
del contador público cuando existe saldo a favor, aplica para los obligados a llevar contabilidad, pues
la norma dice: “Los demás responsables y agentes retenedores obligados a llevar libros de
contabilidad…”, de manera que si no está obligado a llevar contabilidad no le aplica dicha
obligación, interpretación que luce razonable.

6. Informantes exógenos.

Por medio de la Resolución 011004 de 2018, la DIAN ha presentado la reglamentación a seguir para
la presentación de la información exógena del año 2019 a reportarse en 2020.

“Deberán suministrar información, los siguientes obligados:

a) Las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para
el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales.

b) Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, las cooperativas de

ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del
cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen
actividades financieras.

c) Las bolsas de valores y los comisionistas de bolsa.

d) Las personas naturales y sus asimiladas que en el año gravable 2017 hayan obtenido ingresos
brutos superiores a quinientos millones de pesos (500.000.000) y que en el año gravable 2019 la
suma de los Ingresos brutos obtenidos por rentas de capital y/o rentas no laborales superen los cien
millones de pesos (100.000.000).

e) Las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a
presentar declaración del Impuesto sobre la Renta y complementarios o de ingresos y patrimonio,
que en el año gravable 2017 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos
($100.000.000).

f) Las personas naturales y sus asimiladas que perciban rentas de capital y rentas no laborales, las
personas jurídicas y sus asimiladas, entidades públicas y privadas, y demás obligados a practicar
retenciones y autorretenciones en la fuente a título del Impuesto sobre la Renta, impuesto sobre las
ventas (IVA) y Timbre, durante el año gravable 2019.

g) Las personas o entidades que celebren contratos de colaboración tales como consorcios, uniones
temporales, contratos de mandato, administración delegada, contratos de exploración y explotación
de hidrocarburos, gases y minerales, joint venture, cuentas en participación y convenios de
cooperación con entidades públicas.

h) Los entes públicos del Nivel Nacional y Territorial del orden central y descentralizado
contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de
ingresos y patrimonio.

i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con
recursos del Tesoro Nacional.

j) Los grupos económicos y/o empresariales.

k) Las Cámaras de comercio.

l) La Registraduría Nacional del Estado Civil.

m) Los Notarios con relación a las operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones.

n) Las personas o entidades que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes.

o) Las alcaldías, los distritos y las gobernaciones.

p) Autoridades Catastrales.

q) Los responsables del Impuesto Nacional al Carbono.”

7. Responsables del Impuesto a las Ventas (IVA)

El artículo 437 del estatuto tributario señala quiénes son los responsables del impuesto a las ventas.

“Art. 437. Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los importadores son
sujetos pasivos.
Son responsables del impuesto:

a. En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos de producción y distribución
en la que actúen y quienes sin poseer tal carácter, ejecuten habitualmente actos similares a los de
aquellos.

b. En las ventas de aerodinos, tanto los comerciantes como los vendedores ocasionales de éstos.

c. Quienes presten servicios.

d. Los importadores.

e. Los contribuyentes pertenecientes al régimen común del impuesto sobre las ventas, cuando
realicen compras o adquieran servicios gravados con personas pertenecientes al régimen
simplificado, por el valor del impuesto retenido, sobre dichas transacciones.

f. ** -Adicionado- Los contribuyentes pertenecientes al régimen común del Impuesto sobre las
Ventas, por el impuesto causado en la compra o adquisición de los bienes y servicios gravados
relacionados en el artículo 468-1, cuando estos sean enajenados o prestados por personas naturales
no comerciantes que no se hayan inscrito en el régimen común del impuesto sobre las ventas.

El impuesto causado en estas operaciones será asumido por el comprador o adquirente del régimen
común, y deberá ser declarado y consignado en el mes correspondiente a la fecha del pago o abono
en cuenta. El impuesto retenido podrá ser tratado como descontable en la forma prevista por los
artículos 485, 485-1, 488 y 490 de este Estatuto. Sobre las operaciones previstas en este literal,
cualquiera sea su cuantía, el adquirente emitirá al vendedor el documento equivalente a la factura,
en los términos que señale el reglamento.

Los consorcios y uniones temporales cuando en forma directa sean ellos quienes realicen actividades
gravadas.

La responsabilidad se extiende también a la venta de bienes corporales muebles aunque no se

enajenen dentro del giro ordinario del negocio, pero respecto de cuya adquisición o importación se
hubiere generado derecho al descuento.

Parágrafo 1. A las personas que pertenezcan al régimen simplificado, que vendan bienes o presten
servicios, les está prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre las
ventas. Si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones predicables de quienes
pertenecen al régimen común.

* -Adicionado- PARÁGRAFO 2. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establecerá

mediante resolución el procedimiento mediante el cual los prestadores de servicios desde el exterior
cumplirán con sus obligaciones, entre ellas la de declarar y pagar, en su calidad de responsables
cuando los servicios prestados se encuentren gravados.
La Obligación aquí prevista solamente se hará exigible a partir del 1 de julio de 2018, salvo en
aquellos casos previstos en el numeral 3 del artículo 437-2 de este Estatuto.

-Adicionado- Estas declaraciones podrán presentarse mediante un formulario, que permitirá liquidar
la obligación tributaria en dólares convertida a pesos colombianos a la tasa de cambio
representativa de mercado - TRM del día de la declaración y I pago. Las declaraciones presentadas
sin pago total no producirán efecto, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.

-Adicionado- PARÁGRAFO 3. Deberán registrarse como responsables del IVA quienes realicen
actividades gravadas con el impuesto, con excepción de las personas naturales comerciantes y los
artesanos, que sean minoristas o detallistas, los pequeños agricultores y los ganaderos, así como
quienes presten servicios, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones:

1. Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes
de la actividad, inferiores a 3.500 UVT.

2. Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde
ejerzan su actividad.

3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades

bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación
de intangibles.

4. Que no sean usuarios aduaneros.

5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de

venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500
UVT.

6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año
anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 3.500 UVT.

7. Que no esté registrado como contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de
tributación -SIMPLE.

Para la celebración de contratos de venta de bienes y/o de prestación de servicios gravados por
cuantía individual y superior a 3.500 UVT, estas personas deberán inscribirse previamente como
responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, formalidad que deberá exigirse por el contratista
para la procedencia de costos y deducciones. Lo anterior también será aplicable cuando un mismo
contratista celebre varios contratos que superen la suma de 3.500 UVT.

Los responsables del impuesto sólo podrán solicitar su retiro del régimen cuando demuestren que en
el año fiscal anterior se cumplieron, las condiciones establecidas en la presente disposición.

Cuando los no responsables realicen operaciones con los responsables del impuesto deberán
registrar en el Registro Único Tributario -RUT su condición de tales y entregar copia del mismo al
adquirente de los bienes o servicios, en los términos señalados en el reglamento.
Autorícese a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para adoptar medidas
tendientes al control de la evasión, para lo cual podrá imponer obligaciones formales a los sujetos
no responsables a que alude la presente disposición. De conformidad con el artículo 869 y siguientes
de este Estatuto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN tiene la facultad de
desconocer toda operación o serie de operaciones cuyo propósito sea inaplicar la presente
disposición, como: (i) la cancelación injustificada de establecimientos de comercio para abrir uno
nuevo con el mismo objeto o actividad y (ii) el fraccionamiento de la actividad empresarial en varios
miembros de una familia para evitar la inscripción del prestador de los bienes y servicios gravados
en el régimen de responsabilidad del impuesto sobre las ventas -IVA.

Para efectos de la inclusión de oficio como responsable del impuesto sobre las ventas -IVA, la
Administración Tributaria también tendrá en cuenta los costos y gastos atribuibles a los bienes y
servicios gravados, como arrendamientos, pagos por seguridad social y servicios públicos, y otra
información que está disponible en su sistema de información masiva y análisis de riesgo.”

8. Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC)

Art. 512-1. Impuesto nacional al consumo.

“… Son responsables del impuesto al consumo el prestador del servicio de telefonía móvil, datos y/o
Internet y navegación móvil, el prestador del servicio de expendio de comidas y bebidas, el
importador como usuario final, el vendedor de los bienes sujetos al impuesto al consumo y en la
venta de vehículos usados el intermediario profesional.”

9. Responsables del Impuesto de Industria y Comercio (ICA).

Toda persona natural o jurídica que en jurisdicción de un municipio determinado ejerza una
actividad industrial, comercial o de servicios, con o sin establecimiento, debe registrarse en Industria
y Comercio y pagar el impuesto correspondiente a su actividad.

El impuesto de Industria y Comercio correspondiente a cada periodo gravable, se liquida con base
en los ingresos netos del contribuyente obtenidos durante este período.

10. Responsables del Régimen de Precios de Transferencias.

Están obligados a cumplir con el régimen de precios de transferencia, los contribuyentes que
cumplan con las siguientes condiciones:
• Ser contribuyente del impuesto de renta y complementarios.
• Tener vinculados en el exterior y/o vinculados ubicados en zonas francas.
• Realizar operaciones durante el año gravable con:

 Vinculados del exterior;

 Personas, sociedades, entidades o empresas ubicadas, residentes o domiciliadas en
paraísos fiscales;
 Vinculado ubicado en zonas francas.