Administración de Compras e

Inventarios
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Sesión No. 12
Administración de Inventarios. Parte II

Objetivo:
Al terminar esta sesión el estudiante interpretará los indicadores de gestión para
saber en todo momento cómo se encuentran las áreas de la empresa y tomar
decisiones.

Contextualización

En la actualidad las empresas están obligadas a buscar claves que aseguren la

competitividad y su mantenimiento en el mercado, estas claves se resumen en
ofrecer al cliente un servicio rápido, de calidad y al menor costo posible. Los
stocks tienen un rol muy importante en este desafío, ya que si una gestión de los
stocks es eficiente puede ser una pieza clave para el éxito de la empresa.

Además es fundamental establecer un sistema de gestión de inventarios que

determine la cantidad de existencias que necesita mantener el almacén y
sobretodo el ritmo adecuado de pedidos para cubrir las necesidades de
producción y comercialización de la empresa.
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Introducción al Tema

El logro de la excelencia es un objetivo fundamental en los negocios y empresas

de todo el mundo, con el fin de alcanzar este objetivo, las personas tienen que
saber evaluar los sistemas de la calidad y utilizar las auditorías como
herramienta de gestión para favorecer la mejora continua. También deben
familiarizarse con los sistemas de la calidad y las normas para auditorías
utilizadas nacional e internacionalmente.

El adecuado uso y aplicación de los indicadores y los programas de

productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las
empresas, son una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y
por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional.
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Explicación

Demandas cíclicas de la producción

Se entiende por demanda a la cantidad de bienes y servicios que el mercado

requiere o solicita para buscar la satisfacción de una necesidad específica a un
precio determinado. Cuando hablamos de la demanda cíclica de la producción
nos referimos al consumo periódico regular de los productos o materiales que se
utilizan para llevar a cabo las operaciones internas de la empresa.

Debemos tomar en cuenta el ritmo de los consumos a través de la experiencia,

determinar cómo es el consumo de materia prima:

€ Lineales: la producción se comporta siempre de la misma manera.

€ Estacionales: hay períodos donde la producción es baja y períodos
donde es alta.
€ Combinados: la empresa tiene líneas de producción que se comportan
de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción
estacionales.
€ Impredecibles: la producción no se puede planear, pues depende de
factores externos no controlables.

Imagen obtenida de mce-tsu-401.blogspot.com

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Demandas inesperadas por ventas

El plan de ventas tiene una relación fundamental con el plan de finanzas debido
a que fija los volúmenes de ventas con base en los cuales se presupuestan los
ingresos que deberá registrar la organización durante el periodo, también, es un
elemento fundamental para que el área de fabricación pueda desarrollar
eficazmente su labor, es decir, obtener los resultados esperados, indicando al
plan de producción lo que debe producir y los volúmenes requeridos.

Si la demanda total es muy variable, la habilidad de resarcirse de los inventarios

dependerá también de la velocidad de reacción de la producción a los cambios
erráticos. Si se reacciona con rapidez será posible mantener inventarios más
bajos requiriendo así menos inversión en el capital de trabajo.

Una forma de combatir este problema cuando tenemos ventas no esperadas y

son mayores a la cantidad de producto que tenemos es previendo un Inventario
de Fluctuación, estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de
producción no pueden decidirse con exactitud.

Imagen obtenida de blog.lacor.es

Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los

stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo
cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos
inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles
de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias
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de la demanda. La desventaja de tener un stock de seguridad es que supone

costos de almacenaje.

En este caso debemos tener una buena relación con nuestro proveedor, ya que
debe intervenir con un abastecimiento de emergencia en donde el proveedor se
comprometa para asegurar el surtimiento de materiales que solicitamos para
seguir con nuestra producción por medio de los acuerdos realizados al inicio de
nuestra relación como clientes.

Análisis de normas y rechazos por control de calidad

La calidad es un conjunto de propiedades y características de una entidad,

actividad, proceso o producto, que le confieren para satisfacer unas necesidades
implícitas, explícitas o previamente acordadas.

Los sistemas de calidad son procesos y procedimientos que se planifican y

diseñan para estructurar y facilitar las acciones, tomando como base los
métodos productivos que generan medios de seguimiento y control en las tareas
operativas de producción y de prestación de servicios dentro de los estándares
de calidad exigidos.

Imagen1 obtenida de www.economiapersonal.com.ar

Imagen2 obtenida de www.isixsigma.com
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Cuando los productos que recibimos por parte de nuestros proveedores no

cumplen con los estándares de calidad que requerimos, se debe dar aviso
inmediato a nuestros proveedores y el producto debe ser utilizado para nuestra
producción hasta que sea reemplazada.

Es importante que el procedimiento de la devolución sea documentada y se

especifique el número de lote el cual recibió para tener antecedentes y poder
darle la información completa a nuestro proveedor para que tome las medidas
necesarias para resolver y verificar también su línea de producción.

Indicadores de gestión

Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización,

y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los
diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.

Los indicadores logísticos son relaciones de datos numéricos y cuantitativos

aplicados a la gestión logística que permiten evaluar el desempeño y el resultado
en cada proceso. Incluyen los procesos de recepción, almacenamiento,
inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y los flujos de
información entre los socios de negocios.

Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo

de los indicadores de gestión logística, con el fin de poder utilizar la información
resultante de manera oportuna (tomar decisiones).

Características de los indicadores de gestión:

€ Cuantificables. Debe ser expresado en números o porcentajes y su

resultado obedece a la utilización de cifras concretas.
€ Consistentes. Un indicador siempre debe generarse utilizando la misma
fórmula y la misma información para que pueda ser comparable en el
tiempo.
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€ Agregables. Un indicador debe generar acciones y decisiones que

redunden en el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados.
€ Comparables. Deben estar diseñados tomando datos iguales con el
ánimo de poder compararse con similares indicadores de similares
industrias.
€ Niveles de referencia. El acto de medir se realiza con base en la
comparación y para ello se necesita una referencia contra la cual
contrarrestar el resultado del indicador. Existen varios niveles: el histórico,
el estándar, el teórico, el que requieren los usuarios, los de la
competencia, los por política, los de consenso y los planificados.
€ Responsabilidad. Quién debe actuar de acuerdo con el comportamiento
del indicador con respecto a las referencias escogidas.
€ Puntos de lectura e instrumentos. Se debe definir quién hace, organiza
las observaciones y define las muestras y con qué instrumentos.
€ Periodicidad. Es fundamental saber con qué frecuencia se deben hacer
las lecturas: diaria, semanal o mensualmente.
€ Sistema de información. Debe garantizar que los datos obtenidos en las
mediciones se presenten adecuadamente (agilidad y oportunidad) al
momento de la toma de decisiones, para lograr realizar la realimentación
rápida en las actividades.

Imagen obtenida de www.busybeetxmovers.com

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Objetivos de los indicadores de gestión

€ Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos.

€ Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores
nacionales e internacionales de entrega y la optimización del servicio
prestado.
€ Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo
€ Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la
productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente
final.
€ Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
€ Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial
(Benchmarking).
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Conclusión

Para producir artículos terminados debemos tomar en consideración los plazos

de producción y consumo, los cuales debemos programar, función importante
del mantenimiento de inventarios óptimo con que las empresas llevarán a cabo
las operaciones de compra y venta.

Esto requiere de una coordinación de compras, producción y almacenes pues

tiene mucha relación con los inventarios de reserva, la periodicidad de las
compras y con las corridas de producción para que se puedan lograr los
objetivos de satisfacer las necesidades de que la producción esté a tiempo para
que no ocurran faltantes y puedan surtirse los pedidos de los clientes.

Como hemos visto, los indicadores de gestión nos ayudan para facilitarnos los
procesos de toma de decisiones, así como controlar la evolución en el tiempo de
los principales procesos y variables, es importante ya que nos sirve como base
para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para nuestra
organización, así como para propiciar la participación de las personas en la
gestión de la organización, su evolución comprender su situación actual y el
futuro de ella.
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Para aprender más

¿Conoces las normas ISO?

• Asesoría, Formación y Sistemas de Gestión. Obtenido

de http://www.normas-iso.com/la-familia-iso

Caso de éxito Calidad Total

• Ranault, aplicando la estandarización y Kaizen. Obtenido

de http://www.renault-
consulting.es/component/option,com_courses/Itemid,118/cid,13/task,advic
es/
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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual investigarás y
resumirás en qué se basa cada filosofía de los sistemas de gestión de
calidad total EFQM, ISO y SixSigma.

Lo tendrás que realizar en formato de texto con un máximo de 3 cuartillas, al

finalizar lo subirás a la plataforma en el lugar y fecha establecida.

En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente:

• Tus datos generales

• Referencias bibliográficas
• Ortografía y redacción
• Título
• Investigación
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Bibliografía

• Lerma y Kirchner, A. E. y Bárcena Juárez, S. (2013) Planeación

comercial: guía práctica. México: Alfaomega Grupo Editor.
• Mora García, L.A. (2010) Gestión logística integral: las mejores prácticas
en la cadena de abastecimientos. Colombia: Ecoe Ediciones.
• Rubio Ferrer, J. y Villarroel Valdemoro, S. (2012) Gestión y pedido de
stock. España: Ministerio de Educación de España.
• Sastra, J. (2009) Administración financiera de inventarios. Argentina: El
Cid Editor.