Dificultades y mitigación de los registros contables

CONTABILIDAD FINANCIERA I

Profesor Tutor

Zipaquirá, junio 07 de 2019

LAS DIFICULTADES A LA HORA DE REGISTRAR LAS TRANSACCIONES

Proceso del soporte contable y sus inconvenientes.

Todas las transacciones son respaldadas por los soportes contables, entregados por todas las de la
empresa, los documentos soportes pueden ser facturas de compra, facturas de venta, factura de
servicios públicos etc, los cuales luego son registrados en documentos contables tales como
documentos equivalentes, facturas de compra que tienen un consecutivo interno, notas contables,
notas débito y crédito entre otros.
Cada factura o documento contable que ingrese a la empresa debe de tener una cuenta contable ya
establecida para su debida conciliación y causación, se debe tener claro que cuentas se deben
afectar ya sea en su débito o crédito también es de suma importancia las fechas de registro tener
claro los periodos contables para que la información que se esté registrando este en tiempo real.
Ya que de estas tareas depende que se realicen los informes financieros correctamente.
Los soportes contables deben tener los requisitos que exigen las normas, como nombre de la
empresa, número de identificación, dirección, teléfono y correo electrónico (este es opcional), esto
en caso de ser una empresa, para las personas naturales obligadas a facturar debe llevar el
documento los mismos requisitos que los de la empresa, pero el nombre que deben relacionar es
el nombre de la persona natural no el nombre comercial del negocio.
Unos de los mayores inconvenientes que tienen las empresas inicia en el proceso de legalización
de los hechos contables debido a que:
 algunas veces adquieren productos o servicios y los documentos que les entregan en los
establecimientos no tienen las especificaciones de ley, o los documentos tienen el nombre
del establecimiento y no el de la persona natural, en este caso los encargados de registrar
en el programa contable deben ingresar al portal de la DIAN y verificar el número de
identificación tributaria, y así crear el tercero de manera correcta en la base de datos del
paquete contable. Teniendo en cuenta lo anterior se deduce que el proceso se ve retardado
por buscar la información en otras plaformas.

 Los soportes se tardan en llegar al área encargada o el área contable dependiendo que tan
grande sea la empresa y lo esquematizada que estén los procesos, pero por temas
burocráticos de firmas muchas veces los documentos llegan un día antes de la fecha de
vencimiento, haciendo que el proceso de causación se vea alterado.

 Otros errores como que los asistentes no tengan claras las cuentas en que se debe registrar
cada documento, ni en que parte del asiento se debe registrar (debito-crédito) esto podría
causar atrasos en la contabilización y no se estaría entregando la información
 oportunamente y esto es un error grave ya que es un principal objetivo de la contabilidad,
información clara entendible real y oportuna.

 Otro error que llega hacer muy común es cuando se olvida registrar algún movimiento de
meses anteriores y que el periodo contable de ese mes ya se encuentre cerrado, es trabajo
del contador analizar si es posible contabilizarlo en el mes siguiente sin que afecte pagos
de impuestos o diferencias en los estados de situación financiera o en los Estados de
situación financiera.
Proceso del soporte contable y la mitigación
Dependiendo de la empresa los procesos de compra se pueden estandarizar con ciertos parámetros
mínimos tales como:
 Comprar en establecimientos de comercio que cumplan con los requisitos exigidos por la
normatividad y así evitar que los encargados de capturar la información en el programa
contable tengan que realizar la búsqueda del nombre o demás datos faltantes en el
documento soporte.

 Hacer un estudio de los posibles proveedores para que las compras que se realicen se hagan
con transparencia y que beneficien de lado positivo a la compañía y no se vea afectada por
los negocios que pueda llegar a realizar con proveedores que no cumplen con todas las
normas establecidas o que funcionen infringiendo la ley.

 Establecer fechas de entrega máximas de los soportes al área contable o las dependencias
dependiendo de la empresa, y así evitar realizar el proceso del registro de información con
un mínimo de tiempo haciendo aún más posible cometer algún error de digitación.

 Realizar capacitaciones para estar actualizando a los empleados ya que con el pasar de los
años las normas van cambiando.

 Llevar un control de registro de las operaciones para que sean detectadas a tiempo las que
no se estén realizando debidamente, y no esperara fin de mes o cuando se termine el cierre
contable y que posiblemente ya no se puedan realizar ajustes sin que afecten las
contabilizaciones.