ESCUELA DE INGENIERÍA EN COMPUTACIÓN

TÉCNICO EN ING. DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

Materia/Módulo: Análisis y Diseño de Sistemas

Título de actividad: Academia de idiomas “Open”.
Docente: Hermes Blanco.
Grupo: SIS01-B.

ELABORADO POR:
116915 Arévalo Rivera, Karen Jasmin
335615 Ibarra Aguirre, Verónica Esmeralda
397115 Mejía Chávez, Cessia Carolina
295615 Ramos Vásquez, Ariel Isaí

Santa Tecla, Jueves 04 de junio de 2015.

 Índice.

Introducción ..................................................................................................................... i
I. Definición del tema. ..........................................................................................ii
1.1 Objetivo General .................................................................................................. ii
1.2 Objetivos Específicos .......................................................................................... ii
1.3 Problemática ........................................................................................................1
1.4 Importancia y Justificación .............................................................................. 2-3
II. Metodología de la Investigación .....................................................................4
2.1 Análisis ................................................................................................................4
2.1.1 Identificación y decisión de requisitos .............................................................4

2.1.1.1 Técnicas de recolección de datos.............................................................4

2.1.1.2 Técnicas para el análisis de la situación actual ........................................5

3.1 Estudio de factibilidad ........................................................................................6

3.1.1 Factibilidad económica ................................................................................6

3.1.2 Factibilidad técnica ......................................................................................7

3.1.3 Factibilidad operativa ...................................................................................8

4. Diseño ..........................................................................................................................9

4.1 Análisis UML estático .........................................................................................9

4.1.1 Diagrama de clases .....................................................................................9

4.2 Diagrama UML de comportamiento .................................................................. 10

4.2.1 Diagrama de casos de uso ................................................................... 10-12

4.2.2 Diagrama de actividades ...................................................................... 12-13

4.3 Diseño de la interfaz de usuario ........................................................................ 14

4.3.1 Esquema de menú...................................................................................... 14

4.3.2 Diseño de pantallas de entrada .................................................................. 15

III. Anexos............................................................................................................. 14
Cronograma ........................................................................................................... 14
 Entrevista............................................................................................................... 15

Cuestionario .......................................................................................................... 16

Observaciones ................................................................................................. 13-17

IV. Bibliografía ...................................................................................................... 17

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Introducción.

Actualmente el mundo avanza cada vez más rápido y exige mayores conocimientos
debido a la diversidad de culturas que existen en cada continente, siendo lo principal la
variedad de idiomas. Por ello es necesario manejar más de un idioma en nuestro
vocabulario para asegurar la oportunidad de un mejor futuro, no solo personal sino que
también como país. He ahí la razón del surgimiento de nuevas academias encargadas
de enseñar distintos idiomas, siendo una de estas la Academia de idiomas “Open”.

El objetivo que persigue la Academia “Open” es aportar a los ciudadanos la oportunidad

de aprender algo desconocido, principalmente a los jóvenes, para manejar con mayor
fluidez la pronunciación y gramática del idioma inglés; creando agentes de cambio que
fomenten y compartan la belleza y utilidad que significa ser bilingüe en este mundo
globalizado.

Pero esta misión actualmente está siendo obstaculizada, ya que la Academia “Open”
carece de un sistema informático que le ayude a organizar e ingresar los datos de sus
alumnos de manera más fácil y segura, además de interferir con el control de todos los
procesos académicos de estos, tales como horarios, maestros, pagos, cuotas y
reservas de plazas.

Para resolver esta problemática se presento la propuesta de crear un software que lleve
el control del proceso que conlleva la matrícula e inscripción de un nuevo alumno a la
academia. Tomando como guía para su creación el estudio de factibilidades operativas,
económicas y de recursos realizados anteriormente para la correcta implementación de
dicho sistema.

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I. Definición del tema.

1.1 Objetivo General.

Desarrollar un sistema informático que se encargue de la administración e inscripción

de los alumnos en la Academia de idiomas “Open”, y que permita acceder a la
información de manera fácil y rápida.

1.2 Objetivos Específicos.

 Investigar con anticipación todos los procesos administrativos que realiza la
Academia “Open” para la inscripción de un nuevo alumno.
 Registrar todo el proceso de creación del sistema informático para facilitar su
mantenimiento y uso en labores futuros dentro de la empresa.
 Satisfacer todos los requerimientos exigidos por el cliente.
 Realizar las pruebas adecuadas para comprobar el buen funcionamiento del
sistema encargado de la administración e inscripción de los alumnos de la
Academia “Open”.
 Utilizar las herramientas tecnológicas adecuadas para optimizar el
funcionamiento del sistema.

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1.3 Problemática.

El surgimiento de academias de idiomas ha tomado mayor importancia en nuestro

país desde finales del siglo XX debido a que día con día el manejar más de un
idioma a la perfección es sinónimo de tener acceso a nuevas oportunidades
alrededor del mundo.

Por lo tanto la Academia de idiomas “Open” necesita que un sistema informático se

diseñe para poder matricular de forma exitosa y organizada a sus alumnos. Puesto
que cada persona inscrita asiste de forma temporal, se necesita llevar un control
detallado de los recibos que están pendientes a pagar, así como el pago de la
reserva requerida.

Este sistema debe incluir los detalles del curso al que la persona interesada ha
decidido inscribirse, las forma de pago que el individuo eligió, así como el horario
que le resulto más conveniente para asistir a clases, y principalmente debe
registrar los datos personales de cada alumno, para tener el control total de cada
estudiante.

Al implementar este sistema la Academia “Open” podrá ingresar nuevos alumnos

de manera más sencilla y rápida, teniendo registro de cada dato que el alumno
ingreso y eligió, además de incluir cada pago que se realizó según la cuota
asignada.

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1.4 Importancia y justificación.

Importancia.

La creación de un sistema informático para la Academia de idiomas “Open” es

importante debido a que aprender inglés como segundo idioma se ha convertido en una
necesidad para todas las personas, siendo extremadamente relevante en el mundo
profesional actual tener conocimiento, por lo menos básico, de este idioma.

La Academia “Open” centra su atención en todas aquellas personas que deseen

aprender de forma más completa el idioma inglés dando la oportunidad al estudiante de
elegir un horario que se acomode a sus actividades diarias, ya sea que tenga un trabajo
o curse sus estudios de educación básica o estudios superiores.

Sus alumnos reciben la enseñanza merecida, y se encargan de que su aprendizaje sea

reconocido en cada lugar donde desee ponerlo en práctica. Debido a esto nuestro
sistema tiene como objetivo almacenar cada aspecto del alumno para que esté
debidamente registrado y disponible para futuros trámites, pues nos interesamos en que
todo se haga conforme a lo que se le ha explicado al alumno para cuidar la imagen de
la institución que solicita nuestro servicio, y lograr que la Academia “Open” sea preferida
sobre otras academias de idiomas existentes en el país.

Por ello, es necesario implementar un sistema acorde a la excelencia de esta academia

para la organización de la información de sus alumnos; que facilite a los encargados
del manejo de estos datos seguridad, orden y disponibilidad para la verificación de
alguna gestión, ya sea económica o relacionada con cambios que el estudiante desee
realizar.

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Justificación.

La misión principal de la Academia de idiomas “Open” es enseñar el idioma inglés a las

personas que deseen aprenderlo, ya que actualmente es casi un requerimiento exigido
en los trabajos el saber un segundo idioma, siendo el inglés uno de los más solicitados.

Al momento de inscribir nuevos alumnos los encargados de realizar el proceso

necesitan tomar datos muy importantes para el funcionamiento adecuado de la
academia y para brindar a sus estudiantes un servicio óptimo que ayude a aumentar su
popularidad.

Es por ello que la Academia “Open" necesita de un sistema que facilite el manejo de
estos datos para poder desempeñar cada aspecto sin tener problemas de pérdida de
datos o confusiones a la hora de llevar un control de las cuotas de pago de cada
alumno, además de evitar el registro de alumnos en horarios que dicha persona no
haya solicitado.

Para agilizar estos procesos se creará un sistema informático que aportará los
siguientes beneficios:

 Mejorar el acceso a la información a los encargados.

 Datos más completos y específicos en los contratos.
 Registro de todos los pagos y reservas realizadas por cada alumno.
 Creación de respaldos de cada proceso de inscripción.

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II. Metodología de la Investigación.

2.1 Análisis.
2.1.1 Identificación y decisión de requisitos.

Las principales técnicas que serán aplicadas en el desarrollo del proyecto “Sistema
Informático para la Administración Académica de OPEN” serán descritas
detalladamente en dos puntos:

2.1.1.1 Técnicas de recolección de datos.

 La entrevista: es una conversación dirigida, que tiene como propósito establecer

una comunicación directa entre el investigador y el usuario, con el fin de obtener
respuestas a las interrogantes planteadas. Con esta técnica, la información
obtenida es más fácil de procesar y provee al entrevistador la libertad de formular
nuevas preguntas a medida avanza la entrevista.
 El cuestionario: es una técnica en la que se utilizan formularios que van
destinados a un grupo de personas, los formularios son iguales para todos y tienen
una serie de preguntas que responden por escrito y ayuda en la recolección de
información cuantitativa del problema propuesto.
 Observación: esta técnica permite al investigador observar de forma directa el
objeto de estudio, registrar información y posteriormente analizarla. La observación
permite corroborar y ampliar la información obtenida a través de las entrevistas y
cuestionarios.
 Investigación bibliográfica: esta técnica se utiliza para obtener toda la
documentación relacionada con la institución, también se recolectará información
documentada sobre los procedimientos que lleva a cabo el sistema objeto de
estudio. Así mismo, se buscará información sobre bases de datos, plataformas y
otras herramientas que ayuden al desarrollo del sistema informático.

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2.1.1.2 Técnicas para el análisis de la situación actual.

 Enfoque de Sistemas: es una metodología que integra técnicas y procedimientos

que se utilizan para modelar el sistema en estudio y comprender su objetivo o
propósito, los elementos relevantes, sus interrelaciones y las características del
sistema. Sus elementos son:
 Frontera: es el límite real de la extensión del sistema, todo lo que está dentro de
la frontera es parte del sistema.
 Medio ambiente: es todo lo que está afuera de la frontera del sistema y se
comunica con el sistema intercambiando información.
 Entrada: es lo que recibe el sistema del medioambiente.
 Salida: es lo que el sistema entrega a su medioambiente.
 Proceso: es el mecanismo que transforma las entradas en salida dentro del
sistema.
 Control: es el encargado de monitorear las salidas del sistema con el objetivo de
descubrir toda anomalía que se aleje del objetivo del sistema y presentar
acciones correctivas cuando el sistema lo requiera.

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2.1.2 Estudio de factibilidad.

2.1.2.1 Factibilidad Económica.

Para poder implementar el sistema de matrícula de la Academia de idiomas “Open”, se

analizaron y consideraron necesarios los siguientes recursos económicos con el fin de
desarrollar y poner en práctica las actividades y procesos que son indispensables para
el funcionamiento óptimo del sistema.
También se analizaron los recursos y los ingresos con los que contaba la institución,
esto para identificar que no se perjudique al establecimiento en sus actividades
normales, para con sus clientes y empleados.
Se tendrá que comprar una computadora con los componentes básicos que permitan
satisfacer los requerimientos que el sistema de información necesita y para que tenga
que trabajar en óptimas condiciones.
También se tendrá que adquirir una impresora para que imprimir los recibos, además se
incluye el costo del software para aplicación del sistema y por supuesto el costo de la
elaboración e implementación del sistema de información.

Costo Del Proyecto

Impresora $100.00
Software para la aplicación del sistema $1000.00
Computadora $700.00

Elaboración e implantación del

Sistema de Información $1,500.00

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2.1.2.2 Factibilidad Técnica.

Como antes se había mencionado la computadora que se va adquirir cumplirá las

necesidades específicas y contendrá componentes actualizados, esto ayudará a
trabajar con mayor fluidez y velocidad.

Requerimientos que debe tener la computadora:

Disco duro de 250 Gb
2 Gb de RAM
Un sistema operativo Windows 7
Procesador AMDX2 Dual-Core de 2.10 GHz
Lector de medios digitales (3 E/S)
Implantación de una base de datos SQL server(software)
Un regulador

Características que debe tener de la impresora:

Ciclo de funcionamiento
Ciclo de servicio mensual | 10000 páginas |
Expansión / Conectividad
Conexiones | 1 x USB - 4 PIN USB tipo B |
Diverso
Consumibles incluidos | 1 x cartucho de tóner ( negro ) |
Compatible con Windows 7 | Aplicaciones y dispositivos Compatible con
Windows 7
Confirmación de Microsoft de que estos productos fueron sometidos a tests para
compatibilidad y fiabilidad con 32-bit y 64-bit Windows 7. |
Alimentación
Dispositivo de alimentación | Fuente de alimentación - interna

Requisitos del sistema:

Software incluido | Controladores y utilidades |
Sistema operativo requerido | Linux, Microsoft Windows 2000, Microsoft
Windows XP, Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Windows Vista, Apple
MacOS X 10.3
- 10.6, Microsoft Windows Server 2008 |

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2.1.2.3 Factibilidad Operativa.

Una vez que el sistema de información sea elaborado e implantado en la Academia de

idiomas “Open”, se someterá a pruebas de escritorio para comprobar su funcionamiento
óptimo y lograr obtener una operación garantizada con el fin de identificar todas
aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo final, la matrícula de un
nuevo alumno, de manera que no existan errores que puedan perjudicar al cliente en
sus trámites.

Luego de varias pruebas, el sistema de información debe de estar listo para funcionar
correctamente de acuerdo a lo establecido.

El personal cuenta con conocimientos básicos de computación, lo que beneficiará a que

el manejo del sistema de control de inventario sea dominado y solo se invitara al
personal a un curso en el cual desarrollen las habilidades necesarias para realizar su
trabajo inmejorable.

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4. Diseño.

4.1 Análisis UML estático.

4.1.1 Diagrama de clases.

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4.2 Diagrama UML de comportamiento.

4.2.1 Diagrama de casos de uso.

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4.2.2 Diagrama de actividades.

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4.3 Diseño de la interfaz de usuario.

4.3.1 Esquema de menú.

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4.3.2 Diseño de pantallas de entrada.

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III. ANEXOS.

Anexo 1.

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Anexo 2.

ENTREVISTA.

Esta entrevista está dirigida a gerentes, supervisores, coordinadores y personal

administrativo de la Academia de idiomas “Open”.

1. ¿Cuántos alumnos desearía que se inscribiesen?

2. ¿Cuántos cursos tienen actualmente activos?

3. ¿Tienen una cantidad adecuada de docentes?

4. ¿Hasta qué punto cree que es beneficioso este programa?

5. ¿Cómo se llevan a cabo los registros de pago?

6. ¿Cómo se almacenaban los datos de los alumnos antes de decidir implementar este
sistema?

7. ¿Cómo cree que ayudará este sistema en la Academia de idiomas “Open"?

8. Según su criterio, ¿qué debería incluir este nuevo sistema para facilitar su uso y
mejorar su efectividad?

9. ¿Ha utilizado anteriormente algún sistema que realice un proceso similar?

10. ¿Entre que rango oscilan las edades de los alumnos?

11. ¿Cómo se realiza el proceso de reserva de plaza actualmente?

12. ¿Cómo es el proceso que se sigue actualmente para ubicar a un alumno en un

grupo?

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Anexo 3.

CUESTIONARIO.

Este cuestionario está dirigido al personal administrativo de la Academia de idiomas

“Open”.

1. ¿Cree que es necesario implementar este sistema?

2. ¿Está de acuerdo con la implementación de este sistema?
3. ¿Cree que podrá adaptarse a este sistema con facilidad?
4. ¿Cómo cree que beneficiará este sistema a la empresa?
5. ¿Cree que será más cómodo y sencillo registrar a los nuevos alumnos?
6. ¿Qué opina acerca de la implementación de un sistema como este?
7. ¿Cree usted que el sistema será efectivo?
8. Califique el sistema del 1 al 10.
9. ¿Qué sugiere para poder mejorar el sistema?
10. ¿Aceptaría el cambio de hardware que implica implementar este sistema?

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Anexo 4.

OBSERVACIONES.
Cuando tuvimos la oportunidad de observar la organización interna de la Academia de
idiomas “Open” descubrimos diferentes factores que no está de más mencionar;
utilizando principalmente el método “STROBE” que consiste en hacernos una idea
como analistas de sistemas de como recopilan, procesan, almacenan y usan la
información los tomadores de decisiones.

Factores observados en el área de dirección/gerencia:

 Surgimiento de la Academia “Open” por iniciativa de tres socios con certificación

universitaria.

Asociado 1: Eduardo Nicolás Mejía Montalvo.

Asociado 2: Karla Alejandra Cabrera López.

Asociado 3: Emilio Fernando Alvarado Sánchez.

Conocimientos asociado 1: francés, inglés, japonés.

Conocimientos asociado 2: portugués, inglés, alemán.

Conocimientos asociado 3: inglés, francés.

 Tres asociados se encargan de contratar a más personal capacitado para enseñar

uno o varios idiomas en diferentes horarios, los cuales se han establecido tomando
en cuenta la agenda de los posibles estudiantes. Por lo tanto, estos tres socios
toman en cuenta los siguientes detalles para la contratación de empleados.
 Experiencia laboral.
 Certificación universitaria.
 Manejo del idioma.
 Presentación personal.

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 Referencias.
 Personalidad del solicitante.
 Los socios trabajan en armonía para concordar al momento de tomar una decisión,
poder ponerla en marcha y mejorar el funcionamiento de la academia.
 Al momento de entrevistar a un posible maestro de idiomas, este debe pasar por
tres etapas de entrevistas establecidas por cada uno de los socios, con el propósito
de que puedan evaluar distintos aspectos en el solicitante.
 Los socios toman muy en cuenta la actitud de los profesionales que contratarán para
impartir clases a los respectivos alumnos, obteniendo como resultado final impartir
enseñanza dinámica que sea 80% práctica y 20% teoría.

Factores observados en el área de administración:

 Con respecto al momento de matricular a los alumnos, el personal contratado para

esta actividad (secretarias) se les dificulta demasiado, pues el proceso se realiza
manualmente, sin olvidar mencionar que tener un dato organizado y confiable de las
notas de cada alumno se vuelve casi imposible; se presenta un caso similar al
momento de hacer una revisión de los pagos que se efectuaran en las fechas
estipuladas. Al momento de que los alumnos hacen la reserva, se encuentran con
un problema de mala organización de horarios, evidenciados en el choque de estos,
es decir, que un docente es asignado es más de un grupo el mismo día y hora.
 Por otra parte se encuentran con la pérdida de documentos de alumnos, cada vez
que estos documentos cambian de manos.

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IV. BIBLIOGRAFÍA.

 Análisis y Diseño de Sistemas – Kendall & Kendal – 6ta Edición – Español.

 https://drive.google.com/folderview?id=0B0oTl0T_3aTBM3lIdmRiZXlJNTA&usp=shar
ing
 https://drive.google.com/folderview?id=0B4MTCSfkOxwjfkQyN1R6M1g3SWo2T3hlU
FdjcF9GZzlpRTRRc3JVQS1xVWp4U0M3OVdEd28&usp=sharing&tid=0B0oTl0T_3a
TBM3lIdmRiZXlJNTA
 Tesis UES 2011, “Sistema Informático para la administración y control de
expedientes del centro de rehabilitación integral para la niñez y la adolescencia”.
 Tesis UES 2011, “Sistema Informático para la administración de los becarios del
proyecto residencia universitaria de la Asociación JOVESOLIDES El Salvador”.
 Tesis UES 2011, “Sistema Informático para la administración académica en el
Centro de Enseñanza de Idiomas Extranjeros de la Universidad de El Salvador”.
 Tesis UES 2011, “Sistema Informático para la gestión del expediente clínico de los
atletas del Instituto Nacional de los Deportes”.
 Universidad Nacional de El Salvador, factibilidad.pdf.

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