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ACTIVIDAD 3

ANGIE CATHERINE ORDOÑEZ DIAZ

C.C 1124826936

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD ISO 9001

SENA

2019
ACTIVIDAD 3

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la


“reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría,

fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes
a la reunión de apertura y cierre de la auditoría

ACTA DE REUNION DE AUDITORIA


INTERNA

Puerto Gaitán-Meta .16-Septiembre-2018

Señores

AUTOMETA

Cordial saludo

Se informa que el equipo auditor de calidad realizar una Auditoria interna al proceso de Compras, con el
objetivo de verificar y evaluar cada uno de los procesos y procedimientos que se realizan, consignados en
cada uno de los criterios de la Auditoria. Se realizara en las instalaciones de la empresa por dos Auditores.
Se anexa lista de chequeo para ser firmada por cada uno de los asistentes

Cualquier duda comunicarla al líder del grupo Auditor

Objetivos
 Evaluar la conformidad del sistema de gestión o de partes de dicho sistema, con los criterios de
auditoría
 Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cliente cumple los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables;
 Evaluar la eficacia del sistema de gestión, para asegurar que el cliente puede tener expectativas
razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados;
 Identificar las áreas de mejora potencial del sistema de gestión
Criterios
ISO 9001:2015 / ISO 14001.2015 / OHSAS 18001:2007 Decreto 1079 de 2015 Reglamentación Sector
transporte asociada,Manual de procedimientos
Proceso a Auditar : Compras
ASISTENTES
Nombres Cargo Firma
Luisa Fernanda Garzón Coordinadora HSEQ
Richard Silva Coordinador Operaciones
Eslendy Poveda Compras
GRUPO AUDITOR
Maria Fernanda Celis Profesional de Compras
Javier Carreño Jefe de Calidad
Observaciones

Cordialmente

______________________

Gerente

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento revisado Observación del documento


1 Formato de solicitud de pedidos. Este formato está divulgado.
2 Procedimiento para compras. Esta establecido pero no divulgado a la totalidad
de colaboradores.
3 Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Está establecido pero no cuenta con todos los
Salud en el Trabajo. soportes a la fecha.
4 Procedimientos Operativos (engrase del Los procedimientos están establecidos y
vehículo, cambio de baterías, enjuague de divulgados.
vehículos).

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará

durante la auditoría
 Del auditor a grupo auditado
 Clara
 Sencilla
 Fluida
 Sincera
 La comunicación debe ser
 Descendente: Proviene del Líder de la Auditoria al grupo auditor
 Ascendente: Del grupo auditor para informar resultados del proceso y solicitud de
apoyo del Líder de la Auditoria.
 Horizontal o lateral: Es la comunicación con el auditado.
 Comunicación transversal: comunicación participativa de todos los elementos
integrantes del proceso auditor.(retroalimentación

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y


verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIA SISTEMA DE GESTION HSEQ


Auditoria sistema de gestión integrado en seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y calidad
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
N° REQUISITOS C NC OBSERVACIONES
4.1.5.5.5.5.1 REQUISITOS GENERALES
Estas identificados los procesos del sistema de gestión
Existe una secuencia e interacción entre los procesos
Existen criterios y métodos para la operación y el control eficaz de los procesos
Cuenta con la disponibilidad de recursos e información para el seguimiento de
los procesos
Realiza seguimiento, medición y análisis de los procesos
Implementa acciones para la mejora continua
4.2 / 5.3 5.1 POLITICA DE SEGURIDAD SALUD OCUPACIONAL, AMBIENTAL Y CALIDAD
.4.4.1..8.5.1
Existe una política de S & SO, Medio ambiente y Calidad definida y documentada
Esta política incluye el cumplimiento con:
Mejoramiento Continuo
Cumplimiento con la Legislación aplicable a la S & SO, ambiental y Calidad
aplicable y otros requisitos
Es apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos en S & SO y la escala de
impacto ambiental según las actividades productos y servicios
La política proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los
objetivos y metas en S & SO, ambientales y calidad
La política se ha comunicado y dado a entender a todo el personal
4.3./5.4 PLANIFICACION
4.3.1 5.2 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y
7.2.1 7.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS CONTROLES / ASPECTOS AMBIENTALES
¿Existe un procedimiento para la continua identificación de peligros, valoración
de riesgos y determinación de los controles necesarios?
¿Existe un procedimiento que identifica los aspectos ambientales de las
actividades, productos y servicios para controlar y determinar aquellos aspectos
que tienen o puedan tener impacto significativo sobre el medio ambiente?
¿El procedimiento para la continua identificación de peligros, la evaluación de
riesgos incluye:
Actividades rutinarias y no rutinarias
Actividades de todo el personal que acceda a los sitios de trabajo
Comportamiento, aptitudes y otros factores humanos
Los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo
Los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo
Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo
Cambios realizados o propuestos en
Modificaciones al sistema de gestión de S y SO
Cualquier obligación legal aplicable
Actividades de todo el personal que acceda a los sitios de trabajo
Instalaciones en el sitio de trabajo
El procedimiento para identificar los aspectos ambientales de la organización
determina la significancia de los impactos ambientales de acuerdo a los aspectos
identificados
Según los resultados de la identificación de peligros y de los impactos
ambientales significativos se han establecido los objetivos en S& SO y
ambientales?
¿Los requisitos del cliente se determinan y se cumplen?
La organización determina:
Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo actividades de entrega y
posteriores a la misma
Los requisitos no establecidos por el cliente
Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio
Cualquier requisito adicional.
Se revisan los requisitos relacionados con el servicio
4.3.2 5.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS ENFOQUE AL CLIENTE
7.2.1
¿Existe un procedimiento para identificar y tener acceso a:
Requisitos en S & SO, y requisitos ambientales de carácter legal y de otra índole.
Esta actualizada la información de los requisitos legales
¿Se comunica la información de los requisitos a todo el personal y partes
interesadas?
¿El procedimiento es periódicamente revisado y se actualiza cuando es
necesario?
4.3.3 5.4.1 OBJETIVOS Y PROGRAMAS
5.4.2 8.5.1
Se han establecido, implementado, mantenido y documentado objetivos y metas
de S & SO, ambientales y de calidad, en los niveles pertinentes de la
organización?
La definición de objetivos ha considerado:
Peligros y riesgos en S & SO, impactos ambientales significativos requisitos
ambientales requisitos de tipo legal y de otra índole.
Opciones tecnológicas, requisitos operacionales, requisitos propios del negocio
¿Los objetivos son consistentes con la Política de S & SO, ambiental y calidad?
¿Los objetivos en S & SO, ambientales y de calidad, son revisados
periódicamente y se actualizan de ser necesario?
¿La organización ha establecido, implementado y mantiene programas para
alcanzar sus objetivos y metas ambientales?
¿Se han diseñado para el cumplimiento de los objetivos y metas en S & SO,
programas que incluyen: responsabilidad y autoridad, medios y cronogramas
para lograr los objetivos?
La alta dirección planifica y mantiene la integridad del sistema
Existe la mejora continua dentro de la organización
4.4 7 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN
4.4.1 5.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIÓN DE CUENTAS
5.5.1 5.5.2
6.1 6.3
¿En los niveles pertinentes de la organización se han definido, documentado,
comunicado y entendido las funciones, responsabilidades y la rendición de
cuentas, y delegado autoridad en relación con el Sistema HSEQ?
¿Se suministran los recursos necesarios para la implementación y control del
Sistema HSEQ?
¿Se ha designado un representante que tenga la responsabilidad y autoridad
para:
Asegurar de que se establecen, implementan y mantienen los procesos del
sistema HSEQ
Asegurar que los requisitos del Sistema HSEQ se establezca, implemente y
mantenga
Informar sobre el desempeño del Sistema HSEQ a la Gerencia General para su
revisión y como base para la mejora del mismo.
Se cuenta con el personal competente con base en la educación, formación,
habilidades y experiencia según el cargo
Se cuenta con la infraestructura necesaria para lograr los requisitos del servicio
Autometa ha determinado y gestionado el ambiente de trabajo necesario para
lograr la conformidad de los requisitos del servicio
4.4.2/ 6.2.2 COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
6.2.1
¿Existe un procedimiento para identificar las necesidades de formación del
personal cuya actividad pueda generar un impacto significativo sobre el Sistema
de Gestión HSEQ?
¿Existe un procedimiento para crear conciencia en el personal sobre:
Importancia de la conformidad de la política y los procedimientos de HSEQ
Preparación para emergencias, los aspectos ambientales significativos, actuales
y potenciales de su trabajo y los beneficios del mejoramiento en el desempeño
del personal
Sus funciones y responsabilidades para alcanzar el cumplimiento de la política
en HSEQ y sus procedimientos
Las consecuencias de no seguir los procedimientos operacionales en HSEQ
¿El personal cuyo trabajo pueda generar impactos significativos sobre el Sistema
HSEQ?:
Es competente para desempeñar su trabajo en términos de educación,
entrenamiento y experiencia apropiada
4.4.3 5.5.3 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
7.2.3
¿La empresa ha establecido un procedimiento para la comunicación relacionada
con el Sistema de Gestión HSEQ el cual facilita:
La comunicación pertinente sobre HSEQ se comunica a y desde los empleados y
a las partes interesadas
Las comunicaciones internas entre los diferentes niveles y funciones de la
organización
La recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones pertinentes de
las partes interesadas externas
Informar a todos los empleados sobre quiénes son sus representantes para
HSEQ y el Representante designado por la Gerencia
Se cuenta con un procedimiento para la participación de los trabajadores en
cuanto a la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de
controles, investigación de incidentes y el desarrollo y revisión de la políticas y
objetivos en HSEQ
Existe un medio de consulta con los contratistas
¿El procedimiento indica la decisión de la organización de comunicar o no
externamente información sobre sus aspectos ambientales significativos?
AUTOMETA ha determinado e implementado disposiciones eficaces para la
comunicación con los clientes, relativos a:
La información sobre el producto.
Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones
La retroalimentación del cliente incluyendo sus quejas
4.4.4 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
4.2.1
La documentación del Sistema de Gestión HSEQ incluye:
Política, objetivos y metas en S & SO, en Medio Ambiente y Calidad
Descripción del alcance y de los elementos principales del Sistema de Gestión
en HSEQ, y su interacción así como la referencia de la documentación
relacionada con el Sistema
AUTOMETA tiene establecido un manual HSEQ que contiene:
El alcance del sistema de gestión HSEQ, incluyendo cualquier exclusión
Procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión o
referencia a los mismos.
Descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión
4.4.5 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS
¿Existe un procedimiento para el control de documentos requeridos por el
Sistema de Gestión HSEQ?
¿Se aprueban los documentos antes de su uso?
¿Se revisan y actualizan los documentos cuando es necesario y se aprueban
nuevamente?
¿Se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos?
¿Los documentos de origen externo se identifican y controlan?
¿Los documentos son ubicados en sus sitios de uso?
¿Los documentos obsoletos son identificados y son retirados oportunamente de
sus sitios de uso?
¿Los documentos son:
Legibles
Fechados
Identificados fácilmente
Disponibles de manera organizada
Retenidos por tiempo específico
4.4.6 7.1 7.2 CONTROL OPERACIONAL
7.2.1 7.2.2 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO
7.4.1 7.4.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.4.3 7.5 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL
7.5.1 7.5.2 PRODUCTO
7.5.5 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
PROCESO DE COMPRAS
INFORMACION DE LAS COMPRAS
VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO
CONTROL DE LA PRODUCCION Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
¿Se encuentran identificadas aquellas operaciones y actividades asociadas con
los riesgos identificados donde se deban aplicar medidas de control, los aspectos
ambientales significativos, la política y los objetivos en HSEQ?
¿Se establecen y mantienen procedimientos documentados que faciliten el
cumplimiento de la política, objetivos y metas en HSEQ?.
¿Los procedimientos cuentan con criterios operacionales?
¿Se han establecido procedimientos relacionados con los riesgos identificados y
los aspectos ambientales significativos?
¿Se han determinado y revisado los requisitos relacionados con el servicio?
¿Los productos adquiridos cumplen con los requisitos especificados?
¿Se seleccionan, evalúan y revalúan los proveedores?
¿Se verifican los productos comprados?
Al prestar el servicio se controla:
La disponibilidad de la información
La disponibilidad de instrucciones de trabajo
La disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición
La implementación del seguimiento y la medición
La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la
entrega
¿Se identifica y se valida el servicio prestado?
¿Se identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes que son propiedad del
cliente?
¿Los procedimientos relacionados con los requisitos de los proveedores y
subcontratistas se han?:
Comunicado
Revisado periódicamente y actualizados si es necesario
Implementado
4.4.7 8.3 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
¿Se han establecido procedimientos relacionados con:
Identificación de situaciones potenciales de emergencias y la respuesta de tales
situaciones de emergencia
Respuesta a situaciones de emergencia y accidentes reales
Prevención y mitigación de riesgos en S & SO e impactos ambientales asociados
Al presentarse un producto no conforme:
Se toman acciones para eliminar la no conformidad?
Se autoriza el uso, liberación o aceptación
Se toman acciones para impedir el uso o aplicación.
Se toman acciones apropiadas cuando el producto no conforme ha llegado al
cliente
4.5 8 VERIFICACION
MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
4.5.1 7.6 8.1 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO
8.2.3 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION
8.4 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICION
GENERALIDADES
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PRODUCTO
ANALISIS DE DATOS
¿Existe un procedimiento para hacer seguimiento y medición regular del
desempeño en S & SO y a las actividades que tengan impacto significativo para
el medio ambiente?
¿Medidas para realizar seguimiento a la conformidad con el programa de
Gestión en S & SO, criterios operacionales, legislación aplicable y requisitos
reglamentarios?
¿Se cuenta con equipos de seguimiento y medición?
¿Los equipos de seguimiento y medición han sido calibrados?
¿Los equipos de seguimiento y medición cuentan con mantenimientos
adecuados?
¿Se evidenciaron registros de mantenimiento y calibración?
¿Se realiza encuesta o evaluación de satisfacción del cliente?
Se realizan análisis de datos que proporcionan información sobre:
La satisfacción del cliente
Conformidad con los requisitos del servicio
Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo
acciones preventivas
Los proveedores
4.5.2 8.2.3 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Y OTROS
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO
¿Se cuenta con un procedimiento para evaluar periódicamente el cumplimiento
de los requisitos legales aplicables?
Se mantienen los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas?
Qué métodos se usan para el seguimiento y medición de los procesos?
Se realiza seguimiento y se miden las características del servicio para verificar
que se cumplen los requisitos del mismo?
4.5.3 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVA Y PREVENTIVAS
4.5.3.1 INVESTIGACION DE INCIDENTES
Se cuenta con un procedimiento para donde se estipule la investigación y
análisis de incidentes? Con el fin de:
Se determinan las deficiencias de S y SO que no son evidentes
Se identifica la necesidad de acción correctiva
Se identifica la oportunidad de acción preventiva
Se identifican las oportunidades de mejora continua
Se comunican los resultados de las investigaciones
4.5.3.2 NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA
Se cuenta con un procedimiento de acciones correctivas y preventivas
Las acciones tomadas son eficaces
Las acciones propuestas son revisadas a través del proceso de valoración del
riesgo antes de su implementación
Se cuenta con un procedimiento para el control de producto no conforme
Qué acciones se toman para tratar el servicio no conforme
Se cuenta con análisis de datos para: *Satisfacción del cliente *Conformidad con
los requisitos del producto *Características y tendencias de los procesos *Los
proveedores
4.5.4 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS
Cómo se controlan los registros
4.5.5 8.2.2 AUDITORIA INTERNA
La organización cuenta con procedimiento y programa para realizar Auditorías
periódicas al sistema de Gestión HSEQ con el fin de
Determinar la conformidad del sistema de gestión HSEQ
Determinar si el sistema de gestión HSEQ ha sido implementado y mantenido en
forma adecuada
Determinar si el sistema de gestión HSEQ es efectivo para cumplir la política y
objetivos de la organización
El procedimiento de auditoria cubre el alcance, frecuencia, metodología y
competencia
4.6 REVISION POR LA GERENCIA
La Gerencia General ha revisado, a intervalos definidos el Sistema de Gestión
HSEQ
Se encuentra documentada la revisión de la Gerencia General al Sistema de
Gestión HSEQ
La revisión por la dirección incluye:
Resultados de auditorias
Retroalimentación del cliente
Desempeño de los procesos y conformidad del servicio
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección
Cambios que pueden afectar el sistema de gestión
Recomendaciones para la mejora
Los resultados de la revisión por la dirección incluye:
La mejora de la eficacia del sistema y sus procesos
La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente
Las necesidades de recursos
e) Generación de hallazgos de auditoría

Fecha;16-09-2018 Auditor(es) Auditores interno


Proceso Auditado: Compras Auditado(s) Área de compras
N° Evidencias de Criterios de Auditoria Hallazgos de Auditoria C NCM NCm
Auditoria
1 Procedimiento ISO 9001:2015 No cuenta con un procedimiento X
de compras claro del procedimiento de compras
internas y externa
2 Facturas ISO 9001:2015 Las facturas no cuentan con el X
kilometraje actual del vehículo
3 Facturas ISO 9001:2015 No se encuentra organizado las X
facturas por proyecto ni placa de
vehículo
4 Estructura ISO 9001:2015 / OHSAS No se encuentra publicada ni X
organizacional 18001:2007 Decreto 1079 de 2015 actualizada del año presente
5 Proveedores ISO 9001:2015 / OHSAS No se tiene un listado de los datos X
18001:2007 Decreto 1079 de 2015 básicos de cada proveedor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría

 Se debe realizar el procedimiento general de compras


 Describir en las facturas el kilometraje del vehículo
 Se debe estipular la placa y proyecto al cual se encuentra asignado el vehículo
 Se debe actualizar la estructura organización y publicarla
 Realizar un listado con la información más relevante de los proveedores

No olvidar siempre seguir los procedimientos estipulados por cada área, tener en cuenta cada documento,
todos son debidamente importantes
g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la

auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta

actividad.

 En las auditorias es muy importante conocer y tener claro todos los procedimientos de cada
área
 Tener claridad que normatividad rige en cada área
 Siempre tener presente las actualizaciones dela normas y leyes colombiana en cada área
 Estar en constante comunicación con los trabajadores e divulgar toda la información
relevante
BIBLIOGRAFIA

 file:///C:/Users/LUISA%20FERNANDA/Downloads/235155873-CHECKLIST-HSEQ-pdf.pdf