Manual de Inicio Rápido

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 Bienvenido a Contabilidad.global

La contabilidad de su empresa ahora está segura y disponible en cualquier parte del mundo. Usted
puede consultar o actualizar en vivo y de forma segura su contabilidad. Los datos son
automáticamente actualizados y respaldados en nuestros servidores.
La seguridad de sus datos son nuestra prioridad. Contamos con los protocolos e infraestructura para
prevenir y detectar accesos no autorizados. Los equipos están situados en Centros de Datos
resistentes a catástrofes naturales como terremotos y huracanes; además contamos con los
estándares más altos de interconectividad y seguridad de datos.
Proveemos un sistema sencillo de utilizar, y siempre disponible por medio de Internet, permitiendo
que pueda llevar y gestionar su negocio desde cualquier parte del mundo. Esto permitirá que pueda
tomar decisiones basadas en datos reales y precisos.
Le brindamos seguridad y respaldo en su sistema contable, así como el correcto cumplimiento de las
obligaciones tributarias.
Este Manual de Inicio Rápido tiene como propósito enseñar a configurar los datos necesarios para que
pueda tener el sistema listo y ya corriendo, con las diferentes opciones que puede tener. Para mayor
detalle se deberá consultar al Manual Referencial o contactarnos a info@contabilidad.global.

2
Contenido
Manual de Inicio Rápido.............................................................................................................................1
Ingreso a su cuenta..................................................................................................................................... 4
Recursos Humanos..................................................................................................................................... 6
Creación de Roles................................................................................................................................... 6
Creación de Empleados o Usuarios...................................................................................................7
Valores Predeterminados........................................................................................................................10
Reportes predeterminados....................................................................................................................13
Plan de Cuentas......................................................................................................................................... 15
Proveedores............................................................................................................................................... 17
Clientes........................................................................................................................................................ 20
Bienes.......................................................................................................................................................... 23
Agregar Artículo.................................................................................................................................... 23
Agrupación........................................................................................................................................24
Llenado de datos.............................................................................................................................24
Almacenes.............................................................................................................................................. 26
Departamentos.....................................................................................................................................27
Servicio........................................................................................................................................................ 29
Libro Diario (Balance de Apertura)........................................................................................................30
Agregar Transacción............................................................................................................................30
Informes................................................................................................................................................. 31
Comprobantes......................................................................................................................................34
Inventario Inicial de Mercaderías...........................................................................................................36
Factura de Inventario Inicial...............................................................................................................36
Compra de Artículos y Servicios.............................................................................................................38
Factura de Proveedor..........................................................................................................................38
Ventas (Cuentas por cobrar)...................................................................................................................43
Factura (Venta)......................................................................................................................................43
Planilla Salarial........................................................................................................................................... 45
Agregar Transacción............................................................................................................................45
Asientos.................................................................................................................................................. 46
Ambas transacciones de los Sueldos y Salarios junto a sus cargas Sociales son parecidas a
las siguientes......................................................................................................................................... 48
Planilla Ministerio de Trabajo............................................................................................................49
Libro de Compras IVA.............................................................................................................................. 50
Libro de Ventas IVA................................................................................................................................... 51
Informes Generales.................................................................................................................................. 52

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 Ingreso a su cuenta

 Antes de ingresar a su cuenta, asegúrese de tener acceso a Internet desde el dispositivo que está
usando.
 Ingresar a la siguiente dirección: https://www.contabilidad.global/

Haga clic en Login e ingrese el nombre de usuario asignado, que se le envió a su correo y la contraseña que
ingresó al momento de registrar sus datos.

Cuando usted ingresa por primera vez en algún navegador al sistema, éste deberá ser autenticado
primeramente, elevando los niveles de seguridad y asegurando que el usuario sea usted, o alguno autorizado.
Aparecerá el siguiente mensaje en su navegador.

Por favor, autentique su navegador

Está siendo redireccionado a https://www.contabilidad.global/cuenta/auth.pl

4
Luego se mostrará la siguiente ventana en su navegador.

Tendrá dos opciones para recibir el PIN de seguridad e ingresarlo: por SMS a su celular o una llamada de Voz.
Una vez ingresado en el espacio que será habilitado, presione Continuar y vuelva a ingresar el nombre de
Usuario y contraseña para entrar al sistema.
Si por algún motivo no recibe el pin por favor comunicarse con nosotros escribiendo a info@contabilidad.global
o solicite desde https://contabilidad.global/ que lo llamemos al país y número que guste.

Una vez ingresado al sistema tendrá a su izquierda pestañas/módulos con todas las opciones a la mano.
El Sistema ya viene programado y configurado con los datos base necesarios para el uso común del
programa. Se Recomienda no modificar datos en los siguientes módulos:

> Reportes Predeterminados, excepto Firmantes de los Estados Financieros.

> Preferencias, en especial idioma, formato de fecha y formato numérico.
> Plan de cuentas. Crucial por la cantidad de enlaces relacionados al plan de cuentas.
Si existen datos o descripciones que usted podrá modificar, se los señalarán, pero para otros campos de
configuración del sistema solo modifique si es que tiene pleno conocimiento del funcionamiento del
campo.
Se procederá a continuación a verificar algunos datos para asegurar el uso cómodo del sistema además del
conocimiento básico y necesario para crear e incorporar el registro de compras, ventas e inventarios en su
empresa para los que requerirá Proveedores y Clientes además de Artículos. Su creación se vera en la
sección correspondiente para tener el sistema listo y andando!

En esta guía rápida se le proporcionará información útil para su entendimiento general del sistema. Para
profundizar el conocimiento de las opciones disponibles consulte a su Manual Referencial.

5
 Recursos Humanos
Antes de verificar datos de funcionalidad y otras especificaciones, cree empleados para que usted pueda ya
estructurar su empresa y delegar funciones inmediatamente.

Creación de Roles
Cree los Roles que serán disponibles para cada empleado y usuario. Cada empresa debe tener roles y
posiciones jerárquicas para realizar las diferentes funciones dentro el sistema, con seguridad, confianza, y con
mayor control.
Ingrese a Sistema > Roles.
Ya contará con 2 roles creados automáticamente: Admin. y SuperUser.

Cambie el nivel
jerárquico de los
roles haciendo Clic en
las pequeñas flechas

OJO: Un usuario con algún

rol solo puede asignar roles
a un rol menor al suyo.

No mueva al Admin. del número 1

Escriba el nombre del rol que creará(Contador, Almacenero, etc.)

Presione Guardar en la
parte inferior.

Habilite o deshabilite permisos y Solo las pestañas/módulos

funcionalidades de los módulos seleccionadas aparecerán en
del sistema al rol que desee con la cuenta de ese Usuario.
un simple clic.

6
Creación de Empleados o Usuarios
Ingresar a la opción Recursos Humanos > Empleados > Agregar Empleados.
Desde este módulo podrá administrar a los empleados o usuarios en el sistema,
modificar cualquiera de sus datos, además predefinir nombre de usuario y
contraseña para entrar el sistema, función o rol, salario, descuentos y cuentas usadas
por defecto que facilitará el registro automático del asiento contable.
Llene datos personales del empleado, características laborales, función y su estado en
la empresa.

El Teléfono ingresado por el

Usuario será definido según el
País que se ingresó en los
datos. Si usted no ingresó los
datos del País entonces el
número deberá incluir el código
referente al país, en caso de
Bolivia, (+591), previo a su
número. Si no ingresa el código,
ni el país, el sistema no sabrá a
donde contactarse.
Si es que contiene el dato del
país solo ingrese el número
como es: 7897xxxx.

Rol

Datos importantes a ingresar: Nombre,

Ingrese 8
Correo electrónico, Número de
telf./cel, función Ingrese 30

Entrada al Sistema: Nombre de usuario que usará el empleado al ingresar al Sistema.

Recuerde: Al momento de ingresar al sistema se deberá aumentar al nombre de usuario ingresado el “ @”
seguido del número asignado a su empresa.
Contraseña: Su contraseña. Esta será vista con claridad al ingresarla, pero una vez guardada la ventana, la
contraseña será encryptada y cuando vuelva a entrar al usuario solo se mostrará caracteres desconocidos.
Toda persona que ingrese al sistema debe crear su cuenta, este o no en la planilla de sueldos y salarios.

En Función tendrá una lista desplegable de todas las funciones/roles que usted creó para elegir.

7
E-mail TAN: Medida de mayor protección si la requiere el empleado/usuario
enviando al correo electrónico de éste un código de confirmación antes de ingresar
al sistema. Después de ingresar su nombre y contraseña asignado, tendrá la
siguiente pantalla:
Ingrese el código que le llegará al correo y presione Continuar.
Puede aplicar esta medida de protección al empleado que usted desee.
Marque el cuadro de Ventas y permitirá que el empleado aparezca como
vendedor en las listas desplegables en Facturas de Venta.

Seguido de sus datos personales, ingrese la información de su banco como referencia.

Los componentes del salario personal así como descuentos que figurarán en la planilla de pagos se encuentran
bajo los datos personales.
Una vez escogida la cuenta o componente del salario, presione Actualizar; esto habilitará una nueva fila y
permitirá insertar diferentes componentes del salario así como descuentos que figuran en la planilla.

Importante: Según la ley en Bolivia todo pago o

Ingrese 1
descuento debe seguir un orden mensual. Para
obtener los cálculos correctos ingrese "1" en el
campo "Periodos de Pago".

En el caso de los Salarios debe incluir las cuentas:

Haber Básico, Bono de Antigüedad, Anticipos y Crédito Fiscal Facturas. Las demás opciones
de acuerdo a lo que proporciona su empresa, como Bono de Producción.
No seleccione “Cargas Sociales”.
Para los Descuentos, debe seleccionar todas las opciones,
con excepción de AFP Futuro o AFP Previsión de acuerdo al
lugar al que su empleado esté afiliado.

8
 Actualizar: Permite agregar datos adicionales después de los datos ya ingresados en la página, es decir, que al
llenar los datos en los espacios proporcionados, si es que se puede o es necesario llenar más datos, se le
proporcionará espacios en blanco adicionales cuando presione “Actualizar”. También permite calcular los datos
ingresados si es que se requiere algún cálculo. (Este botón será encontrado en casi todas las pantallas y es
usado frecuentemente)

Guardar, asegura un resguardo permanente de los datos ingresados, actualizados, en la lista de empleados.

Guardar como nuevo: para usar los datos del empleado ya existente como base, hacer las modificaciones
requeridas y guardar datos como un nuevo empleado, para agilizar la creación de empleados y el llenado de
datos. Este botón funciona de la misma manera en todos los módulos. Ojo que al Guardar como nuevo, no
cambiará el Código del empleado, y deberá presionar “Número nuevo” antes de Guardar como nuevo para
asignarle al empleado un nuevo código.

Control de Acceso permite dar permisos a cada usuario o empleado a

los diferentes módulos y reportes del sistema. Una vez presione en
el botón “Control de Acceso” ingresará a la siguiente ventana para
poder asignar los accesos autorizados por usuario o empleado como
Roles.

El botón Número nuevo en la parte inferior de la anterior ventana

asignará un nuevo número al empleado seleccionado. Cuando se cree
un nuevo empleado, se creará con el número correlativo al último
número asignado.

Buscar Empleados:
Para ver todos sus Empleado guardados y editar sus datos entre a:
Recursos Humanos > Empleados > Informes

Criterios para listar

empleados en específico.

Presione el
(Usted será número 1, como
nombre y podrá
Admin.)
ver el empleado y
modificar datos
(sin criterios) Ver todos los empleados creados

(En la modificación de
datos podrá Borrar al
empleado.)

9
 Valores Predeterminados
Ingresar a la opción Sistema > Valores Predeterminados.
• Datos de su empresa, (como la razón social, facturas, recibos, y reportes posteriores que
números de identificación ) usted cree) que servirá para el manejo del
• Diagrama básico de configuración de cuentas sistema.
• Información adicional (incorporada a sus

Algunos datos ya
estarán ingresados
por la suscripción en
el sistema.

Mientras más datos estén

insertados, se maximizará
el nivel de
automatización del
sistema contable.

▸ Razón Social: Nombre de su Empresa.

▸ Dirección: Dirección Predeterminada que servirá para emitir facturas en caso dado.
▸ Ciudad y País donde se encuentra la casa matriz de su empresa.
▸ Actividad: Indique su actividad económica registrada en el Padrón Nacional de Contribuyentes para que
sea incluida en la factura, en los datos de dosificación, si es que está usando facturas computarizadas.
▸ Leyenda en Factura: Leyenda Conforme la Ley Nº453 que se incluirá en la parte inferior de la Factura.
Esta leyenda es indicada en el certificado de activación de dosificación del Servicio de Impuestos
Nacionales, otra vez, ingrese el dato si es que realizará la facturación computarizada.
▸ Teléfono: Número de teléfono.
▸ Fax: Número de fax.
▸ Correo Electrónico: Correo global usado por todas las unidades de su empresa. Por ejemplo:
info@contabilidad.global
▸ Sitio web: Dirección URL de sitio web de su empresa. Por ejemplo: www.contabilidad.global
▸ NIT: Número de Identificación Tributaria con el que se imprimirán sus facturas.
▸ Caja de Salud: Nombre de la caja de salud a la cual está afiliada su empresa.
▸ Número Patronal: Asignado a su empresa por la Caja de Salud.
▸ Ultimo Número de Factura: Ultimo número de factura asignada, en la última dosificación.

10
▸ Número de Autorización Facturas: Número asignado por el Servicio de Impuestos Nacionales. (SIN)
▸ Factura (venta)/Clave de Autorización de cuenta por cobrar: Código llave asignado por el SIN para la
emisión de facturas computarizadas (para generación del Código QR).
▸ Ultima Fecha de Emisión Facturas: Fecha límite de emisión de facturas, proporcionada por el SIN.
▸ Método de Reporte: Método de reporte predeterminado para movimientos en efectivo.
▸ Descuento Efectivo:"Gravado" debe estar activado, ya que el impuesto se debe calcular para un
descuento en efectivo para reducir/aumentar la responsabilidad fiscal.
▸ Documentos de referencia: Son respaldo de transacciones realizadas. Estos se pueden almacenar en un
servidor de documentos. (por ejemplo: http://docserver.contabilidad.global/cms.pl?id=).
Si no se especifica ningún documento se almacenará internamente. Tendrá un módulo para adjuntar
más documentos.
▸ Precisión: Precisión predeterminada para cantidades para su visualización y almacenamiento. Se debe
insertar una precisión de 2 para que no exista variaciones en los resultados.
▸ Interés Anual, Cargo por Pago Atrasado y Cargo por Devolución son datos referenciales que su
empresa tomará.
▸ Redondeo: número de cifras decimales a utilizar. Elija la opción que mejor le parezca.
▸ Unidad de Peso: Unidad a utilizar para las piezas. (Kilo, libras)
▸ Ordenar Nombres por: Nombre o por número el orden de las listas de selección de
clientes/proveedores,

▸ Clase de contacto: Contacto predeterminado al agregar un nuevo cliente/proveedor, sea persona o

empresa.

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 Cuentas Predeterminadas
– Seleccione la cuenta que se usará de forma predeterminada para el Inventario, Ingreso, Gasto, etc.

Los “Faltantes/Exceso Efectivo” registrarán la diferencia si el redondeo está establecido: Redondeo> 0.01.

Últimos números
Muestran la numeración actual de facturas, ordenes de compra, cotizaciones, artículos, cliente, proveedor y
asientos de libro mayor. Los números están predeterminados en 1, pero pueden ser establecidos según las
necesidades y se irán incrementando automáticamente, como puede ver en el siguiente ejemplo.

Puede también llegar a

bloquear la numeración
de ciertos documentos,
marcando los cuadros

Si esta empezando su contabilidad de cero, no ingrese ningún número en esta sección.

Termine de ingresar sus datos requeridos y presione Guardar.

12
 Reportes predeterminados
Ingrese a Sistemas>Reportes Predeterminados.

En primer lugar, se listan las cuentas a usar para el ajuste UFV. Al cerrar la
gestión, según las Normas 3 y 6 de Contabilidad, usted debe regularizar las
cuentas para sus estados, en Bolivia, actualizándolas a las UFVs.
Tiene también las cuentas usadas para el registro de las planillas salariales.

Posteriormente, “Firmantes de los Estados Financieros”

Podrá definir quienes firmarán los Estados Financieros de acuerdo a los usuarios que tenga creados. El nombre
del empleado aparecerá en los estados financieros y además su cargo, si es que le designó uno al crearlo.

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 También podrá elegir de las cuentas a incluir en las Notas a los Estados Financieros.

Se incorporarán
automáticamente
los grupos de
cuentas que usted
elija cuando genere
las Notas a Estados
Financieros a fin de
gestión.

Informes > Notas a

Estados Financieros.

Cuenta que será incluida en el

Estado de Flujo de efectivo.
Mantenga la cuenta en
“DISPONIBLE”.

Logotipo
Para contar con su logotipo en sus facturas y reportes ingrese a Sistema > Subir Logo.

Presione “Examinar” para ingresar el archivo de su computadora.

Una vez elegida la foto de su Computadora, aparecerá el nombre de
su archivo/imagen al lado del botón “Examinar”.
Presionar Continuar.
Refresque la imagen (Clic derecho sobre imagen > Ver Imagen > Recargar página)

Tendrá su nuevo
logotipo! (En el
peor de los
casos, salga del
sistema y vuelva 14
a ingresar.)
 Plan de Cuentas
Para poder iniciar los registros contables, movimiento en sus transacciones, debe hacer algunos ajustes a los
nombres de cuentas en el plan de cuentas proporcionado, pero más que esto no es requerido.
Se reitera que el plan de cuentas ya esta configurado apropiadamente por lo que se pide ser cuidadoso con
cualquier cambio, ya que puede desconfigurar ciertas opciones. Si es que su empresa requiere cuentas
específicas para su funcionamiento y va más allá de cambiar los nombres o números de las cuentas, consulte su
Manual Referencial o contáctenos para la respectiva creación de cuentas o importación de su propio Plan de
Cuentas.

Inspeccione el Plan de
Cuenta entrando a Cuentas Encabezado
Sistema > Plan de Cuentas
> Mostrar Plan de Cuentas.
Cuentas Comunes

Proceda a modificar el nombre de las

cuentas que tengan en ellas “XXX” o “YYY”
al nombre que le corresponda (por ejemplo:
Banco XXX). Podrá modificar la misma
presionando en el número de cuenta.

Cambie la Descripción requerida

en las que tienen “XXX” y/o “YYY”
y presione Guardar

15
Si requiere de una cuenta adicional, por ejemplo: una cuenta en Moneda Extranjera , para no desconfigurar los
vínculos, ingrese a la cuenta similar, cambie la Descripción a la requerida y en el campo Número de Cuenta
asigne el número correlativo. Presione Guardar como Nuevo.
Por ejemplo, Caja de ahorro M/E. Ingrese a Caja de ahorro M/N para tener la misma configuración de vínculos.
Cambie el nombre a “M/E” y el número al correlativo y presione Guardar como nuevo.

Puede ahora empezar a crear sus Proveedores, Clientes, sus artículos y/o servicios para llegar a realizar
las compras, existencia en almacenes y sus ventas.
Se reitera que pasos siguientes serán los generales para el uso del sistema. Si requiere de conocimiento
16
más detallado, consulte el Manual Referencial.
 Proveedores
Ingrese al Módulo Proveedores > Agregar Proveedor.
Al crear un proveedor se deben escoger los siguientes parámetros para que el
sistema pueda realizar la facturación adecuadamente.
Indicar si el Proveedor es una empresa o una persona.
Empresa:

Solo se quita este cuadro, en “Persona”

Código del Proveedor: Si no ingresa un código será
asignado automáticamente por el sistema.
Proveedor: Nombre del Proveedor. Ingrese los datos
informativos/personales en los espacios en blanco.
Dirección del Proveedor y datos Referenciales.
Impuesto: Marcar el Impuesto correspondiente.
(IVA Crédito Fiscal). Si hace retenciones, entonces
los impuestos a retenerse a ese Proveedor.
Importante: Marcar “IVA Incluido” para que en el
registro de facturas el IVA este dentro el precio.
Saludo: El Saludo que se ingresará automáticamente
al correo electrónico al mandarlo a este Proveedor.
Nombre y Apellido: Del representante de esta
empresa.
Datos de comunicación: Teléfono, Fax, Celulares, y
Correo electrónico.
Se cuenta con tres correos. Los campos de Cc: y Bcc:
pueden llegar a ser útiles para mantener un control
del cliente o para archivar documentos como ser,
facturas, ordenes, etc.

Registro de una compra con Factura y con Recibo

17
Seguidamente ambos tienen los mismos datos.

Cuentas por Pagar: Indicar la cuenta que se usará
para registrar el futuro pago de obligaciones.
Pago: Indicar la cuenta a usar en caso de pago
inmediato
Umbral: Para incluir deudas al proveedor en las
pantallas de pago cuando el total de la deuda este
por encima del importe del Umbral.
Descuento en efectivo: Cuenta para descuento de
pronto pago en efectivo.
Condiciones: Sobre el pago, es decir, tiene 30 días de
plazo para pagar. Si se paga en 10 días se tiene
descuento en efectivo del 5%, de lo contrario el total.

Las cuentas elegidas acá serán llenadas automáticamente en la factura, pero podrán ser modificadas en la
misma factura si así lo desea.

NIT/CI: Carnet de Identidad o NIT del

proveedor
Empleado: Comprador, Directo responsable
frente al proveedor. Fecha de inicio:
Fecha que el
Proveedor entró al
sistema
Fecha Final: Fecha
que el Proveedor fué
desactivado (con esto
el Proveedor no será
incluido en las listas
Datos Bancarios del Proveedor : de opciones)

El comprobante podrá ser impreso en la factura

Ingrese adjunto cualquier “Documento de

Referencia” si cuenta con uno presionando
sobre el signo de interrogación “?”
18
 • IBAN: Número de cuenta bancaria internacional

• SWIFT: Código de identificación bancaria

En la parte inferior tendrá las siguientes opciones

Actualizar: Permite agregar datos adicionales después de los llenar los datos proporcionados además de
calcular los datos ingresados si es que se requiere algún cálculo.

Guardar: Permite almacenar su Proveedor de forma completa.

Dirección de envío: Dirección donde se hará envíos, si es diferente a la dirección del proveedor.

Movimiento de Cuentas por Pagar: Registrar un asiento de Cuentas por Pagar con ese Proveedor.

Nota de Débito – Solicitud de Cotización: Todas estas opciones, crean lo propio con los datos del proveedor ya
llenados, para agilizar la creación de notas, facturas etc. y permite una rápida revisión de los datos de su
proveedor antes de crear una Factura, Orden, etc.

Lista de precios: Permite crear una lista de precios de los diferentes productos/artículos para su proveedor para
su mejor asignación .

Número Nuevo: Asigna un número nuevo al proveedor presente.

19
 Clientes
Una vez teniendo Proveedores, Puede crear sus clientes entrando a Clientes >
Agregar Cliente.
Al crear el cliente se deben escoger los siguientes parámetros para que el sistema
pueda realizar la facturación adecuadamente.
Elija si el cliente es empresa o persona.

El cliente “persona” solo quita este dato

Código de cliente (si no ingresa un código, el sistema le Importante: Marcar “IVA Incluido” para que sus
asigna uno automáticamente) facturas sean registradas apropiadamente con el IVA
Cliente - Nombre y otros datos personales dentro su precio.

Impuestos: Marcar el Impuesto requerido para el Acá también cuenta con datos para la comunicación
registro del cliente. “Débito Fiscal IVA” e “Impuestos del cliente y los tres correos electrónicos como en
a las Transacciones por pagar”. Proveedores.

20
Límite de Crédito: Ingresar el límite de crédito para el cliente. Este monto figurará en las facturas, ordenes
de venta y en las cotizaciones.

Pago: La cuenta en la que se registrará el pago recibido del cliente.

Umbral: El importe total de deuda con el cliente que se deberá sobre pasar para que sea esta deuda incluida
en la pantalla de Recibo para el pago respectivo.
Descuento Efectivo: Cuenta que se utilizará para el descuento otorgado al cobro de efectivo, con la opción de
condiciones de cobro.
Condiciones: Ingresar condiciones para los días señalados para el descuento en efectivo. Es decir, si se tiene un
descuento de 2% si es que se paga dentro los 10 días, por el contrario el neto en 30 días.

Se reitera, las cuentas elegidas serán llenadas automáticamente en la factura, pero podrán ser modificadas
en la misma factura si así lo desea.

NIT: el NIT del Cliente Notas: Notas que se quiere tener acerca del Cliente.
Vendedor: El empleado directo responsable con Estas Notas son copiadas a nuevas transacciones,
respecto al cliente. facturas, ordenes de Venta y cotizaciones.

Datos bancarios del Cliente

Si se cuenta con Documentos sobre la relación con el

cliente se podrá adjuntar presionando sobre el signo de
interrogación.
21
Se tiene las siguientes opciones en la sección Clientes:

Dirección de envío le llevará a otra ventana donde podrá llenar los

datos del envío. Si es que es otra dirección a la del Cliente.

La dirección de envío es algo predestinado solamente y puede ser

cambiado cuando se cree una orden de Venta, cotización o
factura. Se puede crear varias direcciones de envío.

Para las opciones de Movimiento de Cuentas por Cobrar, Nota de

Crédito, Factura de Venta, Cotización, Orden de Venta y Cotización,
el cliente ya estará guardado para la siguiente pantalla, facilitando
el llenado y la revisión de datos del cliente.

El botón de lista de precios, permitirá que usted cree una lista de precios para los artículos deseados para el
cliente. Es otra forma de adjuntar elementos a un cliente con sus respectivos precios, para esos precios sean
ingresados automáticamente a la factura.

22
 Bienes
Si usted es una empresa de Servicios enteramente, y no ofrece artículos o no compra artículos para almacenes,
puede saltar a la sección de “Servicios”. (pag. 29)

El módulo de inventario, Bienes y Servicios, es el que centra la definición y configuración de artículos y servicios
que se encuentran disponibles para la venta. Ya existirán dos servicios creados: AUTOMATICOCONIVA y
AUTOMATICOSINIVA. No los borre ya que serán necesarios para la lectura de facturas con el código QR.
Al agregar los diferentes artículos tendrá la opción de marcar los impuestos que serán gravados. Los impuestos
proporcionados son los necesarios dados por el sistema, si requiere alguno más, consulte el Manual de
Referencia en creación de cuentas de Impuesto.
El Número de artículo, servicio, ensamblaje, etc. será asignado automáticamente si el número en el campo se
deja en blanco.

Agregar Artículo
Bienes y Servicios > Agregar Artículo. Ingrese información acerca de un artículo que
tenga en inventario. Su número y Descripción.

Los artículos podrán ser agrupados, en distintos grupos. Esta opción aparecerá al lado
de la Descripción una vez creado un grupo. Esto servirá para facilitar su búsqueda en
las facturas y tener mejor organizados sus bienes. (creación de Grupos pag. 24)

Cuando se vende el artículo, los ingresos se contabilizan en la cuenta de ingreso seleccionada.

La compra de piezas se registran en la cuenta de inventario y el gasto para el artículo se registra en la
cuenta de costo de ventas.
El gasto se registra sólo cuando se venda del inventario. Es posible vender las piezas que no han sido
registradas en el inventario todavía. En tales casos, el gasto se registra cuando usted compre el artículo.

OJO: Una vez que se registre un artículo con cierta cuenta de ingreso o egreso, esta cuenta no podrá ser
modificada dentro el artículo a menos que ya no tenga ninguna factura ligada a ella.

23
Agrupación
Se crea un grupo en Bienes y Servicios > Agregar
grupos.

Ingrese el nombre de grupo que desee y

su código respectivo. Presione Guardar.

Ingrese a Bienes y Servicios > Informes > Grupos y observe sus grupos creados presionando Continuar.

El campo de grupos también se utiliza en otras diversas pantallas para construir listas de selección.
Si el grupo tiene subgrupos, se recomiendo usar “:” para definir los diferentes sub-grupos. Por ejemplo;
Computadoras:Desktop, Computadoras:Laptops, etc.

Ojo > Primeramente debe tener Grupos antes de sub-grupos. No puede sólo poner Computadoras:Desktop
asumiendo que se entenderá que computadoras es el grupo. Debe crear “Computadoras” primero.

Llenado de datos

Volviendo a los Artículos,

tiene los cuadros para
seleccionar impuestos. Si el
Artículo se comprará con
Factura entonces selecciones
los impuestos IVA. Sin
embargo, si se comprará con
la debida Retención de ley
(sin factura) entonces des- Indique que unidad de medida usará.
marque ambos (Crédito y (Max. 5 caracteres)
Débito Fiscal) para poder
asignarle los impuestos
retenidos al proveedor que
comprará el artículo.

24
Al ingresar los precios, uno puede hacerlos todos manualmente, pero los precios también pueden ser
calculados con un margen. Si el precio de venta está en blanco y se introduce un margen y un costo, el precio de
venta es calculado. Si el costo y el precio de venta se introducen, el margen será calculado. Si introduce un
precio de venta y el costo deja en blanco, el costo será calculado a partir del margen. Margenes pueden ser
ingresados como valores positivos o negativos. Para calcular el precio de venta con un 20% de margen,
introduzca 20; para marcarlo hacia abajo, introduzca -20.

No llene los espacios de “Existencia” ya que estos se llenarán automáticamente una vez comprado el artículo.
Para añadir el artículos en su inventario se debe crear una Orden de Compra o la Factura
de Proveedor (incluido el Inventario inicial, lo cual se explicará mejor en la pag. 36).

Esto registrará los artículos incorporados, cantidad y otros detalles. Cualquier artículo comprado aumenta en el
inventario, en los diferentes almacenes. En la Orden o Factura se elige qué almacén recibirá dicha mercadería.
Esta Opción sera disponible solo si creó almacenes, que se verá en la sección a continuación. (Para la creación
de una Factura Proveedor vea pag. 38).
La Existencia se auto llenará en base a lo comprado, y también mostrará el Almacén en el que se encuentra.
A veces, verá un inventario negativo “disponible” cuando se crea una lista de inventario. Esto es porque usted
vendió una parte que no había entrado todavía en el inventario. Si el departamento de Cuentas por Pagar está
retrasado en relación con el departamento de Cuentas por Cobrar, la escasez en el inventario puede ocurrir.
Cuando se introduce la factura del proveedor, la cantidad del artículo se ajustará en consecuencia.

Los espacios de marca y el modelo pueden utilizarse para mantener un registro de la marca y el modelo de
cada pieza correspondiente. Puede agregar tantas filas como sea necesario. Introduzca una marca y/o modelo
en la última fila, haga clic en Actualizar y se agregará una nueva fila en blanco.
Si desea quitar la marca y el modelo, elimine la información y haga clic en Actualizar o guardar la pieza.

Para cada artículo se puede agregar su respectivo Proveedor o varios proveedores. Elija el de la lista
desplegable. Se activará la lista desplegable siempre y cuando haya creado proveedores. ( Creación de
Proveedores, pag. 17) Una vez ingresado el Costo, puede presionar Actualizar y el Proveedor quedará
guardado.
Lo mismo aplica para la elección de Clientes. Puede agregar su cliente con su precio de venta respectivo.
(Creación de Clientes….pag. 20)

25
Ambas opciones permitirán que el precio en la compra o la venta se auto llene en una factura proveedor o una
de venta respectivamente de acuerdo a lo ingresado en los artículos.

Almacenes

Los almacenes son usados para recibir mercadería y enviar mercadería a distintos
lugares. Se usan para los productos/artículos.
Entre a Sistema > Almacenes > “Agregar Almacén”.

Ingrese el nombre del almacén en Descripción y su

Ubicación/Dirección.
Esta dirección es usada en las ordenes o facturas en
caso que la dirección de envío no este llenada.

Tendrá la lista de todos los

almacenes creados y haciendo clic
sobre el nombre del almacén, lo
podrá modificar.
En la pantalla de edición tendrá las opciones de Guardar como Nuevo.
También podrá Borrar almacenes.

Además de almacenes para la compra de artículos y otros gastos, existe la opción de departamentos. Para
dividir sus transacciones de manera organizada. Su creación es sencilla y rápida que se muestra a continuación.

26
Departamentos
Sistema > Departamentos > “Agregar Centro de Costos”.

Los departamentos son básicamente

“Centro de Costos” o “Centro de
Ingresos” que podrán ser asignados a
diferentes transacciones además de ser
usados para filtrar Reportes FInancieros.

• “Centro de Ingresos” son incluidas en las ventanas de “Cuentas por pagar” y “Cuentas por cobrar.”

• “Centro de Costos” son incluidas en las ventanas de “Cuentas por pagar”.

Factura de Proveedor (Cuenta por Pagar)

Centros de Costo

Factura (Venta) (Cuentas por Cobrar)

27
Todos los informes, financieros y de transacciones, pueden generarse para un solo departamento (el
departamento principal o los sub-departamentos, o por uno específicamente) y tendrá la opción disponible una
vez creado el Departamento.

Para el uso de sub-departamentos, use dos puntos (:). Ropa:Varón, Ropa:Mujer, Ropa:Niños, esto después de
crear el Departamento “Ropa”.
Los Departamentos pueden ser utilizados para toda la transacción. La distribución entre departamentos debe
ser separada.

28
 Servicio
Ingrese a Bienes y Servicios > Agregar Servicio. Ingrese el número y la descripción de su
artículo. Si no pone el número, se llenará automáticamente.

Elementos de servicio
son artículos que no se
almacenan y por lo
tanto, la cantidad no se
registra.

Elija el Proveedor, y
su respectivo
cliente, con los
precios ofertados,
y “Guarde” su
Servicio.

• Los ingresos de un servicio se registrarán cuando usted venda el servicio en la cuenta asignada.
• Gasto se registra cuando usted compre el servicio.
Las matrices de precios y los cálculos de margen funcionan de la misma manera que para los artículos.
Ingresando el Proveedor y Cliente con sus respectivos precios fijos.
Los servicios son artículos que no son de seguimiento y no se limitan a servicios. Si vende piezas pero no las
almacena, configure sus piezas como servicios. De esta manera los artículos son llevados como gasto cuando
usted los compra. Si el servicio se compra sin factura, es decir que se realiza retenciones, quite la marca de
ambos Impuestos (Crédito Fiscal y Débito Fiscal IVA).

Para ver sus servicios creados ingrese a Bienes y Servicios > Informes > Servicios.
Y existirán 2 servicios creados: “AUTOMATICOCONIVA” y AUTOMATICOSINIVA”. No los Borre son necesarios
para un futuro escaneo.
Una vez creado el servicio como en los artículos tendrá la opción Guardar como nuevo para crear un nuevo
elemento de servicio en base a un elemento existente, así como la opción de Borrar.

29
 Libro Diario (Balance de Apertura)

Tiene todo listo para proseguir con la compra y venta de artículos/servicios, excepto el dinero “activado” para
realizar los pagos. Es necesario que haga el registro de su Balance Inicial (sin incluir la cuenta “Mercadería” en
su registro de apertura, ya que se incluirá en un registro mediante factura, pag. 31, pag 36.)
El Libro Diario es usado para realizar transacciones que no se puede realizar mediante las sección de Cuentas
por pagar, Cuentas por Cobrar, o Mediante Recursos Humanos. Es decir, transacciones como traspasos de
dinero, depreciaciones, compensaciones de cuentas, etc. y en este caso será necesario para el Registro de
Balance de Apertura. El libro diario permite hacer transacciones de manera rápida.

Agregar Transacción
Para realizar su transacción ingrese:
• La Referencia (si deja en blanco la casilla, ésta se llenará automáticamente con el número que le
corresponda según los Valores Predeterminados).
• Ingrese el Departamento encargado de hacer la transacción. (si los tiene creados)
• Descripción/glosa y alguna nota que le corresponda.
• La Fecha automáticamente se llenará con la fecha del día
• La moneda será la moneda predeterminada. (Sólo puede manejar una moneda por asiento*)
*Si es que está ingresando datos en cuentas de
Moneda extranjera, realice estos asientos de
manera separada. (El Balance de Apertura
solamente con cuentas en Moneda Nacional).
Seguidamente ingrese la transferencia a las
cuentas en moneda extranjera.

Adjunte algún documento de Referencia (“?”)

Construya su asiento, eligiendo la cuenta a ser usada e ingresando el monto correspondiente al “Débito” o al
“Crédito”. Si no ingresa un monto para la cuenta, al momento de Actualizar, las cuentas no serán guardadas.
Si necesita más líneas de las proporcionadas para su asiento contable, presione Actualizar y se añadirán más
filas si son necesarias. Terminado el llenado presione Registrar. No se permitirá registrar un asiento que no este
balanceado.

Una transacción en moneda extranjera será registrada automáticamente en moneda extranjera con el tipo de cambio
indicado. Se pueden usar diferentes tipo de cambio para cada transacción.
30
En el caso del Inventario Inicial de Mercaderías, la cuenta Mercadería será registrada en dinero y existencia en
almacén mediante una Factura Proveedor (esto para crear enlaces con inventario) sin impuestos con un
Proveedor anónimo por lo que no deberá ingresar su importe en el asiento de apertura a la cuenta
“Mercadería”, sino que deberá ingresar su importe a la cuenta “Inventario Inicial de Mercadería” como cuenta
transitoria.
Después de realizar su registro inicial (Activos contra Capital y Pasivos), en la factura “Inventario Inicial de
Mercadería” será usada como cuenta de pago por el mismo valor de la mercadería para llegar a cancelarse e
ingresarse el monto a “Mercadería”.
La realización de una Factura Proveedor general, se verá en el capítulo siguiente. Sin embargo, la realización
Factura específica para ingresar el Inventario Inicial, se analizará primero.

Informes
La pantalla de Informes permitirá el acceso a todas las transacciones realizadas en el sistema si presiona
Continuar, en orden, por fechas, ascendente o descendente. Podrá buscar la transacción requerida en la
primera pantalla de acuerdo a varios criterios como ser: la Fecha en la que se realizó, al número de factura o
referencia que uso, su Glosa/Descripción, Departamento, etc.
Razón Social y NIT: Esta
referente al nombre de la
compañía y NIT de la misma,
siendo proveedor o cliente.
Partida en linea: La
Descripción de las partidas en
lineas individuales en las
facturas o transacciones.

Origen: Ingrese el origen de la

factura referente al número
de pago o de cheque.

Con Incluir en el informe seleccione los datos que requiera

necesarios que aparezcan en las columnas.

31
Busque transacciones dentro de un rango de fechas Desde y Hasta.
También se tiene la opción del Periodo > “Actual”, “Mes”, “Trimestre”, “Año”. Y funciona de forma dinámica
con las cuentas. Si no indica nada listará todos los registros existentes.
Si pone algún mes en Periodo, éste indicará el comienzo del Periodo, y si quiere algo más especifico puede
anotar la fecha del comienzo del periodo con la casilla “Desde”. Las fechas se sobreponen al Periodo.
Por ejemplo, si ingresa en Periodo > Enero de año requerido, y “Mes”, esto le mostrará un informe todo el
mes, del 1 al 31. Pero si pone en “Desde”, la fecha de 23 de Enero, entonces le mostrará un registro desde el
23 de enero hasta el final de los registros. “Actual” toma el mes ingresado como el inicio hasta la fecha
actual.

Se cuenta con la búsqueda de las transacciones por el códigos de las Cuentas, mayor igual a ó menor igual a un
número.
Por ejemplo: si anota, menores a “4” entonces le mostrará todas las cuentas de “Activo=1”, “Pasivo=2” y
“Patrimonio=3”. Puede buscar de forma rápida, solo las cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingreso o egreso,
que tuvieron movimiento en sus transacciones.

También puede limitar su búsqueda a Importes en las transacciones menores y menores o iguales a cualquier
número ingresado.

Este informe esta

mostrando las cuentas
menores o iguales a 4,
como también
transacciones que se
limitan a ser desde el
18 de Enero.

32
Cuenta con accesos directos a realizar más transacciones en la parte inferior del informe.

Puede Acceder a realizar una transacción adicional, o una transacción que involucre Cuentas por Cobrar,
realizar una Factura de venta, una Factura de Crédito, una transacción que involucre Cuentas por Pagar y
Factura de Débito. De igual manera, puede Guardar Reporte que se muestra y lo podrá acceder en la primera
pantalla donde aparecerá una casilla adicional para el reporte.

El informe claramente muestra la forma en que las transacciones llegan a ser registradas y así mismo los
accesos directos que se tiene disponible. No solo esta mostrando cuentas sueltas, sino asientos completos.

13,920.00

La gran mayoría de las transacciones en este ejemplo están en moneda extrajera, y cuando es así, el sistema
llega a registrar de la siguiente manera:
Todos los importes se muestran en moneda nacional, pero se dividen en dos importes para cada
cuenta. Un importe en moneda nacional, refleja lo que se pago o recibió en moneda extranjera, y el
saldo es registrado en la misma cuenta como segundo importe. Es decir, si me pagaron 2.000 $us. a
cuenta de Banco (Bs 13.920), entonces el sistema registrará: Bs 2.000 en Banco como referencia, y de
nuevo en Banco Bs 11.920.- => la diferencia, como se muestra en la imagen anterior. Esto le permitirá
que usted pueda ver rápidamente cuando dinero salió/entró en dólares.

33
El sistema también automáticamente registra la salida de mercaderías, y el Costo de Ventas correspondiente,
en cada venta. Se puede ver este monto en la factura para llegar a calcular el margen de utilidad.
Si existe una duda o un error cometido, puede de esta ventana ingresar a la transacción haciendo clic en el
número de referencia, o si desea ver el movimiento de la cuenta, puede hacer clic en el número de cuenta y
esto le llevará a la pantalla respectiva para poder modificar la transacción que desee.

Comprobantes
Cada transacción puede tener su
propio comprobante. Para crear
su comprobante primeramente
busque el asiento del que quiere
el comprobante según los
criterios proporcionados.
Por lo menos debe ingresar la
fecha para que permita la
búsqueda correspondiente.

34
Con la lista de los asientos de la fecha señalada, puede:
• Ingresar a la misma transacción y verificar datos
• Ingresar a la cuenta
• Crear su comprobante

Sólo necesita presionar los tres guiones “---”. Esto ingresa al marco del comprobante. El comprobante se
imprimirá en su pantalla. Un número será asignado a su comprobante. Este número será correlativo y se
enumerará de acuerdo al orden que usted seleccione los comprobantes. Tenga cautela para llegar a
seleccionar en orden. Para llegar a imprimir en los físico siga los siguientes pasos. Es distinto si usted maneja el
navegador “Mozilla Firefox” o “Google Chrome”.
Primeramente verifique que su computadora este correctamente conectada a una impresora e instalada.

Prosiga:
En Mozilla Firefox haga clic derecho sobre el marco> “Este
marco” > “Imprimir marco...” y podrá imprimir el
comprobante. Le aparecerá opciones de impresora y el
tamaño del papel etc. Escoja lo requerido e imprima.

En Google Chrome si sólo selecciona imprimir no se selecciona

el marco sino que incluye toda la pantalla. Para esto
seleccione todo lo que desea imprimir. Prosiga a hacer clic
derecho e “Imprimir”(Ctrl+P) o ingrese a las opciones en la
parte derecha superior y presione Imprimir.

35
 Inventario Inicial de Mercaderías

Factura de Inventario Inicial

Ya creados sus artículos, con sus almacenes, ingrese a Cuentas por Pagar > Factura
Proveedor.
1. Elija el Proveedor Anónimo en la factura, creado por usted, si es que no tiene un
Proveedor específico de su mercadería inicial.
2. Elija el almacén donde guardará su inventario, si es que *Para llegar a entender el ingreso de artículos y
creó uno. el llenado de otros espacios básicos para el uso
3. Ingrese los Artículos > Escriba su Número y presione de la factura, prosiga a la pag. 38. Estos solo son
Actualizar.* Siga ingresando todos los artículos que los datos necesarios para ingresar el Inventario
tenga Inicial.
4. Ingrese la cantidad y el Precio para formar el costo de su mercadería inicial.
5. Desmarque IVA Incluido, si es que está habilitado. En este caso ya está deshabilitado
6. Ingrese el monto a pagar, eligiendo la cuenta de “Inventario Inicial de Mercadería” que deberá estar
configurada de la forma mostrada en la siguiente página.
7. Presione Registrar
Al agregar la Factura tendrá datos parecidos a los siguientes:

3 4

6
36
En este caso fue un inventario de un solo producto con 10 unidades, cada unidad a Bs. 30. Ingrese los montos y
artículos que guste.
Esto creará un asiento parecido a este, creando la cuenta “Mercaderías”.

Esto manda al Inventario Inicial al “Haber” cerrando la cuenta del asiento inicial que era el siguiente:

Este procedimiento es necesario para que mercaderías sea Creado con los enlaces y vínculos necesarios para
actualizar el inventario, en el conteo físico como también el registro de los costos en las respectivas ventas.

37
 Compra de Artículos y Servicios
Si no tiene Inventario Inicial y empieza con la compra directa de artículos
realice sus facturas de compra de artículos/servicios que también
llamaremos items en Cuentas por Pagar. Dentro de este menú existen
varias opciones > “Agregar Transacción”, “Factura de Proveedor”, “Nota de
Débito”, “Factura de Débito”, “Pago”, “Pagos”, “Orden de Compra”.
Para la compra de Artículos usted usará los sub-menus Facturas de
Proveedor y Ordenes de Compra.
Las Ordenes de Compra son algo adicional para un trato continuo con los
clientes. No llega a registrar la compra hasta que se vuelve una factura, sino
sólo afecta al inventario y llega a registrar un anticipo si hubo un pago. Por
lo que sólo revisaremos la creación de la Factura.
Si el Número de Factura es dejado en blanco, automáticamente será llenado con el número correlativo, de
acuerdo al parámetro de Valores Predeterminados. Esto se aplica constantemente.

Factura de Proveedor

En la parte superior automáticamente el Proveedor últimamente usado es ingresado, si es que ha creado un

proveedor. Escoja el correcto.
Si usted elige una divisa extranjera, automáticamente aparece un cuadro para que usted pueda insertar la tasa
de cambio.
En Almacén se mostrará la lista de almacenes disponibles en la empresa. (Si no creó previamente, vuelva a pag.
26)

Departamento que asumirá el

gasto y empleado que realizará la
compra.

Fecha en base a los días de la condición

contando de la fecha de factura

Datos de envío

Se llenarán automáticamente
Si tiene Documentos de Referencia de la Compra, los puede según el proveedor. Puede
adjuntar y detallarlos en los espacios proporcionados. ingresar una específica para
cada factura si gusta.
38
Para ingresar los artículos o servicios a comprar, ingrese el número del item o su descripción y prosiga a hacer
clic en Actualizar. Una vez actualizado, otra fila aparecerá para ingresar un siguiente artículo/servicio.

Si existen varios items con los mismos datos o parecidos ingresados, entonces se le proporcionará una lista para
que usted elija el deseado. Si el número de items existentes es grande, ingrese más criterios, para reducir el
tamaño de la lista. En este ejemplo se escribió “Comp” en Descripción.

Continúe agregando filas ingresando el número del artículo/servicio y presionando Actualizar.

Si desea Borrar algún ítem ingresado, borre en el número de ítem y presione Actualizar.

Si ingresa algún artículo/servicio no existente en la lista de ítems, le dará la opción

de agregar artículo o servicio. Después agregar el artículo u servicio, volverá a la
pantalla a la factura.

Importante: Para Facturas siempre marcar “IVA Incluido” en las facturas. Si es que lo marcó al crear el
Proveedor, se seleccionará automáticamente. (solo desmarcarlo para el registro de la mercadería en inventario
inicial o si realizará la compra con Retenciones).
Para la compra con Retenciones, el Proveedor deberá tener los impuestos a retener asignados, el
Artículo/Servicio no deberá tener ningún impuesto seleccionado.
Con los artículos designados y los importes calculados prosiga a llenar la sección de pago, para indicar cuando
fue hecho el pago, cuanto se llegó a pagar, además de la cuenta utilizada para dicho pago.

39
Bajo la casilla de Fecha aparecerá el monto pendiente a pagar. Anote el total en “Importe”, o simplemente lo
que desea pagar y el restante será registrado como una cuenta por pagar. Si los pagos se realizarán en moneda
extranjera tendrá una casilla adicional para anotar el tipo de cambio. Elija el método de pago y la cuenta que
usará para realizar el pago.
Lo mismo se aplica a la sección de “Descuento Efectivo” que se activará si la factura contiene un descuento en
la sección de Descuentos. Anote el monto descontado como también la cuenta que se utilizará para el
descuento.

EJEMPLOS:
Factura

40
“Factura”= Recibo con Retenciones

41
Ya teniendo los datos, usted puede

Actualizar: Utilizado para llenar los datos anteriores correspondientes a los artículos.
Imprimir da una vista previa de la factura. Para Imprimir, haga clic derecho sobre la vista previa/plantilla y la
opción correcta según el navegador.
Mozilla Firefox Google Chrome

Registrar registrará la compra en un asiento, la cual se podrá ver en el Libro Diario > Informes
Enviar A permite el llenado de datos para indicar a donde se realizará el envió si es una dirección distinta a la
del proveedor. (dirección, ciudad, país, correo electrónico, etc.)
Correo electrónico permite enviar un correo a la dirección del correo del Proveedor.

Programar permite que usted pueda decir al Sistema

que registre la misma transacción, si es una transacción
recurrente, cada cierto tiempo, definiendo a detalle
cada cuantos días por cuantas veces, si es que se pagará
cada vez que se registre, cuando se procederá para
empezar con las transacciones programadas, etc.

Nuevo Número asignará un nuevo número a la Factura

de Proveedor.

42
 Ventas (Cuentas por cobrar)

Factura (Venta)

Para crear un venta y registrarla, entre a Cuentas por cobrar > Factura (Venta).

Los datos del Cliente ya estarán llenados con el último cliente usado. Todos los
datos correspondientes al Cliente se llenarán. Siempre revise si es el correcto para
la respectiva venta ya que esto crea enlaces internos.

Indique la cuenta (Registrar en) en la que se registrará el cliente al vender, junto con la moneda en la que
realizará la venta. Si cambia a divisa extranjera le aparecerá un espacio para anotar la tasa de cambio.

Responsables de la Venta

Para tener un seguimiento de la entrega del

producto. Calculado en base a los días en
“Condiciones”

Datos de envío

Serán llenadas automáticamente según el

Cliente seleccionado. Puede también
llenar su descuento especial para esa
transacción.

Almacén: Indique de que almacén saldrá la venta. Tenga cuidado en poner un almacén equivocado. Si es que
no tiene nada en ese almacén llegará a tener un saldo negativo en ese artículo.
(Si ya ingresó el item, cuando usted cambie el almacén podrá ver en “Disponible” si realmente hay existencia
del artículo en el almacén.)

43
Si usted introduce algún dato de descuento en “Condiciones” se aumentará una sección de descuentos antes
del pago para definir la cuenta que será usada para el descuento, y el importe total que se descontó.

Agregue artículos o servicios de la misma forma que en la Factura Proveedor (compra).

Una vez llenados los artículos, proceda a la sección de Pagos. Se mostrará el total a cobrar. Copiar el monto en
la casilla importe, si es que recibió todo. Si es moneda extranjera aparecerá una casilla para poner el tipo de
cambio. Elija la cuenta con la que recibirá el pago y el método de pago.
En la parte inferior tiene la opción de Registrar la transacción. Las demás opciones funcionan de la misma
manera que las de la factura de Proveedor.

Registrando una factura de Venta tendrá un registro parecido a este:

Como puede ver, el Costo de Ventas se registra por la salida de mercadería de almacenes. Si sale a dos precios
se registra en dos partes para ver claramente los datos.
La deuda se genera, y en este caso se cancela ese mismo día ya que se recibió dinero en Caja.

Cuando vuelva a entrar a la factura de los informes para modificarla tendrá estas opciones adicionales.

44
 Planilla Salarial

Agregar Transacción
Recursos Humanos > Planilla Salarial > Agregar Transacción
En la presente sección se llegará a indicar el salario/sueldo de cada trabajador
pudiendo proporcionarles las “papeletas de pago”. Si no ingresa a ningún
empleado, los campos de sueldos no serán proporcionados. Pero una vez
introducido un empleado guardado, el formato cambia al que se muestra
seguidamente.
Ingrese la composición del sueldo.
El primer campo es la cantidad y el
segundo campo es el monto de
dinero. Para calcular los totales y
sus deducciones respectivas,
presione Actualizar.

Ojo: El monto del Anticipo debe

tener signo negativo (-) para que
se reste apropiadamente. Las
demás deducciones se calcularán Los importes
automáticamente. Para poder calculados
compensar su Crédito Fiscal en la automatícamente
deducción del RC-IVA y aumentar despues de
su Neto, ingrese el 13% de sus Actualizar
facturas del Form. 110 en la
segunda casilla de “Crédito Fiscal
Facturas” y en la primera casilla
ingrese “1”. El importe se sumará
al neto.

Una vez llenado todos los datos

necesarios, se puede llegar a
imprimir una papeleta de pago. Al
hacer clic en Imprimir le
proporcionará una vista preliminar
antes de proseguir.
Imprima como indicado anteriormente con clic derecho sobre
la plantilla. (Ver Pag. 35) Podrá ahora Registrar la transacción.
Las opciones de salario que se rosigaron al empelado van de
acuerdo a lo asignado en Reportes Predeterminados. (ver
página 13)

45
Asientos
Para ver los datos del asiento en planilla de los empleados se hace clic en Asientos. Llene todos los datos
requeridos de su Empleado si quiere el reporte específico de uno solo. Las Fechas, Desde y Hasta, le
proporcionarán una planilla dentro ese rango. Si presiona en periodo, le mostrará planilla de toda la gestión o
mensual o trimestral, en base a la fecha actual. El mes ingresado indica el comienzo del Periodo. Si ingresó
fechas estas se sobrepondrán a lo ingresado en “Periodo”.

Haga clic en
Continuar

Esto le proporcionará los datos correspondientes a su trabajador según lo llenado en Agregar Transacción.

1. Para modificar datos en la papeleta de pago, sobre el salario u otras cantidades, hacer clic en el número
de “Papeleta de Pago”.
2. Para la composición de la cuenta por pagar designada, en este caso “Sueldos y Salarios por pagar”,
hacer clic en el número de “Cuentas por Pagar”.
3. Para ver el mayor de las cargas sociales, proceder de la misma manera. (clic en el número del Libro
Diario.)

46
1.

2.

47
3.

Ambas transacciones de los Sueldos y Salarios junto a sus cargas Sociales son parecidas a las siguientes.

48
Planilla Ministerio de Trabajo
Adicional a estas planillas se puede generar la Planilla requerida para el Ministerio de trabajo.
Solo se debe abrir la ventana, elegir el empleado y Continuar.

Esta planilla se encuentra en el formato que le pide el Ministerio de Trabajo.

Y la continuación.

49
Libro de Compras IVA
Cuentas por pagar > Informes > Libro de Compras IVA
Como es algo requerido en todo el país, el Libro de Compras IVA, es
formulado automáticamente en CONTABILIDAD.GLOBAL. Muestra los
importes facturados con su impuesto respectivo.
Aunque formula todas las facturas, usted también tiene la posibilidad
de ver solo la lista de un determinado “Departamento”, como
también las facturas de un periodo específico.

Incluya más
detalles
según los
cuadros se lo
permitan.

Una vez ingresados los criterios requeridos presione Continuar.

Estando en esta pantalla, puede ingresar a las facturas respectivas y los Proveedores, haciendo clic en sus
números o nombres respectivos para ver más detalles.
Puede Exportar Reporte para la presentación al SIN, para su importación
al FACILITO o Guardar Reporte para su futuro uso.

50
Libro de Ventas IVA
Cuentas por cobrar> Informes > Libro de Ventas IVA
El Libro de Ventas IVA de igual manera es formulado automáticamente. Se
lista las facturas con sus importes y el impuesto respectivo por pagar.
Puede delimitar su lista por departamento o periodo.

Una vez ingresado los datos que serán incluidos en su informe presione
Continuar.

De esta pantalla, puede ingresar a las facturas, para observarlas a más detalle, haciendo clic sobre el Nº de
factura. También se puede editar los clientes.

Puede Exportar Reporte para la presentación a Impuestos mediante el FACILITO o Guardar Reporte para su
futuro uso con los botones inferiores.

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Informes Generales
En el módulo Informes se permitirá la visualización de muchos reportes.

Informes > Plan de Cuentas: Puede visualizar todas las Cuentas con sus saldos finales, e ingresar a observar el
Libro Mayor de cualquier cuenta deseada.

Informes > Libro Mayor: Permitirá un acceso rápido al mayor requerido, o podrá visualizar todos los mayores de
las cuentas.

Una vez terminada su Gestión, podrá generar el Estado que usted desee. Puede hacerlo por periodo
seleccionando el tiempo requerido, por fechas, pero le generá los resultados reflejados de sus transacciones
con un solo clic!
1. Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
2. Estado de Resultados
3. Balance General
4. Estado de Flujo de Efectivo
5. Estado de Evolución del Patrimonio
6. Las Notas de los Estados Financieros
Al cerrar la gestión, por norma, debe regularizar las cuentas actualizándolas a las UFVs, “Re-expresar Balance”.
El asiento se realizará automáticamente de acuerdo a lo configurado en Reportes Predeterminados, así como
las notas de los Estados Financieros. Además se tendrá un asiento automático del IUE y la Reserva Legal.

Con estos datos llenados y este conocimiento puesto en práctica, usted podrá empezar de manera limpia y
rápida el registro de sus operaciones empresariales. Para mayor conocimiento del sistema, asientos
automatizados y cierre de gestión, consulte con su Manual Referencial (Completo).

¡Gracias por su Preferencia!

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Cochabamba, Bolivia: + 591 4 4521811 USA: +1 (305) 6144473 Colombia: + 57 15088237

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